M O D U L A J A R P E N G E L O L A A N K E A R S I P A N Program Keahlian Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis Direktorat Sekolah Menengah Kejuruan Direktorat Jendral Pendidikan Vokasi Kementrian Pendidikan Kebudayaan Riset dan Teknologi Fase F SMK Kelas XI
1 DAFTAR ISI DAFTAR ISI..............................................................................................................................1 BAB I INFORMASI UMUM...................................................................................................2 A. Identitas Modul ...............................................................................................................2 B. Kompetensi Awal............................................................................................................2 C. Profil Pelajar Pancasila ...................................................................................................2 D. Sarana dan Prasarana ......................................................................................................2 E. Target Peserta Didik .......................................................................................................3 F. Model Pembelajaran .......................................................................................................3 BAB II KOMPENEN INTI ......................................................................................................4 A. Tujuan Pembelajaran ......................................................................................................4 B. Pemahaman Bermakna....................................................................................................4 C. Pertanyaan Pemantik.......................................................................................................4 D. Persiapan Pembelajaran ..................................................................................................5 E. Kegiatan Pembelajaran ...................................................................................................6 F. Asesmen........................................................................................................................11 G. Pengayaaan dan Remedial ............................................................................................14 H. Refleksi Peserta Didik dan Guru...................................................................................14 BAB III LAMPIRAN .............................................................................................................15 A. Lembar Kerja Peserta Didik..........................................................................................16 B. Bahan Bacaan Guru dan Peserta Didik.........................................................................16 C. Glosarium......................................................................................................................24 D. Daftar Pustaka...............................................................................................................24
2 BAB I INFORMASI UMUM A. Identitas Modul Satuan Pendidikan : SMKN 1 Kudus Program Keahlian : Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis Mata Pelajaran : Pengelolaan Kearsipan Fase / Kelas : F / XI Guru / Fasilitator : Vina Afriyani Tahun Pelajaran : 2022/2023 Alokasi Waktu : 12 × 45 menit B. Kompetensi Awal Kemampuan awal peserta didik sebagai kemampuan dasar yang diharapkan telah dimiliki peserta didik terkait materi pengelolaan kearsipan sehingga peserta didik mampu memahami pengelolaan kearsipan. C. Profil Pelajar Pancasila Setelah mengikuti pembelajaran ini, profil pelajar pancasila yang diharapkan muncul pada peserta didik adalah : Beriman dan bertakwa kepada Tuhan YME Mandiri Bernalar kritis Bergotong royong Kreatif D. Sarana dan Prasarana Beberapa sarana dan prasarana yang dibutuhkan : Alat dan bahan Smart phone Laptop / komputer
3 Jaringan internet Media pembelajaran Digital dan non digital berupa buku paket, e-book, tautan edukasi di internet Lembar kerja siswa File powerpoint Video pembelajaran E. Target Peserta Didik Modul ini dapat digunakan guru untuk mengajar di kelas XI (sebelas) Program Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis. Terdapat suatu target peserta didik yakni sebagai berikut : Peserta didik regular/tipikal pada kelas XI MPLB 1, 2, dan 3 Peserta didik dengan kesulitan belajar Peserta didik dengan pencapaian tinggi F. Model Pembelajaran Model pembelajaran yang akan digunakan adalah pembelajaran kontekstual berbasis konstruktivisme dengan metode tanya jawab, diskusi terbuka, penugasan, dan studi pustaka.
4 BAB II KOMPENEN INTI A. Tujuan Pembelajaran 1. Peserta didik mampu menjelaskan pengertian kearsipan 2. Peserta didik mampu mengklarifikasikan jenis-jenis arsip 3. Peserta didik mampu menyebutkan fungsi peralatan arsip 4. Peserta didik mampu menunjukkan prosedur penyimpanan arsip 5. Peserta didik dapat menjelaskan macam-macam peralatan kearsipan 6. Peserta didik dapat menyebutkan jenis-jenis perlengkapan B. Pemahaman Bermakna 1. Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan data dan informasi menurut sistem tertentu. 2. Arsip mempunyai peranan sebagai pusat dan sumber informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan oleh sebuah organisasi dalam rangka melaksanakan berbagai kegiatan perencanaan, penganalisisan data, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. C. Pertanyaan Pemantik Apa yang kalian pikirkan mengenai gambar diatas?
5 D. Persiapan Pembelajaran No. Materi Strategi Pembelajaran Tempat Alat Bantu Waktu Asessmen Diagnostik Formatif Sumatif 1. Konsep dasar arsip Peserta didik diberi materi tentang konsep dasar arsip kemudian peserta didik mengungkapk an pendapatnya Lab OTKP Alat : Smartph one LCD Laptop ATK Bahan : Jaringa n internet Daftar pertany aan lisan/tul is 4JP Mengukur sejauh mana pemahaman peserta didik Dalam proses pembelajaran dilakukan metode tanya jawab antara guru dan peserta didik terhadap pemahaman materi Di akhir kompetensi/teng ah semester/akhir semester melakukan tes secara holistic dengan tujuan untuk mengetahui pencapaian belajar peserta didik dari pembelajaran yang sudah berakhir 2. Klasifikas i dan jenis arsip Peserta didik diberi materi tentang klasifikasi dan jenis arsip kemudian peserta didik mengungkapk an pendapatnya Lab OTKP Alat : Smartph one LCD Laptop ATK Bahan : Jaringa n internet Daftar pertany aan lisan/tul is 4JP Mengukur sejauh mana pemahaman peserta didik Dalam proses pembelajaran dilakukan metode tanya jawab antara guru dan peserta didik terhadap pemahaman materi Di akhir kompetensi/teng ah semester/akhir semester melakukan tes secara holistic dengan tujuan untuk mengetahui pencapaian belajar peserta didik dari pembelajaran yang sudah
6 berakhir 3. Peralatan kearsipan Peserta didik diberi materi tentang peralatan kearsipan kemudian peserta didik mengungkapk an pendapatnya Lab OTKP Alat : Smartph one LCD Laptop ATK Bahan : Jaringa n internet Daftar pertany aan lisan/tul is 4JP Mengukur sejauh mana pemahaman peserta didik Dalam proses pembelajaran dilakukan metode tanya jawab antara guru dan peserta didik terhadap pemahaman materi Di akhir kompetensi/teng ah semester/akhir semester melakukan tes secara holistic dengan tujuan untuk mengetahui pencapaian belajar peserta didik dari pembelajaran yang sudah berakhir 4. Perlengka pan kearsipan Peserta didik diberi materi tentang peralatan kearsipan kemudian peserta didik mengungkapk an pendapatnya Lab OTKP Alat : Smartph one LCD Laptop ATK Bahan : Jaringa n internet Daftar pertanyaan lisan/tulis 4JP Mengukur sejauh mana pemahaman peserta didik Dalam proses pembelajaran dilakukan metode tanya jawab antara guru dan peserta didik terhadap pemahaman materi Di akhir kompetensi/teng ah semester/akhir semester melakukan tes secara holistic dengan tujuan untuk mengetahui pencapaian belajar peserta didik dari pembelajaran yang sudah berakhir E. Kegiatan Pembelajaran
7 Pertemuan 1 : 4×45 JP Konsep Arsip No. Kegiatan Belajar Durasi Waktu A Pendahuluan 1. Guru melakukan pembukaan dengan salam pembuka dan berdoa untuk memulai pembelajaran 2. Guru menyapa dan melakukan pemeriksaan kehadiran peserta didik 3. Guru mempersiapkan siswa secara fisik dan psikis 4. Guru bersama dengan peserta didik membahas tentang kesepakatan yang akan diterapkan dalam pembelajaran 5. Guru menyampaikan tujuan dan metode pembelajaran yang akan di gunakan 6. Guru memberikan apersepsi peserta didik melalui pertanyaan pemantik: 30 menit B Inti 1. Peserta didik mendapatkan pemaparan secara umum tentang konsep dasar Arsip 2. Dengan metode tanya jawab guru dan siswa berdiskusi tentang pengertian arsip 3. Peserta didik diberikan kesempatan untuk mengeksplor pengetahuan mereka dengan mengemukakan pendapat mengenai pengertian arsip 4. Peserta didik secara bergantian mengungkapkan pendapat mereka mengenai pengertian arsip dengan bimbingan guru 5. Peserta didik dapat menanyakan hal-hal yang belum dipahami pada guru 6. Peserta didik diminta untuk mengerjakan soal latihan 195 menit C Penutup 1. Peserta didik diberi kesempatan untuk mengkomunikasikan kendala yang dihadapi dalam pembelajaran 2. Peserta didik dan guru membuat kesimpulan 3. Peserta didik menerima apresiasi dan motivasi dari guru 4. Guru menyampaikan kepada peserta didik tentang materi yang akan dipelajari pada pertemuan berikutnya 5. Menutup pembelajaran dengan salam dan berdoa 45 menit
8 Pertemuan 2 : 4×45 menit Klasifikasi dan Jenis Arsip No Kegiatan Belajar Durasi Waktu A Pendahuluan 1. Guru melakukan pembukaan dengan salam pembuka dilanjutkan dengan berdoa yang dipimpin oleh ketua kelas 2. Guru menyapa dan melakukan pemeriksaan kehadiran peserta didik 3. Guru menanyakan kabar tentang kesehatan peserta didik, mengingatkan untuk senantiasa menjaga kebersihan dan protokol kesehatan ketika berada di luar rumah 4. Guru mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang mengaitkan materi sebelumnya dengan materi yang akan dipelajari 5. Guru menyampaikan tujuan dan metode pembelajaran yang akan di gunakan 6. Guru memberikan motivasi tentang pentingnya komunikasi dengan melakukan apersepsi melalui pengamatan gambar 30 menit B Inti 1. Peserta didik mendapatkan pemaparan tentang klasifikasi dan jenis arsip 2. Peserta didik diberikan kesempatan untuk mengeksplor pengetahuan mereka dengan mengemukakan pendapat mengenai klasifikasi dan jenis arsip 3. Peserta didik secara bergantian mengungkapkan pendapat mereka mengenai klasifikasi dan jenis arsip serta memberikan contoh dari beberapa jenis klasifikasi dan jenis arsip dengan bimbingan guru 4. Peserta didik dapat menanyakan hal-hal yang belum dipahami pada guru 5. Peserta didik diminta untuk mengerjakan soal latihan 195 menit C Penutup 1. Peserta didik diberi kesempatan untuk mengkomunikasikan kendala yang dihadapi dalam pembelajaran 2. Peserta didik dan guru membuat kesimpulan 3. Peserta didik menerima apresiasi dan motivasi dari guru 4. Guru menyampaikan kepada peserta didik tentang materi yang akan dipelajari pada pertemuan berikutnya 5. Menutup pembelajaran dengan berdoa dan salam 45 menit Pertemuan 3 : 4×45 menit
9 Peralatan Kearsipan No Kegiatan Belajar Durasi Waktu A Pendahuluan 1. Guru melakukan pembukaan dengan salam pembuka dilanjutkan dengan berdoa yang dipimpin oleh ketua kelas 2. Guru menyapa dan melakukan pemeriksaan kehadiran peserta didik 3. Guru menanyakan kabar tentang kesehatan peserta didik, mengingatkan untuk senantiasa menjaga kebersihan dan protokol kesehatan ketika berada di luar rumah 4. Guru mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang mengaitkan materi sebelumnya dengan materi yang akan dipelajari 5. Guru menyampaikan tujuan dan metode pembelajaran yang akan di gunakan 6. Guru memberikan motivasi tentang pentingnya komunikasi dengan melakukan apersepsi melalui pengamatan gambar 30 menit B Inti 1. Peserta didik mendapatkan pemaparan tentang peralatan kearsipan 2. Peserta didik diberikan kesempatan untuk mengeksplor pengetahuan mereka dengan mengemukakan pendapat peralatan kearsipan 3. Peserta didik secara bergantian mengungkapkan pendapat mereka mengenai peralatan kearsipan serta memberikan contoh dari beberapa peralatan kearsipan dengan bimbingan guru 4. Peserta didik dapat menanyakan hal-hal yang belum dipahami pada guru 5. Peserta didik diminta untuk mengerjakan soal latihan 195 menit C Penutup 1. Peserta didik diberi kesempatan untuk mengkomunikasikan kendala yang dihadapi dalam pembelajaran 2. Peserta didik dan guru membuat kesimpulan 3. Peserta didik menerima apresiasi dan motivasi dari guru 4. Guru menyampaikan kepada peserta didik tentang materi yang akan dipelajari pada pertemuan berikutnya 5. Menutup pembelajaran dengan berdoa dan salam 45 menit Pertemuan 4 : 4×45 menit
10 Perlengkapan Kearsipan No Kegiatan Belajar Durasi Waktu A Pendahuluan 1. Guru melakukan pembukaan dengan salam pembuka dilanjutkan dengan berdoa yang dipimpin oleh ketua kelas 2. Guru menyapa dan melakukan pemeriksaan kehadiran peserta didik 3. Guru menanyakan kabar tentang kesehatan peserta didik, mengingatkan untuk senantiasa menjaga kebersihan dan protokol kesehatan ketika berada di luar rumah 4. Guru mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang mengaitkan materi sebelumnya dengan materi yang akan dipelajari 5. Guru menyampaikan tujuan dan metode pembelajaran yang akan di gunakan 6. Guru memberikan motivasi tentang pentingnya komunikasi dengan melakukan apersepsi melalui pengamatan gambar 30 menit B Inti 1. Peserta didik mendapatkan pemaparan tentang perlengkapan kearsipan, analisa kebutuhan peralatan dan perlengkapan kearsipan 2. Peserta didik diberikan kesempatan untuk mengeksplor pengetahuan mereka dengan mengemukakan pendapat tentang perlengkapan kearsipan, analisa kebutuhan peralatan dan perlengkapan kearsipan 3. Peserta didik secara berkelompok mengungkapkan pendapat mereka mengenai perlengkapan kearsipan, analisa kebutuhan peralatan dan perlengkapan kearsipan serta memberikan contoh dari beberapa perlengkapan kearsipan, analisa kebutuhan peralatan dan perlengkapan kearsipan dengan bimbingan guru 4. Peserta didik dapat menanyakan hal-hal yang belum dipahami pada guru 5. Peserta didik diminta untuk mengerjakan soal latihan 195 menit C Penutup 1. Peserta didik diberi kesempatan untuk mengkomunikasikan kendala yang dihadapi dalam pembelajaran 2. Peserta didik dan guru membuat kesimpulan 3. Peserta didik menerima apresiasi dan motivasi dari guru 4. Guru menyampaikan kepada peserta didik tentang materi yang akan dipelajari pada pertemuan berikutnya 45 menit
11 5. Menutup pembelajaran dengan berdoa dan salam F. Asesmen 1. Bentuk Asesmen - Tertulis : menggunakan tes objektif pilihan ganda - Performa : Melalui teknik observasi, guru mengamati kinerja peserta didik dilihat dari hasil pekerjaan dan kelengkapannya serta dari kegiatan presentasi hasil pekerjaan - Sikap : Disiplin, kerja keras, dan tanggung jawab 2. Jenis Asesmen a. Asesmen Diagnostik Assesmen diagnostik diperoleh melalui kolaborasi dengan guru BK untuk mendapatkan informasi atau data awal peserta didik b. Asesmen Formatif Assesmen formatif dilakukan dengan melakukan pengamatan secara komprehensif terhadap seluruh peserta didik selama proses KBM berlangsung baik dari keaktifan maupun dari sikap c. Asesmen Sumatif Assesmen sumatif dilakukan pada akhir pembelajaran unit/bab/kompetensi tertentu yang bertujuan untuk mengetahui pencapaian belajar peserta didik dari pembelajaran yang sudah berakhir PILIHAN GANDA Jawablah pertanyaan berikut dengan memilih jawaban A, B, C, D dan E yang paling tepat! 1. Secara etimologi, arsip berasal dari Bahasa Yunani yaitu … a. Archium b. Felum c. Bundel d. Archieve e. Archief
12 2. Surat atau warkat baru dapat disebut sebagai arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut, kecuali … a. Mempunyai arti b. Mempunyai kegunaan c. Disimpan dengan teratur d. Berharga e. Tulisannya bagus 3. Berikut ini yang bukan contoh arsip adalah … a. Surat b. Faktur c. Majalah d. Laporan e. Kuitansi 4. Arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawian adalah … a. Financial record b. Personal record c. Inventory record d. Sales record e. Production record 5. Beikut ini adalah contoh arsip rahasia yaitu … a. Surat undangan b. Surat lamaran pekerjaan c. Naskah proklamasi d. Surat tagihan e. Hasil penilaian pegawai 6. Arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelanggaraan administrasi negara adalah … a. Arsip statis b. Arsip penting
13 c. Arsip rahasia d. Arsip dinamis e. Arsip biasa 7. Alat yang digunakan untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen adalah … a. Alat sortir b. Numerator c. Filling cabinet d. Label e. Perforator 8. Map yang mempunyai penjepit di tengah map adalah … a. Folder b. Map snelhecter c. Guide d. Hanging guide e. Stopmap folio 9. Lembaran kertas agak tebal yang bentuknya seperti guide, dipergunakan untuk mencatat arsip yang akan disimpan adalah … a. Kartu indeks b. Kartu tunjuk silang c. Buku arsip d. Map pengganti e. Buku agenda 10. Alat bantu dalam menemukan kembali arsip adalah … a. Kartu indeks b. Kartu tunjuk silang c. Buku arsip d. Buku agenda e. Map pengganti URAIAN
14 1. Jelaskan pengertian dari arsip dan kearsipan! 2. Sebutkan nilai guna arsip dan berikan contohnya! 3. Sebutkan fungsi dari peralatan kearsipan 4. Sebutkan alat kearsipan apa saja yang digunakan dalam penyimpanan dengan cara horizontal! 5. Sebutkan apa saja perlengkapan kearsipan! G. Pengayaaan dan Remedial a. Pengayaan 1. Lakukan sebuah pengamatan pada lingkungan sekolah kalian, lalu berikan contoh apa saja yang termasuk dalam peralatan dan perlengakapan kearsipan. b. Remedial Lakukan pembelajaran mandiri untuk menambah wawasan tentang pengelolaan kearsipan. Lakukan kegiatan berikut : 1. Bentuklah kelompok dengan anggota 4 orang/kelompok! 2. Gambarlah macam-macam peralatan dan perlengkapan kearsipan! 3. Lalu jelaskan dengan membuat sebuah video! 4. Kumpulkan dalam Google Drive! H. Refleksi Peserta Didik dan Guru Refleksi Peserta Didik 1. Hal-hal apakah yang masih belum dipahami dari materi yang disampaikan? 2. Apakah metode yang dilakukan dapat membuat peserta didik memahami konsep materi? 3. Apakah ada kendala pada kegiatan pembelajaran? Refleksi Guru
15 1. Apakah semua peserta didik aktif dalam kegiatan pembelajaran? 2. Apa saja kesulitan peserta didik yang dapat diidentifikasi pada kegiatan pembelajaran? 3. Apakah peserta didik yang memiliki kesulitan ketika berkegiatan dapat teratasi dengan baik? 4. Apa level pencapaian rata-rata peserta didik dalam kegiatan pembelajaran ini? 5. Apakah seluruh peserta didik dapat dianggap tuntas dalam pelaksanaan pembelajaran? BAB III LAMPIRAN
16 A. Lembar Kerja Peserta Didik LEMBAR KERJA PESERTA DIDIK Nama Anggota Kelompok : 1. 2. 3. 4. Kelas : Tanggal : Mata Pelajaran : Pengelolaan Kearsipan Kelas / Program Keahlian : Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis Tahun : 2022/2023 Tujuan 1. Peserta didik dapat menjelaskan macam-macam peralatan kearsipan 2. Peserta didik dapat menjelaskan macam-macam perlengkapan kearsipan Alat dan Bahan 1. Kertas manila putih 2. Alat tulis 3. Handphone/Laptop Petunjuk Praktik : 1. Lakukanlah pengamatan di sekitar lingkungan sekolah 2. Carilah macam-macam peralatan dan perlengkapan kearsipan beserta tuliskan fungsinya 3. Tulis dan gambarlah pada kertas manila putih B. Bahan Bacaan Guru dan Peserta Didik
17 A. Konsep Dasar Arsip Menurut Bhartos (2005:1) Arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokokya dapat diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keteranganketerangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula. Yang termasuk sebagai arsip itu misalnya: surat-surat, kuitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagainya. Secara etimologi ( asal usul kata) arsip berasal dari satu bahasa: Bahasa Yunani, yaitu archium artinya peti untuk menyimpan sesuatu, Bahasa Latin, yaitu felum (bundel) yang artinya tali atau benang, Bahasa Inggris, yaitu archieve artinya kumpulan warkat, “ record “ artinya catatan, dan “file” artinya sekumpulan informasi/warkat, Bahasa Belanda, yaitu archief artinya warkat Bahasa Jerman, yaitu archivalen artinya warkat The International Standar Organization (ISO on record managementISO 15489) mendifenisikan record (dokumen) sebagai informasi yang oleh organisasi terima, dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukm atau transaksi bisnis. Dokumen ini mempunyai awal dan akhir yang dapat berupa teks, data, peta digital, spreadsheets, database, gambar, dan data suara. Sedangkan dalam Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan, beberapa pengetian mengenai arsip dan kearsipan telah terangkum di dalam Bab I Ketetuan Umum Pasal 1. Berikut ini pengertian arsip dan kearsipan menurut UU No. 43 Tahun 2009: a) Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. b) Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
18 politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. c) Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. d) Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. e) Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan atau terus menerus. f) Arsip inakitif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. g) Arsip statis adalah arsip yang dihasilan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baiik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan atau lembaga kearsipan. h) Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. i) Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga. B. Jenis-jenis Arsip 1. Jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya Bberdasarkan bentuk fisiknya arsip dibagi sebagai berikut : Arsip yang berbentuk lembaran. Contoh: sura, kwitansi, faktur, dan foto, Arsip yang tidak berbentuk lembaran. Contoh: disket, flash disk, microfilm, dan rekaman pada pita kaset. 2. Jenis arsip berdasarkan masalahnya Berdasarkan masalahnya arsip dibagi sebagai berikut:
19 financial record, yaitu arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai masalah keuangan. Contoh: kuitansi, giro, cek, dan kartu kredit Inventory record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris. Contoh: catatan tentang jumlah barang, merek, ukuran dan harga Personal record. yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Contoh: surat lamaran kerja, kurikulum vitae, absensi pegawai, dan surat keputusan Sales record. yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan. Contoh: data penjualan dan daftar nama agen dan distributor Production record. yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah produksi. Contoh: arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat/ mesin yang digunakan dan jenis dan kualitas barang. 3. Jenis arsip berdasarkan pemiliknya Berdasarkan pemiliknya arsip dibagi sebagai berikut: a. Lembaga pemerintahan - Arsip Nasional di Indonesia (Arsip Nasional Republik Indonesia) - Arsip Nasional di setiap ibukota daerah tingkat 1 (Arsip Nasional daerah) b. Instansi pemerintah/swasta - Arsip primer dan arsip sekunder. Arsip primer adalah arsip aslinya, sedangkan arsip sekunder adalah arsip yang berupa tindasan atau karbon kopi - Arsip sentral dan arsip unit. Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya. arsip unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannya pada setiap bagian organisasi 4. Jenis arsip berdasarkan sifatnya Berdasarkan sifatnya, arsip dibagi sebagai berikut: Arsip tidak penting, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan informasi. Contoh: surat undangan dan surat pemberitahuan
20 Arsip biasa, yaitu arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat arsip yang diinformasikan itu berlalu. Contoh: surat lamaran kerja dan surat tagihan Arsip penting, yaitu arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa yang akan datang, sehingga perlu disimpan dalam waktu yang lama. Contoh: surat perjanjian dan surat kontrak Arsip sangat penting (vital), yaitu arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya atau bernilai sejarah/ilmiah. Contoh: naskah Proklamasi dan surat keputusan hasil penelitian ilmiah Arsip rahasia, yaitu arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja dalam suatu organisasi. Contoh: hasil penilaian pegawai dan strategi pemasaran. 5. Jenis arsip berdasarkan fungsinya Berdasarkan fungsinya arsip dibagi sebagai berikut: a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. dibedakan sebagai berikut: Arsip aktif, yaitu arsip yang dipergunakan secara terus-menerus dalam kegiatan kantor. Arsip ini masih sering dikeluarkan untuk keperluan tertentu. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun tetapi kadang-kadang masih diperlukan. Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah sangat jarang digunakan. Arsip inaktif hanya digunakan sebagai referensi atau pemberi keterangan semata. b. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi negara .
21 C. Peralatan Kearsipan Menurut Undang-Undang No.43 Tahun 2009, dalam pengelolaan arsip membutuhkan dukungan sarana dan prasarana dalam pelaksanaannya. Peralatan dan Perlengkapan arsip adalah sarana pendukung dari pengelolaan arsip. Dalam pemilihan peralatan arsip haruslah memperhatikan baik- buruknya kualitas peralatan arsip. Hal ini dikarenakan dengan baik buruknya kualitas peralatan arsip berpengaruhterhadap jangka waktu penyimpanan arsip. Beberapa bahan yang tahan lama adalah bahan-bahan yangmemiliki kualitas yang terbaik. Adapun beberapa material yang dapat bertahan lama adalah seperti, yang terbuat dari logam, kayu jati, aluminium, besi baja maupun bahan kuat lainnya. Berikut adalah macam-macam peralatan kearsipan : a) Filling Cabinet Filling Cabinet adalah peralatan arsip yang biasa digunakan untuk menyimpan berkas ke dalam laci. Filling Cabinet ini bisa terbuat dari plastik, logam, atau kayu. Di bagian laci, biasanya menggunakan semacam slide untuk mempermudahketika membukanya, lalu ada semacam pengunci untuk mencegah laci ketarik keluar hingga lepas. b) Rotary Rotary adalah alat kearsipan untuk menaruh berkas dan bisa digerakkan secara berputar. Jenis ini memang dirancang dengan sedemikian rupa untuk tujuan bisa menampung berkas lebih banyak dari lemari biasa, termasuk Filling Kabinet di atas. Dan hanya dengan memutar alat ini, pekerjaan bisa dilakukan lebih mudah dan cepat. Penggunaan rotary ini bisa membantu dalam memaksimalkan penggunaan lantai di ruang kantor. c) Lemari Arsip Lemari arsip memiliki fungsi sama seperti Filling Cabinet tadi, namun bentuknya lebih mirip ke almari almari pakaian. Dan penyimpanannya pun tidak dilakukan seperti Filling Cabinet. Penyimpanan pada lemari arsip ini biasanya dengan cara memasukkan berkas ke dalam Ordner lalu diletakkan secara berdiri menyamping. Meskipun sebetulnya bisa juga ditumpuk langsung secara mendatar seperti Filling Cabinet di atas.
22 Lemari arsip biasanya terbuat dari besi atau kayu yang dilengkapi dengan daun pintu. d) Rak Arsip Rak Arsip adalah alat pengarsipan dengan menyusun berkas secara lateral atau menyamping. Berkas-berkas ini bisa dikelompokkan dulu, lalu dimasukkan ke ordner atau kotak arsip sesuai pengelompokan. e) Map Arsip Map dapat digunakan untuk menyimpan surat-surat atau dokumendokumen lain yang tidak terlalu banyak. Dapat berkisar dari satu hingga lima puluh lemari. Jika menyimpan terlalu banyak berkas di dalamnya akan sulit untuk ditutup. Karena memang fungsinya untuk menyimpan sedikit berkas. Map arsip ini bisa terbuat dari kertas dan plastik. Terdapat beberapa jenis, yakni Stopmap Folio, Map Snelhecter, Map Folder, Hanging Folder. f) Ordner Ordner ini seperti map folder, yakni untuk menyimpan berbagai surat dan dokumen. Namun kapasitasnya lebih besar dan di dalamnya terdapat ring binder untuk menjepit berkas-berkas. Untuk itu, sebelum menaruh berkas ke dalam ordner perlu melubanginya menggunakan perforator. Alat ini terbuat dari materi yang tebal dan cukup kuatuntuk diletakkan secara lateral. g) Stapler Stapler adalah alat untuk menyatukan beberapa lembaran kertas dengan mengikatnya dengan isi staples. Alat ini sangat sederhana, cukup digerakkan dengan tangan untuk menekan isi staples yang berbentuk U untuk mengikat sejumlah lembaran kertas. h) Perforator Perforator adalah alat yang biasanya digunakan untuk membuat lubang di tepi kertas. Namun dapat pula digunakan untuk melubangi arsip. Alat ini penting dalam peralatan pengarsipan, karena dibutuhkan ketika ingin memasukkan berkas ke dalam order. i) Label Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada pengelompokan kertas,lalu dapat ditempelkan pada bagian folder.
23 j) Alat sortir Alat sortir biasa digunakan untuk memisahkan surat-surat untuk disimpan ke folder masing-masing. Di industri percetakan, alat ini sering digunakan untuk menyusun surat atau faktur yang memiliki beberapa rangkap. k) Guide Guide adalah lembaran kertas yang digunakan untuk sekat atau pemisah bagian-bagian dokumen. Guide bisa dibuat dengan berbagai ukuran sesuai dengan ukuran berkas. Kertas yang digunakan untuk Guide biasanya kertas tebal atau karton. l) Numerator Dalam jenis peralatan kearsipan, numerator dibutuhkan untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen, tanpa harus mencetaknya dengan mesin printer. Pada bentuknya, terdapat numorator bisa memiliki angka kecil atau besar, dan dengan jumlah digit tertentu. m) Stopmap Folio Stopmap adalah alat kearsipan seperti map folder berbahan dasar kertas. Stopmap memiliki fungsi menyimpan dokumen yang sifatnya sementara seperti contoh invoice, penawaran, surat penjanjian dan lainnya. Alat arsip ini memiliki ukuran standard yaitu Folio F4 (21,6 cm x 33 cm). D. Perlengkapan Kearsipan Berikut macam-macam perlengkapan kearsipan : a) Kartu Indeks Kartu Indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan ,gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm. b) Kartu Tunjuk Silang Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukkan tempat (map) dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukkan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12,5cm x 7,5cm. Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk disilangnya,tetapi hanya arsip tertentu saja
24 yang memang benar-benar perlu dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang berarti menambah beban kerja,waktu dan peralatan. c) Lembar Pinjam Arsip (out slip) Lembar pinjam arsip (out slip) adalah lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. d) Map Pengganti (out folder) Map Pengganti (out folder) digunakan jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang berisikan seluruh surat-surat, maka perlu dibuat satu map penggati (out folder) dan menempatkannnya ditempat map yang dipinjam. e) Buku Arsip Buku arsip adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan arsip. C. Glosarium Alat sortir: Alat yang digunakan untuk memisahkan surat warkat yang diproses, dikirimkan, kan dan disimpan ke dalam folder. “record” yang artinya “catatan” “archium” artinya peti untuk menyimpan sesuatu “felum” yang artinya tali atau benang “archieve” artinya kumpulan warkat “archief” artinya warkat “Archivalen” artinya warkat D. Daftar Pustaka Amsyah, Z. (2003). Manajemen kearsipan. Gramedia Pustaka Utama. Endang, S. (2009). Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan. Jakarta: Erlangga. Gunarto, I., & Mudalsih, D. (n.d.). Konsep Dasar Manajemen Pusat Arsip.