Pengolahan Data Pada Microsoft Excel

BAB IV
PENGOLAHAN DATA MICROSOFT EXCEL

PENGOLAHAN DATA MS EXCEL A. Pendahuluan

B. Menjalankan
MS Excel

C. Keunggulan Ms
Excel

D. Fungsi Ms Excel
Untk Pengolahan

Data

E. Menu Pada MS
Excel

F. Petunjuk Sell

G. Formula Dasa
MS Excel

A. Pendahuluan
Microsoft Excel (MS Excel) adalah General Purpose Electronic Spreadsheet yang
merupakan program spreadsheet dalam sistem Microsoft Office. MS Excel dapat
digunakan untuk membuat dan memformat workbook untuk menganalisis data dan
membuat data itu sendiri. Secara khusus, kita dapat menggunakan Excel untuk melacak
data, membangun model untuk menganalisis data, menulis rumus untuk melakukan
perhitungan pada data itu, memproses data dalam berbagai cara, mengorganisir data,
menyediakan maupun menganalisa data-data dan mempresentasikannya ke grafik atau
diagram. Aplikasi MS Excel merupakan pengolah data secara otomatis yang dapat
berupa penghitungan dasar, penggunaan rumus-rumus, pemakaian fungsi, pembuatan
grafik, pengolahan data dan tabel, serta manajemen data.
Lembar keja dalam Microsoft Excel dalam satu sheet terdiri dari 256 kolom (columns) dan
65.536 baris (rows). Kolom ditampilkan dalam tanda huruf A, B, C dan berakhir pada
kolom IV. Sedangkan baris dilambangkan dalam bentuk angka 1, 2, 3 dan berakhir pada
65.536. Perpotongan antara baris dan kolom disebut sel (cell), misal, pada perpotongan
kolom X dengan baris ke 5 disebut sel X5. Dan sel yang bergaris tebal menandakan
bahwa sel tersebut dalam keadaan aktif.

B. Menjalankan Microsoft Excel
Untuk memulai program Microsoft Excel, terdapat beberapa pilihan untuk menjalankan
Microsoft Excel yaitu dapat dengan memilih salah satu cara berikut:
1. Dobel klik ikon Microsoft Excel yang terdapat pada layar desktop komputer, atau
2. Klik ikon Microsoft Excel pada MS Office Shortcut Bar, atau
3. Melalui menu Start, kemudian pilih Programs lalu Microsoft Excel.

Setelah memilih salah satu pilihan diatas, kemudian Microsoft Excel akan terbuka dan
muncul pada layar desktop. Secara otomatis Microsoft Excel akan membuka layar editor
data, terdiri atas sel-sel yang mempunyai alamat baris dan kolom. Layar pada program
Microsoft Excel terdiri atas beberapa komponen yang akan dibahas pada bagian berikut
ini.

C. Keunggulan Microsoft Excel
Adapun keunggulan yang dimiliki MS Excel, antara lain:

1. Memiliki daya tampung yang sangat besar
2. Adanya fitur rumus dan fungsi membuat MS Excel semakin mudah dioperasikan,

tentunya hal ini dapat menghemat waktu pengerjaan;
3. MS Excel merupakan software yang sangat fleksibel karena excel dapat

dikonversikan ke berbagai software statistik, begitupun sebaliknya;
4. Pekerjaan lebih efektif dengan adanya pivot tables (setiap ada data masuk, secara

otomatis pivot tables akan merefresh sehingga tabel terupdate secara otomatis);
5. Memudahkan perhitungan otomatis dengan memanfaatkan rumus dan fungsi

serta logika pada MS Excel;
6. Memberikan kemudahan membuat laporan keuangan;
7. Memudahkan pembuatan tabel dan grafik berdasarkan dari suatu perhitungan;

dan
8. Dapat menyajikan data dengan tampilan yang rapi, tepat serta penghitungan yang

akurat.

D. Fungsi Microsoft Excel untuk Pengolahan Data.
1. Untuk membangun Grafik yang Baik
Faktanya, terkadang memang lebih mudah untuk memahami suatu topik ketika
topik tersebut dapat divisualisasikan dengan tepat. Microsoft Excel memungkinkan
para pengguna untuk melihat dan menggali potensi data mereka, dengan
menggunakan formula di seluruh kisi sel. Data dimasukkan ke dalam sel individu
dalam baris atau kolom yang memungkinkan untuk diurutkan dan difilter, yang
kemudian dapat disajikan berupa presentasi visual. Data tersebut divisualisasikan
dalam bentuk grafik-grafik yang tersedia di excel seperti, column chart, line chart,
pie chart, area chart, scatter chart, stock chart, surface chart, doughnut chart,
bubble chart, dan radar chart.

2. Untuk Pemformatan Bersyarat

Tidak bisa dipungkiri, ketika bekerja di depan layar monitor yang penuh dengan
angka-angka sepanjang hari dapat memunculkan perasaan seolah-olah angka
tersebut berbaur bersama. Untungnya, microsoft excel memungkinkan untuk
dapat menggunakan warna-warna yang berbeda, hingga berbagai jenis font pada
data. Terdapat pilihan skema pewarnaan yang sesuai melalui tombol quick
analysis dan kemudian memanfaatkan formatting tab. Tools ini benar-benar
memudahkan untuk memahami data, karena mampu menyoroti fitur-fitur dari data
akan meringankan pekerjaan.

3. Untuk Membantu Mengidentifikasi Data
Ketika menyajikan atau memvisualisasikan data dalam bentuk grafik, itu sangat
membantu untuk melihat rincian tren secara eksplisit yang muncul dari informasi.
Dengan begitu akan membuat pengguna merasa terbantu untuk melihat poin-poin
penting dari suatu data yang telah diolah dengan cara yang relatif mudah.
Microsoft excel memungkinkan garis trend diperpanjang melampaui grafik, untuk
menawarkan prediksi aktivitas di masa depan dan perkiraan tersebut dapat
membantu kamu dalam mengembangkan bisnis dengan strategi-strategi tertentu
untuk masa depan perusahaan.

4. Mudah untuk Memasukan dan Memformat Data
Pengumpulan data menawarkan bisnis bernilai besar, dengan data yang tepat
bisnis dapat menentukan strategi apa yang berhasil, bagaimana mereka bekerja
dan apa yang perlu dilakukan tim untuk meningkatkan hasil ini. Sering kali ketika
memprediksi data untuk keperluan bisnis, kamu biasanya tidak menganggap
hanya satu atau dua sampel tetapi ratusan bahkan ribuan data. Disinilah excel
dapat membantu kamu. Microsoft excel adalah alat yang sempurna untuk
mengatur dan menafsirkan data. Secara khusus, dengan menggunakan fitur pivot
tabel, pengguna dapat mengolah dan menganalisis data yang kemudian
dituangkan dalam bentuk grafik yang mudah dimengerti. Ini tentu, sangat berguna
karena semakin cepat kamu dapat memahami data, semakin cepat pula dapat
membuat keputusan untuk meningkatkan bisnis kamu secara lebih lanjut.

E. Menu pada Microsoft Excel

Gambar 1. Tampilan MS Excel
1. Title Bar

Title bar merupakan bagian yang berada paling atas lembar Excel. Excel secara
otomatis memberi nama setiap berkas baru dengan Book1, Book2, dst. Dalam title
bar terdapat beberapa komponen, antara lain :
• Icon Control Menu
• Restore, untuk mengatur ukuran layar dalam ukuran yang relatif.
• Move, untuk memindahkan posisi layar jendela ke posisi lain.
• Size, mengatur ukuran layar jendela Excel.
• Minimize, menampilkan jendela Excel ke ukuran minimal dalam bentuk icon.

• Maximize, menampilkan jendela Excel ke ukuran maksimal, yaitu memnuhi layar.
• Close, untuk keluar dari aplikasi Excel.
2. Menu Bar

Menu Bar berguna untuk menjalankan suatu perintah. Menu bar pada Microsoft
Excel antara lain: File, Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, dan View
• Home Tab

Tab ini yang sering digunakan dalam mengelola data dalm micrososft excel;
dalam tab home ini terdapat semua informasi tentang teks, tentang format cells,
jenis huruf, ukuran huruf, format tabs, memasukan dan menghaspus columns.
Dalam Tab Home juga cara-cara untuk merubah cells styles memformat table,
juga memasukan data secara otomatis, mengurutkan dan mencari data.

Gambar 2. Home Tab Pada MS Excel

• Insert Tab
Tab ini berfungsi untuk segala sesuatu yang perlu kita masukan mulai dari
Photo, shape, clipart, grafik, text box dan lain-lain.

Gambar 3. Insert Tab Pada MS Excel

• Page Layout Tab
Tab ini memiliki perintah untuk menyesuaikan halaman seperti margin,
orientasi dan tema.

Gambar 4. Page Layout Tab Pada MS Excel

• Formulas Tab
Tab ini memiliki perintah untuk digunakan saat membuat Rumus. Tab ini
memiliki fungsi perpustakaan besar yang dapat membantu saat membuat
rumus atau fungsi dalam spreadsheet Anda.

Gambar 5. Formula Tab Pada MS Excel

• Data Tab
Tab ini memungkinkan Anda untuk memodifikasi lembar kerja dengan
sejumlah besar data dengan menyortir dan penyaringan serta menganalisis
dan pengelompokan data.

Gambar 6. Data Tab Pada MS Excel

• Review Tab
Tab ini memungkinkan Anda untuk memperbaiki masalah ejaan dan tata
bahasa serta mengatur keamanan. Hal ini juga memberikan perubahan trek

dan catatan, fitur menyediakan kemampuan untuk membuat catatan untuk
dokumen yang dirubah oleh user lain

Gambar 7. Review Tab Pada MS Excel

• View Tab
Tab ini memungkinkan Anda untuk mengubah tampilan dokumen

Gambar 8. View Tab Pada MS Excel

3. Formula Bar
Formula bar berfungsi untuk memasukkan, memperbaiki, dan juga dapat
menampilkan data atau rumus pada sel yang sedang aktif. Untuk memperbaiki data
atau rumus adalah dengan cara mengklik atau menekan tombol F2.

F. Petunjuk Sel (Cell Pointer)
Untuk memindahkan penunjuk sel ke posisi yang baru dapat digunakan bantuan
mouse maupun keyboard. Dengan mouse kita dapat leluasa memindahkan posisi
penunjuk sel dengan mengarahkan pointer ke sel yang dituju. Sedangkan dengan
menggunakan keyboard langkah yang ditempuh antara lain :

Gambar 9 Tombol Keyboard dan Fungsinya

G. Formula Dasar pada Microsoft Office Excel
Fungsi formula dasar adalah untuk melakukan penghitungan terhadap data yang ada
di Microsoft Office Excel. Setiap penggunaan formula dasar, kita harus mengawalinya
dengan tanda sama dengan (=). Tanda sama dengan (=) dimaksudkan untuk
mengawali sebuah fungsi di Microsoft Office Excel. Yang perlu diperhatikan adalah
alamat dari data tersebut, jika salah mengetikkan alamatnya, maka data tersebut
akan bernilai salah (#VALUE). Fungsi-fungsi dasar tersebut antara lain:

a. Aritmatika Dasar : Fungsi penjumlahan (+), pengurangan (-), perkalian (*), dan
pembagian (/).

Gambar 10 Penggunaan Aritmatika Dasar
b. SUM: Berfungsi untuk menjumlahkan sekumpulan data pada suatu range.

Bentuk penulisannya adalah: =SUM(number1, number2, .....)
Contoh : Terdapat sebuah data Barang yang terdiri dari Spidol, Penghapus,
Penggaris, Pensil, dan Buku Tulis. Masing-masing barang tersebut memiliki
jumlah yang tidak sama dengan barang yang lainnya. Dari gambar diatas, untuk
mencari berapa jumlah barang secara keseluruhan, kita dapat menggunakan
rumus SUM. Dengan mengetikkan alamat C2 sebagai data pertama, hingga C6
sebagai data terakhir sehingga dapat diketahui keseluruhan jumlahnya.

Gambar 11 Formula SUM

c. MIN: Berfungsi untuk mencari nilai terendah dari sekumpulan data (range).
Bentuk penulisannya adalah: =MIN(number1,number2,……)

Contoh :Terdapat sebuah data Nilai dari beberapa Mahasiswa dengan nilai yang
berbeda satu dengan yang lainnya. Dari gambar diatas, untuk mencari nilai terendah
dari semua nilai adalah menggunakan fungsi MIN. Dengan mengetikkan alamat C2
sebagai data pertama, hingga C9 sebagai data terakhir sehingga dapat diketahui
berapakah nilai terendahnya.

Gambar 12 Penggunaan MIN

d. MAX: Berfungsi untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data (range).
Bentuk penulisannya adalah: =MAX(number1,number2,……)
Contoh : Terdapat sebuah data Nilai dari beberapa Mahasiswa dengan nilai yang
berbeda satu dengan yang lainnya. Dari gambar diatas, untuk mencari nilai tertinggi
dari semua nilai adalah menggunakan fungsi MAX. Dengan mengetikkan alamat C2
sebagai data pertama, hingga C9 sebagai data terakhir sehingga dapat diketahui
berapakah nilai tertingginya.

Gambar 13 Penggunaan MAX
e. AVERAGE: Berfungsi untuk mencari nilai rata-rata dari sekumpulan data.

Bentuk penulisannya adalah : =AVERAGE(number1, number2,…)
Contoh :Terdapat sebuah data Nilai dari beberapa Mahasiswa dengan nilai yang
berbeda satu dengan yang lainnya. Dari gambar diatas, untuk mencari nilai rata-rata
dari semua nilai adalah menggunakan fungsi AVERAGE. Dengan mengetikkan alamat
C2 sebagai data pertama, hingga C9 sebagai data terakhir sehingga dapat diketahui
berapakah nilai rata-ratanya.

Gambar 14Penggunaan AVERAGE
Untuk membatasi adanya angka dibelakang koma (,), kita dapat mengaturnya di format
cell dengan meng-klik kanan tepat di kolom mana yang akan kita atur. Selanjutnya pilih

tab Number dan pilih Category Number. Silahkan atur dikolom Decimal Places, sesuai
dengan keinginan.

Gambar 15 Mengatur Decimal Palaces
f. COUNT: Berfungsi untuk menghitung jumlah data dari suatu range yang dipilih.

Bentuk penulisannya adalah : =COUNT(value1, value2,…..)
Contoh :Terdapat sebuah data Nilai dari beberapa Mahasiswa dengan nilai yang
berbeda satu dengan yang lainnya. Dari gambar diatas, untuk mencari jumlah
mahasiswa jika kita menghitung dari jumlah nilainya adalah menggunakan fungsi
COUNT. Dengan mengetikkan alamat C2 sebagai data pertama, hingga C9 sebagai
data terakhir sehingga dapat diketahui berapakah jumlah mahasiswanya.

Gambar 16 Penerapan Count
g. CONCATENATE : Berfungsi untuk menggabungkan data antar kolom.

Contoh: Untuk menggabungkan data pada kolom Subjek dan Domain, maka
diperlukan fungsi CONCATENATE untuk menggabungkannya.

Gambar 17Penerapan Concatenate
h. PRODUCT : Berfungsi untuk melakukan perkalian sekumpulan data pada suatu range.

Bentuk penulisannya adalah : =PRODUCT(number1, number2,….)
Contoh : =PRODUCT(4,5,2) → Tekan Enter

i. ROUND : Berfungsi untuk membulatkan bilangan ke digit tertentu.
Bentuk penulisannya adalah : =ROUND(number,num_digits)

Contoh : =ROUND(123.4567,1) → Tekan Enter
j. SQRT : Berfungsi untuk menghasilkan suatu nilai akar kuadrat dari suatu bilangan.

Bentuk penulisannya adalah : =SQRT(number)
Contoh : =SQRT(9) → Tekan Enter

k. POWER : Berfungsi untuk menghasilkan suatu bilangan yang dipangkatkan.
Bentuk penulisannya adalah : =Power(number,power)
Contoh : =POWER(6,2) → Tekan Enter

l. SUMSQ : Berfungsi untuk mempangkatduakan angka dalam argument dan
memberikan jumlah dari

pemangkatan.
Bentuk penulisannya adalah : =SUMSQ(number1,number2,…)
Contoh : =SUMSQ(3,4) → 32 + 42 = 9 + 16 = 25

H. Fungsi Logika
Fungsi logika atau bersyarat memungkinkan kita menguji persyaratan dalam sel. Fungsi
bersyarat ini adalah suatu kondisi atau =IF yang hasilnya bergantung pada benar atau
salahnya pengujian. Fungsi Logika memerlukan operator perbandingan yaitu:

= (sama dengan)
< (lebih kecil dari)
> (lebih besar dari)
<= (lebih kecil sama dengan)

>= (lebih besar sama dengan)
<> (tidak sama dengan)

IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)
Untuk memilih di antara dua nilai berdasarkan dua kondisi yaitu kondisi benar atau
kondisi salah.
IF Tunggal

Gambar 18 Contoh 1 IF Tunggal
Artinya jika nilai sel A2 lebih besar dari 50, maka dinyatakan “Naik Kelas”, sebaliknya
jika nilai sel A2 kurang dari 50 maka dinyatakan “Tinggal Kelas”

Gambar 19 Contoh 2 IF Tunggal
IF Majemuk
Contoh :
=IF(C4=”A”,”ISTIMEWA”,IF(C4=”B”,”BAIK”,IF(C4=”C”,”CUKUP”,”KURANG”)))

Artinya : Jika pada sel C4 nilainya A maka hasilnya “ISTIMEWA”, jika pada sel C4
nilainya B maka hasilnya “BAIK”, jika pada sel C4 nilainya C maka hasilnya “CUKUP”,
atau selain kondisi diatas maka akan menghasilkan nilai “KURANG”.

Gambar 20 Contoh IF Majemuk
I. Data Sort (Mengurutkan Data)

Langkah mengurutkan suatu data adalah :
1. Blok seluruh data yang ingin diurutkan
2. Pilih tab Data – klik icon Sort

Gambar 21 Icon Sort

• Klik AZ untuk pengurutan Ascending (diurutkan berdasarkan dari kecil ke yang
besar).

• Klik ZA untuk pengurutan Descending (diurutkan berdasarkan dari besar ke
yang kecil).

J. Data Filter (Menyaring Data
Langkah menyaring suatu data adalah :
1. Blok seluruh data dalam table
2. Pilih tab Data – Klik icon Filter

Gambar 22 Icon Filter
3. Untuk menghilangkan tanda, klik kembali icon Filter

Gambar 23 Contoh Menyaring Data
K. Rumus Utama dalam Membantu Proses Pengolahan Data

Rumus Excel tentunya sangat bermanfaat untuk mempermudah proses pengolahan
data. Selain itu, dengan adanya rumus Excel ini, maka proses preprocessing dan
pengolahan data tidak perlu memakan waktu lama. Microsoft Excel menyediakan
banyak pilihan preset rumus yang bisa digunakan untuk mendapatkan jumlah, rata-
rata, dan juga kalkulasi lainnya. Namun yang perlu diperhatikan dalam penggunaan
rumus ini adalah bagaimana agar argumen yang diperlukan dapat tersusun dengan
benar. Beda urutan dari penulisan argumen ternyata bisa menyebabkan perbedaan
hasil, loh. Rumus Excel bisa digunakan untuk perhitungan sederhana dan juga
kompleks. Pada dasarnya, rumus atau formula Excel ini bisa digunakan untuk data
berupa angka, teks, tanggal, ataupun kombinasi dari jenis-jenis data tersebut. Namun
yang perlu diingat, agar rumus tersebut dapat berfungsi, jangan lupa tambahkan
tanda sama dengan (=) di depannya.

Berikut ini akan dibahas tiga rumus utama yang dapat membantu proses pengolahan
data sehingga tidak memakan waktu yang cukup lama.

1) Fungsi Teks
Mengingat data yang ada saat ini tidak hanya dalam bentuk data terstruktur
saja, maka tidak heran ketika data yang ada saat ini sering tidak seragam atau
lebih berantakan. Misalkan dalam data teks, tidak jarang ada penulisan yang
memiliki cara penulisan yang berbeda namun memiliki makna yang sama. Hal
ini akan membuat komputer kebingungan dan mengelompokkan data yang
memiliki makna sama tersebut ke kelompok yang berbeda.
Untuk itu, dapat diatasi dengan rumus untuk teks yang ada di Excel. Biasanya
yang sering digunakan adalah fungsi LOWER( ), UPPER( ), PROPER( ), dan
TRIM( ).
• Fungsi LOWER( ) digunakan untuk mengubah semua huruf menjadi
huruf kecil,
• Fungsi UPPER( ) digunakan untuk mengubah semua huruf agar
menjadi huruf kapital.
• Fungsi PROPER( ) digunakan untuk mengubah huruf awal dari setiap
kata menjadi huruf kapital dan
• Fungsi TRIM( ) digunakan untuk menghapus spasi yang berlebihan.

2) Fungsi Pencarian
Fungsi pencarian pada Microsoft Excel yang sering digunakan adalah

fungsi VLOOKUP() yang mencari data secara verikal dan HLOOKUP( ) yang
mencari data secara horizontal. Misalkan data yang ingin dicari adalah data
tertentu yang sesuai dengan kata kunci yang dimiliki. Jika datanya hanya
berjumlah sedikit seperti 5 atau 10 data, mencari dan mencocokkan secara
manual masih tidak masalah, namun bayangkan jika data yang ada terdiri dari
ribuan rows dan berpuluh-puluh column. akan sangat sulit dan memakan
banyak waktu kan jika harus mencari secara manual. Untuk itulah mengapa
fungsi VLOOKUP() dan HLOOKUP() menjadi sesuatu yang harus dikuasai.

• VLOOKUP : Fungsi Vlookup ini digunakan untuk membaca tabel
secara vertical (tegak). Bentuk penulisannya adalah :

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])
• HLOOKUP :Fungsi Hlookup ini digunakan untuk membaca tabel

secara horizontal (mendatar). Bentuk penulisannya adalah :
=HLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

Gambar 24 Fungsi Lookup

3) Fungsi Statistik (Count)
Dalam beberapa keadaan, tidak jarang kita dihadapkan dengan data yang null
atau kosong. Tentunya dengan adanya nilai null membuat hasil analisa
menjadi tidak tepat. Fungsi Count ini bisa membuat kita menemukan berapa
jumlah cell yang memiliki data kosong dan terisi. Fungsi statistik (dalam hal ini
fungsi Count) yang sering digunakan adalah COUNT( ), COUNTA( ),
COUNTBLANK( ), COUNTIF( ), dan COUNTIFS( ).
• Fungsi COUNT( ) digunakan untuk menghitung jumlah cell yang berisi
angka,
• Fungsi COUNTA( ) digunakan untuk menghitung jumlah cell yang
berisi data baik itu berupa angka, teks, dll,
• Fungsi COUNTBLANK( ) digunakan untuk menghitung jumlah cell
yang kosong.
• Fungsi COUNTIF( ) yang digunakan untuk menghitung jumlah cell
yang sesuai dengan satu kriteria tertentu dan

• Fungsi COUNTIFS( ) yang digunakan untuk menghitung jumlah cell
yang sesuai dengan beberapa kriteria tertentu.

L. Membuat Equation
1. Pilih menu Insert – Equation, maka akan tampil kotak dialog seperti ini :

Gambar 25 Dialog Equation

2. Akan muncul kotak equation dan ketikkan rumus yang akan dibuat.
3. Untuk mengakhiri equation, sorot kursor di sembarang sel.
4. Untuk mengeditnya, double klik pada kotak yang memuat rumus tersebut