Bab 4: Bahagian-Bahagian Fungsian Utama Dalam Organisasi Perniagaan
4.1 Bahagian-bahagian Fungsian Utama Dalam Organisasi Perniagaan Definisi Bahagian Fungsian: sebahagian atau rantaian dalam sesebuah organisasi yang mempunyai tanggungjawab dan fungsi secara khusus atau spesifik. Bahagian- Bahagian Fungsian: • Pentadbiran • Pengurusan Sumber Manusia • Kewangan • Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT) • Penyelidikan dan Pembangunan (R&D) • Pembelian • Pengeluaran • Pemasaran • Pengagihan • Perkhidmatan Pelanggan • Jualan
4.1.1 Struktur Organisasi Definisi: Susunan dan hubungan antara setiap bahagian fungsian yang terdapat dalam sesebuah organisasi perniagaan untuk mencapai visi, misi dan objektif (VMO) perniagaan yang telah ditetapkan. Tujuan: supaya setiap anggota dalam bahagian fungsian itu mengetahui dengan jelas tanggungjawab, kedudukan dan spesifikasi tugas.
4.1.1 Struktur Organisasi - Wujudnya carta organisasi. - Carta organisasi: struktur organisasi yang dipamerkan dalam bentuk hierarki. - Contoh:
4.1.1 Struktur Organisasi - Aspek penting dalam carta organisasi: Pembahagian kerja - Merupakan pengagihan tugas (tahap jawatan yang dipegang) dan tanggungjawab yang perlu dilakukan dalam perniagaan. Hubungan Antara Ketua dengan Pekerja - Merupakan kuasa mengarah kepada pekerja di bawahnya. Jenis Tugas - Berkaitan dengan tugas dan tanggungjawab yang diberikan oleh ketua. Hierarki Pengurusan - Mempunyai tiga peringkat: pengurusan atasan, pengurusan pertengahan dan pengurusan bawahan.
4.2 Tujuan Setiap Bahagian Fungsian Tujuan-tujuan Bahagian Fungsian: • Penumpuan pada bidang tugas yang diberikan sahaja. ( Pengkhususan tugasan atau kerja) • Dapat meningkatkan kemahiran kerana melakukan kerja yang sama dalam satu jabatan. • Mudah melatih pekerja baharu kerana bidang pengkhususan yang sama. • Dapat mengurangkan kos dan masalah pengurusan kerana wujudnya sistem perkongsian sumber.
4.2.1 Bahagian Fungsian Pentadbiran Definisi pentadbiran: pelaksanaan sesuatu tugas yang telah ditetapkan ke arah mencapai sesuatu visi, misi dan objektif dalam perniagaan. Tujuan: - Untuk menjalankan proses sokongan supaya semua aktiviti dalam perniagaan berjalan dengan lancar. Peranan: menjalankan urusan dalaman organisasi perniagaan seperti mengurus, menyimpan dan menerima rekod. menyediakan dokumen syarikat menguruskan program seperti mesyuarat.
4.2.2 Bahagian Fungsian Pengurusan Sumber Manusia Definisi pengurusan sumber manusia: Melibatkan aktiviti perancangan sumber manusia, pengrekrutan dan pemilihan (temu duga), penilaian prestasi dan kebajikan pekerja dalam organisasi. Tujuan – tujuan: • untuk membantu perniagaan supaya berjalan lancar serta mempunyai staf yang berpengalaman. • memastikan organisasi mempunyai keperluan sumber manusia yang mencukupi mengikut bidang kepakaran yang diperlukan dalam organisasi. • membangunkan sumber manusia • memastikan tenaga kerja kekal dalam organisasi.
Peranan Bahagian Fungsian Pengurusan Sumber Manusia 1. Perancangan Sumber Manusia Proses pengambilan pekerja atau staf Kenaikan Pangkat Membentuk polisi berkaitan dengan pembangunan kerjaya pekerja Membentuk sistem tindakan yang berkaitan dengan disiplin 2. Latihan dan pembangunan Pelaksanaan program induksi dan program latihan kemahiran untuk pekerja baharu dan pekerja sedia ada Pembangunan pekerja melibatkan proses meningkatkan keupayaan pekerja untuk menerima tanggungjawab dan tugas baharu
Peranan Bahagian Fungsian Pengurusan Sumber Manusia 3. Perkhidmatan Pekerja dan Kebajikan Menyediakan kemudahan untuk pekerja semasa bertugas. 4. Perhubungan Industri Pekerja melalui kesatuan sekerja menyuarakan ketidakpuasan mereka terhadap kemudahan yang disediakan oleh pihak majikan. Membantu menyelesaikan sebarang pertikaian semasa proses perundingan sedang dijalankan.
Soalan Esei 1. Jelaskan 4 tujuan bahagian fungsian. (4 markah) 2. Jelaskan 2 peranan yang dimainkan oleh bahagian fungsian sumber manusia. ( 4 markah)
4.2.3 Bahagian Fungsian Kewangan Definisi Pengurusan Kewangan: - Merujuk pada aktiviti untuk merancang, menyusun, mengarah dan mengawal segala aspek pembiayaan dan perbelanjaan dalam perniagaan. 1. Akauntan 2. Pegawai Kewangan Menyediakan laporan prestasi kewangan untuk melihat untung rugi syarikat dan juga untuk tujuan percukaian. Memeriksa bajet jabatan dan pendapat cukai 3. Pegawai Kredit 4. Staf Kewangan Membantu akauntan dalam menyelia rekod-rekod kewangan dan mengurus semua bentuk hutang. Membantu menyediakan penyata kewangan.
4.2.3 Bahagian Fungsian Kewangan Tujuan Bahagian Pengurusan Kewangan : Memastikan sumber kewangan yang terhad diagihkan dan dibelanjakan dalam aktiviti perniagaan. Memastikan hasil kewangan yang diperoleh bukan hanya dapat menampung segala perbelanjaan malah dapat memperoleh keuntungan. Memastikan sumber kewangan sentiasa berada dalam keadaan yang mencukupi.
4.2.3 Bahagian Fungsian Kewangan Peranan Pengurusan Kewangan: Peranan Pengurusan Kewangan Membuat Perancangan Kewangan Mengagihkan sumber kewangan mengikut peruntukan yang ditetapkan Mengawal kewangan setiap bahagian
4.2.4 Bahagian Fungsian Teknologi Maklumat Dan Komunikasi (ICT) - Merangkumi penggunaan teknologi komputer seperti teknologi perisian untuk mengubah, memindahkan, memproses, menyimpan dan melindungi semua maklumat yang diperlukan dalam sesebuah organisasi perniagaan secara selamat, mudah cepat dan tepat.
Tujuan Bahagian Fungsian Teknologi Maklumat Dan Komunikasi (ICT) Tujuan Operasi organisasi lebih efektif dan efisien Menyimpan maklumat dan data perniagaan Mempercepat urus niaga Memudahkan komunikasi dalaman (Intranet) dan Luaran (Internet)
Peranan Bahagian Fungsian ICT Bertanggungjawab terhadap keselamatan sistem. Memastikan hanya pengguna yang dibenarkan sahaja boleh mengakses maklumat. Memastikan adanya sistem simpanan yang penuh untuk menyimpan semula data kritikal dalam keadaan kecemasan.
Peranan Bahagian Fungsian ICT Membantu dan menolong pekerja menyelesaikan masalah berkaitan dengan penggunaan perisian baharu. Mengesyorkan sistem atau perisian terkini mengikut perkembangan teknologi dan keperluan perniagaan. Membantu pengguna yang berhadapan dengan masalah komputer.
4.2.5 Bahagian Fungsian Penyelidikan dan Pembangunan - Melibatkan pembangunan produk baharu dan penambahbaikan produk yang sedia ada. Tujuan: Meningkatkan tahap pengeluaran dan pemasaran produk. Menghasilkan produk yang berkualiti dengan kos efektif.
4.2.5 Bahagian Fungsian Penyelidikan dan Pembangunan Peranan: Merancang aktiviti pembangunan produk baharu dan penambahbaikan produk yang sedia ada. Merancang bagi menghasilkan produk yang dapat memenuhi keperluan dan kehendak pelanggan.
4.2.6 Bahagian Fungsian Pembelian Pembelian: aktiviti yang dilakukan oleh dua pihak, iaitu penjual dan pembeli bagi tujuan menukarkan barang dan perkhidmatan dengan menggunakan alat transaksi yang sah. Tujuan: Mengawal pembelian kuantiti bahan mentah. Meningkatkan keuntungan.
4.2.6 Bahagian Fungsian Pembelian Peranan: Menentukan kuantiti dan spesifikasi barang yang dibeli adalah tepat. Menentukan pemilihan pembekal yang bersesuaian dan cekap. Memastikan barang diterima tepat pada masa dan lokasi yang telah ditentukan.
Proses Pembelian Menerima tempahan Mencari pembekal yang sesuai Menerima sebut harga daripada pembekal-pembekal Menilai pembekal-pembekal Membuat pesanan pembelian Penerimaan barang daripada pembekal
4.2.7 Bahagian Fungsian Pengeluaran Definisi pengeluaran: proses menghasilkan barang melalui proses transformasi yang menukarkan input kepada output bagi memenuhi keperluan kehendak pengguna. Tujuan: 1. Memastikan setiap aktiviti pengeluaran yang dijalankan dapat mengurangkan kos. 2. Memastikan setiap aktiviti pengeluaran yang dijalankan dapat memaksimumkan keuntungan.
4.2.7 Bahagian Fungsian Pengeluaran Peranan: Menghasilkan barang dan perkhidmatan. Memenuhi keperluan dan kehendak. Menukarkan input kepada output. Bertanggungjawab kepada kawalan awalan, kawalan semasa dan kawalan selepas.
4.2.7 Bahagian Fungsian Pengeluaran a. Kawalan Awal - Dilakukan untuk memastikan semua bahan atau input berada dalam keadaan baik dan berkualiti sebelum proses transformasi dimulakan. b. Kawalan Semasa - Terdiri daripada kawalan pengeluaran, kawalan utiliti mesin dan kawalan staf.
4.2.7 Bahagian Fungsian Pengeluaran Kawalan Pengeluaran - Berperanan untuk memastikan proses pengeluaran berjalan lancar. - Membantu mengatasi masalah yang timbul dalam pengeluaran dengan segera. Kawalan Utiliti Mesin - Memastikan peralatan dan mesin dalam keadaan yang baik. - Mengawal penggunaan mesin. - Membaiki mesin dengan segera jika berlaku kerosakan. - Menyelia mesin secara konsisten dan berkala.
4.2.7 Bahagian Fungsian Pengeluaran Kawalan Staf - Memastikan semua staf bekerja secara efektif, efisien dan fokus kepada sasaran pengeluaran. - Memastikan jumlah tenaga buruh mencukupi. C. Kawalan Selepas - Merupakan pemeriksaan kualiti terakhir bagi memastikan produk yang dihasilkan berada pada standard yang betul. - Membuat pemeriksaan produk sama ada secara manual atau automatik. - Membuta pemeriksaan kualiti.
4.2.8 Bahagian Fungsian Pemasaran Pemasaran: suatu aktiviti mencipta nilai barang, penentuan harga, promosi dan pengedaran produk bagi menggalakkan berlaku pertukaran yang dapat memenuhi keperluan pengguna dan mencapai objektif organisasi. Tujuan: Melakukan pertukaran antara dua pihak, iaitu pembeli dan penjual. Memastikan barang dan perkhidmatan yang dikeluarkan sampai kepada pengguna dengan cepat. Mencipta permintaan bagi sesuatu barang dan perkhidmatan. Mampu meningkatkan keuntungan kepada peniaga.
Strategi Pemasaran 1. Sasaran pasaran - Merupakan kumpulan pengguna sedia ada atau bakal pengguna yang berpotensi untuk membeli produk yang dikeluarkan oleh organisasi perniagaan. 2. Campuran Pemasaran - Merupakan rangkuman beberapa strategi utama yang direka bentuk dan diuruskan oleh pemasar bagi tujuan menghasilkan proses pertukaran nilai yang dapat memaksimumkan kepuasan pelanggan.
Campuran Pemasaran Campuran Pemasaran Produk Harga Pengedaran atau Pengagihan Promosi
4.2.8 Bahagian Fungsian Pemasaran Peranan : I. Mengemaskinikan dan mempromosikan barang dan perkhidmatan yang ditawarkan dalam pasaran. II. Menghasilkan dan mengedarkan bahan publisiti seperti katalog. III. Mendapatkan dan mengemaskinikan profil pelanggan yang sedia ada untuk membuat sasaran pasaran. IV. Mempromosikan barang dan perkhidmatan melalui pelbagai cara pengiklanan dan kaedah promosi. V. Menjalankan penyeliaan pasaran untuk mendapatkan maklum balas berkenaan dengan produk atau perkhidmatan yang telah berada dalam pasaran atau produk yang berpotensi untuk dipasarkan.
4.2.9 Bahagian Fungsian Pengagihan Pengagihan: Barang atau perkhidmatan yang diagihkan oleh perniagaan dapat diterima oleh pengguna mengikut tempat dan masa yang tepat serta berada dalam keadaan baik. Tujuan: Memastikan setiap barang yang dikeluarkan dapat diterima oleh pengguna mengikut tempat dan masa yang betul. Memastikan pemilihan setiap saluran agihan perlu bersesuaian dengan jenis barang yang hendak dipasarkan. Memastikan pengangkutan yang digunakan bersesuaian dengan barang yang hendak diagihkan agar tidak berlaku pembaziran masa dan kos.
4.2.9 Bahagian Fungsian Pengagihan Peranan: Memastikan barang disimpan dengan baik dan dilabelkan sebelum dihantar pada waktu yang tepat. Memeriksa semua barang yang ditempah dan bertindak jika terdapat perbezaan atau kesilapan. Melibatkan aktiviti pengumpulan, pengangkutan dan pengedaran barang. Melengkapkan dokumen penghantaran, menyediakan jadual pergerakan kenderaan dan menyelesaikan proses pengagihan.
4 Jenis Saluran Agihan Saluran 1: Pengeluar Pengguna Barang dan perkhidmatan yang menggunakan saluran ini: a. Barang tidak tahan lama b. Barang bernilai tinggi c. Barang tempahan khas d. Perkhidmatan profesional Saluran 2: Pengeluar Peruncit Pengguna Barang dan perkhidmatan yang menggunakan saluran ini: a. Barang kosmetik b. Tayar c. Alat elektrik d. Pakaian Saluran 3: Pengeluar Pemborong Peruncit Pengguna Barang dan perkhidmatan yang menggunakan saluran ini: a. Gula b. Beras c. Barang Dapur Saluran 4: Pengeluar ejen peruncit Pengguna Barang dan perkhidmatan yang menggunakan saluran ini: a. Pakaian yang berjenama b. Buku c. Majalah
4.2.10 Bahagian Fungsian Jualan Jualan: suatu transaksi yang memberikan nilai tambah dalam memenuhi keperluan pelanggan dan memberi manfaat bersama kepada penjual dan pembeli. Tujuan: Memastikan jumlah sasaran jualan yang telah ditetapkan dalam objektif perniagaan tersebut tercapai. Perlu mengetahui dan memahami undang-undang yang melindungi pengguna dan memahami jenis perniagaan yang dibenarkan dan tidak dibenarkan. Staf yang berkemahiran dan berkebolehan akan bertanggungjawab untuk menjawab pelbagai soalan daripada pengguna serta mempengaruhi pengguna untuk membeli.
4.2.10 Bahagian Fungsian Jualan Peranan: Untuk menjawab pertanyaan pelanggan berkaitan dengan barang yang dijual. Membuat jualan secara bersemuka atau secara talian. Menyediakan sebut harga atau jangkaan harga barang yang dikehendaki oleh pengguna. Melakukan rundingan dengan pengguna berkaitan dengan diskaun dan terma jual beli. Memberi nasihat teknikal kepada pengguna. Merancang dan mengurus masa yang bersesuaian untuk membuat promosi jualan. Menyemak dan mengemas kini rekod pengguna supaya mudah untuk menghubungi pengguna.
4.2.11 Bahagian Khidmat Pelanggan Khidmat Pelanggan: Keupayaan dan kebolehan organisasi perniagaan dalam menyampaikan produk untuk memenuhi keperluan dan kehendak pelanggan melebihi daripada tahap yang mereka harapkan dan perkhidmatan diberikan secara berterusan dan konsisten. Tujuan: Memastikan pelanggan akan mendapat perkhidmatan yang baik.
4.2.11 Bahagian Khidmat Pelanggan Peranan: Menjawab pertanyaan pelanggan berkenaan dengan barang dan perkhidmatan. Menyediakan pakar bagi memberikan maklumat mengikut kehendak pelanggan.
4.3 Pembangunan Produk Dan Pasaran Baharu Pembangunan produk: Suatu aktiviti dan strategi pertumbuhan kepada perniagaan yang sedang dijalankan yang bertujuan untuk memperkenalkan produk baharu kepada pasaran sedia ada.
4.3.1 Langkah-langkah Pembangunan Produk Baharu 1. Penjanaan Idea 2. Penyaringan Idea 3. Pembangunan Produk Dan Pengujian Konsep 4. Pembangunan Strategi Pemasaran
4.3.1 Langkah-langkah Pembangunan Produk Baharu 5. Analisis Perniagaan 6. Pembangunan Produk 7. Uji Pemasaran 8. Komersialisasi
4.3.2 Pasaran Baru Boleh diteroka dalam 2 bentuk: Pasaran Domestik Pasaran Baharu -Mencari pasaran ke kawasan yang belum diterokai. - Boleh menyertai ekspo atau pameran perniagaan yang dilakukan di sesuatu kawasan. -Dapat dibentuk melalui kerjasama erat yang dijalinkan dengan semua pihak termasuk pihak kerajaan dan organisasi perniagaan. - Boleh dibuat melalui aktiviti promosi yang agresif atau menyertai rundingan yang aktif melalui hubungan dua hala, usaha sama dan pameran ke luar negara.
4.4 Penggunaan Teknologi Maklumat Definisi Penggunaan Teknologi maklumat dan Komunikasi (ICT) – salah satu proses pengaliran, penyebaran, pemprosesan dan penyimpanan maklumat menggunakan perantaraan teknologi.
4.4 Penggunaan Teknologi Maklumat Tujuan-tujuan: a. Membantu memudahkan sistem operasi b. Memperoleh maklumat dengan mudah dan cepat c. Memperluas skop perniagaan d. Memudahkan aktiviti kewangan dan perakaunan e. Menjadi operasi perniagaan lebih efektif dan efisien f. Meluaskan pasaran perniagaan g. Mewujudkan hubungan dan jaringan yang lebih luas h. Mempercepatkan sistem pengeluaran dan pengedaran
4.4 Aplikasi Teknologi Maklumat Dalam Perniagaan Aplikasi-aplikasi Huraian e - pemasaran Satu kaedah yang digunakan oleh perniagaan memasarkan produk keluaran secara dalam talian (online). e - dagang Suatu sistem urusan perniagaan berkaitan dengan tempahan, pembelian dan pembayaran dilakukan secara dalam talian (online). e - government Pihak kerajaan menggunakan secara dalam talian (Online) untuk sebarang urusan perniagaan yang melibatkan pihak kerajaan seperti kementerian dan jabatan kerajaan. e- banking Satu sistem urusan perniagaan yang melibatkan perbankan dengan menggunakan urusan dalam talian (Online) dengan pihak bank. Penggunaan laman sosial Manfaat yang diperoleh dengan menggunakan kemudahan laman sosial: Mengiklankan barang atau perkhidmatan, meluaskan rangkaian rakan perniagaan, mencari pelanggan baharu dan mengekalkan pelanggan sedia ada Penggunaan emel Menggunakan mel elektronik untuk berurusan dengan perniagaan-perniagaan lain dan pelanggan dalam pasaran.
4.5 Hubungan Dan Interaksi Antara Bahagian Fungsian Lain a. Tujuan Interaksi Dengan Organisasi Luar - Mewujudkan komunikasi antara perniagaan dengan organisasi luar seperti pihak pembekal, pembiaya, pelabur, agensi kerajaan dan pelanggan. b. Kepentingan Interaksi Dengan Organisasi Luar Mewujudkan jaringan perniagaan Mengukuhkan hubungan baik sedia ada Menjalin kerjasama strategik Menambahkan sumber perniagaan
Hubungan Dan Interaksi Dengan Organisasi Luar Organisasi Luar Hubungan dan Interaksi Pembekal -Membuat tempahan atau membuat pembelian Pelanggan -Menjalankan urus niaga dengan menjual atau perkhidmatan kepada pelanggan Bank -Mendapat bantuan pembiayaan kewangan Agensi Kerajaan -Mendapat sesuatu kelulusan
4.5.2 Aliran Maklumat