การเขียนจดหมายกิจธุระ

การเขียนจดหมายกิจธุระ

1

นักเรียนรู้จักจดหมายชนิดใดบ้าง มีลักษณะอย่างไร
จดหมายส่วนตัว เขียนถามสารทุกข์สุกดิบ

จดหมายกิจธุระ ติดต่อกิจธุระต่าง ๆ

จดหมายธุรกิจ ติดต่อเชิงธุรกิจ

จดหมายราชการ ติดต่อระหว่างหน่วยงานต่าง ๆ กับส่วนราชการหรือส่วนราชการ

กับส่วนราชการ

การใช้สำนวนภาษาในการเขียนจดหมายควรใช้อย่างไร

• ใช้ให้เหมาะสมกับบุคคล

2

การเขียนในโอกาสต่าง ๆ

การเขียนมีหลายประเภท แต่ในระดับชั้นนี้จะเรียน ดังนี้

การเขียนจดหมายกิจธุระ

การเขียนรายงานและโครงงาน

การเขียนย่อความ

การเขียนเรียงความ การเขียนบรรยายและพรรณนา

การเขียนวิจารณ์ การเขียนแสดงความคิดเห็นและโต้แย้ง

การแต่งบทร้อยกรอง

3

จดหมายกิจธุระ

คือ จดหมายที่เขียนติดต่อกันเพื่อจุดประสงค์อย่างใดอย่าง
หนึ่งในการประกอบธุรกิจ ซึ่งมีรูปแบบการใช้ภาษาในระดับเป็น
ทางการหรือค่อนข้างเป็นทางการ ไม่ใช้ภาษาปากหรือภาษาพูด

4

ความสำคัญของจดหมายกิจธุระ

๑. ประหยัดทั้งเวลาและค่าใช้จ่าย เพราะไม่ต้องเดินทางไปติดต่อด้วยตนเอง

๒. สะดวกและรวดเร็ว
๓. ให้รายละเอียดของข้อมูลได้มาก ชัดเจน และมีระบบ

๔. ใช้เป็นหลักฐานในการค้นเรื่อง อ้างอิง หรือทางกฎหมายได้เป็นอย่างดี

๕. ส่งเสริมให้มีความสัมพันธ์ที่ดีในการติดต่อธุรกิจ รวมทั้งการแจ้งข่าวสารที่
ทันสมัย

5

ประเภทของ ประเภทให้ข้อมูล
จดหมายกิจธุระ ข่าวสารแก่ผู้อ่าน
เกี่ยวกับเรื่องกิจธุระ

เหมาะสำหรับการนำ
เสนอข้อมูลที่สั้น กระชับ
และตรงประเด็น

ประเภทโน้มน้าวใจ

มีจุดประสงค์เพื่อโน้มน้าวใจ
ผู้อ่านให้เกิดความรู้สึก
คล้อยตามเนื้อหาในจดหมาย

6

โครงสร้างของจดหมายกิจธุระ

๑. ส่วนต้น คือ ส่วนที่ระบุเหตุผลในการเขียนจดหมาย หรืออ้างถึงจดหมายที่
เคยเขียนติดต่อกันมา เพื่อทำให้ผู้อ่านเข้าใจมากขึ้น

คือ ส่วนที่เป็นรายละเอียดต่าง ๆ ที่จำเป็นและสำคัญ รวม

๒. ส่วนกลาง ทั้งเอกสารต่าง ๆ ที่แนบมาด้วย

๓. ส่วนท้าย คือ ส่วนที่เป็นข้อความลงท้ายจดหมายหรือสรุปจุดประสงค์
โดยต้องสรุปให้ชัดเจน มีเหตุผล และก็เป็นธรรมกับทั้งสองฝ่าย

7

รูปแบบของจดหมายกิจธุระ

๑. ที่อยู่ผู้ส่ง ๒. เลขที่จดหมาย/ปี พ.ศ.

๓. วัน เดือน ปี ๔. ที่อยู่ผู้รับ
๕. เรื่อง ๖. คำขึ้นต้น
๗. สิ่งที่ส่งมาด้วย ๘. เนื้อหาหรือใจความ

๙. คำลงท้าย ๑๐. ลายมือชื่อ

๑๑. ชื่อเต็ม 8

แบบฟอร์มจดหมายกิจธุระ ที่อยู่ผู้ส่ง

วัน เดือน ปี คำลงท้าย เนื้อหาหรือ
ชื่อเต็ม ใจความ
เรื่อง
คำขึ้นต้น 9
สิ่งที่ส่งมา
ด้วย

ลายมือชื่อ

ข้อควรปฏิบัติในการพิมพ์จดหมายกิจธุระ มีดังนี้

๑. ใช้กระดาษอย่างดีสีขาว ขนาด ๘.๕ × ๑๑ นิ้ว หรือกระดาษมาตรฐาน A ๔

๒ ใช้กระดาษเพียงหน้าเดียว
.

๓ รักษาความสะอาด ระมัดระวังเรื่องรูปแบบและการ
.
สะกดคำ

๔ เว้นที่ว่างขอบกระดาษด้านละ ๑.๕ นิ้ว
.

๕ ควรทำสำเนาจดหมายเก็บไว้ทุกฉบับ
.

10

เรื่องน่ารู้ ว่าด้วยการเขียนจดหมายกิจธุระ

สิ่งที่ส่งมาด้วยในจดหมายกิจธุระ อาจจะมีหรือไม่มีก็ได้ หากมีต้อง
ระบุให้ชัดเจนว่าเป็นสิ่งใด เพื่อให้ผู้รับตรวจสอบเมื่อได้รับสิ่งของว่าถูก
ต้องตรงกัน ป้องกันการผิดพลาดและเกิดการสูญหาย

ส่วนสำเนาจดหมายใช้สำหรับแสดงหลักฐานเพื่อยืนยัน
หากเกิดความจำเป็นในกรณีต่าง ๆ เช่น จดหมายสูญหาย
จดหมายเสียหายเนื่องจากอุบัติเหตุ ถือว่าเป็นความรอบคอบ
ที่ควรปฏิบัติอย่างยิ่ง

11

หัวใจสำคัญของการเขียนจดหมายกิจธุระ มีดังนี้

๑.
ข้อมูลชัดเจน สมบูรณ์ สอดคล้องกับจุดมุ่งหมายหรือวัตถุประสงค์ของจดหมาย

๒.
ใช้ภาษาถูกต้อง สะกดคำถูกต้อง ต้องใช้สำนวนภาษากะทัดรัด ชัดเจน สุภาพ ถูกต้อง

๓.
มีความสะอาดเรียบร้อย สวยงาม และมีความยาวไม่เกินหนึ่งหน้ากระดาษ

๕.
คำนึงถึงผู้รับจดหมายอยู่เสมอ ควรเขียนจดหมายให้
ผู้รับรู้สึกดี ให้เกียรติ ไม่ทำให้ผู้รับจดหมายโกรธเคือง

12

บูรณาการเศรษฐกิจพอเพียง

การเขียนจดหมายติดต่อ
กิจธุระในโอกาสต่าง ๆ ต้อง
เขียนให้ถูกต้องตามรูปแบบ
เหมาะสมกับกาลเทศะ และ
คำนึงถึงมารยาทในการเขียน

13

เขียนจดหมาย
เขียนจดหมายถึงเพื่อน

14

สรุปความรู้

ความสำคัญ การเขียน รูปแบบ

จดหมายกิจธุระ ที่อยู่ผู้ส่ง
เลขที่จดหมาย/ปี
ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย
วัน เดือน ปี
สะดวกรวดเร็ว ประเภท โครงสร้าง ที่อยู่ผู้รับ
เรื่อง
ให้รายละเอียดได้มาก ส่วนต้น คำขึ้นต้น
ส่วนกลาง สิ่งที่ส่งมาด้วย
ใช้เป็นหลักฐานได้ ให้ข้อมูลข่าวสาร ส่วน เนื้อหาหรือใจคว
แก่ผู้อ่านเกี่ยวกับ ท้าย คำลงท้าย
ส่งเสริมให้มีความสัมพันธ์ เรื่องกิจธุระ ลายมือชื่อ
ที่ดีระหว่างกัน ชื่อเต็ม 15

โน้มน้าวใจ