PROFIL FARMASI

LAPORAN TAHUNAN
PENGELOLAAN OBAT
DI INSTALASI FARMASI KABUPTEN

SUMBAWA

TAHUN 2018

PROFIL 2018 | Instalasi Farmasi Kabupaten

Daftar Isi

Kata Pengantar ....................................................................................................
Daftar Isi................................................................................................................
I. Pendahuluan .................................................................................................

A. Latar Belakang.........................................................................................
B. Tujuan......................................................................................................
C. Manfaat....................................................................................................
II. Keadaan Umum Kabupaten Sumbawa .........................................................
A. Letak Geografis dan Luas Wilayah ..........................................................
B. Jumlah Penduduk ....................................................................................
C. Jumlah Sarana Kesehatan.......................................................................
III. Ketenagaan...................................................................................................
A. Ketenagaan IFK .......................................................................................
B. Ketenagaan Puskesmas ..........................................................................
IV. Keuangan......................................................................................................
V. Barang Inventaris
VI. Pengelolaan Obat .........................................................................................
A. Perencanaan Kebutuhan Obat ................................................................
B. Pengadaan Obat......................................................................................
C. Penyimpanan Obat ..................................................................................
D. Pendistribusian Obat................................................................................
E. Monitoring dan Evaluasi...........................................................................
F. Pencatatan dan Pelaporan ......................................................................
G. Penghapusan Barang ..............................................................................
VII. Permasalahan dan Cara Pemecahannya......................................................
VIII. Penutup.........................................................................................................
Lampiran ...............................................................................................................

PROFIL 2018 | Instalasi Farmasi Kabupaten

Kata Pengantar

Puji syukur kami panjatkan Kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas tersusunnya
Laporan Kegiatan Tahunan UPT Instalasi Farmasi Kabupaten Sumbawa Tahun 2018 ini
merupakan salah satu sarana untuk memberikan gambaran dari berbagai hasil kegiatan
yang dilaksanakan pada tahun 2018. Diharapkan berbagai data dan informasi yang ada
di dalam laporan ini dapat dipergunakan sebagai bahan evaluasi dan program-program
yang sedang berjalan dan selanjutnya dapat dijadikan masukan guna penyusunan
program dan anggaraan tahun berikutnya. Mengingat pentingnya laporan kegiatan
tahunan Instalasi Farmasi Kabupaten Sumbawa Tahun 2018 ini sebagai salah satu
acuan bagi para perencana, pelaksana dan pengevaluasian program kesehatan serta
mengambil keputusan khususnya di bidang kesehatan. Namun demikian kami menyadari
bahwa laporan ini masih terdapat kekurangan-kekurangan oleh sebab itu kritik, saran,
tanggapan dan peran serta dari semua pihak terutama pengelola program kesehatan
sangatlah kami harapkan.

Dalam penyusunan Laporan Kegiatan Tahunan UPT Instalasi Farmasi
Kabupaten Sumbawa Tahun 2018 ini kami sampaikan rasa terimakasih kepada:

1. Semua staf Instalasi Farmasi Kabupaten Sumbawa
2. Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Sumbawa
3. Sekretaris dinas Kesehatan Kabupaten Sumbawa
4. Kepala Bidang Dinas Kabupaten Sumbawa
5. Kepala Sub. Bag. / seksi Dinas Kabupaten Sumbawa
6. Semua Pihak yang telah membabtu dalam penyusunan laporan ini.

Akhir kata, kami menyadari bahwa Laporan ini masih belum sempurna, untuk itu
saran dan masukan untuk penyempurnaan sangat kami harapkan.

Sumbawa Besar,
Kepala UPT Instalasi Farmasi Kabupaten Sumbawa

Indah Komalasari, S. Farm.,Apt.

PROFIL 2018 | Instalasi Farmasi Kabupaten

I. Pendahuluan

A. Latar Belakang
Obat adalah komponen penting dalam pelayanan kesehatan, karna Obat

adalah komponen yang tidak tergantikan dalam pelayanan kesehatan, Akses
terhadap Obat terutama Obat Esensial merupakan salah satu Hak Azazi
Manusia. Dengan demikian penyediaan Obat Esensial merupakan kewajiban
bagi pemerintah. Dan Institusi Pelayanan Kesehatan baik publik maupun
swasta.

UPT. Instalasi Farmasi Kabupaten Sumbawa sebagai unit pelaksana
pengelolaan Obat publik di Kabupaten Sumbawa, dengan sistem satu pintu
(One Gate System), dimana semua Oba dan vaksin dari berbagai sumber
anggaran melalui mekanisme distribusi satu pintu, yaitu pendistribusian melalui
Instalasi Farmasi Kabupaten.

Tahun 2018 menjadi tantangan bagi UPT. Instalasi Farmasi Kabupaten
untuk dapat menyesuaikan kebutuhan pelayanan kesehatan dasar terutama di
Era Jaminan Kesehatan Nasional ( JKN ), tingkat Kunjungan masyarakat dan
program program kesehatan di Fasilitas Kesehatan Dasar ( FKTP) semakin
meningkatnya Jumlah kebutuhan akan Obat – obatan dan bahan Medis Habis
Pakai.sehingga Volume penyimpanan obat akan meningkat pula, sehingga
dibutuhkan Pengelolaan Obat yg lebih memadai, terutama Ruang
penyimpanan yang sesuai standar.

Berkaitan dengan analisa diatas Tahun 2018 telah dilakukan Relokasi
Gedung UPT. Instalasi Farmasi Kabupaten bersumber dana DAK Tahun 2018.
Terlampir Foto Gedung Baru ( lampiran 1 ).

Peraturan Bupati Sumbawa Nomor 6 tahun 2008 tentang Rincian Tugas,
Fungsi dan Tata Kerja Dinas Kesehatan Kabupaten Sumbawa

Rincian tugas Unit Pelaksana Teknis (UPT) Instalasi Farmasi Kabupaten
adalah sebagai berikut :

a. melaksanakan penyusunan program dan kegiatan Unit Pelaksana Teknis
Instalasi Farmasi Kabupaten;

b. melaksanakan koordinasi perencanaan terpadu kebutuhan obat publik
dan perbekalan kesehatan untuk pelayanan kesehatan dasar;

c. melaksanakan pengadaan obat publik dan perbekalan kesehatan;

d. melakukan penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian obat publik dan
perbekalan kesehatan;

e. melaksanakan pencatatan dan pelaporan pengelolaan obat publik dan
perbekalan kesehatan;

PROFIL 2018 | Instalasi Farmasi Kabupaten

f. melakukan pengawasan terhadap mutu obat publik dan perbekalan
kesehatan baik yang ada dalam persediaan Instalasi Farmasi Kabupaten
maupun yang ada di puskesmas dan jaringannya ;

g. melaksanakan monitoring dan evaluasi pengelolaan dan penggunaan obat
publik dan perbekalan kesehatan di puskesmas dan jaringannya ;

h. melaksanakan urusan ketatausahaan UPT ;

i. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya.

B. Tujuan Memberikan informasi atau gambaran mengenai
Tujuan Umum : kegiatan unit pelaksana teknis (UPT) Instalasi Farmasi
Kabupaten Sumbawa Tahun 2018.

Tujuan Khusus : 1. Sebagai evaluasi pencapaian hasil kegiatan IFK.
2. Sebagai acuan dan pedoman bagi petugas dalam

perencanaan kegiatan tahun berikutnya.
3. Sebagai panduan pembinaan terhadap petugas

dalam memberikan pelayanan ke Unit Pelayanan
Kesehatan (Puskesmas beserta jaringannya).

Manfaat
Dengan pembuatan laporan tahunan diharapkan agar tujuan dari IFK itu sendiri
dapat tercapai yaitu kemampuan pengelolaan obat yang telah ditetapkan, perlu
dilakukan konversi terhadap tujuan agar dapat di ukur sehingga : Terjaminnya
ketersediaan obat yang bermutu baik secara tepat jenis, tepat jumlah, dan tepat
waktu serta digunakan secara rasional.

II. Keadaan Umum Kabupaten Sumbawa
A. Letak Geografis dan Luas Wilayah
Kabupaten Sumbawa adalah salah satu daerah dari Sembilan
Kabupaten/Kota yang berada di wilayah Propinsi Nusa Tenggara Barat.
Kabupaten Sumbawa berada di Pulau Sumbawa pada posisi 116” 42’ sampai
dengan 118” 22’ Bujur Timur dan 8” 8’ sampai dengan 9” 7’ Lintang Selatan
serta memiliki luas wilayah 6.643,98 km2.
Jumlah Kecamatan yang ada di Kabupaten Sumbawa sebanyak 24
Kecamatan, 8 Kelurahan, dan 157 Desa. Jarak tempuh rata-rata dari Ibu Kota

PROFIL 2018 | Instalasi Farmasi Kabupaten

Kabupaten ke Kecamatan 45 km. Kota Kecamatan yang terjauh yaitu Tarano
dengan jarak tempuh 103 km.

B. Jumlah Penduduk
Berdasarkan data yang dikeluarkan oleh BPS Kabupaten Sumbawa bahwa
jumlah penduduk Kabupaten Sumbawa tahun 2018 mencapai angka 441.102
( data 2015 ) jiwa terdiri dari laki laki >>>>> dan perempuan >>>>
dengan jumlah penduduk miskin >>>> jiwa

C. Jumlah Sarana Kesehatan
Jumlah sarana kesehatan sampai dengan akhir tahun 2018 di Kabupaten
Sumbawa terdiri dari :

1. RSUD : 1 RSUD
2. RSUP : 1 RSUP
3. Puskesmas Non Perawatan : 2 Puskesmas
4. Puskesmas Perawatan : 23 Puskesmas
5. Pustu : 94 Pustu
6. Puskel (Roda Empat) : buah
7. Puskel Air : 1 buah
8. Sarana UKBM
: 40 Polindes
a. Polindes : 53 Poskesdes
b. Poskesdes : 700 Posyandu
c. Posyandu
: 157 Desa + 8 Kelurahan
9 Jumlah Desa

III. Gambaran UPT. Instalasi Farmasi Kab Sumbawa
A. Ketenagaan IFK
Jumlah tenaga yang mendukung kelancaran kerja di Instalasi Farmasi
Kabupaten (IFK) Sumbawa sebanyak 17 Orang, terdiri dari :
ketenagaan dapat dilihat pada lampiran 1.
Dengan diberlakukannya Peraturan Bupati Sumbawa Nomor 6 Tahun 2008
tentang Rincian Tugas , Fungsi Dan Tata Kerja Unit Peleksana Teknis (UPT)
Instalasi Farmasi Kabupaten Sumbawa dengan struktur organisasi dapat
dilihat pada Lampiran 2.

PROFIL 2018 | Instalasi Farmasi Kabupaten

B. Ketenagaan Puskesmas
Adapun mengenai tenaga yang bertugas mengelola obat di Puskesmas se
Kabupaten Sumbawa dapat dilihat pada lampiran 3.

IV. Keuangan
Sumber Anggaran tahunan tertuang dalam Dokumen Anggaran Pemerintah
( DPA )Tahun 2018 meliputi Anggaran Belanja Obat dan BMHP ( DAK )
anggaran Operasional dan dukungan lainnya ( lampiran 2)
Tahun 2018 IFK Jumlah Anggaran :
1. Dukungan DAK 2018 :
2. Dukungan DAK Non fisik
3. Dukungan APBD

V. Barang Inventaris

1.Tanah dan Bangunan Gedung

Gedung Instalasi Farmasi Kabupaten Sumbawa terletak di jalan Kebayan No.
47 Telp. 0371 23364 Sumbawa Besar, di bangun pada tahun anggaran 1982
– 1993. Luas bangunan pertama adalah 230 m2, pada tahun 1998 dilakukan
penambahan ruangan seluas 50 m2 , pada tahun 2007 melalui dana APBN
dilakukan rehap total dan penambahan ruangan penyimpanan 28,8 m2 (3x9,6
m2) sehingga luias lantai angunan 308,8 m2. Bangunan IFK berdiri di atas
tanah pekarangan seluas 750m2.

Tahun 2018
Telah dilakukan Relokasi Gedung IFK yang terletak di jalan garuda Nomor
81 dikarenakan gedung lama sudah tidak representatatif lagi dalam hal
pengelolaan mutu obat publicDengan Menggunakan Anggaran DAK tahun
2018 Rp.2.790.946.000

2. Peralatan

Secara menyeluruh sarana pengelolaan obat pada IFK Sumbawa cukup
memadai. Secara lengkap peralatan Inventaris IFK Sumbawa sampai dengan
tanggal 31 Desember 2018 dapat dilihat pada Lampiran 4.

PROFIL 2018 | Instalasi Farmasi Kabupaten

VI. Pengelolaan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai

Manajemen Pengelolaan Obat Publik di Instalasi Farmasi Kabupaten Sumbawa
menggunakan beberapa SOP kegiatan yaitu:
1. SOP Perencanaan
2. SOP Pengadaan
3. SOP Penerimaan Barang
4. SOP Penyimpanan
5. SOP Pendistribusian
6. SOP Pencatatan dan Pelaporan

A. Perencanaan Kebutuhan Obat
Perencanaan kebutuhan obat dilakukan oleh Tim Perencana Obat Tarpadu
(POT ) melibatkan dan berdikusi dengan seksi pemegang program antara lain
seksi dan perwakilan Puskesmas. ( Lampiran 6)
Dengan Surat Keputusan Kepala Dinas Kabupaten dengan dan menyusun
rencana kebutuhan obat dalam satu tahun dengan menggunakan metode
konsumsi untuk kebutuhan selama 18 bulan.
Sistem Perencanaan ini juga dilakukan melalui website system Aplikasi E
Monev Kementerian kesehatan yang akan menjadi Rencana Kebutuhan Obat
( RKO ) tahun 2018. Dengan berpedoman pada Formularium Nasional Tahun
2017.
Untuk sediaan Vaksin dilakukan amprahan dari kementerian kesehatan dan
selanjutnya diterima oleh Seksi Imunisasi dan KLB dan selanjutnya diserahkan
ke Instalasi Farmasi Kabupaten ( IFK ) untuk di simpan dan didistribusikan.

B. Pengadaan
Pengadaan obat untuk sumber dana DAK dan APBD di tahun 2018
menggunakan system E katalog sejak diluncurkan di tahun 2013.dan secara
Non E katalog Jika tidak mampu dipenuhi pada system katalog

Rearisasi Pengadaan Obat dan BMHP di Perbekkes tahun 2018 :

Grafik
Anggaran Obat tahun 2018 :

PROFIL 2018 | Instalasi Farmasi Kabupaten

No Sumber Anggaran Jumlah Porsentase
Realisasi

1. DAK 2.000.000.000
- Obat 575.516.000
- BMHP

2. APBD
- Reagen

3. DANA JKN di Semua
PKM

Obat dan BMHP

4 Buffer Stok Provinsi

Dan Sumber Dana JKN untuk belanja Obat dan BMHP dilaksanakan oleh
puskesmas secara mandiri dan meminta rekomendasi IFK untuk pembelian
agar menghindari terjadi obat Expired di IFK.Anggaran JKN untuk setiap
Puskesmas berkisar antara 5 – 10 % dari total Anggaran Kapitasi JKN.

C. Penyimpanan Obat
Penyimpanan obat di IFK Sumbawa dilakukan dengan mempertimbangkan
beberapa kriteria :
1. Berdasarkan sumber obat artinya penyimpanan obat DAK terpisah dari
obat Buffer demikian pula dengan obat-obat yang lainnya.
Dengan metode First in First Out( menghindari Kadaluarsa)
2. Berdasarkan kemasan. Kemasan besar (karton) disimpan terpisah dari
karton-karton yang telah dibuka, dimaksudkan guna mempermudah
perhitungan dalam pengawasan. Kemasan besar disimpan dilantai dengan
alas palet kayu, kemasan besar juga disimpan di rak besi yang telah
disediakan. Sedangkan kemasan kecil disimpan di rak atau almari.
3. Berdasarkan Golongan Obat, Narkotika dan Psikotropika
4. Berdasarkan tingkat kepekaan terhadap suhu, misalnya oksitosin injeksi,
metilergometrin injeksi, serum, vaksin, vaginal tablet, dan suppositoria

PROFIL 2018 | Instalasi Farmasi Kabupaten

disimpan di dalam almari pendingin dengan menjaga Rantai dingin setiap
Obat . suhu rantai dingin 2 -- 8 celcius

D. Pendistribusian Obat, bahan Medis Habis Pakai dan Vaksin
Distribusi obat dilakukan setiap bulan berdasarkan permintaan masing-masing
puskesmas dengan mengajukan menggunakan format LPLPO, ditanda tangani
Kepala Puskesmas kepada kepala Dinas Kesehatan sedangkan permintaan
dari sub unit ke kepala puskesmas dilakukan secara periodic menggunakan
LPLPO sub unit. Pendistribusian obat berdasarkan hasil perhitungan tingkat
stock (termasuk stock optimum). Dalam hal kekurangan di bulan berjalan
dapat di lakukan dengan format LPLPO Suplemen.

E. Pencatatan dan Pelaporan
a. Obat yang paling banyak digunakan
b. Kekosongan obat di IFK
c. Pola konsumsi obat
1. Konsumsi antibiotik
2. Konsumsi injeksi
3. Konsumsi antipiretika – analgetik
4. Laporan 20 Obat indikator
5. Kasus penyakit terbanyak di kabupaten Sumbawa
System pelaporan yang dilakukan tahun 2018 meliputi:
a. E – Logistic
b. E monev ( RKO)
c. E – Desk
d. E – Fornas
e. Stok Opname Bulanan

F. Pencatatan dan Pelaporan
Berdasarkan konsep LPLPO, telah dilakukan penyederhanaan pencatatan dan
pelaporan baik ditingkat puskesmas maupun di tingkat puskesmas pembantu
(pustu) dan sub unit lainnya. Untuk tingkat pustu, perangkat lunak yang
digunakan LPLPO pustu, catatan harian pemakaian/pengeluaran obat dan
surat pengembalian obat rusak dan kadalaluarsa ke puskesmas induk,
sedangkan di tingkat puskesmas adalah LPLPO dan kartu stock.
Untuk pencatatan dan pelaporan di tingkat IFK telah dilakukan dengan
komputerisasi. Perangkat lunak selain komputerisasi yang digunakan di IFK
untuk pencatatan pelaporan Antara lain :

PROFIL 2018 | Instalasi Farmasi Kabupaten

1. Buku penerimaan
2. Buku pengeluaran
3. Kartu stock
4. Berita Acara Stok Opname Bulanan
5. Berita Acara Stok Tahunan
6. Berita Acara Obat Expired

Monitoring dan Evaluasi

Monitoring terhadap ketresediaan obat dan Bahan Medis habis pakai dilakukan
selama 2 kali setahun ke seluruh puskesmas.

G. Penghapusan Barang
Berkenaan dengan adanya tanggal kadalaluarsa obat obatan serta standar
stabilitas obat, setiap tahun IFK melakukan Inventarisir barang dan selanjutnya
dilakukan Pemusnahan obat. Baik Obat obatan di IFK maupun obat 0batan di
Puskesmas yang harus dibuat berita Acara Pemusnahan oleh Puskesmas
tersebut untuk dapat dimusnahkan diusulkan penghapusan barang/obat rusak
tersebut ke Bupati Sumbawa, melalui kepala dinas kesehatan kabupaten
Sumbawa pada tahun berikutnya. Hal ini dimaksudkan Antara lain :
1. Mengurangi kemungkinan disalahgunakan obat rusak tersebut
2. Mengurangi tanggung jawab dan penertiban administrasi.
3. Mengurangi kemungkinan mengganggu stabilitas obat lain kendatipun telah
disimpan terpisah.

Obat rusak dan kadaluarsa tersebut berasal dari instalasi farmasi dan
pengembalian dari puskesmas beserta jaringannya untuk dimusnahkan
menggunakan Incenerator di Puskesmas. Jenis dan jumlah kadaluarsa/rusak
yang berasal dari instalasi farmasi tahun 2018 dapat dilihat pada lampiran 10.

V. Permasalahan dan Cara Pemecahannya
1. Adanya Waktu tunggu yang cukup lama untuk beberapa obat
Pemesanan melalui E katalog
2. Dukungan Sistem Informasi berbasis digital dalam Pengelolaan Obat
public di tingkat Puskesmas dan Jaringannya sangat diperlukan
3. Dukungan Anggaran belanja Obat dan BMHP bersumber APBD perlu
ditingkatkan, mengingat semakin meningkatnya kebutuhan masyarakat
Seperti Obat – obat program yang harus dipenuhi antara lain Vaksin HbIg
4. Dukungan anggaran Operasional pengambilan Obat Buffer provinsi, dan
pembelian alat peralatan untuk standart penyimpanan obat.

PROFIL 2018 | Instalasi Farmasi Kabupaten

5. Reagen reagen dalam rangka penguatan Laboratorium Puskesmas
6. Dukungan Operasional ketenagaan untuk pengelolaan obat Publik di IFK

antara lain :
Jasa tenaga Kebersihan, Tenaga Informasi Tekhnolgi ( IT),untuk
pengelolaan logistik
7. Peningkatan Kapasitas tenaga tekhnis, Petugas Pengelola Barang melalui
Pelatihan pelatihan manajemen Wire House yang lebih update,
8. Kurangnya Tenaga Apoteker dan tenaga Tekhnis kefarmasian ( TTK ) di
Puskesmas dalam menghadapi Akreditasi dan BLUD tahun 2019

VI. Penutup
Demikian laporan tahunan pelaksanaan kegiatan UPT Instalasi Farmasi
Kabupaten Sumbawa tahun 2018. Laporan ini masih jauh dari sempurna. Oleh
karena itu bimbingan dan saran serta kritik dari semua pihak sangat diharapkan
demi kesempurnaan penyusunan laporan untuk tahun-tahun mendatang. Atas
bantuan dinas kesehatan kabupaten Sumbawa, serta bantuan dan kerjasama
dari seluruh pegawai UPT IFK sehingga penyusunan laporan ini dapat
terselesaikan, kami ucapkan terima kasih. Ucapan syukur yang tiada terhingga
kepada Allah SWT, atas kesempatan yang diberikan kepada kita semua untuk
dapat melaksanakan kegiatan di UPT IFK dan penyusunan laporan ini.

---o0o---

PROFIL 2018 | Instalasi Farmasi Kabupaten

LAMPIRAN - LAMPIRAN

1. Lamp 1 : Foto Gedung Baru dan Denah

2. Lamp 2 : Struktur Organisasi dan Ketenagaan

3. Lamp 3 : Tenaga Kefarmasian di Puskesmas

4. Lamp 4 : Dokumen Anggaran Pemerintah Tahun 2018

5. Lamp 5 : Inventaris Kantor

6. Lamp 6 : SK TIM Perencana Obat Terpadu

7. Lamp 7 : Serapan Pengadaan Obat dan BMHP Tahun 2018

8. Lampiran lampiran Lainnya :

a. Data Kunjungan masyarakat ke Puskesmas

b. Data

PROFIL 2018 | Instalasi Farmasi Kabupaten