PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM3345.3 Selepas Bencana (Penyelamatan dan Pemulihan)i. PenyelamatanAktiviti pemulihan rekod perlu dijalankan selepas berlakunya bencana. Ini termasuklah:• Mendapatkan kelulusan memasuki lokasi bencana, membuatpenilaian tahap dan anggaran rekod yang rosak dan memberikan cadangan pemulihan rekod.• Mendapatkan keperluan peralatan daripada pembekalperkhidmatan.• Memindahkan rekod yang terselamat ke ruang lain yang tidakterlibat bencana.• Menstabilkan persekitaran rekod untuk mengelakkanpertumbuhan kulat dengan menyediakan alat dehumidifier dan silica gel untuk mengawal kelembapan.• Merakam keadaan bencana menerusi gambar foto, video ataurakaman digital sebagai bukti untuk tujuan tuntutan insuran dan perancangan masa depan.• Menyediakan ruang untuk merekod dan membungkus bahanbagi tujuan pembekuan, pengeringan dan lain-lain kaedah pemuliharaan kecil.• Memindahkan rekod-rekod yang basah ke dalam peti ais beku.• Mencadangkan pemusnahan rekod kepada rekod yang rosak.• Melaksanakan kerja baik pulih rekod.ii. Pemulihan (Recovery)a. Pemulihan Rekod Akibat Banjir/ AirRekod/ Dokumen Kertas• Rekod basah boleh dikeringkan secara semula jadi menggunakankipas atau mesin pembersih hampagas (vacuum).• Sekiranya rekod basah di bahagian tepi atau sebahagian kecilsahaja rekod hanya perlu dianginkan.• Sekiranya rekod basah keseluruhan, rekod perlu dikering dandianginkan.• Sekiranya dokumen berlumpur, air perlu dialirkan ke atasdokumen sebelum dokumen dikering, dianginkan atau dikering beku.
BAHAGIAN v | TADBIR URUS REKOD335• Sekiranya jumlah rekod yang basah terlalu besar, rekod perludikering beku di dalam freezer sebelum kerja pemulihan rekod dijalankan kemudian.• Rekod yang hendak dikering beku hendaklah terlebih dahuludiikat dan dibungkus menggunakan plastik.• Pengeringan perlu dijalankan ditempat yang sejuk, kering danbersih.• Elakkan daripada peningkatan suhu dan kelembapan yang akanmenggalakkan pertumbuhan cendawan dan kulat.• Gunakan dehumidifier sekiranya perlu untuk menyerap kelembapan.Slaid Kaca• Keringkan secara semulajadi serta merta.• Susun slaid kaca di atas kertas turap/serap (blotting paper)dengan aliran udara yang lembut.• Pastikan permukaan berkilat menghadap ke atas.• Jangan disejuk beku dan jangan rendam di dalam air.• Jangan dikeringkan menggunakan penyejuk beku (freezer) ataupembersih hampagas (vacuum).Gambar Pegun dan Negatif Filem• Rawat gambar pegun terlebih dahulu kerana negatif filem lebihstabil.• Keluarkan gambar pegun daripada sampul plastik atau kertasdengan berhati-hati.• Keringkan secara semulajadi (air-dry) dengan serta merta.• Sidai gambar pegun atau negatif filem dengan menggunakanpenyepit pada tali untuk pengeringan.• Pastikan setiap satu gambar atau negatif filem tidak bertindihantara satu sama lain.• Gambar juga boleh dikeringkan dengan meletakkannya padapermukaan yang rata.• Gambar pegun ini perlu diterbalikkan secara bersilih ganti.• Jika gambar pegun atau negatif filem tidak boleh dikeringkandengan segera, ia perlu direndam di dalam air sejuk yang bersih.
PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM336• Tempoh rendaman tidak boleh melebihi dua hari.• Kemudian, gambar pegun atau negatif filem tersebut bolehdikeringkan mengikut langkah-langkah di atas atau dihantar terus ke makmal pemprosesan foto.• Pastikan gambar pegun atau negatif filem berwarna direndamdalam bekas yang berasingan daripada gambar pegun atau negatif filem hitam dan putih.• Bagi negatif filem yang rosak disebabkan air, ia masih bolehdirawat setelah benar-benar kering.• Asingkan dan hantar ke makmal pemprosesan untuk rawatankerana dalam keadaan ini, negatif filem amat sensitif disebabkan oleh permukaan kilatannya (emulsi) yang mudah terserpih.Open Reel dan Pita Magnetik (Kaset dan Pita Rakaman)• Keluarkan bahan dari air.• Buka bekas atau pembungkus (casing) Open Reel dan Pita Magnetik (Kaset dan Pita Rakaman).• Jika berlaku penyejatan, bilas dengan air dan hantar kepadapakar untuk pengeringan, pembersihan dan penyalinan.• Setelah benar-benar kering, laksanakan penyalinan bahan.• Semak semula salinan yang dibuat untuk dibaca dan labelkansebelum membuang salinan asal.• Jangan cuba untuk memainkan salinan asal kerana ini bolehmerosakkan peralatan.• Jangan disejuk beku sebaliknya hendaklah dikeringkan dalammasa 24 jam.Piring Hitam• Berus lumpur pada pembalut (cover) dengan lembut.• Bersihkan dengan menggunakan air suling atau air paip.• Keringkan dengan menggunakan kain yang lembut dan tidakberserat (free lint cloth).• Jangan lap atau gosok permukaan bahan tersebut, biarkan iakering secara semulajadi/ anginkan menggunakan kipas.
BAHAGIAN v | TADBIR URUS REKOD337Cakera Padat (CD / DVD)• Berus lumpur pada pembalut (cover) dengan lembut.• Lapkan pembalut dengan tuala yang dilembapkan (bukan tualabasah).• Jika tiada kerosakan kepada cakera, buka pembalutnya danberus habuk/ lumpur pada disk dengan berus lembut atau tisu secara berhati-hati.• Lap daripada tengah cakera secara terus ke bahagian luar cakera.Jangan lap secara berpusing ke atas cakera tersebut.• Pengendalian cakera hendaklah secara berhati-hati padasebelah label kerana bahagian ini mudah tercalar dan boleh mempengaruhi kebolehan main semula cakera tersebut.Filem / Mikrofilem• Bilas filem/mikrofilem dengan air yang bersih, sebaiknya yangtelah dinyah-ion atau air suling untuk menghilangkan permukaan debu/ kotoran.• Letakkan di ruang simpanan sementara yang sejuk atau sangatsejuk sehingga rawatan pemuliharaan dilaksanakan.• Jangan buka gulungan filem/ mikrofilem untuk pemeriksaan. Inikerana jika filem/ mikrofilem tersebut mempunyai kandungan bebas asid yang tinggi, seperti filem/ mikrofilem yang mengalami kerosakan, emulsi gelatinnya sangat tidak stabil dan menyebabkan kerosakan yang teruk.• Ukur dan periksa kesan kerosakan filem/ mikrofilem denganmembuka gulungan filem/ mikrofilem yang dipilih sebagai sampel dari setiap lokasi storan.• Lakukan rawatan unblocking untuk meleraikan lekatan di antara lapisan filem/ mikrofilem. Ini adalah merupakan rawatan khas yang memerlukan masa yang panjang dengan pemerhatian yang kerap untuk mengelakkan berlakunya kerosakan yang lebih teruk.• Jika kadar gelatin pada filem/ mikrofilem masih lagi stabil, lakukanpembersihan semula, iaitu rawatan basuhan dengan membilas gelatin dan film base daripada sebarang kekotoran.• Selepas dibasuh, pembersihan dengan menggunakancecair pembersih/ bahan pelarut hendaklah dilakukan untuk menghilangkan sebarang kesan minyak atau gris yang terkena pada filem/mikrofilem.• Simpan semula filem/ mikrofilem di dalam bekas yang baru.
PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM338• Letakkan/ sediakan semua tanda pengenalan yang sama sepertipada bekas yang lama.Nota: Isu kesihatan dan keselamatan kakitangan yang melaksanakan penggulungan filem/ mikrofilem dalam jangka masa yang panjang dengan kemungkinan berlakunya Occupational Overuse Syndrome dan tempat untuk melaksanakan pemuliharaan yang lengkap dengan peralatannya hendaklah diambil kira.b. Pemulihan Bahan Yang Ditumbuhi Kulat• Semak sepenuhnya semua bahan (kertas, gambar, filem/ mikrofilem,bahan audio visual dan multimedia)• Keringkan di bawah cahaya matahari untuk menghapuskankulat.• Sapu spora kulat yang mati dengan lembut daripada objek.• Jika bilangan bahan yang dijangkiti terlalu banyak untuk dikeringkandan dirawat, bahan itu perlu disejukbekukan.• Kawasan penyimpanan perlu dibersihkan dan dikeringkan untukmemastikan tiada sisa spora kulat yang tertinggal.Nota: Pakai topeng perlindungan dan sarung tangan pada setiap masa. Pastikan keadaan persekitaran yang menyebabkan pertumbuhan kulat dielakkan.c. Pemulihan Bahan Akibat KebakaranOpen Reel dan Pita Magnetik (Kaset dan Pita Rakaman)• Berus habuk pada bekas atau pembungkus Open Reel dan Pita Magnetik (Kaset dan Pita Rakaman) dengan lembut.• Jika berlaku penyejatan, bilas dengan air.• Keringkan air daripada bekas atau pembungkus dengan membukabekas atau pembungkus secara lembut (jangan alihkan kaset) dan letakkan bekas atau pembungkus secara menegak ke atas di atas tapak yang menyerap air.• Setelah benar-benar kering, laksanakan penyalinan bahan.• Semak semula salinan yang dibuat untuk dibaca dan labelkansebelum membuang salinan asal.Filem/ Mikrofilem• Kenal pasti filem/ mikrofilem dan nilai sebarang kerosakan fizikalyang jelas atau sebarang kekotoran.Nota: Api boleh membakar filem/ mikrofilem sehingga menjadi arang tetapi
BAHAGIAN v | TADBIR URUS REKOD339terdapat beberapa isu lain yang mungkin timbul juga perlu diambil perhatian, iaitu:- Reel plastik, bekas filem/ mikrofilem atau bekas menyelaputi filem/ mikrofilem menjadi cair atau kering.- Perubahan dimensi yang besar dalam base filem atau kerosakan base filem/ mikrofilem.- Imej yang memudar atau hilang, terutamanya imej yang diwarnakan “blocking” oleh emulsi gelatin yang menjadi cair.• Bersihkan kotoran yang tidak melekat dengan menggunakanpembersih hampagas (vaccum) dan plastik serta buang salutan yang cair dengan berhati-hati walaupun kadang-kadang terdapat sedikit lekatan.• Periksa filem/ mikrofilem dengan berhati-hati kerana blockingboleh berlaku atau sangat mudah rosak, terutama bahagian yang mengandungi emulsi.• Lakukan penilaian ke atas beberapa lapis yang terawal atau balutanreel filem/ mikrofilem jika terdapat perubahan dari segi dimensi. Sebarang perubahan selalunya lebih mudah dikesan pada lapisan luar.• Kerat bahagian filem/ mikrofilem yang terjejas dan sambung semula.• Simpan semula filem/ mikrofilem di dalam bekas yang baru.• Letakkan/ sediakan semua tanda pengenalan yang sama sepertipada bekas yang lama.Rekod/ Dokumen Kertas• Jangan membersihkan bahan menggunakan air atau apa-apalarutan lain. Tindakan ini akan menyebabkan jelaga dan abu memenuhi dan melekat di permukaan dokumen/ rekod dan susah untuk membersihkannya.• Jelaga dan abu pada dokumen/ rekod perlu dibersihkanmenggunakan pembersih hampagas (vaccum) dengan segera. Jika dokumen/rekod masih basah/lembap, perlu tunggu sehingga kering.• Digalakkan menggunakan pembersih hampagas (vaccum) yang menggunakan penuras HEPA (High Efficiency Particulate Filter - penuras habuk kecekapan tinggi).• Gunakan pembersih hampagas (vaccum) pada tetapan terendahatau tiub plastik yang lebih kecil dimasukkan ke dalam tiub utama untuk mengurangkan sedutan.
PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM340• Jangan gunakan berus dan pastikan muncung pembersih hampagas(vaccum) tidak menyentuh permukaan dokumen/ rekod.• Bersihkan semua permukaan luar terlebih dahulu sebelummembuka barangan berlipat seperti buku.• Bersihkan helaian dokumen pada kedua-dua belah dokumendengan menggunakan span cucian kering.• Untuk membuang lebihan sisa, ‘span jelaga’ boleh digunakandengan teliti. Potong span kecil-kecil untuk penggunaan yang lebih tepat pada permukaan kotor. Permukaan kotor span boleh dipotong untuk digunakan semula pada permukaan yang bersih.• Sekiranya terdapat banyak dokumen/ rekod yang basah tidakdapat dibaikpulih dalam masa yang singkat, ia akan menyebabkan pertumbuhan kulat. Bagi mengatasi masalah ini bungkus dokumen/rekod menggunakan plastik (pastikan ketebalan 1 - 2 cm sahaja). Masukkan ke dalam tempat penyejuk peti ais. Apabila anda meneruskan kerja, keluarkan semula bahan untuk pembaikan.6. FORMAT PELAN TINDAKAN BENCANA REKOD (PTBR)PTBR yang disediakan oleh Pejabat Awam hendaklah mengandungi perkara-perkara berikut:PrakataA. Latar Belakang Pejabat AwamB. Pelan Tindakan Bencana Rekod (PTBR)1. Objektif2. Skop3. Definisi4. Punca Kuasa5. Penggunaan6. Pengemaskinian7. Punca Bencana8. Pembentukan Pasukan Petugas Penyediaan PTBR• Jawatankuasa Pengurusan Bencana• Pasukan Bertindak Bencana
BAHAGIAN v | TADBIR URUS REKOD3419. Pengumpulan Maklumat10. Analisa Risiko11. Kaedah Penilaian Risiko12. Pelan Tindakan Bencana Rekod (PTBR)• Sebelum Bencanai. Pencegahan (Preventive)ii. Persediaan (Preparedness)• Semasa Bencana (Tindakan Proaktif/Response)• Selepas Bencanai. Penyelamatanii. Pemulihan (Recovery)13. Senarai Nama Pegawai dan Nombor Telefon• Jawatankuasa Pengurusan Bencana• Pasukan Bertindak Bencana14. Senarai Nama Agensi Berkaitan Bencana15. Senarai Nama Pembekal Bencana16. Senarai Peralatan Bilik Rekod17. Senarai Peralatan Pasukan Bertindak Bencana18. PenutupLampiran;• Pelan Lantai• Lokasi Penyimpanan Rekod• Senarai Semak• Carta Aliran Kerja• Glosari/Singkatan7. MELULUSKAN PTBR PEJABAT AWAMDeraf terakhir PTBR hendaklah dikemukakan kepada Jawatankuasa Pengurusan Rekod Jabatan/Pengurusan Tertinggi untuk kelulusan.8. PENGESAHAN PENYEDIAAN PTBR KEPADA ARKIB NEGARA MALAYSIAPejabat Awam hendaklah memaklumkan kepada Arkib Negara Malaysia mengenai PTBR yang telah diluluskan dengan menggunakan borang seperti yang dilampirkan. (Lampiran II)
PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM3429. PENGEDARAN DAN PENGGUNAAN PTBRPTBR yang telah diluluskan hendaklah:• diedarkan ke unit, seksyen serta cawangan negeri bagi Pejabat Awam berkenaan, • satu (1) salinan disimpan kekal di Pusat Sumber jabatan, dan• satu (1) salinan dikemukakan kepada Arkib Negara Malaysia. PTBR ini hendaklah digunapakai oleh semua unit, bahagian, seksyen dan pengurusan di setiap Pejabat Awam berkenaan. Pejabat Awam dibawah kementerian, jabatan dan agensi kerajaan di cawangan negeri juga boleh menggunapakai PTBR yang telah dibangunkan oleh ibu pejabat dengan membuat penyesuaian kepada mana-mana bahagian yang berkaitan di dalam PTBR ini. Seterusnya memaklumkan pengesahan penyediaannya kepada Arkib Negara Malaysia.10. KEMPEN KESEDARANPejabat Awam hendaklah memastikan PTBR ini digunapakai semasa kecemasan dan bencana.Oleh yang demikian, Pejabat Awam perlu melaksanakan perkara berikut:• Mendapatkan khidmat nasihat daripada Arkib Negara Malaysia.• Mengadakan latihan secara berjadual.• Mengadakan ceramah/ kursus/ bengkel berkaitan.• Menyediakan maklumat dan risalah berkaitan dan memuat naik PTBR ke lamansesawang jabatan.11. PENGEMASKINIAN DAN PENAMBAHBAIKAN PTBRPTBR ini hendaklah dikemaskini dari semasa ke semasa. Tujuannya adalah untuk memastikan PTBR yang dibangunkan adalah bersesuaian dengan kehendak semasa seperti:• Perubahan nama kementerian, jabatan dan agensi kerajaan,• Perpindahan Pejabat Awam ke lokasi baru,• Pertukaran keanggotaan dalam pasukan petugas,• Pertukaran maklumat direktori pasukan petugas, pembekal, senarai kelengkapandan sebagainya.Penyediaan PTBR ini amatlah perlu kepada setiap Pejabat Awam demi memelihara memori institusi selain daripada keselamatan rekod yang bernilai dan penting kepada pembangunan dan transaksi sesebuah Pejabat Awam. Ini sesuai dengan konsep pemberian perkhidmatan dan tadbir urus yang baik Pejabat Awam dimana ia akan dapat terus beroperasi sekalipun ditimpa gangguan atau bencana.
BAHAGIAN v | TADBIR URUS REKOD343LAMPIRAN IPELAN TINDAKAN BENCANA REKOD(PTBR) KERAJAANNAMA JABATANLOGO JABATANLAMAN WEBTAHUN
PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM344PELAN TINDAKAN BENCANA REKOD(PTBR) KERAJAANDISEDIAKAN OLEH:TARIKH:DISEMAK OLEH:TARIKH:DISAHKAN OLEH:TARIKH:
BAHAGIAN v | TADBIR URUS REKOD345CONTOH ISI KANDUNGANPELAN TINDAKAN BENCANA REKOD (PTBR)PRAKATAKata-kata aluan Ketua Organisasi dan penghargaan kepadaPasukan yang bertanggungjawab menyediakan PTBR.A LATAR BELAKANG PEJABAT AWAMMenjelaskan perkara-perkara:• Sejarah Organisasi Pejabat Awam• Senarai Perjawatan• Lokasi Pejabat Awam• Pelan Lantai• Kemudahan yang disediakan• Sistem KeselamatanB PELAN TINDAKAN BENCANA REKOD (PTBR)1 OBJEKTIF• Menghasilkan manual rujukan dan persediaan bagimenghadapi kemungkinan bencana;• Mengenalpasti risiko dan ancaman bencana terhadap PejabatAwam;• Mengenalpasti langkah-langkah pencegahan, persediaan,tindakan semasa bencana dan pemulihan ke atas rekodselepas bencana;• Membentuk Pasukan Bertindak Bencana (Disaster ResponseTeam) Pejabat Awam;• Menyediakan direktori bencana untuk kegunaan ketikamenghadapi bencana; dan• Menambahbaik serta melicinkan aktiviti yang berkaitan denganpengurusan bencana.2. SKOPPanduan ini hendaklah digunakan oleh semua Pejabat Awam danmeliputi rekod awam selaras dengan Bahagian 2,AktaArkib Negara2003 [Akta 629].
PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM3463 DEFINISIMenjelaskan istilah-istilah yang berkaitan:• Bencana• Rekod• Rekod Awam• Pejabat Awam• Arkib• Pelan Tindakan Bencana Rekod (PTBR)• Pemulihan• Lain-lain (sekiranya berkenaan)4 PUNCA KUASAMenjelaskan akta, pekeliling dan arahan yang berkaitan:• Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]• Arahan MKN No. 20, Dasar dan Mekanisma Pengurusan danBantuan Bencana Negara• Panduan Pengurusan Pejabat Bil. 5/2007• Pengurusan Kesinambungan Perkhidmatan (PKP)Agensi SektorAwam 22 Januari 2010• Arahan Jabatan (sekiranya ada)• Akta-akta, Arahan dan Pekeliling Lain (sekiranya berkenaan)5 PENGGUNAANPTBR ini adalah terpakai dan diedarkan kepada semua unit, seksyen,bahagian, cawangan pejabat awam berkenaan6 PENGEMASKINIANPengemaskinian PTBR ini dilakukan setiap lima (5) tahun atau darisemasa ke semasa mengikut keperluan seperti:• Perubahan nama kementerian, jabatan dan agensi kerajaan• Perpindahan pejabat awam ke lokasi baru• Pertukaran keanggotaan dalam pasukan petugas• Perubahan maklumat direktori pasukan petugas, pembekal,senarai kelengkapan dan sebagainya
BAHAGIAN v | TADBIR URUS REKOD3477 PUNCA BENCANAPunca bencana adalah seperti berikut:• Semulajadi - Gempa bumi, kebakaran, banjir, tanah runtuh, ribut taufan, tsunami, puting beliung dan sebagainya.• Persekitaran - Pembuangan kimia larangan, tumpahan minyak, runtuhan bangunan, radiasi kimia perosak, letusan gunung berapi, letupan bahan api, kemalangan kenderaan, debu, jerebu, cahaya lampu, binatang serta serangga perosak.• Politik/provokasi - Perbalahan pekerja, rusuhan, mogok, pemberontakan, ancaman bom, membakar dengan sengaja, kecurian, sabotaj, kecuaian dan kelemahan aspek keselamatan serta vandalisme.• Teknologi - Kegagalan perkakasan atau perisian, virus, gangguan elektromagnetik, kegagalan bekalan kuasa elektrik, aktiviti penggodam, kegagalan sistem penghawa dingin berpusat dan sebagainya.8 PEMBENTUKAN PASUKAN PETUGAS PENYEDIAAN PTBRPenubuhan Jawatankuasa:• Jawatankuasa Pengurusan Bencana• Pasukan Bertindak Bencana9 PENGUMPULAN MAKLUMATMaklumat-maklumat berkaitan dengan penyimpanan danpemeliharaan rekod seperti:• Bilik Rekod• Jumlah Rekod• Bilik Server• Backup• Pelan Bilik Rekod/ Server10 ANALISA RISIKOPejabat Awam hendaklah membuat penilaian risiko dengan:• Mengenalpasti dan menyenaraikan jenis-jenis bencana yang mungkin dihadapi oleh Pejabat Awam
PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM34811 KAEDAH PENILAIAN RISIKOPejabat Awam hendaklah membuat penilaian risiko dengan kaedah:• Membuat penilaian risiko terhadap rekod di Pejabat Awam• Mengenalpasti impak risiko terhadap rekod di Pejabat Awam• Mengenalpasti keutamaan risiko dan impaknya kepada rekoddi Pejabat Awam• Penjelasan punca risiko12 PELAN TINDAKAN BENCANA REKOD (PTBR)• Sebelum Bencana:i. Pencegahan (Preventive)(a) Tindakan yang diambil sebelum berlaku bencana.(b) Tindakan pencegahan dan memupuk kesedaranpenjawat awam mengenai bencana.ii. Persediaan (Preparedness)(a) Tindakan proaktif yang dilakukan oleh Pejabat danPenjawat Awam sebagai persediaan sekiranya berlakubencana.• Semasa Bencana (Tindakan Proaktif/ Response)i. Tindakan proaktif yang perlu dilakukan, sekiranya berlaku bencana di Pejabat Awam.• Selepas Bencana:i. Penyelamatan(a) Aktiviti yang perlu dilakukan selepas berlakunyabencana.ii. Pemulihan (Recovery)Kerja-kerja pemulihan rekod yang dilakukan selepasberlakunya bencana:(a) Pemulihan Rekod Akibat Banjir/ AirRekod/ Dokumen KertasSlaid KacaGambar Pegun dan Negatif FilemOpen Reel dan Pita Magnetik (Kaset dan PitaRakaman)Piring HitamCakera Padat (CD/ DVD)Bahan Filem/ Mikrofilem
BAHAGIAN v | TADBIR URUS REKOD349(b) Pemulihan Bahan Yang Ditumbuhi Kulat(c) Pemulihan Bahan Akibat KebakaranOpen Reel dan Pita Magnetik (Kaset dan PitaRakaman)Bahan Filem/ MikrofilemRekod/ Dokumen Kertas13 SENARAI NAMA PEGAWAI DAN NOMBOR TELEFON• Jawatankuasa Pengurusan Bencana• Pasukan Bertindak Bencana14 SENARAI NAMA AGENSI BERKAITAN BENCANA15 SENARAI NAMA PEMBEKAL BENCANA16 SENARAI PERALATAN BILIK REKOD17 SENARAI PERALATAN PASUKAN BERTINDAK BENCANA18 PENUTUP19 LAMPIRAN:• PELAN LANTAI• LOKASI PENYIMPANAN REKOD• SENARAI SEMAK• CARTA ALIRAN KERJA• GLOSARI/ SINGKATAN
PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM350LAMPIRAN IIBORANG PENGESAHANPENYEDIAAN PELAN TINDAKAN BENCANA REKOD (PTBR) KERAJAANBUTIRAN JABATAN1. Nama Pejabat Awam :2. Alamat :MAKLUMAT PTBR3. Tarikh PTBR disediakan :4. Tarikh diluluskan :5. Tarikh disemak semula :6. Pengedaran PTBR :: ( ) Cawangan ( ) Bahagian/Unit: ( ) lain-lain, nyatakan.............................7. Jumlah Ahli Pasukan Bertindak Bencana: orang.PENENTUSAHAN8. Saya mengesah dan memaklumkan bahawa (nama pejabat awam) telah menyediakan PTBR mengikut perkara 8(9) Pekeliling Perkhidmatan Bil.5 Tahun 2007 Panduan Pengurusan Pejabat.Nama Pegawai : Jawatan : Cop jabatan : Tarikh :
BAHAGIAN v | TADBIR URUS REKOD351
PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM352
BAHAGIAN v | TADBIR URUS REKOD353PENUBUHAN JAWATANKUASAPENGURUSAN REKOD (JKPR)
PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM354PENUBUHAN JAWATANKUASA PENGURUSAN REKOD 1. PENGENALANRekod yang lengkap dan tepat adalah penting sebagai sumber rujukan dan bukti transaksi Pejabat Awam. Rekod kerajaan penting sebagai bahan bukti yang diperlukan bagi menangani isu-isu yang timbul sama ada di peringkat nasional atau antarabangsa. Rekod yang bernilai kekal ini menjadi memori institusi dan memori kebangsaan yang perlu dipelihara untuk rujukan dan penyelidikan generasi yang akan datang. Pengurusan rekod yang baik akan membantu ke arah meningkatkan perkhidmatan dan pentadbiran kerajaan yang lebih cekap dan efisyen demi pembangunan dan kemajuan negara. Oleh yang demikian, komitmen pengurusan atasan adalah perlu dalam menjayakan pelaksanaan program pengurusan rekod di Pejabat Awam sebagaimana dijelaskan di dalam perkara 6.3 Responsibilities, MS 2223-1:2009 Information and Documentation – Records Management – Part 1: General. Penubuhan JKPR berupaya untuk merangka dasar dan menetapkan strategi untuk memastikan tadbir urus pengurusan rekod yang sistematik dan berkesan. 2. PENUBUHAN JAWATANKUASA PENGURUSAN REKOD (JKPR)2.1 JKPR hendaklah ditubuhkan di setiap Pejabat Awam.2.2 Keanggotaan JKPR di Kementerian/ Jabatan/ Negeri adalah seperti berikut:- 2.2.1 KementerianPengerusi Timbalan Ketua Setiausaha Pengurusan/ Setiausaha Bahagian Khidmat PengurusanPengerusi Ganti Mana-mana ahli JKPR yang diberi kuasa oleh PengerusiSetiausaha Ketua Seksyen/Unit Pengurusan RekodAhlii. Semua Ketua Bahagian/ Seksyen/ Unit atau wakilii. Pegawai-pegawai lain yang sesuai2.2.2 JabatanPengerusi Timbalan Ketua Pengarah PengurusanPengerusi Ganti Mana-mana ahli JKPR yang diberi kuasa oleh PengerusiSetiausahaPengarah Bahagian Khidmat Pengurusan / Ketua Seksyen/ Unit Pengurusan Rekod atau Pegawai Rekod Jabatan
BAHAGIAN v | TADBIR URUS REKOD355Ahli i. Semua Ketua Bahagian/Seksyen/Unit atau wakilii. Pegawai-pegawai lain yang sesuai2.2.3 NegeriPengerusi Timbalan Setiausaha Kerajaan Negeri/ Pengarah Jabatan Peringkat NegeriPengerusi Ganti Mana-mana ahli JKPR yang diberi kuasa oleh PengerusiSetiausaha Ketua Bahagian Khidmat Pengurusan/ Pegawai Rekod JabatanAhlii. Semua Ketua Bahagian/ Seksyen/ Unit atau wakilii. Pegawai-pegawai lain yang sesuai3. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB JKPR3.1 Menentukan dasar, halatuju dan strategi berhubung program pengurusan rekod Kementerian/Jabatan/Agensi;3.2 Memantau pelaksanaan program pengurusan rekod bagi memastikan keberkesanannya dan pematuhan kepada Akta, peraturan dan piawaian sedia ada;3.3 Membincang dan menyelesaikan isu-isu dasar berkaitan pengurusan rekod;3.4 Menimbang dan meluluskan deraf Klasifikasi Fail Fungsian dan Jadual Pelupusan Rekod Fungsian Jabatan sebelum dimajukan untuk kelulusan Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia;3.5 Memantau penyerahan terbitan rasmi yang diterbitkan ke Arkib Negara Malaysia; dan3.6 Memantau penyerahan surat-surat persendirian Perdana Menteri, Timbalan Perdana Menteri, Menteri, Timbalan Menteri dan Penjawat Tinggi Kerajaan ke Arkib Negara Malaysia. 4. KEKERAPAN MESYUARATJKPR hendaklah mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya dua kali setahun atau mengikut keperluan. Penubuhan Jawatankuasa Pengurusan Rekod di Pejabat Awam ini akan membolehkan penyelarasan dan pemantauan pelaksanaan pengurusan rekod dilaksanakan agar selaras dengan peruntukan undang-undang, peraturan dan piawaian semasa.
PELANTIKAN PEGAWAIREKOD JABATAN (PRJ)PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM356
PELANTIKAN PEGAWAIREKOD JABATAN (PRJ)
PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM358PELANTIKAN PEGAWAI REKOD JABATAN 1. PENGENALANPewujudan rekod yang sentiasa bertambah memerlukan perhatian serius daripada Pejabat Awam mengenai keperluan menyelenggara, memelihara dan melupuskan rekod dengan betul dan bersistematik. Pejabat Awam bertanggungjawab mengurus tadbir rekod dengan berkesan bagi mengelakkan daripada kehilangan, kemusnahan atau mengalami bencana dan kerosakan yang boleh menjejaskan kredibiliti kerajaan dan perkhidmatan awam. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007: Panduan Pengurusan Pejabat menetapkan semua Pejabat Awam melantik Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) untuk menguruskan rekod di Kementerian/ Jabatan/ Agensi masing-masing. Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) yang dilantik bertanggungjawab sebagai pegawai penyelaras atau penghubung di antara Arkib Negara Malaysia (ANM) dengan Pejabat Awam dalam aspek pengurusan rekod yang berintegriti dan akauntabiliti. Di samping itu, PRJ juga berperanan untuk membantu Pejabat Awam menguruskan rekod secara bersistematik.2. TATACARA PELANTIKAN PEGAWAI REKOD JABATAN (PRJ)Proses pelantikan PRJ melibatkan dua pihak iaitu Pejabat Awam dan Arkib Negara Malaysia. 2.1 Tanggungjawab Pejabat Awam Melantik PRJi. Ketua Pejabat Awam bertanggungjawab melantik Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) sekurang-kurangnya Gred 27 atau setaraf dengannya dan boleh dilantik daripada pelbagai skim perkhidmatan.ii. Ketua Pejabat Awam hendaklah mengeluarkan surat pelantikan rasmi kepada PRJ yang dilantik.iii. Pejabat Awam yang berskala besar dan mempunyai fungsi yang kompleks boleh melantik PRJ di setiap Bahagian dan Seksyen.iv. Sebarang pertukaran pelantikan PRJ hendaklah dimaklumkan kepada ANM.v. Ketua Pejabat Awam hendaklah memastikan PRJ menghadiri kursus pengurusan rekod sama ada di Arkib Negara Malaysia atau secara dalaman (in-house) yang dianjurkan oleh Pejabat Awam.2.1.1 Melantik Pembantu Tadbir Pegawai Rekod JabatanKetua Pejabat Awam boleh melantik pegawai yang dinamakan sebagai Pembantu Tadbir Rekod Jabatan (PTRJ) untuk membantu PRJ dalam melaksanakan tugas-tugas pengurusan rekod. PTRJ yang dilantik membantu PRJ hendaklah sekurang-kurangnya dari Gred 17 atau setaraf dengannya dan boleh dilantik daripada pelbagai skim perkhidmatan.
BAHAGIAN v | TADBIR URUS REKOD3592.1.2 Memaklumkan Pelantikan PRJ Kepada Arkib Negara MalaysiaKetua Pejabat Awam adalah bertanggungjawab memaklumkan pelantikan PRJ kepada Arkib Negara Malaysia dengan menggunakan Borang SKL 8. Lihat Lampiran A: Contoh Borang Pelantikan Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) Di Kementerian/ Jabatan/ Agensi.i. Pelantikan PRJ Bagi Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur, Putrajaya, Selangor dan Negeri SembilanKetua Pejabat Awam di negeri-negeri berkenaan hendaklah mengemukakan borang pelantikan PRJ ke Ibu Pejabat Arkib Negara Malaysia di alamat berikut:Ketua PengarahArkib Negara MalaysiaJalan Tuanku Abdul Halim 50568 Kuala Lumpurii. Pelantikan PRJ Bagi Lain-Lain NegeriPejabat Awam yang terletak di Negeri-negeri selain daripada (i) di atas, pelantikan PRJ hendaklah dikemukakan kepada pejabat ANM di negeri masing-masing. Senarai alamat pejabat ANM di negerinegeri boleh dirujuk di Lampiran B: Senarai Alamat Pejabat Arkib Negara Malaysia di Peringkat Negeri.2.2 Tanggungjawab Arkib Negara Malaysia Terhadap Pelantikan PRJANM hendaklah mengambil tindakan berikut apabila menerima borang pelantikan PRJ daripada Pejabat Awam iaitu:2.2.1 Membuat Pengesahan Pelantikan PRJANM akan mengeluarkan surat pengesahan pelantikan PRJ berserta dengan Senarai Tugas Pegawai Rekod Jabatan kepada Ketua Pejabat Awam di mana PRJ tersebut berkhidmat. Contoh format surat yang disediakan oleh ANM adalah seperti di Lampiran C: Contoh Format Surat Pengesahan Pelantikan PRJ Oleh Arkib Negara Malaysia.2.2.2 Menyediakan Latihan Pengurusan Rekod Untuk PRJANM akan menyediakan latihan melalui kursus pegurusan rekod kepada PRJ sebagai persediaan untuk melaksanakan tugas mengurus rekod di jabatan masing-masing. PRJ dilantik hendaklah membuat permohonan kepada ANM untuk mengikuti kursus tersebut.2.2.3 Mengeluarkan Sijil Pelantikan PRJANM akan mengeluarkan sijil pelantikan PRJ kepada pegawai berkenaan setelah pegawai tersebut menghadiri Kursus Pengurusan Rekod ANM.
PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM360Format sijil pelantikan PRJ boleh dirujuk di Lampiran D: Contoh Format Sijil Pelantikan Pegawai Rekod Jabatan.2.2.4. Pelantikan PRJ di Peringkat Negeri i. Pengarah ANM di peringkat negeri adalah bertanggungjawab menyediakan surat pengesahan pelantikan PRJ.ii. Pengarah ANM di peringkat negeri hendaklah mengeluarkan dan menandatangani sijil pelantikan PRJ serta mengemukakannya kepada PRJ tersebut setelah pegawai berkenaan menghadiri Kursus Pengurusan Rekod ANM.2.2.5. Mendaftar Pengesahan Pelantikan PRJ ANM di peringkat Ibu Pejabat dan Negeri bertanggungjawab merekodkan maklumat pelantikan PRJ untuk tujuan rujukan.2.2.6. Memaklumkan Perundangan dan Peraturan Pengurusan Rekodi. Arkib Negara Malaysia dari semasa ke semasa akan memaklumkan sebarang perubahan berkaitan perundangan dan peraturan pengurusan rekod kepada Pegawai Rekod Jabatan. 2.2.7 Senarai Tugas, Peranan dan Tanggungjawab PRJ(a) PRJ yang dilantik bertanggungjawab melaksanakan tugas berpandukan kepada Senarai Tugas Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) yang digariskan oleh ANM seperti di Rajah 1.(b) Senarai tugas tersebut akan dikemukakan oleh ANM melalui surat pengesahan pelantikan PRJ.(c) Senarai tugas ini juga hendaklah dimasukkan di dalam senarai tugas hakiki dan Fail Meja pegawai yang dilantik sebagai PRJ.
BAHAGIAN v | TADBIR URUS REKOD361SENARAI TUGASPEGAWAI REKOD JABATANPelantikan ini berdasarkan kepada Panduan Pengurusan Pejabat,Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 – Bab 8 Perkara 8.2(d).Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) bertanggungjawab atas keadaankesemua rekod-rekod di pejabatnya dan melaksanakan tugas-tugasberikut:1. Menjadi pegawai perantara dan berhubung dengan Arkib NegaraMalaysia bagi mendapatkan maklumat berkaitan pengurusan rekod,undang-undang dan peraturan yang masih berkuatkuasa.2. Menyelaras aktiviti khidmat konsultansi dan latihan pengurusan rekoddengan kerjasama Arkib Negara Malaysia.3. Menyelaras dan melaksanakan program dan aktiviti pengurusan rekodjabatan.4. Memantau penjagaan dan penyimpanan setiap rekod awam di jabatansupaya selamat dan terpelihara mengikut piawaian dan prosedur yangditetapkan.5. Memastikan aktiviti pelupusan rekod tidak aktif bagi tujuan pemusnahandan pemindahan dilaksanakan mengikut undang-undang dan peraturan.6. Menyelia kerja-kerja pelaksanaan pengurusan rekod yang dijalankan olehPembantu Tadbir Rekod Jabatan / Kerani Fail.7. Mengurus dan melaksanakan pinjaman rekod jabatan danpemulangannya semula ke Arkib Negara Malaysia.8. Mengurus dan menyelaras kumpulan rekod yang disimpan oleh Pembekal Perkhidmatan Penyimpanan.Seksyen Konsultansi dan LatihanArkib Negara Malaysiawww.arkib.gov.myRAJAH 1: SENARAI TUGAS PEGAWAI REKOD JABATAN
PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM3623. CARTA ALIRAN PELANTIKAN PRJTatacara pelantikan Pegawai Rekod Jabatan boleh dirujuk seperti di Rajah 2: Carta Aliran Pelantikan Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) Pejabat Awam melantik PRJPejabat Awam mengemukakan surat pelantikan PRJ kepada Arkib Negara MalaysiaArkib Negara Malaysia menerima dan menyediakansurat pengesahan pelantikan PRJ berserta senaraitugas dan mengemukakan kepada Pejabat AwamArkib Negara Malaysia mendaftar pelantikan PRJ Arkib Negara Malaysia menawarkan kursus pengurusan rekod kepada PRJ dilantikArkib Negara Malaysia menyediakan dan mengemukakan sijil pelantikan kepada PRJ Pejabat AwamMulaTamatRAJAH 2: CARTA ALIRAN PELANTIKAN PEGAWAI REKOD JABATAN (PRJ)Pelaksanaan pengurusan rekod yang baik di Pejabat Awam bergantung kepada pegawai dan kakitangan yang mahir dan berpengetahuan di dalam bidang pengurusan rekod. Kecekapan pegawai yang dilantik sebagai PRJ di dalam menguruskan rekod akan memastikan program dan aktiviti pengurusan rekod dilaksanakan mengikut piawaian dan peraturan yang ditetapkan oleh Arkib Negara Malaysia.
BAHAGIAN v | TADBIR URUS REKOD363LAMPIRAN ACONTOH BORANG SKL 8 PELANTIKAN PEGAWAI REKOD JABATAN (PRJ) DI KEMENTERIAN/JABATAN/AGENSiSKL 8BORANG PELANTIKAN PEGAWAI REKOD JABATAN (PRJ)/PEMBANTU TADBIR REKOD JABATAN (PTRJ)DI KEMENTERIAN/JABATAN/AGENSIBorang yang lengkap hendaklah difakskan kepada: 03-62014359 atau [email protected] atau pos kepada Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia, JalanTuanku Abdul Halim, 50568 Kuala Lumpur (u.p. : Seksyen Konsultansi dan Latihan).A. NAMA DAN ALAMAT KEMENTERIAN/JABATAN/AGENSI:Telefon dan Faksimili :B. MAKLUMAT MENGENAI PRJ / PTRJ1) Nama :2) Jawatan : Gred :3) No. Kad Pengenalan :4) Bahagaian/Cawangan/Unit :5) Alamat emel :6) No. Tel dan Faksimili :C. PENGESAHAN KETUA JABATANSaya mengesahkan pegawai berkenaan telah dilantik sebagai Pegawai RekodJabatan.Nama :Jawatan :SKL 8BORANG PELANTIKAN PEGAWAI REKOD JABATAN (PRJ)/PEMBANTU TADBIR REKOD JABATAN (PTRJ)DI KEMENTERIAN/JABATAN/AGENSIBorang yang lengkap hendaklah difakskan kepada: 03-62014359 atau [email protected] atau pos kepada Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia, JalanTuanku Abdul Halim, 50568 Kuala Lumpur (u.p. : Seksyen Konsultansi dan Latihan).A. NAMA DAN ALAMAT KEMENTERIAN/JABATAN/AGENSI:Telefon dan Faksimili :B. MAKLUMAT MENGENAI PRJ / PTRJ1) Nama :2) Jawatan : Gred :3) No. Kad Pengenalan :4) Bahagaian/Cawangan/Unit :5) Alamat emel :6) No. Tel dan Faksimili :C. PENGESAHAN KETUA JABATANSaya mengesahkan pegawai berkenaan telah dilantik sebagai Pegawai RekodJabatan.Nama :Jawatan :Tarikh : Tandatangan :Cap Rasmi :
PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM364LAMPIRAN BSENARAI ALAMAT PEJABAT ARKIB NEGARA MALAYSIA DI PERINGKAT NEGERIBIL ALAMAT PEJABAT ARKIB NEGARAMALAYSIA DI PERINGKAT NEGERINO TEL PEJABAT/FAKS1Arkib Negara MalaysiaNegeri JohorTingkat 7,Blok B,Wisma PersekutuanJalan Ayer Molek80000 Johor BharuJohor Darul TakzimTel: 07-2282 052Faks: 07-2232 1712Arkib Negara MalaysiaNegeri Kedah/PerlisJalan Alor Merah05250 Alor SetarKedah Darul AmanTel: 04-7204 205Faks: 04-7340 2353Arkib Negara MalaysiaNegeri KelantanBlok A,Aras 3,Bangunan PersekutuanJalan Doktor15000 Kota BharuKelantan Darul NaimTel: 09-7442899Faks: 09-74749284Arkib Negara MalaysiaNegeri MelakaAras 8, Menara PersekutuanJalan Persekutuan, Hang Tuah Jaya75450 Ayer Keroh, MelakaTel: 06-2345390Faks: 06-23453935Arkib Negara MalaysiaNegeri PahangBandar Indera Mahkota 1425200 KuantanPahang Darul MakmurTel: 09-5734343Faks: 09-57331486Arkib Negara MalaysiaNegeri PerakTingkat 9,Bangunan Seri KintaJalan Sultan Idris Shah30000 IpohPerak Darul RidzuanTel: 05-2494446Faks: 05-249 4448
BAHAGIAN v | TADBIR URUS REKOD3657Arkib Negara MalaysiaNegeri Pulau PinangTingkat 38,KOMTAR10000 GeorgetownPulau PinangTel: 04-2500202Faks: 04-263 72108Arkib Negara MalaysiaNegeri Sabah/ W.P. LabuanKm 4,Jalan PenampangPeti Surat 1275888830 Kota KinabaluSabahTel: 088-264616Faks: 088-264 6209Arkib Negara MalaysiaNegeri SarawakBangunan Sultan IskandarTingkat 14,Simpang Tiga93300 KuchingSarawakTel: 082-243486Faks: 082-25806110Arkib Negara MalaysiaNegeri TerengganuTingkat 12, Wisma PersekutuanJalan Sultan Ismail20200 Kuala TerengganuTerengganu Darul ImanTel: 09-622 3924Faks: 09-6239 161
PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM366LAMPIRAN CRuj. Kami : ANM.600-2/6V18/34Tarikh : .................................Ketua Jabatan………………………….(alamat pejabat awam)Tuan,PENGESAHAN PELANTIKAN PEGAWAI REKOD JABATAN (PRJ) Dengan segala hormatnya saya diarah merujuk kepada perkara di atas.2. Sukacita dimaklumkan bahawa Jabatan ini mengesahkan pelantikan pegawai............................. /pegawai-pegawai seperti di Lampiran A sebagai Pegawai RekodJabatan. Pelantikan ini adalah berkuatkuasa dari ...................... (Tarikh Pelantikan)sehingga pihak tuan memaklumkan sebarang perubahan atau pertukaran. Bersama-sama inidisertakan Senarai Tugas Pegawai Rekod Jabatan yang perlu dimasukkan ke dalam senaraitugas semasa pegawai yang dilantik. Pihak tuan boleh mendapatkan panduan-panduanPengurusan Rekod melalui portal rasmi Arkib Negara Malaysia di http://www.arkib.gov.my3. Sijil Pelantikan PRJ akan dikeluarkan setelah pegawai yang dilantik mengikuti KursusPengurusan Rekod Jabatan Arkib Negara Malaysia.4. Kerjasama dan perhatian tuan berhubung perkara di atas amat dihargai dan diucapkan berbanyak terima kasih.Sekian.“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”‘BUDI BAHASA BUDAYA KITA’Saya yang menurut perintah,.......................................................Ketua SeksyenSeksyen Konsultansi dan Latihanb.p. Ketua PengarahArkib Negara MalaysiaCONTOH FORMAT SURAT PENGESAHAN PELANTIKAN PEGAWAI REKOD JABATAN (PRJ)
BAHAGIAN v | TADBIR URUS REKOD367LAMPIRAN DLAMPIRAN ASENARAI TUGASPEGAWAI REKOD JABATANPelantikan ini berdasarkan kepada Panduan Pengurusan Pejabat, PekelilingPerkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 – Bab 8 Perkara 8.2(d). Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) bertanggungjawab atas keadaan kesemua rekod-rekod di pejabatnya dan melaksanakan tugas-tugas berikut:1. Menjadi pegawai perantara dan berhubung dengan Arkib Negara Malaysia bagimendapatkan maklumat berkaitan pengurusan rekod, undang-undang dan peraturan yangmasih berkuatkuasa. 2. Menyelaras aktiviti khidmat konsultansi dan latihan pengurusan rekod dengan kerjasamaArkib Negara Malaysia.3. Menyelaras dan melaksanakan program dan aktiviti pengurusan rekod jabatan.4. Memantau penjagaan dan penyimpanan setiap rekod awam di jabatan supaya selamatdan terpelihara mengikut piawaian dan prosedur yang ditetapkan.5. Memastikan aktiviti pelupusan rekod tidak aktif bagi tujuan pemusnahan dan pemindahandilaksanakan mengikut undang-undang dan peraturan.6. Menyelia kerja-kerja pelaksanaan pengurusan rekod yang dijalankan oleh PembantuTadbir Rekod Jabatan / Kerani Fail.7. Mengurus dan melaksanakan pinjaman rekod jabatan dan pemulangannya semula keArkib Negara Malaysia.8. Mengurus dan menyelaras kumpulan rekod yang disimpan di syarikat swasta.Seksyen Konsultansi dan LatihanArkib Negara Malaysiawww.arkib.gov.mySENARAI TUGAS PEGAWAI REKOD JABATAN (PRJ)CONTOH FORMAT SIJIL PELANTIKAN PEGAWAI REKOD JABATAN YANG DISEDIAKAN OLEH ARKIB NEGARA MALAYSIA
penutupPANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM368
penutup
PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM370PENUTUPPengurusan Rekod yang baik akan dapat meningkatkan kecekapan dalam sistem penyampaian perkhidmatan di samping memastikan rekod-rekod penting yang mempunyai nilai kebangsaan atau sejarah atau kedua-duanya, selamat dan terpelihara dari sebarang kerosakan atau kemusnahan kerana rekod-rekod ini adalah memori institusi yang seterusnya menjadi memori negara. Keberkesanan penyampaian perkhidmatan Pejabat Awam amat bergantung kepada kecekapan dalam mengendalikan maklumat melalui pengurusan rekod yang sistematik. Justeru, usaha Arkib Negara Malaysia menerbitkan Panduan Pengurusan Rekod Sektor Awam ini membuktikan komitmen dan inisiatif yang berterusan bagi memberi kefahaman dan pengetahuan kepada penjawat awam tentang kepentingan pelaksanaan pengurusan rekod yang sistematik, cekap dan berkesan di Pejabat Awam.Arkib Negara Malaysia amat berharap panduan yang telah disediakan ini dapat membantu Pejabat Awam untuk menguruskan rekod dengan cekap dan berkesan bagi merealisasikan matlamat tadbir urus yang berwibawa dan berhemah. Di samping itu, ia juga akan dapat memastikan keberhasilan yang optimum jentera pentadbiran negara dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab kerana maklumat yang dikendalikan dengan baik akan memberi impak positif kepada ketepatan dan ketelusan Pejabat Awam dalam melaksanakan amanah tersebut.
BAHAGIAN v | TADBIR URUS REKOD371khidmat nasihat
PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM372KHIDMAT NASIHATPanduan Pengurusan Rekod Sektor Awam ini boleh dimuat turun melalui laman sesawang Arkib Negara Malaysia iaitu: www.arkib.gov.myKeterangan lanjut atau sebarang kemusykilan berkaitan dengan panduan ini boleh dikemukakan kepada:Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia Jalan Tuanku Abdul Halim50568 Kuala Lumpur(No Tel: 03-62090600) PengarahArkib Negara Malaysia Negeri JohorWisma Persekutuan Blok B, Tingkat 7Jalan Air Molek80000 Johor BahruJohor Darul Takzim (No Tel: 07-2282050)PengarahArkib Negara Malaysia Negeri Kedah/PerlisAlor Merah05250 Alor SetarKedah Darul Aman(No. Tel: 04-7204205)PengarahArkib Negara Malaysia Negeri TerengganuTingkat 12, Wisma PersekutuanJalan Sultan Ismail20200 Kuala TerengganuTerengganu Darul Iman(No Tel: 09-6223924)PengarahArkib Negara Malaysia Negeri KelantanBlok A, Tingkat 3, Bangunan PersekutuanJalan Doktor15000 Kota BharuKelantan Darul Naim (No Tel: 09-7442899)
373 KHIDMAT NASIHAT PengarahArkib Negara Malaysia Negeri PahangBandar Indera Mahkota25200 KuantanPahang Darul Makmur (No. Tel: 09-5734343)PengarahArkib Negara Malaysia Negeri PerakTingkat 9, Bangunan Seri KintaJalan Sultan Idris Shah30000 IpohPerak Darul Ridzuan(No Tel: 05-2494446)PengarahArkib Negara Malaysia Negeri Pulau PinangTingkat 38, KOMTAR10000 Pulau Pinang(No. Tel: 04-2500202)PengarahArkib Negara Malaysia Negeri SarawakBangunan Sultan Iskandar, Tingkat 14, Simpang 393300 KuchingSarawak(No Tel: 082-243486)PengarahArkib Negara Malaysia Negeri Sabah/W.P. LabuanKM 4, Jalan PenampangPeti Surat 1275888830 Kota KinabaluSabah(No Tel: 088-264616/17/18)PengarahArkib Negara Malaysia Negeri MelakaTingkat 8, Menara PersekutuanJalan Persekutuan75450 Ayer KerohMelaka(No. Tel: 06-2345390)
definisi dan tafsiranlampiranPANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM374
definisi dan tafsiranlampiran
PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM376TERMINOLOGI DEFINISI/ TAFSIRANLAMPIRANDEFINISI/ TAFSIRANBAHAN BUKAN FAIL Bahan bukan fail merujuk kepada semua jenis rekod selaindalam bentuk fail. Bahan-bahan ini merangkumi terbitanrasmi, buku daftar, rekod kartografi, perjanjian/ persetujuan,watikah, rekod pandang dengar (audiovisual), mikrofom(mikrofilem/ mikrofis), rekod elektronik dan lain-lain.BENCANA Sebarang insiden sama ada semulajadi atau kerana faktormanusia yang berlaku secara tiba-tiba menyebabkankecederaan/ kematian dan kerosakan terhadap hartabenda atau persekitaran dan menyebabkan gangguanterhadap aktiviti kehidupan seharian. - Arahan 20 Majlis Keselamatan Negara.Gangguan atau bencana adalah akibat dari kejadian yangmenyebabkan kegagalan penyampaian perkhidmatanKerajaan.Gangguan atau bencana yang berlaku di Malaysia adalahakibat dari kejadian-kejadian seperti berikut:(a) Bencana alam seperti banjir, gempa bumi, tanahruntuh, kemarau, kebakaran hutan, ribut petir, ribut tropika,tsunami dan wabak penyakit;(b) Gangguan yang tidak dirancang atau disengajakanseperti kebakaran, keganasan, sabotaj, kecurian,vandalisme dan tunjuk perasaan;(c) Gangguan kepada perkhidmatan dan utiliti sepertibekalan elektrik, air, gas, komunikasi dan pengangkutanawam; dan(d) Gangguan akibat serangan siber sepertipencerobohan, virus, Distributed Denial of Service(DDoS), kegagalan sistem ICT termasuk aplikasi, rangkaian dan perkakasan.[Pengurusan Kesinambungan Perkhidmatan Agensi Sektor Awam, MAMPU]DEFINISI DAN TAFSIRAN
377LAMPIRAN | DEFINISI DAN TAFSIRANBERNILAI ARKIB Rekod yang dipelihara bagi nilai kebangsaan dansejarahnya yang kekal dan lama bertahan atau keduaduanya – seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].BILIK FAIL Bilik penyimpanan, penyelenggaraan dan pengawalan fail(rekod) aktif sahaja.BILIK FAIL KESELAMATAN Sebuah bilik yang diperketatkan kawalan danperlindungannya untuk menempatkan fail dan dokumenterperingkat jabatan dan agensi kerajaan. BILIK KEBAL Bilik khas yang kukuh binaannya di mana tidak mudahdipecahkan atau dirobohkan untuk melindungi aset-asetpenting, aset-aset berharga, dokumen-dokumen keselamatan,wang atau barang berharga kerajaan.BILIK REGISTRI Ruang simpanan bagi penyimpanan dan penyenggaraanrekod-rekod aktif pejabat awam. Semua maklumat, sura-tmenyurat, dokumen dan rekod rasmi kerajaan diterima,didaftar, difailkan dan disimpan di sini. Bilik registri jugaadalah pusat kawalan pergerakan fail semasa yangdigunakan oleh pegawai dan kakitangan dalammelaksanakan tugas rasmi Pejabat Awam. Bilik registrijuga mungkin dikenali sebagai Unit Registri, Unit Pendaftaran Surat & Fail atau Unit Mel.BILIK REKOD Sebuah bilik yang dikhaskan bagi menyimpan danmenyenggara rekod separa aktif, tidak aktif dan tamattindakan. Bilik ini dilengkapi dengan kelengkapan danperalatan yang sesuai bagi memastikan rekod dapatdipelihara dengan baik dan selamat [Dasar PengurusanRekod Kerajaan, 2012]. Bilik Rekod juga adalah ruang simpanan sementara sebelum tindakan pelupusan diambilsama ada untuk dimusnahkan atau dipindahkan ke ArkibNegara Malaysia selepas mendapat kelulusan.DAFTAR FAIL Format yang disediakan bagi mendaftar Fail Rasmi.E-MEL Maklumat, mesej dan sebagainya yang dihantar secara elektronik dari satu terminal komputer ke terminalkomputer yang lain.TERMINOLOGI DEFINISI/ TAFSIRAN
PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM378E-MEL RASMI Maklumat, mesej dan sebagainya yang dihantar secara elektronik dari satu terminal komputer ke terminalkomputer yang lain oleh penjawat awam dalam penjalanantugas rasminya di Pejabat Awam.FAIL Sekumpulan kertas atau dokumen atau surat disimpansecara tersusun dan teratur.- The Free Dictionary.comKotak/sampul surat besar/kad berlipat tempat surat dansebagainya disimpan secara tersusun.- Kamus Dewan Edisi KeempatFAIL RASMI Dokumen rasmi kerajaan yang dikandung,disusun denganteratur dan didaftarkan. Fail ini diberi tajuk spesifiksepertimana yang telah ditetapkan dalam Klasifikasi Fail.JADUAL PELUPUSAN REKOD (JPR)Jadual yang mengenal pasti rekod yang mempunyai nilaiarkib untuk dipelihara dan membenarkan pemusnahanrekod yang tinggal selepas luput tempoh pengekalan yangditentukan.–- subseksyen 27(3), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].KAD PERGERAKAN FAIL Kad kawalan yang merekodkan pergerakan fail di registri.KLASIFIKASI FAIL Proses mengenalpasti dan mengumpulkan maklumatsecara logikal ke dalam kategori/kumpulan yang samaatau seakan-akan sama, di mana setiap satukategori/ kumpulan rekod itu dikenali dengan identitinyasendiri.KERTAS MINIT (AM 6) Kertas atau format yang dilampirkan di sebelah kiri failyang mencatatkan butiran dan maklumat lampiran. Iaboleh digunakan sebagai indeks kepada lampiran yangterkandung di dalam fail. Kertas minit juga digunakanuntuk memberi arahan atau maklum balas ringkas ataslampiran yang berkenaan.MEMO Nota ringkas tentang sesuatu perkara edaran dalaman.TERMINOLOGI DEFINISI/ TAFSIRAN
379MEMO RASMI Memo edaran dalaman seperti pemakluman,permintaan/cadangan, arahan dan sebagainya yang ditulissecara ringkas oleh penjawat awam di Pejabat Awam untuk berhubung secara rasmi.PEGAWAI PENGELAS Seseorang pegawai yang dilantik oleh seorang Menteri,Menteri Besar atau Ketua Menteri sesebuah negeri untukmengelaskan apa-apa suratan rasmi, maklumat ataubahan sebagai ‘Rahsia Besar’, ‘Rahsia’, ‘Sulit’, atau‘Terhad’ selaras dengan Seksyen 2B, Akta Rahsia Rasmi1972.PEGAWAI REKOD JABATAN(PRJ)Pegawai awam yang dilantik oleh Jabatan dan agensiKerajaan mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5Tahun 2007: Panduan Pengurusan Pejabat.PEJABAT AWAM Sesuatu pejabat Kerajaan Persekutuan atau Kerajaanmana-mana Negeri atau sesuatu pejabat mana-manakerajaan tempatan, pihak berkuasa berkanun atauperusahaan Kerajaan. - seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]PELAN TINDAKAN BENCANAREKOD (PTBR)Dokumen bertulis yang perlu dibangunkan oleh PejabatAwam bagi persediaan menghadapi bencana ataukecemasan.PELUPUSAN Cara menguruskan pengasingan rekod dengan tujuanpemusnahan, pemindahan atau selainnya (penangguhanpemindahan) PEMBEKAL PERKHIDMATANPENYIMPANANSyarikat yang berdaftar dengan Kementerian KewanganMalaysia di bawah kod bidang 221310 - PerkhidmatanPenyimpanan Rekod.PEMELIHARAAN REKOD Keseluruhan proses dan pengendalian yang terlibat dalamperlindungan fizikal rekod awam dan arkib awam daripadakerosakan atau kemerosotan dan dalam pemulihan ataupembaikan rekod dan arkib itu.- seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]- seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]TERMINOLOGI DEFINISI/ TAFSIRANLAMPIRAN | DEFINISI DAN TAFSIRAN
PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM380PEMINDAHAN Perbuatan memindahkan rekod awam kepada jagaan dankawalan Arkib Negara. PEMUSNAHAN Perbuatan memusnahkan atau menghapuskan apa-apajenis rekod mengikut prosedur yang ditetapkan.PENGURUSAN REKOD Satu bidang pengurusan yang bertanggungjawab bagi mengadakan kawalan secara efisyen dan sistematik keatas pewujudan, penggunaan, penyenggaraan danpelupusan rekod. Kawalan ini termasuk penawanan buktidan maklumat mengenai aktiviti dan transaksi(urusan/ perkhidmatan) sesebuah organisasi. - Malaysian Standard MS 2223 -1:2009PENJAWAT AWAM Seseorang yang memegang jawatan atau pekerjaandalam mana-mana perkhidmatan awam.PENUTUPAN FAIL Satu proses menamatkan tindakan ke atas sesebuah failyang disebabkan oleh selesai urusan ke atasnya ataufaktor ketebalannya atau faktor lain yang menyebabkantransaksi ke atasnya perlu ditamatkan.PERUSAHAAN KERAJAAN Mana-mana perusahaan yang keseluruhan atausebahagian daripada modalnya datang daripada KerajaanPersekutuan atau Kerajaan mana-mana Negeri.PUSAT REKOD AGENSI Pusat Rekod yang dikendalikan oleh agensi bukan arkibkerajaan dan yang dalamnya rekod kerajaandisenggarakan dan dipelihara.REGISTRI Unit atau bahagian khusus di sesebuah pejabat yangbertanggungjawab terhadap urusan surat-menyurat,dokumen dan fail.- seksyen 28, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]- seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]- seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]TERMINOLOGI DEFINISI/ TAFSIRAN
381REKOD Bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain menyatakanfakta atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumatdan termasuklah kertas, dokumen,daftar, bahan bercetak,buku, peta, pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem, filemsinematograf, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkansecara elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikalatau apa-apa salinannya.Maklumat yang diwujud, diterima dan diselenggarasebagai bukti oleh sesebuah organisasi atau orangperseorangan bagi memenuhi kehendak undang-undangserta semasa melaksanakan transaksi (urusan/perkhidmatan) rasmi.- Malaysian Standard MS 2223-1:2009REKOD AWAM Rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkanoleh mana-mana pejabat awam bagi perjalanan halehwalnya atau oleh mana-mana pekhidmat awam ataupekerja Pejabat Awam dalam penjalanan tugas rasminyadan termasuk rekod mana-mana perusahaan Kerajaandan juga termasuk segala rekod yang, pada permulaankuat kuasa Akta ini, adalah dalam jagaan atau di bawahkawalan Arkib Negara Malaysia yang ditubuhkan di bawahAkta Arkib Negara 1966 [Akta 511].REKOD AKTIF Rekod yang kerap dirujuk bagi tujuan tindakan diambil.REKOD SEPARA AKTIF Rekod yang kurang dirujuk dalam perjalanan urusansemasa di Pejabat Awam.Rekod yang jarang digunakan untuk melaksanakan urusanatau perkhidmatan harian sesebuah organisasi dan perludipindahkan ke bilik rekod untuk tujuan pelupusan.- Elizabeth Sheppard and Geoffrey Yeo, ManagingRecords: A Handbook of Principles and Practice.REKOD TIDAK AKTIFRekod yang tiada tindakan lanjut dikehendaki diambil keatasnya dan tidak diperlukan untuk pentadbiran harian dipejabat awam. Ukuran bagi rekod yang tidak aktif ialahrekod yang telah tamat tindakan atau tidak dirujuk dalammasa lima tahun. Rekod ini perlu dipindahkan ke tempatsimpanan rekod tidak aktif bagi jangka waktu yang tertentusebelum ianya dimusnahkan atau dipindahkan- Panduan Pelupusan Rekod Awam, 2010- seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]- seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]TERMINOLOGI DEFINISI/ TAFSIRANLAMPIRAN | DEFINISI DAN TAFSIRAN
PANDUAN PENGURUSAN REKOD SEKTOR AWAM382REKOD TERPERINGKATRekod awam yang dikelaskan sebagai rahsia rasmimengikut pengertian Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88).REKOD URUSAN AM Rekod yang memberi sokongan kepada aktiviti pengurusan dan pentadbiran sesebuah pejabat awamyang terdiri daripada rekod mengenai urusan Pentadbiran;Tanah, Bangunan dan Infrastruktur; Aset; Kewangan danPerakaunan; dan Sumber Manusia.REKOD URUSAN FUNGSIAN Rekod yang berkaitan dengan fungsi teras dan aktiviti khusus bagi sesebuah pejabat awam dan ianya berbezadiantara sesebuah pejabat awam yang lain. Rekod ini jugadikenali sebagai rekod operasi (operational records).REPOSITORI Bangunan atau bilik yang direka atau disusun dan digunasecara khusus dan eksklusif untuk penyimpanan jangkapanjang bahan arkib dan perpustakaan.- MS ISO 11799:2011 Information AndDocumentation – Document Storage Requirements For Archive And Library MaterialsRUJUKAN KAMI Nombor rujukan fail yang diberikan oleh jabatan pewujudke atas surat yang dihantar kepada penerima.RUJUKAN TUAN Nombor rujukan fail yang diberikan ke atas surat olehjabatan pewujud yang diterima oleh sesebuah jabatan lain.SAMPUL KECIL (Am 435A – Pin. 1/82)Kulit fail yang digunakan sebagai fail sementara apabilafail asal tidak dapat dikesan atau apabila lebih daripadaseorang pegawai perlu mengambil tindakan segera keatas fail yang sama.SIMPAN DALAM PERHATIAN/KEEP IN VIEW (SDP/KIV)Arahan yang dikeluarkan oleh pegawai kepada kakitanganregistri untuk menyimpan sementara sesebuah fail danmengemukakan kembali fail tersebut kepadanya padatarikh yang ditetapkan.SURAT Kertas yang ditulis, atau segala sesuatu yang bertulis bagi menyampaikan suatu pesanan dari satu pihak kepadapihak yang lain.TERMINOLOGI DEFINISI/ TAFSIRAN
383SURAT RASMI Kertas yang ditulis, atau segala sesuatu yang bertulis yangditerima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh manamana Pejabat Awam bagi perjalanan hal ehwalnya atauoleh mana-mana pekhidmat awam atau pekerja pejabatawam dalam perjalanan tugas rasminya di Pejabat Awam.TAMAT Berhubung dengan rekod awam, ertinya tiada tindakanlanjut dikehendaki diambil tentang rekod itu. TAMAT TINDAKAN Penetapan yang menjelaskan rekod telah tamat atau tiadatindakan lanjut dikehendaki diambil tentang rekod tersebut [Panduan Pelupusan Rekod Awam, 2010].TERBITAN RASMI Meliputi warta kerajaan, laporan, laporan tahunan,prosiding, buletin, jurnal, buku, majalah, brosur, bukucenderamata, poster, poskad, risalah, filem, sinematograf,mikroform, piring hitam, rakaman video dan audio sertamedia elektronik lain yang diterbitkan (published) termasukyang bertaraf Rahsia Rasmi sama ada bercetak (hardcopy) dan tidak bercetak (soft copy).- seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]TERMINOLOGI DEFINISI/ TAFSIRANLAMPIRAN | DEFINISI DAN TAFSIRAN