เทคนิคการจัดเอกสารสำคัญให้เป็นระเบียบ/นางจิรา ชูบัวทอง

ช่อื องค์ความรู้ เทคนคิ การจัดเอกสารสาคัญใหเ้ ปน็ ระเบยี บ

เจ้าของความรู้ นางจิรา ชบู วั ทอง

ตาแหนง่ เจ้าพนักงานธรุ การชานาญงาน

สงั กัด ศนู ยศ์ กึ ษาและพฒั นาชุมชนนครศรีธรรมราช

องคค์ วามรู้ทบี่ ่งชี้ (เลือกไดจ้ านวน 1 หมวด)
 หมวดท่ี 1 สรา้ งสรรคช์ ุมชนพึ่งตนเองได้
 หมวดที่ 2 สง่ เสรมิ เศรษฐกิจฐานรากใหข้ ยายตัวอยา่ งสมดุล
 หมวดที่ 3 เสรมิ สรา้ งทุนชมุ ชนใหม้ ีธรรมาภิบาล
 หมวดที่ 4 เสริมสร้างองค์กรให้มีขีดสมรรถนะสงู

ทม่ี าและความสาคัญในการจัดทาองค์ความรู้ (อธบิ ายโดยละเอยี ด)

การจัดเก็บเอกสารเป็นกระบวนการในการจาแนก จัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบเพื่อให้
ความสาคญั ของการเก็บเอกสารเมือ่ ธุรกจิ ให้ความสาคัญกับเอกสาร โดยถือว่าเอกสารเป็นเสมือนความจาของ
ทางราชการ และเอกสารใช้เป็นหลักฐานสาคัญท่ีต้องเก็บไว้เพ่ือการตรวจสอบหรือค้นคว้าในอนาคตแล้วดังน้ี
หน่วยงานทางราชการตอ้ งมกี ารเก็บเอกสารท่ดี ี เพอ่ื รวบรวมเอกสารให้เป็นหมวดหมู่ เป็นระเบียบ เอกสารไม่
ชารดุ เสยี หาย สะดวกต่อการคน้ หาเมอ่ื ต้องการใช้ และมีวิธีการเก็บเอกสารท่ีเหมาะสม ซ่ึงผู้มีหน้าท่ีในการเก็บ
เอกสารจาเป็นต้องมีความรู้ด้านการเก็บเอกสารเป็นอย่างดีด้วย ดังนั้น ก่อนจะเก็บเอกสารจะต้องมีการ
วางแผนไว้ล่วงหน้าให้พร้อมโดยคานึงถึงสิ่งต่าง ๆ ท่ีเกี่ยวข้อง เช่น สถานท่ีเก็บเอกสาร อุปกรณ์สาหรับเก็บ
เอกสาร ระบบการจัดเก็บเอกสาร ข้ันตอนในการปฏิบัติเก่ียวกับเอกสาร เป็นต้นวัตถุประสงค์ของการเก็บ
เอกสารแหล่งเก็บเอกสารเปรียบเสมือนศูนย์ความจาของหน่วยงานและเป็นที่รวบรวมหลักฐานต่าง ๆ ของ
หน่วยงานไวท้ ั้งหมด

บนั ทกึ ขมุ ความรู้
การเก็บเอกสารต่าง ๆ เหลา่ น้ีไว้รวมกนั กเ็ พือ่ วตั ถุประสงค์ดงั ต่อไปนี้

1. เพื่อรวบรวมเอกสารที่มคี วามสมั พนั ธต์ ่อเนือ่ งกนั จัดเข้าไว้ใหเ้ ป็นหมวดหมูแ่ ละแหลง่ เดียวกนั
2. เพ่ือความสะดวกรวดเรว็ และงา่ ยตอ่ การคน้ หา
3. เพื่อให้เอกสารอยู่ในทีท่ ี่ปลอดภัย
4. เพื่อเก็บเอกสารไว้เปน็ หลกั ฐานอา้ งองิ ในอนาคต
องคป์ ระกอบในการเก็บเอกสารการเก็บเอกสารจะใหไ้ ดผ้ ลดนี ั้นตอ้ งขน้ึ อยู่กบั องคป์ ระกอบ 5 ประการคอื
1. เจ้าหน้าที่เก็บเอกสาร ซ่ึงจะทาหน้าท่ีดูแลรักษาเอกสารให้อยู่ในสภาพท่ีพร้อมจะใช้งานได้
ตลอดเวลา หน้าท่ีโดยตรงของพนักงานเก็บเอกสาร คือ มีหน้าที่เก็บรวบรวมเอกสารให้เป็นหมวดหมู่ เป็น
ระบบ
2. เอกสาร ซึ่งอาจจะอยู่ในรูปของรูปภาพ ฟิล์ม ข้อความ แผ่นพับ ภาพโฆษณา จดหมาย ซึ่ง
เอกสารเหลา่ น้ีตอ้ งเก็บรักษาเพือ่ ไว้ใช้เป็นหลักฐานต่อไป
3. ระบบการจดั เก็บ คอื ระบบหรือวิธีการจดั เกบ็ เอกสารใหเ้ อกสารอยใู่ นสภาพทพ่ี รอ้ มจะใช้งาน ซ่ึง
แตล่ ะหนว่ ยงานอาจจะมีระบบการเก็บเอกสารที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับความเหมาะสมของแต่ละหน่วยงานน้ัน
แต่ไม่วา่ จะมรี ะบบการจัดเก็บวธิ ีใดกต็ าม จดุ ประสงค์ของระบบการจัดเก็บเอกสารก็คือ การจัดเอกสารให้เป็น
ระเบียบ ครบถว้ น เอกสารไม่ชารดุ เสียหาย และคน้ หาไดท้ นั ทีเมอื่ ต้องการใช้

4. อุปกรณ์ในการจัดเก็บ การเก็บเอกสารจาเป็นต้องอาศัยอุปกรณ์ต่าง ๆ ช่วย เพ่ือให้การเก็บ
เอกสารมีประสิทธิภาพยิ่งข้ึน และเพ่ือให้การจัดเก็บเอกสารเป็นระเบียบสวยงาม อุปกรณ์ที่ใช้ในการจัดเก็บ
เช่น แฟม้ เอกสาร ตเู้ กบ็ เอกสาร ฯลฯ

5. สถานท่ใี นการเก็บ หมายถึง แหล่งเก็บเอกสาร ธุรกิจควรจะมีการจัดสถานท่ีในการเก็บเอกสาร
อย่างเป็นสัดส่วนและเพียงพอ ห้องเก็บเอกสารควรเป็นห้องที่โปร่ง มีอากาศถ่ายเทได้สะดวก ไม่ร้อนอบร้าว
จนเกินไป ไม่ควรอยใู่ นท่ีที่มีคนพลุกพล่าน

ขน้ั ตอนการปฏบิ ัติงาน
1. เตรยี มอปุ กรณ์ สถานที่ และเอกสารให้พร้อม อุปกรณ์ที่จาเป็นต้องใช้อาจมีอยู่แล้วในสานักงาน

เชน่ กล่องกระดาษ แฟม้ ปากกา กระดาษสี ชน้ั วาง รวมไปถึงต้หู รอื ห้องสาหรับเก็บเอกสารซึ่งจะต้องทาให้มัน
โล่งเพื่อให้จัดเก็บเอกสารได้ทันทีเมื่อกระบวนการท้ังหมด เสร็จสิ้น ท้ังนี้ส่ิงท่ีสาคัญท่ีสุดคือ ต้องรวบรวม
เอกสารทั้งหมดมาไว้ที่เดียวกัน มิฉะน้ันอาจต้องเสียเวลามาจัดการ ใหม่อีกใหม่อีกหลายรอบเม่ือพบว่ามี
เอกสารหลงเหลอื อยู่ตามทีต่ า่ ง ๆ

2. จดั การกับเอกสารในทนั ทีทไ่ี ด้รับ จรงิ ๆ แล้ว วิธีจัดการกับเอกสาร ท่ีดที ส่ี ุดก็คือ ทันทีท่ีคุณได้รับ
เอกสารน้ันมา ใหค้ ุณจัดการกับมันโดยทนั ที เช่น หากเปน็ จดหมาย อา่ นทนั ที หากมีเรือ่ งสาคัญก็เก็บไว้ หากไม่
มีอะไรก็ท้งิ ได้ ใบเรยี กเกบ็ เงิน ใบเสรจ็ ได้รบั มาแลว้ จดั การทันที จากนั้นก็เก็บเข้าแฟ้มไป หากจาเป็นต้องเก็บ
หรือท้ิงไปหากไมจ่ าเปน็ การจดั การกับเอกสารในทันทีที่เห็นน้ัน จะลดปริมาณกระดาษในบ้านลงได้อย่างเห็น
ไดช้ ัด

3. แยกเอกสารท่ีต้องจัดเกบ็ ให้เป็นหมวดหมูย่ อ่ ยท่ีสุด ควรเริ่มจัดการกับกล่องใบแรกก่อน โดยต้อง
แยกเอกสารทตี่ อ้ งจัดเกบ็ เปน็ สองประเภท คือ เอกสารท่ียัง อยู่ระหว่างปฏิบัติงาน อันได้แก่ ใบรายการท่ีต้อง
ส่งใหล้ กู คา้ ใบเสร็จทย่ี ังไม่ได้ชาระ ใบเสนอราคาทีย่ ังไมผ่ ่านการ พิจารณา ฯลฯ และเอกสารที่ปฏิบัติงานเสร็จ
สนิ้ แลว้ อยา่ งเชน่ เอกสารที่ ผ่านการดาเนนิ การแลว้ รวมไปถึงเอกสารสาคัญทางกฎหมายและ ผลประโยชน์ที่
กล่าวไปในขอ้ กอ่ นหน้าดว้ ย หลังจากแบ่งเอกสารเป็นสองประเภทข้างต้นแล้ว ก็ต้องจัดหมวดหมู่ ของเอกสาร
เหลา่ นั้นอกี คร้ัง เชน่ หมวดการเงนิ หมวดการจดั การ หมวดการจาหน่าย ฯลฯ และแยกยอ่ ยลงไปจนเรียกได้ว่า
ย่อยที่สดุ เชน่ ในหมวด การเงิน กจ็ ะมีพวกใบเสรจ็ ต่าง ๆ

4. .จดั เรยี ง เมอื่ แยกเปน็ ประเภทย่อยท่สี ดุ แล้ว ตอ้ งเอาเอกสารเหลา่ นน้ั มาจัดเรยี งตามลาดับวันและ
เวลาอีกคร้ังหน่ึง เพื่อให้หาได้ง่ายเม่ือจาเป็นต้องหยิบมันมาใช้ ในกรณีที่ในแต่ละวันมีใบรายการจานวนมาก
อาจจดั เรยี งรายการใน หนึ่งวันน้ันตามลาดับตัวอักษรจากชอื่ องค์กร ผลติ ภณั ฑ์ ผรู้ บั -สง่ หรือข้อมูลอ่ืน ๆท่ีระบุ
ไวใ้ นเอกสารดังกล่าวเพ่อื ให้ สะดวกในการค้นหาและเปน็ ระเบียบยง่ิ ข้ึน

5. จัดเข้าแฟ้ม การแยกเอกสารได้เสร็จส้ินแล้ว ต่อมาส่ิงที่จาเป็นต้องทาคือนาเอกสารเหล่าน้ันใส่
แฟ้ม โดยควรแยกให้ ชัดเจนว่าแฟ้มไหนใส่เอกสารหมวดอะไร และใส่เฉพาะเอกสารหมวดนั้น ๆเพียงอย่าง
เดยี ว แต่ทง้ั นใ้ี นหนึง่ แฟม้ ไม่ ควรจดั เกบ็ เอกสารมากเกนิ ไปเพราะนอกจากจะทาให้หาข้อมูลได้ยากแล้ว ขนาด
ทีห่ นาเกินไปยงั ส่งผลตอ่ การจดั เกบ็ อกี ดว้ ย ดงั น้ันในกรณีท่ีมีเอกสารมากกว่าหน่ึงแฟ้มในหนึ่งหมวด การใช้วิธี
แยกหมวดด้วยแฟ้มสีต่าง ๆ ยัง อาจเป็นอีกทางเลือกที่ดี หลังจากเก็บเอกสารในแฟ้มแล้วอาจใช้กระดาษสีที่

เตรยี มไว้ในมาทาท่คี นั่ หรอื ตดิ ท่สี นั กระดาษแยกเพือ่ เอกสารตามประเภท และวัน เดือน ปี และติดฉลาก หรือ
ใชป้ ากกาเขียนชื่อหมวด และรายการ เอกสารที่สันของแฟ้มเพ่ือให้รู้ว่าแฟ้มแต่ละอันนั้นเก็บเอกสารประเภท
อะไรโดยไม่จะเปน็ ตอ้ งเปดิ ดู

6. เกบ็ เข้าท่ี ควรเก็บเอกสารทไี่ มค่ ่อยไดใ้ ช้ หรอื นาน ๆจะเอามาอ้างอิงสักครง้ั ไว้ด้านล่างสุด หรือใน
สุดของตู้ และเกบ็ เอกสารทใ่ี ช้บ่อย ๆไว้ในระดบั สายตา หรือระดับท่ีหยิบมาใช้ได้ง่าย ส่วนเอกสาร สาคัญและ
ข้อมูลความลับต่าง ๆควรจัดเก็บในท่ีเฉพาะท่ีมีการป้องกัน เช่น ตู้นิรภัย หรือลิ้นชักทั่วไปท่ีสามารถล็อคได้
สว่ นหลกั การจดั เรยี งน้ันก็อาจจัดเรียงแฟม้ ตามลาดับอักษรท่ีใช้ท่ัวไป โดยเรียงจากซ้ายไปขวา ข้อควรคานึงก็
คือไม่ควรเอา หนังสือหรืออะไรท่ีไม่เกี่ยวข้องมาวางปะปนในช้ัน เพราะอาจทาให้เกิดความสับสน ได้ใน
ภายหลัง

7. คัดแยกว่าส่งิ ไหนควรเกบ็ ส่ิงไหนควรทง้ิ เอกสารที่มีความจาเป็นตอ้ งเก็บไว้ เช่นพวกเอกสารจาก
บตั รเครดิต เอกสารจากธนาคาร เอกสารภาษี ต้องแยกออกจากเอกสารแจก หรือจัดหมายทั่ว ๆ ไป ถ้าจะให้ดี
ควรแยกประเภท และกาหนดระยะเวลาทม่ี คี วามจาเป็นต้องเกบ็ เช่น ต้องเกบ็ นานเป็นปี หรือเก็บไว้ยืนยันการ
ชาระเงินแค่เดือนสองเดอื นเป็นตน้

8. ถ้ายืมเอกสารหรือแฟ้มไปใช้งาน จะต้องใส่ "บัตรยืม" หรือ "แฟ้มยืม" ไว้แทนจนกว่าจะนาเอา
เอกสารหรือแฟ้มทีย่ ืมไปมาคืน

9. เอกสารท่ีใช้แล้วแต่ต้องเก็บไว้ระยะหนึ่ง และไม่ได้ใช้อ้างอิงบ่อยควรเก็บไว้ ณ ชั้นล่างสุดของตู้
หรือช้ันเกบ็ เอกสาร

10. ควรฝึกนสิ ยั น้ีเป็นนสิ ัยประจาตัวที่เราจะต้องทาทกุ วนั โดยยดึ เทคนคิ ดงั ตอ่ ไปนี้
- เช็คตู้จดหมายเปน็ ประจาทกุ วนั หรอื ทาให้บ่อยที่สุดเท่าท่ีจะทาได้ และอะไรท่ีไม่

สาคญั ทิ้งไดท้ นั ที
- หาพน้ื ทีส่ าหรบั การเก็บจดหมาย ไม่ว่าจะเปน็ ทบี่ า้ น หรอื ทท่ี างานก็ตาม
- กาหนดเวลาสาหรบั การจัดการกับกองเอกสาร ใหเ้ ปน็ ประจาทกุ สปั ดาห์

การจัดเอกสารใหเ้ ปน็ ระบบระเบียบทาให้งา่ ยตอ่ การค้นหาเอกสาร เมื่อต้องการจะใช้เอกสารน้ัน
ๆ กส็ ามารถนามาใช้ได้เลย แถมการจดั เปน็ ระเบยี บยังทาให้สถานท่ีน้ัน ๆ ดูสะอาดสะอ้าน บ่งบอกถึงลักษณะ
การทางานและการจดั การงานทด่ี ี สง่ เสรมิ ภาพลักษณข์ องหน่วยงานหรอื ตนเองไดด้ ้วย