Buku Saku Tata Cara Pembuatan SPJ Sub.Bagian Keuangan

KATA PENGANTAR

Bismilahirahmanirrahiim
Puji dan syukur Penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT yang telah
memberikan nikmat, karunia dan kebaikan-Nya sehingga Penulis dapat
menyelesaikan “Buku Saku Tata Cara Pembuatan SPJ” ini. Buku Saku ini
disusun dengan harapan mempermudah pengguna dalam menyiapkan
dokumen SPJ.

Penulis mengucapkan terimakasih kepada Ibu Sri Indrawati Rahmah,
S.Sos selaku mentor dan bapak/ibu senior di sub bagian keuangan serta
Bapak H. Wisandana, SH., M.Si, sebagai coach dan pembimbing yang
telah membantu dan berjasa dalam penyusunan buku saku ini berupa
dukungan, masukan dan saran. Penulis juga berterimakasih kepada
teman-teman latsar terutama Angakatan 4 kelompok 3 yang telah banyak
membantu dan mendukung penulis.

Dalam penyusunan buku saku ini, penulis menyadari masih terdapat
banyak kekurangan, maka dari itu kritik dan saran sangatlah diharapan
untuk perbaikan kedepan yang lebih baik. Penulis berharap buku saku
ini berguna dan bermanfaat bagi pembaca.

Cianjur, Juni 2021

Penulis

DAFTAR ISI

1 • Kata Pengantar
2 • Daftar Isi
3 • Pendahuluan
4 • Alur Verifikasi
5 • Klasifikasi Jenis SPJ
6 • Tata Cara Pembuatan SPJ

PENDAHULUAN

Dasar Hukum

Dasar hukum yang menjadi rujukan untu dibaca, dipelajari dan dipahami
antara lain:

1. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 190/PMK.05/2012 Tentang Tata

Cara Pembayaran Dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan

dan Belanja Daerah

2. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 113/PMK/05/2012 Tentang

Perjalanan Dinas Dalam Negeri Bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri,

dan Pegawai Tidak Tetap.

3. Peraturan Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 77

Tahun 2020 Tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Keuangan Daerah.

4. Peraturan Presiden No.16 Tahun 2018 Tentang Pengadaan Barang dan

Jasa Pemerintah.

Tujuan

1. Sebagai panduan sederhana dalam pembuatan Surat
Pertanggungjawaban (SPJ)

2. Meningkatkan pengetahuan dan ketelitian dalam pembuatan SPJ

ALUR
VERIFIKASI DOKUMEN SPJ

Jenis Surat
Pertanggungjawaban

1. Belanja Operasi.
Untuk menampung pengeluaran anggaran untuk kegiatan sehari-hari
Pemerintah Daerah yang memberi manfaat jangka pendek.

2. Belanja Modal.
Untuk menampung pengeluaran belanja untuk pembelian/pengadaan
asset tetap dan asset lainnya yang memiliki masa manfaat lebih dari 12
bulan diperoleh atau dibangun dengan maksud untuk digunakan berupa
belanja modal peralatan dan mesin serta gedung dan bangunan.

Belanja • Belanja
Operasi Pegawai

• Belanja Barang
dan Jasa

Belanja • Peralatan dan
Modal mesin

• Gedung dan
bangunan

Belanja Operasi

1. Belanja Pegawai.
Untuk menampung pengeluaran kompensasi yang diberikan kepada
Daerah/wakil Kepala Daerah, pimpinan/ anggota DPRD, dan Pegawai
ASN berupa gaji/uang representasi dan tunjangan, tambahan
penghasilan Pegawai ASN, belanja penerimaan lainnya.

2. Belanja Barang dan Jasa.
Untuk menampung pengeluaran-pengeluaran /belanja atas pengadaan
barang dan jasa baik yang terikat secara kontraktual, pengadaan/
pembelian langsung dan juga yang dilaksanakan secara swakelola.
Pengadaan barang yang dianggarkan dalam belanja barang dan jasa
sifatnya adalah barang pakai habis/persediaan,jasa kantor, sewa
Gedung, pemeliharaan dan perjalanan dinas dalam negeri.

SPJ Belanja Pegawai

SPJ Gaji & Tunjangan

Daftar pembayaran gaji dan tunjangan / slip
gaji yang dilengkapi dengan tanda tangan
penerima gaji dan tunjangan setiap bulan

SPJ Hibah Barang/Uang

Surat Keterangan Bupati mencantumkan nama
pemberi dan penerima hibah dan waktu penyerahan
Naskah Perjanjian Hibah Daerah (NPHD) yang
dibubuhi materai 10.000,-
SPJ Penggunaan Dana Hibah dari lembaga penerima
hibah (Jika berupa uang)

SPJ Barang dan Jasa

1. Belanja Barang Pakai Habis. Untuk menampung pengeluaran belanja
untuk pembelian/pengadaan barang pakai habis keperluan kedinasan
antara lain ATK, benda pos, cetak/penggandaan, dan lain-lain.

2. Belanja Jasa Kantor. Untuk menampung pengeluaran/belanja
keperluan rutin kantor/dinas untuk pelaksanaan program dan
kegiatan yang bersifat pembayaran/pengadaan jasa (bukan barang).
Rincian obyek antara lain, belanja Telpon/Listrik/Air, belanja
Kawat/Faksimile/Internet, belanja lembur, dan lain-lain.

3. Belanja Sewa Gedung dan Bangunan. Untuk menampung
pengeluaran/belanja atas sewa Gedung atau bangunan untuk
pelaksanaan program dan kegiatan.

4. Belanja Pemeliharaan. Untuk menampung pengeluaran belanja atas
pemeliharaan aset daerah antara gedung kantor, peralatan dan
perlengkapan kantor dan lain-lain. Belanja Pemeliharaan ini bersifat
pemeliharaan yang ringan dan/atau sedang dan tidak dikapitalisasi
untuk menambah nilai aset tetap daerah. Untuk Pemeliharaan yang
bersifat berat dan menambah nilai aset tetap daerah serta jumlahnya
sesuai dengan standar kapitalisasi yang ditetapkan maka dianggarkan
dalam belanja modal.

5. Belanja Perjalanan Dinas. Untuk menampung pengeluaran belanja
perjalanan dinas tertentu guna keperluan urusan dinas dalam
melaksanakan program dan kegiatan antara lain perjalanan dinas
biasa dan belanja dinas dalam kota.

SPJ Barang Pakai Habis

BELANJA ALAT TULIS KANTOR (ATK)
Untuk menampung pengeluaran atas pengadaan / pembelian
alat tulis kantor. Sebagai contoh pembelian kertas, map,
pensil, pulpen, spidol, buku register, kwitansi, dll.

SPJ Pembelian ATK

• Rincian Obyek berisi jenis kegiatan dan Nominal
Pengeluaran sesuai dengan jumlah nominal di
lampiran.

• Kwitansi pembayaran yang ditandatangani oleh
Penerima, bendahara pengeluaran dan PA disertai
dengan stempel/cap (Jika transaksi kurang dari 5
juta)

• Kwitansi pembayaran bermaterai 10.000,- (Jika
transaksi lebih dari 5 juta)

• Faktur atau nota Pembelian disertai dengan rincian
barang, tanggal, paraf penjaga toko dan stempel
toko yang sah

• Surat Setoran Pajak (SSP) PPN (<2 juta), PPN & PPh
(>2 juta)

BELANJA PERANGKO, MATERAI & BENDA POS
LAINNYA

Menampung pengeluaran atas pengadaan/pembelian
perangko, materai dan benda pos lainnya sebagai persediaan
(kertas materai/segel dll) untuk kebutuhan rutin kantor.

BELANJA CETAK & PENGGANDAAN

Menampung pengeluaran/belanja yang berkaitan dengan
biaya cetak dan penggandaan baik yang dilaksanakan oleh
pihak ketiga/rekanan maupun yang dikerjakan sendiri.

SPJ Pembelian Perangko, Materai & Benda
Pos Lainnya dan Penggadaan/Cetak

• Rincian Obyek berisi jenis kegiatan dan Nominal
Pengeluaran sesuai dengan jumlah nominal di
lampiran.

• Kwitansi pembayaran yang ditandatangani oleh
Penerima, bendahara pengeluaran dan PA
disertai dengan stempel/cap (Jika transaksi
kurang dari 5 juta)

• nota Pembelian disertai dengan rincian barang,
tanggal, paraf penjaga toko dan stempel toko
yang sah

SPJ MAKAN DAN MINUM RAPAT

Konsumsi Rapat, merupakan satuan
biaya yang digunakan untuk
perencanaan kebutuhan biaya
pengadaan konsumsi rapat termasuk
minuman, kudapan dan minuman
untuk rapat yang biasanya
diselenggarakan di kantor.

Catatan: SPJ Mamin Rapat

Apabila dalam satu • Rincian Obyek berisi jenis kegiatan dan Nominal
kwitansi terdiri dari Pengeluaran sesuai dengan jumlah nominal di
beberapa (lebih dari lampiran.
satu kali) rapat
maka banyaknya • Surat undangan rapat
nota sebanyak rapat • Kwitansi bermaterai 10.000 (jika diatas 5 juta)
yang dilaksanakan.
atau di stempel (jika dibawah 5 juta).
• nota Pembelian disertai dengan rincian barang,

tanggal, paraf penjaga toko dan stempel toko
yang sah
• Daftar Hadir Rapat
• Notulensi Rapat berisi tanggal kegiatan,
kesimpulan rapat dan ditandatangani oleh
notulen.
• Surat setoran pajak PPh 23

SPJ Pembelian Bahan Bakar & Pelumas

Bahan Bakar & Pelumas, untuk pengeluaran
atas pengadaan/ pembelian bahan bakar
minyak/gas (antara lain pertamax,
premium, solar, dan lain-lain)

SPJ Bahan Bakar & Pelumas

• Rincian Obyek berisi jenis kegiatan dan
Nominal Pengeluaran sesuai dengan jumlah
nominal di lampiran.

• Nota/Struk pembelian

SP0J BelaSnPjaJ JBaeslaanKjaanJtaosra Kantor

BELANJA JASA TENAGA

Menampung pengeluaran atas biaya-biaya yang berkaitan
dengan jasa yang diberikan oleh pihak ketiga/atau non PNS
Daerah dalam rangka pelaksanaan program dan kegiatan

SPJ Belanja Jasa Tenaga operator
computer, admin, kebersihan dll

• Rincian Obyek berisi jenis kegiatan dan
Nominal Pengeluaran

• Daftar Penerima Honor
• Daftar Hadir/Absensi
• Kwitansi pembayaran yang stempel dan diTTD

oleh penerima, bendahara pengeluaran dan
PA
• Bukti Pembayaran PPh 21 dan SSP

SPJ TAGIHAN BULANAN

Menampung pengeluaran atas pembayaran tagihan
biaya pemakaian listrikl, air, telpon dinas dan internet.

SPJ Listrik/Air/Telpon/Internet

• Rincian Obyek berisi jenis kegiatan dan Nominal
Pengeluaran

• Bukti Tagihan/Struk Pembayaran

SPJ Lembur

SPJ Lembur ASN Uang lembur ASN
merupakan kompensasi
Daftar pembayaran perhitungan lembur dan rekapitulasi bagi PNS yang melakukan
daftar perhitungan lembur yang ditandatangani oleh PPABP, kerja lembur berdasarkan
Bendahara Pengeluaran, dan PA; surat perintah dari
pejabat yang berwenang.
Surat Perintah Kerja Lembur Min. 2 jam berturut-turut
dan diberikan maks. 1
Daftar Hadir lembur (satu) kali perhari
Surat Setoran Pajak (SSP) PPh 21

SPJ Lembur PPNPN Uang lembur Pegawai
Pemerintah Non Pegawai
Daftar pembayaran perhitungan lembur dan rekapitulasi Negeri (PPNPN) merupakan
daftar perhitungan lembur yang ditandatangani oleh PPABP, kompensasi bagi pegawai
Bendahara Pengeluaran, dan PA; non ASN yang melaksanakan
tugas rutin sebagai pegawai
Surat Perintah Kerja Lembur tidak tetap, pegawai
honorer, staf khusus, dan
Daftar Hadir lembur pegawai lain yang
Surat Setoran Pajak (SSP) PPh 21 melakukan tugas lembur
berdasarkan surat perintah
dari pejabat yang
berwenang.

SPJ Honorarium

(Narasumber, moderator, pembawa acara, panitia)

Honorarium Narasumber / moderator /
pembawa acara / Panitia, merupakan
honorarium yang diberikan kepada
seseorang atas keahliannya memberikan
informasi/pengetahuan dalam rangka
pelaksanaan program atau kegiatan.

SPJ Honor

• Rincian Obyek berisi jenis kegiatan dan
Nominal Pengeluaran

• Daftar hadir narasumber
• Surat undangan narasumber
• Surat tugas dari instansi narasumber
• Laporan kegiatan
• Kwitansi/Daftar Nominatif
• SSP pph 21 atas honor

SPJ Sewa Gedung & Bangunan

Belanja Sewa Gedung dan Bangunan
digunakan untuk pembayaran sewa
(misalnya sewa kantor/gedung/ruangan,
atau sewa lainnya).

SPJ Sewa Gedung dan Bangunan

• Nota pembayaran dari rekanan yang merinci
jumlah hari penyewaan dan satuan biaya sewa
per hari

• Bukti setor Pajak PPN dan atau PPH ps 23

SPJ Pemeliharaan

Belanja Pemeliharaan yaitu pengeluaran
untuk pemeliharaan/perbaikan untuk
mempertahankan barang/asset agar berada
dalam kondisi normal yang tidak memenuhi
syarat kriteria kapitalisasi aset tetap.

SPJ Pemeliharaan Peralatan Kantor

• Nota rekanan/kwitansi yang ditandatangani
oleh Penerima, bendahara pengeluaran dan PA
disertai dengan stempel/cap

• Bukti setor Pajak PPN dan atau PPH 23

SPJ Perjalanan DSinPaJs

1. Perjalanan Dinas Dalam Negeri. Perjalanan Dinas Dalam Negeri
yang selanjutnya disebut Perjalanan Dinas adalah perjalanan ke
luar Tempat Kedudukan yang dilakukan dalam wilayah Republik
Indonesia untuk kepentingan negara.

2. Perjalanan Dinas Jabatan. Perjalanan Dinas Jabatan adalah
Perjalanan Dinas melewati batas Kota dan/atau dalam Kota dari
tempat kedudukan ke tempat yang dituju, melaksanakan tugas,
dan kembali ke tempat kedudukan semula di dalam negeri.

3. Pelaksana SPD. Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai
Tidak Tetap yang melaksanakan Perjalanan Dinas

4. Surat Tugas. Perjalanan dinas yang dilakukan oleh unit eselon III
kebawah diterbitkan surat tugas oleh pejabat eselon II.
Sedangkan perjalanan dinas yang dilakukan eselon II diterbitkan
surat tugas oleh Pejabat Eselon I yang harus mencantumkan
dasar hukum pelaksanaan, pemberi tugas, pelaksana tugas,
Waktu pelaksana tugas, tempat pelaksana tugas. Surat tugas
dimaksud menjadi dasar penerbitan SPD.

5. Surat Perjalanan Dinas. Surat Perjalanan Dinas yang selanjutnya
disingkat SPD adalah dokumen yang diterbitkan oleh Pejabat
Pembuat Komitmen dalam rangka pelaksanaan Perjalanan Dinas
Pejabat Negara, Pegawai Negeri, Pegawai Tidak Tetap, dan Pihak
Lain.

6. Kwitansi (Tanda Pembayaran)
Kwitansi mencantumkan nama penerima, perhitungan biaya,
keterangan pembayaran, nominal angka. Kwitansi tersebut di
tandatangani oleh penerima, bendahara pengeluaran dan pengguna
Anggaran yang disertai stempel/cap yang sah.

7. Rincian Biaya Perjalanan Dinas
Perincian biaya ini mencantumkan nomor surat, jumlah perhitungan
biaya yang ditandatangani oleh penerima, bendahara pengeluaran
dan pengguna anggaran yang disertai stempel/cap yang sah.

8. Laporan Kegiatan
Laporan ini mencantumkan mencantumkan penjelasan hasil
kegiatan yang ditandatangani oleh pelaksana tugas.

SPJ PERJALANAN DINAS BIASA

• Daftar Perjalanan Dinas yang dittd oleh bendahara
pengeluaran

• Surat perintah tugas mencantumkan nomor surat tugas,
dasar hukum, pemberi tugas, pelaksana tugas, tujuan,
jadwal, tempat tugas dan ditandatangani oleh PA

• Surat undangan (Jika ada)
• SPD dan Visum berisi kop surat, nomor surat, pemberi tugas,

pelaksana tugas, maksud dan jadwal tugas, serta di
tandatangani PA dan di stempel
• Kwitansi (Tanda pembayaran) yang distempel dan diTTD oleh
penerima, bendahara pengeluaran dan PA
• Nota/Struck BBM
• Bill penginapan atau sejenisnya (jika ada)
• Tiket pesawat/kereta/transportasi lain (jika ada)
• Rincian Biaya yang dittd oleh penerima, bendahara
pengeluaran dan PA
• Laporan perjalanan berisi jadwal pelaksanaan, penjelasan
hasil kegiatan, dokumentasi dan ditandatangani oleh
pelaksana tugas.

SPJ PERJALANAN DINAS DALAM KOTA

• Daftar Perjalanan Dinas yang dittd oleh bendahara
pengeluaran

• Surat perintah tugas mencantumkan nomor surat
tugas, dasar hukum, pemberi tugas, pelaksana tugas,
tujuan, jadwal, tempat tugas dan ditandatangani oleh
PA

• Surat undangan (Jika ada)
• SPD dan Visum berisi kop surat, nomor surat, pemberi

tugas, pelaksana tugas, maksud dan jadwal tugas, serta
di tandatangani PA dan di stempel
• Kwitansi (Tanda pembayaran) yang distempel dan
diTTD oleh penerima, bendahara pengeluaran dan PA
• Nota/Struck BBM
• Bill penginapan atau sejenisnya (jika ada)
• Rincian Biaya yang dittd oleh penerima, bendahara
pengeluaran dan PA
• Laporan perjalanan berisi jadwal pelaksanaan,
penjelasan hasil kegiatan, dokumentasi dan
ditandatangani oleh pelaksana tugas.

SPJ Belanja Modal

Belanja Modal Peralatan dan Mesin,
Pengeluaran untuk pengadaan peralatan
dan mesin yang digunakan dalam
pelaksanaan kegiatan antara lain biaya
pembelian, biaya pengangkutan, biaya
instalasi, serta biaya langsung lainnya
untuk memperoleh dan mempersiapkan
sampai peralatan dan mesin tersebut siap
digunakan.

SPJ Pengadaan Peralatan dan Mesin

• Kwitansi yang ditandatangani oleh Penerima,
bendahara pengeluaran dan PA disertai
dengan stempel/cap

• Pajak-pajak PPN, PPh 22, PPh 23
• Dokumen Pengadaan Barang

SPJ Pengadaan
Barang/Jasa

Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan pengadaan
barang/jasa oleh Kementrian/Lembaga/Perangkat Daerah
yang dibiayai oleh APBN/APBD yang diproses sejak
identifikasi kebutuhan sampai dengan serah terima hasil
pekerjaan. (Perpres No. 16 tahun 2018).

Pengadaan
< 50 juta

Pengadaan
> 50 juta

SPJ Pengadaan Barang SPJ Pengadaan Barang
(< 50 Juta) (> 50 Juta)

Form Permintaan Form permintaan
KAK (Kerangka Acuan Kerja) KAK (Kerangka Acuan Kerja
Rencana Umum Pengadaan Rencana Umum Pengadaan
Surat permohonan pembayaran Surat permohonan pembayaran
Kwitansi berstempel/ bermaterai 10.000 Kwitansi berstempel/ bermaterai 10.000
Faktur Barang Faktur Barang/Invoice
Faktur Pajak, SSP, PPN, PPh 22 Faktur Pajak, SSP, PPN, PPh 22
FC NPWP FC NPWP dan Rekening Koran
FC Rekening Koran Surat Perintah Kerja (SPK0/ surat pesanan
Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan Kartu pengawasan data kontrak (Karwas)
Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan Nomor Register Kontrak (CAN)
Tanda Terima Barang Pakta Integritas
Surat Pesanan Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan
Berita Acara Penetapan HPS Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan
Tanda terima barang

CATATAN :

Latsar CPNS
Kabupaten Cianjur

Tahun 2021