00.- Programa de becas MPP-PRB-01

PROGRAMA
DE
BECAS

MPP-PRB-01

CONTROL INTERNO

Programa de Becas

Dirección de Capital Humano Capacitación

Clave MPP-PRB-01 Versión 01 Vigencia: 16/02/2018 Página: 1 de 14

HOJA DE CONTROL

Aprobación del documento

Nombre Firma

Autorizó Antonio Gaspar Vilar Vázquez
Director de Capital Humano

Autorizó Guillermo González González
Coordinador de Capacitación

Elaboró Esau Padilla Rojas
Revisó Ejecutivo de Capacitación

Juan Pablo Salazar Ruíz
Gerente General de Capital Humano

Revisó Alejandro González Alvarado
Ejecutivo de Control Interno

Control de Revisiones

Revisión Fecha Descripción de la Modificación

01 17/02/2018 Documentación primera de las políticas y procedimiento del Programa de Becas

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Tabla de contenido

I. Objetivo.............................................................................................................................................. 3
II. Alcance. ............................................................................................................................................. 3
III. Glosario de términos. ......................................................................................................................... 3
IV. Responsabilidades.............................................................................................................................. 3
V. Marco legal. ....................................................................................................................................... 4
VI. Políticas.............................................................................................................................................. 4

• Generales......................................................................................................................................................4
• De la solicitud. ..............................................................................................................................................5
• Del otorgamiento. ........................................................................................................................................6
• De la continuidad..........................................................................................................................................7
• De la suspensión o cancelación del apoyo. ..................................................................................................8
• Terminación de estudios o finalización del apoyo. ......................................................................................8
VII. Procedimiento. ................................................................................................................................... 9
VIII. Anexos...................................................................................................................................... 11
• Diagrama de flujo. DIG-PRB-01.................................................................................................................. 11
• Solicitud de beca educativa. FOR-SBC-01.................................................................................................. 12
• Carta compromiso. FOR-CCB-01................................................................................................................ 13
• Carta Proyecto. FOR-CPB-01...................................................................................................................... 14
• Solicitud de pago de becas. FOR-SPB-01 ................................................................................................... 14

Tabla 1 Apoyos económicos. ............................................................................................................... 4
Tabla 2 Datos de facturación................................................................................................................ 6

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I. Objetivo.

Establecer las políticas y procedimiento que han de cumplirse para otorgar el apoyo de becas al
personal, con la finalidad de promover la especialización que les permita acrecentar sus conocimientos
y mejorar su desempeño profesional en beneficio de él y de la empresa mediante un apoyo económico.

II. Alcance.

Estos lineamientos son de observancia obligatoria para el personal del Grupo APYMSA, involucrados
en el otorgamiento, solicitud, notificación, pago y comprobación, así como en la suspensión del apoyo.

III. Glosario de términos.

Beca: Es la cantidad económica que se otorga a los colaboradores del Grupo APYMSA a fin de apoyar
su capacitación, desarrollo humano y superación profesional a través de instituciones educativas con
validez oficial y autorizadas por el departamento de Capital Humano.

Kardex: Es un documento que contiene todo el historial académico de un estudiante hasta el último
ciclo cursado.

Capacitación: Procesos continuos de enseñanza-aprendizaje, que propician en los participantes la
adquisición y desarrollo de conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes requeridas para el
desempeño de funciones productivas en sus actividades laborales, al interior de una empresa o
institución

IV. Responsabilidades.

Capital Humano: Será responsable de la administración del programa de becas y de la revisión del
presente manual.

Gerente General de Capital Humano: Recibir del área de Capacitación, los lineamientos y políticas
que regirán los acuerdos correspondientes al Programa de Becas. Además, deberá de verificar que los
beneficiarios cumplan con apego los requisitos del presente documento, así como autorizar el pago de
la beca a la institución con la que se haya convenido.

Área de Capacitación: Recibir las solicitudes de becas para la realización de estudios y entregar la
ficha de transferencia para el apoyo del beneficiario, debidamente llenas y acompañadas de los
documentos que en ella se requieren. Supervisar la aplicación del Programa de Becas y autorizar, en
su caso, cambios, modificaciones o adiciones. Efectuar convenios con instituciones públicas y/o
privadas para el otorgamiento de becas o descuentos a favor del personal.

Beneficiario: Cumplir con los lineamientos, políticas y procedimiento descritos en este manual.

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Jefe directo: Evaluar los resultados obtenidos por el personal becado de forma mensual.

V. Marco legal.

Ley Federal del Trabajo CAPITULO III BIS – De la capacitación y adiestramiento de los trabajadores:
Artículo 153.

VI. Políticas.

• Generales.

1. A fin de promover la capacitación del personal del Grupo APYMSA, se podrán otorgar becas
para la realización de estudios, siempre y cuando reúnan los requisitos que se establecen en
los presentes lineamientos y la realización de los estudios estén vinculados con las actividades
que se realizan en la empresa.

2. El tipo de beca que se otorgará será únicamente de capacitación, en el entendido de que se
considera programa de capacitación a todo aquel programa académico que sea acorde a la
naturaleza de las actividades del personal y que le sirva de herramienta para desempeñar de
una mejor manera sus actividades laborales.

3. El Programa de Becas autorizado para el personal no debe afectar los procesos y horas de
trabajo.

4. Los tipos de becas para la realización de estudios serán otorgados de la siguiente manera tanto
para la inscripción como para las colegiaturas siempre y cuando se cumplan con los requisitos
y esté autorizado el apoyo.

Antigüedad en la Nivel de Puesto en Nivel Académico Cursos Porcentaje de
Empresa la Empresa apoyo
Relacionados 50%
2 años Todos los Niveles Preparatoria Abierta Relacionados 50%
Relacionados 50%
2 años Todos los Niveles Licenciatura Relacionados
50%
2 a 5 años Coordinación en Posgrados / Maestría
6 años adelante Posgrados / Maestría

Tabla 1 Apoyos económicos.

5. No serán autorizadas las solicitudes en las que los estudios no tengan aplicación directa a los

fines de la empresa, ni aquellos estudios que sean únicamente por aficiones o intereses

personales.

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6. Dada la naturaleza de este Programa de Becas, su conocimiento es obligatorio para todo el
personal del Grupo APYMSA que sea candidato a acceder a este beneficio (si cumple con los
requisitos); la falta de información no podrá ser utilizada como argumento válido para evitar el
cumplimiento de los lineamientos expresados en este documento.

7. Cualquier excepción a las políticas expresadas en este documento quedaran sujetas a
autorización del Consejo Directivo y/o Dirección General.

• De la solicitud.

8. El colaborador deberá de iniciar el trámite de solicitud de beca cuando menos con un mes de
anticipación al inicio de los estudios, para prever los tiempos de revisión, dictamen y autorización
por parte del departamento de Capital Humano por conducto del área de Capacitación.

9. El solicitante deberá entregar al departamento de Capital Humano la solicitud de la beca
debidamente firmada por el colaborador interesado y el jefe inmediato acompañada de los
siguiente:

a. Justificación y avaluó de las propuestas de los programas académicos e instituciones de
interés (por lo menos 3) mencionando nombre, domicilio, teléfono, horarios, plan de
estudios, persona a contactar y teléfono de la misma, así como la pertinencia y utilidad
de los estudios para el área de adscripción del colaborador.

b. Programa de estudios de las instituciones académicas, que señalen el calendario de las
actividades o estudios a desarrollar, así como los mecanismos de evaluación.

c. Carta de proyecto con apoyo del Coordinador inmediato en la que se exprese el beneficio
que significaría para las funciones que el colaborador realiza para el Grupo APYMSA.
Se resalten los beneficios que obtendrá la organización y se justifique la elección del
curso, programa o carrera y de la institución que lo imparte (correo electrónico por parte
del Coordinador inmediato en la que se explique lo antes mencionado).

d. Carta compromiso firmada.

e. Política de beca (extracto) firmada.

f. Presupuesto del costo total de los estudios, calendarizando los costos de matriculación,
inscripción, colegiaturas, parcialidades, periodicidad de los pagos y descuentos de
pronto pago o algún otro beneficio en su caso.

10. Los horarios de estudio se tendrán que procurar fuera del horario laboral en caso de que se
encuentre dentro de las horas de trabajo, será necesario tener la autorización del Gerente del
área, además de manifestar por escrito y firmando el documento donde señale la forma en que
será compensado el horario no laborado.

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• Del otorgamiento.

11. La solicitud de beca, debidamente requisitada será recibida por el área de Capacitación, quien
revisará y validará que se cumplen los requisitos establecidos en el presente documento.

12. El solicitante no deberá tener sanciones disciplinarias o actas administrativas al momento de la
solicitud del apoyo ni cursos pendientes dentro del Campus APYMSA.

13. El Gerente General de Capital Humano evaluará cada una de las solicitudes de beca,
dictaminando aquellas que procedan en función del cumplimiento de los requisitos y de los
beneficios que generen al Grupo APYMSA.

14. El interesado deberá acudir al departamento de Capacitación a los 15 días de haber entregado
la solicitud y la documentación para conocer la resolución del trámite.

15. Una vez autorizado mediante acuerdo el otorgamiento de beca, se notificará al solicitante para
que firme la carta compromiso de aceptación de la beca y de las condiciones para conservarla.

16. Posteriormente, el beneficiario capturará la solicitud del presupuesto por el porcentaje del monto
de apoyo autorizado. Debiendo de prever 15 días de anticipación para los pagos posteriores.

17. Una vez capturado el presupuesto por parte del departamento de Capacitación se entregará la
ficha de transferencia para recabar las firmas correspondientes, capturar el presupuesto en
sistema (Exodus) y entregarlos al departamento de Contabilidad.

18. El apoyo de capacitación se integrará con la aportación que haga la empresa y otra por parte
del colaborador.

19. La empresa otorgará el apoyo económico a través de una transferencia electrónica de fondos a
la tarjeta de nómina. Su aplicación queda sujeta a disponibilidad presupuestal. Dicho monto
aplicará sobre el porcentaje autorizado del total de los conceptos de inscripción y colegiatura.

20. Una vez efectuado el pago, el beneficiario solicitará la factura y complemento de pago con todos
los requisitos fiscales a nombre de Auto Partes y Más S.A. de C.V. y será su responsabilidad
realizar la comprobación de acuerdo a la Política de Comprobación de Gastos vigente.

Nombre: Auto Partes y Más S.A. de C.V.

Domicilio: Av. Juan Gil Preciado No. 4051 Interior A

Colonia: Hogares de Nuevo México

Ciudad: Zapopan

Estado: Jalisco

C.P. 45138

RFC APM8805092U9

Tabla 2 Datos de facturación

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21. Sin excepción, los apoyos están sujetos a comprobación, debiendo de ingresar a la página
www.apymsa.com.mx en el apartado de acceso a colaboradores y cargar la documentación de
la factura y complemento de pago (PDF y Xml) y el baucher o la transferencia.

22. El otorgamiento de becas no incluye:

a. Pago de exámenes de admisión, extraordinarios, cursos propedéuticos o introductorios.
Tampoco cubrirá gastos de seguro médico o similar, ni material didáctico que sea
solicitado por la institución académica para la realización de los estudios.

b. Pago de cursos de idiomas u otros que no estén integrados en el programa de estudios.

c. Pago de estacionamiento en los centros educativos, transporte escolar, cuotas
adicionales para el uso de instalaciones deportivas, bibliotecas o similares.

d. Pagos anteriores a la fecha de autorización de la beca.

e. Costos de trámites de graduación, titulación, certificados u otros documentos.

f. Recargos generados por pagos vencidos.

23. Se cuidará que la asistencia a la capacitación de integrantes de un solo departamento no afecte
el funcionamiento del mismo y que guarde proporcionalidad con otros departamentos de la
empresa.

• De la continuidad.

24. La calificación mínima para seguir recibiendo el apoyo deberá ser por lo menos en promedio de
85 en una escala de 0 a 100.

25. El beneficiario deberá presentar al departamento de Capital Humano las calificaciones que
obtenga de cada periodo para efecto de que se le siga otorgando el apoyo económico.

26. El trámite para continuar con el beneficio lo deberá efectuar el colaborador de forma mensual,
cuatrimestral, semestral o por materia, dependiendo del plan de estudios, ante el departamento
de Capital Humano.

27. Es responsabilidad del jefe directo, evaluar los resultados del colaborador beneficiado, de forma
mensual a través de un reporte de avances, enviándolo al departamento de Capital Humano y
que contenga los siguientes puntos:

a. Asistencia.
b. Puntualidad.
c. Desempeño.
d. Capacidad de trabajo en equipo.

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e. Copia de kardex o constancia de calificaciones al cierre de cada ciclo escolar.

28. Si el colaborador ya cuenta con el apoyo de beca, solamente deberá realizar el trámite por
correo electrónico para los pagos posteriores, mínimo con 15 días de anticipación con los
siguientes datos:

a. Nombre del colaborador.
b. Número de empleado.
c. Nivel académico cursando y nombre de la carrera.
d. Ciclo por cursar.
e. Pago total por ciclo.
f. Porcentaje de apoyo.
g. Monto del apoyo.
h. Promedio y kardex de calificaciones.

• De la suspensión o cancelación del apoyo.

29. Que el aprovechamiento académico sea menor de 85 o no aprobado, según sea el caso.

30. Incurrir en faltas administrativas, de probidad, honradez y las que establezca el Reglamento
Interior de Trabajo o si los resultados de la evaluación de desempeño son negativos.

31. En caso de que el beneficiario no concluya los estudios para los cuales se otorgó el apoyo, sea
porque él solicite su baja o no cubra los requisitos para conservar la beca o no haya acreditado
los estudios.

32. Dependiendo de los resultados de evaluación y kardex de calificaciones del beneficiario o si
llegara a tener algún examen extraordinario podrá caer en estatus de condicionado, reducción
o cancelación inmediata del apoyo.

33. En caso de que se presenten comprobantes de pago, boletas, constancias, certificados u otros
documentos que sean falsos o alterados.

34. Que deje de tener relación laboral con la empresa.

35. En cualesquiera de los puntos anteriores, el colaborador deberá restituir a la empresa la
totalidad del apoyo de capacitación otorgado.

• Terminación de estudios o finalización del apoyo.

36. El beneficiario establecerá el compromiso formal por escrito de prestar sus servicios en la
empresa, por lo menos durante un periodo equivalente al de los estudios realizados, una vez
concluidos los mismos. Este compromiso se manifestará desde el momento de la autorización
del apoyo.

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37. De no ser así, se descontará del finiquito el monto correspondiente a la proporción de tiempo
que el beneficiario no haya compensado, por causas imputables a él. En caso de que el finiquito
no resulte suficiente para cubrir el monto del adeudo, el beneficiario pagará el diferencial
mediante el inmediato depósito a la cuenta bancaria de la empresa que le sea señalada para
tales efectos o en su caso firmará un pagaré.

38. En los casos de deceso, incapacidad parcial o permanente, o cuando el beneficiario sea
relevado de sus funciones por motivos no imputables a él, y por lo tanto quede trunco el apoyo
o no haya compensado la totalidad de tiempo de los servicios por un periodo de tiempo
equivalente al de los estudios, no tendrá responsabilidad alguna de pagar él o sus familiares, el
monto proporcional de la beca otorgada.

39. Al finalizar sus estudios, el beneficiario deberá entregar copia del grado obtenido: constancia,
titulo, cédula, etc., en el supuesto de que no cumpla con este requisito, deberá reintegrar el
monto del apoyo recibido.

40. Al concluir los estudios y finalizar el apoyo de beca, tendrá que pasar mínimo un año, para poder
solicitar el apoyo para otra beca del siguiente nivel o grado de estudios con un máximo de 2
becas por colaborador, en base a los lineamientos vigentes al momento de la solicitud. Salvo
que por necesidades de la empresa y el grado de especialidad se haga la excepción de este
punto.

VII. Procedimiento.

RESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMATO O DOCTO.
INTERESADO NÚMERO
Solicita al personal de Capacitación orientación
CAPACITACIÓN 1 y solicitud para trámite de becas

Orienta al interesado y proporciona información
2 sobre los requisitos y documentación

necesarios para el trámite de beca

3 Proporciona formato al interesado para el SOLICITUD DE BECA
registro de sus datos

INTERESADO 4 Recibe formato, requisita los espacios de la
solicitud de la beca y entrega a Capacitación

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RESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMATO O DOCTO.
INTERESADO NÚMERO
Anexa propuesta de Instituciones, programa de CARTA PROYECTO
CAPACITACIÓN 5 estudios, carta proyecto, carta compromiso y CARTA COMPROMISO
presupuesto del costo total de los estudios;
firmados por el interesado y el jefe inmediato

Recibe y revisa que la solicitud esté
6 debidamente requisitada y estén completos los

documentos

NO ESTÁ DEBIDAMENE REQUISITADA
7 Devuelve documentación al interesado

Conecta con actividad 4

ESTÁ DEBIDAMENTE REQUISITADA
8 Envía al Gerente General de Capital Humano

para validación

9 Efectúa validación de documentos para
determinar procedencia de la solicitud

GERENTE GENERAL NO PROCEDE SOLICITUD
CAPITAL HUMANO 10 Regresa documentos a capacitación

CAPACITACIÓN Recibe documentación y entrega al interesado
GERENTE GENERAL 11
CAPITAL HUMANO
TERMINA PROCEDIMIENTO
CAPACITACIÓN
PROCEDE SOLICITUD
INTERESADO 12 Turna solicitud a Capacitación e indica el

porcentaje de apoyo

Recibe solicitud, registra los datos, entrega
13 ficha para transferencia al interesado y copia de

los documentos entregados

14 Recibe ficha para transferencia y recaba firmas SOLICITUD PAGO DE

correspondientes BECA

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RESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMATO O DOCTO.
INTERESADO NÚMERO
Captura solicitud de presupuesto en sistema
15 Exodus conforme al monto autorizado

Solicita factura y complemento de pago a la

Institución educativa y realiza comprobación de FACTURA (PDF/XML)
presupuesto COMPLEMENTO DE

16 FIN DE PROCEDIMIENTO PAGO
BAUCHER

Nota: El interesado deberá realizar el trámite TRANSFERENCIA

cada ciclo escolar

VIII. Anexos.
• Diagrama de flujo. DIG-PRB-01

INTERESADO Solicita al personal 1 Recibe formato, 4 Anexa información 5 Devuelve 7 Recibe ficha para 14 Captura solicitud de 15 Solicita factura, 16
de capacitación requisita los datos y de instituciones, documentación al transferencia y presupuesto en complemento de
orientación y carta proyecto y recaba firmas Exodus
solicitud para el entrega a carta compromiso interesado pago y realiza
trámite de becas capacitación comprobación
Inicio

Orienta al 2 Proporciona 3 Recibe y revisa que 6 NO Recibe solicitud, 13 Recibe 11
interesado y formato al la solicitud este registra datos y documentación y
CAPACITACIÓN proporciona interesado para debidamente Información elabora ficha de Fin
información de los registro de sus requisitada correcta transferencia entrega al
interesado
requisitos datos SI

Envía al Gerente 8
General de Capital

Humano para
validación

GTE. GRAL. DE CAPITAL HUMANO Turna solicitud a 12
capacitación e
indica % de apoyo

Recibe y válida 9 SI Regresa 10
documentos para Procede
NO documentos a
determinar
procedencia de la capacitación

solicitud

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• Solicitud de beca educativa. FOR-SBC-01

AUTO PARTES Y MÁS, S.A. DE C.V.

Solicitud de beca educativa

Fecha de elaboración:

NO. EMPLEADO DATOS GENERALES ANTIGÜEDAD EN LA EMPRESA
APELLIDO PATERNO
FECHA DE INGRESO
PUESTO
APELLIDO MATERNO NOMBRE(S)

SUCURSAL (ESPECÍFICA) UBICACIÓN
CEDIS (DEPARTAMENTO)

NOMBRE DATOS DE LA INSTITUCIÓN NIVEL DE ESTUDIOS DURACIÓN
AÑOS
INCORPORACIÓN Y CLAVE

CARRERA O LICENCIATURA HORARIO FECHA INICIO FECHA
TERMINO

COSTO INSCRIPCIÓN COSTO COLEGIATURA TOTAL, DE CUATRIMESTRES O SEMESTRES

NOMBRE DEL CONTACTO TELÉFONO

DATOS FISCALES DATOS BANCARIOS

NOMBRE BANCO

R.F.C. CUENTA

CALLE Y NUM CLABE

C.P. REFERENCIA

DATOS PARA SER LLENADOS POR EL DEPARTAMENTO DE CAPITAL HUMANO

CONDICIONES GENERALES

¿Por qué? ¿Por qué?

PROGRAMA DE BECA SI NO

BECA AUTORIZADA PARA CURSAR:

1er SEMESTRE 2do SEMESTRE 3er SEMESTRE 4to SEMESTRRE 5to SEMESTRE TOTAL%
TOTAL $
CALIF % CALIF % CALIF % CALIF % CALIF %

6to SEMESTRE 7mo SEMESTRE 8vo SEMESTRE 9no SEMESTRE 10mo SEMESTRE

CALIF % CALIF CALIF % CALIF % CALIF %

SOLICITANTE GERENTE AREA COORD. CAPACITACIÓN GTE. GRAL. CAPITAL HUMANO

FIRMA FIRMA FIRMA FIRMA

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Programa de Becas

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• Carta compromiso. FOR-CCB-01

AUTO PARTES Y MÁS, S.A. DE C.V.

Carta Compromiso

APYMSA AUTO PARTES Y MAS S.A DE C.V.

PRESENTE:

Quien suscribe, ____________________________________ por medio de la presente manifiesto
mi compromiso para dedicar, el tiempo necesario para que los trabajos y actividades académicas
derivadas de los estudios solicitado culminen exitosamente, así como seguir y respetar todo lo
dispuesto en la política de becas.

Considero que este compromiso y tiempo serán suficientes para alcanzar resultados satisfactorios,
para el cumplimiento de mis funciones en la empresa.
Por otra parte, me comprometo a continuar dentro de la empresa una vez concluido mis estudios de
manera satisfactoria, el tiempo que se está estipulando será el mismo que estuve cursando mis
estudios.
En caso de no continuar en la empresa en el mismo periodo me hare responsable de pagar toda la
inversión que la organización realizo para mi superación personal.

Sin otro en particular, con respeto me despido.

Atte.:

______________________________
Nombre completo y firma

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Dirección de Capital Humano Capacitación

Clave MPP-PRB-01 Versión 01 Vigencia: 16/02/2018 Página: 14 de 14

• Carta Proyecto. FOR-CPB-01

• Solicitud de pago de becas. FOR-SPB-01

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