MESYUARAT GURU 2019 SK HJ MAHMUD

SK HJ MAHMUD, CHEMOR

MESYUARAT GURU

27 DISEMBER 2018 (KHAMIS)
MAKMAL KOMPUTER A

PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

1.PERATURAN AM UNTUK SEMUA
GURU

1 PERINTAH AM

1.1 Guru sebagai Pegawai Kerajaan adalah tertakluk kepada
peraturan-peraturan di dalam Perintah Am Persekutuan. Guru-
guru dinasihatkan meneliti,memahami dan mematuhi isi
kandungan dokumen-dokumen yang terdapat di dalam buku
tersebut,khasnya Bab C dan Bab D

1.2 Sebagai Pendidik,guru juga hendaklah
memahami,menghayati dan mempraktik tatasusila Profesion
Perguruan Malaysia.

2.KEHADIRAN BERTUGAS

2.1 Kehadiran Harian

 Guru-guru dikehendaki berada di sekolah pada atau sebelum jam 7.10 pagi setiap hari persekolahan
 Guru bertanggungjawab untuk menandatangani kehadiran dan waktu balik dalam buku kehadiran guru

serta mengambil perhatian/tindakan semua notis yang dipaparkan untuk perhatian guru.

2.2 Tidak Hadir

- Apabila guru tidak dapat hadir disebabkan sakit/urusan kecemasan,peraturan-peraturan
berikut hendaklah dipatuhi

 Menelefon atau menghubungi pihak sekolah sebelum jam 7.00 pagi apabila datang untuk
 Mengemukakan Sijil Sakit kepada Guru Besar apabila datang untuk bertugas semula
 Mengemukakan Sijil Cuti Bersalin seberapa segera dan berjumpa dengan Guru Besar
bertugas semula

2.3 Kehadiran Untuk Kegiatan Atau Upacara Khas Sekolah

 Semua guru diwajibkan hadir bagi majlis-majlis rasmi sekolah seperti Perhimpunan mingguan, Kejohanan
Olahraga Tahunan, Hari Anugerah Cemerlang, Mesyuarat Agung PIBG dan juga semua perjumpaan
perkembangan staf.
Guru yang tidak hadir perlulah menulis surat menyatakan sebab ketidak hadiran .

3. GURU-GURU YANG BERCUTI/ BERTUGAS LUAR/
BERKURSUS / BERMESYUARAT

3.1 Menyediakan kerja/latihan untuk murid
 Guru-guru yang mengetahui terlebih dahulu yang mereka akan bercuti
atau tidak akan berada di sekolah atas sesuatu sebab tertentu hendaklah
menyediakan serta menyerahkan kepada Penolong Kanan rancangan kerja
untuk pelajar-pelajar bagi tempoh ketiadaan guru tersebut.Ini akan digunakan
sebagai panduan untuk guru-guru ganti.

3.2 Menyelesaikan kerja-kerja biasa
 Sekiranya tempoh cuti dalam tempoh perlaksaan kerja-kerja
pemeriksaan kertas peperiksaan sekolah atau menyediakan rekod
pelajar,tugas-tugas ini hendaklah dijalankan dengan sempurna.

3.3 Laporan menghadiri mesyuarat /kursus
 Laporan bertulis mengenai mesyuarat / kursus yang dihadiri hendaklah
diserahkan kepada Guru Besar untuk difailkan.

5. PAKAIAN -Pekeliling Ikhtisas Bil. 13/90

5.1 Guru-guru hendaklah berpakaian kemas sepanjang waktu
bertugas

5.2 Memakai selipar atau baju T tidak dibenarkan. Guru-guru
Pendidikan Jasmani hendaklah mematuhi arahan-arahan khas
tentang pakaian untuk Pendidikan Jasmani (Pekeliling Bil

11/68)

5.3 Guru lelaki hendaklah memakai tali leher pada perhimpunan
mingguan

5.4 Rambut (Guru Lelaki) hendaklah sentiasa pendek dan kemas

5.5 Guru-guru wanita hendaklah sentiasa mengekalkan satu
standard

berpakaian yang kemas serta sesuai dengan keadaan sekolah.

6. BUKU REKOD MENGAJAR

6.1 Buku rekod mengajar hendaklah ditulis dengan cermat dan teratur serta
sentiasa dalam keadaan kemaskini

6.2 Buti-butir berikut hendaklah diisi dan dikemaskini
- Jadual Waktu Kelas /Jadual Waktu Peribabdi
- Sukatan Pelajaran Tahunan / Harian
- Rancangan Pelajaran
- Senarai Buku Teks/ Bahan Rujukan dan Dokumen-dokumen (Rujuk dari

Kementerian Pelajaran,Pusat Perkembangan Kurikulum dan Jemaah Nazir)
- Soalan-soalan Ujian/Peperiksaan (disimpan dalam fail khas)
- Markah Ujian / Peperiksaan serta analisis
- Biodata murid,rekod kurikulum dan SPBT
- TOV Dan Target Subjek
6.3 Buku rekod mengajar yang diserahkan pada hari-hari yang ditetapkan (Hari Jumaat)

untuk pemeriksaan hendaklah kemaskini dengan rancangan harian serta rancangan
untuk hari esoknya. Buku rekod mengajar yang diserahkan sebelum cuti hendaklah
lengkap dengan rancangan pelajaran harian hari pertama penggal berikutnya.
6.4 Buku Rekod Mengajar adalah milik sekolah dan hendaklah diserahkan ke pejabat
apabila berkursus,bertukar dan pada akhir tahun.

PERSEDIAAN
HARI PERTAMA
PERSEKOLAHAN

2019

PERHIMPUNAN PAGI HARI PERTAMA PERSEKOLAHAN

Perhimpunan rasmi hari pertama persekolahan dijalankan dalam tempoh masa
seperti yang dijadualkan

PDPC HARI PERTAMA PERSEKOLAHAN

Guru diminta memastikan PdPc berjalan sepenuhnya di hari pertama persekolahan

KECERIAAN SEKOLAH

Keseluruhan sekolah perlu bersih dan ceria untuk sesi persekolahan tahun 2019

1 MURID, 1 KERUSI, 1 MEJA, 1 SET BUKU TEKS

Semua kerusi, meja dan buku teks perlu mencukup untuk keperluan setiap murid
sebelum sesi persekolahan tahun 2019

10 PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

PEKELILING BARU DAN
TAKLIMAT

PPD KINTA UTARA

HASRAT PPD KINTA UTARA

Meningkatkan kualiti sekolah dengan melaksanakan 3
1 program strategik utama iaitu ;

 Dialog Prestasi
 Pembudayaan PLC (Professional Learning

Community)
 Menambahkan bilangan sekolah TS25

2 Meningkatkan prestasi peperiksaan awam

3 Meningkatkan purata kehadiran murid melebihi 95%

14 PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

JUSTIFIKASI PENETAPAN SASARAN KPI UNTUK KEHADIRAN MURID TAHUN 2019
PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

SEKOLAH RENDAH SEKOLAH MENENGAH

TAHUN PURATA BEZA TAHUN PURATA BEZA
KEHADIRAN (%) PENINGKATAN (%) KEHADIRAN (%) PENINGKATAN (%)
2015 2015
2016 91.65 - 2016 92.86 -
2017 2017
2018 93.41 1.76 2018 91.50 - 1.36
KPI 2019 KPI 2019
93.67 0.26 90.41 - 1.09

93.55 0.12 90.81 0.5

94.26 0.71 91.46 0.68

PENETAPAN KPI 2019 = (Purata Beza Peningkatan + % pencapaian tahun 2018)

16 PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

KLUSTER 1 : ENROLMEN MURID - KECICIRAN

KPI Peratus Keciciran Murid Data Keciciran Murid Tahun 2018
(31 Januari 2018)

Sasaran KPI Tahun 6 ke Tingkatan 3 ke
Tingkatan 1 Tingkatan 4
0%
7 kes 41 kes
(Tiada murid yang tercicir) L:5;P:2 L : 29 ; P 12

Cadangan Intervensi

Peranan Mengenalpasti isu / punca dan 1. Bersemuka dengan murid dan ibu
Sekolah mengambil tindakan penyelesaian bapa / penjaga

2. Mewujudkan persekitaran yang
kondusif

3. PdPc yang menarik
4. Modul SUDI

17 PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

KLUSTER 3 : HAL EHWAL MURID

KPI Peratus Pengurangan Kes Salah Laku Data Ponteng Daerah Kinta Utara
Utama Murid

TAHUN BIL KES BIL MURID PERATUS
PONTENG YANG (%)

PONTENG

Sasaran KPI 2016 3772 2240 2.17

4.27 % 2017 6963 4145 4.0

(Pengurangan % Murid Ponteng) 2018 12629 6566 6.3

Peranan Mengenalpasti isu / punca dan
Sekolah mengambil tindakan penyelesaian

238 2016 2017 2018

PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

30 PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

PENGURUSAN ADUAN

JUMLAH ADUAN

BIL BULAN ADUAN PERATUS PERBANDINGAN (2017) CATATAN
1. Januari 1 4.35 2
2. Februari 2 8.70 2 PENINGKATAN 8
3. Mac 4 17.39 2 KES
4. April 1 4.35 1
5. Mei 3 13.04 2
6. Jun 1 4.34 1
7. Julai 2 8.70 1
8. Ogos 4 17.39 1
9. September 2 8.70 0
10. Oktober 0 0.00 1
11. November 3 13.04 2
23 15
JUMLAH 100.00

31 PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

SUMBER ADUAN

BIL SUMBER ADUAN PERATUS
1 4.35
1. Pejabat KPPM 2 8.70
2 8.70
2. Suruhanjaya Pencegahan Rasuah
Malaysia (SPRM)

3. Orang Awam

3. Ibu Bapa 9 39.13

4. Guru 8 34.78

4. NGO/ Agensi Bukan Kerajaan 1 4.35
JUMLAH 23 100.00

32 PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

SALURAN ADUAN

BIL SALURAN ADUAN PERATUS
39.13
1. Surat Rasmi 9 56.52
4.35
2. Surat Layang 13 100.00

3. Media 1
JUMLAH 23

33 PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

JENIS INSTITUSI ADUAN PERATUS
15 65.22
BIL SALURAN 2 8.70
1. Sekolah Menengah (SMK) 4 17.39
2. Sekolah Kebangsaan (SK) 2 8.70
3. Sekolah Jenis Kebangsaan Cina (SJKC) 23 100.00
4. Sekolah Jenis Kebangsaan Tamil (SJKT)

JUMLAH

34 PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

KATEGORI ORANG KENA TUDUH

BIL SALURAN
1. Pengetua
2. Guru Besar
3. Guru
4. Lain-lain

JUMLAH

35 PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

RUMUSAN UNTUK PENAMBAHBAIKAN

1. Pihak kepimpinan sekolah dan guru-guru hendaklah menitkberatkan
amalan budaya kerja sepertimana yang ditetapkan dalam :
a. Tatasusila Profesion Perguruan
b. Perkara-perkara Tatakelakuan Pegawai Perhidmatan Awam

2. Memberi peringatan kepada semua guru dan kakitangan sekolah
supaya tidak ‘memberi ruang’ kepada komuniti untuk membuat aduan.

3. Mengaktifkan penggunaan PETI ADUAN di sekolah

4. Memastikan pengurusan kerja atau program yang melibatkan kewangan
dikendalikan mengikut prosedur yang ditetapkan

38 PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

RUMUSAN UNTUK PENAMBAHBAIKAN (sambungan)

5. PGB dan semua guru mestilah sentiasa mematuhi arahan dan Peraturan yang
terkandung dalam PEKELILING PERBENDAHARAAN, PEKELILING AM dan SURAT-
SURAT PEKELILING IKHTISAS seperti :

a. SPI Bil. 3/1999 Penyediaan Rekod Pengajaran dan
Pembelajaran.

b. SPI Bil. 3/1981 Penggunaan Waktu Tidak Mengajar atau Waktu
Luang (Free Period) oleh Guru-guru.

c. SPI Bil. 4/1996 Pelaksanaan Kuasa Disiplin dan Hukuman di
Sekolah.

d. SPI Bil. 18/1998 Penggunaan Budi Bicara Ketika Mengambil Tindakan
e. SPI Bil. 7/2003 Kuasa Guru Merotan Murid.

39 PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

RUMUSAN UNTUK PENAMBAHBAIKAN (sambungan)

sambungan….

f. SPI Bil.12/2004 Garis Panduan Umum Pemberian Kerja Rumah
kepada Murid

g. SPI Bil. 3/2017 Garis Panduan Nilai Dan Etika Penggunaan
Media Sosial Bagi Guru dan Murid

6. Rekod kesalahan murid secara online (SSDM) atau offline hendaklah
sentiasa dikemaskini dari semasa ke semasa untuk tujuan rujukan dan
tindakan susulan. Proses Kaunseling perlu dilaksanakan secara berkesan bagi
menangani masalah disipilin dan isu ketidakhadiran murid ke
sekolah.

40 PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

PSIKOLOGI DAN KAUNSELING

PEMBENTANGAN KES KATEGORI MASALAH – INTEGRITI / DISIPLIN

BILANGAN TINDAKAN
BIL JENIS MASALAH

LP

1. Kehadiran 5 1 1. PGB perlu mengenal pasti guru / staf yang berkenaan.
2. PGB perlu memberi peringatan / teguran secara lisan
dan bertulis kepada guru / staf yang berkenaan.
3. PGB perlu membuat kawalan dalaman terhadap
kehadiran guru / staf
4. PGB perlu mengambil tindakan keluarkan gaji
daripada payroll bagi guru / staf yang tidak hadir.
5. Bagi elakkan atau kurangkan jumlah Akaun Belum
Terima (ABT), PGB perlu pastikan kakitangan yang akan
bersara, disenaraikan secara sistematik untuk
memberhentikan tepat pada masa.

JUMLAH 6

41 PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

PEMBENTANGAN KES KATEGORI MASALAH – KEWANGAN

BILANGAN TINDAKAN
BIL JENIS MASALAH

LP

1. Keberhutangan 5 2 1. PGB perlu ambil tindakan di peringkat sekolah terlebih dahulu
sebelum dirujuk kepada Kaunselor Organisasi Daerah.

2. PGB perlu membuat teguran bertulis kepada guru / staf yang
berkenaan.

3. PGB perlu mengambil langkah pencegahan awal tentang isu
ini. Intervensi Kewangan Berhemah perlu diberi kepada
semua guru / staf.

4. PGB boleh menghubungi Agensi Kaunseling Dan Pengurusan
Kredit (AKPK) atau Kaunselor Organisasi Daerah PPD Kinta
Utara untuk jalankan Program Intervensi Kewangan
Berhemah.

JUMLAH 7

42 PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

PEMBENTANGAN KES KATEGORI MASALAH – PSIKIATRI

BILANGAN TINDAKAN
BIL JENIS MASALAH

LP

1 DEPRESSION 3

1. Saranan kepada PGB untuk mewujudkan pengajaran

2 SKIZOFRENIA 22 dan pembelajaran secara KOLABORASI di bilik darjah

3 ANXIETY 2 bagi guru-guru yang telah disahkan oleh doktor
mengalami masalah Psikiatri.

4 MAJOR DEPRESSIVE 1
DISORDER

5 BIPOLAR 1

JUMLAH 29
11

43 PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

LAWATAN KE LUAR NEGARA

 Punca Kuasa  Surat dari Kementerian, Ruj. KPM.100-2/5/7 JLD.
251 (90) bertarikh 9 Februari 2018 : Pindaan Surat Perwakilan
Kuasa Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia
Bagi Meluluskan Perjalanan Pegawai Awam ke Luar Negara
Atas Urusan Persendirian

 PPD Kinta Utara menerima sebanyak 3,150 permohonan mulai
dari 25 Jun 2018 - 10 Disember 2018

44 PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

 Pindaan Perwakilan Kuasa Melulus :

KUMPULAN KUASA MELULUS SEDIA ADA KUASA MELULUS BARU
(sebelum 09.02.18) (selepas 09.02.18)
Pegawai dan kakitangan di
JPN, PPD dan sekolah harian Pengarah Pendidikan -
Negeri
PPD / Pengetua / Guru Besar
/ Kakitangan JPN PINDAAN

Guru-Guru Sekolah Pengarah Pendidikan
(Menengah dan Rendah) / Negeri (PPN) / Timbalan
Kakitangan PPD / Pengarah Pendidikan
Kakitangan Sekolah Negeri (TPPN)

Pegawai Pendidikan
Daerah (PPD)

45 PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

 Syarat-syarat kelulusan Permohonan Kelulusan Ke Luar Negara Atas
Urusan Persendirian :

1. Permohonan perlu dihantar sekurang-kurangnya satu (1) bulan lebih
awal dan tidak lebih dari tempoh enam (6) bulan dari tarikh
perjalanan. (Ruj. KPM.100-2/5/7 JLD. 251 (90) bertarikh 9 Februari 2018)

2. Dokumen sokongan cuti (sekiranya dalam tempoh bekerja /
persekolahan) iaitu Kad Cuti / Borang Kelulusan Cuti dari Ketua
Jabatan dikepilkan.

3. Jadual penerbangan rasmi dikepilkan sekiranya menggunakan
kemudahan Cuti Umrah / Cuti Haji.

46 PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

4. Sijil Insurans dikepilkan bersama seandainya perjalanan bukan
merupakan kali pertama untuk tahun tersebut atau perjalanan
melebihi dari satu negara dalam tempoh permohonan kelulusan.
(PEKELILING PERKHIDMATAN BIL.6/2015)

5. Borang permohonan dicetak dalam 3 salinan ; PPD, sekolah / jabatan
dan simpanan pegawai.

6. Borang permohonan WAJIB ditandatangan oleh PENGETUA atau GURU
BESAR sahaja sebelum dihantar ke PPD menggunakan borang dan
senarai semak yang terkini.

47 PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

7. Pegawai awam tidak dibenarkan mengunjungi mana-mana negara
yang dilarang oleh Kerajaan Malaysia kecuali dengan kelulusan
Kementerian Dalam Negeri dan Kerajaan Malaysia (SURAT PEKELILING
AM Bil.3 Tahun 2012)

8. Keberadaan Pengetua dan Guru Besar di sekolah sepanjang tempoh
peperiksaan awam adalah WAJIB (Surat Siaran JPNPk.SPPP.SPM.600-
7/4/1(19) bertarikh 05 November 2018)

9. Permohonan lawatan ke luar negara pada awal persekolahan tidak
akan diluluskan.

48 PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

LAWATAN SEKOLAH

URUSAN KELULUSAN PERMOHONAN LAWATAN SEKOLAH

 Permohonan lawatan akan ditolak sekiranya :

i. LEWAT DITERIMA - Permohonan hendaklah dikemukakan tidak
kurang dari 5 minggu dari tarikh lawatan (kecuali lawatan
khas/atas jawatan). Tarikh cap tanda terima permohonan di PPD
akan dirujuk

ii. (SPI Bil.5/2007 - Garis Panduan Lawatan Murid - Lampiran A
sebelum aktiviti 1 (f))

49 PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

PENGURUSAN ASET

LAPORAN AUDIT KEWANGAN

KAWALAN PENGURUSAN

Bil Perkara Tindakan Perlu Dilakukan

1. Laporan Kedudukan Vot Mengurus dan Tandatangan ringkas dan tarikh semak perlu ada. Ianya perlu
Vot Pembangunan dicetak, disemak, ditandatangani dan ditarikhkan oleh
pegawai yang diberi kuasa.

2. Pemeriksaan Dalaman AP308 Perlu direkod dan di daftarkan dalam Daftar Pemeriksaan
Mengejut

3. Proses Kerja Kewangan Proses Kerja aset dan stor serta pengurusan kenderaan perlu
difailkan dalam MPK.

4. Pemeriksaan Dalaman AP308 Pemeriksaan Dalaman AP308 perlu dilaksanakan pada tahun
semasa dan direkodkan dalam Daftar Pemeriksaan Mengejut.

5. Pusingan Tugas Pusingan tugas pegawai yang terlibat dengan urusan
kewangan perlu dirancang dan dilaksanakan.

50 PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

KAWALAN TERIMAAN Tindakan Perlu Dilakukan
Resit disediakan dan dibatalkan oleh pegawai yang sama.
Bil Perkara Perlu ada lantikan bertulis diberikan kepada pegawai
1. Perakuan Penerimaan Wang berkenaan untuk membatalkan resit.
2. Kawalan Borang Hasil Senarai stok borang hasil perlu dinyatakan dalam surat pemberi
3. Pengasingan Tugas alih/ pengambil alih yang disediakan semasa pertukaran.
4. Penerimaan Melalui Mel Pegawai yang menerima wang hanya diberi kuasa menulis resit
tetapi tiada kuasa menerima wang kutipan. Pegawai yang
51 berbeza perlu merekod pengutan dalam buku tunai.
Daftar Mel/ Laporan Mel perlu diselenggara oleh pegawai
yang berbeza dengan juruwang/ pegawai yang menyediakan
resit.

PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

KAWALAN PEROLEHAN

Bil Perkara Tindakan Perlu Dilakukan

1. Pembelian Terus a. Pembelian terus yang telah melebihi RM20,000.00 setahun
dan diperolehi daripada satu pembekal sahaja.

b. Perlu membuat kajian pasaran.
c. Laporan Perolehan Pembelian Terus tahun semasa perlu

dikemukakan kepada Pegawai Pengawal dan salinannya
dihantar ke BAD, KPM.

Perolehan kertas A4 putih 80gsm perlu diperolehi daripada
2. Perolehan Secara Kontrak Pusat . panel pembekal atau kontraktor yang telah ditentukan oleh

Perbendaharaan Malaysia.

3. Pengurusan Kontrak Tindakan pemotongan bayaran kontrak (denda) perlu
dikenakan ke atas syarikat yang melaksanakan perkhidmatan
tidak mengikut terma dan syarat dokumen perjanjian.

4. Pengurusan Bayaran Pukal Laporan Pukal (BP21) perlu disemak dengan bil asal.

52 PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

KAWALAN PEROLEHAN Sambungan…

Bil Perkara Tindakan Perlu Dilakukan

Lampiran Q digunakan bagi Sebut Harga Kerja

Anggaran harga Jabatan perlu dimasukkan ke dalam peti
tawaran.

Ahli Jawatankuasa Penilai Sebut Harga mesti menandatangani

laporan penilaian teknikal dan kewangan.

5. Pengurusan Sebut Harga Melebihi

RM20,000 hingga RM50,000 Salinan Surat Tawaran Sebut Harga perlu disimpan didalam Fail

Sebut Harga

Kertas Taklimat Sebut Harga perlu disediakan.

Keputusan Sebut Harga perlu dipamerkan di Papan Kenyataan
Jabatan.

53 PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

KAWALAN PERBELANJAAN

Bil Perkara Tindakan Perlu Dilakukan
1. Perakaunan
Buku Vot telah diperiksa perlu ditarikhkan oleh penyelia bagi
setiap bulan.

2. Daftar Bil Daftar Bil bulanan perlu disemak oleh pegawai penyelia
manakala tarikh semakan perlu dicatat.

3. Kawalan Dalaman Proses Bayaran (Kerja Kawalan kesempurnaan kerja perlu dilakukan.
Lewat Disiapkan)

534 PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

KAWALAN PENGURUSAN ASET DAN STOR

Bil Perkara Tindakan Perlu Dilakukan
1. Penggunaan Aset
Kerosakan aset perlu dilaporkan dalam Borang Aduan
Kerosakan Harta Modal (KEW.PA-9) dan Borang Aduan
Kerosakan Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-9A).

2. Penyenggaraan Aset Aset ICT seperti komputer perlu direkodkan dalam Senarai Aset
Yang Memerlukan Penyenggaraan (KEW.PA-13).

3. Pemeriksaan Stok Pemeriksaan stok yang telah dilaksanakan perlu dicatatkan
dalam Kad Kawalan Stok.

Mesyuarat JKPAK yang dilaksanakan perlu membincangkan

4. Pengurusan Jawatankuasa Pengurusan agenda Laporan Paruntukan bagi Perolehan Aset, Laporan

Aset Alih Kerajaan Pemeriksaan Aset Alih dan Laporan Pemeriksaan dan Verifikasi

Stok.

535 PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

KAWALAN PENGURUSAN ASET DAN STOR Sambungan…
Tindakan Perlu Dilakukan
Bil Perkara
5. Pendaftaran Aset Kad KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 perlu dikemaskini

6. Pelabelan Aset Perlu dilabelkan dengan “Hak Kerajaan Malaysia”.

7. Pelupusan Aset - Pemeriksaan aset perlu dijalankan dalam tempoh satu
bulan dari tarikh diarahkan oleh Jabatan.
8. Merekod Stok
9. Pemeriksaan Stok - Pelupusan aset perlu dilaksanakan dalam tempoh enam
10. Prestasi Stor bulan selepas mendapat kelulusan.

56 Kad petak (KEW.PS-4) berwarna merah jambu perlu digunakan
bagi Stok Bertarikh Luput.

Pemeriksaan stok yang telah dilaksanakan perlu meliputi 100%
keseluruhan stok.

Kadar pusingan stok tahunan perlu mencapai sekurang-
kurangnya dua kadar pusingan.

PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

KAWALAN PENGURUSAN KENDERAAN

Bil Perkara Tindakan Perlu Dilakukan

1. Kawalan Kad Inden Buku Rekod Pergerakan Kad Inden diselenggara mengikut
format lama. Sehubungan itu, ruangan nombor resit tidak
dilengkapkan.

Buku Rekod Pergerakan Dan Penggunaan KSBTTR diselenggara

2. Kawalan Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa mengikut format baru. Di mana, ruangan Nombor Daftar
Resit (KSBTTR) dan SmartTAG Kenderaan, Nama & Tandatangan Pegawai Yang
Menyerahkan Kad Dan Nama & Tandatangan Penerima Kad

juga perlu dilengkapkan.

3. Penyenggaraan Kenderaan Kerajaan Butiran penyenggaraan kenderaan perlu direkodkan di dalam
buku log.

4. Kawalan Kad Inden Pegawai Kenderaan perlu melengkapkan format borang
kawalan kad inden setiap 6 bulan bagi Analisa Kadar
Penggunaan Bahan Api Bulanan untuk setiap kenderaan.

537 PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

PEMATUHAN PERATURAN BAUCER BAYARAN

Bil Perkara Tindakan Perlu Dilakukan

Dokumen Sokongan perlu lengkap dan Setiap baucar bayaran perlu disokong dengan dokumen
1. Sempurna
sokongan yang lengkap dan sempurna.

2. Nota Minta dan Pesanan/ Inden Nota minta perlu diluluskan sebelum Pesanan/ Inden Kerajaan
Kerajaan dikeluarkan.

3. Pesanan Kerajaan Pesanan Kerajaan perlu dikerluarkan sebelum kerja
dilaksanakan.

Surat kebenaran menggunakan kenderaan sendiri dalam
4. Kebenaran Menggunakan Kereta Sendiri menjalankan tugas rasmi perlu dipohon sebelum pergerakan

keluar.

538 PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

PENGURUSAN E-OPERASI

1. Maklumat perlu sentiasa dikemaskini untuk memudahkan urusan
berkaitan perkhidmatan dan kenaikan pangkat guru-guru :

a. Gambar terkini (formal)
b. Maklumat Ikhtisas
c. Sejarah Perkhidmatan dan Pengalaman Mengajar
d. Jadual waktu terkini (perlu dikemaskini sekiranya berlaku

perubahan).

2. Guru yang bersara atau meninggal dunia hendaklah dimaklumkan
SEGERA kepada Unit Pengurusan Sekolah PPD untuk dikeluarkan dari
sistem.

60 PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

3. Sila ikuti Prosedur Pengemaskinian dan Verifikasi Data yang
ditetapkan serta memahami peranan pegawai yang bertanggung
jawab di peringkat sekolah iaitu Pengetua/ Guru Besar, Penolong
Kanan, Pembantu Tadbir, Guru dan Anggota Kumpulan Pelaksana.

4. Kutipan Data atau Penghantaran Borang BSKG hendaklah dibuat
EMPAT KALI SETAHUN ke PPD berdasarkan tarikh-tarikh yang
ditetapkan.

5. Rujuk Surat Arahan Kementerian Pendidikan Malaysia KPM 700-
4/1/2 Jld.3 ( ) bertarikh 05 Januari 2018

61 PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

6. Penolong Kanan bertanggungjawab membuat semakan RALAT
UTILITI pada MINGGU PERTAMA setiap bulan untuk mengemaskini
data semasa.

7. Anggaran Belanja Mengurus (Perjawatan) mestilah dibuat dengan
teliti melalui perbincangan bersama-sama Penolong Kanan-
Penolong Kanan dan Pembantu Tadbir yang lain bagi mengelakkan
kesilapan pengisian yang boleh menjejaskan permohonan dengan
BPSM.

8. Permohonan untuk mendapatkan Kelulusan Pertukaran SESI
PERSEKOLAHAN hendaklah dibuat SETAHUN lebih awal dari jangkaan
tempoh cadangan pelaksanaan.

62 PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

9. Sekolah yang ingin membuka atau menutup kelas bagi subjek-
subjek tertentu, perlu mendapat kelulusan dari pihak JPN Perak
terlebih dahulu.

10.Penetapan Jumlah Waktu Mengajar Guru dan Pentadbir mestilah
mematuhi pekeliling yang telah dikeluarkan.

11.Pergerakan dan pertukaran guru-guru dilaksanakan melalui :
a. Permohonan secara ‘online’ (e-GTukar)
b. Arahan Keperluan Perkhidmatan dan Opsyen - ‘redeployment’.

63 PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

PENGURUSAN GURU GANTI

1. Permohonan mendapatkan Guru Ganti boleh dibuat oleh pihak
sekolah sekiranya memenuhi syarat-syarat yang telah ditetapkan.

2. Garis Panduan dan Borang Permohonan boleh diperolehi dari Portal
PPD Kinta Utara.

3. Pembayaran gaji Guru Ganti perlu dilakukan segera setelah tamat
kontrak.

4. Bayaran dibuat secara BULANAN, bukan secara keseluruhan tempoh
lantikan.

5. Sekolah hendaklah menghantar dokumen yang lengkap bagi
mengelakkan berlaku kesilapan dan melambatkan proses bayaran.

64 PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

6. Sekolah yang cekap menguruskan dokumen dan bayaran akan
diberi keutamaan untuk lantikan Guru Ganti seterusnya.
Hari Cuti Umum, Hari Sabtu dan Ahad serta Cuti Peristiwa – tidak akan
dibayar gaji.

7. Elakkan Guru Ganti dari bercuti yang boleh menjejaskan proses PdPc
di sekolah.

8. Sekiranya seseorang Guru Ganti ingin menamatkan perkhidmatan
sebelum tamat kontrak, beliau perlu memaklumkannya TIGA HARI
lebih awal kepada PPD (Pen. PPD KGSK)

65 PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

KEBERADAAN GURU

DEFINISI / TERMA

1. Kehadiran Guru : Guru hadir dan menanda kedatangan di sekolah
mengikut waktu persekolahan DAN / ATAU guru yang menghadiri
tugasan rasmi luar seperti mesyuarat / kursus / sukan / kokurikulum.

2. Keberadaan Guru : Guru berada di premis sekolah tidak kurang
daripada 4 jam. Guru melaksanakan PdPc atau bersama-sama
dengan murid di dalam bilik darjah atau di luar bilik darjah. Selain itu,
tugas-tugas seperti semakan buku, kertas ujian, tugas-tugas lain
berkaitan PdPc, pengurusan bilik darjah dan tugas profesional juga
dikira sebagai guru berada di sekolah.

66 PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

3. Kategori Guru Tidak Berada di sekolah adalah seperti berikut :
a. Guru sakit / kecemasan / urusan peribadi
b. Keberadaan Guru : Guru berada di premis sekolah kurang
daripada 4 jam.

4. Guru tersebut akan ditandakan sebagai tidak berada di sekolah
mengikut alasan sama seperti pada Sub Modul Keberadaan Guru
(SMKG).

67 PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA

5. Guru yang berkursus / cuti sakit / cuti bersalin atau lain-lain yang
dibenarkan dan mempunyai guru ganti lantikan PPD, ditandakan guru
berada di dalam SMKG bagi tujuan pengiraan peratus keseluruhan
guru di sesebuah sekolah. Ini kerana PdPc tetap berlangsung
walaupun guru berkenaan tidak berada di sekolah kerana ada guru
ganti yang menjalankan tugas. (Pengisian pada medan catatan
SMKG sebagai ada guru ganti).

6. Cut-off time untuk key-in keberadaan guru untuk sesi pagi pada
jam 12.00 tengah hari dan sesi petang pada jam 5.00 petang.

68 PERHIMPUNAN DWIBULANAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KINTA UTARA