MODUL APLIKASI ARTERI

APLIKASI ARSIP TERINTEGRASI (ARTERI)

Pengelolaan arsip dalam suatu
instansi, lembaga, organisasi
maupun perorangan menjadi
kebutuhan yang sangat penting
dalam proses pemeliharaanya.
Pemeliharaan arsip yang baik
sangat menentukan proses
pencarian arsip yang sudah
tersimpan. Arsip harus dikelola dengan baik, hal ini karena arsip |merupakan
catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam
bentuk yang dibuat oleh instansi, lembaga, organisasi maupun perseorangan
dalam rangka pelaksanaan kegiatan.

Pengelolaan arsip saat ini sudah dipengaruhi dengan perkembangan
teknologi informasi. Arsip tidak hanya disimpan dalam bentuk fisik tetapi juga
disimpan dalam bentuk digital. Dengan arsip digital ini proses titik temu
kembali dapat dengan cepat dilakukan. Dukungan aplikasi sangat menentukan
efektifitas dalam proses digitalisasi arsip. Proses digitalisasi arsip tidak
sekedar menyimpan dalam bentuk file seperti PDF tetapi juga disimpan, diolah
dan proses pencarian menggunakan aplikasi. Dengan aplikasi arsip ini proses
penyimpanan, proses pencarian dan proses lainnya dilakukan dengan aplikasi

Salah satu aplikasi yang berbasis open source adalah Arteri. Arteri
merupakan aplikasi kearsipan berbasis web yang di bangun dengan tujuan
agar dapat mengintegrasikan arsip-arsip secara elektronik.

Anda dapat mengunduh secara gratis Arteri pada laman resmi Arteri:
http://arteri.sainsinformasi.org . Anda juga dapat berkontribusi dalam bentuk
perbaikan / laporan bugs dan coding, melalui source code versioning github
yang dapat diakses di https://github.com/dicarve/arteri .

1

Fitur-fitur Arteri antara lain:

 Input Data Arsip – Aplikasi Arteri memungkinkan organisasi untuk
menyimpan data arsip sesuai dengan metadata ISAD.

 Penelusuran Sederhana & Penelusuran Lanjutan – Penelusuran
dapat dilakukan melalui kolom pencarian dengan memasukan kata
kunci atau melakukan pencarian yang lebih rinci melalui ruas-ruas
arsip pada penelusuran lanjutan.

 Daftar Arsip – Menampilkan data arsip beserta tombol unduh apabila
terdapat file digital dari arsip tersebut. Detil dari data arsip juga dapat
dilihat lebih detil dengan mengklik tombol lihat. Data arsip juga dapat
diunduh kedalam format spreadsheet.

 Skema Klasifikasi – Pengguna dapat mengatur skema klasifikasi
berikut dengan jadwal retensi yang dikehendaki.

Pemilihan AplikasiArteri
Arteri merupakan aplikasi kearsipan berbasis web yang dibangun dengan

tujuan agar dapat mengintegrasikan arsip-arsip secara elektronik Aplikasi Arteri
bersifat open source, dikembangkan dengan Codeigniter dan menggunakan
basis data MySQL. Konfigurasi sistem yang diperlukan khususnya untuk
perangkat lunak adalah:
1. Sistem operasi Windows

2. XAMPP dengan bundling:
a. Apache
b. MySQL
c. PHP

d. HPMyAdmin

2

PHPMyAdmin adalah software jenis open source bersifat cross-
platform dan gratis berisi paket yang terdiri dari Apache HTTP Server,
database MySQL, dan interpreter untuk script yang ditulis dalam PHP dan
bahasa pemrograman Perl. Secara resmi XAMPP dimaksudkan untuk
digunakan hanya sebagai alat membangun suatu situs, hal ini
memungkinkan web desainer dan programmer untuk menguji pekerjaan
mereka pada komputernya tanpa akses ke internet.

3. Web browser: Google Chrome atau lainnya.

Kelebihan dan Kekurangan Menggunakan Open Source Software

Open source software tentunya menawarkan banyak kelebihan yang
tidak bisa dimiliki oleh perangkat lunak tipe lainnya. Kebanyakan,
kelebihan software tipe ini berhubungan dengan masalah legalitas yang
cukup penting di dalam dunia internet serta kebebasan dalam
mengembangkannya. Apa saja kelebihannya?

1. Bebas untuk dikembangkan: Kelebihan pertamanya adalah bebas
digunakan. Ya, ketika kamu mendapatkan software tipe ini, kamu bisa
bebas untuk melakukan apa saja dengannya tanpa perlu melanggar
peraturan dari pengembang. Dengan hal ini, kamu bisa memodifikasi
software sesuka kamu dan sesuai dengan kebutuhan kamu sendiri
karena memang itulah inti dari tipe software ini

2. Legal: Seperti yang sudah ditulis di atas, kamu bebas untuk
menggunakan software tersebut. Dan apa yang kamu lakukan
semuanya legal. Jadinya, kamu tidak melanggar apapun di dalam
hukum berlaku.

3. Tidak ada pembajakan: Dengan sistem open source, maka apa yang
kamu dapatkan itu gratis. Jadi ketika kamu mengunduhnya di
internet, itu bukanlah pembajakan karena memang apa yang kamu
unduh diciptakan untuk dibagikan kepada semua orang, tanpa

3

terkecuali sehingga kamu aman dari segala hal yang berhubungan
dengan masalah pelanggaran hukum.

Di dalam dunia teknologi, pastinya ada celah dalam urusan
kelemahan yang harus dihadapkan walau teknologi tersebut sudah
diciptakan sesempurna mungkin. Di balik kelebihan-kelebihan yang
sudah dijabarkan sebelumnya, berikut ada beberapa kekurangan yang
perlu diketahui. Namun, untuk kekurangannya sendiri, lebih berurusan
kepada sisi dari pihak perusahaan serta kemudahan dalam
menggunakannya. Berikut penjelasan selengkapnya.
1. Tidak adanya dukungan dana serta pemasaran

Ketika ada pengembang yang membuat open source software, maka
sebenarnya itu memiliki arti kalau mereka tidak memiliki dana
terlalu banyak dalam mengembangkannya serta memasarkannya.
Dengan kondisi ini, maka ini bisa disebut sebagai kekurangan juga
karena pada akhirnya, tidak banyak orang yang tahu dengan software
open source karena kurangnya pemasaran yang disebabkan dana
yang kecil.
2. Interface software kurang user friendly
Lebih lanjut, yang menjadi kekurangan dari perangkat lunak jenis ini
berada pada interface software yang kurang user friendly. Anggapan
sebenarnya menjadi stereotipe terhadap software tipe ini. Software
open source hanya bisa digunakan oleh orang-orang tertentu saja
karena tidak user friendly. Hanya orang-orang yang mengenai dunia
teknologi saja yang biasanya mengerti dengan software tipe ini.

4

PROSES INSTALASI
Sebelum melakukan instalasi terlebih dahulu mempersiapkan Xampp

dan software arsip elektronik terintegrasi (Arteri)

Langkah- langkah penginstalan diantaranya:
CARA MENGINSTAL XAMPP

1. Download aplikasi XAMPP terbaru.
2. Dobel klik file XAMPP, klik Yes dan OK

5

3. Klik Next pada jendela installer

4. Pilih aplikasi yang mau di install. Pada tahapan ini, Anda akan
diminta untuk memilih aplikasi yang mau diinstal. Centang saja semua
pilihan dan klik tombol Next.

5. Pilih folder instalasi. Pastikan kapasitas hardisk atau drive tempat
Xampp mau di install masih tersedia kuota yang mencukupi.

6

6. Pilih Bahasa. Gunakan bahasa yang Anda familiar dengannya,
kemudian klik Next.

7. Jalankan instalasi. Klik Next jika Anda sudah siap memulai proses
instalasi Xampp.

7

8. Tunggu proses instalasi selesai.

9. Start XAMPP. Jika sudah muncul jendela seperti di bawah ini, klik
tombol Finish untuk menyelesaikannya.

10. Cara menjalankan aplikasi Xampp
Bukalah aplikasi XAMPP, bisa melalui Start Menu atau Desktop, dan

klik icon XAMPP. Setelah terbuka, silahkan klik tombol Start pada kolom
Action sehingga tombol tersebut berubah menjadi Stop. Dengan mengklik

8

tombol tersebut, artinya itulah aplikasi yang dijalankan. Biasanya jika saya
menggunakan XAMPP, yang di start hanyalah aplikasi Apache dan MySQL.

9

CARA INSTALASI APLIKASI ARTERI
1. Download aplikasi Arteri pada laman berikut ini:

https://github.com/dicarve/arteri/releases

2. Mengekstrak master Arteri. Proses Tampilan proses mengekstrak
master ada pada gambar dibawah ini:

10

3. Menyalin file arteri ke folder xampp/htdoc/arteri.

4. Membuat database arteri. Database ini digunakan untuk menyimpan
data arsip yang akan dimasukkan ke aplikasi arteri. Proses pembuatan
database dilakukan dengan membuka terlebih dahulu webserver yang
sudah ada yaitu xampp. Mengaktifkan webserver dilakukan dengan
mengaktifkan apache dan MySQL

Setelah webserver diaktifkan, pengguna mengaktifkan MySQL melalui
browser dengan mengetikkan laman localhost/phpmyadmin.
Selanjutnya membuat database.

11

5. Import file “sql arteri” kedalam database yang sudah dibuat. Klik “go”
pada bagian bawah

6. Setelah selesai Kembali ke dalam folder htdoc, buka file database.php
yang terdapat pada forder application/config/ lalu edit username,
password dan data base sesuai dengan konfigurasi sesuai database
pada Langkah diatas.

12

7. Proses instalasi selesai, sekarang silahkan akses Arteri pada laman
http://localhost/arteri/index.php/home/login. Proses instalasi
selesai.

13

MENJALANKAN APLIKASI ARTERI
1. buka aplikasi Arteri pada web brouser dengan laman
http://localhost/arteri, lalu login dengan username: admin dan
password: admin

Menjalankan aplikasi Arteri melalui browser dengan mengetikkan
localhost/arteri. Usename: admin dan password: admin. Berikut tampilan
beranda aplikasi Arteri.

2. Proses penciptaan Arsip
14

Sebelum menggunakan aplikasi arteri, terlebih dahulu harus ditentukan
data- data yang menjadi file master. File master yang harus ditentukan antara
lain :

 Klasifikasi
 Pencipta arsip
 Unit pengolah
 Lokasi
 Media, dan
 User

a. Kasifikasi

b. Pencipta arsip

15

c. Unit pengolah

d. Lokasi
e. Data media Arsip

16

f. User

Data-data tersebut diperlukan sebagai data master yang harus diisi

dalam pengelolaan arsip.
Gambar 6: Proses Pemasukan Master Data

3. Penyimpanan arsip dengan arteri
Proses penggunaan arsip digital didahului dengan melakukan proses
input data arsip dan pemindaian dokumen yang akan diarsip.

17

4. Pencarian Data
Dengan aplikasi arteri proses pencarian dapat dilakukan dengan cepat

tanpa melakukan penelusuran secara fisik dan duplikasi tidak perlu secara
fisik tetapi pencari arsip dapat mengunduh file secara elektronik.

Proses pencarian arsip dapat dilakukan dengan cara pencarian
cepat dan pencarian lanjut. Pencarian cepat dilakukan dengan memasukkan
kata kunci.

18

Pencarian lanjut diperlukan, jika data arsip sudah banyak dan aplikasi
arsip digunakan secara bersama dengan unit-unit yang lain. Pencarian lanjut

dapat dilakukan dengan memberikan batasan-batasan sesuai yang dapat
diinginkan,

5. Sirkulasi
Sirkulasi merupakan kegiatan melayani pengguna dalam meminjam
dan mengembalikan arsip.

Arteri merupakan aplikasi kearsipan berbasis web yang dibangun
dengan tujuan agar dapat mengintegrasikan arsip-arsip secara elektronik.
Karena aplikasi berbasis web aplikasi ini dapat di kembangkan secara mobile.

19

Lisensi aplikasi ini memakai GNU (General Public License) versi 3 yaitu lisensi
yang memungkinkan untuk memodifikasi dan mendistribusikan secara gratis.

20