008 - Mandiri

P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 50















b. Klik untuk memilih PPK dan klik untuk selalu memilih PPK
tersebut disetiap pemesanan
c. Klik untuk memilih Nota Pembelian produk tersebut (jika ada). Setelah
memilih file pada computer anda klik untuk mengunggah file tersebut. Pastikan
file tersebut sudah terunggah (upload). File yang sudah terupload akan terlihat seperti





d. Jika ada, tuliskan Catatan mengenai Produk yang anda beli sebagai request kepada
Penyedia Barang/ Jasa.
e. Klik untuk melanjutkan proses pembelian
4. Menentukan Alamat Pengiriman. Secara otomatis, Alamat pengiriman yang digunakan
adalah alamat Satuan Kerja yang terdaftar pada digipay008 seperti yang terlihat pada
Gambar 4.17













Gambar 4.17 Halaman Shipping Address
Namun jika pemesan ingin mengubah alamat tersebut, atau jika merasa alamat itu perlu
didetailkan, klik maka akan menampilkan peta untuk mencari alamat yang

P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 51


anda inginkan seperti pada Gambar 4.18. Tuliskan alamat lalu tekan enter pada keyboard.
Pemesan juga dapat menuliskan catatan untuk mendetailkan alamat pengiriman tersebut
(contoh: Lantai 2 gedung Selatan)




















Gambar 4.18 Kirim ke Alamat Lain

Klik untuk melanjutkan proses pemesanan.
5. Review kembali informasi yang anda isikan pada pesanan ini. Jika sudah benar klik
Pada Halaman Review Order untuk membuat pesanan.
6. Pesanan berhasil dibuat, Pemesan akan melihat halaman sukses order seperti pada
Gambar 4.19

P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 52























Gambar 4.19 Halaman Sukses Order

5.1.7 Halaman Riwayat Pesanan
Pemesan dapat melacak seluruh pesanan pada halaman riwayat pesnan. Untuk mengakses
halaman ini pemesan dapat membuka dari menu Account pada bagian
atas hamalan digipay008 dan pilih menu . Halaman Riwayat Pesanan
dapat dilihat pada Gambar 4.20.

P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 53


























Gambar 4.20 Halaman Riwayat Order

Pada halaman ini terdapat list produk- produk yang pernah dipesan oleh pemesan. Klik untuk
dapat melihat status pesanan seperti pada Gambar 4.21.

P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 54









































Gambar 4.21 Halaman Riwayat Pesanan

5.2 PPK

User PPK merupakan user yang memiliki role untuk memonitor dan memfilter barang/jasa yang
dipesan oleh Pemesan. User PPK akan menilai dan menyesuaikan pesanan barang/jasa tersebut
untuk di setujui (approve) atau di tolak (reject). User PPK dapat mengakses belanjamandiri
melalui https://digipay008.com/admin yang ditampilkan pada Gambar 4.22

P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 55
























Gambar 4.22 Halaman Sign In Admin Site
Berikut adalah rincian aktivitas yang dapat dilakukan oleh PPK :
5.2.1 Dashboard & Reporting





















Gambar 4.23 Halaman Dashboard PPK

PPK dapat melihat rincian aktivitas role PPK secara lengkap dan up to date melalui menu Dashboard.
Adapun rincian isian dashboard PPK adalah sebagai berikut :

P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 56


1. Jumlah Pesanan
2. Barang/ Jasa yang diterima
3. Pesanan disetujui dan tidak disetujui
4. Pending approval
5. Pesanan dalam pengiriman
6. Pesanan diterima
7. Total pesanan terbayar




















Gambar 4.24 Halaman Laporan


PPK dapat melihat rincian laporan aktivitas dari PPK melalui menu Laporan. Laporan dapat di
download dalam bentuk excel maupun pdf sebagai dokumentasi.
Adapun laporan aktivitas PPK adalah sebagai berikut :
1. Total Pengadaan yang sudah disetujui dan dibayar
2. Pembayaran Pengadaan
3. Ranking berdasarkan review

5.2.2 Proses Approval Pesanan
Menu ini menampung semua pesanan dari user Pemesan di satuan kerja tersebut yang harus
disetujui oleh PPK.

P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 57

























Gambar 4.25 Halaman Approval List
Untuk melakukan proses approval berikut adalah langkah- langkahnya:
1 Klik untuk melihat pesanan secara lebih detail
2 Halaman detail pesanan akan terlihat seperti Gambar 4.24





















Gambar 4.26 Halaman Detail Pesanan

P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 58


3 Periksa dengan seksama detail pesanan yang dibuat.
4 Untuk Menyetujui pesanan:
a. Tuliskan catatan PPK (Contoh: lanjutkan, tapi mohon negosiasi harga karena
pembelian lebih dari 100)
b. Pilih Pejabat Pengadaan yang akan memroses pesanan

c. Klik
d. Pesanan yang disetujui akan diteruskan ke Pejabat Pengadaan yang dipilih. Pejabat
Pengadaan terpilih akan mendapat notifikasi melalui email ataupun notifikasi dari
mobile apps digipay008.
5 Untuk menolak pesanan:
a. Tuliskan alasan penolakan pada catatan PPK
b. Klik
c. Pesanan ditolak tidak akan diteruskan ke Pejabat Pengadaan. Pesanan itu akan
dilihat sebagai status ditolak pada halaman riwayat pesanan
5.2.3 Halaman Status Pesanan
Sama seperti halaman riwayat pesanan milik user Pemesan, PPK juga dapat memantau
Pesanan melalui menu Status Pesanan mulai dari checkout hingga pesanan selesai/ barang
diterima.

5.2.4 Menu Penyedia Barang/ Jasa
Dalam menu ini adalah daftar semua penyedia barang/ jasa yang menjadi rekanan satuan
kerja user PPK. Pada menu ini PPK dapat melihat informasi mengenai penyedia barang/jasa
beserta produk- produk yang dijual.

P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 59


5.3 Pejabat Pengadaan


User Pejabat Pengadaan adalah satu- satunya user satker yang dapat berinteraksi dengan penyedia
barang/ jasa. Interaksi yang terjadi adalah berupa kegiatan tawar-menawar dan melakukan transaksi
jual- beli.

Berikut adalah rincian aktivitas yang dapat dilakukan oleh Pejabat Pengadaan :
5.3.1 Dashboard





















Gambar 4.27 Halaman Dashboard Pejabat Pengadaan

Pejabat pengadaan dapat melihat seluruh aktivitas role pejabat pengadaan pada menu
dashboard. Adapun rincian isi dashboard adalah sebagai beirkut :
1. Pending Approval
2. Pesanan berhasil dan pesanan dalam pengiriman
3. Jumlah pesanan di nego, nego ditolak, pesanan diganti
4. Laporan penghematan
5. Jumlah total pesanan selesai
6. Jumlah Penyedia Barang/ Jasa

P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 60




















Gambar 4.28 Halaman Report Pejabat Pengadaan

Pejabat Pengadaan dapat melihat rincian laporan aktivitas dari User Pejabat Pengadaan
melalui menu Laporan. Laporan dapat di download dalam bentuk excel maupun pdf sebagai
dokumentasi.
Adapun laporan aktivitas Pejabat Pengadaan adalah sebagai berikut :
1. Total Pengadaan yang sudah disetujui dan dibayar
2. Summary penyedia barang/jasa berdasarkan frekuensi
3. Ranking berdasarkan review
4. Laporan hasil penghematan atas negosiasi

5.3.2 Proses Transaksi Pesanan
Menu ini menampung semu Pesanan yang telah disetujui oleh PPK. Dalam proses transaksi
pesanan Pejabat Pengadaan dapat melakukan 2 aktivitas yaitu Negosiasi dan Order. Berikut
langkah- langkah transaksi pesanan oleh Pejabat Pengadaan:

1. Buka menu Pesanan pada side bar menu dan pilih menu Task List. Menu ini
menampung semua pesanan yang telah disetujui oleh PPK. Pejabat Pengadaan dapat
melihat detail dari pesanan dengan klik dan halaman detail pesanan akan terlihat
seperti Gambar 4.29

P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 61
























Gambar 4.29 Halaman Detail Pesanan

2. Periksa detail pesanan dengan seksama dan perhatikan catatan PPK.

3. Klik Konfirmasi Order.

4. Pejabat Pengadaan dapat melakukan negosiasi dengan langkah sebagai berikut:

a. Klik untuk melakkukan proses negosiasi dengan penyedia
barang/jasa. Proses negosiasi dilakukan dengan menawar harga
satuan barang (per unit)
b. Isikan harga yang diusulkan dan tinggalkan catatan untuk penyedia
barang/ jasa terkait negosiasi yang dilakukan pada formulir negosiasi
yang disediakan.





c. Klik untuk mengirimkan formulir negosiasi kepada penyedia
barang/ jasa
d. Notifikasi negosiasi akan langsung terkirim ke penyedia barang/jasa
berupa email dan juga notifikasi pada mobile apps.

P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 62


e. Balasan dari penyedia barang/ jasa akan masuk dalam menu
Negosiasi. Klik untuk melihat balasan negosiasi dengan lebih
detail.
f. Halaman balasan negosiasi akan terlihat seperti Gambar 4.30






















Gambar 4.30 Halaman Detail Balasan Negosiasi dari Penyedia Barang/ Jasa

g. Jika Penyedia Barang/Jasa setuju dengan harga yang ditawar, Pejabat
Pengadaan dapat pilih Tidak Nego dan klik order untuk membuat
pesanan dengan harga yang telah disetujui oleh penyedia barang/jasa
tersebut.
h. Jika Penyedia Barang/ Jasa Tidak Setuju dengan harga yang ditawar
maka Pejabat Pengadaan mempunya 2 pilihan:
- Tidak Nego lagi dan memesan dengan harga asli produk tersebut
dengan klik Order
- Nego lagi dengan menginputkan harga tawaran baru disertai
dengan catatan terkait harga nego tersebut lalu klik
5. Konfirmasi Order
Setelah melakukan Order dari menu Task List dengan atau tanpa nego, maka
pesanan tersebut akan dikonfirmasi oleh Staff Penyedia. Staff Penyedia akan
mengkonfirmasi terkait ketersediaan barang, Ongkos Kirim dan hasil negosiasi

P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 63




A B











Gambar 4.31.1 Halaman Detail Balasan Konfrimasi Order dari Staff Penyedia
Keterangan:
A. Harga Satuan terakhir yang sudah disetujui oleh Staff Penyeda
B. Status Negosiasi dari Staff Penyedia (Apakah diterima, ditolak atau tidak ada
negosiasi dari awal oleh Pejabat Pengadaan)

6. Pilih Metode Pembayaran
Setelah saling setuju dengan harga pembelian dan klik Order pada menu , Pejabat
Pengadaan harus memilih metode pembayaran yang akan digunakan untuk
membayar Pesanan tersebut seperti yang ditampilkan pada Gambar 4.31.



















Gambar 4.32 Halaman Pilih Metode Pembayaran

P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 64


Keterangan:
- Untuk pembayaran produk, Pejabat Pengadaan dapat memilih
menggunakan KKP atau menggunakan VA.
- Untuk pembayaran pajak hanya dapat dilakukan menggunakan VA.
Kemudian klik Lanjutkan
5. Pesanan tersebut akan langsung terkirim ke user Staff Penyedia Barang/ Jasa.
Notifikasi akan terkirim melalui email dan notifikasi pada mobile apps.
5.3.3 Menu Order List
Dalam menu ini memuat list semua pesanan yang dibuat oleh Pejabat Pengadaan beserta
detail dari pesanan tersebut. Pada halaman ini juga Pejabat Pengadaan dapat melihat status
pesanan dari mulai order tersebut di buat oleh Pejabat Pengadaan hingga pembayaran selesai
dan Purchase Order dari pesanan tersebut
5.3.4 Menu Order History
Semua Pesanan dengan status Pembayaran Selesai akan masuk dalam menu ini. Dalam menu
ini Pejabat pengadaan dapat melihat Invoice dan Kuitansi dari Pesanan tersebut
5.3.5 Menu Status Pesanan
Sama seperti halaman riwayat pesanan milik user Pemesan, Pejabat Pengadaan juga dapat
memantau Pesanan melalui menu Status Pesanan mulai dari checkout hingga pesanan selesai/
barang diterima.

5.4 Staff Penyedia Barang/ Jasa

Staff Penyedia Barang/ Jasa adalah user yang akan berinteraksi dengan Pejabat Pengadaan untuk
melakukan transaksi jual- beli.
Berikut adalah aktivitas yang dilakukan oleh Staff Penyedia Barang/ Jasa.

5.4.1 Konfirmasi Order
Staff Penyedia Barang/ Jasa menerima konfirmasi pemesanan pada menu ini. Langkah untuk
melakukan konfirmasi adalah sebagai berikut:

a. Buka menu Pesanan pada side bar menu
b. Pilih menu Konfirmasi Order
c. List permintaan Konfirmasi ditampilkan pada Gambar 4.32

P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 65
























Gambar 4.33 Halaman List Konfirmasi Order

d. Staff dapat melihat detail mengenai konfirmasi pesanan tersebt dengan klik VIEW
dan halaman detail konfirmasi order akan ditampilkan pada Gambar 4.33





















Gambar 4.34 Halaman Detail Negosiasi
e. Cermati permintaan negosiasi apabila ada negosiasi
f. Cermati harga yang disetujui oleh Pejabat Pengadaan

P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 66


g. Adapun Staff Penyedia wajib mengisi Ongkos Kirim pada kolom Ongkos Kirim.
Isikan 0 apabila dalam pesanan tersebut tidak terdapat Ongkos Kirim.
h. Apabila setuju dengan harga yang ditawar, masukan catatan mengenai
persetujuan harga tersebut dan klik SETUJU. Pejabat Pengadaan akan dapat
memesan dengan harga baru yang telah disetujui tersebut
i. Apabila tidak setuju dengan penawarannya, masukan catatan mengenai ketidak
setujuan (contoh: belum dapat pak, saya kasih 30,000) lalu klik TIDAK SETUJU.
Dengan demikian Pejabat pengadaan harus negosiasi kembali dengan harga
tawaran baru atau Pejabat pengadaan dapat langsung order dengan harga awal
produk tersebut.
5.4.2 Proses Pesanan
Untuk dapat memroses pesanan, berikut langkah- langkahnya:
1. Buka menu Pesanan List pada side bar menu
2. Pilih menu Daftar Pesanan
3. Menu Daftar Pesanan berisi pesanan- pesanan yang dibuat oleh pejabat pengadaan
baik dengan atau tanpa proses negosiasi. Menu ini terlihat seperti pada Gambar 4.34






















Gambar 4.35 Halaman Daftar Pesanan

4. Klik untuk melihat pesanan lebih detail. Halaman detail pesanan dapat dilihat
pada Gambar 4.34.
5. Pada detail produk ini staff penyedia barang/jasa juga dapat melihat dokumen
Purchase Order dari pesanan tersebut.

P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 67
























Gambar 4.34.1 Halaman Detail Pesanan
6. Apabila pesanan sudah benar, klik PROSES untuk menandakan bahwa penyedia
barang/ jasa sudah menerima dan mulai memroses pesanan.






















Gambar 4.34.2 Halaman Assign Kurir

P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 68


7. Apabila sudah waktunya pengantaran, Staff Penyedia Barang dan Jasa dapat membuka
list tersebut kembali memilih kurir yang akan mengantarkan pesanan lalu klik DELIVER
untuk menyuruh kurir mengantarkan pesanan kepada satuan kerja pemesan.
5.4.3 Menu Order History
Sama dengan Pejabat Pengadaan, menu ini berisi pesanan yang sudah dilakukan pembayaran.
Staff Penyedia Barang/ Jasa dapat melihat Invoice dan Kuitansi pembayaran.


5.5 Kurir Penyedia Barang/ Jasa

Kurir Penyedia Barang/ Jasa adalah user yang akan mengantarkan pesanan kepada satuan kerja
pemesan. Berikut adalah proses pengantaran pesanan oleh kurir penyedia barang/ jasa:
1. Buka menu Delivery List.
2. Klik untuk melihat detail pesanan yang diantar. Detail pesanan pada delivery list
berisi informasi mengenai pesanan, daftar user penerima satuan kerja tersebut beserta
nomor telponnya, peta lokasi alamat pengiriman, dan QR code yang nanti akan di scan
oleh user Penerima Barang/ Jasa. Halman derail pesanan tersebut seperti yang terlihat
pada Gambar 4.35






















Gambar 4.36 Halaman detail panan delivery

P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 69


3. Kurir Penyedia Barang/ Jasa datang menuju penerima Barang/ Jasa dan menunjukkan
halaman detail kepada Penerima Barang/ Jasa untuk di scan.



5.6 Penerima Barang/ Jasa

User Penerima Barang/ Jasa adalah user yang akan menerima pesanan pemesan dan memeriksa
bahwa pesanan yang diantar semua sesuai dengan apa yang dipesanan dan dalam kondisi yang
sewajarnya. Untuk dapat menerima pesanan ada 2 cara. Lebih diutamakan bagi Penerima untuk
melakukan konfirmasi penerimaan menggunakan mobile apps digipay008. Namun proses ini juga
dapat dilakukan dari web, berikut langkah- langkahnya:
1. Buka menu Order
2. Pilih menu Penerimaan List
3. Klik VIEW untuk melihat detail pesanan.





















Gambar 4.37 List Penerimaan
4. Periksa secara manual pesanan yang sampai
5. Apabila sudah sesuai, klik APPROVE untuk melakukan konfirmasi penerimaan barang.
6. Begitu Penerima Barang/Jasa klik APPROVE, dana akan langsung terdebet dari KKP
apabila pembayaran dilakukan menggunakan KKP.

P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 70


5.7 Bendahara

User Bendahara merupakan user yang memiliki role untuk melakukan proses pembayaran Virtual
Account (VA) dan pembayaran Pajak atas transaksi yang dilakukan melaui digipay008.com.
Berikut adalah aktivitas yang dapat dilakukan oleh user Bendahara

5.7.1 Menu Payment List
Dalam menu ini memuat seluruh riwayat pembayaran menggunakan metode pembayaran
KKP.

5.7.2 Menu VA Dowload File
Pada menu ini Bendahara dapat mengunduh (download) dokumen yang akan diunggah
(upload) pada MCM. Tampilan dari menu ini adalah seperti pada Gambar 4.37






















Gambar 4.38 Halaman menu VA Download File

Keterangan:
- Bendahara memilih 1 atau lebih item yang akan dibayarkan
- Klik DOWNLOAD FILE
- Total yang harus dibayarkan dari item- item yang terpilih akan ditampilkan di
bagian atas halaman ini
- File yang telah diunduh harus di unggah (upload) pada MCM dan kemudian MCM
akan memberikan file respon.

P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 71


5.7.3 Cara Pembarayan Melalui MCM
Berikut adalah cara pembayaran melalui MCM:

1. Masuk ke akun MCM Bendahara
2. Untuk pembayaran Produk, Pilih menu Payable Management -> Single Mix Uplaod
3. Unggah (upload) File yang didapatkan dari manu VA Download File digipay008 ke
menu tersebut dengan format CSV. Jangan lupa untuk menceklis kolom Validate
Transaction. Kemudian click Confirm.






















Gambar 4.39 Tampilan Upload File
4. Setelah itu MCM akan menampilkan detail dari pesanan pada file yang telah diupload
sebelumnya. Pastikan Detail file tersebut benar kemudian click Submit

P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 72
























Gambar 4.40 Tampilan Berhasil Upload
5. Untuk Pembayaran Pajak, Pilih Menu MPN Payment -> Tax Payment Upload
6. Tunggu Approval




















Gambar 4.41 Pembayaran Pajak
7. Approval transasi dilakukan oleh Approver di MCM. Cara untuk approve transaksi
adalah:
a. Buka Task Approver. Dapat dilakukan dengan click My Task pada
halaman Home atau melalui menu My Task -> Pending Task.

P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 73























b. Cari transaksi yang akan di-approve. Lebih mudah mencari dengan
menggunakan Range Date kemudian click tombol search





















Gambar 4.42 Approve Transaksi
8. Setelah di Approve, Unduh Response File dengan masuk ke menu Information
Management -> Transaction Status untk barang. Dan menu tax Inquiries
untuk bukti transaksi Pajak

P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 74





































Gambar 4.43 Download Response File
5.7.4 Menu VA Response File
Setelah mendapat file respond dari MCM, Bendahara perlu mengunggah (upload) file respon
tersebut ke digipay008 melalui menu ini untuk menandakan bahwa transaksi pembayaran
produk maupun pajak sudah selesai/ terbayarkan. Untuk format response file atas
pembayaran Barang adalah xls., sedangkan untuk format response file atas pembayaran
pajak adalah csv. Tampilan meu VA Response File terlihat seperti pada Gambar 4.43

P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 75

























Gambar 4.44 Halaman Menu VA Response File
5.7.5 Menu Daftar Pesanan
Dalam menu ini memuat list semua pesanan yang dibuat oleh Pejabat Pengadaan beserta
detail dari pesanan tersebut. Pada halaman ini juga Bendahara dapat melihat status pesanan
dari mulai order tersebut di buat oleh Pejabat Pengadaan hingga pembayaran selesai dan juga
Purchase Order dari pesanan tersebut.
5.7.6 Menu Riwayat Pesanan
Semua Pesanan dengan status Pembayaran Selesai akan masuk dalam menu ini. Dalam menu
ini Bendahara dapat melihat Invoice dan Kuitansi dari Pesanan tersebut. Untuk Kuitansi hanya
dapat dilihat saat status traskasi pembayaran sudah berhasil untuk pembayaran produk dan
pajak.

P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 76

























Gambar 4.45 Invoice
























Gambar 4.46 Kuitansi

P e t u n j u k P e n g g u n a a n d i g i p a y 0 0 8 | 77


6 PENUTUP



Demikian User manual ini dibuat dengan harapan bisa menjadi pedoman pihak-pihak yang
bersangkutan.