เล่มที่ 1 รู้จักกับ microsoft word

หลกั การทางานของ Microsoft Word 2016

สาระสาคัญ

เอกสารต่าง ๆ ในชีวิตประจาวัน เช่น รายงานการประชุม สรุปยอดขาย จดหมายและคู่มือ
ต่าง ๆการบันทึกข้อความเหล่าน้ีโดยใช้มือเขียน หรือใช้เคร่ืองพิมพ์ดีด อาจไม่ใช่วิธีที่สะดวกที่สุด
เพราะหากต้องการได้ผลงานท่ีน่าเช่ือถือ แทนที่จะใช้เวลาในการวางแผน สิ่งที่คิดเป็นถ้อยคาเพื่อ
สื่อสารก็อาจกลับต้องเสียเวลาส่วนใหญ่ในการแก้ไข ตกแต่งเอกสารให้ได้ตามความต้องการ การใช้
โปรแกรม Microsoft Word จะช่วยลดขั้นตอนเหล่านี้ได้ และทาให้การตกแต่งและแก้ไขเอกสาร
เปน็ ไปอย่างง่ายดาย

จดุ ประสงค์การเรียนรู้

1. เข้าใจเก่ยี วกับส่วนประกอบใน Microsoft Word 2016
2. สามารถใชง้ านโปรแกรม Microsoft Word 2016 ได้
3. สามารถทางานตามข้นั ตอนของโปรแกรม Microsoft Word 2016 ได้

2

โปรแกรม Microsoft Word 2016 พัฒนาและผลิตโดย บริษัท ไมโครซอฟท์ (Microsoft
Corporation) เป็นท่ีนิยมใช้งานแพร่หลาย และมีการพัฒนามาหลายเวอร์ชั่น โปรแกรมน้ีเรียกสั้น ๆ
ว่า “โปรแกรมเวิร์ด” หรือ “เวิร์ด” สามารถทางานด้านเอกสารได้หลากหลาย ตั้งแต่ง่าย ๆ อย่างใบ
ปะหน้าโทรสาร ออกจดหมาย จัดทาแบบฟอร์มต่าง ๆ จนถึงการจัดทารายงาน เอกสารทางวิชาการ
ไปจนถึงการจัดทาคู่มือและหนังสือ โปรแกรม Microsoft Word เป็นโปรแกรมสาหรับการสร้าง
เอกสาร ที่มีความสามารถในการสร้างและจัดการเอกสารทุกรูปแบบ โดยมีระบบอัตโนมัตทิ ี่ช่วยในทกุ
ข้ันตอนของการจัดทาเอกสาร ดังนน้ั การเรมิ่ ต้นเรียนรู้การใช้งานโปรแกรมที่ถูกต้อง จะช่วยใหใ้ ช้งาน
โปรแกรมนี้ไดอ้ ยา่ งถูกวธิ ี และมีประสทิ ธิภาพ

1.1 ความสามารถของโปรแกรม Microsoft Word 2016

1.1.1 สรา้ งเอกสารทต่ี ้องการอย่างงา่ ย ๆ ใน Word สามารถชว่ ยสรา้ งเอกสาร รายงานและคมู่ ือ
รวมท้ังจดหมายสาหรับงานด้านต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว โดยใช้แบบฟอร์มจดหมายที่มีอยู่แล้ว
นอกจากนั้นสามารถทาจดหมายเวียน เพ่ือสร้างจดหมายท่ีมีข้อความเหมือนกัน และส่งไปยังผู้รับ
หลาย ๆ คนไดอ้ ย่างงา่ ยดาย

1.1.2 ตกแต่งเอกสารสู่ระดับมอื อาชีพ สามารถตกแต่งเอกสารได้ง่าย และรวดเร็ว ด้วยสีสันและ
รปู ภาพ เพือ่ ให้ดนู ่าสนใจยงิ่ ขึ้น และเน้นหวั ขอ้ ที่สาคัญโดยการใช้ตัวอักษรแบบต่าง ๆ เชน่ ตวั หนา ตัว
เอยี ง นอกจากนนั้ จะใช้ Word ตกแต่งเอกสารใหโ้ ดยอัตโนมัตไิ ด้

1.1.3 สรา้ งเอกสารรวดเร็วจากแมแ่ บบ โปรแกรม Word ได้เตรยี มแม่แบบ (template) สาหรบั
เอกสารท่ีต้องใช้กันบ่อย ๆ เช่น จดหมายรูปแบบต่าง ๆ รายงาน ใบเสนอราคา เป็นต้น รวมทั้ง
สามารถสร้างเอกสารแมแ่ บบที่ต้องการได้อีกดว้ ย

1.1.4 นาเสนอข้อมูลด้วยตาราง ใน Word จะสามารถจัดเรียงข้อความตามที่ต้องการแล้ว ยังมี
ความสามารถในการแทรกตารางข้อมูล แผนภาพ (Chart) และแผนผัง (Diagram) ท่ีช่วยให้เอกสารมี
ความน่าสนใจและสวยงาม และทาได้อยา่ งง่ายและรวดเร็ว

1.1.5 ทางานกบั ไฟล์ข้อมูลรูปแบบอื่น โปรแกรม Word สามารถทางานรว่ มกับโปรแกรมอ่ืน ใน
ชุด Microsoft Office ได้อย่างสะดวก เช่น สามารถดึงข้อมูลใน Excel มาใส่ในเอกสาร Word หรือ
นาข้อมูลจาก Word ในลกั ษณะโครงรา่ งไปสรา้ งสไลดพ์ รีเซนเตช่นั บน PowerPoint เป็นตน้

1.1.6 ใช้ไฟล์เอกสารบนอินเตอร์เน็ต สามารถแปลงเอกสารที่สร้างเป็นเว็บเพจ เพ่ือเผยแพร่ใน
อนิ เทอร์เน็ต หรอื เครือขา่ ยคอมพวิ เตอร์ภายในองค์กรได้ รวมทั้งบรกิ ารสาหรับการใช้งานไฟลเ์ อกสาร
รว่ มกันเป็นทมี ด้วย

เรียบเรียงโดย นางภัคนิภา มณีโชติ หน่วยที่ 1 หลักการทางานของ Microsoft Word 2016

3

เริ่มตน้ ใชง้ านโปรแกรม Word แลว้ คลิกเลือก
เริม่ ต้นเข้าสู่โปรแกรม โดยคลกิ เมาส์ท่ีปุ่ม

1. คลกิ เมาส์ 2. คลกิ เลือก Word 2016

รูปท่ี 1.1 แสดงขน้ั ตอนการเร่ิมต้นเข้าสู่โปรแกรม Microsoft Word 2016

เมื่อเข้าสู่โปรแกรม Word แล้ว จะปรากฏหน้าจอหลักสาหรับการสร้าง และตกแต่งเอกสาร

ที่มีสว่ นประกอบสาคัญที่แยกออกเป็นส่วน ๆ เพื่อการทางาน ดังน้ี

แถบเครอื่ งมอื ดว่ น(Quick Access Toolbar) แถบหัวเร่ือง (Title Bar) แทบ็ พเิ ศษ (Contextual

tabs)

แถบเครือ่ งมือที่รวมคาส่ังที่ใช้งานเปน็ ประจา เปน็ แถบแสดงชือ่ ไฟล์ทเี่ ปิดอยู่ เปน็ แถบท่แี สดงเม่ือมกี ารใช้คาสงั่

เพอ่ื ใหเ้ รียกใชง้ านไดง้ า่ ย

แท็บ File เปน็ แทบ็ ที่ Ribbon แถบรวมคาสงั่ Scroll bar ใช้เลอ่ื นหน้าตา่ ง
รวบรวมคาสง่ั สาหรับการ ทั้งหมดทีต่ ดิ ต่อกับผ้ใู ช้ โดย โปรแกรมข้นึ หรือลง
เปิดเมนูพื้นฐานของ แบง่ เป็นแท็บ และกล่มุ ปุม่
โปรแกรม คาส่งั ใหเ้ ลือกใชไ้ ด้ทันที

แถบสถานะ (Status bar) View เปน็ สว่ นทใี่ ชเ้ ปลย่ี นมุมมอง Zoom เปน็ การ
แสดงสถานะการทางานใน การแสดงขอ้ ความใน Word ย่อ-ขยายเอกสาร
ขณะน้นั ๆ

รปู ท่ี 1.2 แสดงหน้าจอหลกั โปรแกรม Microsoft Word 2016

เรียบเรียงโดย นางภัคนิภา มณีโชติ หน่วยที่ 1 หลักการทางานของ Microsoft Word 2016

4

1.2 แถบเครื่องมือริบบอนบนโปรแกรม Word
เคร่ืองมือต่าง ๆ ของโปรแกรม Word จะถูกรวมเข้าไว้ในแถบเคร่ืองมือริบบอน (Ribbon) ท่ีเรา

สามารถเรยี กใชง้ านไดต้ ลอดระหว่างการสร้างเอกสาร สาหรับ Word ประกอบด้วยแท็บตา่ ง ๆ ดงั น้ี

แทบ็ Home (หนา้ แรก)
รวบรวมคาส่ังเก่ียวกับการเลือกแบบอักษร (กลุ่มคาสั่ง Font) การกาหนดลักษณะตัวอักษร

(กลุ่มคาส่ัง Styles) การกาหนดย่อหน้า (กลุ่มคาส่ัง Paragraph) การทางานกับข้อมูลที่คัดลอกไว้
(กลุ่มคาส่ัง Clipboard) และเคร่อื งมอื คน้ หา/แทนทข่ี อ้ ความ (กลมุ่ คาสัง่ Editing)

รปู ที่ 1.3 แสดงหน้าจอแทบ็ Home (หน้าแรก)

แทบ็ Insert (แทรก)
คาส่ังเกียวกับการแทรกวัตถุประเภทต่าง ๆ ลงบนเอกสาร เช่น ตาราง (กลุ่มคาส่ัง Tables)

ภาพ/รูปร่าง (กลุ่มคาส่ัง IIIustration) หัว/ท้ายกระดาษ (กลุ่มคาส่ัง Header & Footer) ข้อความ
(กล่มุ คาสง่ั Text) และสัญลักษณ์พิเศษ (กลุ่มคาสัง่ Sysbols)

รูปท่ี 1.4 แสดงหน้าจอแท็บ Insert (แทรก)

แทบ็ Design (ออกแบบ)
คาส่ังเก่ียวกับการจัดรูปแบบเอกสาร (กลุ่มคาสั่ง Document Formatting) การทาลายน้า

การทาเส้นขอบเอกสาร (กล่มุ คาสั่ง Page Background)

รปู ที่ 1.5 แสดงหน้าจอแทบ็ Design (ออกแบบ)

แท็บ Layout (เคา้ โครง)
คาสั่งเกี่ยวกับการต้ังค่าหน้ากระดาษ (กลุ่มคาสั่ง Page Setup) กาหนดระยะย่อหน้า (กลุ่ม

คาสง่ั Paragraph) การจัดเรียงข้อความ/วัตถุ (กลุม่ คาสัง่ Arrange)

รปู ท่ี 1.6 แสดงหนา้ จอแท็บ Layout (เค้าโครง)

เรียบเรียงโดย นางภัคนิภา มณีโชติ หน่วยที่ 1 หลักการทางานของ Microsoft Word 2016

5

แท็บ References (การอ้างอิง)
เครื่องมือสร้างส่วนประกอบเพิ่มเติมของเอกสาร เช่น สารบัญ (กลุ่มคาส่ัง Table of

Contents) เชิงอรรถ (กลุ่มคาส่ัง Footnotes) ดัชนี (กลุ่มคาส่ัง Index) ข้อมูลอ้างอิงและ
บรรณานกุ รม (กลมุ่ คาส่ัง Citations & Bibliography)

รูปท่ี 1.7 แสดงหน้าจอแทบ็ References (การอ้างอิง)

แทบ็ Mallings (การสง่ จดหมาย)
รวมคาส่งั เกยี่ วกบั การสรา้ งจดหมาย การจ่าหน้าซองจดหมาย (กลุ่มคาส่ัง Create) การสร้าง

จดหมายเวียน (กลุ่มคาสั่ง Start Mail Merge) การเขียนและการแทรกเขตข้อมูลในจดหมาย (กลุ่ม
คาส่ัง Write & Insert Fields)

รูปท่ี 1.8 แสดงหน้าจอแทบ็ Mallings (การสง่ จดหมาย)

แท็บ Review (รีววิ )
คาสั่งเกี่ยวกับการตรวจทานเอกสาร เช่น การพิสูจน์อักษร (กลุ่มคาส่ัง Proofing) การแทรก

ข้อคดิ เหน็ บนเอกสาร (กล่มุ คาส่ัง Comments) การป้องกันเอกสาร (กลุ่มคาสง่ั Protect) กาหนดการ
ตดิ ตาม (กลมุ่ คาสงั่ Tracking) และการเปรียบเทียบเอกสาร (กลุม่ คาสง่ั Compare)

รูปท่ี 1.9 แสดงหนา้ จอแทบ็ Review (รวี ิว)

แทบ็ View (มุมมอง)
คาสั่งสาหรับเลือกมุมมองในการทางานกับเอกสาร (กลุ่มคาส่ัง Views) การซ่อน/แสดง

ส่วนประกอบบนหน้าต่างโปรแกรม (กลุ่มคาสั่ง Show/Hide) การย่อ/ขยายเอกสาร (กลุ่มคาสั่ง
Zoom)

รูปท่ี 1.10 แสดงหน้าจอแท็บ View (มุมมอง)

เรียบเรียงโดย นางภัคนิภา มณีโชติ หน่วยท่ี 1 หลักการทางานของ Microsoft Word 2016

6

แทบ็ คาสง่ั เฉพาะ Contextual tabs
เป็นแท็บคาสั่งท่ีปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติ อยู่ท่ีด้านบนขวาสุดในแถบ Title bar เมื่อมีการใช้

คาส่งั บางอย่าง เช่น การจัดการรูปภาพ การจัดการตาราง เป็นตน้ โดยจะปรากฏแทบ็ ยอ่ ยเพม่ิ ขึ้น

รปู ท่ี 1.11 แสดงหน้าจอแท็บคาสัง่ เฉพาะ Contextual tabs
1.3 การสร้างเอกสารใหม่

ในการสร้างเอกสารใหม่น้ัน ให้เราคลิกเมาส์ท่ีแท็บ File และเลือกคาสั่ง New (ใหม่) จากน้ัน
เลอื กวา่ จะสร้างเอกสารเปล่าหรือสรา้ งจากแม่แบบ
สร้างเอกสารเปล่า

หากเราต้องการสร้างเอกสารทั่วไป หรือเพ่ิงเร่ิมต้นใช้งานโปรแกรม Microsoft Word และ
อยากลองสร้างเอกสารง่ายๆ ไม่ต้องการรูปแบบที่ซับซ้อน การเลือกสร้างเอกสารใหม่แบบเอกสาร
เปล่าน่าจะเปน็ ตวั เลอื กทีเ่ ราควรนามาใช้

1. คลิกทีแ่ ทบ็ ไฟล์ > ใหม่ 2. คลิกเลือกเอกสารเปลา่

รปู ที่ 1.12 แสดงข้นั ตอนการสร้างเอกสารเปลา่

เรียบเรียงโดย นางภัคนิภา มณีโชติ หน่วยที่ 1 หลักการทางานของ Microsoft Word 2016

7

3. เอกสารใหม่ทไ่ี ด้

รูปท่ี 1.13 แสดงหน้าจอเอกสารใหม่

สร้างเอกสารใหม่จากแม่แบบ
แม่แบบ เป็นต้นแบบของเอกสาร ที่มีการจัดวางรูปแบบของข้อความบนหน้าเอกสารใน

เบ้อื งตน้ ไว้ให้แลว้ เช่น มีการกาหนดขอ้ ความบนหัวและท้ายกระดาษไว้ หรือกาหนดสไตล์พ้นื หลังของ
เอกสารไว้ เพียงเราเลือกสร้างเอกสารจากเทมเพลต และเร่ิมต้นพิมพ์ข้อมูลท่ีต้องการลงไปได้ทันที
เพ่ือเป็นการประหยัดเวลาในการตกแต่งหน้าตาเอกสารใหม่เองทั้งหมด เหมือนกับการเลือกสร้าง
เอกสารแบบเป็นเอกสารเปล่า สาหรับแมแ่ บบที่โปรแกรมไดจ้ ดั เตรยี มไวใ้ ห้เลือก

1. คลกิ เมาส์ท่ี ไฟล์ > ใหม่ 2. คลกิ เลือก ใบปลวิ กิจกรรมฤดูใบไมผ้ ลิ เพอื่ สร้างเอกสารจากแมแ่ บบ

รปู ท่ี 1.14 แสดงขั้นตอนการสร้างเอกสารใหมจ่ ากแมแ่ บบ

เรียบเรียงโดย นางภัคนิภา มณีโชติ หน่วยท่ี 1 หลักการทางานของ Microsoft Word 2016

8

3. คลกิ ปุ่ม สรา้ ง เพอ่ื ทาการสร้างไฟล์

รูปท่ี 1.15 แสดงขัน้ ตอนการคลิกปุม่ สรา้ งเอกสารใหมจ่ ากแม่แบบ
1.4 การใชม้ มุ มองตา่ ง ๆ ใน Word

เพ่ือความสะดวกในการสร้างเอกสารและการทางานกับเอกสาร Word สามารถแสดงเอกสารได้
หลายมุมมอง (View) โดยแต่ละมุมมองจะมีรูปแบบและการใช้งานท่ีแตกต่างกัน โดยเราสามารถสลับ
ระหว่างแต่ละมุมมองได้โดยไปที่แท็บ View (มุมมอง) และเลือกมุมมองที่ต้องการหรือคลิกเมาส์ ที่ปุ่ม
ทแ่ี ถบสถานะ
มมุ มองเค้าโครงเหมอื นพิมพ์ (Print Layout View)

เม่ือเราเปิดเอกสารคร้ังแรก ก็จะพบกับมุมมองน้ี เป็นมุมมองท่ีแสดงผลลัพธ์เหมือนกับเอกสารท่ี
พิมพ์ออกจากเครื่องพิมพ์จริง ๆ โดยจะแสดงรูปภาพ เลขที่หน้า หรือหัวกระดาษ ระยะเว้นระหว่าง
ขอ้ ความกบั ขอบกระดาษที่เรากาหนดไว้ใหเ้ หน็

คลกิ เมาส์เพือ่ เปล่ยี นมุมมอง

รูปท่ี 1.16 แสดงมุมมองเค้าโครงเหมอื นพมิ พ์ (Print Layout View)

เรียบเรียงโดย นางภัคนิภา มณีโชติ หน่วยที่ 1 หลักการทางานของ Microsoft Word 2016

9

มุมมองการอา่ น (Read Mode)
ผู้ใช้งานสามารถอ่านข้อมูลภายในเอกสารคล้ายกับหน้าหนังสือ มีปุ่มสาหรับเล่ือนหน้า และจัด

เอกสารโดยอตั โนมัติ ใหม้ แี บบอกั ษรขนาดใหญ่ เพ่ือใหส้ ามารถอ่านไดอ้ ยา่ งสะดวก

รูปที่ 1.17 แสดงมุมมองการอ่าน (Read Mode)

มุมมองเค้าโครงเว็บ (Web Layout View)
ในมุมมองนี้เราสามารถอ่านและค้นหาหัวข้อในเอกสารได้ง่าย ซึ่งจะคล้ายกับมุมมอง

Page Layout View แต่มีขนาดแบบอักษร ความยาวหน้ากระดาษท่ีใช้แสดงข้อความจะต่างกัน
เพื่อให้อ่านง่ายขึ้น เหมาะสาหรับการอ่านเอกสารในเว็บ

รูปที่ 1.18 แสดงมุมมองเค้าโครงเวบ็ (Web Layout View)

เรียบเรียงโดย นางภัคนิภา มณีโชติ หน่วยที่ 1 หลักการทางานของ Microsoft Word 2016

10

1.5 การเรียกดูเอกสารในหนา้ อืน่ ๆ
เมื่อเอกสารยาวจนจอภาพไม่สามารถแสดงข้อความให้เห็นได้ทั้งหมด ให้ใช้ Scroll Bar เลื่อน

เอกสารท่ีแสดงขึ้น/ลง เพอื่ ดขู อ้ ความสว่ นอื่นได้ โดยคลกิ เมาส์ท่ปี ุ่ม และ เพ่ือเลื่อนเอกสารขึ้น
หรอื ลง (หรือกด <Page Up> และ <Page Down>)

ในกรณีท่ีต้องการเปล่ียนหน้าเอกสารอย่างรวดเร็ว ให้คลิกเมาส์บนปุ่ม ท่ี Scrollbar ค้างไว้แล้ว
ลากข้ึน/ลง

คลกิ เมาส์ค้างไว้
แลว้ ลาก
ข้ึน/ลงไปยัง
หนา้ ที่ตอ้ งการ

รปู ท่ี 1.19 แสดงการเปล่ียนหน้าเอกสารโดยคลิกเมาส์บนปุ่มที่ Scroll bar

ถ้ารู้ว่าจะไปที่หน้าหมายเลขอะไรก็ให้ไปที่แทบ Home (หน้าแรก) ในกลุ่ม Editing (การแก้ไข)
ใหค้ ลิกเลอื กปมุ่ คาส่งั Find > Go To (ค้นหา > ไปท)ี่ และระบเุ ลขหนา้ เพือ่ กระโดดไปยังหนา้ เอกสาร
ท่ีต้องการได้ทันที ซึ่งวิธีน้ีเหมาะสาหรับการทางานกับเอกสารท่ีมีหลายหน้า ทาให้ไม่ต้องเสียเวลา
เลอื่ นหน้าจอหาส่ิงที่ตอ้ งการ

1. ที่แทบ็ หนา้ แรก
กลมุ่ คาส่งั การ
แก้ไข คลกิ ป่มุ
ค้นหา

2. เลือกคาส่ัง ไปท่ี...

3. ระบุเลขหน้าที่
ตอ้ งการ
จะเลือ่ นไปได้
ทันที

รปู ที่ 1.20 แสดงข้นั ตอนการเลือ่ นไปยงั หน้าเอกสารทต่ี ้องการโดยระบุเลขหนา้

เรียบเรียงโดย นางภัคนิภา มณีโชติ หน่วยท่ี 1 หลักการทางานของ Microsoft Word 2016

11

1.6 การบนั ทกึ เอกสารทสี่ ร้าง
หลังจากที่เราพิมพ์ข้อมูลต่าง ๆ ลงบนเอกสารท่ีสร้างขึ้นเรียบร้อยแล้ว ก่อนออกจากโปรแกรม

Word เราต้องบันทึกเอกสารท่ีพิมพ์ไว้ก่อน ซ่ึงจะนาเอกสารนี้มาใช้ในครั้งต่อไปได้อีก และนามสกุล
ไฟล์ท่ไี ดจ้ ะเป็น .docx

1. คลกิ ทแี่ ทบ็ ไฟล์ > บันทกึ เป็น
3. ระบุตาแหน่งเกบ็ ขอ้ มลู

2. คลกิ เมาส์ปุ่ม เรียกดู เพ่มิ
รายละเอียด
4. ตงั้ ชอื่ ใหก้ ับไฟล์ ของไฟล์

5. คลิกเมาส์ บนั ทกึ

รูปที่ 1.21 แสดงข้นั ตอนการบนั ทึกเอกสารท่ีสร้าง

1.6.1 หลังจากพิมพ์ข้อมลู ทต่ี ้องการลงบนเอกสารเรียบร้อยแล้ว เราสามารถเลือกบนั ทึกไฟล์โดย

คลกิ ทีแ่ ท็บ ไฟล์ > บันทึก หรือ บันทึกเป็น หรือคลิกเมาสท์ ี่ปุม่ ทีแ่ ถบ Quick Access (เครื่องมือ

ดว่ น) หรือกดคีย์ <Ctrl>+S
1.6.2 คลิกที่ เรียกดู เพ่ือเปิดหนา้ ต่างบันทึกไฟล์

1.6.3 จากหนา้ ตา่ ง บนั ทึกเป็น ที่ชอ่ ง Address ให้เรากาหนดตาแหน่งเก็บไฟล์เอกสาร

1.6.4 ต้งั ชอื่ ไฟลง์ านเอกสารในช่อง ชื่อไฟล์ และเลือกประเภทของไฟล์ท่ีจะบันทึกในช่อง บันทึก
เปน็ ชนิด ไดแ้ ก่

- Word Document คือบนั ทึกงานท่ีใชเ้ ฉพาะเวอร์ชนั่ 2007 – 2016 โดยมนี ามสกุลเปน็ .docx
- Word 97 – 2003 Document คือบนั ทกึ เป็นไฟลท์ ่นี าไปใชก้ บั Word เวอรช์ ่นั เก่ากวา่ โดย

มีนามสกุล .doc แต่มีข้อจากัดคอื ไมส่ ามารถนาคาสง่ั ทเ่ี ป็นคณุ สมบตั ิใหม่ที่มีใน Word

2016 ไปใชร้ ว่ มกนั ได้
- Find add-ins for other file formats (ค้นหา Add-in สาหรับรูปแบบแฟ้มอ่ืน) เป็นการ

บนั ทกึ ไฟลเ์ อกสารให้อย่ใู นรปู แบบอื่น เช่น PDF หรือ XPS
- Word Template (แมแ่ บบ Word) บนั ทึกเป็นไฟลแ์ มแ่ บบ
- Other Formats (รูปแบบอ่ืน ๆ) บันทึกเป็นไฟล์รูปแบบอื่น ๆ นอกเหนือจากที่กล่าวมา

ขา้ งตน้

เรียบเรียงโดย นางภัคนิภา มณีโชติ หน่วยท่ี 1 หลักการทางานของ Microsoft Word 2016

12

ที่ด้านลา่ งเปน็ การเพิ่มรายละเอยี ดของไฟล์ มดี งั นี้
- Authors ใสช่ ือ่ ของผูท้ ่ีสร้างเอกสารนี้ เพ่ือชว่ ยในการสบื ค้นเอกสารในคร้ังต่อไป
- Tags ใสข่ อ้ ความพเิ ศษเพ่ือชว่ ยในการคน้ หา และจดั หมวดหมู่เอกสาร
- คลิกเลือก บันทึกรูปขนาดย่อ เพื่อให้แสดงตัวอย่างเอกสารบนไปคอนของไฟล์ ซ่ึงใช้ได้

เฉพาะ Windows7 ขน้ึ ไป

1.6.5 คลิกเมาสท์ ่ปี ุ่ม บันทึก เพ่ือบันทึกไฟลเ์ อกสารที่สร้างข้ึน

1.7 การบันทึกเอกสารดว้ ยคาสั่ง ส่งออก
ในการบนั ทกึ เอกสารนี้ หากต้องการบนั ทึกลงในชื่อใหม่ ตาแหน่งใหม่ หรอื เลือกประเภทของไฟล์

ใหม่ เพ่อื นาไปใช้กับโปรแกรมอืน่ หรอื ใช้กบั เวอร์ชั่นอน่ื สามารถทาได้โดยมรี ายละเอยี ดดังตอ่ ไปนี้

1. คลกิ ทแ่ี ท็บ ไฟล์ > สง่ ออก 2. คลิกท่ี เปลย่ี นชนิดไฟล์ 3. เลอื กประเภทของไฟล์ทต่ี อ้ งการบันทกึ

4. คลิกที่ บันทกึ เป็น

รปู ท่ี 1.22 แสดงขนั้ ตอนการบนั ทกึ เอกสารด้วยคาส่งั สง่ ออก

ในคาสัง่ เปลีย่ นชนิดไฟล์ มีรายละเอยี ดดังต่อไปน้ี
ในกลมุ่ ของ ชนดิ ไฟล์เอกสาร
Document บนั ทึกเปน็ ไฟลเ์ อกสารท่ีใชง้ านบน Word 2007 – 2016 (*.docx)
Word 97–2003 Document บันทึกไฟล์เปน็ เอกสาร (*.doc) ของ Word เวอร์ชัน่ 97–2003
Open Document Text ไฟล์เอกสารที่ใชง้ านชน OpenDocument
Template บันทกึ เป็นไฟลแ์ ม่แบบ
ในกลมุ่ ของ ชนิดไฟลอ์ น่ื ๆ
Plain Text บันทกึ เป็นไฟล์ข้อความ
Rich Text Format บนั ทกึ เป็นไฟลข์ ้อความทเ่ี ก็บรูปแบบ
Single File Web Page บนั ทกึ เปน็ ไฟลเ์ ว็บเพจ
บนั ทึกเป็นไฟลป์ ระเภทอื่น

เรียบเรียงโดย นางภัคนิภา มณีโชติ หน่วยที่ 1 หลักการทางานของ Microsoft Word 2016

13

5. เปลย่ี นตาแหนง่ ทต่ี ้องการบันทกึ

6. ตั้งชอื่ ไฟล์

7. ตรวจสอบเปลีย่ นประเภทไฟล์

8. คลกิ ที่ บันทึก

รปู ที่ 1.23 แสดงขั้นตอนการเลอื กตาแหน่งและตั้งชอื่ ไฟลข์ องคาส่ังส่งออก
จะมีกรอบข้อความแสดงการแจ้งเตอื นวา่ คุณสมบัติใหม่ของ Word 2016 บางอย่างอาจจะ
ใชง้ านไม่ได้หรือสญู หายไป ให้คลิกตกลงยืนยันการบนั ทึก

คลิก ตกลง

รูปท่ี 1.24 แสดงหน้าจอการยนื ยันการบันทึกเอกสารของคาสั่งสง่ ออก

1.8 การเปดิ เอกสารทบ่ี ันทึกไว้กลับมาใช้งาน

ข้อดีของการบันทึกไฟล์เอกสารไว้ก็คือ เราสามารถเปิดเอกสารเหล่าน้ันข้ึนมาอ่าน หรือแก้ไข

เพม่ิ เติม ในครัง้ ต่อไปไดต้ ามตอ้ งการ ดังข้ันตอนต่อไปนี้

1. คลกิ ทแ่ี ท็บ ไฟล์ > เปดิ 3. ระบุตาแหน่งท่เี กบ็ ไฟล์ 4. คลกิ เมาสเ์ ลือกไฟล์

2. คลกิ เมาส์ที่ เรียกดู 5. คลิกเมาส์

รปู ท่ี 1.25 แสดงข้นั ตอนการเปดิ เอกสารท่บี ันทึกไว้กลบั มาใช้งาน

เรียบเรียงโดย นางภัคนิภา มณีโชติ หน่วยท่ี 1 หลักการทางานของ Microsoft Word 2016

14

1.8.1 คลิกที่แท็บ ไฟล์ และเลือกคาส่งั เปิด ซึ่งเราอาจกาลังทางานอยู่กับไฟล์อน่ื ๆ อยู่ก็ได้
1.8.2 คลิกที่ เรียกดเู พ่ือคน้ หาตาแหนง่ ไฟล์
1.8.3 จากหนา้ ตา่ ง เปิด ท่ีปรากฏข้ึน ให้เราระบุตาแหน่งท่ีเกบ็ ไฟล์ จากช่อง Address
1.8.4 คลกิ เมาสเ์ ลอื กไฟลท์ ่ีต้องการเปิดขึน้ มา
1.8.5 คลิกเมาส์ทีป่ ุ่ม เปิด เพื่อเปดิ ไฟล์เอกสารท่ีเลือก

ท่ีปมุ่ เปิด เม่ือคลกิ ท่ี จะมีรายละเอยี ดให้เลอื กในการเปิดไฟลด์ งั น้ี
เปิดเอกสารแบบปกติท่ัวไป
เปดิ เพ่ืออา่ นอยา่ งเดยี ว
เปดิ และทาสาเนา
เปิดในบราวเซอร์
เปดิ ดว้ ยการแปลงเอกสาร
เปดิ และป้องกนั การแกไ้ ขไฟล์
เปดิ และซ่อมแซมไฟล์

1.9 การปิดเอกสาร
เอกสารท่ีเราทางานด้วยน้ัน หลังจากที่ได้ทาการบันทึกเรียบร้อยแล้ว หากเราต้องการทางาน

กบั เอกสารอน่ื และไมต่ อ้ งการทางานกบั เอกสารเดิมอีกในขณะน้ัน ก็ปิดไฟลด์ ้วยวิธีดงั นี้

1. คลิกทแี่ ทบ็ ไฟล์ และเลอื กคาสง่ั ปดิ

2. เลอื กคาสั่งสาหรับจัดการกบั ไฟล์

รูปท่ี 1.26 แสดงขน้ั ตอนการปดิ เอกสาร

1.9.1 คลิกท่แี ท็บ ไฟล์ และเลือกคาสงั่ ปดิ
1.9.2 ถ้าเราส่ังปิดเอกสารโดยยังไม่ได้บันทึกเอกสาร จะปรากฏข้อความเตือนให้เราบันทึก
เอกสารนกี้ อ่ น โดยเลือก

บนั ทึก ถา้ ตอ้ งการบันทึกเอกสารน้ี
ไม่บนั ทึก ถ้าไม่ต้องการบนั ทึกเอกสาร
ยกเลิก ยกเลกิ คาสง่ั ปิดเอกสาร

เรียบเรียงโดย นางภัคนิภา มณีโชติ หน่วยที่ 1 หลักการทางานของ Microsoft Word 2016

15

สรปุ

โปรแกรม Microsoft Word 2016 เป็นโปรแกรมสาหรับสร้างและจัดการเอกสารท่ีมี
ประสิทธิภาพ โดยมีระบบอัตโนมัติท่ีช่วยในการจัดทาเอกสาร เช่น การตรวจการสะกดคา การ
ตรวจสอบไวยากรณ์ การใส่ข้อความอัตโนมัติ โปรแกรมน้ีจงึ ไม่ได้ถูกจากัดการใช้งานเพียงแต่ข้อความ
ธรรมดา แต่สามารถสรา้ งเอกสารท่ีมอี งคป์ ระกอบการนาเสนอข้อมลู ในแบบที่ต้องการได้มากมาย

เรียบเรียงโดย นางภัคนิภา มณีโชติ หน่วยท่ี 1 หลักการทางานของ Microsoft Word 2016

16

ใบงานที่ 1 หนว่ ยท่ี 1
ระดับช้ัน ปวช.
ชือ่ วิชา โปรแกรมประมวลผลคา รหสั 2204-2108 เวลา 1 ชัว่ โมง
ช่อื หน่วย หลักการทางานของ Microsoft Word 2016
เร่ือง หลกั การทางานของ Microsoft Word 2016

ช่ือ-สกุล......................................................................................ช้นั ............................เลข ท.่ี ..............
วัน/เดอื น/ปี ท่ปี ฏิบตั งิ าน...................................................................................................................

จุดประสงค์
1. อธิบายเกย่ี วกบั สว่ นประกอบใน Microsoft Word 2016
2. สามารถใช้งานโปรแกรม Microsoft Word 2016 ได้
3. สามารถทางานตามข้นั ตอนของโปรแกรม Microsoft Word 2016 ได้
4. ศึกษาหาความร้ดู ้วยตนเองได้
5. สง่ งานตรงเวลา

คาสัง่
ตอนที่ 1 ใหต้ อบคาถามต่อไปนี้
ตอนท่ี 2 ใหค้ น้ ควา้ ขอ้ มูลจากแหล่งความรู้ตา่ ง ๆ

เรียบเรียงโดย นางภัคนิภา มณีโชติ หน่วยที่ 1 หลักการทางานของ Microsoft Word 2016

17

ตอนท่ี 1 ให้ตอบคาถามตอ่ ไปน้ี
1. ใหอ้ ธิบายส่วนประกอบใน Microsoft Word 2016
............................................................................................................................. ...................................
................................................................................................................................................................
............................................................................................................................. ...................................
...................................................................................................................................... ..........................
........................................................................................................ ........................................................
............................................................................................................................. ...................................
................................................................................................................................................................
............................................................................................................................. ...................................

2. ให้อธิบายถึงบทบาทของโปรแกรม Microsoft Word 2016 และคิดวา่ ด้านใดมีความสาคัญมาก
ทีส่ ุด เพราะเหตใุ ดจึงมีความคิดเห็นเช่นนน้ั
........................................................................................................ ........................................................
............................................................................................................................. ...................................
................................................................................................................................................................
............................................................................................................................. ...................................
............................................................................................................................. ...................................
................................................................................................................................................................
............................................................................................................................. ...................................
..................................................................................................................................... ...........................

3. อธิบายขัน้ ตอนการสร้างเอกสารเปลา่ อย่างละเอยี ดท้ัง 2 แบบ
................................................................................................................................................................
............................................................................................................................. ...................................
............................................................................................................................. ...................................
................................................................................................................................................................
............................................................................................................................. ...................................
......................................................................................................................................... .......................
............................................................................................................ ....................................................
............................................................................................................................. ...................................

ตอนที่ 2 ให้ค้นควา้ ข้อมูลจากแหล่งความรูต้ ่าง ๆ เรื่อง “การใช้โปรแกรม Microsoft Word 2016”
แล้วจัดพมิ พ์รูปแบบรายงาน มจี านวนไมต่ า่ กวา่ 20 หนา้ โดยมภี าพประกอบด้วย

เรียบเรียงโดย นางภัคนิภา มณีโชติ หน่วยที่ 1 หลักการทางานของ Microsoft Word 2016

18

แบบประเมนิ ใบงานท่ี 1

หลกั การทางานของ Microsoft Word 2016

ชือ่ -สกุล .....................................................................................ชนั้ .............................เลขท.ี่ ...............
วัน/เดอื น/ปี ท่ีปฏิบตั ิงาน......................................................................................................................

ที่ รายการประเมิน เกณฑท์ ่ีกาหนด คะแนน คะแนน
เต็ม ท่ไี ด้
1 อธิบายสว่ นประกอบของ - อธบิ ายถกู ต้องครบ =5 5

Microsoft Word 2016 - อธบิ ายถูกต้องพอใช้ =4 5

- อธบิ ายถกู ต้องปานกลาง =3 5

- อธิบายถูกต้องบางส่วน =2 5

- อธิบายไม่ชดั เจน =1 20
100%
2 อธบิ ายถงึ บทบาทของ - อธบิ ายถกู ต้อง ความคดิ เหน็ ดี =5

โปรแกรม Microsoft - อธบิ ายถกู ต้องพอใช้ ความคิดเหน็ ดี =4
Word 2016 และคิดวา่ - อธบิ ายถกู ตอ้ งพอใช้ ความคิดเหน็ พอใช้ =3
- อธิบายถกู ตอ้ งพอใช้ ความคิดเห็นพอใช้ =2
ด้านใดมีความสาคญั มาก - อธิบายถกู ตอ้ งบางส่วน ความคดิ เห็นพอใช้ = 1
ที่สดุ เพราะเหตใุ ดจึงมี

ความคดิ เหน็ เชน่ น้นั

3 อธบิ ายขั้นตอนการสรา้ ง - อธิบายถูกต้องครบ 2 แบบ = 5

เอกสารเปลา่ - อธบิ ายถกู ต้องพอใช้ =4

- อธบิ ายถูกต้องปานกลาง =3

- อธิบายถกู ต้องบางสว่ น =2

- อธิบายไม่ชัดเจน =1

4 ศึกษาหาความรู้ เรือ่ ง - เน้อื หาถกู ต้องครบ =5

“การใช้โปรแกรม - เน้ือหาอธิบายถูกตอ้ งพอใช้ = 4

Microsoft Word 2016” - เน้ือหาอธบิ ายถูกต้องปานกลาง = 3

- เนอ้ื หาอธบิ ายถูกต้องบางส่วน = 2

- เนอ้ื หาอธิบายไมช่ ดั เจน =1

รวม

เฉล่ยี 70 %

เรียบเรียงโดย นางภัคนิภา มณีโชติ หน่วยที่ 1 หลักการทางานของ Microsoft Word 2016