บทบาทและหน้าที่ของบุคลากรในสำนักงาน_organized

เร่อื ง บทบาทละหนา้ ท่ีในสานกั งาน

ช่อื นางสาว พาตีเม๊าะ กะมาแม
ชนั้ ปวส.1/2 เลขท่ี 8

แผนกการจดั การสานักงาน

คานา

รายงานเลม่ นี้จัดทาขน้ึ เพอื่ เปน็ สว่ นหนงึ่ ของรายวชิ า เทคโนโลยีเพ่ือการจัดการอาชพี เพ่ือให้
ไดศ้ กึ ษาหาความรู้ใน เร่ือง มรรยาทในการทางานสานกั งาน และไดศ้ ึกษาอยา่ งเขา้ ใจเพ่อื เป็นประโยชน์
กับการเรียน

ผจู้ ัดหวงั หว่า รายงานเลม่ น้ีจะเป็นประโยชนก์ ับผอู้ า่ น หรอื นกั เรียน นกั ศกึ ษา ทก่ี าลงั หา
ขอ้ มลู เรื่องนอี้ ยู่ หากมขี อ้ ผิดพลาดประการใด ผ้จู ดั ทาขอนอ้ มรบั ไวแ้ ละขออภยั ณ ไว้ท่ีน้ีด้วย

ผูจ้ ัดทา
นางสาวพาตเี ม๊าะ กะมาแมปวส.1/2 เลขท่ี 8

สารบัญ

เร่ือง หนา้
คานา
สารบญั 1
บทบาทและหนา้ ท่ีในสานักงาน 2-3
องค์ประกอบของงานสานักงาน 4-6
สานกั งานสมัยใหม่

บทบาทและหน้าทขี่ องบุคลากรในสานักงาน

บคุ ลากรในสานกั งานสมัยใหม่ จะแบ่งออกเป็นหลายกลุ่ม ดงั นี้

1. ผ้บู ริหารระดับสูง เกดิ ความสนใจและสง่ั ให้ผู้เก่ียวข้องดาเนนิ การจดั หา หรือพฒั นาระบบ
สานักงานสมัยใหมข่ ้นึ ในกรณเี ช่นนี้ผู้บริหารระดับสงู อาจจะไดม้ ีโอกาสเห็นการปฏบิ ัตงิ านในสานกั งาน
สมัยใหม่ของหนว่ ยงานอื่น ๆ หรอื ได้รับทราบรายละเอยี ดข้อมูลเก่ยี วกบั สานักงานสมยั ใหมม่ าจากผอู้ ่ืน

2. ผู้บริหารระดับกลางและผู้ปฏิบัติงานระดับต่าง ๆ อาจจะเป็นผูเ้ สนอให้มีการจดั ทาสานักงาน
สมัยใหม่ข้นึ อาจจะเป็นเพราะเห็นว่าหน่วยงานของตนสมควรปรับเปลย่ี นงานมาใช้เทคโนโลยสี านกั งาน
สมยั ใหม่มากข้นึ หรอื เพราะได้รบั การแนะนาจากผขู้ ายสินคา้ ทางด้านสานักงานสมยั ใหม่ก็ได้ เม่อื
ผู้บริหารหรือผ้ปู ฏิบตั งิ านเหลา่ นี้เกดิ ความคิดขึ้นมาแลว้ กอ็ าจจะนาเร่อื งนเ้ี สนอตอ่ ผูบ้ รหิ ารระดบั สูง หรอื
นาเขา้ ไปบรรจุไว้ในแผนการดาเนนิ งานด้านคอมพวิ เตอรข์ องหนว่ ยงานกไ็ ด้

3. นกั คอมพวิ เตอรแ์ ละนกั เทคโนโลยอี น่ื ๆ ในบางกรณผี เู้ สนอแนะใหห้ น่วยงานพัฒนาระบบสานักงาน
สมยั ใหมข่ ึ้นก็อาจจะเป็นนักเทคโนโลยีของหน่วยงานเอง เพราะนักเทคโนโลยเี หล่านี้มักจะไดม้ โี อกาส
ใกล้ชิดและเห็นความกา้ วหนา้ ทางด้านเทคโนโลยคี ่อนขา้ งมาก เมอื่ เหน็ แลว้ กอ็ าจจะอดไมไ่ ด้ที่จะต้องคดิ
ต้องการเปลีย่ นใหห้ น่วยงานของตนมเี ทคโนโลยีที่ก้าวหนา้ มากขึน้ เมื่อมกี ารเสนอใหพ้ ัฒนาระบบ
สานกั งานสมัยใหมใ่ นหนว่ ยงานขนึ้ แลว้ จะมีการดาเนนิ การตอ่ ไป แต่จะเป็นการดาเนนิ การแบบใดนั้นก็
ข้ึนอยู่กบั ลักษณะของหนว่ ยงาน หากหน่วยงานนน้ั มีศนู ยค์ อมพวิ เตอร์อยู่แล้วก็จะมแี นวโน้มวา่ ศนู ย์
คอมพิวเตอรจ์ ะไดร้ ับมอบหมายให้เป็นผดู้ าเนินการพัฒนาระบบสานกั งานสมัยใหม่ดีข้ึน แต่ถา้ หาก
หน่วยงานนั้นไม่มศี ูนย์คอมพวิ เตอร์อาจเปน็ ไปได้ทจ่ี ะมีการมอบหมายให้หนว่ ยงานท่เี กี่ยวข้องกับงาน
สานักงานอตั โนมัติมากท่สี ุดไปคดิ ดาเนินการ เช่น อาจจะใหห้ น่วยงานทที่ าหนา้ ท่ีด้านการสือ่ สาร
โทรคมนาคมไปวางแผนและดาเนนิ การ หรอื อาจจะมอบหมายใหแ้ ผนกสารบรรณเปน็ ผดู้ าเนนิ การ หรือ
มิฉะนนั้ อาจจะเป็นใครก็ได้สดุ แท้แตผ่ ู้บรหิ ารระดับสูงจะเหน็ ว่าเหมาะสม

องคป์ ระกอบของสานักงานสมัยใหม่

รูปภาพท่ีเก่ยี วข้อง
องค์ประกอบของสานักงานสมัยใหม่

ถา้ จะพิจารณาองค์ประกอบของสานักงานแล้ว สามารถพจิ ารณาออกได้เปน็ 2 ประเภทคือ
สงิ่ แวดลอ้ มภายนอกสานกั งาน และส่ิงแวดล้อมภายในสานักงาน ฉะน้ันผูบ้ รหิ ารสานักงานอตั โนมตั ิ
จะตอ้ งเห็นความสาคัญของส่ิงแวดล้อมทง้ั 2 ประเภทน้ี โดยต้องปรับปรุงแกไ้ ขใหเ้ ป็นไปตามความ
ต้องการของผูป้ ฏิบตั งิ านในสานกั งานนน้ั ๆ ดังนี้
สิ่งแวดล้อมภายนอกสานักงาน มอี งคป์ ระกอบที่พอจะพจิ ารณาไดด้ ังนี้

1.ท่ีตัง้ สานกั งาน สภาพแวดล้อมเก่ยี วกบั ทีต่ ้งั ของสานกั งานก็มีการเปลี่ยนแปลงไปจากในสมยั ก่อน ใน
อดตี สภาพแวดล้อมของสานกั งานบางแหง่ ไม่ใครส่ ะดวกสบายนกั สานกั งานอาจจะตง้ั อยู่ ณ จดุ ทีอ่ ยนู่ อก
เสน้ ทางคมนาคมหลักไปมาได้ไมใ่ คร่สะดวก ระบบขนส่งสาธารณะไม่พอเพียง การสอ่ื สารโทรคมนาคมก็
ลาบากเพราะความจากัดของเลขหมายโทรศพั ท์ ร้านค้าและร้านอาหารสาหรับใหบ้ ริการพนักงานกม็ นี ้อย
และไมใ่ คร่ถกู สุขลักษณะ แต่ในปจั จุบันสภาพโดยรวมของประเทศไดเ้ ปล่ยี นไปจากเดมิ การเฟอ่ื งฟขู อง
เศรษฐกจิ ของประเทศในช่วงตั้งแต่ปี พ.ศ. 2530-2540 ได้ทาใหเ้ กดิ การก่อสร้างอาคารสานกั งานสมัยใหม่
มากขึน้ เกิดกจิ การต่าง ๆ ในย่านสานักงานมากข้นึ โดยเฉพาะร้านคา้ และรา้ นอาหารสาหรับให้บรกิ าร
พนักงาน แมแ้ ต่ในหนว่ ยงานของรัฐเองก็เอาใจใส่สภาพแวดลอ้ มของสานักงานมากข้นึ มีการจัดรปู แบบ
สานักงานใหม่เพื่อใหพ้ นกั งานเจา้ หน้าที่มีความรู้สึกทดี่ ีตอ่ การปฏบิ ัตงิ านมากขึ้น ส่วนทางด้านระบบ
โทรศัพทก์ ็ไดม้ ีการปรบั ปรุงใหเ้ ลขหมายโทรศัพทม์ ากขน้ึ ทัง้ ในส่วนกลางและส่วนภมู ภิ าคทาใหก้ าร
ตดิ ต่อสอื่ สารมายังสานกั งานสะดวกสบายมากขน้ึ และเปน็ ผลใหก้ ารปฏบิ ตั งิ านของสานักงานมี
ประสทิ ธิภาพมากขนึ้ ดว้ ย

2.การคมนาคม สภาพแวดลอ้ มทผ่ี ู้บรหิ ารสานักงานส่วนมากไมส่ ามารถแกไ้ ขได้เองคอื สภาพของการ
คมนาคมและระบบคมนาคม การเดนิ ทางของพนกั งานและผบู้ ริหารจากบา้ นหรือท่ีพักอาศัยมายงั
สานกั งานนนั้ เป็นเร่อื งสาคัญมาก การปฏิบตั งิ านของสานกั งานในประเทศไทยยังจาเปน็ จะต้องให้
พนกั งานเข้ามาน่ังปฏบิ ัตงิ านในสานกั งาน พนักงานแตล่ ะคนมีโตะ๊ สาหรับน่งั ทางานประจา จะมียกเวน้
เฉพาะพนักงานบางตาแหนง่ เช่น พนักงานขบั รถ หรอื -ภารโรงทีอ่ าจจะไมม่ โี ต๊ะทางาน เมื่อการเดินทาง
ไม่สะดวกเพราะปัญหาการจราจรทแี่ ออดั คับคั่งในเมืองใหญ่ หรอื ในกรุงเทพมหานคร หรือเพราะขาด
ระบบขนส่งมวลชนทคี่ รอบคลมุ ทกุ พ้ืนที่ อีกทงั้ การขยายเมืองออกไปทาใหพ้ นกั งานจาเปน็ ต้องซื้อรถยนต์
สว่ นตวั มาใช้มากขึ้น และทาให้เพ่มิ จานวนรถยนตท์ ี่แลน่ อยู่บนถนนมากย่งิ ข้ึน และส่งผลให้เกดิ ปญั หา
เรอ่ื งการจอดรถยนตใ์ นสานกั งาน และจาเป็นท่สี านักงานจะตอ้ งปรับเปลี่ยนวิธกี ารปฏบิ ตั งิ าน เช่น ทาง
ราชการได้ยินยอมให้ข้าราชการและพนักงานเข้าปฏิบัตงิ านในเวลาทตี่ า่ งกันได้เช่น เรม่ิ งานตั้งแต่เวลา

7:30 น. 8:30 หรือ 9:30 โดยกาหนดให้อย่ใู นสานกั งาน 8 ช่ัวโมง ทั้งนี้เพือ่ เปน็ การทาให้เกิดการเฉล่ีย
ของจานวนรถยนต์บนถนนดว้ ย การปรับเปลยี่ นการปฏบิ ัตงิ านเชน่ น้ีทาให้เกดิ ปญั หายุง่ ยากในการ
ปฏบิ ตั งิ านสานกั งานมาก เพราะบุคคลภายนอกท่ตี ้องการติดต่อกับเจ้าหน้าทีค่ นใดคนหนง่ึ อาจมีปญั หาไม่
สามารถโทรศัพท์ตดิ ต่อกับเจา้ หนา้ ทผี่ ู้นน้ั ไดเ้ พราะยงั เดนิ ทางมาไมถ่ ึง หรือยังไม่ได้เร่มิ งานเมอื่ ผูต้ ดิ ต่อ

3.เศรษฐกจิ สภาพเศรษฐกิจของไทยในปัจจบุ นั เปน็ ปญั หาต่อผู้ประกอบการ และผขู้ ายแรงงานเป็น
อยา่ งมาก ถา้ หากว่าสานกั งานใช้เทคโนโลยสี งู จะทาให้เสียค่าใช้จ่ายการซ้อื อุปกรณ์มาใช้ในระบบรวมท้งั
ตอ้ งจา้ งแรงงานที่มีความรู้ความสามารถ ซ่งึ ค่าแรงก็จะแพง ส่ิงเหลา่ นีผ้ ูบ้ รหิ ารจะต้องเปน็ ผู้มีวิสยั ทศั น์
สามารถมองสภาพเศรษฐกจิ ในอนาคตได้ หากพนกั งานมีรายได้ดยี ่อมเปน็ การสรา้ งขวัญกาลังใจกบั
พนกั งาน สามารถปฏิบตั ิงานใหก้ บั สานักงานได้อย่างมปี ระสิทธิภาพ

4.การเมอื ง การเมอื งย่อมมผี ลกระทบต่อการลงทุนของสถานประกอบการต่าง ๆ ถา้ การเมืองดาเนิน
ไปตามระบอบประชาธปิ ไตยแล้วจะทาให้ภาวะการลงทุนดา้ นธุรกจิ อุตสาหกรรมดี มีการเพ่ิมเงินลงทุน
การเงินหมุนเวียน การใช้จ่ายเงินคล่องตัว ซ่ึงจะทาให้รายไดข้ ององค์กรนัน้ ๆ

ดขี น้ึ จงึ จาเป็นอย่างยง่ิ ทจ่ี ะตอ้ งมีสานกั งานเพื่อคน้ หาขอ้ มูลไดอ้ ยา่ งสะดวก และรวดเรว็ ทันต่อการบริหาร

5.สังคม สภาพแวดล้อมทางสังคม เป็นสิ่งที่ต้องคานึงถึงในการจัดต้งั สานกั งาน ถ้าสงั คมดมี ีความรกั
สามัคคี มรี ะเบียบวินยั ของสงั คมดี ย่อมทาใหส้ ภาพของแรงงานในท้องถิ่นน้ันดีขน้ึ ย่อมสง่ ผลต่อแรงงาน
ของพนักงานในสานักงานได้

สานักงานสมยั ใหม่
ลกั ษณะสาคญั ของสานกั งานสมัยใหม่

สานักงานสมัยใหมม่ ีลักษณะท่ีสาคัญ ดงั นี้

1. ผู้บริหารและพนักงานท่ีเกี่ยวขอ้ งล้วนใชอ้ ปุ กรณ์คอมพวิ เตอร์ที่เชือ่ มตอ่ กันเปน็ ระบบเครอื ขา่ ยขนาด
เลก็ หรือระบบเครือข่ายแลน

2. มกี ารวางแผนระบบแฟม้ ขอ้ มลู อตั โนมัติเพื่อใหผ้ ใู้ ช้สามารถค้นหาข้อมลู และเอกสารไดอ้ ยา่ งสะดวก
รวดเร็ว

3. ผ้บู ริหารสนับสนุนการใชร้ ะบบสานกั งานสมัยใหมแ่ ละลงมอื ใชง้ านเอง

4. ซอฟต์แวร์ต่าง ๆ ใช้ง่าย และเปน็ มาตรฐานเดียวกนั ทัง้ องค์การ

5. อปุ กรณ์ตา่ งๆ เป็นมาตรฐานและทางานรว่ มกันได้

6. ระบบงานประยุกต์ต่าง ๆ ไดร้ บั การตดิ ตัง้ หรือพัฒนาขึน้ ให้ตรงกับความ

ภารกิจและบทบาทหนา้ ท่ีของสานกั

งานธุรการ ประกอบดว้ ย

งานธุรการ

1.ทาหน้าที่ในการลงทะเบียนรบั -ส่ง เอกสารและคัดแยกเอกสาร สง่ ตอ่ ไปยงั หนว่ ยงานต่าง ๆ ท่ี
เกยี่ วข้อง
2.ทาหน้าที่จัดพิมพ์ และจดั ส่งเอกสารของหน่วยงานไปยังหน่วยงานทเ่ี ก่ียวขอ้ ง รวมทัง้ จดั เก็บเอกสาร
ใหเ้ ปน็ ระบบ งา่ ยตอ่ การค้นหา
3.ทาหน้าที่ดูแลและอานวยความสะดวกในการใชห้ ้องเพื่อกจิ กรรมของมหาวิทยาลัยฯ
ดแู ลการจัดเล้ยี งในการจัดกจิ กรรมต่าง ๆ ของมหาวิทยาลัยฯ
จัดสรรตารางการใช้ยานพาหนะสาหรับกจิ กรรมตา่ ง ๆ ของมหาวิทยาลยั ฯ
งานต้อนรับ

แผนกจัดซ้ือและพสั ดุ ประกอบดว้ ย

งานจดั ซื้อ

1.ทาหน้าที่วางระเบียบการจัดซอ้ื และปฏิบตั ิตามขน้ั ตอนการจัดซือ้ อย่างเป็นระบบพรอ้ มท้งั จัดทา
เอกสารการสั่งซือ้ วสั ดุอปุ กรณ์ และเครอ่ื งมอื เครอ่ื งใช้ตามความต้องการของหน่วยงานต่าง ๆ ตามเง่ือนไข
ของมหาวิทยาลยั ฯ อาทิเช่น ชาระเงนิ สด ขอเครดติ สญั ญาว่าจ้าง เป็นต้น
2.ทาหน้าทสี่ ารวจ เปรยี บเทยี บราคาสินค้าเพ่ือเป็นข้อมูลประกอบการตดั สินใจ นาเสนอผบู้ รหิ ารอนมุ ัติ
จัดซื้อต่อไป
3.ทาหน้าที่จัดซ้ือวัสดอุ ุปกรณ์ เคร่ืองมือ เคร่อื งใชข้ องมหาวิทยาลยั ฯ ตามทไ่ี ด้รับการอนุมัติ ให้ทันตาม
ความตอ้ งการของหน่วยงานที่ขอใหส้ งั่ ซือ้
ดาเนินการสรรหาผขู้ ายรายใหม่อยา่ งตอ่ เนอ่ื ง
4.ทาหน้าที่จัดทาสรุปรายงานผลการปฏบิ ตั ิงานตา่ ง ๆ ที่เกย่ี วข้องกับงานจดั ซื้อนาเสนอผลงานต่อ
ผู้บริหาร เพือ่ เป็นแนวทางในการดาเนนิ งานต่อไป
งานพสั ดุ

ตรวจรับสนิ ค้าตามใบส่งั ซื้อ เพ่ือจัดเกบ็ เข้าหอ้ งสต็อกพรอ้ มออกใบรายงานรับสนิ ค้าเขา้ ตามลาดับเลขที่
นาสง่ แผนกบญั ชีต่อไป

อานวยความสะดวกในการให้บรกิ ารเบกิ -จา่ ย และยมื -คนื วสั ดอุ ปุ กรณ์ ทุกวันองั คารและวนั พฤหสั บดี
ตามวัน และเวลาทก่ี าหนด
บนั ทึกรายการการเบิก-จ่าย และยืม-คนื แยกประเภทตามหมวดหมู่ พรอ้ มทง้ั รวบรวมจัดเกบ็ เข้าแฟ้ม
ต่อไป