Administrasi

Nama : ILMA AFRISYA

Kelas : X AKL 3

Pengertian Administrasi

Secara umum, pengertian administrasi merupakan aktivitas atau bentuk usaha yang
memiliki kaitan erat dengan berbagai pengaturan kebijakan dengan tujuan agar mencapai
target organisasi. Sedangkan secara sempit, administrasi adalah bentuk aktivitas yang
meliputi surat menyurat, catat-mencatat, ketik-mengetik, pembukuan sederhana serta
kegiatan lainnya yang bersifat teknis ketatausahaan.

Administrasi juga dapat diartikan secara luas, yang mana administrasi adalah segala
proses kerjasama antara beberapa orang dengan tujuan agar mendapatkan target dengan
memanfaatkan sarana maupun prasarana tertentu yang memiliki daya guna.

Unsur administrasi

Unsur pokok administrasi

Artinya unsur yang harus ada atau tidak bisa dihilangkan dalam kegiatan administrasi.
Unsur pokok tersebut meliputi:

1. Dua orang manusia atau lebih
Unsur pokok yang harus ada dalam administrasi karena setiap manusia
membutuhkan bantuan orang lain. Kegiatan administrasi bisa berlangsung dengan
baik jika ada dua orang manusia atau lebih yang saling membantu.

2. Tujuan
Merupakan nilai atau kebutuhan manusia, baik secara jasmani ataupun rohani.
Tujuan organisasi atau perusahaan bisa didapatkan jika dua orang manusia atau
lebih saling bekerja sama untuk meraih tujuan tersebut.

3. Tugas dan pelaksanaan
Setiap orang yang terlibat dalam kegiatan administrasi sudah memiliki tugas dan
peranannya masing-masing. Mereka harus melaksanakan tugas sesuai dengan
bidangnya.

4. Peralatan dan perlengkapan

Agar kegiatan administrasi berjalan dengan baik dan tujuan organisasi dapat
tercapai, setiap orang yang bekerja di dalamnya memerlukan peralatan serta
perlengkapan.

Unsur umum administrasi

Artinya unsur ini harus dimiliki di segala bentuk kegiatan administrasi. Unsur umum tersebut
meliputi:

1. Organisasi
Merupakan kumpulan orang dengan visi, misi dan tujuan yang sama. Adanya
kesamaan ini membuat orang di dalam organisasi tersebut bekerja sesuai tugas dan
wewenangnya, serta bekerja sama satu sama lain agar tujuannya tercapai.

2. Manajemen
Dalam pelaksanaan tugas dan wewenang, setiap orang dalam organisasi harus
diawasi. Hal ini menjadi salah satu fungsi utama dari manajemen, yaitu fungsi
pengawasan.

3. Komunikasi
Komunikasi sangat diperlukan di bidang apapun, termasuk administrasi. Adanya
komunikasi akan mempermudah orang untuk saling bekerja sama, melaksanakan
tugas dan mencapai tujuan bersama.

4. Kepegawaian
Sering juga disebut sumber daya manusia. Kepegawaian mencakup pencarian,
penempatan serta penggunaan tenaga manusia dalam sebuah kegiatan
administrasi. Kepegawaian juga mencakup pelatihan serta analisis dan klasifikasi
jabatan.

5. Keuangan
Sering disebut administrasi keuangan. Bidang ini berfokus pada tugas
penganggaran belanja, pembukuan, pemeriksaan atau auditing serta pekerjaan di
ranah keuangan lainnya.

6. Perbekalan
Adalah perlengkapan, persediaan, logistik serta urusan rumah tangga. Bidang ini
sering juga disebut administrasi perlengkapan. Fokus tugasnya ialah pembelian,
persediaan, klasifikasi serta strandarisasi alat dan pengendalian harta benda.

7. Ketatausahaan
Merupakan kegiatan perencanaan, pengadaan, pengiriman serta penyimpanan
berbagai informasi yang diperlukan dalam kerja sama. Ketatausahaan bisa

menyangkut administrasi perkantoran, manajemen perkantoran, tata persuratan,
arsip, sekretaris, dan lainnya.
8. Hubungan masyarakat
Perusahaan atau organisasi butuh interaksi baik dengan publik serta pelanggan,
agar mendapat dukungan baik. Hubungan masyarakat juga sering dikenal dengan
public relation dan advertising (iklan untuk promosi).

Karakteristik Administrasi

Karakteristik administrasi :

-Adanya sekelompok : dalam suatu organisasi terdiri dari sekelompok orang yang memiliki
tujuan yang sama

-Adanya kerjasama : dalam organisasi setiap penyelesaian pekerjaan tidak hanya
mengandalkan satu individu namun perlu adanya kerjasama antara pegawai satu dengan yg
lainya agar pekerjaan dapat berjalan dg baik dan lancar

-Adanya proses/usaha yang berkesinambungan : faktor terbesar dalamsuksesnya suatu
usaha ialah memiliki proses atau usaha yang dapat memberikan keuntungan bagi usahanya
dg cara yang baik dan tepat

-Adanya pembagian tugas : pekerjaan kantor tidak hanya dikerjakan dalam suatu bagian,
tetapi dikerjakan dalam tiap bagian dari sebuah perusahaan.Setiap pegawai harus
bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugasnya

-Adanya bimbingan,kepemimpinan,dan pengawasan :

-Adanya tujuan : dalam pendirian suatu organisasi/usaha pasti pihak-pihaknya akan
berusaha untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan

Karakteristik administrasi perkantoran :

-Bersifat pelayanan : artinya melayani pelaksanaan pekerjaan operatif dalam mencapai
tujuan organisasi dan memberikan pelayanan untuk membantu orang lain dalam
mengerjakan pekerjaannya secara lebih efektif.

-Bersifat terbuka dan luas : artinya memberikan kemudahan atau meringankan dalam
melakukan aktifitas pekerjaan kantor,

-Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi : artinya semua akibat pekerjaan kantor
yang terpecah dan merembet ke setiap bagian, maka pekerjaan kantor itu akan
dilaksanakan atau dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi.

Jenis-Jenis Administrasi

Ada beberapa macam-macam administrasi yang bisa ditemui dalam kehidupan sehari-hari.
Berikut ini merupakan jenis-jenis administrasi beserta penjelasannya.

 Administrasi Perkantoran (Publik)

Administrasi perkantoran atau publik merupakan jenis administrasi dalam bentuk kegiatan
perencanaan keuangan, penagihan dan pencatatan, personalia, dan distribusi barang serta
logistik di sebuah organisasi. Umumnya pekerja yang bekerja di bidang ini disebut sebagai
administrator atau admin.

 Administrasi Negara

Administrasi negara merupakan jenis administrasi yang berkaitan dengan ilmu sosial yang
mempelajari tiga elemen penting kehidupan bernegara yang meliputi lembaga legislatif,
yudikatif, dan eksekutif. Jenis administrasi ini juga meliputi hal-hal yang berkaitan dengan
publik seperti kebijakan publik, tujuan negara, dan etika yang mengatur penyelenggara
negara.

 Administrasi Niaga

Administrasi niaga merupakan salah satu jenis administrasi yang bertujuan untuk mencapai
tujuan-tujuan yang bersifat keniagaan atau keuntungan bisnis. Umumnya administrasi niaga
tersebut dijalankan oleh setiap manager dalam suatu organisasi niaga atau bisnis yang bisa
mendatangkan profit ekonomi.

 Administrasi Pembangunan

Administrasi pembangunan merupakan jenis administrasi yang meliputi proses
pengendalian usaha oleh negara atau pemerintah untuk merealisasikan pertumbuhan yang
direncanakan. Tujuannya adalah menuju ke arah suatu keadaan yang dianggap lebih baik
dan kemajuan di dalam berbagai aspek kehidupan bangsa.

 Administrasi Kependudukan

Administrasi kependudukan merupakan jenis administrasi berupa rangkaian kegiatan
penataan dan penertiban dalam penertiban dokumen dan data kependudukan melalui
Pendaftaran Penduduk, Pencatatan Sipil, Pengelolaan Informasi penduduk. Nantinya data
akan digunakan untuk pelayanan publik dan pembangunan di bidang sektor yang lain.

 Administrasi Keuangan

Administrasi keuangan merupakan jenis administrasi yang meliputi segala aktivitas yang
berkaitan dengan keuangan dan pencapaian tujuan sebuah organisasi perusahaan. Jenis
administrasi keuangan ini menghasilkan otuput berupa laporan keuangan yang membantu
pengambilan keputusan bagi perusahaan atau organisasi.

 Administrasi Pendidikan

Administrasi pendidikan merupakan jenis administrasi berupa proses keseluruhan dan
kegiatan-kegiatan bersama yang harus dilakukan oleh semua pihak terkait dengan tugas-
tugas pendidikan. Jenis administrasi ini juga mencakup kegiatan-kegiatan yang luas yang
meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan di bidang
pendidikan.

Fungsi Administrasi

Administrasi adalah salah satu bagian yang penting bagi sebuah perusahaan. Sebab
administrasi memiliki beberapa fungsi penting antara lain sebagai berikut:

Planning atau Perencanaan

Perencanaan merupakan kegiatan perencana yang memerlukan sebuah aktivitas
administrasi mulai dari mengumpulkan data, mengolah data hingga menyusun perencanaan.

Organizing atau Penyusunan

Administrasi berfungsi sebagai penyusun dalam upaya membangun setiap komunikasi serta
hubungan antar anggota atau karyawan secara mudah dipahami untuk mencapai tujuan
sebuah organisasi atau perusahaan.

Coordinating atau Mengordinasi

Seperti yang diatur oleh organisasi atau perusahaan, maka coordinating dilakukan supaya
kegiatan perusahaan dapat berjalan lancar dan baik sehingga dapat menghindari adanya

bentrok, kekosongan aktivitas dan kekacauan. Hal ini bisa berdampak secara positif untuk
kelangsungan sebuah perusahaan ke depannya.

Reporting atau Laporan

Reporting merupakan aktivitas menyampaikan perkembangan, pergerakan serta hasil
kegiatan atau program yang dilaksanakan oleh karyawan maupun anggota kepada atasan
secara tertulis. Dimana laporan tersebut nantinya akan menunjukkan hasil kinerja karyawan
sesuai dengan posisi dan tugasnya.

Budgeting atau Pembuatan Anggaran

Anggaran merupakan hal yang penting dan harus ada dalam sebuah perusahaan maupun
organisasi untuk meningkatkan kinerja. Selain itu, anggaran juga digunakan oleh
perusahaan untuk mewujudkan tujuan perusahaan di masa pengembangan yang meliputi
kerjasama, iklan dan sebagainya.

Staffing atau Penempatan Posisi

Staffing berkaitan dengan sumber daya manusia di sebuah perusahaan yang meliputi
perekrutan tenaga ahli, pengembangan dan kebutuhan perlengkapan.

Directing atau Bimbingan

Directing merupakan aktivitas interaksi dengan anggota organisasi atau perusahaan yang
berbentuk bimbingan, perintah-perintah atau saran supaya tugas dapat dijalankan dengan
baik dan mampu mencapai tujuan yang ditentukan.