Komunikasi Perkantoran

KELOMPOK 2

KOMUNIKASI
PERKANTORAN




Disusun Oleh:
(1902016060 Muhammad Rahul) . (1902016061 Rindang Dwi Sulistiyowati) . (1902016079 Nabhilah)

(1902016084 Rafida Hanin) . (1902016092 Vinsentius Deden) . (1902016099 Elisabeth) .
(1902016107 Karina Septiani)

Administrasi Publik
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Mulawarman

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami ucapkan kehadirat Allah SWT atas segala
rahmat-Nya sehingga buku digital dengan judul "Komunikasi
Perkantoran" ini dapat tersusun dengan tepat waktu. Tidak lupa
kami mengucapkan terima kasih terhadap bantuan dari pihak
yang telah berkontribusi dengan memberikan sumbangan baik
pikiran maupun materinya.

Tidak lupa penulis mengucapkan terima kasih kepada Ibu Dini
Zulfiani, S.Sos, M.Si selaku dosen. Penulis juga mengucapkan
terima kasih kepada teman-teman yang telah berkontribusi
dalam pembuatan karya ilmiah ini.

Penulis menyadari ada kekurangan pada karya ilmiah ini. Oleh
sebab itu, saran dan kritik senantiasa diharapkan demi
perbaikan karya penulis. Penulis juga berharap semoga karya
ilmiah ini mampu memberikan pengetahuan tentang Komunikasi
Perkantoran.

Samarinda, 7 Februari 2022







Tim Penulis

SUB MATERI

01 PENGERTIAN KOMUNIKASI

PERKANTORAN

02 PROSES KOMUNIKASI KANTOR
03 RUANG LINGKUP MEDIA


KOMUNIKASI KANTOR
04 MEDIA KOMUNIKASI EKSTERNAL


DAN INTERNAL
05 EFEKTIFITAS KOMUNIKASI KANTOR

Pengertian Komunikasi Perkantoran

Pengertian Komunikasi

Komunikasi berasal dari kata dalam
bahasa latin Communico yang artinya
membagi berbagai definisi komunikasi
menurut beberapa ahli yaitu:

Kelompok sarjana komunikasi.
komunikasi adalah suatau transaksi, proses
simbolik yang menghendaki orang-orang
mengatur lingkungan dengan membangun
hubungan antar sesama manusia melalui
pertukaran informasi untuk menguatkan
sifat dan tingkah laku itu, berusaha
mengubah sikap dan tingkah laku itu.

Menurut Everett M. Rogen,
komunikasi adalah proses dimana suatu ide
di alihkan dari sumber kepada suatu
penerima atau lebih dengan maksud
mengubah tingkat laku mereka

Menurut Louis Forsdale,
Komunikasi adalah suatu proses memberikan
signal menurut aturan tertentu, sehingga
dengan cara ini suatu sistem dapat didirikan,
dipelihara, dan diubah. Kata signal maksudnya
adalah signal yang berupa verbal dan
nonverbal yang mempunyai aturan tertentu.

Menurut James A. F. Stoner,
Pengertian komunikasi adalah suatu proses
pada seseorang yang berusaha untuk
memberikan pengertian dan informasi dengan
cara menyampaikan pesan kepada orang lain.

Menurut Lasswell
Komunikasi adalah proses penyampaian
pesan oleh komunikator kepada komunikan
melalui media yang menimbulkan efek
tertentu.




Dari beberapa definisi tersebut di atas dapat disimpulkan
bahwa komunikasi merupakan proses penyampaian pesan dari
komunikator kepada komunikan dengan menggunakan saluran
komunikasi yang diharapkan menimbulkan umpan balik dari
komunikan, dalam rangka mencapai tujuan tertentu.

Komponen Komunikasi

KOMUNIKATOR PESAN MEDIA
Orang yang Ide/ gagasan
menyampaikan pesan Sarana untuk
mengirim
pesan

GANGGUAN FEED BACK KOMUNIKAN

Usaha dari Umpan balik/ Orang yang
luar yang respon yang menerima pesan
menghalangi disampaikan
oleh komunikan
secara
konsepsional kepada
komunikator

Model Komunikasi

Model Lasswell

Who Says what In wich
massage channel

Effect To Whom

Model Middleton

Pesan

Sumber Penerima

Umpan
Balik

Model Shannon dan Weaver

Komunikator Sumber
Transmitter Gangguan
Gangguan
Alat Penerima

Tujuan

Pengertian Perkantoran

Kantor berasal dari bahasa Belanda “Kantoor” adalah

sebutan untuk tempat yang digunakan untuk

perniagaan atau perusahaan yang dijalankan secara

rutin. Kantor bimsaauhpaunnyaba
bnegruunpaan suatu kamar atau
ruangan kecil bertingkat tinggi.

(Long, 2004) Kantor menurut Kamus Besar Bahasa

Indonesia adalah balai (gedung, rumah, atau ruang)

tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut

tempat bekerja.

Menurut George R Terry,

Pekerjaan perkantoran meliputi

penyampaian keterangan secara

lisan dan pembuatan warkat-

warkat tertulis dan laporan-

laporan sebagai cara untuk

meringkaskan banyak hal dengan

cepat, guna menyediakan suatu

landasan fakta bagi tindakan

pengawasan pimpinan.

Menurut (Atmosudirjo, 1982) kantor adalah setiap
tempat yang biasanya dipergunakan untuk
melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama
apapun juga tempat tersebut mungkin diberian.
Prajudi Atmosudirjo (1982:25), kantor adalah unit
organisasi terdiri atas tempat, staf personel dan
operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.

Pengertian Komunikasi Perkantoran

Menurut Armida Silvia Asriel dkk dalam buku
Manajemen Kantor (2016), definisi komunikasi
kantor adalah proses komunikasi yang diawali
dengan penyalinan ide, pengolahan data
menjadi informasi, serta penyampaian pesan
dari satu pihak ke pihak lainnya.

Komunikasi perkantoran adalah proses
berbagi pengetahuan dan gagasan antara
satu orang atau kelompok dengan orang atau
kelompok lain dalam suatu organisasi baik
secara verbal maupun nonverbal. (Chegg
India, 2021).

Komunikasi perkantoran terjadi dalam suatu

kantor dan bertujuan untuk meningkatkan

kinerja kantor tersebut. Dengan

berkomunikasi maka akan mengantarkan

terbentuknya kesatuan sistem dari bagian-

bagian yang saling bergantung serta

terciptanya pola hubungan tata kerja.

Jenis Komunikasi Perkantoran

Komunikasi kantor dapat dibedakan menjadi 2
macam, yaitu :

Tata hubungan administrasi, disebut juga tata
hubungan fungsi, yakni fungsi setiap orang yang
mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai
administrator atau sebagai manager. Jadi tata
hubungan administrasi, adalah tata hubungan
yang dilakukan oleh setiap orang yang
mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai
administrator atua sebagai manegeer dengan
para bawahan atau para pelaksananya yang
mengandung unsur perintah.

Hubungan tata usaha, adalah hubungan yang
terjadi atau yang berlangsung antara satuan
organisasi dalam suatu organisasi, yang tidak
mengandung unsur perintah.

ProPseerskKanomtournainkasi

Proses Komunikasi

Komunikasi biasanya terjadi secara terencana dan
berkesinambungan. Didalam proses komunikasi
mengandung unsur-unsur utama, yaitu:

1. Pengirim Berita
Yakni orang yang bermaksud sesuatu kepada orang lain.
Caranya adalah dengan menggunakan tanda-tanda,
dengan tanda-tanda tersebut diusahakan agar orang lain
mengerti apa yang dimaksud. Tanda dapat berupa kata,
tindakan. Gambar atau angka.

2. Sarana Komunikasi
Yakni saluran serta mekanismme yang dipergunakan
untuk menyalurkan tanda-tanda.

3. Penerima Berita
Yakni orang yang menerima tanda yang dikirimkan dan
menerjemahkannya ke dalam sesuatu yang berarti bagi
dirinya.

Di dalam organisasi kantor yang sudah kompeks tentu
saja masih banyak unsur-unsur komunikasi yang dapat
masuk dalam proses selain ketiga unsur di atas, misalnya
alat pengirim warta, alat penerima warta, isyarat dan lain

sebagainya.
Komunikasi merupakan proses yang dinamis dan timbal

balik yang dapat digambarkan sebagai berikut:
a) Pengirim mempunyai ide dan berkeinginan untuk membaginya.

b) Pengirim menyandikan ide dengan memutuskan bentuk pesan
(tulisan, ekspresi wajah, isyarat gerak), panjang, organisasi, nada
dan tipe yang semuanya tergantung pada ide, audiens,
pembawaan diri maupun mood pengirim.

c) Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih jalur
komunikasi (verbal dan nonverbal, tergantung pada pesan,

lokasi audiens, kebutuhan akan kecepatan diterima, dan
formalitas yang dibutuhkan.

d) Penerimaan mendapatkan pesan, agar komunukasi terjadi,
penerimaan harus mendapatkan pesan, jika kita mengirimkan

suratnya terlebih dahulu dan lain sebagainnya.

e) Penerimaan menguraikan pesan, dengan memahami pesan yang
disampaikan dan menyimpannyadi pikirannya. Jika mereka telah

memahami dengan benar pesan yang disampaikan, dengan arti yang
sama sesuai dengan yang dimaksud pengirim.

f) Penerima mendapatkan feedback yang memungkinkan pengirim
mengevaluasi efektivitas dan pesan (komunikasi yang telah

dilakukan. Ika mereka belum mengerti, kita harus menjelaskan hingga
mengerti).

Proses komunikasi, menurut Onong Uchjana
Effendy (2001:11-16) terbagi menjadi dua tahap,

yakni secara primer dan secara sekunder.

a) Proses komunikasi secara primer

Proses komunikasi secara primer adalah proses
penyampaian pikiran dan atau perasaan seseorang kepada
orang lain dengan menggunakan lambang (symbol)
sebagai media. Lambang sebagai media primer dalam
proses komunikasi adalah bahasa, kial, isyarat, gambar,
warna dan lain sebaginya yang secara. langsung mampu
"menerjemahkan' pikiran dan atau perasaan komunikator
kepada komunikan.

b) Proses komunikasi secara sekunder

Proses komunikasi secara sekunder adalah penyampaian
pesan oleh seseorang kepada orang lain menggunakan alat
atau sarana sebagai media kedua dalam melancarkan
komunikasinya karena komunikan sebagai sasarannya
berada di tempat relatif jauh atau jumlahnya banyak. Surat,
telepon, teleks, surat kabar, majalah, radio, televisi, film dan
banyak lagi adalah media kedua yang sering digunakan
dalam komunikasi.

Proses komunikasi sering juga

dipandang sebagai kerangka model yang

menunjukkan suatu rangkaian tahap

demi tahap. Sebagaimana yang

dikemukakan Arni Muhammad (1995:5)

yang dimaksudkan dengan model

komunikasi adalah gambaran yang

sederhana dari proses komunikasi yang

memperlihatkan kaitan antara satu

komponen dengan komponen lainnya.

Penyajian model komunikasi

dimaksudkan untuk mempermudah

memahami proses komunikasi dan

melihat komponen dasar yang perlu ada

dalam suatu komunikasi.

Sedangkan oleh The Liang Gie (1992:66), komunikasi
di dalam kantor itu prosesnya dibedakan menjadi dua
macam, yaitu:

1. Hubungan tegak (vertikal) ialah proses
penyampaian suatu warta dari pihak pimpinan kepada
para karyawan (vertikal ke bawah) maupun dari pihak
bawahan kepada pimpinan (vertikal ke atas).

2. Hubungan datar (horizontal) adalah hubungan
diantara para pejabat atau satuan pada tingkat
jenjang organisasi yang kurang lebih sederajat.

RKuaomngunLiiknagskiuKpaMnteodria

Ruang Lingkup Media Komunikasi Kantor

Komunikasi merupakan salah satu kegiatan rutin dari
suatu kantor. Berdasarkan hasil dari suatu penelitian,
diketahui bahwa antara 75% sampai 90% dari waktu

kerja kita, kita pergunakan untuk komunikasi.

1. 5% dipergunakan untuk menulis

2. 10% dipergunakan untuk membaca
3. 35% dipergunakan untuk berbicara dan

4. 50% dipergunakan untuk mendengarkan.
(Jiwanto dalam I.G. Wursanto, 1987:29)

Oleh karena itu komunikasi kantor harus efektif, yaitu
pesan yang disampaikan haru diterima dengan baik oleh
komunikan. Agar komunikasi efektif, komunikator harus
merencanakan komunikasi dengan baik, yaitu
merumuskan pesan dengan jelas, menggunakan cara
yang dapat dimengerti oleh penerima pesan,
menyampaikan pesan secara lengkap, dilakukan dalam
waktu yang tepat serta menggunakan media yang
benar.

Salah satu penentu efektivitas komunikasi adalah media
yang digunakan. Kualitas media yang baik sangat
berpengaruh dalam proses komunikasi, untuk itu pemilihan
media komunikasi itu sangat penting. Menurut Komaruddin
(1993:84) dalam memilih media komunikasi perlu
mempertimbangkan seperti berikut:

1.Kecepatan. Sampai sejauh mana pentingnya komunikasi.
2.Kecermatan. Apakah informasi yang akan disampaikan

membutuhkan kecermatan? Apabila data dalam bentuk
angka disampaikan melalui telepon, kesalahan dengar
hampir tak dapat dihindarkan.
3.Keamanan. Apakah resiko hilangnya informasi selama
informasi itu disampaikan?
4.Kerahasiaan. Apakah akan muncul masalah apabila
informasi tersebut jatuh ke Tangan orang yang tidak
berhak?
5.Catatan. Apakah komunikasi itu harus dilakukan dengan
komunikasi tertulis, sehingga catatan harus disiapkan?
6.Kesan. Apakah komunikasi dalam bentuk sedemikian rupa
sehingga ia dapat menghasilkan reaksi yang diinginkan
dari orang yang menerimanya? Apakah panggilan telepon
tidak menyinggung penerimanya? Apakah surat justru
memperlambat penerimaan informasi, karena surat
tersebut mungkin tidak diperhatikan?
7.Biaya. Berapakah biaya persiapan dan pelaksanaan untuk
mengadakan komunikasi? Berapakah perbandingan antara
biaya dan manfaat (cast-benefit) dari media komunikasi
yang di pergunakan?

Media komunikasi yang tepat akan menunjang
keberhasilan kerja dalam komunikasi. Komunikator harus
mampu memutuskan media komunikasi mana yang akan
dipakai dari media komunikasi yang ada di kantor.

Macam-macam media komunikasi yang dipergunakan
oleh kantor telah Dirancang sebagai suatu sistem
komunikasi kantor, menurut J.C. Denyer (dalam The Liang
Gie, 1992:63), mengklasifikasikan media komunikasi
kantor menjadi:

1.Sistem komunikasi tulisan (writen communication) Ini
meliputi surat yang dikirim melalui pos atau petugas
pengantar sendiri, Telegram dan warkat tertulis
lainnya.

2.Sistem komunikasi lisan (oral communication) Ini
meliputi telepon untuk hubungan ke luar maupun ke
dalam kantor sendiri. Radio atau hanya corong udara.

3.Sistem mekanis (mechanical system) Ini meliputi pipa
udara, ban berjalan, teleks sampai televisi.

4.Sistem panggilan tugas (staff location system) Sistem
komunikasi ini dipakai untuk mencari, menemukan
dan memanggil seseorang petugas dalam lingkungan
pembangunan atau badan usaha yang luas seperti,
misalnya: manajer produksi di beberapa pabrik atau
dokter di hospital, caranya meliputi sistem radio,
pengeras suara, bunyi, bel atau tanda lampu.

Karena komunikasi yang berlangsung di dalam kantor dan di
luar kantor, maka media komunikasi pun dapat dikelompokkan
menjadi media komunikasi intern dan media komunikasi ekstern,
pembagian media ini dikemukakan oleh I.G. Wursanto (1087:83)
dengan mengklasifikasikan berdasarkan sifat media komunikasi.

A. Media Komunikasi Eksternal
Media komunikasi eksternal menurut sifatnya:

1.Media cetak, ialah segala barang cetak seperti
surat kabar, majalah, brosur, pamflet, buletin dan
sebagainya.

2.Media visual, ialah media yang dapat dilihat seperti
film, televisi, foto, lukisan, pameran.

3.Media auditif, ialah media yang dapat di dengar.
Termsuk media ini, misalnya radio, telepon, tape,
recorder, gramafon.

4.Media audio-visual, ialah media yang dapat dilihat
maupun media yang dapat didengar. Termasuk
media ini, misalnya televisi, film, video.

Di bawah ini dikemukakan beberapa jenis media
komunikasi eksternal yang Sering atau umum digunakan.

1. Pers
2. Radio
3.Film dan Televisi
4. Pamerna

B. Media Komunikasi Internal

Media komunikasi internal ialah media yang

dipergunakan dalam komunikasi internal. Komunikasi

internal kami namakan komunikasi kantor, yaitu

komunikasi yang berlangsung dalam suatu kantor.

1. Saluran Media Komunikasi Internal Tertulis:
1.1. Saluran media komunikasi ke bawah tertulis

Uraian tugas Buku pedoman (manual

Majalah atau buletin handbook)

Papan pengumuman Memo atao nota dalam laporan

Penyusunan anggaran tahunan

1.2. Saluran media komunikasi ke atas tertulis

Menyediakan kotak saran Mengadakan suggesion

Grievance procedure plan

Bertujuan untuk mengetahui keluhan. Keinginan,
tuntutan para karyawan, serta masalah lain yang
berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan,
dengan cara menyediakan formulir yang harus diisi oleh
para karyawan, baik dengan menyebutkan identitas para
karyawan maupun tidak menyebutkan identitas para
pegawai yang bersangkutan.

1.3. Saluran media komunikasi horizontal tertulis
Memo atau nota dalam antar unit/bagian
Mekanisme penyusunan anggaran.

2. Saluran Media Komunikasi Internal Lisan

Saluran media komunikasi internal lisan, antara lain
dapat meliputi: rapat kerja laporan, telepon,
pertemuan, wawancara, kunjungan dan konferensi.

EksMteerdniaalKdoamnunIniktaesrinal

Media Komunikasi Internal dan Eksternal

Media Komunikasi Internal

Media Komuniaksi Internal merupakan salah satu sarana
komunikasi, yang dapat digunakan untuk menyampaikan berbagai
informasi dari suatu organisasi kepada khalayak. Dalam
berhubungan dengan stakeholders, berbagai saluran komunikasi
dibutuhkan seorang Public Relation atau biasa yang disebut
humas, termasuk didalamnya adalah penggunaan media internal.
Humas, sebagai sebuah fungsi manajemen, senantiasa berupaya
menjalin komunikasi dengan berbagai pihak terkait, sehingga
organisasi itu mendapat dukungan dari publik atau
stakeholdersnya sesuai dengan harapan pimpinan atau pengelola
suatu organisasi. Beberapa media yang dapat digunakan untuk
komunikasi internal adalah majalah dinding (mading), majalah,
surat, email, internet, presentasi, pertemuan (face to face), survei,
buletin, dan koran.

Tujuan Komunikasi Internal

1.Komunikasi internal merupakan alat dan sarana
komunikasi untuk menyampaikan informasi sekaligus
menjelaskan mengenai peraturan dan kebijakan yang
berlaku dalam suatu organisasi.

2.Komunikasi internal merupakan sarana komunikasi
yang dilakukan untuk menyebarkan informasi, baik
menyampaikan maupun menerima, dan untuk
terbentuknya hubungan timbal balik antara pihak
internal dalam organisasi.

3.Komunikasi internal digunakan sebagai cara untuk
menghindari terjadinya kesalahpahaman yang mungkin
terjadi dalam organisasi, serta mempercepat
penyelesaian konflik yang muncul dalam organisasi
tersebut.

4.Komunikasi internal merupakan sarana dan media
dalam penyampaian aspirasi maupun keinginan para
pihak internal terhadap organisasi secara keseluruhan,
maupun penyampaian dari pihak yang memiliki tingkat
lebih rendah ke tingkatan yang lebih tinggi mengenai
harapan atas organisasi.

Media Komunikasi Eksternal

Komunikasi eksternal dalam suatu organisasi diperlukan untuk
mengetahui seberapa besar pengaruh organisasi bagi lingkungan
sekitar. Oleh karena itu, organisasi dapat mengevaluasi
kinerjannya dan melihat bagaimana penilaiian publik terhadap
keberadaan organisasi tersebut,. Karena pada dasarnya organisasi
dibentuk untuk memberikan manfaat dan kontribusi kepada
lingkungan. Dengan memperhatikan pendapat publik maka akan
tercipta hubungan timbal balik antara organisasi dengan publik.
Selain sebagai hubungan timbal balik peran komunikasi dalam
organisasi yaitu untuk mengendalikan dan memantau organisasi
agar tetap berada pada tujuan awal.

Tujuan Komunikasi Eksternal

1.Menjalin hubungan baik dengan publik eksternal, Kegiatan
humas eksternal untuk memelihara hubungan baik dengan publik
luar organisasinya untuk membentuk image/citra positif.

2.Sebagai penyampung lidah atau perantara dengan pihak luar
organisasi, melalui perantara ini diharapkan dapat menciptakan
kerjasama yang saling menguntungkan atau timbal balik untuk
mencapai kesepakatan bersama.

3.Menyeleksi komunikasi eksternal, komunikasi eksternal
merupakan kegiatan yang dilakukan oleh praktisi humas dalam
membina hubungan baik dengan publik eksternal bertujuan
untuk mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran positif dari
publik terhadap organisasi, serta mempererat hubungan dengan
pihak luar organisasi sehingga tumbuh opini publik yang
menguntungkan organisasi.

Dalam komunikasi eksternal juga terdapat beberapa media yaitu
sebagai berikut:

1.Brosur
Brosur merupakan media komunikasi modern yang sifatnya

sederhana dan jelas tujuannya. Isi dari brosur biasanya langsung
menjurus ke satu masalah, sehingga khalayak dapat memahami isi
secara umum dalam sekali baca. Brosur ini biasanya dibagikan di
tempat-tempat umum yang dapat menjangkau masyarakat banyak.
Tujuan dari brosur yaitu untuk memperkenalkan suatu organisasi
maupun untuk menginformasikan hal penting yang berkaitan dengan
organisasi.

2.Bakti Sosial
Selain untuk meningkatkan rasa kepedulian, bakti sosial juga

dapat mendekatkan kita dengan masyarakat sekitar. Dalam
organisasi tertentu yang banyak melibatkan masyarakat, perlu untuk
sesekali ikut aktif dalam kegiatan bakti sosial untuk merapatkan
kekerabatan antara masyarakat dengan anggota organisasi. Dengan
demikian masyarakat dapat merasakan kehadiran sebuah organisasi.
Namun perlu diingat untuk selalu memerhatikan etika komunikasi
organisasi, jangan mempromosikan organisasi dengan cara
berlebihan, karena tujuan bakti utama sosial adalah untuk
meningkatkan hubungan sosial dengan masyarakat.

3. Konferensi Pers
Konferensi pers adalah acara dimana nara sumber mengundang

wartawan untuk mengumumkan sesuatu hal yang penting. Tujuan
dari konferensi pers adalah untuk memberikan kepastian mengenai
sesuatu hal agar menjadi jelas bagi semua orang.

Biasanya konferensi pers dimulai dengan pernyataan dari nara
sumber dan kemudian dilanjutkan dengan sesi tanya jawab.
Konferensi pers dapat bermanfaat bagi kedua belah pihak, baik
narasumber maupun wartawan.

4. Pameran
Pameran adalah kegiatan untuk menyampaikan suatu ide atau

gagasan melalui karya seni. Dengan pameran diharapkan bahwa ide
tersebut dapat dilihat oleh masyarakat dan diapresiasi. Biasanya
pameran dilakukan di tempat yang mudah dijangkau oleh
masyarakat sehingga banyak pengunjung yang akan datang.

5. Poster
Poster adalah media komunikasi yang berisi gambar, sehingga

dalam pembuatannya perlu keahlian dan kepekaan dalam
memprediksi selera masyarakat. Apabila poster tidak dapat menarik
perhatian, maka pesan tidak akan sampai kepada masyarakat.
Walaupun hanya berupa gambar dan mungkin sedikit tulisan,
diharapkan poster memuat semua pesan yang ingin disampaikan.

EfektifitKaasnKtoormunikasi

Efektivitas Komunikasi Kantor

Keberhasilan komunikasi yang dilaksanakan
dalam kantor tidak akan tercapai dengan baik
jika tidak ada usaha-usaha untuk mencapai
komunikasi yang efektif. Dalam usaha mencapai
komunikasi yang efektif ini terdapat faktor-
faktor yang dapat mempengaruhinya. Scot M.
Cultip dan Allen H. Center (dalam I.G. Wursanto,
1987:68-70). mengemukakan faktor-faktor yang
menyebabkan komunikasi efektif. Faktor-faktor
tersebut terdiri atas tujuh faktor sehingga
disebut dengan the seven c's communication,
yaitu sebagai berikut:

a. Credibility (kepercayaan)
Dalam komunikasi antara komunikator dengan
komunikan harus saling mempercayai. Kalau
tidak ada unsur saling mempercayai,
komunikasi tidak akan berhasil atau
menghambat komunikasi.

b. Context (perhubungan pertalian)

Keberhasilan komunikasi berhubungan erat
dengan situasi atau kondisi lingkungan pada
waktu komunikasi berlangsung. Misalnya
situasi atau keadaan yang sedang kacau
komunikasi akan terhambat sehingga
komunikasi tidak berhasil.

c. Content (kepuasan)
Komunikasi harus dapat menimbulkan rasa kepuasan,
antara kedua belah pihak. Kepuasan ini akan tercapai
apabila si berita dapat dimengerti oleh pihak
komunikan dan sebaliknya pihak komunikan mau
memberikan reaksi atau respons kepada pihak
komunikator.

d. Clarity (kejelasan)
Kejelasan yang dimaksud adalah kejelasan yang meliputi akan
kejelasan isi berita, kejelasan akan tujuan yang hendak dicapai,
kejelasan istilah-istilah Yang dipergunakan dalam pengoperan
lambang-lambang.

e. Capability and Consistency (kesinambungan dan
konsistensi)
Komunikasi harus dilakukan terus menerus dan
informasi yang disampaikan jangan
bertentangan dengan informasi yang terdahulu.

f. Capability of Audience (kemampuan
pihak penerima berita)
Pengirim berita harus disesuaikan dengan
kemampuan dan pengetahuan pihak penerima
berita. Janganlah mempergunakan istilah-
istilah yang kemungkinan tidak dimengerti
oleh pihak penerima berita.

g. Channels of distribution (saluran
pengiriman berita)
Agar komunikasi berhasil, hendaknya dipakai
saluran-saluran komunikasi yang sudah biasa
dipergunakan dan sudah dikenal oleh umum.
Saluran komunikasi yang sering dipergunakan,
bisa melalui radio, televisi dan telepon.

Ciri-Ciri Pesan yang Efektif

Menyediakan informasi yang praktis, dengan
menerangkan bagaimana mengerjakan sesuatu,
menjelaskan mengapa perubahan dilakukan, memberikan
solusi terhadap masalah, mendiskusikan status sebuah
proyek, dan lain-lain.

Memberikan fakta dibandingkan kesan, dengan
menggunakan bahasa yang konkret dan menjelaskan
secara detail yang dimaksud. Informasi harus jelas,
meyakinkan, akurat, dan etis

Menyatakan tanggung jawab secara jelas, dengan
menjelaskan apa yang kita harapkan atau apa yang dapat
kita lakukan, karena pesan kita hanya ditujukan pada
orang-orang tertentu saja.

Mengklarifikasi dengan menyingkat informasi,
dengan menggunkan tabel. Bagan, foto, maupun
diagram yang menjelaskan pesan yang dimaksud.

Membujuk dan menyediakan rekomendasai, biasanya
pesan yang disampaikan adalah membujuk pegawai
untuk melakukan sesuatu atau pelanggan untuk
memanfaatkan layanan yang kita tawarkan dengan
menjelaskan manfaat yang akan mereka peroleh.