ระบบ เบิบิกบิบิจ่จ่า จ่ ยเงิน งิ า จ่ ยเงิน งิ บริริริษัริษัษัทษั โอเชี่ชี่ ชี่ ยชี่ ยน กรุ๊รุ๊รุ๊ปรุ๊ นันันัมนัเบอร์ร์ ร์ร์1 จำจำจำจำกักักัดกั ร้าน Flame Dining Club
ระบบเบิกจ่ายเงิน หมายถึง กระบวนการที่องค์กรใช้เพื่อจัดการกับการขอ เบิกเงินจากพนักงานหรือผู้ให้บริการภายนอก โดยทั่วไปแล้ว ระบบเบิกจ่ายเงินจะประกอบไปด้วยขั้นตอนดังต่อไปนี้: การกรอกคำ ขอเบิกจ่ายเงิน: พนักงานหรือผู้ให้บริการภายนอกจะกรอกใบ คำ ขอเบิกจ่ายเงิน โดยระบุรายละเอียดเกี่ยวกับจำ นวนเงินที่ขอเบิก เหตุผลของ การเบิกจ่าย และเอกสารประกอบ การตรวจสอบและอนุมัติ: ผู้มีอำ นาจจะตรวจสอบคำ ขอเบิกจ่ายเงิน เอกสารประกอบ และอนุมัติหรือปฏิเสธคำ ขอ การจ่ายเงิน: เมื่อได้รับการอนุมัติแล้ว เงินจะถูกจ่ายให้กับพนักงานหรือผู้ ให้บริการภายนอก ระบบเบิกจ่ายเงินมีบทบาทสำ คัญในการควบคุมการใช้จ่ายขององค์กร ช่วย ให้มั่นใจได้ว่าเงินจะถูกใช้จ่ายอย่างถูกต้องตามวัตถุประสงค์ และป้องกันการ ทุจริต
ระบบเบิกจ่ายเงินมีข้อดีหลายประการ ดังนี้: เพิ่มประสิทธิภาพ: ช่วยให้กระบวนการเบิกจ่ายเงินรวดเร็วและสะดวกยิ่งขึ้น ลดต้นทุน: ช่วยลดต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารกระดาษ เพิ่มความโปร่งใส: ช่วยให้มั่นใจได้ว่าการใช้จ่ายขององค์กรสามารถตรวจสอบได้ ป้องกันการทุจริต: ช่วยลดความเสี่ยงของการทุจริต ระบบเบิกจ่ายเงินที่เหมาะสมกับองค์กร ระบบเบิกจ่ายเงินที่เหมาะสมกับองค์กรจะขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการ เช่น ขนาดขององค์กร ประเภทธุรกิจ งบประมาณ และความต้องการของผู้ใช้ ***องค์กรควรพิจารณาปัจจัยเหล่านี้ก่อนตัดสินใจเลือกใช้ระบบเบิกจ่ายเงิน***
ระบบเบิกบิจ่าจ่ยแบบดั้งดั้เดิม (Traditional Reimbursement System) ·เป็นระบบที่พนักงานหรือรืบุคคลที่เกี่ยวข้อข้ง ต้องสำ รองเงินจ่าจ่ยค่าใช้จ่ช้าจ่ย ล่วงหน้าก่อน ·จากนั้นนั้จึงจึนำ ใบเสร็จร็รับรัเงินและเอกสารประกอบอื่นๆ มาเบิกบิเงินคืนจาก บริษัริ ษัท ข้อข้ดี oควบคุมคุการใช้จ่ช้าจ่ยได้ง่าย oพนักงานต้องระมัดมัระวังวัการใช้จ่ช้าจ่ยมากขึ้นขึ้ ข้อข้เสียสี oพนักงานต้องสำ รองเงินก่อน oอาจเกิดปัญหาเรื่อรื่งสภาพคล่อง oเอกสารยุ่งยุ่ยาก ระบบเบิกบิจ่าจ่ยเงินโดยทั่วทั่ ไป แบ่งบ่ออกเป็น 3 ประเภทหลัก ดังนี้ 1.
ระบบเบิกบิจ่าจ่ยแบบล่วงหน้า (Advance Payment System) ·เป็นระบบที่บริษัริ ษัทอนุมัติมั ติเงินจำ นวนหนึ่งให้พห้นักงานหรือรืบุคคลที่ เกี่ยวข้อข้ง นำ ไปใช้จ่ช้าจ่ยล่วงหน้า ·จากนั้นนั้จึงจึนำ ใบเสร็จร็รับรัเงินและเอกสารประกอบอื่นๆ มาเบิกบิเงินคืน ข้อข้ดี oพนักงานไม่ต้ม่ ต้องสำ รองเงิน oสะดวก รวดเร็วร็ ข้อข้เสียสี oควบคุมคุการใช้จ่ช้าจ่ยได้ยาก oอาจเกิดปัญหาการทุจทุริตริ oความเสี่ยสี่งด้านเครดิต ระบบเบิกบิจ่าจ่ยเงินโดยทั่วทั่ ไป แบ่งบ่ออกเป็น 3 ประเภทหลัก ดังนี้ 2.
·เป็นระบบที่ใช้เทคโนโลยีดิจิทัล มาช่วยอำ นวยความสะดวกในการเบิก จ่ายเงิน ·พนักงานหรือบุคคลที่เกี่ยวข้อง สามารถเบิกจ่ายเงินผ่านแอปพลิเคชัน หรือเว็บไซต์ ข้อดี oสะดวก รวดเร็ว oลดขั้นตอนและเอกสาร oติดตามตรวจสอบได้ง่าย ข้อเสีย oต้องมีระบบ IT ที่รองรับ oพนักงานหรือบุคคลที่เกี่ยวข้องต้องมีความรู้ และทักษะการใช้เทคโนโลยี ระบบเบิกจ่ายแบบออนไลน์ (Online Reimbursement System) ระบบเบิกจ่ายเงินโดยทั่วไป แบ่งออกเป็น 3 ประเภทหลัก ดังนี้ 3.
ระบบจ่ายเงิน แบ่งออกเป็น 4 ประเภทหลัก ดังนี้ ระบบจ่ายเงินแบบรวมศูนย์ 1 Centralized Payment System . 2. 3. 4. ระบบเบิกจ่ายเงินแบบกระจายอำ นาจ Decentralized Payment System ระบบเบิกจ่ายเงินแบบอัตโนมัติ Automated Payment System ระบบเบิกจ่ายเงินแบบอิเล็กทรอนิกส์ Electronic Payment System
ระบบจ่ายเงินแบบรวมศูนย์ Centralized Payment System หมายถึง ระบบการบริหารจัดการการเงินที่ หน่วยงานกลางเป็นผู้ควบคุมดูแลการจ่ายเงิน ทั้งหมดของหน่วยงานต่างๆ ภายในองค์กร หรือภายในประเทศ โดยหน่วยงานย่อยจะต้อง ส่งคำ ขอเบิกจ่ายเงินมายังหน่วยงานกลางเพื่อ ดำ เนินการตรวจสอบอนุมันุมัติและจ่ายเงินให้ ระบบนี้มีจุดประสงค์หลักเพื่อ: • เพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการเงิน: หน่วยงานกลางสามารถควบคุมดูแลการใช้จ่ายเงินได้อย่าง มีประสิทธิภาพ โดยสามารถวิเคราะห์ข้อมูลการใช้จ่าย วางแผนจัดสรรเงินทุน และป้อป้งกันการทุจริตได้ ดียิ่งขึ้น • ลดต้นทุน: หน่วยงานย่อยไม่จำ เป็นต้องมีระบบการเบิกจ่ายเงินของตนเอง ซึ่งช่วยลดค่าใช้จ่ายใน การบริหารจัดการ • เพิ่มความโปร่งใส: ข้อมูลการใช้จ่ายเงินทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ที่หน่วยงานกลาง ช่วยให้ตรวจสอบได้ ง่าย ระบบเบิกจ่ายเงินแบบรวมศูนย์มักใช้ในองค์กรขนาดใหญ่ ภาครัฐ และหน่วยงานที่มีโครงสร้างซับ ซ้อน ตัวอย่างของระบบเบิกจ่ายเงินแบบรวมศูนย์ในประเทศไทย
ระบบเบิกจ่ายเงินแบบกระจายอำ นาจ หมายถึง ระบบการบริหารจัดการการเงินที่หน่วยงานย่อยมี Decentralized Payment System อำ นาจในการเบิกจ่ายเงินเอง โดยไม่ต้องผ่านหน่วยงานกลาง หน่วยงานกลางมีหน้าน้ที่กำ หนดหลักเกณฑ์และควบคุมดูแล การใช้จ่ายเงินของหน่วยงานย่อย ระบบนี้มีจุดประสงค์หลักเพื่อ: • เพิ่มความคล่องตัว: หน่วยงานย่อยสามารถเบิกจ่ายเงินได้ รวดเร็วโดยไม่ต้องรออนุมันุมัติจากหน่วยงานกลาง • ลดภาระงานของหน่วยงานกลาง: หน่วยงานกลางไม่จำ เป็น ต้องตรวจสอบและอนุมันุมัติคำ ขอเบิกจ่ายเงินทั้งหมด • เพิ่มประสิทธิภาพ: หน่วยงานย่อยสามารถตัดสินใจเบิกจ่าย เงินได้ตามความเหมาะสมของสถานการณ์ ระบบเบิกจ่ายเงินแบบกระจายอำ นาจมักใช้ในองค์กรขนาด ใหญ่ที่มีโครงสร้างซับซ้อน ตัวอย่างของระบบเบิกจ่ายเงินแบบ กระจายอำ นาจในประเทศไทย
ระบบเบิกจ่ายเงินแบบอัตโนมัติ Automated Payment System หมายถึง ระบบที่ใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์มาช่วยในการ เบิกจ่ายเงิน โดยไม่ต้องผ่านกระบวนการทางเอกสารแบบ ดั้งเดิม ระบบนี้ช่วยให้การเบิกจ่ายเงินรวดเร็ว แม่นยำ และ โปร่งใส ระบบเบิกจ่ายเงินแบบอัตโนมัติมีหลายประเภท เช่น QR code /Bark transfer ระบบนี้มีจุมีดจุประสงค์หค์ลักลัเพื่อพื่ • รวดเร็วร็: ช่วช่ยให้กห้ารเบิกบิจ่าจ่ยเงินงิรวดเร็วร็ขึ้นขึ้ลดระยะเวลาใน การรอคอย • แม่นม่ยำ : ช่วช่ยลดข้อข้ผิดผิพลาดจากการกรอกข้อข้มูลมูด้วด้ยมือมื • โปร่งร่ ใส: ข้อข้มูลมูการเบิกบิจ่าจ่ยเงินงิสามารถตรวจสอบได้ง่ด้าง่ย • สะดวก: ลูกลูค้าค้สามารถชำ ระเงินงิ ได้ทุด้กทุที่ทุที่กทุเวลา • ลดต้นต้ทุนทุ: ช่วช่ยลดต้นต้ทุนทุในการดำ เนินงาน
ระบบเบิกจ่ายเงิน แบบอิเล็กทรอนิกส์ Electronic Payment System หมายถึง ระบบที่ใช้เทคโนโลยี ดิจิทัลมาช่วยในการเบิกจ่ายเงิน แทนการใช้เงินสดหรือเช็ค ระบบนี้ช่วยให้การเบิกจ่ายเงิน รวดเร็ว สะดวก ปลอดภัย และ ตรวจสอบได้ง่าย รวดเร็ว: ช่วยให้การเบิกจ่ายเงินรวดเร็วขึ้น ลดระยะเวลาในการรอคอย สะดวก: ลูกค้าสามารถชำ ระเงินได้ทุกที่ทุกเวลา โดยไม่ต้องพกเงินสดหรือเช็ค ปลอดภัย: ระบบมีมาตรการป้อป้งกันการฉ้อฉ้ โกง ข้อมูลการเบิกจ่ายเงินสามารถตรวจสอบได้ง่าย ตรวจสอบได้ง่าย:ข้อมูลการเบิกจ่ายเงินสามารถ ติดตามและตรวจสอบได้ ลดต้นทุน: ช่วยลดต้นทุนในการดำ เนินงาน ระบบนี้มีจุดประสงค์หลักเพื่อ:
1. เตรียมเอกสารเบิกจ่าย 2. ตรวจสอบและอนุมัติเบื้องต้น 3. ตรวจสอบและอนุมัติขั้นสุดท้าย ขั้นตอนเบิกจ่ายเงิน บริษัท โอเชี่ยน กรุ๊ป นัมเบอร์ 1 จำ กัด พนักงานที่เกี่ยวข้องกรอกใบเบิกจ่ายเงิน ระบุรายละเอียดค่าใช้จ่าย แนบใบเสร็จรับเงินหรือหลัก ฐานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารครบถ้วน ถูกต้อง และตรงตามนโยบายของบริษัท หัวหน้าน้งานหรือผู้บังคับบัญชาตรวจสอบเอกสารเบิกจ่ายเงิน ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล อนุมันุมัติหรือปฏิเสธคำ ขอเบิกจ่าย แสดงความคิดเห็นหากจำ เป็น ฝ่าฝ่ยบัญชีหรือแผนกการเงินตรวจสอบเอกสารเบิกจ่ายเงินอีกครั้ง ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ตรวจสอบใบเสร็จรับเงินหรือหลักฐานอื่น ๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำ ขอเบิกจ่ายสอดคล้องกับนโยบายของบริษัท อนุมันุมัติหรือปฏิเสธคำ ขอเบิกจ่าย แสดงความคิดเห็นหากจำ เป็น
4. จ่ายเงิน ฝ่าฝ่ยบัญชีหรือแผนกการเงินดำ เนินการจ่ายเงินตามวิธีที่กำ หนด เช่น โอนเงินผ่านธนาคาร เช็ค หรือเงินสด หรือตามรูปแบบของการเบิกจ่ายเงิน บันทึกรายการธุรกรรมทางการเงิน 5. เก็บเอกสาร เก็บเอกสารเบิกจ่ายเงิน ใบเสร็จรับเงิน และหลักฐานอื่น ๆ ไว้เป็นหลักฐาน
ข้อเสนอแนะเพิ่มเติม 1. 2. 3. 4. 5. 6. • ใช้ระบบอัตโนมัติสำ หรับการเบิกจ่ายเงิน เช่น ซอฟต์แวร์บัญชีออนไลน์ เพื่อเพิ่ม ประสิทธิภาพและลดข้อผิดพลาด • กำ หนดวงเงินเบิกจ่ายสำ หรับพนักงานแต่ละ ระดับ • กำ หนดระยะเวลาสำ หรับการเบิกจ่ายเงิน • ฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับนโยบายและ ขั้นตอนการเบิกจ่ายเงินของบริษัท • ตรวจสอบระบบเบิกจ่ายเงินเป็นประจำ เพื่อหาช่องโหว่และความเสี่ยง • พิจารณาใช้ระบบตรวจสอบ ภายในเพื่อควบคุมการเบิกจ่ายเงิน
2. 3. หัวหน้าน้งานตรวจสอบ และอนุมันุมัติ ฝ่าฝ่ยบัญชีจ่ายเงิน ตัวอย่าง ระบบเบิกจ่ายแบบง่าย 1. พนักงานกรอกใบเบิกจ่ายเงิน แนบใบเสร็จรับเงิน
1. 3. 5. 2. 4. พนักงานกรอกใบเบิกจ่ายเงิน แนบใบเสร็จรับเงิน หัวหน้าน้งานตรวจสอบ และอนุมันุมัติเบื้องต้น ฝ่าฝ่ยบัญชี ตรวจสอบเอกสาร ผู้บริหารตรวจสอบ และ อนุมันุมัติขั้นสุดท้าย ฝ่าฝ่ยบัญชีจ่ายเงิน ตัวอย่างระบบเบิกจ่าย เงินแบบซับซ้อน
ภาษีหัก ณ ที่จ่าย มีกี่ประเภท ใครต้องจ่าย หักกี่เปอร์เซ็น 0 % 1 % เงินเดือน (ขึ้นอยู่กับจำ นวนเงิน) ขึ้นอยู่กับอัตราเงินเดือน คิดตามอัตราก้าวหน้าน้ (ต้องยื่นแบบ ภ.ง.ด 1) ใช้บริการขนส่งสินค้าจากบริษัทโลจิสติกส์ แต่ถ้าขนส่งผ่าน “บริษัทไปรษณีย์ไทย” ไม่หักภาษี (ต้องยื่นแบบ ภ.ง.ด.53) ค่าขนส่ง
ภาษีหัก ณ ที่จ่าย มีกี่ประเภท ใครต้องจ่าย หักกี่เปอร์เซ็น 2 % 3 % ค่าโฆษณา ตามสื่อต่างๆ จ้างรับเหมา และบริการ จ้างทำ ของ หรือบริการต่างๆ เช่น จ้างกราฟิกดีไซน์ , จ้างช่างภาพถ่ายรูป (ต้องยื่นแบบ ภ.ง.ด. 3) ประกาศโฆษณาผ่านสื่อสิ่งพิมพ์ หรือผ่านโซเชียลมีเดียต่างๆ เช่น Facebook Instagram (ต้องยื่นแบบ ภ.ง.ด.53)
ภาษีหัก ณ ที่จ่าย มีกี่ประเภท ใครต้องจ่าย หักกี่เปอร์เซ็น 5 % ค่าเช่าสถานที่ อสังหาริมทรัพย์ เช่าสถานที่ เช่าห้องประชุม รวมถึงจ้างนักแสดง (ต้องยื่นแบบ ภ.ง.ด. 3) รู้มั้ย? ยอดเงินเล็กๆ น้อน้ยๆ ที่ไม่ถึง 100บาท และมีการจ่ายเพียงครั้งเดียว ไม่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย
ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ที่กิจการพบบ่อย
1. 3. 2. ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) ใบแจ้งหนี้ (Invoice) ใบสำ คัญจ่าย (Payment Voucher) เอกสารที่เกี่ยวข้อง
ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) เป็นหลักฐานสำ คัญที่แสดงรายละเอียด การซื้อสินค้าหรือบริการ ข้อมูลที่ต้องมี: ชื่อร้านค้า วันที่ซื้อ รายการสินค้าหรือบริการ จำ นวนเงิน ภาษีมูลค่าเพิ่ม (ถ้ามี) ลายมือชื่อผู้รับเงิน ใบเสร็จรับเงิน
ใบแจ้งหนี้ (Invoice) ออกโดยผู้ขายสินค้าหรือบริการ ข้อมูลที่ต้องมี: ชื่อบริษัทผู้ขาย วันที่ออกใบแจ้งหนี้ เลขที่ใบแจ้งหนี้ รายการสินค้าหรือบริการ จำ นวนเงิน ภาษีมูลค่าเพิ่ม (ถ้ามี) เงื่อนไขการชำ ระเงิน ใบแจ้งหนี้
ใบสำ คัญจ่าย (Payment Voucher) ใบสำ คัญจ่าย เป็นเอกสารภายในของบริษัท ข้อมูลที่ต้องมี: เลขที่ใบสำ คัญจ่าย วันที่ ชื่อผู้รับเงิน รายการค่าใช้จ่าย จำ นวนเงิน ภาษีมูลค่าเพิ่ม (ถ้ามี) ลายมือชื่อผู้อนุมันุมัติ ลายมือชื่อผู้รับเงิน