MANUAL DE GENTE Y CULTURA 2018

Contenido

GLOSARIO ............................................................................................................................................... 2
INTRODUCCION ................................................................................................................................... 3
OBJETIVOS .............................................................................................................................................. 4
GESTIÓN ESTRATÉGICA DE LA GERENCIA DE GENTE Y CULTURA .................................... 5
MANEJO DEL CAMBIO ......................................................................................................................... 9
RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DEL PERSONAL............................... 11
CAPACITACIONES Y DESARROLLO DEL PERSONAL .............................................................. 15
ASOCIO AL DESEMPEÑO .................................................................................................................. 17
MANEJO DE SALARIOS Y BENEFICIOS, ADMINISTRACION DE EXPEDIENTES Y
SISTEMAS DE INFORMACION DEL PERSONAL .......................................................................... 20
DESVINCULACIONES DE PERSONAL............................................................................................ 30
REGISTRO BIOMÉTRICO DE ASISTENCIA DE PERSONAL ...................................................... 32

GLOSARIO
G&C: Gente y Cultura
VMNIC: Visión Mundial Nicaragua
PDA: Programa de Desarrollo de Área
NNAJ: Niños, Niñas, Adolescentes y Jóvenes
OP: OurPeople (Sistema de Recursos Humanos)
OV: OurVoice (Encuesta de Clima Organizacional de World Vision)
INSS: Instituto Nicaragüense de Seguro Social
INATEC: Instituto Nacional Tecnológico
MITRAB: Ministerio del Trabajo
CG: Centro Global
OR: Oficina Regional
DN: Dirección Nacional / Director Nacional
ON: Oficina Nacional
NPO: Núcleo Pacífico Occidente
NCN: Núcleo Centro Norte

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INTRODUCCION
Este Manual ha sido revisado con el propósito de alinearse al marco de trabajo para la elaboración
de la estrategia y operaciones de Gente y Cultura propuesto por la Confraternidad (adjunto) en
su última revisión de febrero 2018 y al Manual de Gente y Cultura de Visión Mundial Nicaragua,
autorizado para su socialización en marzo de 2018.
Es un documento que abraza una visión desde una perspectiva de servicio y apoyo a todas las
personas, considerando la aplicación de políticas de World Vision Internacional contextualizadas,
así como el cumplimiento de disposiciones legales y reglamentarias de instituciones como:
Ministerio del Trabajo a través del Código Laboral, Instituto Nicaragüense de Seguridad Social e
INATEC, quienes rigen la acción del sector laboral y patronal.
El contenido de este Manual queda sujeto a modificaciones cuando se produzcan cambios en las
estrategias, políticas organizacionales y/o leyes laborales de Nicaragua.

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OBJETIVOS
 Contar con una guía adaptada global y nacional para los diferentes procesos estratégicos y

operativos en la gestión de la Gerencia de Gente y Cultura.
 Garantizar una gestión transparente, eficiente y de calidad que contribuya a una cultura de

servicio, prevención del riesgo y rendición de cuentas.
 Promover un clima laboral que genere un aporte positivo a la productividad, la motivación

personal, el espíritu de trabajo, la satisfacción en el trabajo y la calidad de vida general de
todos y todas sus colaboradores

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VISIÓN MUNDIAL NICARAGUA
MANUAL DE GENTE Y CULTURA

GESTIÓN ESTRATÉGICA DE LA GERENCIA DE GENTE Y CULTURA

Responsable: Gerencia de Gente y Cultura Fecha de Revisado:
Enero 2018

OBJETIVO: Vigencia:
Garantizar que Visión Mundial Nicaragua, a través de la Gerencia de Gente y Cultura A partir de Marzo 2018
establezca estrategias, políticas, normativas, códigos y manuales que contribuyan al
alineamiento organizacional y el respeto a la Legislación Laboral Local.

ALCANCE:

Los procedimientos y documentos estratégicos elaborados y contextualizados por la Gerencia de Gente y Cultura son
de aplicación para la Oficina Nacional y todos los Proyectos que se implementen en Nicaragua bajo la responsabilidad
de World Visión.

INTRODUCCIÓN

El Centro Global y la Oficina Regional han asegurado la Estrategia Global de Gente y Cultura de tal forma que las
Oficinas Nacionales cuenten con un documento estratégico para su gestión, guiado por los enfoques de: Ejecución y
Rigor, Profundidad de Talento, Rendición de Cuenta, Compromiso y Liderazgo.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

La Gerencia de Gente y Cultura es responsable de:

I. ESTRATEGIA NACIONAL DE GENTE Y CULTURA

1.1. Elaborar la Estrategia Nacional de Gente y Cultura en coordinación con las otras Direcciones de la Oficina
Nacional, quienes proveen insumos para el análisis del contexto interno que faciliten la planificación de
estrategias vinculadas a los enfoques globales de Gente y Cultura.

1.2. Socializar la Estrategia Nacional de Gente y Cultura con el personal de Visión Mundial Nicaragua y la Oficina
Regional.

1.3. Elaborar estrategias que respondan a los Enfoques Globales de Gente y Cultura.

1.4. Actualizar la Estrategia Nacional de Gente y Cultura considerando los cambios que demanda el entorno
interno y externo.

2. POLÍTICAS
2.1. Asegurar la contextualización o elaboración de políticas que fortalezcan los sistemas de control interno y de

apoyo a una cultura de alto desempeño, de bienestar al personal, desarrollo y compromiso.

2.2. Participar en la elaboración de políticas con las otras direcciones con el objetivo de fortalecer el contenido, la
implementación y aplicación de las mismas.

2.3. Socializar con el personal de Visión Mundial Nicaragua las políticas contextualizadas o elaboradas.

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3. MANUALES Y REGLAMENTOS
3.1. Asegurar la actualización o elaboración de manuales y reglamento interno que orienten la gestión con el

personal que trabaja para la organización.
3.2. Asegurar la socialización de los manuales y reglamentos internos con el personal de World Visión.

3.3. Asegurar la gestión de aprobación de reglamentos y planes ante las instancias gubernamentales
correspondientes.

4. ESCALA SALARIAL
4.1. Asegurar la actualización de la Escala Salarial para Visión Mundial Nicaragua en coordinación con el Director

Financiero Administrativo.
4.2. Garantizar la participación de Visión Mundial Nicaragua en los estudios salariales con otras organizaciones y

empresas.

4.3. Gestionar ante la Oficina Regional la aprobación de la Escala Salarial.

4.4. Revisar, ajustar y proponer a la Dirección Nacional los ajustes de salario conforme a los datos disponibles del
mercado por medio de su participación en encuestas salariales y disponibilidad presupuestaria de la ON, previa
consulta a la Gerencia Financiera.

4.5. Trabajar en conjunto con otras áreas funcionales Escala Salarial para proyectos especiales.

5. REPORTAJE DE MÉTRICAS GLOBALES
Visión Mundial Nicaragua semestralmente reporta a la Oficina Regional sobre el cumplimiento de indicadores de
Gente y Cultura establecidos como Métricas Globales a nivel global (GNOD), que considera lo siguiente:
Que la Gerencia de Gente y Cultura:
5.1. Oriente y monitoree la elaboración de los Asocios al Desempeño del personal de Visión Mundial Nicaragua.
5.2. Oriente y monitoree las conversaciones “uno a uno” supervisor-colaborador para dar seguimiento a los

objetivos acordados en el Asocio al Desempeño hasta la evaluación final anual.
5.3. Informe sobre la elaboración y socialización de las Políticas de Gestión de Gente y Cultura de la

Confraternidad.
5.4. Socialice los resultados de la encuesta “OurVoice” con todo el personal de Visión Mundial Nicaragua.

5.5. Coordine y de seguimiento al Plan de Acción de los resultados de la encuesta de “OurVoice”.

5.6. Que la Gerencia de Gente y Cultura reporte semestralmente a la Oficina Regional los avances del Plan de
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Acción de “OurVoice”.

5.7. Que la Gerencia de Gente y Cultura informe sobre el monitoreo a los estudiantes de la Oficina Nacional que
se encuentran en el Programa de Desarrollo de Liderazgo Regional (PDLR).

6. RELACIONES MATRICIALES A NIVEL REGIONAL

La Confraternidad ha establecido, por política, algunas áreas específicas en las que formalmente se debe trabajar bajo la
modalidad de “Relaciones Matriciales”, y la Oficina Regional considera importante extender los criterios de esta
modalidad de trabajo hacia otras áreas y posiciones de liderazgo que desempeñan roles estratégicos de interés
particular para la Región.

Las Relaciones Matriciales de trabajo refieren a la modalidad de trabajo en la que un colaborador tiene una relación de
reportaje directo hacia dos supervisores, a los que se denominan: 1. Un Supervisor de Línea y 2. Un Supervisor
Funcional. En esta modalidad ambos supervisores tienen el mismo nivel de importancia y son supervisores directos del
colaborador.

 Supervisor de Línea, es el supervisor del colaborador dentro de la estructura de la Oficina Nacional quien
es responsable por el gerenciamiento, supervisión y resultado final del desempeño del colaborador.

 Supervisor Funcional, es el supervisor que forma parte de la estructura de la Oficina Regional y es
responsable de asegurar que el colaborador tiene la competencia técnica requerida para cumplir con las
prioridades, objetivos y sostenibilidad del área a su cargo en la Oficina Nacional y también es responsable del
resultado del desempeño del colaborador.

Actualmente las área en Relación Matricial con la Oficina Regional son:
 Finanzas
 Gente y Cultura
 Estrategia
 Sostenibilidad
 Comunicaciones
 HEA
 Seguridad Corporativa
 Auditoria
 Unidad de Grant
 TI

6.1. La Gerencia de Gente y Cultura es responsable de socializar con el personal de la Oficina Nacional el
concepto y funciones de las “Relaciones Matriciales” establecidas por la Oficina Regional.

6.2. La Gerencia de Gente y Cultura monitorea la elaboración de los Asocios al Desempeño de las áreas en
Relación Matricial con la Oficina Regional y a lo interno de la estructura de la ON y también la evaluación
anual de quienes están dentro de estas relaciones.

7. ORGANIZACIÓN SEGURA PARA LA NIÑEZ

La Gerencia de Gente y Cultura:

7.1. Garantiza en los procesos de Reclutamiento y Selección de personal indicadores se solvencia moral,
sensibilidad al bienestar de los Niños y las Niñas y un desarrollo espiritual cristiano en todos sus
candidatos(as).

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7.2. Incluye acciones preventivas y correctivas en el Reglamento Interno respecto a la Protección de la Niñez.

7.3. Integra en los Perfiles de Puesto responsabilidades específicas relacionadas a ser una Organización Segura para
la Niñez.

7.4. Integra en el plan de inducción componentes de Protección de la Niñez.
7.5. En coordinación con la Dirección de Estrategia y Calidad asegura capacitación para el personal de Visión

Mundial Nicaragua en todo lo relacionado a Protección de la Niñez y Organización Segura para la Niñez.
7.6. Participa en la Comisión Nacional de Protección de Niñez para la actualización de la Política de Protección de

la Niñez, sus Protocolos y Manejo de Incidentes.

8. MANEJO DEL RIESGO
Visión Mundial Nicaragua adopta el Marco de Gestión del Riesgo como una oportunidad para identificar los riesgos
potenciales y reales en los procesos de Gente y Cultura. Es por esta razón que a través de la Gerencia de Gente y
Cultura se realizan las siguientes acciones:
8.1. Asegurar que el equipo de Gente y Cultura conoce sobre el “Fraude en el ámbito de Recursos Humanos”.
8.2. El equipo de Gente y Cultura en coordinación con la Gerencia de Auditoria identifica los riesgos de Recursos

Humanos y los categoriza.
8.3. Garantizar el establecimiento de controles internos que minimicen los riesgos.
8.4. El equipo de Gente y Cultura promueve una cultura de gestión y conciencia de los riesgos en la organización.

9. RESPONSABILIDAD SOCIAL
Visión Mundial Nicaragua promueve a nivel interno y externo la Responsabilidad Social Empresarial con el objetivo de
generar conciencia sobre la riqueza espiritual que se experimenta al compartir con otros. La Gerencia de GYC:
9.1. Se alinea a la Gerencia de Incidencia Pública y Gerencia de Mercadeo y Comunicaciones para socializar la

agenda de trabajo externa de dichas áreas y generar iniciativas puntuales con todo el Personal de Visión
Mundial Nicaragua
9.2. Promueve el acercamiento con representantes de Recursos Humanos de las empresas nacionales.
9.3. Lidera iniciativas que contribuyan con el Bienestar del Personal, lo cual puede hacerse a través de recursos
efectivos o especie.
9.4. Asegura la rendición de cuentas de cada iniciativa lo cual incluye un boletín electrónico para todo el personal.
9.5. Gestiona recursos con empresas nacionales que apalanquen iniciativas de la Oficina Nacional.

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VISIÓN MUNDIAL NICARAGUA
MANUAL DE GENTE Y CULTURA

Responsable: MANEJO DEL CAMBIO Fecha de Revisado:
Enero 2018
Gerente de Gente y Cultura

OBJETIVOS: Vigencia:
 Garantizar que los procesos de cambio se lleven a cabo y sean sostenibles en el A partir de Marzo 2018
tiempo.
 Motivar a las y los trabajadores de Visión Mundial Nicaragua a ir adoptando y
utilizando el cambio en su trabajo diario desde el inicio del proceso.
 Mantener la transparencia en los procesos y la comunicación oportuna de los
cambios a todo el personal afectado y no afectado

ALCANCE:
Personal de Visión Mundial Nicaragua.

INTRODUCCIÓN.

Visión Mundial es una organización que experimenta constantes cambios y es por esto que existe la necesidad de
manejar adecuadamente el cambio a nivel estratégico, técnico-operativo y humano.

El énfasis de manejar el cambio radica en que las organizaciones que mejor se adapten a su mercado, a sus clientes y
competencia, serán las que permanezcan y puedan crecer.

El Manejo de Cambio requiere prestar atención al lado humano del cambio, involucrar a la gente y hacerla partícipe de
los procesos.

Para lograr un cambio sostenible, es necesario desarrollar la capacidad de cambio en tres niveles diferentes: El primer
nivel se enfoca en la organización como un todo sistemático y se enfoca en la capacidad de la organización para
cambiar lo que piensa, siente y cree su personal.

El segundo nivel se enfoca en desarrollar la capacidad y la preparación organizacional para adoptar el cambio.

El tercer nivel se enfoca en apoyar las áreas operacionales para incorporar los cambios prácticos dentro de la vida
laboral diaria del personal basados en los principios de unidad y confianza, mayordomía sabia, la verdad dicha con amor
y oportunamente y mirando hacia adelante.

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:

1. La Dirección Nacional es la voz oficial para comunicar al personal los procesos de cambio y sobre las
implicaciones del cambio.

2. La Gerencia de Gente y Cultura en coordinación con las demás Direcciones identifican cuáles son las
características particulares del proceso de cambio; a partir de esto, se identifica el tipo de cambio y el personal
involucrado en el proceso.

3. La Dirección Nacional en coordinación con la Gerencia de Gente y Cultura conforman el comité
implementador del cambio y asigna roles de acuerdo a su área de expertís.

4. El comité implementador elabora Plan de Acción y en coordinación con Gente y Cultura garantiza todos los

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procesos vinculados con al personal.
5. Gente y Cultura facilita Espacios de Reflexión donde el personal pueda expresar cómo está viviendo el proceso

de cambio y propone acciones para adoptar el cambio de una manera más efectiva.
6. Gente y Cultura garantiza que el personal reciba la información necesaria sobre los procesos de cambio de

manera oportuna. Confirmar el “qué, por qué y cómo” del cambio, promoviendo el entusiasmo por la iniciativa
para obtener la participación y el apoyo requerido para implementar de forma exitosa la iniciativa.
7. Gente y Cultura participa en reuniones de seguimiento al Plan de Acción y de acuerdo a informes de espacios
de reflexión que se realiza con el personal.
8. Facilitar la participación del personal integrando comisiones de trabajo para revisar procedimientos y
mejorarlos, proporcionar feedback al equipo implementador, ejecutar pruebas y evaluar los resultados de cada
actividad.
9. Contribuir con el establecimiento de métodos de medición para poder evaluar, promover, celebrar, aprender y
mejorar de los procesos de cambio vividos.

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VISIÓN MUNDIAL NICARAGUA
MANUAL DE GENTE Y CULTURA

RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DEL PERSONAL

Responsable: Coordinadora de Desarrollo del Personal Fecha de Revisado:
Enero 2018

OBJETIVOS Vigencia:
 Establecer una guía que garantice procesos eficientes y de calidad para atraer el A partir de Marzo 2018
mejor Talento Humano que sea requerido por la organización.

ALCANCE.
Los procedimientos descritos en este manual son de aplicación para la Oficina Nacional y Núcleos de PDAs.

INTRODUCCIÓN

Visión Mundial oferta oportunidades de empleo en igualdad de condiciones, tomando como base fundamental las
competencias, la experiencia y capacidades técnica definidas para cada puesto de trabajo, y los comportamientos
asociados al logro de la Promesa 2030 bajo los siguientes principios:

1. Competencias: Las personas reclutadas deben demostrar conocimiento, destrezas y habilidades requeridos
para un puesto en particular.

2. Diversidad: Visión Mundial no discrimina a postulantes por razones de raza, color, sexo, origen, religión,
nacionalidad o edad u otro.

3. Compromiso Cristiano: Visión Mundial es una organización sin fines de lucro con fundamentos cristianos
que busca incorporar a colaboradores comprometidos con un estilo de Servicio en línea con el modelo de
Jesús.

4. Confidencialidad: Visión Mundial asegura la privacidad y confidencialidad de la información relacionada a los
aplicantes.

DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

I. PREPARACIÓN PREVIA A LA APERTURA DEL PUESTO.

1.1 El Responsable de área, Gerente o Director debe completar el formato de solicitud de plaza, previa confirmación
presupuestaria de acuerdo con la Planificación Anual de la Fuerza de Trabajo, la cual es aprobada por el/la Director/a
Nacional. Anexo 1. Formulario “Solicitud de plaza”.

1.2 Si la posición a reclutar corresponde a una sustitución o reemplazo de un puesto, el Responsable Inmediato revisa
y actualiza el Perfil de Puesto y se adjunta al formulario de solicitud de plaza.

1.3 En caso que la solicitud de plaza sea una nueva posición, el responsable de área, gerente o director deberá
elaborar el Perfil de Puesto; posteriormente la Coord. Desarrollo del Personal revisa y retro alimenta. Formulario
“Perfil de Puesto”.

1.4 La Coordinadora de Relaciones con el Personal valuará el Puesto auxiliándose del Perfil de Puesto para poder
otorgarle el nivel HAY.

II. APERTURA Y PUBLICACIÓN DE VACANTE.

2.1 El supervisor inmediato realiza la solicitud de apertura de vacante por medio de OurPeople/Módulo de
Reclutamiento y Selección.

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2.2 La Coord. Desarrollo del Personal da de alta la solicitud de reclutamiento del nuevo puesto o reemplazo por
medio de OurPeople/Módulo de Reclutamiento y Selección. Los puestos vacantes se publican a nivel interno y/o
externo según sea solicitado.

2.3 Si un puesto directivo no logra cubrirse a través del Reclutamiento Nacional, se podrá recurrir al Reclutamiento
Internacional. El Director Nacional es quien orienta realizar la solicitud de reclutamiento internacional ante el Centro
Global y a través de ORALYC. Anexo 3: Formatos de Justificación de posición y Análisis de Beneficios.

III. PRE-SELECCIÓN DE PERSONAL

3.1 Una vez se complete el proceso de Reclutamiento interno y externo se contará con una base de datos con
información de los aplicantes que enviaron su Curriculum Vitae de acuerdo a la plaza publicada. Se realiza un filtro de
los Curriculum Vitae tomando como referencia el Perfil del Puesto.

3.2 La Coord. Desarrollo del Personal remite vía correo electrónico el formato de “Entrevista Preliminar” a los
candidatos pre-seleccionados. La entrevista preliminar le permite al Reclutador evaluar previamente si existe algún
grado de compatibilidad del candidato preseleccionado con los Valores Centrales de la organización. Si la “Entrevista
Preliminar” del candidato permite identificar compatibilidad con los Valores Centrales de la organización se da paso a
la segunda etapa que es la aplicación de una prueba técnica. Anexo 4. Entrevista Preliminar.

IV. EVALUACIÓN TÉCNICA Y PSICOLÓGICA

4.1 Se convoca a los candidatos a realizar la prueba técnica, así como calificarlas según la hoja de respuestas facilitada
por las áreas técnicas de la Oficina Nacional.

4.2 De acuerdo con los resultados de la prueba técnica se selecciona a los candidatos que obtengan las tres notas más
altas quienes serán los que pasen al proceso de entrevista. Existe la posibilidad de que existan solamente dos
candidatos los cuales pasen a la etapa de entrevista.

4.3 Para las posiciones de liderazgo, los candidatos preseleccionados de acuerdo a los resultados de la prueba técnica y
de la entrevista se someten a una prueba psicométrica que ayuden a identificar sus capacidades en cuanto a enfoque a
resultados, estructura y orden y relacionamiento y sobre todo comportamientos asociados al logro de la promesa
2030

4.4 La decisión de selección de la prueba psicométrica queda a discreción de la Gerencia Gente y Cultura, los
resultados de dicha prueba quedan resguardados en el expediente de personal respectivo.

4.5 Para los puestos de alto nivel, podrá utilizarse la metodología “Assesstment Center” que se ha implementado
principalmente para puestos de alta Gerencia.

V. SELECCIÓN DE PERSONAL

Visión Mundial establece como parte del proceso de selección de personal la conformación de un Panel de
Entrevistadores quienes tienen la responsabilidad de recomendar al candidato idóneo para el cargo.
5.1 Se conformará un Panel de Selección, incluyendo al responsable inmediato; los miembros que integran el panel
deben tener un nivel especializado sobre el puesto a contratar.
5.2 La Coord. Desarrollo del Personal a cargo del proceso de R&S es quien coordina las entrevistas para la Oficina
Nacional y Núcleos.

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5.3 Previo al proceso de entrevista la Coord. Desarrollo del Personal a cargo del proceso de R&S actualiza la guía de
preguntas con apoyo del responsable inmediato del puesto a contratar. Anexo 5. Entrevista Semi-estructurada
para Panelista.

5.4 Cada miembro del panel tiene la responsabilidad, al final de la entrevista, de emitir sus criterios y dar un valor
absoluto o porcentual a cada aspecto evaluado para obtener así un puntaje final y objetivo acerca de cada candidato
y/o recomendar al candidato más idóneo (es decir con el puntaje obtenido más alto) para el puesto.

5.5 La Generalista de G&C a cargo del proceso de R&S es la responsable de elaborar un acta donde se deje
documentado el proceso de Reclutamiento, Pre-Selección y Selección Final de un candidato, documento que será
firmado por todos los miembros del panel. El acta quedará resguardada en el expediente del nuevo colaborador.
Anexo 6: Acta de Selección.

5.6 La Coord. Desarrollo del Personal a cargo del proceso de R&S y/o Encargado de Gente y Cultura elaboran el
formato de “Solicitud de Contratación Final”, el cual será firmado por el Director Nacional. Anexo 7. Formato de
Contratación Final.

VI. VERIFICACIÓN DE REFERENCIAS PERSONALES, LABORALES Y REVISIÓN DE
ANTECEDENTES.

Antes de la contratación final de una persona Visión Mundial realiza indagación de referencias personales, laborales y
de antecedentes a través del Record de Policía.

6.1 La Generalista a cargo del proceso de R&S d es la responsable de realizar una revisión de al menos dos o tres
referencias que comprende: ex supervisores, ex compañeros o ex subordinados de la persona a contratar.

6.2 La Coord. Desarrollo del Personal a cargo del proceso de R&S contacta al Departamento de Recursos Humanos
de las dos últimas empresas y/o Instituciones donde laboró el candidato para constatar referencias.

6.3 Durante el proceso de indagación se requiere que el candidato seleccionado presente su Récord de Policial para
corroborar antecedentes penales. Anexo. 8 Nota de orientación: Revisión de Antecedentes Criminales.

6.4 Si se obtienen buenas referencias laborales, personales y récord de policía indica que la persona no tiene
antecedentes penales se procede con la contratación.

VII. ELABORACION DEL CONTRATO LABORAL

7.1 El Contrato de Trabajo es un documento legal firmado por el Representante Legal de la Organización quien se
denominará “El Empleador” y la persona contratada quien se denominará “La persona trabajadora” a partir del
momento que se establece una relación laboral entre ambas partes, en la que el Empleador ha aprobado el proceso
de Reclutamiento y Selección de la persona contratada confirmada para el puesto. Anexo 9 Contrato para
personal. Se adjuntará el perfil del cargo estipulado en el Contrato, el cual debe ser firmado por el Empleador y la
persona contratada.

7.2 El personal de nuevo ingreso deberá firmar Contrato por Tiempo Indeterminado. Al término de 3 meses se
realizará una evaluación al desempeño que el colaborador ha tenido en el puesto.

7.3 En caso que la evaluación de la persona trabajadora sea satisfactoria, se archiva la evaluación en el expediente del
colaborador. Caso contrario, el Responsable Inmediato podrá recomendar la cancelación del contrato de trabajo,
reconociéndole al trabajador sus prestaciones de ley acumuladas (Vacaciones y Décimo Tercer Mes).
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ANEXOS: Anexo 1. Solicitud de plaza Solicitud de
Plaza.doc

Descriptor de Puesto

Anexo 2. Perfil de Puesto AF-14.doc

Position Justification Salary and Benefits

Anexo 3. Justificación de posición y análisis de beneficios Form FY13.doc Costing Tool_WVNIC.xls

Entrevista

Anexo 4. Entrevista Preliminar Preliminar.doc

Entrevista

Anexo 5. Entrevista Semi-estructurada para Panelista. Semiestructurada.doc

Acta de Selección

Anexo 6. Acta de Selección. modelo.doc

Formulario de

Anexo 7. Verificación de referencias profesionales, pastorales y personales.Verificaciones de referencias espirituales, pastorales y laborales.d

Nota de Orientación;

Anexo. 8 Nota de orientación: Revisión de Antecedentes Criminales.Verificación de Antecedentes Criminales.pdf

MODELO DE

Anexo 9 Contrato Determinado Oficina NacionalCONTRATO DETERMINADO.doc

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VISIÓN MUNDIAL NICARAGUA
MANUAL DE GENTE Y CULTURA

CAPACITACIONES Y DESARROLLO DEL PERSONAL

Responsable: La Coord. Desarrollo del Personal a cargo del proceso de Fecha de Revisado:
capacitación. Enero 2018

OBJETIVOS: Vigencia:
 Establecer un compromiso de aprendizaje y desarrollo continuo con todos los A partir de Marzo 2018

colaboradores a fin de lograr niveles superiores de desempeño.
 Lograr el uso eficiente de los fondos de la ON y Núcleos de PDAs destinados a

procesos de aprendizaje y capacitación.
 Hacer uso apropiado de los fondos pagados a INATEC a través de un Plan de

Capacitación Anual.
ALCANCE:

Personal de Visión Mundial Nicaragua

INTRODUCCIÓN
Esta tarea se realiza, mediante la ejecución de acciones formativas orientadas a la actualización, profundización y
aprendizaje de conocimientos; desarrollo de habilidades y destrezas; o la modificación de las actitudes relacionadas con
el cumplimiento de las tareas, objetivos, desafíos actuales y futuros

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
I. PLAN ANUAL DE CAPACITACIONES

I.1 Gerencia de Gente y Cultura de la Oficina Nacional junto con la Coord. Desarrollo del Personal a cargo del
proceso de capacitación llevarán a cabo en forma anual un diagnóstico de necesidades de capacitación a nivel nacional

1.2. A partir del Diagnóstico de Necesidades Anual se elaborará Plan Anual de Capacitaciones.

1.3 A lo largo del Año Fiscal es muy probable que aparezcan cursos, talleres o postgrados de interés para la
organización por lo cual su aprobación será sometida de acuerdo a la siguiente tabla:

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II. GESTIÓN, MONITOREO Y SEGUIMIENTO AL PLAN ANUAL DE CAPACITACIONES
2.1 Una vez aprobado el Plan Anual de Capacitaciones, La Coord. Desarrollo del Personal procede a solicitar
proforma de cursos, talleres, seminarios, postgrados o maestrías, a los diferentes Centros de Estudio según los
requerimientos del solicitante.
2.2 En caso que el centro de estudios esté afiliado a INATEC, La Coord. Desarrollo del Personal debe realizar el
proceso de solicitud de fondos a esta institución.
2.3 Una vez recibida la oferta verifica que esté acorde al presupuesto y solicita firma de autorizado a Gerencia de
Gente y Cultura según lo requerido por el centro de estudios para la inscripción del colaborador.
2.4 La Coord. Desarrollo del Personal, a través de correo electrónico, procede a confirmar la participación del
colaborador ante el Centro de Estudios.
2.5 La Coord. Desarrollo del Personal a cargo del notifica al colaborador vía Lotus Notes una vez que ha sido
inscrito y elabora Convenio de Capacitación entre Visión Mundial Nicaragua y el Colaborador (ANEXO 1), de
acuerdo a la tabla Matriz de Autorizaciones.
2.6 Los Convenios de Capacitación del personal son firmados por la Gerencia de Gente y Cultura, el Gerente de
área y el colaborador; debiendo quedar registro de la capacitación en el documento Asocio al Desempeño del
colaborador y ser evaluado su eficacia al final de año fiscal.
2.7 El Convenio de Capacitación firmado es entregado en original al área contable para la solicitud de pago,
entrega una copia al expediente del colaborador, una copia a la Coord. Compensaciones y Beneficios a cargo del
expediente del personal y una copia al empleado.
2.8 El monto a pagar por parte de Visión Mundial Nicaragua y del colaborador queda establecido en el Convenio
de Capacitación. (Ver Política de Acompañamiento Financiero para cursos de Postgrado, cursos cortos,
talleres, cursillos y otros con vigencia desde el 10 de abril de 2008). (ANEXO 2)

ANEXOS:

Machote

1) Convenio convenio.docx
2) Política de Acompañamiento Financiero

..\..\..\AF17\CAPACITACIONES\POLITICA DE ACOMPAÑAMIENTO FINANCIERO
170517.pdf

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VISIÓN MUNDIAL NICARAGUA
MANUAL DE GENTE Y CULTURA

Responsable: ASOCIO AL DESEMPEÑO Fecha de Revisado:
Enero 2018
Gerencia de Gente y Cultura

OBJETIVO: Vigencia:

Visión Mundial establece este proceso con el objetivo de garantizar que el talento A partir de Marzo 2018

humano enfoque sus esfuerzos, capacidades y habilidades en el cumplimiento de la

Misión, Visión y objetivos Estratégicos Organizacionales.

ALCANCE:
La política de Gestión del Desempeño es aplicable para todo el personal de Visión Mundial Internacional.

INTRODUCCIÓN

El Asocio para el Desempeño permite a cada individuo desarrollar sus competencias y aumentar su propia
contribución con el apoyo de su responsable inmediato. Visión Mundial reconoce la importancia de celebrar los
logros de nuestro personal y de apoyar a aquellos que necesitan mejorar.

VMNIC define el ciclo de revisión del desempeño de octubre a septiembre que es el año fiscal establecido para la
implementación de sus programas y proyectos. Los Asocios al Desempeño deben ser elaborados a inicio de cada año
fiscal, a más tardar en el primer mes del mismo.
VMNIC considera que el Asocio al Desempeño está acompañada de principios fundamentales para el éxito de una
persona en el puesto de trabajo:

 Las metas del desempeño de cada colaborador deben relacionarse con la estrategia, programa, proyecto o
área a la cual reporta.

 Las metas del desempeño deben de brindar oportunidad para que la persona crezca, se desarrolle y visualice
su contribución al ministerio.

 El acompañamiento intencionado de los responsables inmediatos con sus colaboradores es esencial para
contribuir al éxito de las metas plasmadas en el acuerdo de desempeño.

 A lo largo del año existen espacios para conversaciones oportunas, frecuentes y sinceras sobre el avance de
las metas de desempeño.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

I. ESTABLECIMIENTO DE METAS DE DESEMPEÑO

1.1 La Gerencia de Gente y Cultura proveerá al personal la plantilla de Asocio al Desempeño para el establecimiento
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de las metas anuales, fechas y recomendaciones para su llenado. Esta es una herramienta para documentar y
alinear las metas, expectativas de desempeño, aprendizaje y desarrollo con las prioridades de la organización al
inicio del año fiscal.

1.2 La Gerencia de Gente y Cultura capacita a los colaboradores en el uso del Formato “Asocio al Desempeño”.
(ANEXO 1)

1.3 El Colaborador establece sus metas de desempeño en línea con las metas de desempeño de su responsable
inmediato, además el colaborador establece sus objetivos de aprendizaje y desarrollo en correspondencia con sus
metas de desempeño.

1.4 Una vez completado el Asocio para el Desempeño en conjunto con su responsable inmediato ambos firman el
documento, una copia le queda a la persona trabajadora y el documento original debe entregarse a la Coord. de
Compensaciones y Beneficios para resguardo en su expediente.

1.5 Cuando exista una relación matricial de trabajo, los procesos de Asocio al Desempeño se llevarán a cabo en
colaboración y consulta cercana entre el responsable de línea y el responsable de la relación matricial.

II. EVALUACION DE DESEMPEÑO DURANTE EL AÑO FISCAL

2.1 La Gerencia de Gente y Cultura notifica al personal el inicio del proceso de reuniones de seguimiento al
desempeño para cada colaborador y su líder, las cuales deben llevarse al cabo como mínimo 3 veces en el año:
enero, mayo, septiembre.

Estas revisiones son propicias para identificar avance de las metas, de ser necesario se actualiza las metas de
desempeño y aprendizaje; no obstante, es un espacio para asesorar al empleado para que logre las metas
propuestos al final del año fiscal.

2.2 Los documentos físicos de estas revisiones se entregan al inicio del año fiscal con los objetivos profesionales y de
desarrollo al inicio del año fiscal a la Coord. de Relaciones con el Personal y una evaluación final con las
observaciones, comentarios y calificación final de desempeño al finalizar el año fiscal. La evaluación final queda
resguardada en el expediente del colaborador.

2.3 Cuando exista una relación matricial de trabajo el responsable de línea y el responsable matricial establecerán una
comunicación ética y transparente con respecto al desempeño del colaborador. (ANEXO 2)

2.4 Se realiza un reporte final con todos los resultados del desempeño del personal.

Las Evaluaciones de Desempeño es uno de los indicadores que cada Oficina Nacional reporta semestralmente al
Centro Global.

III. EVALUACIÓN 360

Visión Mundial Nicaragua asume el ejercicio de “Evaluación 360” para los puestos de liderazgo con el objetivo de
contribuir a un estilo de liderazgo coherente con la misión y visión de la organización.

a. La Gerencia de Gente y Cultura es responsable de gestionar la “Evaluación 360” utilizando la base
electrónica Regional.
b. La Gerencia de Gente y Cultura es responsable de entregar los resultados de la “Evaluación 360” a cada
persona evaluada y a su respectivo responsable inmediato.
c. Los resultados de la “Evaluación 360” debe manejarse de forma confidencial por las personas de Gente y
Cultura y las personas que reciban la información.

18

ANEXOS:
Anexo 1 Acuerdo de Desempeño ..\ACUERDOS DE DESEMPEÑO\FY18 Performance Agreement and
Review record - Spanish August 2017.doc
Anexo 2 Relaciones matriciales
Relaciones Matriciales FINAL.pdf

19

VISIÓN MUNDIAL NICARAGUA
MANUAL DE GENTE Y CULTURA

MANEJO DE SALARIOS Y BENEFICIOS, ADMINISTRACION DE EXPEDIENTES Y SISTEMAS DE
INFORMACION DEL PERSONAL

Responsable: Gerencia de Gente y Cultura Fecha de Revisado:
Enero 2018

OBJETIVOS Vigencia: Marzo
A partir de
 Establecer procedimientos que guíen la gestión para el manejo de salarios y beneficios 2018
del personal, administración de expedientes y todos los sistemas de información del
personal oficializado por el Centro Global, Visión Mundial Nicaragua y la Legislación
Laboral.

ALCANCE
Personal de Visión Mundial Nicaragua en Oficina Nacional y Núcleos de PDAs.

INTRODUCCIÓN.

Visión Mundial Nicaragua cuenta con un registro oficial por cada trabajador esto se origina a partir de la firma del
contrato laboral.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

I.EXPEDIENTE DE LA PERSONA TRABAJADORA.

1.1 Una vez que la persona contratada ha firmado su primer Contrato de trabajo, inmediatamente se procede con
su registro y/o ingreso en el sistema de Recursos Humanos Ourpeople, así como cualquier cambio o ajuste en
su información personal o laboral.

1.2 Se debe registrar toda la información de la persona trabajadora de forma digital, tanto lo que concierne a
información general (datos personales: Nombres y Apellidos, Dirección, Estado Civil, Número de Cédula de
Identidad, etc.) como organizacional (cargo, salario, centro de costos, etc.) en el sistema OurPeople.

1.3 Es responsabilidad del Súper Usuario Nacional y el Súper Usuario de Núcleo de PDAs de OurPeople, garantizar
que toda la información de la persona trabajadora se encuentre vigente o actualizada, así como sus respectivos
controles por incidencias (permisos a cuenta de vacaciones y permisos dispensados).

1.4 Se apertura expediente físico de la persona trabajadora. La información se archiva en un Binder con separadores
para mantener orden y control sobre los diferentes documentos, los cuales son:

a. Acta de Contratación
b. Solicitud de Empleo debidamente llenada por el empleado con su fotografía tamaño carnet actualizada
c. Currículum Vitae
d. Contrato (s) de Trabajo
e. Cartas de recomendación que no sean de familiares (3)
f. Cartas de Trabajos anteriores
g. Copia de Títulos, certificados, etc.
h. Copia de Cédula de Identidad
i. Récord de Policía. El Récord de Policía se estará actualizando cada dos años.
j. Copia de Licencia de Conducir (si fuese necesario)
k. Prueba Técnica, con su respectiva revisión y evaluación. En Núcleo de PDAs reporte de calificaciones

20

remitido por la Coordinador Nac. Reclutamiento y Selección de Personal.
l. Hoja de ingreso al INSS
m. Certificado de Ingreso en la Póliza de Vida
n. Plan de Inducción firmado por el empleado y Responsable Inmediato.
o. Certificación de la Política de Protección de la Niñez, Política de Conflicto de Interés, Reglamento Interno,

Código de Conducta, Política de Prevención de Acoso.
p. Informe de proceso de inducción por parte del empleado
q. Acciones de Personal
r. Acuerdo de Desempeño
s. Evaluación Anual del Desempeño
t. Otros documentos

1.5 Previo a la fecha de vencimiento del Contrato (Determinado o Indeterminado), La Generalista de G&C a cargo
del proceso .o el Encargado de Gente y Cultura (para personal contratado para Núcleo) deberá notificar al
Responsable Inmediato del trabajador el vencimiento del contrato con al menos diez días de anticipación,
adjuntando el documento establecido para “Evaluación del Personal en Período de Prueba”.

1.6 La Generalista de G&C a cargo del proceso (para personal contratado para la ON elaboran el nuevo contrato
laboral para periodo indeterminado o para un nuevo periodo de prueba; y gestionan la firma del mismo ante las
instancias correspondientes.

II. INSS / SIE

2.1La Generalista de G&C a cargo del proceso es la responsable de confirmar si la persona trabajadora tiene
número de asegurado, si lo tiene lo reporta a través del Sistema Automatizado del INSS (SIE).

2.2 Si la persona trabajadora no cuenta con número de seguro social, La Generalista de G&C a cargo del proceso
debe remitir a la Sucursal del INSS el formato de “Inscripción e Ingreso del Trabajador”, adjuntando copia de su
cédula y una fotografía reciente de la persona trabajadora. El informe de Ingreso de un nuevo colaborador debe
realizarse en un lapso no mayor de tres días hábiles a partir de la fecha de contratación.

2.3 La Generalista de G&C a cargo del proceso archiva la Hoja de Ingreso de trabajador en el expediente del
empleado, tanto el documento firmado y sellado por el INSS o el ingreso realizado desde el SIE.

2.4La Generalista de G&C a cargo del proceso para cualquier movimiento de ajuste de salario, subsidios, bajas, etc.
de la persona trabajadora debe realizarse este mismo procedimiento a través del SIE.

III. SEGURO DE VIDA.

3.1 La Generalista de G&C a cargo del proceso (para personal contratado para la ON y Núcleos de PDAs) reporta
a la empresa aseguradora el ingreso de la persona trabajadora en la Póliza de Vida y Accidentes a partir de su
fecha de contratación conforme al formulario establecido por la compañía de Seguros compuesto por un
original y dos copias.

3.2 La compañía de Seguros regresará a La Generalista de G&C a cargo del proceso (para personal contratado para
la ON y Núcleos de PDAs) dos copias del certificado debidamente sellados y firmados por la Aseguradora, de
los cuales, uno se archivará en el expediente de la persona trabajadora y el otro se entregará a la persona
trabajadora.

3.3 La Generalista de G&C a cargo del proceso debe garantizar el pago de todas las inclusiones de las personas
trabajadoras a la Póliza de Vida.
21

3.4 La Generalista de G&C a cargo del proceso, en caso de baja o salida de la persona trabajadora, debe reportar y
solicitar a la compañía de seguros el reembolso de la prima no utilizada en relación al período de vigencia de la
póliza.

IV. REGISTRO NÓMINA.

4.1 La Generalista de G&C a cargo del proceso registra al personal de nuevo ingreso en el SARH (Sistema de
Administración de Recursos Humanos v2.0) para garantizar el pago de su salario a través de la Nómina generada
por el sistema.

4.2 Las fechas de pago serán los días 14 y 28 de cada mes. Cuando esta fecha coincida con un día sábado o
domingo, se garantizará el salario del trabajador un día viernes. Solamente en el mes de Diciembre se garantizará el
salario de las personas trabajadoras en un solo pago, siendo efectivo en la primera quincena de Diciembre.

4.3 Para el registro de la persona trabajadora en planilla, se adjuntará como soporte una copia de su contrato de
trabajo.

4.4 Para el personal de ON, el pago se realizará a través de transferencias bancarias.

4.5 Si la persona trabajadora ingresa a trabajar en el período comprendido dentro de la primera quincena, se
reconocerá los días devengados en la primer quincena, más la segunda quincena completa.

4.6 Si la persona trabajadora ingresa a laborar en el período comprendido dentro de la segunda quincena de mes,
se reconocerá los días completos trabajados hasta el término de ese mes.

V. APERTURA CUENTA DE NÓMINA.

5.1 La Generalista de G&C a cargo del proceso .gestiona ante la Directora Nacional autorización para la apertura
de las cuentas de Nómina de las personas trabajadoras de la Oficina Nacional.

5.2 La Generalista de G&C a cargo del proceso completa en una matriz de Excel (suministrado por el Banco) la
información del personal, el cual se envía de forma electrónica al ejecutivo de servicios bancarios que atiende a
la organización, adjuntando una copia de la cédula del nuevo colaborador.

5.3 La Coordinadora de Servicios al Personal podrá informar al Banco el cierre o baja de la persona trabajadora.
5.4 Solicitar al Ejecutivo de Servicios Bancarios el No. de Cuenta Nómina del nuevo ingreso.

5.5 Informar a la persona trabajadora su número de cuenta de nómina, recomendando al trabajador dejar al
menos un mínimo de efectivo en su cuenta. Si la persona trabajadora retira el cien por ciento de su salario, la
cuenta automáticamente se cierra.

5.6 Registrar el número de cuenta de salario en el SARH y OurPeople.

VI. CONTROLES INTERNOS.

6.1 Manejo de vacaciones. Las vacaciones son un derecho adquirido de la persona trabajadora. Cada seis meses de
trabajo continuo el trabajador acumula 5 días de vacaciones y 30 días durante el año.

6.2 Responsabilidades para el control de vacaciones a través de OurPeople:

22

6.2.1 Toda solicitud de permisos de vacaciones deberá realizarse a través de OurPeople.
6.2.2 El Coordinador de Servicios al personal o Encargado de Gente y Cultura de Núcleos de PDAs deberán

registrar las vacaciones masivas para las personas trabajadoras cuando estas sean orientadas por el Estado o
por Visión Mundial Nicaragua.

6.3 Los Responsables Inmediatos en coordinación con los trabajadores elaboran anualmente un Plan de Vacaciones
descansadas, para aquellos casos que presenten un saldo alto de vacaciones. Así mismo, dará seguimiento al
cumplimiento del plan de descanso y su registro en el sistema de OurPeople.

6.4 Se actualizará en el sistema cualquier cambio o modificación en relación a planificación de vacaciones de alguna
persona trabajadora.

6.5 El tiempo de permiso para vacaciones es de medios días (tomados durante la mañana o la tarde) o por día(s)
completo(s). No aplican permisos parciales por horas.

6.6 Cálculo para el registro de vacaciones:

a. Para todo cálculo, se considerará el mes en base a 30 días, independientemente del mes que se esté
afectando.

b. Mensualmente la persona trabajadora acumula 2.5 días de vacaciones.
c. Un día equivale a: 0.08333. Si un empleado ingresa a laborar un 12 de Julio (por ejemplo), significa que en

30 días laboró 19 días (del 12 al 30). Se multiplican los días laborados (19) x el factor 0.08333 dando como
resultado 1.58 días, que corresponde a lo acumulado para el mes de Julio.
d. Si la persona trabajadora descansa un período de cinco días continuos, se sumará el día sábado y domingo
para un total de siete días.
e. Un permiso equivalente a menos de cinco días de descanso, no se aplicará el sábado y domingo.
f. No se computarán como días efectivo de trabajado los períodos de subsidio o reposo, salvo en el caso de
subsidio por maternidad.
g. Cualquier ausencia por permiso a título personal de la persona trabajadora como: ausencia por estudios,
viajes personales al exterior, no acumulará vacaciones.
h. La Generalista de G&C a cargo del proceso en ON y los Encargados de P&C en Núcleo, garantizarán que
estos permisos, se archiven en el expediente del colaborador.

VII. ACCIÓN DE PERSONAL

7.1 Se utiliza este documento cuando se realiza un Ajuste Salarial o incremento de salario conforme a la
Escala Salarial de World Visión. Este documento es elaborado por La Generalista de G&C a cargo del proceso
... Anexo 1 Formato Acción de Personal

7.2La Directora Nacional autorizará los ajustes de salario para el personal de Visión Mundial Nicaragua.

7.3 Una vez aprobada la Acción de Personal, La Generalista de G&C a cargo del proceso garantizará que el nuevo
salario sea actualizado en OurPeople y SARH. A la planilla se adjunta una copia de este documento para avalar
el movimiento realizado en la Nómina. Finalmente, se archiva en el expediente de la persona trabajadora.

VIII. ADENDUM AL CONTRATO DE TRABAJO.

8.1 La Generalista de G&C a cargo del proceso elabora el Adendum que es un documento interno que se utiliza
cuando se modifica alguna de las cláusulas del Contrato de Trabajo el cual debe ser firmado por el Empleador y
23

la persona trabajadora en dos tantos; una copia se entrega a la persona trabajadora y la otra copia se archiva en
el expediente de la persona trabajadora. Anexo 2 Formatos de Adendum.

8.2 La Generalista de G&C a cargo del proceso adjunta al Adendum el documento que respalde o avale el cambio
que se está realizando conforme al contrato original.

8.3 La Generalista de G&C a cargo del proceso actualiza los cambios en OurPeople y el SARH.

IX. GENERACION DE INFORMES O CONSULTAS OURPEOPLE

La Generalista de G&C a cargo del proceso genera los siguientes reportes a través de sistema de OurPeople:

a. Recuento de la persona trabajadora activas: unidades de trabajo, lugar de trabajo, tipo de empleados,
género, edad media, promedio de antigüedad.

b. Rotación de personas trabajadoras: en base al número de contrataciones y separaciones y el número de
movimientos de personas trabajadoras por país.

c. Causa de la desvinculación o sea las razones por las cuales los empleados son desvinculados de la
organización.

d. Recuento de personas trabajadoras por antigüedad.
e. Resumen de ausencia.

X. PLANILLA.

10.1 Las planilla de Nómina serán elaborada a través del SARH bajo el siguiente nivel de responsabilidad:
 Elabora: Generalista de G&C a cargo del proceso
 Revisa y gestiona transferencia bancaria: Contador General
 Vo.Bo. Director Administrativo Financiero
 Autoriza: Directora Nacional

10.2 La Planilla de Nómina se entrega al revisor con 3 días antes de la fecha de pago y contiene la siguiente información:

a. Tipo de Planilla (Mensual); Centros de Costos, No. de seguro social de las personas trabajadoras, salario,
deducciones e impuestos de ley.

b. Cualquier documento que soporte algún cambio o movimiento registrado en la Nómina relacionado a los
ingresos o deducciones de las personas trabajadoras.

c. Si hubiere algún caso de deducción cuyo monto esté fijado en dólares (por ejemplo deducciones por estudios,
capacitaciones) se aplicará el tipo de cambio vigente del Banco Central de Nicaragua conforme a la fecha de
cierre de cada quincena.

d. Separar a la persona trabajadora que está siendo dado de baja antes de la fecha de planilla.
e. Garantizar la actualización de impuestos conforme a las ordenanzas del Seguro Social o ley tributaria.
f. Registrar los subsidios para el cálculo de impuestos sobre días trabajados. La persona trabajadora recibirá el

cien por ciento de su salario real y asumirá el impuesto por los días trabajados.
g. Garantizar las firmas en las planillas.
h. Archivar por año fiscal las planillas y sus respectivos soportes.

10.3 Planilla Décimo Tercer Mes.

a. La fecha límite de pago de la Planilla es el 10 de Diciembre. Solamente la Directora Nacional está facultada para
aprobar el pago de esta planilla antes de la fecha límite.

b. El período de la Planilla del Décimo Tercer Mes o Aguinaldo, es del 01 de Diciembre del año anterior al 30 de
Noviembre del año en curso.
24

c. No aplica ningún tipo de deducción sobre esta planilla, salvo por pensión alimenticia.
d. Se reconoce el pago de Aguinaldo proporcional, para todas las personas trabajadoras que tienen más de un mes

de laborar para la organización, partiendo de su primer contrato de trabajo.
e. Se reconocerá este pago a todas aquellas personas que se encuentren bajo un contrato temporal y que al 30 de

Noviembre hayan acumulado más de 30 días de labores.

f. Cálculo para el pago proporcional del Décimo Tercer Mes, cuando el empleado no tiene acumulado un año de
trabajo.

 Para obtener el cálculo en meses: Se divide el salario mensual de la persona trabajadora entre doce meses
y se multiplica por el No. de meses que la persona trabajadora tiene acumulado.

 Para obtener el cálculo en días: Se divide el salario mensual de la persona trabajadora entre trescientos
sesenta días (360) y se multiplica por el número de días acumulados o trabajados.

10.4 La planilla del Pasivo Laboral se genera desde el SARH e indicará el registro en tiempo y salario que la persona
trabajadora ha acumulado durante el año fiscal sin importar que haya acumulado menos de un año al corte de
planilla, considerando la fecha de inicio desde su primer contrato de trabajo.

10.5 Los Encargados de Gente y Cultura para Núcleos de PDAs y La Generalista de G&C a cargo del proceso en
Oficina Nacional tendrán la responsabilidad de elaborar las diferentes planillas mencionadas en este capítulo. El
Contador de la oficina tendrá la responsabilidad de revisar este documento y cotejar la información en la cuenta de
banco asignada para Pasivo, a fin de realizar el ajuste o transferencia bancaria de tal forma que los montos en
bancos sean congruentes con la planilla al cierre del año fiscal.

XI. RÉGIMEN OBLIGATORIO DE SEGURIDAD SOCIAL.

Administración del Sistema Integral de Aplicaciones Específicas SIE – INSS. Autorizado su uso a partir de
Mayo del 2005. Visión Mundial Nicaragua está registrado en el INSS bajo el sistema de reembolso, en la que el aporte
del INSS (60%) aparece a nombre de la organización, en vista que el trabajador recibe su salario completo mientras se
encuentra de subsidio.

11.1 La Generalista de G&C a cargo del proceso son los responsables de administrar la Nómina y deben
contar con una conexión a Internet y accesar a la página web del INSS con un link para el SIE que les permita lo
siguiente:

 Acceso al sistema: Deberá registrar el número Patronal de Visión Mundial Nicaragua, número de
Asegurado del Administrador y la clave de acceso.

 Realiza movimientos en el sistema mediante una opción de menú en la que podrá:

a. Ingresar un nuevo trabajador en Nómina.
b. Informar cambios de salarios.
c. Informar baja de empleados.
d. Informar Accidentes de trabajo o Riesgos profesionales.
e. Informar descanso o períodos no laborados de un trabajador.
f. Imprimir movimientos reportados en la Nómina.
g. Consultar e Imprimir facturas.
h. Consultar.

11.2 La Generalista de G&C a cargo del proceso es la designada como la Administradora General del Sistema del
INSS y debe:

25

a. Solicitar a la oficina de Afiliación del INSS Central la Asignación de Nómina para una nueva oficina, Núcleo
de PDAs o Proyecto.

b. Realizar cambio de Administrador
c. Realizar cambios de clave
d. Capacitar nuevos Administradores para el manejo del sistema
e. Accesar a cualquiera de las nóminas que estén dentro de la Red patronal de Visión Mundial Nicaragua

11.3 El manejo de este sistema es de carácter obligatorio y aplica a todas las oficinas de Visión Mundial Nicaragua
que están registradas en el Seguro Social.

XII. RIESGOS PROFESIONALES.

12.1 La Generalista de G&C a cargo del proceso son los responsables de llenar la hoja NAT (Notificación de
Accidente del Trabajador), cuando estén completamente seguros que se trata de un riesgo laboral o profesional.

12.2 La Generalista de G&C a cargo del proceso apoyan a la persona trabajadora lesionada en la entrega de este
documento para que la clínica autorizada para Riesgos Laborales pueda darle atención inmediata.

12.3 La Generalista de G&C a cargo del proceso notifican inmediatamente en el SIE o en la Delegación del INSS el
accidente del trabajador en un lapso de 48 horas.

12.4 El trabajador se presentará al INSS a prestar Declaración dentro de los cinco días hábiles de ocurrido el
accidente. Si el trabajador se encuentra en condiciones no aptas para presentarse al INSS, La Generalista de G&C a
cargo del proceso deben informar al INSS para que envíen a un técnico a tomar la declaración.

12.5 La Generalista de G&C a cargo del proceso son responsables de informar los Riesgos laborales o Profesionales
ante la oficina de Higiene y Seguridad Laboral del Ministerio del Trabajo, los accidentes leves: en los primeros cinco
días; accidentes graves, muy graves y mortal, en 24 horas, en ambos casos a partir de la fecha del accidente u
ocurrencia.

12.6 La Generalista de G&C a cargo del proceso son responsables de informar la no incidencia de Accidentes ante la
oficina de Higiene y Seguridad Laboral del Ministerio del Trabajo en los primeros 5 días del mes siguiente.

12.7 La Generalista de G&C a cargo del proceso informa todo accidente y/o muerte de la persona trabajadora en el
Sistema de Incidencias del Centro Global conforme al Protocolo de Incidentes.

12.8 La Generalista de G&C a cargo del proceso proveerá información que sea solicitada por la oficina a cargo del
manejo de incidentes tanto a la Oficina Regional como el Centro Global.

XIII. SUBSIDIOS / REPOSOS

Los subsidios son órdenes de descanso emitidas por una clínica previsional a consecuencia de alguna enfermedad del
trabajador. Los subsidios por enfermedades o accidentes comunes aplican cuando se prescribe un reposo mayor a tres
días, salvo cuando es un riesgo laboral, aplica desde el segundo día.

13.1 La Generalista de G&C a cargo del proceso reporta los subsidios al INSS en dos vías:

a. En el SIE.
 Se registra el salario del trabajador en base a los días trabajados.
 Se registran las semanas cotizadas, teniendo en cuenta que un día trabajado equivale a una semana cotizada.

26

b. En físico.
 Se entrega el subsidio del trabajador para recuperar el 60% que el INSS debe asumir.

13.2 Las órdenes de reposo son emitidas por el médico tratante con una duración de uno a tres días. Durante este
tiempo el empleado:

a. No acumula vacaciones por días no laborados en el mes.
b. No son reportados al INSS.
c. La orden de reposo puede provenir de una clínica previsional o de una clínica privada cuando el trabajador se

vea limitado a acudir a una clínica previsional, considerando que el INSS no ofrece todos los servicios médicos
especiales para los trabajadores como: oftalmológicos, odontológicos, etc. Todo trabajador está obligado a
presentar la orden de reposo en original para archivarla en el expediente.

13.3 Las justificaciones de ausencia verbales por argumentar situaciones de salud no son validas como reposo, serán
consideradas como ausencia a cuenta de vacaciones si el empleado cuenta con días a su favor, si el empleado no cuenta
con vacaciones serán descontadas de su salario.

XIV. MUERTE DEL ASEGURADO

14.2 La Generalista de G&C a cargo del proceso registra baja de la persona trabajadora en el sistema del SIE con
sus ingresos percibidos durante su último día laboral.

14.3 La Generalista de G&C a cargo del proceso notifica a la oficina de Riesgos Laborales del INSS e Higiene y
Seguridad Laboral del Ministerio del Trabajo el deceso del trabajador cuando su muerte haya sido a causa de
un accidente.

14.4 La Generalista de G&C a cargo del proceso acompaña a los beneficiarios directos del asegurado en cualquier
trámite que requieran a fin que recibir el beneficio de viudez y/o orfandad para los hijos menores o
dependientes del asegurado.

XV. MANEJO DE LA POLIZA DE VIDA

Visión Mundial Nicaragua ofrece como parte de los beneficios al personal una Póliza de Vida anual con el objetivo de
garantizar atención ante posibles accidentes y/o respaldar a la familia en caso de muerte del trabajador.

15.1 Para la gestión de la Póliza de Vida se realiza lo siguiente:

a. La Generalista de G&C a cargo del proceso actualiza la lista de todo el personal de Visión Mundial Nicaragua
con el apoyo de los Encargados de Gente y Cultura de los Núcleos para remitirla a la Gerencia de Compras
quien es responsable del proceso de licitación.

b. La Póliza de Vida es resguardada por La Generalista de G&C a cargo del proceso.
c. Toda persona trabajadora que es contratada por World Visión, sin importar que se encuentra en período de

prueba, debe ser ingresado en la Póliza de vida mediante el llenado del documento orientado por la compañía
de seguros.
d. La persona trabajadora podrá actualizar sus beneficiarios cuando él lo considere necesario.
e. La Generalista de G&C a cargo del proceso reporta las bajas de trabajadores que han dejado de laborar para la
organización.
f. La Generalista de G&C a cargo del proceso garantiza que en el expediente de la persona trabajadora se
encuentre una copia del certificado con sus beneficiarios.
g. La Generalista de G&C a cargo del proceso reporta los accidentes de las personas trabajadoras en cualquier
sucursal de la compañía de seguros que esté más próxima a la oficina, en un período máximo de 6 días hábiles,

27

entregando los documentos orientados por la compañía para atención del reclamo.
h. La Generalista de G&C a cargo del proceso solicita apoyo de la Correduría de Seguros contratadas por Visión

Mundial para el manejo de casos y reclamos.
i. La Generalista de G&C a cargo del proceso de la ON o Encargado de P&C de Núcleo, lleva un expediente de

casos que se encuentren en reclamo ante la compañía de Seguros.

15.2 Muerte de la persona trabajadora.

a. La Generalista de G&C a cargo del proceso envía un informe por escrito a la Aseguradora informando la muerte
del asegurado en un término de 24 horas.

b. La Generalista de G&C a cargo del proceso llena y remite a la empresa aseguradora hoja de “Declaración por
fallecimiento”.

c. La Generalista de G&C a cargo del proceso remite copia de partida de nacimiento y cédula de la persona
trabajadora fallecida y de beneficiarios, así como Reporte de la Policía en caso que el deceso hubiera sido por
accidente de tránsito.

d. La Generalista de G&C a cargo del proceso solicita a familiares copia del Certificado de Defunción emitido por
un Centro de Salud y Certificado de Defunción del Registro Civil.

e. La Generalista de G&C a cargo del proceso da seguimiento y monitoreo para asegurar que los beneficiarios
reciben la suma asegurada conforme a la voluntad de la persona trabajadora expresada en su Certificado de la
Póliza de Vida.

f. La Generalista de G&C a cargo del proceso resguarda en el expediente de la persona trabajadora todos los
documentos por las gestiones realizadas ante la compañía de Seguros.

XVI. LIQUIDACIONES DEL PERSONAL.

Visión Mundial reconoce en la liquidación los beneficios de ley acumulados por la persona trabajadora hasta su último
día laboral como: salario, vacaciones, aguinaldo proporcional y pasivo laboral. Anexo 3 Formato de liquidación.

16.1 Para el pago de las prestaciones sociales se debe considerar lo siguiente:

a. Si la persona trabajadora pone su renuncia con 15 días de anticipación, reconocer su salario y sus beneficios
de ley hasta el último día que concluye el período de los quince días.

b. Se reconocerá el pasivo laboral proporcional a las personas trabajadoras que tengan menos de un año de
laborar considerando la fecha de inicio de su primer contrato de trabajo.

c. El cálculo del Pasivo Laboral para las personas trabajadoras que tengan de un año o más de laborar de forma
ininterrumpida será: un mes de salario durante los primeros tres años; veinte días durante los últimos tres
años, para completar 5 meses de salario en seis años.

d. Si el Empleador da por cancelada la relación laboral en un día viernes, o la persona trabajadora es notificada
en día viernes, el empleador reconoce a la persona trabajadora sus prestaciones sociales y salario
acumulados hasta el día domingo, dado que se considera que ha laborado la semana completa y por tanto
tiene derecho al Séptimo día.

e. La Generalista de G&C a cargo del proceso registra la baja de la persona trabajadora en OurPeople e
INSS. Así mismo, notificar a la compañía de Seguros la exclusión de la persona trabajadora de la póliza de
vida.

f. La Generalista de G&C a cargo del proceso registran en la liquidación cualquier deducción que la persona
trabajadora tuviera presente con la organización al momento de su salida.

g. No se deducirán o aplicarán en la liquidación de la persona trabajadora, vacaciones en saldo negativo que
tuviera el trabajador al momento de su retiro de la organización.

h. La Generalista de G&C a cargo del proceso solicita al Responsable Inmediato el Acta de Entrega firmada por
ambas partes.

i. La Generalista de G&C a cargo del proceso aplicar los impuestos sobre salario y vacaciones acumuladas.

28

j. La Generalista de G&C a cargo del proceso gestiona el pago de liquidación a través de cheque.
k. La Generalista de G&C a cargo del proceso entrega a la persona trabajadora su liquidación en un lapso no

mayor a diez días junto con su carta de trabajo.
La Generalista de G&C a cargo del proceso archiva en el expediente copia de la liquidación y sus soportes.
ANEXOS

Formato Acción de

Anexo 1 Formato Acción de Personal Personal.doc

Modelo de Adendum Adendum por

Anexo 2 Formatos de Adendum por extensión de contprarotom.odcoicón de puesto.doc

Formato de

Anexo 3 Formato de liquidación liquidación.xls

Control de

Anexo 4 Control de Información para expediente información para expediente del personal.xlsx

29

VISIÓN MUNDIAL NICARAGUA
MANUAL DE GENTE Y CULTURA

DESVINCULACIONES DE PERSONAL

Responsable: Gerencia de Gente y Cultura Fecha de Revisado:
Enero 2018

OBJETIVOS: Vigencia:
A partir de Marzo 2018
 Honrar el compromiso organizacional de “Valorar a las personas” y “Somos
cristianos” llevando a cabo un proceso de desvinculación que permita disminuir
el impacto negativo que todo proceso de desvinculación organizacional causa
en las personas.

 Apoyar al personal en su proceso de salida de forma que se cumpla con las
disposiciones legales locales y Política Global sobre Despidos, Reubicación y
Recontratación de Personal.

 Garantizar se lleven a cabo talleres de Outplacement y otros espacios de
reflexión para el personal afectado con los procesos de desvinculación.

ALCANCE:
Personal de Visión Mundial Nicaragua.

INTRODUCCIÓN.

Visión Mundial Nicaragua, por la naturaleza de sus operaciones, maneja diferentes desvinculaciones de personal,
algunas relacionadas a la terminación de un programa o proyecto, también por procesos de reestructuraciones
organizativas e incluso por reducciones presupuestarias.

Como parte del cuidado del personal, Visión Mundial garantiza la implementación de un proceso de
OUTPLACEMENT. El Outplacement hace referencia a la desvinculación programada o asistida de una persona para la
búsqueda de un nuevo empleo o reorientación a una nueva actividad. Por lo tanto, tiene como objetivo principal
proporcionar a los colaboradores el autoconocimiento, la actitud y las herramientas que faciliten su reinserción laboral
o el posible desarrollo de un negocio propio.

Una vez que el personal es comunicado sobre su desvinculación con la organización, a más tardar en una semana se
debe desarrollar un “Taller de Outplacement”.

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. Los Líderes inmediatos del colaborador informan a la Gerencia de Gente y Cultura sobre la desvinculación
de un colaborador que se da como parte de un proceso de transición, es decir de un cierre de programa o
proyecto.
2. Las desvinculaciones de personal producto de reestructuración organizacional son informadas por el Líder
Inmediato una vez que ha sido analizado y aprobado por el liderazgo a cargo del proceso de
reestructuración en la oficina nacional.
3. La Gerencia de Gente y Cultura de la Oficina Nacional explica a los Líderes Inmediatos del colaborador la
ruta de comunicación para la desvinculación, lo cual incluye la fecha de finalización de contrato, paquete de
beneficios y cálculo de liquidación laboral.
4. La Dirección de Gente y Cultura Desarrolla talleres de coaching a Gerentes y Líderes Inmediatos
Supervisores para fortalecer sus capacidades en el manejo de desvinculación de personal, así como
acompañar al personal que permanecerá en la organización que contribuya a mantener la motivación.

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5. La Gerencia de Gente y Cultura incluye en el proceso de desvinculación espacios para acompañar
espiritualmente al personal que saldrá de la organización, considerando la utilización de las herramientas
sobre “Espacios para la Gracia”.

6. La Gerencia de Gente y Cultura desarrolla talleres de Outplacement para el personal desvinculado en un
lapso no mayor al de una semana, posterior a su notificación de la desvinculación.

La temática de los talleres estará orientada hacia los siguientes temas:
1. Contenido Emocional
 Identificación de las emociones propias de la situación.
 Temores, expectativas y contradicciones frente a la situación de desvinculación.
 Actitud emocional adecuada frente a la búsqueda.
2. La Entrevista de trabajo
 Objetivos y tipos de entrevistas.
 La preparación previa a la entrevista.
 Preguntas difíciles en las entrevistas.
 Práctica-simulación de entrevistas conductuales.
 Otras técnicas de selección.
 Qué buscan las empresas.
3. Entrenamiento
 Diseño del Curriculum Vitae
 Definición de estrategias y medios de búsqueda (red de contactos, avisos, postulación proactiva,

detección de vacantes ocultas, avisos en prensa, headhunter).
 Evaluación de ofertas.
4. Micro Inversiones
 Análisis de los capitales con los que cuento.
 Inventario de las habilidades que me pueden generar ingresos.
 Diseño de una micro actividad financiera.
 Escalas de riesgos para determinadas inversiones
5. Negociación de Condiciones Laborales
 Evaluación de las opciones laborales.
 Negociación salarial.
 Pautas para la toma de decisión.
 Salarios de mercado.

7. Una vez que el personal sea informado sobre su desvinculación con la organización, se le concederán “Días
de Gracia” para la búsqueda de empleo, es decir que mientras sale definitivamente, Visión Mundial le
concederá un ´día a la semana para la búsqueda de una nueva oportunidad laboral.

8. Los “días de gracia” no afectarán el conteo de sus vacaciones, tampoco afectarán su salario mientras esté
laborando para World Vision.

9. World Vision procederá a liquidar prestaciones laborales de acuerdo a lo estipulado en la legislación local,
de manera que cada persona obtenga su liquidación conforme con la fórmula de cálculo establecida por ley.

10. De conformidad con la Política Global sobre Despido, Reubicación y Recontratación del Personal, se
establece que “ningún empleado podrá ser recontratado por Visión Mundial antes de doce meses desde la
fecha en que fueron liquidadas sus prestaciones.”

11. Si un colaborador salió de la organización por reestructuración y fue un empleado con un buen récord de
desempeño y conducta acorde a las políticas de la organización, se considerará como un candidato potencial
cuando desee aplicar a las plazas vacantes que Visión Mundial publique.

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VISIÓN MUNDIAL NICARAGUA
MANUAL DE POLÍTICAS

Registro biométrico de Asistencia de Personal

Responsable: Gerencia de Gente y Cultura Fecha de Revisado:
Febrero 2018

OBJETIVO: Vigencia:

 Garantizar que Visión Mundial Nicaragua lleve a cabo un correcto y exacto A partir de Marzo 2018
registro de asistencia de sus colaboradores y colaboradoras

ALCANCE:

Los procedimientos y documentos estratégicos elaborados y contextualizados por la Gerencia de Gente y Cultura
son de aplicación para la Oficina Nacional y todos los Proyectos que se implementen en Nicaragua bajo la
responsabilidad de World Vision.

INTRODUCCIÓN

El presente procedimiento establece las directrices generales y específicas para el registro de la asistencia de los/las
Colaboradores(as)

I. Responsabilidades.-

A. De Gente y Cultura:

a. La Gerencia de Gente y Cultura es responsable del registro de asistencia de todo el personal de acuerdo a la
siguiente jornada de trabajo: Lunes a Viernes de 8am a 5pm

b. La Gerencia de Gente y Cultura asegura la contextualización o elaboración de políticas que fortalezcan los
sistemas de control interno y de apoyo a una cultura de alto desempeño, de bienestar al personal, desarrollo
y compromiso.

c. La Gerencia de Gente y Cultura socializa con el personal de Visión Mundial Nicaragua las políticas
contextualizadas o elaboradas.

B. De la persona a cargo del proceso de planilla/nomina:

a. Se encargará de revisar reporte semanal de asistencia
b. Comunicará cualquier ausencia registrada a los usuarios(as) para solicitar su debida justificación.
c. Rebajara de planilla ausencias injustificadas.
d. Adjuntará reporte de asistencia a la nómina mensual al Contador General.

C. De la Recepcionista:

a. Verificará el uso correcto del dispositivo de marca
b. Generará reportes semanales y mensuales de asistencia y los entregará a la persona encargada del proceso de

planilla para su revisión.
c. Informará de cualquier anomalía, mal funcionamiento o consultas de los usuarios en general.

D. Del Contador General

a. Verificará y aplicará deducciones de nómina correspondientes vs. ausencias según reporte de asistencia que
genera de forma mensual la Gerencia de P&C.

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II. Procedimiento de registro de Asistencia a través del sistema biométrico.-
a. Todo funcionario(a) de Visión Mundial actual procederá a registrar su huella digital (dedo pulgar
derecho) a la hora de entrada y salida de la jornada laboral.
b. En caso de no registrar entrada o salida deberá llenar un formato de “incidencias de asistencia”
(formato 2) que deberá ser autorizado por el Superior inmediato y entregarlo a la Generalista de
GYC a cargo del proceso de planilla y nómina. Nota 1.
c. En caso de no registrar entradas o salidas y no exista la autorización respectiva se procederá a
descontar de nómina la ausencia correspondiente.
d. Se exceptúan del registro de asistencia cargos de Gerente y Director(a) de World Vision.

NOTAS:
1. Toda ausencia por feriado, compensatorios, días libres por cumpleaños, permisos por: estudios, enfermedad
(del empleado, de un familiar), maternidad, matrimonio, paternidad, servicio de jurado o vacaciones, deberán
ser registrados como corresponde en Petición de Ausencias en OurPeople.
Cualquier incidencia de asistencia que no se pueda reportar a través de Ourpeople deberá llenar el formato
especificado en el punto II.b. del presente documento.

Ausencias en Ourpeople.

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