คู่มือการปฏิบัติงาน นางสาวสุวณีย์ แก้ววงษา

นางสาวสวุ ณยี ์ แกว้ วงษา
ตาแหน่งเจ้าพนกั งานธรุ การปฏบิ ตั ิ

กลมุ่ อานวยการ
สานกั งานเขตพื้นท่กี ารศึกษาประถมศกึ ษาศรสี ะเกษ เขต 2

สังกดั สานักงานการศกึ ษาขนั้ พ้ืนฐาน
กระทรวงศึกษาธิการ

๑

คูม่ อื การปฏบิ ัติงาน

นางสาวสุวณีย์ แกว้ วงษา ตำแหน่ง เจ้าพนักงานธุรการปฏบิ ัติงาน

กลุ่มอำนวยการ สำนกั งานเขตพนื้ ที่การศกึ ษาประถมศกึ ษาศรีสะเกษ เขต 2

มีหน้าท่ีความรับผิดชอบปฏิบัตงิ านในฐานะผู้ปฏิบตั ิงานระดับต้นซ่ึงไม่จำเป็นต้องใชผ้ ู้สำเร็จการศึกษา
ระดับปริญญา ปฏิบัติงานด้านธุรการ สารบรรณ บันทึกข้อมูล หรือบริหารท่ัวไป ตามแนวทาง แบบอย่าง
ขั้นตอน และวิธีการที่ ชัดเจน ภายใต้การกำกับ แนะนำ ตรวจสอบ และปฏิบัติงานอื่นตามท่ีได้รับมอบหมาย
ดงั นี้

๑. งานจดั ทำหนังสือ การจดั เก็บหนังสือ การยมื หนงั สอื และการทำลายหนังสอื ราชการ
๒. งานควบคุมการลงเวลามาปฏิบัติราชการของข้าราชการ ลูกจ้างประจำ พนักงานราชการ และ
ลูกจ้างช่ัวคราว ในสำนักงานเขตพืน้ ท่ีการศกึ ษาประถมศกึ ษาศรสี ะเกษ เขต ๒
๓. งานการควบคมุ วนั ลา
๔. งานส่งเสรมิ สวสั ดกิ ารและสวัสดภิ าพข้าราชการครแู ละบุคลากรทางการศึกษา

- เงนิ ทนุ หมุนเวียนเพ่อื แก้ไขปัญหาหน้สี นิ ครู
- โครงการสนิ เชือ่ เพ่อื ท่ีอยู่อาศยั ธอส. – กบข.
๕. งานรายงานการเกดิ ภยั พบิ ตั ใิ นสถานศกึ ษาและในหนว่ ยงาน เช่น อัคคภี ยั อทุ กภัย วาตภยั
๖. งานจดั ทำขอ้ มลู สารสนเทศ ดา้ นบริหารงานทว่ั ไป กล่มุ อำนวยการ
๗. งานผลติ ขา่ วสารเพ่ือประชาสมั พนั ธ์ เชน่ จดหมายขา่ ว ภาพข่าว แผน่ พับ
๘. งานเลขานุการผูบ้ รหิ ารสำนกั งานเขตพ้ืนท่ีการศึกษา
- ตรวจสอบ กล่ันกรอง จัดลำดับความสำคัญของเอกสาร หนังสอื ราชการ เพือ่ นำเสนอ
ผู้บรหิ ารพิจารณาสั่งการ ประสานงาน ส่งหนงั สอื คนื กลมุ่ งาน เพ่ือใหเ้ จา้ หน้าทผ่ี รู้ บั ผิดชอบดำเนินการตาม
คำส่ังตอ่ ไป
- งานติดต่อประสานงาน นัดหมาย กำหนดการต่าง ๆ การรับเชิญ/งานพิธี ร่วมเป็นเกียรติ
กบั หน่วยงานหรอื บุคคล ที่เกยี่ วข้อง
- งานการรายงานการตรวจเย่ียมและการตรวจราชการ
- งานการขอใช้ลายมือชื่อของผอู้ ำนวยการสำนกั งานเขตพืน้ ทก่ี ารศกึ ษา
- งานขออนุญาตไปราชการ ขอใช้รถยนต์ การยืมเงินไปราชการ การส่งใช้เงินยืมตามภารกิจ
ของผู้อำนวยการสำนักงานเขตพื้นทีก่ ารศกึ ษา และรองผอู้ ำนวยการสำนกั งานเขตพ้ืนท่ีการศึกษา
- งานดำเนินการติดต่อประสานงานทางโทรศัพท์ ภายใน ภายนอก พร้อมรับ – ส่ง โทรสาร
จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ กับหน่วยงานภายใน ภายนอก และบุคคลต่าง ๆ ตามภารกิจของผู้อำนวยการ
สำนักงานเขตพืน้ ท่ีการศกึ ษาประถมศึกษา
- งานต้อนรับและอำนวยความสะดวกผูท้ ีม่ าตดิ ตอ่ ราชการ
- งานดูแลและควบคุมการใช้โทรศัพท์ ๐๔๕๖๙๒๐๘๐ และโทรสาร หมายเลข ๐๔๕
๖๙๑๕๓๒
- งานขอเบิกวัสดุท่ีใช้ในภารกิจของผู้อำนวยการสำนักงานเขตพ้ืนท่ีการศึกษาประถมศึกษา
และรองผอู้ ำนวยการสำนักงานเขตพนื้ ทีก่ ารศกึ ษา
9. ปฏิบัติงานร่วมกับหรือสนับสนุนการปฏิบัติงานของหน่วยงานอ่ืนท่ีเก่ียวข้อง หรืองานอ่ืน ๆ

ทผี่ ูบ้ ังคับบญั ชามอบหมาย

๒

1. ชือ่ งาน : งานสารบรรณ
2. วตั ถุประสงค์

เพ่ือเป็นคู่ มือประกอบการปฏิบัติงานสารบรรณของสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา
ให้มมี าตรฐาน และถือปฏิบตั เิ ป็นไปในแนวทางเดียวกนั

3. ขอบเขตของงาน
ครอบคลุมการดำเนินงานตั้งแต่ การรับ - ส่ง การจัดทำหนังสือ การเก็บรักษา การยืม

และ การทำลายหนังสอื ราชการของสำนักงานเขตพืน้ ที่การศึกษา และกลุ่มอำนวยการ
4. คำจำกัดความ
“เจา้ หน้าที่” หมายถึง เจา้ หนา้ ทพี่ ิมพด์ ดี เจ้าหนา้ ที่ธรุ การ เจ้าพนกั งานธุรการ
“สำนักงาน” หมายถึง สำนกั งานเขตพื้นท่กี ารศกึ ษาประถมศึกษา/มัธยมศกึ ษา
“ผูบ้ รหิ าร” หมายถึง ผอู้ ำนวยการสำนักงานเขตพ้ืนที่การศกึ ษา รองผู้อำนวยการ

สำนักงานเขตพ้ืนท่ีการศึกษา และผู้อำนวยการกลุ่มอำนวยการ “เอกสารลับ”หมายถึง เอกสารที่ไม่
สามารถเปดิ เผยได้

“กลมุ่ ” หมายถึง - กลมุ่ อำนวยการ
- กลุ่มบริหารงานบคุ คล
- กลุ่มนโยบายและแผน
- กล่มุ ส่งเสรมิ การจดั การศึกษา
- กลุ่มนเิ ทศ ตดิ ตาม และประเมนิ ผลการจัดการศกึ ษา
- กลุ่มบริหารงานการเงินและสนิ ทรัพย์
- กลุ่มสง่ เสริมสถานศึกษาเอกชน

“เอกสาร” หมายถงึ เอกสาร พสั ดุไปรษณยี ์ และระบบ e-Filing
“ผอ.กลุ่ม” หมายถงึ ผูอ้ ำนวยการกลุ่มอำนวยการ
5. ขนั้ ตอนการปฏิบัติงาน
5.1 งานรบั - สง่ หนงั สือราชการ

5.1.1 งานรับหนงั สือ
ราชการ

1) เจ้าหน้าที่รับหนังสือราชการ/เอกสารจากหน่วยงานของรัฐและเอกชน
สว่ นราชการภายนอก และบคุ คลทัว่ ไป

2) ตรวจสอบความถูกต้องของหนงั สอื ราชการ/เอกสาร
- กรณไี ม่ถกู ต้อง สง่ คนื เจ้าของหนว่ ยงาน
- กรณีถูกต้องนำเสนอเพื่อดำเนินการโดยเสนอให้ หัวหน้ากลุ่มงานบริหาร

ทัว่ ไป วิเคราะห์เนอื้ หาเพอ่ื จำแนกประเภทเอกสารให้เจา้ หนา้ ทธี่ รุ การทกุ คนลงทะเบียนรับด้วยระบบสารบรรณ
อิเลก็ ทรอนกิ ส์

- จดั ส่งให้ กลุ่ม/หนว่ ย ต่างๆ

๓

- หัวหน้ากลุ่มงานนำเสนอผู้บริหาร /ผู้อำนวยการสำนักงานเขตพื้นที่
การศกึ ษา

- กรณเี ป็นหนงั สอื ลบั นายทะเบยี นหนงั สือลบั ลงทะเบียนรับหนังสอื แล้ว
นำเสนอ ผู้อำนวยการสาํ นักงานเขตพนื้ ทก่ี ารศกึ ษา

- เจา้ หนา้ ที่ธรุ การบันทึกคาํ ส่ังการของผบู้ ริหาร/ผู้อาํ นวยการสาํ นกั งานเขต
พื้นท่ี การศกึ ษา

- สง่ เรอื่ งให้ กลมุ่ / หนว่ ย และผทู้ ีเ่ กย่ี วขอ้ ง
3) ให้บรกิ ารและตดิ ตามเร่ืองทะเบยี นหนงั สอื รบั
5.1.2 การส่งหนงั สอื ราชการ
(1) เจา้ หนา้ ทีส่ ารบรรณกลาง ตรวจความถกู ต้องของหนังสอื ท่ีกลุ่ม/หนว่ ย
ต่างๆ ส่งมาเพ่ือออกเลขทีห่ นงั สอื
(2) กรณตี รวจแล้วไม่ถกู ต้อง ส่งคืนเจ้าของเรื่อง กลมุ่ /หนว่ ย
(3) กรณตี รวจแลว้ ถูกต้องนาํ หนังสอื ออกเลขท่โี ดยระบบสารบรรณ
อิเลก็ ทรอนกิ ส์ และประทบั ตราชอื่ ผู้ลงนาม
(4) แสกนสําเนาหนังสอื ลงเคร่ืองด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ เกบ็ ไว ในแผน่ Disk file
(5) ส่งสําเนาคนื เจา้ ของเรอ่ื ง กลุ่ม/หนว่ ย
(6) ส่งหนังสือราชการด้วยทางไปรษณีย์ และระบบอิเล็กทรอนกิ ส์
(7) บรกิ ารตอบคาํ ถาม/คน้ หาคําถามทะเบียนหนงั สือส่งออก
5.1.3 งานการจดั ทําหนงั สือราชการ
(1) ผู้รับผิดชอบ/เจ้าหน้าท่ีดําเนินการร่างหนังสือและจัดพิมพ์ ตามรูปแบบ
หนังสือ รูปแบบหนังสือในระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และท่ีแก้ไข
เพ่มิ เตมิ โดยการนําระบบเทคโนโลยมี าประยุกต์ใช้ ในการจัดพมิ พ์หนงั สือ
(2) จัดพิมพ์ หนังสือตามรูปแบบท่ีระเบียบกําหนดไว้ จํานวน 3 ฉบับ
เพ่อื จัดเกบ็ สําเนา ไว้ ทีเ่ จ้าของเรื่อง 1 ฉบบั สารบรรณกลาง 1 ฉบบั ต้นฉบบั จดั ส่งออกไปยงั ผทู้ เี่ กยี่ วขอ้ ง
(3) ผู้รับผิดชอบ/เจ้าหน้าที่ของเร่ืองรับงานท่ีพิมพ์ เสร็จเรียบร้อยแล้วเพื่อ
ตรวจสอบความถูกต้อง ถ้าไม่ถูกต้องให้ ดําเนินการแก้ ไข ถ้าถูกต้องแล้วให้เสนอ เพื่อพิจารณาลงนาม
ตามลาํ ดับข้ัน
(4) ผู้อํานวยการสํานักงานเขตพื้นท่ีการศึกษาลงนามหนังสือราชการแล้ว
สารบรรณกลาง ทําการออกเลขท่ีหนังสือส่งโดยระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์ /เลขที่คําสั่ง แล้วแต่กรณี
และสง่ คู่ฉบบั คนื เจา้ ของเรอื่ ง
5.1.4 งานจดั เก็บหนงั สือราชการ แบ่งเปน็ 3 ประเภท ไดแ้ ก่
(1) การเก็บระหว่างปฏิบัติคือ การเก็บหนังสือท่ีปฏิบัติยังไม เสร็จให้ อยู่ใน
ความรับผดิ ชอบ ของเจ้าของเร่อื งโดยให้กำหนดวิธกี ารเก็บ ให้ เหมาะสมตามข้นั ตอนการปฏบิ ตั ิงาน
(2) การเก็บเม่ือปฏิบัติเสร็จแล ว คือ การเก็บหนังสือท่ีปฏิบัติเสร็จเรียบร้อย
แลว้ และไม่มอี ะไรท่ีจะต้องปฏิบัติต่อไปอีก

๔

(3) การเก็บไว้ เพื่อใช้ ในการตรวจสอบ คือ การเก็บหนังสือท่ีปฏิบัติเสร็จ
เรยี บร้อยแลว้ แต่จาํ เป็นจะต้องใช้ในการตรวจสอบเป็นประจาํ

5.1.5 อายกุ ารเก็บหนังสอื
(1) โดยปกติให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 10 ปี เว้นแต่หนังสือที่ได้ปฏิบัติงาน

เสร็จส้ินแลว้ และเปน็ คู่ สาํ เนาที่มตี ้นเรอ่ื งจะค้นได้จากท่ีอื่น ให้เกบ็ ไว้ไมน่ ้อยกวา่ 5 ปี
(2) หนังสือท่ีเป็นเร่ืองธรรมดาซ่ึงไม่ มีความสําคัญ และเป็นเรื่องท่ีเกิดข้ึน

เปน็ ประจําให้เก็บไว้ไม่นอ้ ยกว่า 1 ปี
(3) หนังสือที่ต้องการสงวนเป็นความลับ หนังสือท่ีเป็นหลักฐานทางอรรถคดี

ใหป้ ฏบิ ัติ ตามกฎหมายหรือระเบียบว่าดว้ ยการนัน้
(4) หนังสือที่เกี่ยวกับประวัติศาสตร์ หรือเรื่องที่ต้องใช้สําหรับศึกษาค้นคว้า

ใหเ้ กบ็ ไว้ตลอดไป
5.1.6 งานการยมื หนงั สอื ราชการ
การยืมหนังสอื ราชการเปน็ การยมื หนังสอื ทส่ี ่งเกบ็ แลว้ โดยมีข้ันตอนปฏิบตั ิ ดังน้ี
(1) ผูข้ อยืมยน่ื คําขอตามแบบท่กี ําหนดพร อมแจ งให ทราบว าเรือ่ งที่ยืมนั้น

จะนําไปใช้ในราชการใด โดยจะต้องมอบหลักฐานการยืมให้เจา้ หนา้ ทเี่ ก็บ
(2) เจ้าหน้าที่รวบรวมคําขอพร้อมเหตุผลการยืมหนังสือเสนอผู้บริหาร

ของสํานกั งานเขตพ้นื ทกี่ ารศกึ ษาเพ่ือพิจารณาอนุญาต
(3) ผู้บริหารสํานักงานเขตพ้ืนท่ีการศึกษาพิจารณาเหตุผลการขอยืม

และระเบียบท่ีเกยี่ วขอ้ งเพือ่ ประกอบการพิจารณาว้าจะอนญุ าตหรอื ไม่อยา่ งไร
(4) แจ้งผลการพิจารณาให้ผู้ขอยืมตามท่ีผู้บริหารสํานักงานเขตพื้นท่ี

การศึกษาส่ังการ
(5) ดาํ เนินการตามผลการสัง่ การต่อไป
(6) เจา้ หนา้ ท่ีจัดทําทะเบียนคมุ /หลักฐานขอยมื

หมายเหตุ
1) กรณีการยืมหนังสือระหว่างส วนราชการ ผู้ยมื และผู้อนญุ าตให้ยมื ต้องเป็น

หวั หนา้ ส่วนราชการ ระดับกองขึน้ ไป
2) กรณีการยืมหนงั สือภายในส่วนราชการเดียวกัน ผู้ยืมและผอู้ นญุ าตใหย้ มื ตอ้ ง

เปน็ หวั หนา้ ส่วนราชการระดับแผนกข้นึ ไป
5.1.7 งานการทาํ ลายหนงั สือราชการ
(1) ภายใน 60 วัน (สิ้นปีปฏิทิน) เจ้าหน้าท่ีผู้รับผิดชอบในการเก็บ

หนังสือ สํารวจหนังสือและจัดทําบัญชีหนังสือขอทําลายตามแบบท่ี25 ในระเบียบงานสารบรรณฯ
เสนอผอู้ าํ นวยการสาํ นักงาน เขตพน้ื ทกี่ ารศึกษา (สาํ รวจหนงั สอื เพอื่ ทาํ ลายควรทําอย่างนอ้ ยปลี ะ 1 ครง้ั )

(2) แต่งต้ังคณ ะกรรมการทํ าลายหนังสือ ตามคําส่ังสํานักงาน
คณะกรรมการการศึกษาข้ันพ้ืนฐาน ท่ี2367/2546 เร่ือง การมอบอํานาจการทําลายหนังสือปกติ

๕

ประกอบด้วย ประธานกรรมการ กรรมการ 2 คน ตั้งแต่ระดับ 3 หรือเทียบเท่าขึ้นไปโดย
คณะกรรมการทาํ ลายหนงั สอื มหี น้าท่ี ดังนี้

1) พจิ ารณาหนังสอื ทจ่ี ะขอทาํ ลาย ตามบญั ชหี นังสือขอทําลาย
2) กรณีท่ีคณะกรรมการมีความเห็นว่าหนังสือฉบับใดไม่ควรทําลาย
และควรขยายเวลาการเก็บไว้ให้ ลงความเหน็ ว่าจะขยายเวลาการเกบ็ ไว้เมือ่ ใดในช่องการพิจาณา
3) กรณีท่ีคณะกรรมการมีความเห็นว่าหนังสือเรื่องใดควรทําลาย
ใหก้ รอกเครี่องหมายกากบาท(X) ลงในช่องการพจิ ารณา
4) เสนอรายงานผลการพิจารณา พร้อมทั้งบันทึกความเห็นขัดแย้งของ
คณะกรรมการ (ถา้ มี) ต่อผบู้ รหิ ารเพอื่ พิจารณาสง่ั การต่อไป
(3) จัดทําบัญชีรายช่ือหนังสือราชการที่จะขอทําลายเพื่อเสนอผู้บริหารสํานักงาน
เขตพื้นทีก่ ารศึกษา เพอ่ื พิจารณาสั่งการ โดยให้พจิ ารณาส่ังการ ดังนี้
1) ถ้าเหน็ ว่าเรื่องใดยงั ไม่ควรทําลายให้สั่งการให้เก็บหนงั สอื ไว้ก่อน
2) ถ้าเห็นว่าเรื่องใดควรทําลายได้ให้ส่งบัญชีหนังสือขอทําลายให้
กองจดหมายเหตแุ ห่งชาตใิ ห้ความเหน็ ชอบ
(4) ส่งบัญชีรายชื่อหนังสือราชการที่จะขออนุญาตทําลายให้กองจดหมายเหตุ
แหง่ ชาติ หรอื หน่วยงานทไ่ี ด้รับมอบหมายพจิ ารณาให้ความเห็นชอบ เว้นแต่ หนงั สอื ราชการประเภททไ่ี ด้
ขอทําความตกลงกับกองจดหมายเหตแุ ห่งชาตไิ ว้ แลว้
(5) กองจดหมายเหตุแห่งชาติเห็นชอบหรือไม่แจ้งภายใน 60 วัน นับแต่วันท่ี
สํานักงานเขตพ้ืนท่ีการศึกษาได้ส่งเร่ือง ให้ถือว่าให้ ความเห็นชอบแล้วสํานักงานเขตพื้นที่การศึกษา
ทาํ ลายหนงั สอื ได้
(6) ดําเนินการทําลายหนังสือราชการโดยการเผาหรือขายเป็นเศษกระดาษ โดยมิให้
หนงั สือนน้ั อา่ นเป็นขอ้ ความได้ แล้วนาํ เงินทไี่ ด้จากการขาย ส่งเปน็ เงนิ รายได้แผน่ ดิน
(7) เม่ือทำลายเรียบร้อยแล้วเสนอรายงานให้ผู้อำนวยการสำนักงานเขตพ้ืนท่ี
การศึกษาทราบ

6

7