INSTITUT LATIHAN KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA JOHOR BAHRU
GARIS PANDUAN
PENGENDALIAN DAN PENGURUSAN RUANG
INSTITUT LATIHAN KEMENTERIAN
KESIHATAN MALAYSIA JOHOR BAHRU
Disediakan oleh
Bahagian Akademik
Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru
DISEDIAKAN OLEH
Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia,
Lot. 8173, Jalan Persiaran Kempas Baru,
81200 Johor Bahru,
Johor Darul Takzim
+607 2338 000
[email protected]
Hak cipta terpelihara. Keseluruhan hak dilindungi oleh penerbit. Ia merangkumi keseluruhan atau sebahagian
daripada bahan yang terkandung, khususnya bagi hak terjemahan, cetakan semula, penggunaan semula ilustrasi,
bacaan, penyiaran, terbitan semula dalam bentuk fizikal atau digital.
Dirangka pada Oktober 2022 oleh Bahagian Akademik, ILKKM Johor Bahru
Edisi Pertama: Oktober 2022
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru i
Company
Logotype
ISI KANDUNGAN iii
iv
SENARAI LAMPIRAN 1
SENARAI SINGKATAN 1
1.0 TUJUAN 2
2.0 LATAR BELAKANG 2
3.0 OBJEKTIF 2
4.0 SKOP
5.0 TAKRIFAN 4
6.0 OPERASI PENGENDALIAN DAN PENGURUSAN RUANG 5
6.1 Tadbir Urus 5
6.2 Pengoperasian Ruang
6.3 Kategori Ruang dan Kemudahan 7
7.0 SYARAT-SYARAT TEMPAHAN RUANG 7
7.1 Permohonan dan Kelulusan 8
7.2 Tempoh Tempahan 8
7.3 Pembatalan atau Perubahan Tempahan 8
7.4 Pelanjutan Tempoh Tempahan
7.5 Hak-hak Institusi 9
8.0 TANGGUNGJAWAB PIHAK-PIHAK YANG TERLIBAT 10
8.1 Pihak Pengurusan Institusi
8.2 Pemohon dan Pengguna 12
9.0 PERATURAN PENGGUNAAN RUANG 12
9.1 Persediaan sebelum Ruang Dibuka dan Digunakan 13
9.2 Semasa Penggunaan Ruang 13
9.3 Selepas Penggunaan Ruang 14
9.4 Syarat-syarat Am Penggunaan Ruang 14
10.0 PENGECUALIAN 14
11.0 PELAKSANAAN 16
12.0 RUJUKAN
JAWATANKUASA
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru ii
Company
Logotype
SENARAI LAMPIRAN
SENARAI PERKARA MUKA SURAT
LAMPIRAN 1 Senarai Ruang dan Kemudahan di ILKKM Johor Bahru 18
LAMPIRAN 1A Senarai Ruang dan Lokasi 23
LAMPIRAN 2 Manual Pengguna Sistem eZyBook ILKKM Johor Bahru 27
LAMPIRAN 3 Borang Pelanjutan Tempoh Tempahan Ruang 39
LAMPIRAN 4 Borang Permohonan Tempahan Bilik 40
LAMPIRAN 5 Borang Permohonan Tempahan Penggunaan Peralatan ICT 41
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru iii
Company
Logotype
SENARAI SINGKATAN
ADBI Advanced Diploma in Breast Imaging
ADDC Advanced Diploma in Diabetic Care
ADL Activities of Daily Living
ADMH Advanced Diploma in Mental Health
ADMW Advanced Diploma in Midwifery
ADPO Advanced Diploma in Perioperative
ADOC Advanced Diploma in Oncology
AJK Ahli Jawatankuasa
BPL Bahagian Pengurusan Latihan
CCU Cardiac Care Unit
CT Computed Tomography
ICT Information and Communication Technology
ICU Intensive Care Unit
ID Identification
ILKKM Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia
LCD Liquid-Crystal Display
MI Medical Imaging
MRI Magnetic Resonance Imaging
NS Nursing
OKU Orang Kurang Upaya
OT Occupational Therapy
PC Personal Computer
PdP Pengajaran dan Pembelajaran
PT Physiotherapy
QAP Quality Assurance Program
SPA Sains Perubatan Asas
SPK Sains Perubatan dan Kesihatan
SUP Setiausaha Peperiksaan
UKJ Unit Kawalan Jangkitan
UPR Unit Pengurusan Ruang
VGA Video Graphics Array
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru
Company iv
Logotype
GARIS PANDUAN
PENGENDALIAN DAN PENGURUSAN RUANG ILKKM JOHOR BAHRU
1.0 TUJUAN
Garis panduan ini disediakan adalah sebagai rujukan kepada semua warga Institut Latihan
Kementerian Kesihatan Malaysia (ILKKM) Johor Bahru untuk permohonan penggunaan
ruang di ILKKM Johor Bahru. Garis panduan ini juga dapat memudahkan pihak pengurusan
ILKKM Johor Bahru membuat pemantauan terhadap aktiviti penggunaan ruang di institusi
ini mengikut garis panduan yang ditetapkan. Garis panduan ini memfokuskan kepada
pengurusan penggunaan ruang yang optimum, ekonomikal, dan kondusif dalam memenuhi
keperluan institusi.
2.0 LATAR BELAKANG
Garis panduan ini dihasilkan sebagai rujukan utama kepada semua warga ILKKM Johor
Bahru dalam pengurusan dan penggunaan ruang. Faktor penghasilan dokumen ini
dipengaruhi oleh pelbagai isu berkaitan pengurusan ruang di ILKKM Johor Bahru, antaranya:
2.1 Rekod pemilikan ruang yang tidak jelas.
2.2 Tiada rekod maklumat ruang sama ada berlebihan atau berkurangan.
2.3 Penggunaan ruang yang tidak mengikut kapasiti.
2.4 Penyusunan jadual penggunaan yang tidak menyeluruh, kurang optimum dan bertindih.
2.5 Konflik penggunaan ruang gunasama di antara program akademik.
2.6 Kesukaran penentuan perancangan strategik unjuran pelatih kerana kurang maklumat
mengenai kapasiti muatan ruang pengajaran dan pembelajaran.
Sehubungan dengan itu, satu garis panduan yang komprehensif diperlukan untuk dijadikan
rujukan utama dalam menyelaras penggunaan setiap ruang di ILKKM Johor Bahru. Ini akan
memberikan impak yang baik kepada pihak pengurusan ILKKM Johor Bahru. Oleh itu,
penyelarasan yang sistematik perlu diwujudkan bagi mencapai objektif yang telah ditetapkan.
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru 1
Company
Logotype
3.0 OBJEKTIF
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang ILKKM Johor Bahru ini dibangunkan
dengan tujuan menyokong visi dan misi institusi berdasarkan objektif seperti berikut:
3.1 Mewujudkan satu prosedur untuk pengagihan penggunaan ruang kepada semua
pengguna di ILKKM Johor Bahru berdasarkan keperluan sebenar.
3.2 Mengoptimumkan penggunaan keseluruhan ruang sedia ada di ILKKM Johor Bahru.
3.3 Mewujudkan satu prosedur pengurusan dan pemantauan penggunaan ruang di ILKKM
Johor Bahru yang sistematik.
3.4 Menyelaras dan mengurus permohonan penggunaan ruang di ILKKM Johor Bahru.
3.5 Memastikan fizikal ruang sedia ada adalah dalam keadaan baik dan selamat.
4.0 SKOP
Skop garis panduan ini digunapakai untuk permohonan penggunaan ruang bagi segala
tujuan oleh semua kakitangan di ILKKM Johor Bahru. Garis panduan ini meliputi
penggunaan semua ruang seperti di dalam Lampiran 1 dan Lampiran 1A.
5.0 TAKRIFAN
5.1 Institusi
Merujuk kepada Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru.
5.2 Ruang
Merujuk kepada apa-apa jua prasarana di ILKKM Johor Bahru (Lampiran 1 dan
Lampiran 1A) yang boleh digunakan bagi pelbagai tujuan. Secara fizikalnya, ruang
boleh berbentuk terbuka atau tertutup.
5.2.1 Ruang terbuka
Kawasan lapang atau luas yang berada di dalam atau luar bangunan. Contoh
seperti padang, tempat letak kenderaan, medan pelatih dan lain-lain.
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru 2
Company
Logotype
5.2.2 Ruang tertutup
Kawasan yang sempit atau terhad seperti di dalam bilik atau di dalam
sesebuah bangunan. Contohnya seperti bilik kuliah, dewan kuliah, auditorium,
dan sebagainya.
5.3 Guna Sama
Bermaksud dapat digunakan secara bersama-sama oleh dua pihak atau lebih.
5.4 Pelatih
Individu berdaftar, merangkumi semua pelatih di ILKKM Johor Bahru yang mengikuti
kursus pra perkhidmatan, pengajaran, dan latihan pada peringkat sijil, diploma dan
diploma lanjutan secara sepenuh masa.
5.5 Kemudahan
Merujuk kepada apa-apa kelengkapan, peralatan, atau seumpamanya yang terdapat
atau diperlukan dalam sesuatu ruang seperti kerusi, meja, alatan bantuan mengajar
dan sebagainya.
5.6 Waktu Pejabat
Bermaksud tempoh penggunaan bermula dari jam 8.00pagi hingga 6.00petang.
5.7 Pengguna
Merujuk kepada individu atau kumpulan yang menggunakan ruang serta fasiliti di
ILKKM Johor Bahru.
5.8 Pemohon
Merujuk kepada warga ILKKM Johor Bahru atau pegawai daripada jabatan/ agensi luar
yang memohon penggunaan ruang dan kemudahan di institusi.
5.9 Pentadbir Sistem
Merujuk kepada kakitangan sokongan Bahagian Pengurusan yang dilantik bagi
menguruskan sistem tempahan ruang.
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru 3
Company
Logotype
6.0 OPERASI PENGENDALIAN DAN PENGURUSAN RUANG
6.1 Tadbir Urus
Unit Pengurusan Ruang (UPR) diwujudkan bagi memastikan kecekapan dan
keberkesanan pengendalian ruang di ILKKM Johor Bahru dapat dicapai dengan
penglibatan pelbagai pihak dalam pengurusan ruang di ILKKM Johor Bahru. UPR
bertindak sebagai pusat maklumat ruang yang menyedia, menerima, menganalisis dan
mengeluarkan data terkini penggunaan ruang untuk rujukan pengguna dalam membuat
perancangan dan keputusan dengan lebih cekap dan efisien.
6.1.1 Jawatankuasa UPR
Bagi memastikan UPR dapat melaksanakan fungsinya dengan lebih cekap,
satu jawatankuasa dibentuk di bawah UPR yang terdiri daripada:
6.1.1.1 Pengerusi Timbalan Pengarah Pengurusan
6.1.1.2 Ketua Unit Penolong Pegawai Tadbir
6.1.1.3
6.1.1.4 Pentadbir Sistem 1 Pembantu Tadbir
6.1.1.5
6.1.1.6 Pentadbir Sistem 2 Penolong Pegawai Teknologi Maklumat
AJK 1 Pembantu Tadbir
AJK 2 Pembantu Operasi
6.1.2 Peranan Jawatankuasa UPR
6.1.2.1 Menyelaras strategi pengurusan ruang termasuk menyediakan
jadual waktu pengagihan ruang.
6.1.2.2 Menentukan ruang yang boleh digunakan.
6.1.2.3
6.1.2.4 Memantau segala operasi penggunaan ruang.
Membuat syor yang berkaitan untuk menambahbaik kemudahan
yang terdapat di dalam setiap ruang.
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru 4
Company
Logotype
6.1.2.5 Mengkaji dan menilai permohonan tempahan ruang bagi
6.1.2.6 pengguna dalaman ILKKM Johor Bahru dan pengguna daripada
jabatan/ agensi Luar dari masa ke masa.
Menyediakan laporan berkaitan aktiviti penggunaan ruang
sekiranya diperlukan.
6.1.3 Kajian Semula Pengurusan Ruang
UPR hendaklah menjalankan kajian semula bagi menilai dan mengkaji
keberkesanan dan penambahbaikan sistem tempahan ruang dan
pengurusan ruang sekurang-kurangnya lima (5) tahun sekali atau bila-bila
perlu.
6.1.4 Audit Ruang
Tujuan Audit Ruang adalah untuk mengemas kini maklumat kepenghunian
dan mengukur tahap kemanfaatan ruang yang ada di ILKKM Johor Bahru.
Audit Ruang perlu dilaksanakan sekurang-kurangnya lima (5) tahun sekali
atau apabila diarahkan oleh pengurusan tertinggi. Ia dilaksanakan oleh UPR
dengan kerjasama Bahagian Pengurusan, ILKKM Johor Bahru.
6.2 Pengoperasian Ruang
Semua ruang di ILKKM Johor Bahru sentiasa digunakan bagi tujuan seperti pengajaran
dan pembelajaran, peperiksaan, kursus, bengkel, perhimpunan pelatih, perhimpunan
bulanan kakitangan, program akademik dan sebagainya.
6.3 Kategori Ruang dan Kemudahan
6.3.1 Blok Akademik
Ruang yang digunakan bagi tujuan pengajaran dan pembelajaran. Ini
termasuklah sesi kuliah, tutorial, dan amali. Terdiri daripada dewan kuliah dan
bilik kuliah beserta kemudahan atau peralatan yang seumpamanya.
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru 5
Company
Logotype
6.3.2 Blok Ketrampilan
Ruang yang digunakan untuk tujuan pengajaran dan pembelajaran khususnya
sesi praktikal. Terdiri daripada makmal ketrampilan, bilik demonstrasi, berserta
kemudahan atau peralatan yang seumpamanya.
6.3.3 Blok Pentadbiran
Merupakan ruang yang digunakan bagi tujuan pentadbiran institusi yang terdiri
daripada pejabat pentadbiran, bilik mesyuarat, bilik pengajar serta kemudahan-
kemudahan lainnya.
6.3.4 Blok Pusat Sumber
Terdiri daripada bilik instruktor klinikal, pejabat unit teknologi maklumat,
perpustakaan, makmal komputer, medan pelatih, dan Klinik Sejahtera.
6.3.5 Auditorium Sri Perdana
Dewan utama berserta kemudahan atau peralatan seumpamanya yang
digunakan untuk sebarang aktiviti, majlis, dan program yang berkaitan dan
bersesuaian dengan kapasitinya.
6.3.6 Kemudahan Tempat Tinggal
Merangkumi semua asrama pelatih, rumah tamu, kuarters kakitangan, rumah
warden dan lain-lain seumpama dengannya.
6.3.7 Ruang Umum
Lain-lain ruang dan kemudahan yang terdapat di institusi di mana
penggunaannya diluluskan oleh pihak pengurusan. Contohnya kafeteria,
padang, dataran, ruang legar terbuka, taman dan sebagainya.
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru 6
Company
Logotype
7.0 SYARAT-SYARAT TEMPAHAN RUANG
7.1 Permohonan dan Kelulusan
7.1.1 Senarai ruang dan kemudahan yang ditawarkan untuk tempahan boleh
diperolehi melalui Sistem eZyBook atau dengan merujuk kepada senarai di
Lampiran 1 dan Lampiran 1A.
7.1.2 Semua urusan permohonan tempahan serta urusan lain yang berkaitan
hendaklah dibuat dalam waktu pejabat sahaja:
Ahad – Khamis : 8.00pagi – 1.00petang
2.00petang – 5.00petang
Khamis : 8.00pagi – 1.00petang
2.00petang – 3.30petang
*Tertakluk kepada perubahan oleh pihak institusi contohnya seperti penggunaan
perpustakaan sehingga 10.00malam (pada minggu peperiksaan).
7.1.3 Permohonan penggunaan di luar waktu pejabat untuk kegunaan rasmi boleh
dibuat kepada pihak pengurusan.
7.1.4 Pemohon hendaklah berhubung dengan pentadbir sistem sekiranya
memerlukan tambahan masa penggunaan ruang selain daripada waktu yang
ditetapkan.
7.1.5 Permohonan hendaklah dibuat selewat-lewatnya tujuh (7) hari waktu bekerja
sebelum tarikh penggunaan bagi memudahkan proses pengurusan tempahan
kecuali bagi kes-kes khas.
7.1.6 Kelulusan permohonan tempahan ruang dan kemudahan lain adalah tertakluk
kepada takwim akademik dan aktiviti institusi. Keutamaan akan diberikan
kepada aktiviti atau majlis rasmi institusi.
7.2 Tempoh Tempahan
7.2.1 Tempoh tempahan maksimum yang boleh dibuat pada satu-satu masa adalah
selama 2 minggu sahaja.
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru 7
Company
Logotype
7.2.2 Tempoh tempahan hendaklah dinyatakan dengan jelas dalam permohonan
tempahan. Masa yang diperlukan untuk persiapan awal (jika ada) hendaklah
diambil kira dalam tempoh tempahan.
7.3 Pembatalan atau Perubahan Tempahan
7.3.1 Sebarang perubahan tarikh oleh pemohon selepas tempahan dibuat
hendaklah berhubung terus dengan pentadbir sistem.
7.3.2 Bagi mana-mana tempahan yang hendak dibatalkan, perlulah dimaklumkan
kepada pentadbir sistem lebih awal (selewat-lewatnya dua (2) hari sebelum
pembatalan) agar ruang tersebut dapat digunakan oleh pengguna lain.
7.3.3 Sekiranya pemohon lain mempunyai keperluan mendesak untuk
menggunakan sesuatu ruang yang telah ditempah, pemohon hendaklah
berhubung terus dengan pentadbir sistem.
7.3.4 Sekiranya didapati sesuatu ruang yang telah ditempah bagi tempoh tertentu
tidak digunakan, pentadbir sistem berhak untuk membatalkan tempahan tanpa
sebarang notis kepada pemohon.
7.4 Pelanjutan Tempoh Tempahan
Sebarang pelanjutan tempoh tempahan yang melebihi dua minggu hendaklah mengisi
Borang Pelanjutan Tempoh Tempahan Ruang (Lampiran 3) dan dikemukakan kepada
UPR dalam masa lima (5) hari waktu bekerja dan tertakluk kepada kekosongan yang
ada pada masa tersebut.
7.5 Hak-hak institusi
7.5.1 Institusi berhak untuk menerima atau menolak sesuatu permohonan atau
pelanjutan tempoh penggunaan tempahan.
7.5.2 Institusi berhak mengenakan sebarang peraturan tambahan berhubung
tempahan ruang dan kemudahan dari semasa ke semasa sekiranya difikirkan
perlu.
7.5.3 Institusi berhak membatalkan program atau aktiviti yang dijalankan sekiranya
pengguna melanggar syarat-syarat garis panduan ini dan peraturan-peraturan
lain yang berkuat kuasa di institusi.
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru 8
Company
Logotype
7.5.4 Institusi berhak menyenarai hitamkan pengguna yang telah didapati melanggar
syarat-syarat garis panduan ini dan peraturan-peraturan lain yang berkuat
kuasa di institusi.
7.5.5 Institusi berhak untuk mengambil gambar atau membuat rakaman audio visual
bagi program atau aktiviti yang dijalankan dengan tujuan untuk simpanan atau
dokumentasi.
7.5.6 Institusi atau pegawai yang bertugas berhak membuat pemeriksaan semasa
program atau aktiviti sedang dijalankan.
7.5.7 Institusi tidak bertanggungjawab ke atas keselamatan peralatan, kelengkapan
dan lain-lain barang ataupun peralatan teknikal milik pengguna sekiranya
berlaku kehilangan atau kerosakan.
7.5.8 Institusi berhak mengambil tindakan mengikut syarat-syarat tempahan
sekiranya didapati pengguna atau pemohon melanggar peraturan dan garis
panduan yang ditetapkan.
8.0 TANGGUNGJAWAB PIHAK-PIHAK YANG TERLIBAT
8.1 Pihak Pengurusan Institusi
8.1.1 Menyediakan dan memaparkan maklumat yang berkaitan dengan ruang.
8.1.2 Memberi peringatan tentang keperluan mematuhi peraturan penggunaan
ruang.
8.1.3 Menentukan kapasiti yang sesuai berdasarkan keluasan setiap ruang.
8.1.4 Mengemaskini jadual penggunaan atau penggiliran ruang kepada pengguna.
8.1.5 Memantau segala aktiviti yang berpotensi dalam mengabaikan peraturan
penggunaan ruang.
8.1.6 Memastikan sebarang kerosakan yang telah dilaporkan diselesaikan sebelum
sesuatu ruang tersebut boleh digunakan semula.
8.1.7 Memastikan peralatan asas seperti kerusi dan meja disediakan mengikut
kapasiti setiap ruang
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru 9
Company
Logotype
8.1.8 Melakukan pemeriksaan berkala (3 bulan sekali) ke atas setiap ruang bagi
memastikan ianya berada di dalam keadaan selamat dan kondusif.
8.1.9 Memastikan peralatan teknologi komunikasi dan maklumat (ICT) disediakan di
setiap ruang mengikut keperluan dan diselenggara secara berkala.
8.1.10 Bagi ruang yang melibatkan pengunaan sinaran mengion, pihak institusi perlu:
8.1.10.1 Melantik Pegawai Perlindungan Sinaran bagi bilik yang melibatkan
penggunaan sinaran mengion.
8.1.10.2 Memastikan makmal yang mengandungi sinaran mengion
mematuhi syarat yang telah ditetapkan oleh Akta Perlesenan
Tenaga Atom 1984 (Akta 304).
8.1.10.3 Memastikan ciri-ciri keselamatan bilik sinaran mengion memuaskan.
8.1.10.4 Memastikan hanya pekerja bertauliah sahaja dibenarkan
menggunakan bilik yang mengandungi sinaran mengion.
8.1.10.5 Mengemaskini Manual Perlindungan Sinaran.
8.2 Pemohon dan Pengguna
8.2.1 Mematuhi setiap peraturan yang ditetapkan di dalam garis panduan ini
sepanjang tempoh penggunaan ruang.
8.2.2 Menggunakan ruang mengikut tempahan dan had masa yang telah dimohon
dan ditetapkan.
8.2.3 Memastikan kapasiti pengguna setiap ruang pada satu-satu masa adalah
mengikut bilangan yang ditetapkan.
8.2.4 Melaporkan kepada pihak institusi sekiranya terdapat sebarang kerosakan
peralatan ataupun pelanggaran peraturan.
8.2.5 Bertanggungjawab sepenuhnya ke atas kerosakan, kemusnahan dan
kehilangan peralatan milik institusi akibat kecuaiannya sepanjang tempoh
penggunaan.
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru 10
Company
Logotype
8.2.6 Tidak dibenarkan menambah atau mengurangkan sebarang peralatan teknikal
sedia ada di ruang yang ditempah. Sebarang penambahan perlu mendapat
kelulusan bertulis daripada pihak institusi.
8.2.7 Pengguna boleh dengan persetujuan institusi membawa perabot atau
kelengkapan lain milik pengguna selain daripada yang disediakan oleh institusi.
8.2.8 Tidak dibenarkan melakukan sebarang kerja atau aktiviti yang boleh
menyebabkan kecacatan atau perubahan kekal kepada struktur atau rupa
fizikal ruang dan kemudahan yang digunakan.
8.2.9 Memastikan kebersihan ruang adalah sentiasa terpelihara.
8.2.10 Bagi penggunaan untuk tujuan peperiksaan:
8.2.10.1 Setiausaha Peperiksaan (SUP)/ Ketua Pengawas hendaklah
membuat permohonan awal untuk ruang yang akan digunakan
sebagai pusat peperiksaan.
8.2.10.2 SUP/ Ketua Pengawas boleh menyusun atur ruang mengikut
kesesuaian peperiksaan yang bakal berlangsung.
8.2.10.3 Segala peralatan seperti meja, kerusi dan sebagainya yang tidak
digunakan, perlu disusun dengan baik di tempat yang bersesuaian.
8.2.10.4 SUP/ Ketua Pengawas hendaklah memastikan meja, kerusi dan
semua peralatan disusun semula seperti asal selepas digunakan.
8.2.10.5 SUP/ Ketua Pengawas hendaklah memastikan penggunaan ruang
sentiasa dalam kawalan dan patuh kepada semua peraturan dan
syarat yang ditetapkan di dalam garis panduan ini.
8.2.11 Bagi penggunaan ruang yang melibatkan sinaran mengion, pengguna/
pemohon perlu:
8.2.11.1 Memastikan hanya pengguna bertauliah sahaja menggunakan
bilik yang mengandungi sinaran mengion.
8.2.11.2 Mematuhi Manual Perlindungan Sinaran dan Akta Perlesenan
tenaga Atom 1984 (Akta 304).
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru 11
Company
Logotype
9.0 PERATURAN PENGGUNAAN RUANG
9.1 Persediaan Sebelum Ruang Dibuka dan Digunakan
9.1.1 Membuat tempahan melalui Sistem eZyBook (Rujuk Lampiran 2)
9.1.2 Hanya pengguna yang telah memohon sahaja dibenarkan memasuki dan
menggunakan sesuatu ruang yang telah ditempah.
9.1.3 Kapasiti yang dipohon adalah mengikut ruang yang dipilih bagi menjamin
keselesaan sepanjang penggunaan ruang.
9.2 Semasa Penggunaan Ruang
9.2.1 Penggunaan ruang adalah dihadkan dalam waktu pejabat sahaja kecuali
dengan kebenaran pihak pengurusan institusi.
9.2.2 Tidak dibenarkan mengalih/ mengeluarkan aset dari ruang (kecuali dengan
kebenaran pihak pengurusan institusi).
9.2.3 Memakai pakaian yang bersesuaian dan sopan sepanjang berada di dalam
ruang.
9.2.4 Pihak institusi tidak akan bertanggungjawab terhadap harta benda
persendirian.
9.2.5 Sentiasa mematuhi arahan semasa berkaitan dengan bahaya radiasi dan kimia.
9.2.6 Memaklumkan kepada Unit Kawalan Jangkitan (UKJ) sekiranya berlakunya
needle stick injury.
9.2.7 Sentiasa patuh terhadap sebarang arahan tambahan yang berkaitan dari
semasa ke semasa.
9.2.8 Bagi penggunaan makmal, setiap penggunaan mestilah direkodkan ke dalam
Buku Rekod Penggunaan Makmal yang mengandungi maklumat berikut:
9.2.8.1 Nama pengguna (Pengajar/ program (tahun pengajian)
9.2.8.2 Tarikh penggunaan
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru 12
Company
Logotype
9.2.8.3 Nombor matriks (Jika pelatih)
9.2.8.4 Nombor telefon
9.2.8.5 Masa mula dan tamat penggunaan
9.2.8.6 Tandatangan pengguna
9.3 Selepas Penggunaan Ruang
9.3.1 Memastikan ruang dalam keadaan bersih dan kemas.
9.3.2 Memastikan segala peralatan yang digunakan disusun dan disimpan semula
di tempat asal.
9.3.3 Menutup semua suis lampu, kipas, penyaman udara, dan komputer.
9.3.4 Memastikan semua tingkap dan pintu ditutup dan dikunci.
9.3.5 Memaklumkan kepada pihak pengurusan dengan segera sekiranya terdapat
kerosakan kepada mana-mana peralatan dan kemudahan di dalam ruang yang
digunakan.
9.4 Syarat-Syarat Am Penggunaan Ruang
9.4.1 Aktiviti atau program yang dijalankan oleh pengguna/ pemohon hendaklah:
9.4.1.1 Tidak bertentangan dengan undang-undang negara, perlembagaan
dan peraturan institusi.
9.4.1.2 Tidak akan mencemarkan imej dan nama baik institusi sebagai
Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia.
9.4.2 Setiap persembahan/ pertunjukan/ majlis yang memerlukan penggunaan
peralatan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) perlu dibuat secara
berasingan (Lampiran 5).
9.4.3 Semua kawasan dalam institusi adalah Kawasan Larangan Merokok.
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru 13
Company
Logotype
9.4.4 Makan dan minum dalam apa jua bentuk sekalipun adalah tidak dibenarkan di
dalam ruang yang digunakan melainkan di tempat yang dikhaskan.
9.4.5 Sebarang aktiviti jualan semasa tempoh tempahan hendaklah mendapat
kebenaran pihak pengurusan institusi terlebih dahulu.
9.4.6 Pemohon tidak dibenarkan memberi ruang dan kemudahan yang telah
diluluskan tempahannya kepada pihak lain.
10.0 PENGECUALIAN
Pengecualian kepada peruntukan garis panduan ini hendaklah mendapat kelulusan
daripada Pengarah ILKKM Johor Bahru.
11.0 PELAKSANAAN
11.1 Garis panduan ini berkuatkuasa pada tarikh 1 Januari 2023.
11.2 Garis panduan ini terpakai di ILKKM Johor Bahru sahaja.
11.3 Sebarang perubahan pelaksanaan garis panduan adalah tertakluk kepada pindaan
semasa.
12.0 RUJUKAN
12.1 Garis Panduan Penggunaan Fasiliti Kementerian Kesihatan Malaysia Bagi Tujuan
Latih Amal Pelajar/ Pelatih Pemberi Pendidikan Tinggi, 2021.
12.2 Akta Rahsia Rasmi 1972 [Akta 88] Pindaan 1987.
12.3 Akta Perlesenan Tenaga atom 1984 (Akta 304).
12.4 Minit Mesyuarat Pengurusan Dewan Kuliah, Bilik Kuliah, dan Makmal Ketrampilan
Bilangan 1 Tahun 2022
12.5 Pekeliling Perkhidmatan Bil.2 tahun 1985 (Pakaian Semasa Bekerja Dan Semasa
12.6 Menghadiri Upacara-Upacara Rasmi Bagi Pegawai-pegawai Awam) dan lain-lain
Pekeliling/ Surat Pekeliling Perkhidmatan semasa yang berkaitan.
Perintah Am dan Pentadbiran yang berkaitan dari semasa ke semasa.
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru 14
Company
Logotype
12.7 Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Institut Latihan
Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru, Versi 3, 2020.
12.8 Dasar Pengurusan Ruang Universiti Teknologi Mara (UiTM).
12.9 Garis Panduan Pengurusan Sewaan Ruang dan Kemudahan, Universiti Tun
Hussein Onn Malaysia (UTHM).
12.10 Sistem Tempahan Ruang E-Pitching.
12.11 Sistem Tempahan Dewan Kuliah dan Bilik Kuliah Gunasama Universiti Teknologi
Malaysia (UTM).
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru 15
Company
Logotype
JAWATANKUASA
GARIS PANDUAN PENGENDALIAN DAN PENGURUSAN RUANG
INSTITUT LATIHAN KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA JOHOR BAHRU
PENASIHAT
Jamaliah binti Salleh
Pengarah
PENYELARAS
Seri Munirah binti Saleh Manicka Valli a/p Ramahsendran
Ketua Program Sains Perubatan Asas Ketua Teras Program Lanjutan
PEMBACA PRUF
Zahratul Ziha binti Dato’ Mohamad Razali Sarajol bin Ottoh
Timbalan Pengarah Pengurusan Ketua Program Sains Perubatan dan Kesihatan
Md Yunus bin Sufa’at Aishah binti Mohamad Yusof
Ketua Program Fisioterapi Ketua Program Kejururawatan
Abd Majid bin Kamaldin Nurus Sa’adah binti Bachok
Ketua Program Terapi Cara Kerja Ketua Teras Pengimejan Perubatan
Khairiah binti Abd Kadir Manicka Valli a/p Ramahsendran
Ketua Teras Kejururawatan Ketua Teras Program Lanjutan
AHLI JAWATANKUASA
Arifin Junior bin Zainal Arifin Muhammad Fadhli bin Abu Kassim
Ketua Teras Sains Perubatan Asas Ketua Teras Terapi Cara Kerja
Norazebah binti Hamidon Nor Azman bin Kasimin
Ketua Teras Fisioterapi Ketua Teras Sains Perubatan dan Kesihatan
Hamidah binti Denan Norlizah binti Mat Noh
Pengajar Lanjutan Pengajar Sains Perubatan Asas
Mohamad Nor Azmi bin Jamaah Santha Kumari a/p S. Govindarajoo
Pengajar Sains Perubatan dan Kesihatan Pengajar Kejururawatan
Sarinah binti Endin Nor Ermalina Hanita binti Md. Tajuddin
Pengajar Lanjutan Pengajar Terapi Cara Kerja
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru 16
Company
Logotype
Halimatul Saadiah binti Abd Ghani Muhamad Yusof bin Ghazali
Pengajar Fisioterapi Pengajar Pengimejan Perubatan
Norsidah binti Rasip Muhamad Naim bin Amdan
Pembantu Tadbir Juruteknik Komputer
Setinggi-tinggi penghargaan dan jutaan terima kasih kepada semua yang telah terlibat
secara langsung atau tidak langsung dalam menyumbang idea, tenaga, masa, dan
lain-lain sumber dengan penuh iltizam serta usaha yang bersungguh-sungguh dalam
membangunkan GARIS PANDUAN PENGENDALIAN DAN PENGURUSAN RUANG
INSTITUT LATIHAN KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA JOHOR BAHRU ini.
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru 17
Company
Logotype
Lampiran 1
SENARAI RUANG DAN KEMUDAHAN DI ILKKM JOHOR BAHRU
Nama Ruang Dewan Kuliah 1 hingga 12
Lokasi
Kapasiti Blok Akademik
Kemudahan Audio Visual Dewan Kuliah 1 hingga 6 – 100 orang
Dewan Kuliah 7 hingga 9 – 150 orang
Dewan Kuliah 10 hingga 12 – 200 orang
Lain-lain Fasiliti Komputer
Penyaman udara Kerusi dan meja
Kemudahan internet/ wifi Penyaman udara dihidupkan secara berpusat
(centralized) pada waktu bekerja. Sekiranya
penggunaan ruang di luar waktu bekerja, sila buat
permohonan fasiliti pada Bahagian Pengurusan.
Tiada
Nama Ruang Bilik Kuliah 1 hingga 16
Lokasi Blok Akademik
Kapasiti 50 orang
Kemudahan Audio Visual
Lain-lain Fasiliti Kerusi dan meja
Penyaman udara
Penyaman udara dihidupkan secara berpusat
Kemudahan internet/ wifi (centralized) pada waktu bekerja. Sekiranya
penggunaan ruang di luar waktu bekerja, sila buat
permohonan fasiliti pada Bahagian Pengurusan.
Tiada
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru
18
Nama Ruang Makmal Komputer 1
Makmal Komputer 2
Lokasi
Kapasiti Blok Pusat Sumber
Makmal Komputer 1 – 50 orang
Kemudahan Audio Visual Makmal Komputer 2 – 50 orang
Lain-lain Fasiliti Komputer
Penyaman udara Penyaman udara dihidupkan secara berpusat
(centralized) pada waktu bekerja. Sekiranya
Kemudahan internet/ wifi penggunaan ruang di luar waktu bekerja, sila buat
permohonan fasiliti pada Bahagian Pengurusan.
Nama Ruang Ada
Kapasiti
Kemudahan Audio Visual Auditorium
450 orang
Lain-lain Fasiliti Bilik menunggu
Penyaman udara Tandas
Kemudahan internet/ wifi Pentas
Penyaman udara dihidupkan secara berpusat
(centralized) pada waktu bekerja. Sekiranya
penggunaan ruang di luar waktu bekerja, sila buat
permohonan fasiliti pada Bahagian Pengurusan.
Ada
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru
19
Nama Ruang Makmal Ketrampilan dan Bilik Demonstrasi
Lokasi
Kapasiti Blok Ketrampilan
Kemudahan Audio Visual Makmal Ketrampilan – 50 orang
Bilik Demonstrasi – 30 orang
*Bilangan kapasiti ruangan ini adalah anggaran sahaja.
Sila rujuk kepada pegawai yang bertanggungjawab
untuk maklumat lanjut.
*Kemudahan audio visual adalah bergantung kepada
jenis ruang. Sila rujuk kepada pegawai yang
bertanggungjawab untuk maklumat lanjut.
Lain-lain Fasiliti Kerusi dan meja peralatan perubatan (tertakluk
Penyaman udara Model anatomi &
kepada jenis ruang)
Kemudahan internet/ wifi
Wad simulasi
Nama Ruang
Lokasi Penyaman udara dihidupkan secara berpusat
Kapasiti (centralized) pada waktu bekerja. Sekiranya
Kemudahan Audio Visual penggunaan ruang di luar waktu bekerja, sila buat
Lain-lain Fasiliti permohonan fasiliti pada Bahagian Pengurusan.
Penyaman udara Terdapat juga ruang yang mempunyai Penyaman
Kemudahan internet/ wifi udara dengan unit berasingan.
Tiada
Medan Pelatih
Blok Pusat Sumber
200 orang (ruang terbuka)
Kerusi dan meja
Kipas
Tiada
Ada
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru
20
Nama Ruang Dewan Serbaguna 1
Lokasi Kuarters Sri Ledang
Kapasiti 100 orang
Kemudahan Audio Visual
Lain-lain Fasiliti Dapur memasak
Peralatan memasak
Penyaman udara Kerusi dan meja
Kemudahan internet/ wifi Kipas
Tiada
Tiada
Nama Ruang Dewan Serbaguna 2
Lokasi Kuarters Sri Pulai
Kapasiti 100 orang
Kemudahan Audio Visual
Lain-lain Fasiliti Dapur memasak
Peralatan memasak
Penyaman udara Kerusi dan meja
Kemudahan internet/ wifi Kipas
Tiada
Tiada
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru
21
Nama Ruang Bilik Mesyuarat 1
Bilik Mesyuarat 2
Lokasi Bilik Mesyuarat 3
Kapasiti
Blok Pentadbiran
Kemudahan Audio Visual
Bilik Mesyuarat 1 – 30 orang
Bilik Mesyuarat 2 – 20 orang
Bilik Mesyuarat 3 – 20 orang
Lain-lain Fasiliti Kerusi dan meja
Penyaman udara
Kipas
Kemudahan internet/ wifi
Penyaman udara dihidupkan secara berpusat
(centralized) pada waktu bekerja. Sekiranya
penggunaan ruang di luar waktu bekerja, sila buat
permohonan fasiliti pada Bahagian Pengurusan.
Terdapat juga ruang yang mempunyai Penyaman
udara dengan unit berasingan.
Ada
*Nota: Semua tempahan kemudahan audio visual dan peralatan teknologi lain perlu dibuat menggunakan Borang
Permohonan Menggunakan Peralatan ICT (Lampiran 5).
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru
22
SENARAI RUANG DAN LOKASI Lampiran 1A
KAPASITI
1. BLOK AKADEMIK
100
BIL. RUANG LOKASI 150
Aras G 200
1. Dewan Kuliah 1 Aras 1 50
2. Dewan Kuliah 2 Aras G
3. Dewan Kuliah 3 50
4. Dewan Kuliah 4 Aras 1
5. Dewan Kuliah 5
6. Dewan Kuliah 6
7. Dewan Kuliah 7
8. Dewan Kuliah 8
9. Dewan Kuliah 9
10. Dewan Kuliah 10
11. Dewan Kuliah 11
12. Dewan Kuliah 12
13. Bilik Kuliah 1
14. Bilik Kuliah 2
15. Bilik Kuliah 3
16. Bilik Kuliah 4
17. Bilik Kuliah 5
18. Bilik Kuliah 6
19. Bilik Kuliah 7
20. Bilik Kuliah 8
21. Bilik Kuliah 9
22. Bilik Kuliah 10
23. Bilik Kuliah 11
24. Bilik Kuliah 12
25. Bilik Kuliah 13
26. Bilik Kuliah 14
27. Bilik Kuliah 15
28. Bilik Kuliah 16
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru
23
2. BLOK PUSAT SUMBER LOKASI KAPASITI
Aras G 200
BIL. RUANG Aras 1 400
1. Medan Pelatih Perpustakaan, Aras 2 20
2. Dataran Pelatih
3. Klinik Sejahtera 50
4. Makmal Komputer 1
5. Makmal Komputer 2 6
6. Bilik Perbincangan 1 10
7. Bilik Perbincangan 2 15
8. Bilik Komputer
LOKASI KAPASITI
3. BLOK PENTADBIRAN Aras G
30
BIL. RUANG Aras 1 20
1. Bilik Mesyuarat 1 Aras 2 20
2. Bilik Mesyuarat 2 50
3. Bilik Peperiksaan 10
4. Kafeteria Staf 10
5. Bilik Kaunseling 1 10
6. Bilik Kaunseling 2 20
7. Bilik Kaunseling 3
8. Bilik Mesyuarat 3 LOKASI KAPASITI
4. BLOK KETRAMPILAN Makmal Peralatan 25
Makmal Fizik 50
BIL. RUANG Makmal MI 50
ARAS G Makmal MI 25
50
1. Bilik Nefrologi Makmal Demonstrasi 20
2. Bilik Nefrologi Makmal MI 25
3. Makmal QAP Makmal MI 50
4. Makmal Kemahiran 3 25
5. Bilik Kuliah 17 Makmal Gunasama 50
6. Perpustakaan Filem X-Ray Makmal MI 25
7. Makmal Kemahiran 1 25
8. Bilik Ultrasonografi (ADOC) Bilik Radioisotop 25
9. Bilik Gelap Makmal MI 25
10. Bilik Kuliah 18 Makmal MI 25
11. Bilik Radiografi 1 Makmal MI
12. Bilik Radiografi 2
13. Bilik Angiografi Bilik MRI/ CT scan
14. Makmal ADBI Bilik Sumber
15. Bilik Endoscopy
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru
24
BIL. RUANG LOKASI KAPASITI
ARAS 1 Makmal OT 25
1. Bilik Penilaian Pemandu OKU Makmal OT 25
2. Makmal Perangkaan Pediatrik Makmal OT 40
3. Makmal Kreatif & Projektif Makmal OT 25
4. Makmal ADL Makmal OT 25
5. Makmal Splinting 2 Makmal OT 25
6. Makmal Pressure Garment Bilik Perangkaan 25
7. Bilik ADMH Makmal Kemahiran 40
8. Bilik Kuliah 19 Bilik Sumber 25
9. Bilik ADPO Makmal PT 25
10. Makmal Ketrampilan 2 Makmal PT 25
11. Bilik Elektroterapi Makmal SPK 25
12. Makmal Ketrampilan 1 Bilik Demonstrasi PT 50
13. Bilik Kuliah 20 Makmal PT 50
14. Gimnasium Makmal PT 30
15. Bilik Hidroterapi Makmal SPA 50
16. Makmal Anatomi & Fisiologi
BIL. RUANG LOKASI KAPASITI
ARAS 2 Makmal Ketrampilan 1 50
1. Makmal Gunasama 1 Makmal Ketrampilan 2 50
2. Makmal Gunasama 2 Makmal Ketrampilan 3 50
3. Makmal Gunasama 3 50
4. Makmal Gunasama 4 Bilik Demonstrasi 1 10
5. Bilik Persediaan 3 Makmal NS 50
6. Bilik ADMW 10
7. Bilik Persediaan 1 Bilik Demonstrasi 3 50
8. Bilik Kuliah 21 Makmal NS 10
9. Bilik Persediaan 2 25
10. Makmal Ketrampilan 2 Bilik Demonstrasi 2 (NS) 50
11. Bilik Kuliah 22 Makmal NS 10
12. Bilik ADOC Makmal SPK 10
13. Bilik Persediaan 4 40
14. Bilik ADMW 1 Makmal ADDC 40
15. Bilik ADMW 2 Bilik Sumber 30
16. Bilik Kemahiran Makmal NS 30
17. Bilik Demonstrasi Bilik Demonstrasi 30
18. Bilik Kemahiran 1 Bilik Ketrampilan 30
19. Bilik Demonstrasi
Bilik ICU
Bilik ICU
Bilik CCU
Bilik CCU
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru
25
5. BLOK PENGINAPAN LOKASI KAPASITI
Kuarters Blok Sri Ledang 100
BIL. RUANG 100
1. Dewan Serbaguna 1 Kuarters Blok Sri Pulai
2. Dewan Serbaguna 2
LOKASI KAPASITI
6. RUANG-RUANG LAIN Blok Akademik
450
BIL. RUANG Terbuka Terbuka
1. Auditorium
2. Padang Blok Asrama 100
3 Kafeteria A 100
4 Kafeteria B Terbuka 100
5. Surau
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru
26
Lampiran 2
MANUAL PENGGUNA
Sistem eZy
Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia
Johor Bahru
Disediakan oleh:
BAHAGIAN AKADEMIK
Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia
Lot 8173, Jalan Persiaran Kempas Baru,
81200, Johor Bahru,
Johor Darul Takzim
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru
27
MANUAL PENGGUNA
ISI KANDUNGAN
1.0 LATAR BELAKANG
2.0 PENGENALAN
2.1 Pegawai untuk dihubungi
3.0 LOG MASUK PENGGUNA
4.0 DASHBOARD PENGGUNA
5.0 MEMBUAT TEMPAHAN RUANG
6.0 MAKLUMAT TEMPAHAN
7.0 LOG KELUAR
8.0 PEMBATALAN TEMPAHAN
9.0 MAKLUMAT TAMBAHAN
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru
28
1.0 LATAR BELAKANG
Sistem eZyBook di bangunkan bagi menggantikan sistem tempahan semasa
yang sedia ada iaitu secara manual. Sistem ini akan memudahkan pemohon dan
pengguna melakukan tempahan dan pentadbir sistem hanya menyemak dan
memantau tempahan yang telah dibuat.
Pembangunan sistem ini adalah secara dalam talian melalui
classroombookings.com dengan langganan secara tahunan. Dana bagi
langganan tahun pertama telah ditaja sepenuhnya oleh Kelab Warga ILKKM
Johor Bahru bagi tahun 2022, dan permohonan bajet bagi kelangsungan sistem
ini juga telah dibuat menerusi permohonan bajet tahunan ke Bahagian
Pengurusan Latihan, KKM.
2.0 PENGENALAN
Manual pengguna ini disediakan sebagai panduan penggunaan Sistem eZyBook
secara dalam talian bagi tempahan ruang di Institut Latihan Kementerian
Kesihatan Malaysia Johor Bahru. Langkah-langkah penggunaan sistem
merangkumi tempahan ruang bagi sesi pengajaran dan pembelajaran,
mesyuarat, program atau aktiviti akademik, perhimpunan, dan yang
seumpamanya.
Semua pemohon yang ingin membuat tempahan haruslah menggunakan
tempahan secara dalam talian dengan melayari pautan sistem ini. ID pengguna
dan kata laluan boleh diperolehi daripada Pentadbir Sistem.
Pentadbir sistem merupakan staf Unit Pengurusan ILKKM Johor Bahru yang
dilantik oleh pihak pengurusan institusi. Sebarang cadangan dan
penambahbaikan sistem boleh berhubung terus dengan pentadbir sistem.
Sistem ini dibangunkan berasaskan web. Sistem ini boleh di akses daripada luar
(External IP Address), dimana pengguna/ pemohon boleh melayari sistem
melalui https://ezybookilkkmjb.crbsapp.co.uk/
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru
29
2.1 Pegawai untuk dihubungi: sebarang pertanyaan, boleh
Sekiranya pengguna mempunyai
menghubungi pegawai berikut:
2.1.1 Pertanyaan Pentadbiran:
Nama : Nur Faradilla binti Omar
E-mel : [email protected]
No. Tel. : +60 7-2338 000 (samb: 331)
Nama : Nor Ayshah binti Mohamed
E-mel : [email protected]
No. Tel. : +60 7-2338 000 (samb: 234)
Nama : Allyia binti Mohd kassim
E-mel : [email protected]
No. Tel. : +60 7-2338 000 (samb: 233)
2.1.2 Pertanyaan Teknikal:
Nama : Norlizah binti Mat Noh
E-mel : [email protected]
No. Tel. : +60 7-2338 000 (samb: 256)
Nama : Muhamad Yusof bin Ghazali
E-mel : [email protected]
No. Tel. : +60 7-2338 000 (samb: 280)
Nama : Suhaili binti Hassan
E-mel : [email protected]
No. Tel. : +60 7-2338 000 (samb: 110)
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru
30
3.0 LOG MASUK PENGGUNA
3.1 Buka pelayar internet Mozilla Firefox atau Google Chrome.
3.2 Taipkan alamat pautan https://ezybookilkkmjb.crbsapp.co.uk/
3.3 Masukkan ID Pengguna dan Katalaluan.
3.4 Klik ikon login untuk masuk ke dalam sistem.
Nota: Sila rujuk pentadbir sistem ILKKM Johor Bahru yang dilantik untuk mendapatkan ID Pengguna dan
Katalaluan.
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru
31
4.0 DASHBOARD PENGGUNA
4.1 Pemohon dapat melihat paparan dashboard seperti berikut selepas berjaya
log masuk.
4.2 Pada paparan dashboard ini, pemohon dapat melihat maklumat sejarah
tempahan.
4.3 Antara maklumat yang dapat dilihat oleh pengguna ialah:
4.3.1 Jumlah keseluruhan tempahan.
4.3.2 Jumlah tempahan untuk satu-satu sesi akademik.
4.3.3 Jumlah tempahan aktif.
4.3.4 Jumlah maksimum tempahan aktif yang dibenarkan.
4.3.5 Jumlah tempahan yang boleh dibuat oleh pemohon.
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru
32
5.0 MEMBUAT TEMPAHAN RUANG
5.1 Untuk membuat tempahan, sila klik pada ikon Bookings.
5.2 Pengguna dapat melihat laman Kalender Tempahan seperti di bawah:
5.3 Semak kekosongan ruang yang dikehendaki terlebih dahulu pada tarikh yang
ingin ditempah di dalam Kalender Tempahan.
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru
33
5.4 Buat pilihan ruang yang ingin ditempah.
5.5 Klik pada kotak tarikh dan masa untuk membuat tempahan. Masukkan
catatan jika perlu. Kemudian, klik pada kotak Create Booking.
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru
34
5.6 Tempahan berjaya dibuat dan paparan berikut akan kelihatan.
6.0 MAKLUMAT TEMPAHAN
6.1 Untuk melihat maklumat tempahan, pemohon boleh klik pada nama pemohon
dan paparan seperti berikut akan kelihatan.
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru
35
7.0 LOG KELUAR
7.1 Untuk log keluar daripada halaman sistem ini, pemohon boleh klik pada ikon
Log out di bahagian atas kanan halaman ini.
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru
36
8.0 PEMBATALAN TEMPAHAN
8.1 Pembatalan tempahan ruang boleh dibuat sendiri oleh pemohon.
8.2 Pemohon perlu log masuk dan klik booking. Klik pada nama pemohon dan
paparan berikut akan kelihatan. Klik pada Cancel booking
8.3 Klik untuk batalkan tempahan dan tempahan anda akan dipadamkan
daripada sistem.
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru
37
9.0 MAKLUMAT TAMBAHAN
9.1 Pemohon tidak boleh mengubah atau memadam tempahan pemohon lain
(sila rujuk kepada pentadbir sistem).
9.2 Tempahan peralatan Teknologi dan Maklumat atau peralatan tambahan
lain yang diperlukan oleh pemohon adalah secara berasingan. Pemohon
perlu mengisi borang seperti di Lampiran 5.
9.3 Pemohon boleh berhubung dengan pentadbir sistem sekiranya mana-
mana pemohon sangat memerlukan untuk menggunakan sesuatu ruang
yang telah ditempah oleh pemohon lain.
9.4 Pengisian borang permohonan secara manual masih perlu diteruskan
untuk tujuan pengauditan (Rujuk Lampiran 4).
9.5 Sebarang laporan berkaitan dengan penggunaan ruang boleh dirujuk
kepada pentadbir sistem.
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru
38
Lampiran 3
INSTITUT LATIHAN KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA JOHOR BAHRU
BORANG PELANJUTAN TEMPOH TEMPAHAN RUANG
NAMA PEMOHON : _____________________________________________
TARIKH : _____________________________________________
PROGRAM/ UNIT : _____________________________________________
NO. TELEFON : _____________________________________________
TEMPOH PELANJUTAN : _____________________________________________
JUSTIFIKASI PERMOHONAN PELANJUTAN TEMPOH TEMPAHAN:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Nota: Sila sediakan lampiran tambahan jika ruangan di atas tidak mencukupi.
Tandatangan Pemohon
……………………………………………….
Nama :
Tarikh :
UNTUK KEGUNAAN PEJABAT
A. Dengan ini, saya * menyokong / tidak menyokong Disokong oleh:
pelanjutan permohonan tempoh penggunaan ruang ini
dan telah meneliti semua justifikasi yang dinyatakan.
Ulasan: ……………………………………….
______________________________________________ Nama dan cap rasmi:
______________________________________________
______________________________________________ Tarikh :
______________________________________________
B. Keputusan : * Lulus / Tidak lulus Diluluskan oleh:
Ulasan: ……………………………………….
______________________________________________ Nama dan cap rasmi:
______________________________________________
______________________________________________ Tarikh :
______________________________________________
*Sila potong yang tidak berkenaan
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru
39
Lampiran 4
INSTITUT LATIHAN KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA JOHOR BAHRU
BORANG PERMOHONAN TEMPAHAN RUANG DAN KEMUDAHAN
_______________________________________________________________
Butir-butir Permohonan: MASA RUANG/ KEMUDAHAN
BIL TARIKH
Bilangan Pengguna (Kapasiti): ______________________
Tujuan Kegunaan:
_________________________________________________________________________________
Saya akui butir-butir yang tersebut di atas adalah benar dan atas urusan rasmi.
Nama Pemohon : ________________________________
No. Untuk dihubungi : ________________________________
Tandatangan Pegawai bertanggungjawab (Ketua Program/ Penyelaras):
..............................................................................
Nama Pegawai : ___________________________________
No. Tel : ___________________________________
UNTUK KEGUNAAN PEJABAT
Status Bilik: KOSONG / SEDANG DIGUNAKAN / LAIN-LAIN: _____________________________
Tarikh penerimaan permohonan: ________________________
Permohonan diluluskan / tidak diluluskan. Tandatangan Pegawai Pelulus:
Jika tidak diluluskan, sebab: …………………………………………………
Nama & Cap Rasmi
___________________________________________ Tarikh: __________________
___________________________________________
__________
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru
40
Lampiran 5
INSTITUT LATIHAN KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA JOHOR BAHRU
BORANG PERMOHONAN MENGGUNAKAN PERALATAN ICT
*Peringatan: Permohonan perlu disikan selewat-lewatnya 3 hari sebelum program / aktiviti diadakan
Tarikh Permohonan:
…………………………..
MAKLUMAT PEMOHON
Nama : ……………………………………………………………………..
Jawatan : ……………………………………………………………………..
Agensi/ Program : ……………………………………………………………………..
No. Tel. Bimbit : ……………………………………………………………………..
MAKLUMAT PROGRAM / AKTIVITI
Nama Program/ Aktiviti : ……………………………………………………………………..
Tarikh : ……………………………………………………………………..
Masa : ……………………………………………………………………..
Lokasi : ……………………………………………………………………..
Bantuan Teknikal :
Diperlukan Tidak Diperlukan
Alatan yang Diperlukan :
UNIT
LCD Projector ………………………………………………
………………………………………………
Speaker ………………………………………………
………………………………………………
Microphone ………………………………………………
………………………………………………
Laptop ………………………………………………
………………………………………………
Pointer ………………………………………………
Kabel VGA
Wire Extension
PC
Lain-lain
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru
41
Lampiran 5
PERAKUAN PEMOHON
Adalah dengan ini saya mengaku dan bertanggungjawab sepenuhnya ke atas keselamatan
peralatan yang dinyatakan di atas kepada saya. Saya juga mengambil maklum bahawa saya akan
dikenakan tindakan bayaran balik sekiranya berlaku kehilangan/ kerosakan peralatan yang
dipinjam semasa dan selepas program yang berpunca daripada kecuaian saya.
Pengesahan Pemohon: Pengesahan Penyelaras
………………………………………… …………………………………………
Tandatangan Tandatangan
Nama : Nama :
Tarikh : Tarikh :
UNTUK KEGUNAAN PEJABAT
Permohonan ini DILULUSKAN/ TIDAK DILULUSKAN
Tarikh Pengeluaran Peralatan : ………………………………………………
Tarikh Penerimaan Peralatan : ……………………………………………..
Pengesahan Pelulus:
…………………………………………
Tandatangan
Nama :
Tarikh :
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru
42
PERTANYAAN
Sebarang pertanyaan, boleh menghubungi:
BAHAGIAN PENGURUSAN
INSTITUT LATIHAN KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA,
Lot. 9173, Jalan Persiaran Kempas Baru,
81200, Johor Darul Takzim
No. Tel: 07-2338 000
E-mel: [email protected]
Garis Panduan Pengendalian dan Pengurusan Ruang Institut Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia Johor Bahru
43