BUKU MESYUARAT MAT PPPMCM 2021

MESYUARAT AGUNG TAHUNAN 2022

BUKU MESYUARAT AGUNG
TAHUNAN KALI KE ~ 90
20121

MESYUARAT AGUNG TAHUNAN 2022

ISI KANDUNGAN 3
8
Surat Panggilan Mesyuarat Agung Tahunan 2021 9
Agenda Mesyuarat Agung Tahunan 2021 12
Minit Mesyuarat Agung Tahunan 2020
Kehadiran Mesyuarat Agung Tahunan 2020

2

MELAKA MESYUARAT AGUNG TAHUNAN 2022
PERSATUAN PANDU PUTERI MALAYSIA CAWANGAN MELAKA
No 18-1, Jalan KNMP 2, Kompleks Niaga Melaka Perdana, 75450 Melaka.
Yang Dipertua : Datin Seri Zainun binti Tun Abd Ghafar
Ketua Pesuruhjaya Cawangan : Samiah binti Samari (019-6652900)
E-mel : [email protected] atau [email protected]

Ruj.kami : PPPMCM.21/22-1(20)
Tarikh : 18 Mac 2022

Ahli-ahli Lembaga Eksekutif Cawangan
Ahli-ahli Lembaga Eksekutif Daerah
Pemimpin-pemimpin
Persatuan Pandu Puteri Malaysia Cawangan Melaka

YBhg Datin/ Puan,

UNDANGAN MESYUARAT AGUNG TAHUNAN KALI KE-91 PERSATUAN PANDU PUTERI
MALAYSIA CAWANGAN MELAKA 2022

Dengan segala hormatnya perkara di atas dirujuk.

2. Sukacita dimaklumkan bahawa Persatuan Pandu Puteri Malaysia Cawangan Melaka akan
mengadakan Mesyuarat Agung Tahunan Kali ke–91 pada ketetapan berikut:

Tarikh : 26 March 2022
Hari / Masa : Sabtu / 8.30 pg – 12.30 tgh hari
Tempat :
Pakaian : Dewan Bestari, Jabatan Pendidikan Negeri, Bukit Baru Melaka

Uniform Pemimpin

3. Sehubungan dengan itu, kami dengan sukacita mengundang YBhg Datin/ Puan hadir ke Mesyuarat
Agung Tahunan Kali ke–90 Persatuan Pandu Puteri Malaysia Cawangan Melaka. Dilampirkan bersama

ialah atur cara program sebagai rujukan.

4. Sekian untuk makluman dan tindakan pihak YBhg Datin/ Puan. Keperihatinan YBhg Datin/ Puan
amat kami hargai dan didahulukan dengan ucapan terima kasih.

Sekian.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA MELALUI PANDU PUTERI”

Yang benar,

(SAMIAH BINTI SAMARI)
Ketua Pesuruhjaya Cawangan,
Persatuan Pandu Puteri Malaysia Cawangan Melaka.

s.k. 1. YDP
2. Fail PPPMCNM

3

MESYUARAT AGUNG TAHUNAN 2022

Lampiran:

Aturcara: : Pendaftaran perwakilan dan penerima anugerah
8.30 pagi : Sarapan
Ketibaan:
9.15 pagi Datin Wira Nuraziah binti Abdullah

9.15 pagi : Yang Dipertua PPPM Alor Gajah / Masjid Tanah
9.30 pagi : Datin Chong Chin Wei

Yang Dipertua PPPM Jasin
Datin Wira Nurazlina binti Md Sanusi

Timbalan Yang Dipertua PPP Cawangan Melaka
Datin Seri Zainun binti Tun Abdul Ghafar.
Yang Dipertua PPPM Cawangan Melaka
Pengarah Pendidikan

Jabatan Pendidikan Negeri Melaka
Majlis Perasmian Mesyuarat Agung Tahunan
- Nyanyian lagu Negaraku dan Melaka Maju Jaya
- Istiadat Panji-Panji
- Nyanyian Lagu Dunia
- Memperbaharui Persetiaan
- Bacaan Doa
- Persembahan Montaj
- Ucapan Alu-aluan oleh Yang Dipertua PPPM

Datin Seri Hajah Zainun binti Tun Abd Ghafar
- Ucapan Perasmian oleh Timbalan Pengarah Pendidikan

Tn Hj Jamsari bin Mariaman
- Penyampaian Anugerah dan Pingat PPPM
- Gimik Penyampaian Sumbangan Khemah Mangsa Bencana
- Sesi Bergambar

11.00 pagi :Mesyuarat Agung Tahunan Kali ke-90
12.30 tgh hari - Ucapan pengerusi
- Pembentangan dan Pengesahan Minit Mesyuarat Agung Tahunan 2021
- Pembentangan dan Penerimaan Laporan Aktiviti 2021
- Pembentangan dan Pengesahan Laporan Kewangan 2021
- Perancangan aktiviti 2022
- Pemilihan Ahli Lembaga Eksekutif Cawangan
- Hal-hal Lain
- Ucapan Penangguhan
- Lagu Taps
- Bersurai

Surat Pelepaasan Mesyuarat
4

MESYUARAT AGUNG TAHUNAN 2022

5

MESYUARAT AGUNG TAHUNAN 2022

Surat Pelepasan Mesyuarat

AGENDA
MESYUARAT AGUNG TAHUNAN KALI KE – 91 PPPMCM

1. Ucapan Pengerusi
2. Pembentangan dan Pengesahan Minit Mesyuarat
3. Pembentangan Laporan Aktiviti 2021
4. Pembentangan dan Pengesahan Laporan Kewangan 2021
5. Perancangan 2022
6. Pemilihan Jawatan LEC
7. Hal-hal Lain
8. Ucapan Penangguhan

6

MESYUARAT AGUNG TAHUNAN 2022

CAWANGAN MELAKA

MINIT MESYUARAT AGUNG TAHUNAN
PERSATUAN PANDU PUTERI MALAYSIA CAWANGAN MELAKA

KALI KE-90
2021

Tarikh : 10 April 2021
Masa : 12 tengah hari – 1.30 petang
Tempat: Dewan Bestari, Jabatan Pendidikan Negeri Melaka.

Kehadiran :
Seperti lampiran

Agenda:
1. Ucapan Pengerusi

1.1 YBhg Datin Wira Nurazlina binti Md Sanusi, Timbalan Yang Dipertua Persatuan
Pandu Puteri Malaysia Cawangan Melaka mengalu-alukan kehadiran ahli-ahli Lembaga Eksekutif
Cawangan, Lembaga Eksekutif Daerah dan para pemimpin dalam Mesyuarat Agung Tahunan ke
90 tahun 2021. Beliau berharap agar komitmen sebegini diteruskan pada masa-masa akan datang.
Beliau mempengerusikan mesyuarat pada tahun ini bagi menggantikan YBhg Datin Seri Zainun
binti Tun Abdul Ghafar, Yang Dipertua Persatuan Pandu Puteri Malaysia Cawangan Melaka yang
tidak dapat bersama-sama dalam mesyuarat pada kali ini kerana perlu berada di tempat lain.

1.2 Beliau mengucapkan tahniah kepada semua penerima anugerah pada tahun ini dan
berharap anugerah yang diterima akan menjadi pendorong kepada pemimpin yang lain untuk
meningkatkan lagi pencapaian ahli-ahli persatuan.

2. Pembentangan dan Pengesahan Minit Mesyuarat Agung Tahunan Kali ke-89

2.1 Puan Noraidawati binti Nordin, Setiausaha Kehormat membentangkan Minit

Mesyuarat Agung Tahunan Kali ke-89 2020.

2.2 Puan Norlila binti Salleh mencadangkan agar minit mesyuarat disahkan dan disokong

oleh Puan Rafidah binti Ahmad.

7

MESYUARAT AGUNG TAHUNAN 2022

3. Pembentangan dan Penerimaan Laporan Aktiviti PPPMCM 2020
3.1. Puan Noraidawati binti Nordin, Setiausaha Kehormat membentangkan laporan aktiviti
2020 dengan merujuk buku laporan tahunan:
3.1.1 Laporan Aktiviti Tahunan Cawangan
3.1.2 Laporan PJ Bahagian dan Perkembangan
3.1.3 Laporan Aktiviti Peringkat Daerah
Tindakan : Makluman

4. Pembentangan Laporan Kewangan.
4.1 Puan Khaw Lay Wah, Bendahari Kehormat meminta ahli mesyuarat merujuk Laporan
Kewangan yang disediakan. Beliau melaporkan bahawa:
4.1.1 Sebanyak RM268, 861.01 telah diterima sepanjang tahun 2020.
4.1.2 Sebanyak RM272, 998.60 telah dibelanjakan sepanjang tahun 2020.
4.1.3 Jumlah kewangan adalah sebanyak RM304, 128.06

4.2 Perbelanjaan yang lebih tinggi berbanding penerimaan adalah disebabkan PPPMCM
baru sahaja memulakan operasi kedai peralatan cawangan pada hujung tahun dan inventori
stok masih belum lengkap sepenuhnya. Rekod akan dikemas kini pada 2021.

4.3 Datin Wira Pengerusi memohon penerimaan laporan kewangan 2020:
Pencadang : Puan Mahayu binti Muslim
Penyokong : Puan Mariana binti Kamarohzaman

4.4 Bendahari memohon agar semua pemimpin dapat menyokong kedai cawangan
dengan membeli uniform serta peralatan yang tulen hanya melalui Kedai Peralatan PPPMCM
. Semua pembelian atau pesanan hendaklah dibuat melalui Pesuruhjaya Daerah masing-
masing.

Tindakan: Makluman

8

MESYUARAT AGUNG TAHUNAN 2022

5. Perancangan tahun 2021

Puan Ketua Pesuruhjaya Cawangan membentangkan Perancangan Aktiviti 2021. Beliau

menyatakan bahawa:

5.1 Aktiviti Persatuan Pandu Puteri Malaysia Cawangan Melaka dijalankan selari dengan

aktiviti peringkat kebangsaan supaya penetapan tarikh tidak bertembung. Selain aktiviti yang

dirancang, akan dilaksanakan juga aktiviti tambahan mengikut keperluan seperti aktiviti

dalam talian memandangkan negara masih lagi berhadapan dengan Covid 19. Beliau

mengharapkan aktiviti yang dijalankan akan mendapat sokongan daripada semua pihak.

5.2 Kursus Asas Pemimpin yang dirancang pada bulan Mac akan dipinda ke bulan Julai.
Beliau. meminta semua pemimpin yang hadir pada mesyuarat agar dapat menyampaikan
maklumat tentang kursus ini kepada pemimpin yang belum menyertai kursus atau yang
belum mempunyai waran. Menjadi harapan PPPMCM agar bilangan pemimpin yang
berwaran akan bertambah melalui penyertaan kursus ini.

5.3 Beliau juga mengingatkan, berkaitan pengambilan ujian-ujian lencana kecekapan oleh
calon-calon BATHKPC, CAKP dan PP Raja, sijil-sijil perlu ditandatangani oleh penguji
dalam bidang berkaitan dan bukannya pemimpin sekolah tersebut.

Tindakan: Makluman

6. Pemilihan Lembaga Eksekutif Cawangan
6.1 Puan Rossini binti Hj A Rafper, Pesuruhjaya Struktur dan Organisasi memaklumkan

perwakilan bahawa pada tahun ini, beliau hanya menerima satu pencalonan bagi setiap jawatan
kecuali bagi jawatan Pesuruhjaya Latihan yang tidak menerima sebarang pencalonan. Oleh itu, Pn.
Vijayaletchumi akan manyandang jawatan ini utk tahun 2021-2022. Berikut ialah nama-nama ahli
LEC yang akan menyandang jawatan yang dipertandingkan.

Jawatan Penyandang
PJ Latihan Puan Vijayaletchumi a/p Murugesu
PJ Program Puan Tuan Salina binti Tuan Baharu
PJ Keahlian Cik Lee Jia Chze
PJ Kelip-kelip Puan Nurul Marsita binti Ismail

9

MESYUARAT AGUNG TAHUNAN 2022

6.2 Beliau juga menyatakan bahawa setiap jawatan dalam Lembaga Eksekutif Cawangan
dan Lembaga Eksekutif Daerah yang tamat tempoh akan dipertandingkan semula. Pencalonan
hendaklah dilakukan melalui borang pencalonan. Sekiranya terdapat lebih daripada satu
pencalonan, pemilihan akan dibuat.

Tindakan: Makluman

7. Hal-hal lain

7.1. Pesuruhjaya Latihan, Puan Vijayaletchumi a/p Murugesu memaklumkan bahawa

program baharu Persatuan Pandu Puteri Malaysia untuk semua bahagian dari Pandu Puteri Kelip-

Kelip hingga Guild Trefoil telah sedia ada dan boleh diakses melalui laman sesawang Majlis

Jurulatih Kebangsaan. Semua pemimpin boleh merujuk Buku Jurnal Progresif untuk panduan

aktiviti ahli.

Terdapat dua jenis lencana yang wajib diambil dan dilengkapkan oleh setiap ahli. Semua

log adalah berbentuk modul iaitu:

i) Lencana Gear Up Challenge (Program kerjasama dengan Britain Aeronautical
Engineering). Lencana ini menyediakan aktiviti kejuruteraan interaktif untuk
dibuat oleh ahli.

ii) Program UNGA ( United Nation General Assembly) berkaitan hutan, laut dan
lain-lain yang boleh dirujuk di laman sesawang Persatuan Pandu Puteri
Malaysia.

7.2 Puan Ketua Pesuruhjaya Cawangan mengingatkan semua perwakilan tentang beberapa
perkara:
7.2.1. Perlembagaan PPPM Daerah:
Setiap daerah perlu mempunyai perlembagaan yang mengikut perlembagaan
cawangan dan kebangsaan. Perlembagaan Persatuan Pandu Puteri Malaysia Cawangan
Melaka telah disiapkan oleh Pesuruhjaya Struktur dan Organisasi. Satu perjumpaan
dengan semua PJD, setiausaha dan Pesuruhjaya Struktur dan Organisasi Daerah
akan diadakan untuk membincangkan perkara tersebut.
7.2.2. Setiap daerah perlu mempunyai carta organisasi masing-masing dengan
mengguna pakai carta organisasi yang telah diberikan oleh pihak ibu pejabat agar
selari dengan stuktur yang wujud di peringkat cawangan dan kebangsaan. Selain itu
maklumat LED yang terkini, bilangan ahli dan lain-lain juga perlu dilengkapkan
supaya mudah dirujuk.
7.2.3. Guild Trefoil yang diketuai oleh Pan. Suriyati Pesuruhjaya Guild, Puan
Noraihan binti Isa merupakan salah satu bahagian yang boleh membantu Persatuan

10

MESYUARAT AGUNG TAHUNAN 2022

Pandu Puteri Malaysia Cawangan Melaka dalam banyak aktiviti persatuan yang
dijalankan.

7.3 Ketua Pesuruhjaya Cawangan juga memaklumkan terdapat empat belas ahli telah
mendapat anugerah Pandu Puteri Remaja pada tahun 2020 iaitu tujuh dari kolej Yayasan Saad,
empat dari SMK Gajah Berang dan tiga dari SMK. Yok Bin. Manakala seramai 13 orang telah.
menerima Anugerah Pandu Puteri Raja.

7.4 Bendahari mengingatkan pemimpin tentang yuran ahli dan pemimpin sekolah masing-
masing. Pada tahun-tahun yang lepas ada pemimpin yang membayar yuran kepada PJD tetapi
tidak mendaftarkan ahlinya juga terdapat pemimpin yang mendaftarkan ahlinya tetapi tidak
membayar yuran menyebabkan data yuran yang tidak tepat. Perkara ini perlu diatasi kerana
cawangan terpaksa membayar yuran kepada HQ berdasarkan bilangan ahli yang terdaftar di
cawangan. Bayaran yuran boleh dilakukan sekali atau berperingkat-peringkat.

8. Ucapan Penangguhan
8.1. Puan Vijayaletchumi a/p Murugesu selaku Pesuruhjaya Latihan mengucapkan tahniah

kepada Ketua Pesuruhjaya Cawangan, Pesuruhjaya Daerah Ayer Keroh dan ahli jawatan kuasa
yang telah berjaya mengelolakan mesyuarat agung tahunan ini.

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 12.05 tengahari

Disediakan oleh,

( NORAIDAWATI BINTI NORDIN )
Setiausaha Kehormat
Persatuan Pandu Puteri Malaysia Cawangan Negeri Melaka.

11

MESYUARAT AGUNG TAHUNAN 2022

12

MESYUARAT AGUNG TAHUNAN 2022

13

MESYUARAT AGUNG TAHUNAN 2022

14

MESYUARAT AGUNG TAHUNAN 2022

15

MESYUARAT AGUNG TAHUNAN 2022

16

MESYUARAT AGUNG TAHUNAN 2022

17

MESYUARAT AGUNG TAHUNAN 2022

18

MESYUARAT AGUNG TAHUNAN 2022

19

MESYUARAT AGUNG TAHUNAN 2022

20