BUKU PANDUAN P E N G E L O L A A N S U R A T P E R T A N G G U N G J A W A B A N ( S P J ) https://bkd.penajamkab.go.id Richa Andriyani, S.TR.IP Analis Keuangan Sub Bagian Program dan Keuangan BKPSDM Kabupaten Penajam Paser Utara 2024 pemerintah Kabupaten Penajam Paser Utara B K P S D M
Segala Puji dan Syukur Penulis panjatkan selalu kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan karunianya penulis dapat menyelesaikan buku ini yang berjudul “Buku Panduan Pengelolaan Surat Pertanggungjawaban (SPJ)” dengan baik dan tepat waktu. Tujuan dari penulisan buku ini adalah untuk membantu pengguna dalam memahami, menyiapkan, menyusun, dan mengelola SPJ keuangan. Buku ini akan memberikan informasi mengenai pengertian, dasar hukum, alur verifikasi SPJ, kelengkapan dokumen dan informasi lainnya yang berkaitan dengan pengelolaan SPJ. Penulis berharap buku panduan ini dapat membantu para penggunanya dalam pengelolaan SPJ keuangan sehingga terciptanya tertib administrasi keuangan pada Badan Kepegawaian dan pengembangan Manusia. Penulis mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan buku panduan ini. Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan buku ini masih terdapat banyak kekurangan, maka dari itu kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapkan untuk perbaikan yang lebih baik kedepannya. Penajam, 1 Mei 2024 Richa Andriyani 1
daftar isi KATA PENGANTAR DAFTAR ISI LATAR BELAKANG DASAR HUKUM ALUR PENGELOLAAN SPJ PENJELASAN ALUR PENGELOLAAN SPJ SPJ PERJALANAN DINAS SPJ HONORARIUM KELENGKAPAN SPJ LAINNYA STANDAR BIAYA HONORARIUM STANDAR BIAYA UANG HARIAN PERJALANAN DINAS & DIKLAT STANDAR BIAYA PENGINAPAN TABEL PAJAK DAFTAR PUSTAKA 1 2 3 4 5 6 8 10 11 12 14 15 16 17 2
Dalam membangun instansi perangkat daerah yang akuntabel, Pemerintah Kabupaten Penajam Paser Utara khususnya Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM) berorientasi kepada kualitas mutu Sumber Daya Manusia (SDM) yang profesional, dan bervisi jangka panjang termasuk dalam pengelolaan keuangan. Kurangnya pemahaman SDM mengenai pengelolaan Surat Pertanggungjawaban (SPJ) dapat menghambat proses pengelolaan keuangan lainnya atau bahkan berakibat fatal bagi instansi. SPJ merupakan sebuah laporan atau bukti surat yang berkaitan dengan kelengkapan administrasi pertanggungjawaban penatausahaan keuangan dan/atau hasil realisasi kegiatan atau belanja barang/jasa yang bersifat teknis dan khusus. Semua kegiatan berupa belanja barang/jasa ataupun perjalanan dinas wajib dibuat Surat Pertanggungjawaban (SPJ)nya. SPJ pada prinsipnya merupakan wujud dari responsibilitas dan transparansi dalam sistem birokrasi pemerintah. SPJ merupakan mekanisme pertanggungjawaban pengeluaran uang (belanja) dan kinerja yang diperoleh. 3
dasar hukum Dasar hukum yang menjadi rujukan untuk dibaca, dipelajari, dan dipahami dalam pengelolaan Surat Pertanggungjawaban (SPJ) , yaitu: PP No. 12 Tahun 2019 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah Perpres. No. 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Permendagri No. 90 Tahun 2019 tentang Klasifikasi, Kodefikasi, Nomenklatur Perencanaan Pembangunan dan Keuangan Daerah Permendagri No. 77 tahun 2020 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Keuangan Daerah Peraturan Menteri Keuangan Nomor 190/PMK.05/2012 Tahun 2012 tentang Tata Cara Pembayaran Dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan Dan Belanja Negara Peraturan Menteri Keuangan Nomor 113/PMK.05/2012 Tahun 2012 tentang Perjalanan Dinas Dalam Negeri Bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, Dan Pegawai Tidak Tetap Perbup. No.17 Tahun 2023 Tentang Standar Harga Satuan Perbup. No. 32 Tahun 2023 Tentang Pedoman Pelaksanaan Perjalanan Dinas Dalam Negeri 4
Petugas Urusan (Staff) Mengumpulkan Bukti Pengeluaran dan Data Realisasi Anggaran Kegiatan PPTK Menyusun Berkas SPJ Verifikator Mengecek Kelengkapan Berkas SPJ PPK Memeriksa Hasil Verifikasi Bendahara Pengeluaran Membuku Dokumen SPJ Pada BKU PA Menandatangani Dokumen SPJ Bendahara Pengeluaran Mengarsipkan Dokumen SPJ Yang Telah Selesai Diproses YA TIDAK TIDAK YA 5
PenjelasanAlur pengelolaanspj Tahap 1 Setelah kegiatan selesai dilaksanakan, tim pelaksana kegiatan (Petugas Urusan) mengumpulkan semua bukti-bukti pengeluaran dan data realisasi keuangan terkait kegiatan yang dilakukan untuk diserahkan kepada PPTK. Tahap 2 PPTK menyusun SPJ dan meneliti kelengkapan berkas yang meliputi bukti pengeluaran, pemeriksaan kebenaran, pencocokan dan perhitungan keuangan per rincian kegiatan kemudia di paraf dan diserahkan kepada verifikator keuangan. Tahap 3 Verifikator mengecek kebenaran perhitungan keuangan, perpajakan jika ada, kelengkapan dokumen, dan lampiran-lampiran lain yang diperlukan dalam rangka verifikasi. Jika sudah benar, berkas diteruskan kepada PPK sedangkan jika belum benar, akan dikembalikan ke PPTK untuk diperbaiki. 6
Tahap 4 PPK memeriksa hasil verifikasi dokumen yang diserahkan verifikator. Jika sudah benar dan sesuai, dokumen SPJ diteruskan ke Bendahara Pengeluaran. Jika belum benar akan dikembalikan ke PPTK untuk diperbaiki. Tahap 5 Bendahara pengeluaran membuku SPJ yang sudah diverifikasi dan sudah sesuai pada BKU, Fungsional, dan Buku Per-rincian OBjek. Kemudian dokumen SPJ diteruskan kepada Pengguna Anggaran untuk ditandatangani. Tahap 6 Pengguna Anggaran memeriksa dan menandatangani SPJ kemudian menyerahkan kembali kepada bendahara pengeluaran untuk diarsipkan Tahap 7 bendahara pengeluaran mengarsipkan dokumen SPJ yang sudah selesai diproses. 7
SPJ pERJALANAN DINAS Perjalanan dinas dalam daerah adalah perjalanan dinas yang dilakukan di dalam wilayah Pemerintah Kabupaten Penajam Paser Utara untuk kepentingan daerah atas perintah pejabat yang berwenang. 1. Perjalanan dinas luar daerah adalah perjalanan dinas yang dilakukan di luar wilayah Pemerintah Kabupaten Penajam Paser Utara untuk kepentingan daerah atas perintah pejabat yang berwenang. 2. Pejabat yang berwenang adalah pejabat yang memerintahkan melakukan perjalanan dinas yaitu Bupati, wakil Bupati, Sekretaris Daerah, asisten Sekretaris Daerah, dan Kepala SKPD. 3. Lumpsum adalah suatu jumlah uang yang telah dihitung terlebih dahulu dan dibayarkan sekaligus. 4. Biaya Riil adalah biaya yang dikeluarkan sesuai dengan bukti pengeluaran yang sah. 5. Uang representasi adalah tambahan uang saku kepada Pejabat Negara, Pimpinan dan Anggota DPRD, Sekda, dan Pejabat Eselon. 6. Surat Perintah Tugas (SPT) adalah surat perintah kepada pejabat negara, pimpinan, dan anggota DPRD, ASN, Non ASN, dan pihak lain untuk melaksanakan tugas yang berkaitan dengan kepentingan Pemerintah Kabupaten Penajam PAser Utara 7. Surat Perjalanan Dinas (SPD) adalah surat perintah kepada pejabat negara, pimpinan, dan anggota DPRD, ASN, Non ASN, dan pihak lain untuk melaksanakan perjalanan dinas sesuai dengan SPT. 8. 8
SPJ Perjalanan Dinas Dalam/Luar Daerah Kuitansi dan Rincian Biaya Perjalanan Dinas Kuitansi Dinas (Bermaterai jika nominal > 5 Juta) Undangan / Telaahan Staf Surat Perintah Tugas Surat Perjalanan Dinas Laporan Perjalanan Dinas Pakta Integritas (Bagi Pimpinan dan Anggota DPRD) Daftar Pengeluaran Rill Bukti Transportasi Darat, Air, Udara (Tiket & Boarding Pass) Nota Pembelian BBM (Bila Diperlukan) Bukti Hotel dan Akomodasi lainnya Dokumentasi Kegiatan 9
Honorarium Narasumber yaitu honorarium yang diberikan kepada seseorang yang memberikan informasi /pengetahuan dalam kegiatan seminar /sosialisasi /diseminansi/ bimbingan teknis /workshop/ sarasehan /simposium /lokakarya /FGD/ kegiatan sejenis yang dilaksanakan secara langsung (offline) maupun daring (online) melalui aplikasi secara live dan bukan rekaman baik di dalam negeri maupun di luar negeri, tidak termasuk kegiatan Diklat/Pelatihan 1. Honorarium Moderator yaitu honorarium yang diberikkan kepada seseorang yang diberikan tugas sebagai moderator dalam suatu kegiatan /acara 2. Honorarium Pembawa Acara yaitu honorarium yang diberikan kepada seseorang yang ditunjuk oleh pejabat yang berwenang untuk melaksanakan tugas memandu acara dalam kegiatan/acara. 3. Honorarium Panitia yaitu honorarium yang diberikan kepada tim/panitia yang ditugaskan untuk melaksanakan kegiatan/acara. 4. SPJ Honorarium PNS dan Non PNS Tanda Terima Honorarium SK Kegiatan Surat Pendukung Lainnya Undangan Surat Tugas FC Buku Rekening FC NPWP Foto Kegiatan Absensi 10
kelengkapan dokumenspj lainnya SPJ Pemeliharaan Kuitansi Dinas Nota Resmi Bukti Potong Pajak Dokumentasi Diatas 10.000.000 Menggunakan Pesan Order SPJ Penggandaan / Cetak Kuitansi Dinas Nota Resmi Bukti Potong Pajak Surat Pesanan Order Dokumentasi 11 SPJ Belanja ATK / Perlengkapan Kantor Kuitansi Dinas Nota Resmi Bukti Potong Pajak Surat Pesanan Order Dokumentasi
SPJ Makan dan Minum Rapat Undangan Kuitansi Dinas (tanda tangan & nama terang penerima serta pemilik warung/resto/catering) Nota Resmi (tanda tangan & nama terang penerima serta pemilik warung/resto/catering) Daftar Hadir Rapat Bukti Potong Pajak (sesuai dengan ketentuan perpajakan yang berlaku) Retribusi Pajak Surat Pesanan Order Notulen/Laporan Hasil Rapat Dokumentasi 12 SPJ Makan dan Minum Tamu Undangan Kuitansi Dinas (tanda tangan & nama terang penerima serta pemilik warung/resto/catering) Nota Resmi (tanda tangan & nama terang penerima serta pemilik warung/resto/catering) Bukti Potong Pajak Retribusi Pajak Dokumentasi
standar biaya honorarium 13
14
standar biaya penginapan 15
16
daftar pustaka Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 2019 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Permendagri Nomor 90 Tahun 2019 tentang Klasifikasi, Kodefikasi, Nomenklatur Perencanaan Pembangunan dan Keuangan Daerah Permendagri Nomor 77 tahun 2020 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Keuangan Daerah Peraturan Menteri Keuangan Nomor 190/PMK.05/2012 Tahun 2012 tentang Tata Cara Pembayaran Dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan Dan Belanja Negara Peraturan Menteri Keuangan Nomor 113/PMK.05/2012 Tahun 2012 tentang Perjalanan Dinas Dalam Negeri Bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, Dan Pegawai Tidak Tetap Peraturan Bupati Nomor 17 Tahun 2023 Tentang Standar Harga Satuan Peraturan Bupati Nomor 32 Tahun 2023 Tentang Pedoman Pelaksanaan Perjalanan Dinas Dalam Negeri Anggraeni Putri. 2021. Mekanisme Penyusunan Dokumen Pertanggungjawaban (SPJ). BPKAD Kabupaten Mahakam Ulu Sari Andriani Mayang. 2022. E-Book Panduan Dokumentasi Pelaporan Surat Pertanggungjawaban (SPJ) Belanja Kegiatan. Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Batam 17