Buku Pedoman Visio R2 - Copy

i

KATA PENGANTAR

Modul tata cara penyusunan peta proses bisnis dengan metode flowchart ini merupakan langkah
mandiri lanjutan dari Peraturan Menteri PANRB No 19 Tahun 2018 tentang Penyusunan
Peta Proses Bisnis Instansi Pemerintah. Sebagaimana diatur dalam peraturan tersebut, proses
bisnis dapat disusun dengan 2 (dua) metode yaitu metode jenis level atau dikenal dengan
metode Business Process Modelling and Notation dan metode jenis gambar atau dikenal
dengan metode flowchart. Modul ini berusaha menjelaskan langkah-langkah teknis
penyusunan peta proses bisnis dengan metode yang kedua yaitu metode flowchart.

Modul ini akan mengulas kembali sekilas mengenai proses penyusunan proses
bisnis dan kemudian akan menjelaskan lebih banyak mengenai teknik penggambaran peta
proses bisnis dengan metode flowchart. Modul berusaha merangkum semua informasi dari
Peraturan Menteri PANRB No. 19 Tahun 2018 sehingga semua instansi pemerintah mampu
untuk menggali dan mempelajarinya lebih lanjut tentang penyusunan peta proses bisnis.
Dengan adanya buku latihan ini, diharapkan akan membantu pihak yang berkepentingan
yaitu instansi pemerintah dapat belajar secara mandiri sampai dengan dapat menyusun peta
proses bisnis dengan metode flowchart.

ii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR................................................................................................................................. ii
DAFTAR ISI............................................................................................................................................... iii
PENDAHULUAN....................................................................................................................................... 1

A. LATAR BELAKANG..................................................................................................... 1
B. PENYUSUNAN PETA PROSES BISNIS (PERMENPANRB 19 TAHUN 2018)................ 3
C. FUNGSI DAN MANFAAT PENYUSUNAN PETA PROSES BISNIS ................................ 5
PENGENALAN MICROSOFT VISIO..................................................................................................... 7
PENYUSUNAN PETA PROSES BISNIS DENGAN METODE FLOWCHART .............................. 9
A. METODE FLOWCHART.............................................................................................. 9
B. PENGGAMBARAN PETA PROSES BISNIS, PETA SUBPROSES DAN PETA RELASI ... 12
C. PENGGAMBARAN PETA LINTAS FUNGSI ............................................................... 18
PENUTUP................................................................................................................................................. 21

iii

PENDAHULUAN

PA. LATAR BELAKANG
emetaan proses adalah visualisasi dari rangkaian seluruh aktivitas organisasi,
yang mendemonstrasikan bagaimana pekerjaan di dalam organisasi tersebut
dilakukan, sehingga menjadikan pekerjaan tergambar dengan jelas/eksplisit
(Robert Damelio, 1996). Dengan pemetaan proses sebuah organisasi memiliki dokumentasi
mengenai pekerjaan yang dilakukan, sehingga memungkinkan untuk menganalisa pekerjaan
yang telah dilakukan bagi peningkatan kepuasan pelanggan melalui identifikasi terhadap
pengurangan waktu proses, mengurangi produk defect, mereduksi biaya, mereduksi tahapan
proses yang tidak menghasilkan nilai tambah, meningkatkan produktivitas, dan memudahkan
pengukuran performansi.
Peta proses bisnis merupakan diagram yang menggambarkan hubungan kerja yang
efektif dan efisien antar unit organisasi untuk menghasilkan kinerja sesuai dengan tujuan
pendirian organisasi agar menghasilkan keluaran yang bernilai tambah bagi pemangku
kepentingan. Atas dasar tersebut dapat dikatakan peta proses bisnis merupakan sebuah sistem.
Sebagai sebuah sistem, peta proses bisnis merupakan sesuatu yang terdiri dari bagian-bagian
yang saling berkaitan sehingga membentuk kesatuan yang terintegrasi.
Sebelum dapat melakukan
penyusunan peta proses bisnis, perlu
dipahami perbedaan antara SOP (Standar
Operasional Prosedur) dan peta proses
bisnis. Penggambaran perbedaannya
adalah sebagai berikut:
Dari gambar di samping dapat
diketahui bahwa proses (peta proses
bisnis) merupakan turunan dari kebijakan,
sedangkan peta proses bisnis itu sendiri
dapat diturunkan menjadi prosedur atau
lebih dikenal sebagai Standar Operasional
Prosedur (SOP). Sehingga dapat dikatakan bahwa sebenarnya proses (peta proses bisnis) itu sama

1

dengan prosedur (SOP) hanya berbeda ruang lingkupnya saja, proses menggambarkan suatu
pekerjaan yang lintas fungsi/unit kerja akan tetapi SOP mengambarkan suatu pekerjaan yang
ruang lingkupnya lebih kecil (tidak lintas fungsi atau unit kerja), atau dapat dikatakan bahwa
proses terdiri dari beberapa SOP, beberapa SOP yang saling terhubung akan membentuk suatu
proses.

Proses secara sederhana dapat didefinisikan sebagai rangkaian aktivitas yang
merubah input menjadi output yang bernilai tambah. Sebagai contoh pembuatan sebuah mobil
merupakan output yang bernilai tambah untuk berbagai keperluan misalnya sarana transportasi,
sarana perhubungan, dan sebagainya. Mobil bernilai tambah dihasilkan dari proses assembling
(perakitan), yang dimulai dari merakit bahan baku berupa mesin, ban, jok, setir, plat baja, dan
masih banyak lagi yang lainnya. Semua bahan baku tersebut dirangkai satu dengan yang lain
dengan presisi untuk menghasilkan mobil. Serangkaian kegiatan yang dilakukan tersebut disebut
dengan proses.

Demikian juga dalam sebuah organisasi satu rangkaian “input – process – output” yang
satu bersambung kepada rangkaian “input – process – output” yang lainnya sehingga
membentuk bisnis proses. Gambar berikut menunjukkan interaksi antar proses yang terjadi
dalam satu organisasi.

Dalam melakukan penyusunan peta proses bisnis, pendekatan sistem dapat dilakukan,
sehingga peta proses bisnis yang dihasilkan dapat mewakili secara ideal dari seluruh kegiatan dan
interaksinya dalam suatu lingkup organisasi. Dengan pendekatan sistem akan membantu
mengidentifikasi penyebab sebenarnya dari suatu permasalahan dan mengetahui darimana kita
harus melakukan tindakan perbaikan dan pemecahan masalah, nantinya berdasarkan peta

2

proses bisnis maka nantinya akan dikembangkan menjadi SOP (Standar Operasional Prosedur)
melalui peta lintas fungsi, dimana peta lintas fungsi telah menggambarkan siapa saja unit kerja
dalam organisasi terlibat dalam suatu proses tertentu, yang sebelumnya telah dirumuskan dalam
peta relasi, atas suatu rangkaian kerja tertentu dalam peta subproses dan peta proses. Dari peta
lintas fungsi akan dapat dilihat bahwa unit kerja perlu melakukan langkah-langkah aktivitas
utama apa saja dalam proses tersebut.

B. PENYUSUNAN PETA PROSES BISNIS (PERMENPANRB 19 TAHUN 2018)

Penyusunan peta proses bisnis pada Instansi Pemerintah diatur dalam Peraturan Menteri
PANRB No 19 Tahun 2018. Sebelum melakukan penyusunan peta proses bisnis perlu dipahami
beberapa prinsip yang harusd diikuti di antaranya:

1. Definitif, yakni suatu peta proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, serta
keluaran yang jelas.

2. Urutan, yakni suatu peta proses bisnis harus terdiri atas aktivitas yang berurutan
sesuai waktu dan ruang.

3. Pelanggan atau pengguna layanan, yakni pelanggan akhir menerima hasil dari proses
lintas unit organisasi.

4. Nilai tambah, yakni transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan nilai
tambah pada penerima.

5. Keterkaitan, yakni suatu proses tidak dapat berdiri,melainkan harus terkait dalam
suatu struktur organisasi.

6. Fungsi silang, yakni suatu proses mencakup hasil kerja sama beberapa fungsi dalam
satu organisasi.

7. Sederhana representatif, yakni mewakili seluruh aktivitas organisasi tanpa terkecuali
dan digambarkan secara sederhana. 8. Konsensus subyektif, yakni disepakati oleh
seluruh unit organisasi yang ada dalam ruang lingkup instansi pemerintah.

Dalam PermenPANRB itu pula dijelaskan terdapat 4 tahapan dalam penyusunan peta proses
bisnis yaitu:

a. Tahap Persiapan dan Perencanaan
Pada tahap ini, akan dilakukan pembentukan tim penyusun yang dibentuk dengan
menggunakan SK. Tim akan dikoordinasikan oleh unit organisasi yang menangani urusan

3

di bidang tatalaksana. Tim kemudian melakukan pengumpulan informasi yang dilakukan
melalui proses wawancara langsung ke penanggung jawab proses atau didapatkan
melalui dokumen rencana strategis, Laporan Kinerja, tugas dan fungsi organisasi.
b. Tahap Pengembangan

Tahap ini merupakan tahapan ini dari penyusunan peta proses bisnis. Tahap ini
akan dilakukan penggambaran peta proses bisnis sebagai hasil dari tahap sebelumnya
yaitu tahap persiapan dan perencanaan khususnya adalah tahap pengumpulan informasi.

Dalam PermenPANRB ini juga dijelaskan, dalam penggambaran peta proses bisnis
dapat menggunakan 2 (dua) metode yaitu metode jenis gambar atau dikenal dengan
metode flowchart dan metode jenis level atau lebih dikenal dengan metode Business
Process Modelling and Notation (BPMN). Perbandingan dari 2 metode tersebut adalah
sebagai berikut:

Modul ini menjelaskan bagaimana cara menyusun peta proses bisnis dengan metode jenis
gambar atau dikenal dengan metode flowchart.
c. Tahap Penerapan/Implementasi
Dalam tahapan ini dilakukan dengan melalui beberapa Langkah yaitu:
a) Pengesahan Peta Proses Bisnis

- Peta proses bisnis yang dihasilkan perlu mendapatkan pengesahan sebelum
diterbitkan; dan

- pimpinan instansi pemerintah menetapkan peta proses bisnis instansi
pemerintah sebagai hasil penyusunan peta proses bisnis dengan surat
4

keputusan.
b) Pendistribusian Peta Proses Bisnis

- Pendistribusian peta proses bisnis dilakukan melalui hard copy dan soft copy; dan
- unit organisasi pengendali perlu menyimpan 1 (satu) set peta proses bisnis induk

sebagai master file dari sistem ketatalaksanaan organisasi.
c) Penyimpanan, Penempatan dan Pemanfaatan Peta Proses Bisnis

- Semua unit organisasi menempatkan peta proses bisnis pada area kerja yang
mudah dilihat, dicari, dan dibaca oleh pengguna; dan

- bila terjadi perubahan peta proses bisnis, unit organisasi pengendali wajib
menarik peta proses bisnis yang tidak berlaku dan mengupdate dengan dokumen
yang terbaru.

d) Perubahan Peta Proses Bisnis
- Perubahan peta proses bisnis organisasi dapat dilakukan karena terjadinya
perubahan arah strategis instansi pemerintah (visi, misi, dan strategi) yang
berdampak pada atau mengakibatkan perubahan tugas dan fungsi serta keluaran
unit organisasi di lingkungan instansi pemerintah;
- adanya kebutuhan atau dorongan baik dari internal maupun dari masyarakat
untuk memperbaiki kinerja pelayanan publik;
- hasil monitoring dan evaluasi pelaksanaan proses bisnis;
- adanya usulan atau inisiatif perubahan yang datang dari unit organisasi; dan
- adanya umpan balik dari hasil evaluasi atas implementasi peta proses bisnis.

d. Tahap Pemantauan dan Evaluasi
Pada tahap ini, diharapkan setiap instansi pemerintah melakukan pemantauan dan
evaluasi setidaknya 1 tahun sekali yang dilaksanakan oleh unit organisasi yang menangani
fungsi ketatalaksanaan

C. FUNGSI DAN MANFAAT PENYUSUNAN PETA PROSES BISNIS

Sesuai dengan Peraturan Menteri PANRB No 19 Tahun 2018, penyusunan peta proses
bisnis dimaksudkan sebagai acuan bagi setiap instansi pemerintah untuk menyusun peta proses
bisnis di lingkungan instansi pemerintah guna melaksanakan visi, misi, tujuan, dan strategi
organisasi.

5

Tujuan penyusunan peta bisnis proses agar setiap instansi pemerintah :
a. mampu melaksanakan tugas dan fungsi secara efektif dan efisien;
b. mudah mengomunikasikan baik kepada pihak internal maupun eksternal mengenai

proses bisnis yang dilakukan untuk mencapai visi, misi, dan tujuan; dan
c. memiliki aset pengetahuan yang mengintegrasikan dan mendokumentasikan secara

rinci mengenai proses bisnis yang dilakukan untuk mencapai visi, misi, dan tujuan.
Aset pengetahuan ini menjadi dasar pengambilan keputusan strategis terkait
pengembangan organisasi dan sumber daya manusia, serta penilaian kinerja.
Adapun manfaat dari peta proses bisnis adalah:
a. mudah melihat potensi masalah yang ada di dalam pelaksanaan suatu proses
sehingga solusi penyempurnaan proses lebih terarah; dan
b. memiliki standar pelaksanaan pekerjaan sehingga memudahkan dalam
mengendalikan dan mempertahankan kualitas pelaksanaan pekerjaan.

6

PENGENALAN MICROSOFT VISIO

Microsoft Visio adalah sebuah aplikasi yang digunakan untuk mendesain,
menggambar, dan membuat sebuah diagram dari sebuah data untuk
menggambarkan informasi dan sistem. Untuk membuat diagram dengan
Microsoft visio kita tidak perlu membutuhkan keterampilan teknik mahir karena visio sangat
mudah digunakan dan diimplementasikan dan disediakan shapes-shapes yang mendukung untuk
membuat sebuah diagram, kita hanya perlu menambahkan shapes kedalam area kerja dengan
cara mendrag template dan shapes. microsoft visio digunakan untuk membuat berbagai jenis
diagram, mulai dari diagram jaringan sampai ke kelender dan mulai dari tampilan teks biasa,
sampai ke bentuk flowchart. Visio 2010 membuat dokument visual secara profesional untuk
membantu analisa dan komunikasi informasi, sistem dan proses yang kompleks.
Ketika kita membuka Visio 2019, maka tampilan program akan seperti gambar berikut:

Layar program dibagi menjadi 3 bagian, bagian kiri merupakan sistem navigasi yang
menggantikan menu File. Section Template berada pada bagian tengah, dan pada bagian kanan
merupakan bagian preview untuk template yang sudah disediakan.
Memilih Template
- Bagian Categories menampilkan kategori template, meng-klik salah satu kategori akan

7

menampilkan semua template yang berhubungan dengan kategori tersebut. Dengan
melakukan double-klik pada template untuk membukanya atau pilih template dan klik
tombol ‘create’.

- Jika kita memilih kelompok yang salah, klik ikon Home untuk kembali lagi ke sebelumnya,
dan pilih template yang sesuai dengan keinginan.

8

PENYUSUNAN PETA PROSES BISNIS DENGAN METODE
FLOWCHART

SA. METODE FLOWCHART
ebagaimana diketahui penyusunan peta proses bisnis sesuai dengan
PermenPANRB No 19 Tahun 2018 dapat menggunakan 2 (dua) metode yaitu
metode jenis gambar atau metode flowchart dan metode jenis level atau metode
Business Process Modelling and Notation (BPMN). Modul ini akan menjelaskan penggambaran
peta proses bisnis dengan menggunakan metode Flowchart.
Peraturan Menteri PANRB No 19 Tahun 2018 mengamanatkan instansi pemerintah yang
menyusun peta proses bisnis dengan metode flowchart, akan membuat 4 jenis peta, yaitu peta
proses, peta subproses, peta lintas fungsi dan peta relasi. Berikut Langkah-langkah penyusunan
masing-masing peta tersebut.
1) Buka Visio 2019, sehingga muncul tampilan sebagai berikut:

9

2) Pilih new, dan pilih basic flowchart

Lalu tekan create

Ribbon Bar

Drawing Area

Page control Zoom control

Shape Pane

Diagram peta proses bisnis yang dibuat, dapat digambarkan pada bagian Drawing Area

RIBBON BAR

Visio Ribbon berisi berbagai menu perintah yang berkaitan dengan pengelolaan diagram. Visio
Ribbon ini dibagi menjadi beberapa kelompok. Tab Home menampilkan fitur-fitur dasar yang
sering digunakan dalam pembuatan diagram.

Tab Insert memuat ikon untuk menginsertkan segala object kedalam diagram kita.

10

Tab Design memuat ikon untuk megatur theme dan background dari tampilan diagram kita.

Tab Data memuat ikon untuk mengatur koneksi ke database atau data dari luar.

Tab Proses memuat fitur menarik yaitu Check Diagram, dan fitur koneksi ke Sharepoint.

Tab Review menampilkan semua perubahan yang terjadi pada diagram kita, dan mengijinkan
orang lain untuk memberika komentar pada diagram yang kita buat. Fitur Spelling dan Thesaurus
ada di bagian ini.

Tab View menampilkan fitur grid, zoom, window dan macro untuk diagram kita.

BAGIAN SHAPE
Bagian Shape berisi shape/bentuk yang berbeda-beda pada tab yang berbeda-beda yang juga
dikenal sebagai stencils.

11

B. PENGGAMBARAN PETA PROSES BISNIS, PETA SUBPROSES DAN PETA RELASI
1) Buka Visio 2019, sehingga muncul tampilan sebagai berikut:

12

2) Pilih new, dan pilih basic flowchart
Lalu tekan create

3) Berikan judul sebagai contoh “Peta Proses Bisnis Provinsi A”
Pilih tab Design, Klik Borders & Titles pada pilihan yang kita butuhkan.

13

4) Menambahkan shape/bentuk dalam diagram dilakukan dengan melakukan drag shape yang
dipilih ke drawing area

Kemudian tambahkan shape baru, sehingga diagram akan terlihat seperti berikut

14

5) Menambahkan teks pada shape
Untuk melakukan penambahan teks, dapat melakukan klik 1x pada shape yang ingin kita beri
keterangan, kemudian langsung mengetik dengan keyboard, atau melakukannya dengan
me-klik 2x shape, kemudian dilanjutkan dengan mengetikkan keterangan.

6) Membuat kelompok shape
Untuk mengelompokkan shape dapat dengan menggunakan fitur container pada tab insert

7) Menghubungkan shape
Untuk menghubungkan antar shape bisa dilakukan dengan fitur autoconnect atau dengan
menggunakan fitur connector pada tab insert.
Untuk menghubungkan dengan manual, langkahnya adalah sebagai berikut:
- Pilih Shape
- Pilih tombol Connector dari tab Home.
- Gerakkan mouse ke posisi seperti pada Gambar di bawah ini, kemudian tarik dan
hubungkan dengan bentuk Shape yang lain.

15

- Setelah terhubung, lepaskan penekanan pada mouse, sehingga akan tercipta garis
penghubung.

8) Bilamana sudah diberikan shape dan teks maupun container maka berikut contoh
penggambaran peta proses bisnis dan peta subproses
Peta Proses Bisnis

Peta Sub Proses

16

Peta Relasi
17

C. PENGGAMBARAN PETA LINTAS FUNGSI
Peta lintas fungsi atau dapat dikenal juga merupakan peta SOP makro, yang berarti pada
dasarnya peta ini hampir sama dengan SOP namun menghubungkan antar unit yang lebih besar
dibandingkan SOP dan proses yang digambarkan akan lebih bersifat makro.
Terdapat beberapa symbol yang dapat digunakan untuk mewakili proses dalam peta lintas fungsi
ini, yaitu:

Sama dengan pembuatan peta proses, peta subproses dan peta relasi, peta lintas fungsi ini dibuat
dengan membuat sheet baru pada file peta proses bisnis yang telah dibuat sebelumnya dengan
cara menekan simbol + di bagian bawah.

18

Sehingga akan muncul sheet baru

Lalu pada bagian shape bar dipilih Cross-Funcional Flowchart Shape

Kalau belum ada dapat mengeluarkan jenis shape itu dengan memilih pada more shape.
Ada 2 (dua) bentuk swimlane yang dapat digunakan, yaitu vertikal dan horizontal, untuk
membuat peta lintas fungsi ini, dapat digunakan bentuk swimlane horizontal.

19

Sebagai contoh proses yang akan digambarkan adalah “proses pembuatan akses jalan untuk
mendukung daerah wisata”, dan OPD yang berperan sekaligus aktivitas yang dilakukan adalah
sebagai berikut:

Nama OPD Aktivitas

Dinas Pariwisata Melakukan perencanaan bersama dengan Bappeda

Dinas Lingkungan Hidup Melakukan perhitungan kelayakan lingkungan

Dinas Pekerjaan Umum Melakukan tender

Pihak ketiga (kontraktor) Melakukan pekerjaan pembuatan akses jalan

Peta lintas fungsi dapat digambarkan sebagai berikut:

20

PENUTUP

Peta proses bisnis merupakan aset terpenting organisasi yang mengumpulkan
seluruh informasi ke dalam satu kesatuan dokumen atau database organisasi.
Dengan demikian, menjadi sebuah keniscayaan untuk melibatkan seluruh
elemen organisasi dalam penyusunan peta proses bisnis untuk memastikan akurasi dan
kelengkapan dari proses bisnis yang digambarkan sesuai dengan rencana strategis organisasi.
Modul ini diharapkan dapat dijadikan sarana bantu dan panduan pendamping bagi
instansi pemerintah dalam rangka penyusunan peta proses bisnis terutama bagi instansi
pemerintah yang memutuskan menyusun peta proses bisnis dengan metode flowchart.

21