คู่มือการจัดเตรียมเอกสาร ประกอบการจดทะเบียนนิติกรรมจ านอง โดย นางสาวปรีญารัตน์ สุภาษิต นักศึกษามหาวิทยาลัยพายัพ คณะบริหารธุรกิจ สาขาการบัญชี
สารบัญ หน้า วัตถุประสงค์ของการจัดท าคู่มือ ขอบเขต หน้าที่ความรับผิดชอบ ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ขั้นตอนการจัดท าเอกสารประกอบการจดทะเบียน นิติกรรมจ านอง แบบฟอร์มที่ใช้ รายชื่อผู้จัดท า 1 1 2 5 7 15 26
1. วัตถุประสงค์ของการจัดท าคู่มือ การท าคู่มือการจัดท าเอกสารประกอบการจดทะเบียนนิติกรรม จ านองนี้ขึ้นเพื่อให้มั่นใจว่าได้มีการปฏิบัติตามกฎ ตามระเบียบ ตามข้อบังคับ หลักเกณฑ์และวิธีการที่ธนาคารก าหนดได้อย่าง สม่ าเสมอ ถูกต้องครบถ้วนและสม่ าเสมอ คู่มือการจัดเตรียมเอกสาร ประกอบการจดทะเบียนนิติกรรมจ านอง 2. ขอบเขต ผู้เขียนขอท าความตกลงเบื้องต้นกับองค์กรก่อนว่า เอกสารการเขียน คู่มือการปฏิบัติงาน มีเนื้อหาสาระเป็นแนวคิดเบื้องต้น ในการเขียน คู่มือการปฏิบัติงาน ไม่ได้เจาะลึกไปในแต่ละหัวข้อ ผู้ศึกษาต้อง ศึกษาค้นคว้าเพิ่มเติมต่อไป ตามคู่มือที่เสนอแนวทาง แนวคิด และรูปแบบลักษณะโครงร่างของการจัดท าคู่มือการปฏิบัติงาน ซึ่งสามารถจะน าไปใช้ประยุกต์ใช้ได้กับทุกสายงานธนาคาร 1
3. หน้าที่ความรับผิดชอบ 3.1 พนักงานพัฒนาธุรกิจ ท าหน้าที่ - รับแจ้งความประสงค์ พนักงานพัฒนาธุรกิจที่ได้รับมอบหมายรับแจ้งความประสงค์ ขอกู้เงินที่หน่วยอ าเภอหรือที่ประชุมกลุ่มลูกค้า ด าเนินการ สื่อสารชี้แจงหลักเกณฑ์ เงื่อนไขการให้เงินกู้ของธนาคารให้ ลูกค้ารับทราบและเข้าใจ ก่อนรวบรวมเอกสารและข้อมูลของ ลูกค้าผู้ขอกู้เงิน - สอบข้อมูลเบื้องต้น พนักงานพัฒนาธุรกิจที่ได้รับมอบหมาย ชี้แจงท าความเข้าใจ กับลูกค้าอย่างละเอียด ก่อนสอบหรือรวบรวมข้อมูลเบื้องต้น ของลูกค้า - วิเคราะห์การให้กู้เงิน พนักงานพัฒนาธุรกิจที่ได้รับมอบหมาย พิจารณาความต้องการ เงินกู้ ประวัติการช าระหนี้เงินกู้ ความเป็นไปได้ของกิจกรรมที่ ขอกู้เงินของลูกค้า ถ้ามีลู่ทางเป็นไปได้ ให้ท าการสอบข้อมูล รายได้ รายจ่ายของลูกค้า ** เมื่อวิเคราะห์ข้อมูลลูกค้าเบื้อต้นแล้วผ่านเกณฑ์จะเป็นผู้ รวบรวมเอกสารจากลูกค้าและจัดค าขอจ านอง เพื่อส่งไปยัง ฝ่ายธุรการในการจัดท าเอกสารจ านอง 2
3.2 ฝ่ายธุรการ (พนักงานบริหารทั่วไป/ผู้ช่วยพนักงานธุรการ) ท าหน้าที่ - จัดท าเอกสารประกอบการท านิติกรรมจ านอง - จัดเก็บเอกสาร พนักงานธุรการสาขา รับเอกสารทั้งหมด และ ตรวจสอบความถูกต้องแล้วให้ด าเนินการ จัดเก็บสัญญา จ านองและบันทึกตรวจสอบที่ดินใส่ซอง จัดเก็บในห้องมั่นคง ของสาขา ตามวิธีปฏิบัติคู่มือการบริหารเอกสารของธนาคาร จุดควบคุม การจัดเก็บเอกสารการกู้เงิน - ระดับการควบคุม พนักงานธุรการต้องจับ เก็บเอกสารหนังสือสัญญากู้เงินซึ่งเป็นเอกสารส าคัญ โดยถือ ปฏิบัติงานตามที่ธนาคารก าหนดอย่างเคร่งครัด - ความถี่ในการควบคุม จัดเก็บให้เป็นปัจจุบัน ทุกรายและทุกสัญญากู้เงิน 3.3 ผู้ช่วยผู้จัดการสาขา/ หัวหน้าหน่วยอ าเภอ ท าหน้าที่ - ตรวจความถูกต้อง พนักงานที่ได้รับมอบหมาย ตรวจความถูกต้องและครบถ้วน สมบูรณ์ของเอกสารและการบันทึกข้อมูลลูกค้าในระบบ ตามที่ พนักงานผู้วิเคราะห์ได้สรุปผลการสอบข้อมูลและการวิเคราะห์ การให้กู้เงินเสนอเพื่อตรวจทาน 3
3.4 ผู้จัดการสาขา ท าหน้าที่ - พิจารณา/ อนุมัติ กรณีอยู่ในอ านาจอนุมัติของสาขา ให้ผู้จัดการสาขา หรือพนักงานผู้รับมอบอ านาจพิจารณาเอกสารการกู้เงินตาม หลักเกณฑ์การให้กู้เงิน ความสามารถในการช าระหนี้จาก ประมาณการกระแสเงินสด ประวัติการช าระหนี้ หลักประกัน เงินกู้ เมื่อพิจารณาแล้วเห็นว่ามีความเป็นไปได้ และไม่มีข้อ แก้ไขสมควรอนุมัติ ให้ลงลายมือชื่อและวันที่อนุมัติในหนังสือกู้ เงินในกรอบผู้อนุมัติพร้อมกับบันทึกวงเงินกู้ที่อนุมัติ และ บันทึกการอนุมัติในข้อมูลลูกค้ารายคนของลูกค้าผู้กู้ 3.5 พนักงานการเงิน ท าหน้าที่ - โอนจ่ายเงนิกู้ พนักงานการเงินหรือพนักงานที่ได้รับมอบหมาย ตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วนของเอกสารการขอกู้เงิน และ การบันทึกข้อมูลในระบบ CBS ก่อนด าเนินการโอนจ่ายเงินกู้ เข้าบัญชีเงินฝากของลูกค้าแต่ละราย โดยปฏิบัติงานอย่าง ละเอียดรอบคอบ และตรงตามตารางนัดหมายการโอยจ่าย เงินกู้ให้ลูกค้า 4
ขั้นตอนการปฏิบัติงานการให้กู้เงินและเงื่อนไขการให้เงินกู้ 5
ขั้นตอนการปฏิบัติงานการให้กู้เงินและเงื่อนไขการให้เงินกู้ (ต่อ) 6
ขั้นตอนการจัดท าเอกสารประกอบการจดทะเบียนนิติกรรมจ านอง 7
8
9
10
11
12
13
14
ตัวอย่างเอกสารตามรูปที่ 4.2 สิทธิและนิติกรรม (ท.ด. 1) หนังสือฉบับนี้ จะบอกรายละเอียด ของโฉนดที่ดิน 15
หนังสือสัญญาจ านองที่ดิน (ท.ด.15) จะถูกจัดท าขึ้น 3 ฉบับ เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานของแต่ละฝ่าย ได้แก่ ส านักงานที่ดิน ผู้จ านอง และผู้รับจ านอง 16
การจ านองของธนาคารเพื่อการเกษตรและสหกรณ์การเกษตร ในส่วนของ ส านักงานที่ดิน ด้านหลัง ท.ด.15 จะมีข้อความ ปรากฏตามด้านล่าง 17
ข้อตกลงต่อท้ายสัญญาจ านอง จะถูกจัดท าขึ้น 3 ฉบับ ได้แก่ ผู้จ านอง ผู้รับจ านอง และส านักงานที่ดิน 18
หนังสือให้ความยินยอมของคู่สมรส 19
ตัวอย่างเอกสารประกอบการจดทะเบียน ขึ้นวงเงิน/แก้ไขหนี้ จ านอง มีเอกสารแบ่งเป็น 2 ส่วน ดังนี้ 1. เอกสารส าหรับการแก้ไขหนี้อันจ านองเป็นประกัน 2. เอกสารส าหรับขึ้นเงินจากการจ านอง 1. เอกสารส าหรับการแก้ไขหนี้อันจ านองเป็นประกัน เอกสาร ท.ด.1 ค าขอจดทะเบียนสิทธิและนิติกรรมและการสอบสวนสิทธิในที่ดิน ประเภท แก้ไขหนี้อันจ านองเป็นประกัน (แก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อตกลง ต่อท้ายหนังสือสัญญาจ านอง) ถูกจัดท าขึ้น 1 ฉบับ ถูกเก็บไว้ยังส านักงานที่ดิน 20
21
เอกสาร ท.ด. 16 จะถูกจัดท าขึ้น 3 ฉบับ เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานของแต่ละฝ่าย ได้แก่ ส านักงานที่ดิน ผู้จ านอง และผู้รับจ านอง 22
ข้อตกลงต่อท้ายหนังสือสัญญาจ านอง (ฉบับแก้ไข) จะถูกจัดท าขึ้น 3 ฉบับ ได้แก่ ผู้จ านอง ผู้รับจ านอง และส านักงานที่ดิน 23
2. เอกสารส าหรับขึ้นเงินจากการจ านอง ท.ด. 1 ค าขอจดทะเบียนสิทธิและนิติกรรมและการสอบสวนสิทธิในที่ดิน ประเภท ขึ้นวงเงินจ านองครั้งที่ 1 จะถูกจัดท าขึ้น 1 ฉบับ ถูกจัดเก็บที่ส านักงานที่ดิน 24
ท.ด.16 บันทึกข้อตกลงขึ้นวงเงินจากการจ านองครั้งที่ 25
รายชื่อผู้จัดท า ชื่อ – สกุล : นางสาวปรีญารัตน์ สุภาษิต ต าแหน่ง : ผู้ช่วยพนักงานธุรการ รหัสนักศึกษา : 6501190090 สาขา : การบัญชี คณะ : บริหารธุรกิจและศิลปะศาสตร์ มหาวิทยาลัยพายัพ ที่อยู่ : 46/3 หมู่ที่ 4 ต าบลทรายมูล อ าเภอสันก าแพง จังหวัดเชียงใหม่ 50130 เบอร์โทร : 093-137-6491 26