MODUL PENGURUSAN FAIL SPBT_PEMBAHAGI FAIL

Modul

Pengurusan Dokumen dan
Fail Skim Pinjaman Buku Teks

(SPBT) TAHUN 2022

“PEMBAHAGI FAIL SPBT”

Disediakan oleh:
ASHPALELA BINTI WASLI

Unit Hal Ehwal Murid
Sektor Pembangunan Murid
PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KUCHING

BIL SENARAI KANDUNGAN

1 Takwim SPBT

2 Carta Organisasi SPBT Sekolah BAHAGIAN 1

3 Peraturan SPBT Sekolah

4 Surat Lantikan Penyelaras SPBT & AJK SPBT/ Surat Penurunan
Kuasa

Salinan surat Pekeliling Ikhtisas, Surat Siaran, Surat Arahan
5 Pentadbiran dan Surat Makluman berkaitan SPBT d aripada

KPM/BBT/JPN/JAIN/PPD

6 Salinan surat permohonan pelupusan

7 Salinan surat kelulusan daripada ANM

8 Salinan Borang Arkib 2/08

9 Salinan Borang Arkib 12/08

Dokumen berkaitan buku hilang/rosak/gantian
10 10.1 Rekod murid tidak memulangkan buku teks SPBT

10.2 Surat Gantian Buku Teks SPBT

11 Dokumen / Maklumat berkaitan penyeliaan / pemantauan oleh
BBT/JPN/PPD/JAIN/Nazir/Audit/ Pentadbir

12 Maklumat aduan berkaitan buku teks

BAHAGIAN 1

01 1
TAKWIM
SKIM PINJAMAN BUKU TEKS

BAHAGIAN 1

02 1
CARTA ORGANISASI
2
SPBT SEKOLAH

BAHAGIAN 1

03 1
PERATURAN
SPBT SEKOLAH

3

BAHAGIAN 1

04 1
SURAT LANTIKAN
PENYELARAS SPBT & AJK
SPBT / SURAT PENURUNAN

KUASA

4

BAHAGIAN 1

05 1
SALINAN SURAT PEKELILING
5
IKHTISAS, SURAT SIARAN,
SURAT ARAHAN

PENTADBIRAN DAN SURAT
MAKLUMAN BERKAITAN SPBT

DARIPADA
KPM/BBT/JPN/JAIN/PPD

BAHAGIAN 1

06 1
SALINAN SURAT
PERMOHONAN PELUPUSAN

6

BAHAGIAN 1

07 7
SALINAN SURAT KELULUSAN

ANM

BAHAGIAN 1

08 1
SALINAN BORANG ARKIB 2/08
8

BAHAGIAN 1

09 1
SALINAN BORANG ARKIB

12/08

9

BAHAGIAN 1

10 1
SURAT LANTIKAN
PENYELARAS SPBT & AJK
SPBT / SURAT PENURUNAN

KUASA

10

BAHAGIAN 1

11 1
DOKUMEN / MAKLUMAT
BERKAITAN PENYELIAAN /

PEMANTAUAN OLEH
BBT/JPN/PPD/JAIN/NAZIR/

AUDIT/PENTADBIR

11

BAHAGIAN 1

12 1
MAKLUMAT ADUAN
BERKAITAN BUKU TEKS

12

BIL SENARAI KANDUNGAN

1 Borang Unjuran Enrolmen Murid

2 Borang Maklumat Stok BAHAGIAN 2

3 Penyata 460

4 Laporan Buku Teks Lebih Kurang (BTLK)

5 Surat permohonan penghantaran / pengambilan buku ke BOSD /
sekolah lain

6 Salinan surat taklimat pesanan, pengisian pesanan, cetakan penyata
460 dan maklumat berkaitan pembekalan buku teks

7 Salinan surat murid pindah sekolah

BAHAGIAN 2

01 1
BORANG UNJURAN
ENROLMEN MURID

BAHAGIAN 2

02 1
BORANG MAKLUMAT STOK
2

BAHAGIAN 2

03 1
PRNYATA 460

3

BAHAGIAN 2

04 1
LAPORAN BUKU TEKS LEBIH

KURANG (BTLK)

4

BAHAGIAN 2

05 1
SURAT PERMOHONAN

PENGHANTARAN /
PENGAMBILAN BUKU KE
BOSD / SEKOLAH LAIN

5

BAHAGIAN 2

06 1
SALINAN SURAT TAKLIMAT

PESANAN, PENGISIAN
PESANAN, CETAKAN PENYATA

460 DAN MAKLUMAT
BERKAITAN PEMBEKALAN

BUKU TEKS

6

BAHAGIAN 2

07 7
SALINAN SURAT MURID

PINDAH SEKOLAH

SALINAN SIJIL AKUAN BAHAGIAN 3
PENERIMAAN (SAP) / SALINAN
INVOIS/ SALINAN NOTA SERAHAN

BIL TAHUN
01 2022
02 2021
03 2020
04 2019
05 2018

07 2017

08 2016

**Disimpan 7 tahun.

BAHAGIAN 3

1

SALINAN SIJIL AKUAN
PENERIMAAN (SAP) / SALINAN

INVOIS/ SALINAN NOTA
SERAHAN

TAHUN 2022

BAHAGIAN 3

SALINAN SIJIL AKUAN 2
PENERIMAAN (SAP) / SALINAN

INVOIS/ SALINAN NOTA
SERAHAN

TAHUN 2021

BAHAGIAN 3

SALINAN SIJIL AKUAN 3
PENERIMAAN (SAP) / SALINAN

INVOIS/ SALINAN NOTA
SERAHAN

TAHUN 2020

BAHAGIAN 3

SALINAN SIJIL AKUAN 4
PENERIMAAN (SAP) / SALINAN

INVOIS/ SALINAN NOTA
SERAHAN

TAHUN 2019

BAHAGIAN 3

SALINAN SIJIL AKUAN 5
PENERIMAAN (SAP) / SALINAN

INVOIS/ SALINAN NOTA
SERAHAN

TAHUN 2018

BAHAGIAN 3

SALINAN SIJIL AKUAN
PENERIMAAN (SAP) / SALINAN

INVOIS/ SALINAN NOTA
SERAHAN

TAHUN 2017

6

BAHAGIAN 3

SALINAN SIJIL AKUAN
PENERIMAAN (SAP) / SALINAN

INVOIS/ SALINAN NOTA
SERAHAN

TAHUN 2016

7

SPBTG (MURID) SPBTG (GURU)

INDEX SPBT G SPBT G
(MURID) (GURU)

01 2022 2022
02 2021 2021
03 2020 2020

04 2019 2019
05 2018 2018

**Disimpan 5 tahun.

SPBTG (MURID)

01 1
BORANG SPBT G (MURID)

TAHUN 2022

SPBTG (MURID)

01 2
BORANG SPBT G (MURID)

TAHUN 2021

SPBTG (MURID)

01 3
BORANG SPBT G (MURID)

TAHUN 2020

SPBTG (MURID)

01
BORANG SPBT G (MURID)

TAHUN 2019

4

SPBTG (MURID)

01
BORANG SPBT G (MURID)

TAHUN 2018

5

SPBTG (GURU)

01 1
BORANG SPBT G (GURU)

TAHUN 2022

SPBTG (GURU)

01 2
BORANG SPBT G (GURU)

TAHUN 2021

SPBTG (GURU)

01 3
BORANG SPBT G (GURU)

TAHUN 2020

SPBTG (GURU)

01
BORANG SPBT G (GURU)

TAHUN 2019

4

SPBTG (GURU)

01
BORANG SPBT G (GURU)

TAHUN 2018

5

SEKIAN, TERIMA KASIH