การตรวจสอบเอกสารใบสำคัญเบิกค่าใช้จ่ายในการจัดฝึกอบรม/ นางอุไร ทองคำชุม

1

แบบบนั ทกึ องคค์ วามรู้รายบคุ คล

1. ชือ่ องค์ความรู้ จัดแฟ้มให้คน้ หาง่ายและสวยงาม ง่ายนิดเดียว

2. ชอ่ื เจ้าของความรู้ นางสาวบุษยมาส คุ้มนุ้ย
ตาแหน่ง นกั ทรพั ยากรบุคคล (พนักงานราชการ)

3. องค์ความร้ทู ่ีบ่งชี้
 หมวดท่ี 1 สรา้ งสรรค์ชุมชนพึ่งตนเองได้
 หมวดที่ 2 ส่งเสรมิ เศรษฐกจิ ฐานรากให้ขยายตวั อย่างสมดุล
 หมวดที่ 3 เสริมสรา้ งทุนชุมชนใหม้ ีธรรมาภิบาล
 หมวดท่ี 4 เสริมสรา้ งองค์กรใหม้ ีขดี สมรรถนะสงู

4. ทีม่ าและความสาคัญในการจัดทาองค์ความรู้
งานเอกสารเป็นหัวใจสาคัญอย่างย่ิงของการดาเนินงานของทุกองค์กรไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบเอกสาร

ทั่วไป (กระดาษ) หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ในปัจจุบันจะเห็นว่าองค์กรส่วนใหญ่หันมาใช้เทคโนโลยี
การจัดเอกสารมากขน้ึ ทัง้ นเี้ พอ่ื อานวยความสะดวกในการดาเนนิ งานของเจ้าหน้าที่แต่ก็อาจจะต้องใช้เอกสาร
ในรปู แบบของกระดาษควบคู่ไปดว้ ย อาจจะยังไม่สามารถยกเลิกใช้เอกสารเหลือเป็นศูนย์ได้ ดังนั้นการจัดเก็บ
เอกสารที่เป็นรูปแบบกระดาษเม่ือวันเวลาผ่านไปเอกสารจะเพิ่มขึ้นเร่ือย ๆ ตามป ริมาณการใช้งาน
ส่งผลให้เกิดปัญหาการจัดเก็บเอกสารตามมา ดังนั้นการจัดแฟ้มเอกสารจึงเป็นหัวใจสาคัญในการจัดเก็บ
เอกสารเพื่อให้เกิดความมีระเบียบเรียบร้อย สะดวกรวดเร็วในการค้นหาเอกสารจากแฟ้มเอกสาร
และเพ่อื รวบรวมเอกสารทม่ี ีความสมั พนั ธก์ นั ไวเ้ ป็นแหลง่ เดียวกัน

5. รปู แบบ กระบวนการ หรือลาดบั ขั้นตอน

1. สารวจเอกสารโดยนาเอกสารปีปัจจุบันมาตรวจสอบว่า มีเรื่องอะไรบ้าง โดยทยอยเอาออกมา
ทีละแฟม้ ไม่ควรนาออกมามากเพ่อื ป้องกนั การสับสน

2. ให้รหัสหมวดใหญ่บนหน้าแรกของเอกสารท่ีมุมขวาด้านบนด้วยดินสอไว้ก่อน เพ่ือให้คัดแยก
เอกสารได้ง่ายข้นึ

3. นาเอกสารท่ีให้รหสั แล้วมาคัดแยกออกตามรหัสหมวดใหญ่แต่ละหมวด จากน้ันนารหัสหมวดย่อย
หรอื รหสั ชือ่ แฟม้ เอกสารบนหนา้ แรกของเอกสารทม่ี มุ ขวามอื ด้านบนถัดลงมาจากหมวดใหญด่ ้วยดินสอ

4. นาเอกสารแต่ละหมวดใหญ่มาเรียงลาดับเดือนที่เกิดก่อนลงไปหาเดือนที่เกิดหลังสุด
หากเดือนพร้อมกนั เรียงลาดบั วนั ที่ของเอกสารจากเลขน้อยไปหาเลขมาก

4.1 วธิ ตี ้งั หมวดหมู่ มขี อ้ ควรพิจารณาดงั นี้
1) ควรต้งั หมวดหมู่ท่ีมคี วามหมายไม่แคบและไมก่ ว้างจนเกนิ ไป
2) ไมค่ วรต้งั หมวดหมูท่ ม่ี คี วามหมายซ้อนกนั หรอื คล้ายคลึงกนั
3) ชื่อหมวดหมคู่ วรจะส้นั และเป็นท่ีนยิ ม
4) ควรมีหมวดเบ็ดเตล็ดเปน็ หมวดสุดท้าย

2

ยกตัวอยา่ ง การจัดเก็บเอกสารตามหัวขอ้ เรอ่ื งจะแบง่ ออกเป็น 8 หมวด ไดแ้ ก่

1) การเงนิ งบประมาณ 2) หนังสือโต้ตอบทัว่ ไป

3) บรหิ ารทว่ั ไป 4) บรหิ ารบคุ คล

5) การประชุมทวั่ ไป 6) งานพสั ดุ

7) รายงานทวั่ ไป 8) เบด็ เตล็ด

5. ลงทะเบยี นหนงั สือเกบ็ โดยนาเอกสารแตล่ ะหมวดใหญ่และแต่เดอื นมาลงทะเบียน

6. นาเอกสารแต่ละหมวดใหญ่มาคัดแยกตามรหสั หมวดย่อยทีใ่ ห้ไว้

7. จัดเก็บเอกสารเขา้ แฟ้มตามรหสั หมวดย่อยหรอื รหัสช่ือแฟม้ ในกรณีท่แี ฟม้ น้ันมีเอกสารอยู่บ้างแล้ว

นาเอกสารใหม่เก็บเพิ่มก็จะต้องนาเอกสารทั้งหมดทั้งเอกสารใหม่และเอกสารเก่าที่มีอยู่แล้วในแฟ้มน้ัน

มาเรียงลาดบั เดือนของเอกสารที่เกิดก่อนขึ้นมาหาเดือนที่หลังสุดสุดพร้อมกับเรียงลาดับวันที่ของเอกสารจาก

เลขนอ้ ยขน้ึ มาหาเลขมาก

7.1 สนั แฟม้

วิธกี ารและขัน้ ตอนปฏิบัติ

1. กาหนดชอ่ื ของเอกสารและกาหนดทอ่ี ยู่ของเอกสารให้ง่ายตอ่ การคน้ หา

2. จดั ทาสันแฟม้ โดยใชร้ ูปแบบที่กาหนด

3. การจดั เกบ็ ตอ้ งคานึงถงึ หลักดงั นี้

- การจัดเก็บตอ้ งมปี ระสทิ ธภิ าพ เก็บและหยบิ ใช้ไดท้ ันทไี มเ่ สียเวลา

- ตอ้ งไม่ให้ของท่ีจัดเก็บเสอ่ื มสภาพ

- การจดั เกบ็ ตอ้ งไมก่ อ่ ใหเ้ กิดอันตราย

รปู แบบสนั แฟ้ม

1. สนั แฟม้ ต้องมีสัญลกั ษณข์ องหนว่ ยงาน

2. มีช่ือหน่วยงาน เพ่ือให้รู้ว่าแฟ้มนั้นเป็นของหน่วยงานใด ควรใส่ชื่อ “เร่ือง” เอกสารให้

ชัดเจน เพ่อื แยกประเภทของเอกสาร ซ่ึงเปน็ ประโยชน์การจัดเก็บเอกสาร

3. มหี มายเลขประจาแฟม้ กรณมี หี ลายแฟ้มใหเ้ รยี งลาดบั ตง้ั แต่ 1 จนถึงแฟม้ สุดทา้ ย

ตัวอย่าง รูปแบบสนั แฟ้ม 3

งานพัฒนา โลโกห้ นว่ ยงาน
ทรพั ยากรบุคคลฯ ชื่อกลมุ่ งาน

กขคง ชอ่ื เรอื่ ง

1 หมายเลขแฟ้ม

4

8. จัดแฟม้ เอกสารเข้าใส่ตู้ โดยเรียงลาดับหมายแฟม้ ตามท่กี าหนด
9. จัดทาบัญชคี ุมแฟ้มเอกสาร

ภาพประกอบข้ันตอนการจดั เก็บเอกสาร
ขั้นตอนการจดั เก็บเอกสาร

1.สารวจเอกสาร
2. ให้รหัสหมวดใหญ่
3. คัดแยกเอกสารที่ใหร้ หัสแลว้

4. เรียงลาดบั เอกสารแตล่ ะหมวดใหญ่

5. ลงทะเบยี นหนังสอื เก็บ

6. คัดแยกเอกสารตามหมวดย่อย
7. เรียงลาดบั เอกสารแต่ละหมวดยอ่ ย
8. จดั เกบ็ เอกสารเขา้ แฟม้ ตามหมวดยอ่ ย

9. จัดเกบ็ เอกสารเข้าตู้
10. จดั ทาบญั ชีคมุ แฟ้ม

5

6. เทคนคิ ในการปฏบิ ตั ิงาน
1. ไมค่ วรเกบ็ หนังสือปนกบั เอกสาร
2. มีการให้รหสั เอกสารบนหัวกระดาษเสมอ เพ่ือป้องกันการแยกประเภทเอกสารผิด การนาออกมา

ใชผ้ ิด
3. ดเู น้ือหาของเอกสารอีกครัง้ กอ่ นจัดเก็บ เพ่อื ปอ้ งกนั การจัดเก็บเอกสารผิดพลาด
4. พลิกอ่านฉบับเก่าท่ีล่าสุดทุกครั้งก่อนนาฉบับปรับปรุงใหม่จัดเก็บลงแฟ้ม เพ่ือเป็นการเตือน

ความจา
5. ถ้าเป็นเอกสารสาคัญ ควรแยกไว้หน้าสุดเพอ่ื สะดวกรวดเรว็ ในการคน้ หา
6. มกี ารบารงุ เอกสารท่จี ะเก็บให้อยู่ในสภาพทีด่ เี สมอ
7. ควรทบทวนระบบการจดั เก็บเอกสารอยา่ งสมา่ เสมอ อย่างนอ้ ยปีละ 1 คร้ัง

7. ปัญหาทพ่ี บและแนวทางการแกไ้ ขปัญหา

ปญั หาท่พี บ

1. เอกสารไม่ถูกเก็บไว้ทันที เอกสารอยู่ตามโต๊ะเจ้าหน้าท่ี ตามแฟ้มนาเสนองาน ทาให้ยาก
ในการคน้ หา ผ้อู ่นื ไมส่ ามารถค้นหาได้

2. เจ้าหน้าท่ีขาดความรู้ในการจัดเก็บเอกสารเท่าที่ควรหรือขาดการจัดหมวดหมู่เอกสารให้ง่าย
ตอ่ การค้นหา

3. บุคคลอนื่ มาใชเ้ อกสารโดยไม่บอกกล่าว ทาใหไ้ ม่สามารถตดิ ตามเอกสารได้ เกิดการสูญหาย
4. ไม่มีการวางแผน การกาหนดระยะเวลาในการจัดเก็บ และทาลายท่ีแน่นอนทาให้เจ้าหน้าที่
ตอ้ งคอยเก็บเอกสารไว้ในแต่ละปีคอ่ นข้างมาก ทาใหพ้ ื้นท่ีจดั เกบ็ ไม่เพียงพอ

แนวทางการแก้ไขปัญหา

1. เจ้าหน้าที่ผู้รับชอบต้องมีความรอบคอบ มีความละเอียดถ่ีถ้วน มีระเบียบแบบแผนในการจัดเก็บ
เอกสารเข้าแฟม้

2. ฝกึ อบรมบคุ ลากรท่มี อี ยูแ่ ล้วใหม้ ีความรคู้ วามสามารถในการดูแลจดั การเอกสารอย่างถกู วิธี
3. สาหรับองค์กรที่มีปัญหาเรื่องการยืมคืนเอกสารจากบุคคลภายในหน่วยงานหรือหน่วยงานอื่น
อาจจะต้องจดั ทาทะเบียนยมื คืนเอกสารไว้ เพื่องายในการติดตามหรือทวงถามเม่อื ถงึ กาหนดเวลา
4. ควรกาหนดระยะเวลาในการเก็บและทาลายเอกสาร หน่วยงานควรจะต้องวางแผนในการจัดเก็บ
และทาลายเอกสารซ่งึ จะต้องเป็นไปตามระเบยี บสานกั นายกรัฐมนตรี เพื่อให้ทราบว่าหนังสือหรือเอกสารฉบับ
ใดจะต้องเก็บไว้นานเท่าใด และเมื่อไรต้องทาลาย ทั้งน้ีจะช่วยลดปริมาณเอกสารที่ไม่จาเป็นต้องใช้ลง
ซึง่ จะช่วยประหยดั พนื้ ท่ีในการจดั เกบ็ เอกสารได้

6

8. ประโยชน์ขององคค์ วามรู้
1. สะดวกในการคน้ หา
2. ประหยัดเวลาทาใหก้ ารคน้ หาและการจัดเกบ็ เอกสารเป็นไปอย่างรวดเรว็ มีประสทิ ธภิ าพ
3. มีแหล่งเกบ็ เอกสารที่ปลอดภัยและถาวร ไมเ่ กิดการชารุดเสยี หาย
4. สามารถรวบรวมเอกสารท่เี กย่ี วข้องสมั พนั ธก์ ันไวใ้ นแหลง่ เดียวกัน
5. ทาใหม้ มี าตรฐานเดยี วกนั ในการจดั เกบ็ เอกสาร
6. ทาให้เกิดความเรยี บรอ้ ยและสะอาดตา
7. ผู้ปฏิบตั ิงานสามารถเข้าใจและเลอื กใช้แฟม้ เอกสารไดอ้ ยา่ งถกู ต้อง
8. ประหยดั พื้นทใ่ี นการจดั เก็บ ลดความซ้าซ้อนในการเกบ็ เอกสาร