Import/Export05 นำ เข้า/ส่งออกข้อมูล Import/Export นำ เข้า/ส่งออกข้อมูล ฐานข้อมูลที่เก็บอยู่ในโปรแกรม Access นั้น นอกจาก สร้างภายในโปรแกรมเองแล้ว คุณสามารถนำ เอาฐาน ข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ที่มีอยู่ หรือที่เก็บไว้อยู่ใน รูปแบบ เอกสารต่างๆ ในต่างไฟล์ ต่างโปรแกรม หรือ ต่าง ประเภทข้อมูลมาใช้งานใน Access ได้ ด้วยการใช้ คำ สั่ง ในกลุ่ม Import (นำ เข้า) ซึ่งโปรแกรมจะมีคำ สั่ง ให้เลือก นำ เข้าได้จากหลายประเภท เช่น Excel, Text File, Access และประเภทอื่นๆ อีกหลายแบบ นอกจากนี้ข้อมูลที่เก็บอยู่ในฐานข้อมูลของ Access ก็ สามารถนำ ออกไปใช้งานนอกโปรแกรม เพื่อ ขยายการใช้ งานให้ครอบคลุมได้มากขึ้น โดยใช้คำ สั่งใน กลุ่ม Export ส่งออกไปเป็นไฟล์เพื่อใช้งานในโปรแกรม อื่นๆ เช่น Excel, Word, Text File, HTML Document หรือนำ ไป สร้างจดหมายเวียนใน Word เป็นต้น ซึ่งจะมีรายละเอียด และขั้นตอนการใช้งานในบทนี้
นําเข้าฐานข้อมูลจาก Excel นำ ฐานข้อมูลจากไฟล์ Access อื่น นําเข้าข้อมูลจากเท็กซ์ไฟล์ (Text File) ส่งข้อมูลจาก Access ไปใช้ใน Excel ส่งออกข้อมูลเป็นไฟล์Word ส่งข้อมูลชื่อ-ที่อยู่ไปทำ จดหมายเวียน Word สร้างไฟล์เอกสาร PDF/XPS นําเข้าข้อมูลด้วยคำ สั่ง Copy & Paste ส่งตารางข้อมูลไปทางอีเมล (E-mail) 1-3 4 5-7 8 9 10-12 13 14 15 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . สารบัญ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . หน้าที่
1 2 4 3 หากคุณเก็บข้อมูลด้วยโปรแกรม Excel หรือให้ User เก็บข้อมูลด้วย Excel แล้ว ต้องการย้ายหรือนำ ฐานข้อมูลมาใช้ใน Access ก็ใช้คำ สั่ง New Data Source จากแท็บ External Data เพื่อนำ เข้าตารางจาก Excel เข้ามาเป็นตาราง(Table) แล้วใช้งานได้ ดังนี้ นํนํนํ นํ านํ านํ าเเข้ข้ข้ ข้ า ข้ า ข้ าฐฐาานนข้ข้ข้ ข้ อ ข้ อ ข้ อมูมูมูมู ล มู ล มู ลจจาากก EExxcceell กรณีข้อมูลจากตาราง Excel มีตาราง ฐานข้อมูลใน Access อยู่แล้ว และมี โครงสร้างตาราง เช่น ชื่อฟิลฟิด์ เเละชนิด ข้อมูลแบบเดียวกัน จะเลือกแบบ Append a copy of the records to the table โดยเลือกชื่อตารางที่มี เพื่อนำ ข้อมูลมาเพิ่มต่อท้ายได้ ชื่อไฟล์เเละพารที่เลือกไฟล์ คลิกปุ่มปุ่New Data Source > From File > Excel คลิกปุ่มปุ่Browse... ไปเลือกชื่อไฟล์ Excel คลิกปุ่มปุ่OK คลิกเลือกไฟล์ Excel เเล้วคลิกปุ่มปุ่Open 1
5 6 7 8 คลิกปุ่มปุ่Next 9 10 คลิกเลือกชื่อเวิร์คชีท เเละ คลิกปุ่มปุ่Next > ดูตัวอย่างข้อมูลที่นำ เข้าว่าถูกต้องหรือไม่ คลิกปุ่มปุ่Next > คลิกถ้าเเถวเเรกเป็นหัวรายการ (ใข้เป็นชื่อฟิลฟิด์) ปรับเเต่งฟิลฟิด์ คลิกปุ่มปุ่ Next > ปรับเเต่งตัวเลือกเเต่ละฟิลฟิด์ใหม่ เช่น ตั้งชื่อฟิลฟิด์ หรือเลือกชนิด ข้อมูลให้ใหม่ หรือคลิกปุ่มปุ่Next > ใช้ค่าที่มีอยู่เเล้ว 2
11 เลือกฟิลฟิด์ที่ทำ เป็นคีย์หลัก Primary Key หรือ คลิก เลือก No primary key เเล้วคลิกปุ่มปุ่Next > ตัวเลือก Save import steps ถ้าคลิกเลือกคือให้เก็บขั้น ตอนการกำ หนดค่าต่างๆ เพื่อใช้ในการนำ เข้าในครั้งต่อไปได้ โดยไม่ต้องใช้ Wizard เช่น พารชื่อไฟล์ , โฟลเดอร์ที่เก็บ 13 12 คลิกปุ่มปุ่Finish 14 กรณีเลือก Let Access add primary key คือให้ Access สร้าง Primary key ให้จะได้ฟิลฟิด์ ID เป็น AutoNumber เพิ่มเข้ามา คลิกปุ่มปุ่ Close ดับเบิลคลิกเปิด ตารางขึ้นมาดูข้อมูล ตารางข้อมูลที่นำ เข้าจาก Excel 3
นำนำนำนำนำนำฐฐาานนข้ข้ข้ ข้ อ ข้ อ ข้ อมูมูมูมู ล มู ล มู ลจจาากกไไฟฟล์ล์ล์ ล์ล์ล์AAcccceessss อื่อื่อื่ อื่ น อื่ น อื่ น การนำ เข้าตารางหรือคิวรีจากไฟล์ฐานข้อมูลของ Access ที่เก็บไว้ ในไฟล์อื่นมาใช้ในไฟล์ฐานข้อมูลที่ทำ งานอยู่ โดยเลือกไฟล์ฐานข้อมูล mdb หรือ .accdb ได้ตามขั้นตอนนี้ 2 4 5 1 3 คุณสามารถเลือกออบเจ็กต์จากฐานข้อมูล อื่นๆ ได้ทุกประเภท เช่น Table,Query, Form,Report,Macro เเละ Module โดยคลิกเลือกทีละเเท็บ หรือคลิก Select All เลือกทั้งหมดที่มีก็ได้ คลิกปุ่มปุ่Browse... ไปเลือกชื่อไฟล์ Access คลิกเเท็บ Table เลือกตารางที่จะทำ เข้า เเล้วคลิกปุ่มปุ่OK คลิกเเท็บ Forms เลือกฟอร์ม เเล้วคลิกปุ่มปุ่OK คลิกปุ่มปุ่New Data Source -> From Database -> Access คลิกเลือกไฟล์ Access เเล้วคลิกปุ่มปุ่Open 4
บางครั้งอาจมีการเก็บข้อมูลแบบไฟล์ข้อความ แล้วคั่นด้วยเครื่องหมายคอมม่า (,) หรือ กดปุ่มปุ่ [Tab ] เว้นระยะข้อมูลไว้ ซึ่งอาจจะเก็บจากข้อมูลที่บันทึกได้จากโปรแกรม ต่างๆ หรือนำ มาจากข้อมูลที่เก็บในเว็บไซต์ ซึ่งอาจจะเก็บเป็น Text File เอาไว้ ถ้าจะ นำ มาเก็บในฐานข้อมูลของ Access ก็ทำ ได้ดังนี้ 7 6 1 คลิกปุ่มปุ่New Data Source > From File > Text File 2 นํนํนํ นํ านํ านํ าเเข้ข้ข้ ข้ า ข้ า ข้ าข้ข้ข้ ข้ อ ข้ อ ข้ อมูมูมูมู ล มู ล มู ลจจาากกเเท็ท็ท็ ท็ กท็ กท็ กซ์ซ์ซ์ ซ์ไซ์ซ์ไฟฟล์ล์ล์ ล์ล์ล์((TTeexxtt FFiillee)) คลิกปุ่มปุ่Close ปิดหน้าต่าง import (นำ เข้า) ดับเบิลคลิกเปิดตารางหรือฟอร์มขึ้นมาใช้งาน คลิกปุ่มปุ่Browse.... ไป เลือกชื่อไฟล์ข้อความ 5
3 5 4 6 คลิกเลือก First Row Contains Field Names ถ้าข้อมูลมีหัวรายการนำ มาเป็น ชื่อฟิลฟิด์ได้ คลิกเลือกตัวเเยกข้อมูลว่าดเป็น เเบบ Delimiter โดยใช้ Comma (คอมม่า) หรือเเท็บ [Tab] คลิกเลือกไฟล์ข้อความ เช่น ไฟล์ ข้อความ .crv เเล้วคลิกปุ่มปุ่Open คลิกเลือกตัวเเยกเเบบ Comma (คอมม่า) ดูผลลัพธ์ที่ได้ เเล้วคลิกปุ่มปุ่Next > เลือกตัวเเยกข้อมูล เป็น Delimeted เเล้วคลิกปุ่มปุ่Next > ปรับเเต่งชื่อฟิลฟิด์ , เลือกชนิดข้อมูล เเละทำ ดัชนี เเล้วคลิกปุ่มปุ่Next > ดูตัวอย่างข้อมูลเเละการคั่นค่าข้อมูล 6
7 8 9 ตั้งชื่อตาราง 10 11 12 เลือกให้ Access สร้างฟิลฟิด์ Primary key ให้ หรือเลือก No primary key ไม่สร้างคีย์ คลิกปุ่มปุ่ Next > คลิกปุ่มปุ่ Finish คลิกเเก้ไขโครงสร้าง ตารางเพิ่มเติมได้ ตารางจากไฟล์ข้อความ คลิกปุ่มปุ่Close ปอดหน้าต่าง Import (นำ เข้า) 7
2 1 3 4 เปิดไฟล์ Excel ที่สางออกจาก Access ขึ้นมาดูก็จะได้ข้อมูลตรงตามตาราง การนำ ข้อมูลจาก Access ไปใช้งานในโปรแกรม Excel นั้นจะทำ ได้ ด้วยการใช้คำ สั่งในกลุ่ม Export แล้วทำ ตาม ขั้นตอน โดยจะเลือกส่งออกได้ทั้ง ตารางและคิวรu(Table/Query) และจะเลือกส่งออกไปยัง Excel รุ่นต่างๆ ได้ ส่ส่ส่ ส่ ง ส่ ง ส่ งข้ข้ข้ ข้ อ ข้ อ ข้ อมูมูมูมู ล มู ล มู ลจจาากก AAcccceessss ไไปปใใช้ช้ช้ ช้ใช้ช้ในน EExxcceell คลิกปุ่มปุ่Excel เลือกตารางที่จะส่งออก เลือกโฟลเดอร์ที่เก็บ, ตั้งชื่อไฟล์ หรือ คลิกปุ่มปุ่Browse... ไปเลือก คลิกเลือกรุ่นของไฟล์ Excel เช่น Excel2003-2007 (*.xls)หรือ Excel Workbook (*.xlsx) เลือกใช้ข้อมูลเเละรูปเเบบด้วย คลิกเลือกถ้าจะให้เปิดใน Excel ทันทีหลังส่งออกเสร็จ คลิกปุ่มปุ่OK 8
1 2 3 4 คุณสามารถนำ ข้อมูลที่เก็บใน Access ไปใช้งานเป็นเอกสารของ Word ได้เช่นเดียวกัน ซึ่งอาจจะนำ ไปสร้างรายงาน ที่สวยงาม หรือนำ ไปเป็น ฐานข้อมูลในการส่งจดหมายเวียน (ดูหัวข้อถัดไป) ส่ส่ส่ ส่ ง ส่ ง ส่ งออออกกข้ข้ข้ ข้ อ ข้ อ ข้ อมูมูมูมู ล มู ล มู ลเเป็ป็ป็ป็ป็ป็นนไไฟฟล์ล์ล์ ล์Wล์ล์Woorrdd เลือกตารางหรือรายงานที่จะ ส่งออก คลิกปุ่มปุ่More เเล้วคลิก เลือก Word คลิกปุ่มปุ่Browse... ไปเลือกที่ เก็บไฟล์หรือตั้งชื่อไฟล์ใหม่ จะได้ข้อมูลเป็นตารางในเอกสารของ คลิกปุ่มปุ่OK Word เป็นเเถวเเละคอลัม 9
2 4 1 3 เลือกให้ลิงค์กับไฟล์เอกสาร Word ที่มี 5 7 6 ส่ส่ส่ ส่ ง ส่ ง ส่ งข้ข้ข้ ข้ อ ข้ อ ข้ อมูมูมูมู ล มู ล มู ลชื่ชื่ชื่ ชื่ อ ชื่ อ ชื่ อ--ที่ที่ที่ ที่ อ ที่ อ ที่ อยู่ยู่ยู่ยู่ไยู่ยู่ไปปทำทำทำทำทำทำจจดดหหมมาายยเเวีวีวี วี ยวี ยวี ยนน WWoorrdd การส่งจดหมายจำ นวนมาก อาจจะทำ งานด้วยโปรแกรม Word ที่มีความ สามารถในการจัดการเอกสารด้านนี้ ซึ่ง คุณสามารถนำ เอาฐานข้อมูลชื่อ-ที่อยู่จาก Access ไปใช้เป็นที่อยู่ส่งจดหมายเวียนใน Word ได้ในขั้นตอนง่ายๆ ดังนี้ คลิกปุ่มปุ่Word Merge คลิกปุ่มปุ่OK คลิกเลือกตาราง ชื่อ-ที่อยู่ ที่จะใช้งาน คลิกเลือกไฟลืเอกสารจดหมายเเล้วกดปุ่มปุ่Pen จะเปิดเอกสาร Word ในขั้นตอนการสร้าง จดหมายเวียน ไปที่ Step 4 คลิกเเทรกฟิลฟิด์ คลิก Next มา Step 4 10
รายการฟิลด์ที่แทรกเพื่อนำ มาแสดงบนจดหมายบนเอกสาร Word จะเป็นชื่อฟิลด์ข้อมูลที่เราต้องการให้แสดง ดังตัวอย่างจะส่งจดหมายถึงลูกค้า ก็จะเลือกชื่อ, ที่อยู่ที่มีรายละเอียดครบถ้วนพอที่จะส่งจดหมายได้ 8 คลิกเเทรกฟิลฟิด์ที่จะเเทรกบนจดหมาย 9 คลิกปุ่มปุ่Preview Resuits ดูผลลัพธ์ 10 คลิกเลื่อนเร็คคอร์ด 11 รายการฟิลฟิด์ที่เเทรกเพื่อนำ มา เเสดงในจดหมายบนเอกสาร
ในขั้นตอนที่ 11 จะเลือกผนวกได้ 3 แบบ คือ ผนวกออกเอกสาร ใหม่, สั่งพิมพ์ออกเครื่องพิมพ์ และส่งเอกสาร ไปทางอีเมล 11 12 เลือกจำ นวนเร็คคอร์ดที่ต้องการ All ทั้งหมด 13 จดหมายที่เลือกมาผนวกรายชื่อจะบันทึกลงชื่อใหม่ หรือใช้ชื่อเดิมได้เพื่อคราวหลังจะได้ไม่ต้องลิงค์ราย ชื่อใหม่ คลิกปุ่มปุ่Finish & Merge จำ นวนหน้าเอกสารที่ได้จะเท่ากับจำ นว นเร็คคอร์ดของตารางที่เลือกมาใช้งาน ผลลัพธ์การรวมเอกสารเเบบ Edit individual letters 12
ไฟล์ XPS (XML Paper Specification) ไฟล์เอกสารที่ พัฒนาโดย Microsoft เอง เป็น ไฟล์ประเภทเดียวกับ PDF ข้อดีคือ ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมเพิ่ม เพราะ Microsoft ได้ติดตั้ง driver เครื่องพิมพ์ในการแปลงมาแล้ว สามารถสร้างได้จากโปรแกรมชุด Microsoft Office ทุกตัว และ สามารถ เปิดดูผ่านโปรแกรม XPS Viewer หรือ เปิดผ่านโปรแกรม Internet Explorer หรือ MsEdge ได้ 2 3 4 1 5 คลิกปุุ่ม Publish ไฟล์ PDF (Portable Document Format) เป็นรูปแบบไฟล์เอกสารที่แสดงในลักษณะ Electronic Image ซึ่ง สามารถดู เปลี่ยน พิมพ์ หรือส่งต่อได้ง่าย โดยเอกสารจะรักษา เค้าโครง, รูปแบบ, ฟอนต์ และรูปภาพเอาไว้ครบถ้วน สามารถเปิดอ่านได้กับแอพฯ ทั่วไป หรือเปิดผ่านบราวเซอร์ สสร้ร้ร้ ร้ า ร้ า ร้ างงไไฟฟล์ล์ล์ ล์ เ ล์ เ ล์ เออกกสสาารร PPDDFF//XXPPSS การนำ ฐานข้อมูลไปใช้งานนอกจากการดูในหน้าจอและสั่งพิมพ์ออกทางกระดาษแล้ว ยังนิยมเผยแพร่เอกสารเพื่อใช้ส่งแนบไปกับอีเมล, วางไว้ในเว็บไซต์ หรือโพสต์ในช่องทางเครือ ข่ายสังคมออนไลน์ อย่าง Facebook, Twitter หรือส่งทาง Line ซึ่งมักสร้างเป็นเอกสาร ประเภท PDF หรือ XPS ได้ เพื่อใช้ดูอย่างเดียว และรักษารูปแบบที่จัดเอาไว้ครบ ใน Access จะมีคำ สั่ง Export ให้คุณเลือกการสร้างไฟล์เอกสารแบบนี้ได้ทั้งชนิด PDF และ XPS ซึ่งจะมี ขั้นตอนคล้ายกัน แต่เลือกชนิดของไฟล์ต่างกันแค่นั้นเอง คลิกปุุ่ม PDF or XPS ตั้งชื่อเอกสาร เลือกประเภทไฟล์ XPS หรือ PDF เลือกรายงาน 13
การนำ เอาตารางข้อมูลจาก Access ไปใช้ งานใน Excel ก็ทำ ได้โดยคลิกตารางเเล้วใช้ คำ สั่ง Copy จากนั้นก็ไปที่เวิร์คชีทของ Excel เเล้วเลือกคำ สั่ง Paste ได้เช่นกัน 2 1 3 4 5 การนำ ข้อมูลลักษณะตารางจากโปรแกรม Excel มาใช้ได้ง่ายๆ อีกแบบหนึ่งคือ การใช้คำ สั่ง Copy คัดลอกข้อมูลจากเอกสารต้นทาง และใช้คำ สั่ง Paste วางใน หน้าต่าง Navigation Pane ของ Access ก็จะนำ ข้อมูลมาสร้างตารางให้อัตโนมัติ แต่ เราอาจจะมาแก้ไขโครงสร้างตารางเพิ่มในมุมมอง Design ได้ นํนํนํ นํ านํ านํ าเเข้ข้ข้ ข้ า ข้ า ข้ าข้ข้ข้ ข้ อ ข้ อ ข้ อมูมูมูมู ล มู ล มู ลด้ด้ด้ ด้ ว ด้ ว ด้ วยยคำคำคำคำคำคำสั่สั่สั่ สั่ ง สั่ ง สั่ ง CCooppyy && PPaassttee คลิกปุุ่ม Copy คลิกเลือกข้อมูลจาก Excel คลิกขวา เลือกคำ สั่ง Paste วางข้อมูล คลิกปุ่มปุ่ Yes คลิกปุ่มปุ่ OK 14 ตารางข้อมูลจาก Excel
2 1 3 4 ส่ส่ส่ ส่ ง ส่ ง ส่ งตตาารราางงข้ข้ข้ ข้ อ ข้ อ ข้ อมูมูมูมู ล มู ล มู ลไไปปททาางงอีอีอี อี เ อี เ อี เมมลล ((EE--mmaaiill)) การนำ ข้อมูลไปใช้งานที่อื่นหรือส่งไปให้คนอื่นดูผ่านอีเมลนั้น การส่งเป็นไฟล์ชนิด Access คงไม่ดีแน่ เพราะว่า ผู้ที่รับไฟล์อาจจะเปิดไฟล์ดูไม่ได้ เพราะไม่มีโปรแกรม Access หรือใช้งานโปรแกรมไม่เป็น ฉะนั้นเวลาส่งไฟล์ผ่าน ทางอีเมลคุณอาจจะเลือกส่งเป็นไฟล์ประเภท อื่นๆ แทน ซึ่งโปรแกรมจะให้เลือกส่งได้หลายแบบ ขึ้นอยู่ว่าคุณจะส่งให้อ่านหรือส่งให้แก้ไขหรือ เพิ่มข้อมูลได้ ซึ่งจะทำ ได้ดังนี้ คลิกปุ่มปุ่ Email เลือกรายงานหรือ ตารางที่จะส่งอีเมล เลือกประเภทของไฟล์ที่จะส่งไป กับอีเมล เช่น PDF หรือ Excel จะเปิดโปรเเกรม Outlook ขึ้นมาให้ ก็ใส่ชื่ออีเมล , ข้อความเเล้วก็ส่งได้ 15 รายงานที่เลือกส่งเเบบ PDF