SOP KEARSIPAN DIGITAL

PROSEDUR ALIH MEDIA (DIGITALISASI) ARSIP

No SOP: No. Revisi: - Halaman :
Tanggal Terbit: #1/4

Ditetapkan oleh

Ketua Prodi Ilmu Perpustakaan

A. PENGERTIAN Nama: Ketua Prodi
B. TUJUAN NIP:
Alih media (digitalisasi) merupakan proses kegiatan merubah arsip tekstual menjadi
arsip media baru (terbaca oleh komputer) .
SOP Alih Media (Digitalisasi) Arsip menjadi pedoman baik unit pengolah maupun
unit kearsipan di lingkungan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Ar-Raniry dalam
rangka menghemat ruangan, menghemat tenaga dan menghemat waktu untuk
penyimpanan arsipnya.

1. Tercapainya tertib administrasi persuratan
2. Tercapainya temu kembali arsip yang dibutuhkan dengan mudah, cepat dan

tepat
3. Tercapainya efisiensi ruang simpan, biaya, alat tulis kantor, waktu, dan tenaga
4. Melindungi arsip tekstual dari bencana

C. PERATURAN 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 1997 tentang
Dokumen Perusahaan;
D. PROSEDUR
2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 88 Tahun 1999 tentang Tata
E. PRODUK Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan Ke Dalam Mikrofilm Atau Media
LAYANAN Lainnya Dan Legalisasi;
F. PENYAJIAN
3. Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor :
SE/06/M.PAN/03/2005 tentang Program Perlindungan, Pengamanan dan
Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara Terhadap Musibah/Bencana;

4. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005
tanggal 27 April 2005 tentang Program Perlindungan, Pengamanan dan
Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara Terhadap Musibah/Bencana;

5. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi
dan Transaksi Elektronik;

6. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang
Keterbukaan Informasi Publik;

7. Undang - Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan, Pasal 68;

8. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal
37 Ayat (5), Pasal 40 Ayat (3), Pasal 48, Pasal 49, Pasal Pasal 99, Pasal 100,
Pasal 104, dan Pasal 105.

Alih media (digitalisasi) dilakukan dengan cara melakukan scanning terhadap
arsip, terutama arsip vital, sehingga didapatkan database dari semua arsip yang
telah dialihmediakan;
Prosedur Alih Media ini digunakan untuk segala bentuk arsip yang mempunyai
nilai guna memori bagi Lembaga ke dalam bentuk elektronik. Pelaksana utama
dari prosedur ini adalah unit kerja dan u n i t p e n g o l a h a r s i . Dalam
rangka menunjang keterbukaan informasi publik pula prosedur ini
diberlakukan untuk mempercepat proses penyebaran informasi yang bisa diakses
oleh public;
Apabila dilapangan ditemukan bahwa terdapat unit kerja yang memerlukan proses
digitalisasi ini dikarenakan nilai guna arsip atau dokumen aktif unit tersebut
begitu penting untuk keberlangsungan organisasi maka dipersilahkan untuk
menggunakan prosedur ini dan pelaksanaan untuk penyebaran informasi harus
disesuaikan dengan prosedur keterbukaan informasi publik yang dimiliki oleh
Kampus.
Tersedianya Daftar Pencarian Arsip (DPA) yang menyediakan informasi mengenai
arsip yang dikelola di unit tersebut
Arsip unit pengolah/unit kerja dan unit kearsipan yang tertata dengan baik sesuai
POB Pemberkasan Arsip

1. Bagan Arus

2. Tabular/Naratif

PROSEDUR DIGITALISASI ARSIP

BAGAN TABULAR/NARATIF PROSEDUR DIGITALISASI ARSIP

No POB: No. Revisi: - Halaman : 5
Tanggal:
Ketua Prodi Ilmu Perpustakaan

Prosedur Digitalisasi Nama: Ketua Prodi
Ars i p NIP:

Unit Kerja/Satuan Kerja dan Unit Kearsipan

Mulai

Seleksi arsip yang akan digitalisasi

Pengelompokan fisik arsip

Fisik arsip Pendataan fisik arsip Soft copy
Pemindaian arsip Penentuan jenis arsip
Input kedalam aplikasi
Masukkan kedalam stopmap

Simpan fisik arsip kedalam lemari

Selesai

Tahapan Digitalisasi arsip

1) Mulai
2) Seleksi arsip yang akan digitalisasi
3) Pengelompokan fisik arsip.
4) Pendataan fisik arsip
5) Pemindaian/scanning arsip:

(a) Fisik:
1. Masukan dan sisipkan file arsip kedalam stopmap
2. Penyusunan stopmap pada lemari arsip
3. Selesai

(b) Soft copy:
1. Menentukan jenis arsip
2. Menginput data arsip kedalam aplikasi
3. Selesai

PROSEDUR SURAT KELUAR

No SOP: No. Revisi: - Halaman :
Tanggal Terbit: #1/4

Ditetapkan oleh

Ketua Prodi Ilmu Perpustakaan

A. PENGERTIAN Nama: Ketua Prodi
B. TUJUAN NIP:
Surat keluar adalah semua surat yang dibuat/ dikeluarkan oleh suatu perusahaan
atau organisasi untuk diberikan kepada pihak lain, baik kepada perorangan maupun
perusahaan/ organisasi. surat keluar merupakan surat yang sudah lengkap (
bertanggal, bernomor, berstempel dan telah ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain).

1. Sebagai alat tata usaha
2. Sebagai wakil penulis
3. Sebagai media komunikasi tertulis
4. Sebagai alat bukti tertulis
5. Sebagai alat ukur kemajuan suatu perusahaan atau instansi

C. PERATURAN 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 1997 tentang
Dokumen Perusahaan;
D. PROSEDUR
2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 88 Tahun 1999 tentang Tata
E. PRODUK Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan Ke Dalam Mikrofilm Atau Media Lainnya
LAYANAN Dan Legalisasi;
F. PENYAJIAN
3. Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor :
SE/06/M.PAN/03/2005 tentang Program Perlindungan, Pengamanan dan
Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara Terhadap Musibah/Bencana;

4. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005
tanggal 27 April 2005 tentang Program Perlindungan, Pengamanan dan
Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara Terhadap Musibah/Bencana;

5. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi
dan Transaksi Elektronik;

6. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang
Keterbukaan Informasi Publik;

7. Undang - Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan, Pasal 68;

8. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal
37 Ayat (5), Pasal 40 Ayat (3), Pasal 48, Pasal 49, Pasal Pasal 99, Pasal 100, Pasal
104, dan Pasal 105.

1. Pembuatan Konsep yang dilakukan oleh pimpinan yang menandatangani surat
pada lembaran konsep surat. Dilakukan jika konsep surat dibuat oleh
sekretaris/operator prodi

2. Persetujuan konsep. Pimpinan memberikan persetujuan dengan memberi
tanda/paraf (acc) pada konsep

3. Pencatatan Surat. Konsep dicatat dalam Buku Agenda untuk mendapatkan nomor
surat

4. Pengetikan konsep surat, diketik dengan tembusannya
5. Pemeriksaan Pengetikan
6. Penandatanganan Surat. Dilakukan oleh pejabat yang berwenang dan

membubuhkan tanda tangan di atas nama terang
7. Pemberian Cap Dinas.
8. Melipat Surat. Surat yang asli dilipat dimasukkan dalam sampul
9. Penyampulan Surat
10. Pengiriman Surat
11. Penyimpanan Surat

Tersedianya Daftar Pencarian Arsip (DPA) yang menyediakan informasi mengenai
arsip yang dikelola di unit tersebut
Arsip unit pengolah/unit kerja dan unit kearsipan yang tertata dengan baik sesuai
SOP Pemberkasan Arsip

1. Bagan Arus

2. Tabular/Naratif

PROSEDUR SURAT KELUAR

BAGAN TABULASI/NARATIF PROSEDUR SURAT KELUAR

No POB: No. Revisi: - Halaman : 5
Tanggal:
Ketua Prodi Ilmu Perpustakaan

Prosedur Surat Nama: Ketua Prodi
Keluar NIP:

Unit Kerja/Satuan Kerja dan Unit Kearsipan

Mulai

Konsep
Pengetikan surat

Paraf

penandatanganan
Penomoran/Pencatatan

Kirim simpan

Tahapan Selesai

Surat keluar

1. Mulai
2. Pembuatan Konsep yang dilakukan oleh pimpinan yang menandatangani surat

pada lembaran konsep surat

3. Pengetikan konsep surat, diketik dengan tembusannya
4. Paraf, dilakukan oleh sekretaris
5. Penandatanganan surat, Dilakukan oleh ketua prodi dan membubuhkan tanda

tangan di atas nama terang
6. Penomoran/pencatatan, surat keluar dan copynya dibawa ke sub bagian umum

untuk dimintakan nomor surat dan stempel fakultas, kemudian dilakukan
pencatatan/ pengendalian surat kedalam buku agenda.
7. Pengiriman ke alamat tujuan surat.
8. Penyimpanan surat, copyan surat disimpan/diarsipkan
9. Selesai

PROSEDUR SURAT MASUK

No SOP: No. Revisi: - Halaman :
Tanggal Terbit: #1/4

Ditetapkan oleh

Ketua Prodi Ilmu Perpustakaan

A. PENGERTIAN Nama: Ketua Prodi
B. TUJUAN NIP:
Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun
perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterimamelalui kurir
dengan mempergunakan buku pengiriman/ekspedisi, sedangkan surat keluar
adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi,
kantor atau lembaga untuk ditujukan atau dikirim kepada instansi, kantor atau
lembaga lain

1. Sebagai alat komunikasi
2. Sebagai wakil dari penulis
3. Sebagai alat bukti historis
4. Sebagai pedoman pelaksanaan kerja
5. Sebagai alat pengingat
6. Sebagai alat bukti tertulis

C. PERATURAN 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 1997 tentang
Dokumen Perusahaan;
D. PROSEDUR
2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 88 Tahun 1999 tentang Tata
E. PRODUK Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan Ke Dalam Mikrofilm Atau Media Lainnya
LAYANAN Dan Legalisasi;
F. PENYAJIAN
3. Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor :
SE/06/M.PAN/03/2005 tentang Program Perlindungan, Pengamanan dan
Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara Terhadap Musibah/Bencana;

4. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005
tanggal 27 April 2005 tentang Program Perlindungan, Pengamanan dan
Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara Terhadap Musibah/Bencana;

5. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi
dan Transaksi Elektronik;

6. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang
Keterbukaan Informasi Publik;

7. Undang - Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan, Pasal 68;

8. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal
37 Ayat (5), Pasal 40 Ayat (3), Pasal 48, Pasal 49, Pasal Pasal 99, Pasal 100, Pasal
104, dan Pasal 105.

Prosedur pengelolaan surat masuk merupakan sebuah prosedur atau tata cara yang
harus dilakukan dan menjadi tugas pegawai sebagai bagian dari proses pencatatan
surat masuk. Pencatatan surat masuk menjadi bagian dari persuratan yang harus
dilakukan karena menyangkut hubungan kerjasama dengan instansi luar dan
menyangkut proses pencatatan kegiatan pada lembaga tersebut.
Tata cara atau prosedur pengelolaan surat dibuat dan disepakati oleh ketua prodi
yang memiliki hak dalam mengurus segala persetujuan surat menyurat pada prodi
yang dipimpinnya. Prosedur ini diketahui oleh pimpinan fakultas dan harus
dilaksanakan sebaik mungkin agar surat yang dikelola sesuai dengan konsep surat
pada fakultas. Isi dari surat masuk tersebut tentunya memiliki tujuan yang ingin
disampaikan kepada prodi/dosen yang ditujukan dengan tujuan dan maksud
kerjasama atau proses pelaksanaan kegiatan yang ada.
Tersedianya Daftar Pencarian Arsip (DPA) yang menyediakan informasi mengenai
arsip yang dikelola di unit tersebut
Arsip unit pengolah/unit kerja dan unit kearsipan yang tertata dengan baik sesuai
SOP Pemberkasan Arsip

1. Bagan Arus

2. Tabular/Naratif

PROSEDUR SURAT MASUK

BAGAN TABULASI/NARATIF PROSEDUR SURAT MASUK

No POB: No. Revisi: - Halaman : 5
Tanggal:
Ketua Prodi Ilmu Perpustakaan

Prosedur Surat Nama: Ketua Prodi
Masuk NIP:

Unit Kerja/Satuan Kerja dan Unit Kearsipan

Mulai

Penerimaan Surat
Penyortiran surat
Pencatatan surat
Pengarahan surat
Penyampaian isi surat

Simpan

Tahapan Selesai

Surat masuk

1. Mulai
2. Menerima surat, meneliti ketepatan alamat dan menangani pengiriman bahwa

surat sudah diterima

3. surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. jika surat itu untuk
perseorangan maka surat dapat diberikan langsung kepada yang dituju, tetapi
apabila surat itu merupakan surat dinas, maka surat tersebut harus diproses
lebih lanjut.

4. Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda
5. Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan

memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat
6. Penyampaian, evaluasi dan tindak lanjut isi surat masuk oleh Prodi
7. Penyimpanan/ pengarsipan surat masuk
8. Selesai