1 SMK DATO’ MOHD SAID 71800 NILAI, NEGERI SEMBILAN. KERTAS KERJA MESYUARAT AGUNG TAHUNAN PIBG KALI KE-47 SESI 2022/2023
2 PERKARA : Mesyuarat Agung PIBG kali ke-47 OBJEKTIF : 1. Mengeratkan hubungan antara ibu bapa dan pihak sekolah. 2. Menjalinkan hubungan warga sekolah dengan masyarakat setempat. 3. Membincangkan usul-usul yang dikemukakan oleh ibu bapa untuk meningkatkan peranan PIBG. 4. Memberi pendedahan tentang aktiviti dan program yang dijalankan di sekolah. PELAKSANAAN : Tarikh : 13 Mei 2023 Masa : 8.00 pagi Tempat : Dewan Sri Muhibbah, SMK Dato’ Mohd Said, Nilai Sasaran : Semua guru dan ibu bapa PERASMI : Yang Dipertua Persatuan Ibu bapa Guru SMK Dato’ Mohd Said, Nilai TENTATIF Rujuk lampiran A AHLI JAWATANKUASA PELAKSANA Rujuk lampiran B ANGGARAN BELANJAWAN Rujuk lampiran C
3 Lampiran A ATURCARA MESYUARAT AGUNG TAHUNAN KALI KE- 47 SESI 2022/2023 SMK DATO’ MOHD SAID, NILAI 7.30 pagi : Pendaftaran ibu bapa/ penjaga : : : : : : : Nyanyian lagu Negaraku Ucapan aluan Pengerusi Majlis Bacaan doa Ucapan Pengetua Ucapan YDP PIBG (merangkap ucapan perasmian ) Penyampaian sijil dan hadiah kepada AJK PIBG Persembahan multimedia : Mesyuarat Agung PIBG kali ke-47 bermula - Ucapan Aluan Pengerusi Majlis - Membentang, menerima dan mengesahkan minit Mesyuarat Agung PIBG kali ke-46. - Membentang dan menerima laporan tahunan PIBG 2022/2023 - Membentang, menerima dan meluluskan penyata kewangan bagi tahun berakhir Disember 2022 - Pembentangan usul - Pembubaran ahli Jawatankuasa PIBG bagi sesi 2022/2023 - Pemilihan dan pelantikan ahli jawatankuasa PIBG bagi sesi 2023/2024 - Ucapan penangguhan : Sesi fotografi : Bersurai
4 Lampiran B JAWATANKUASA MESYUARAT AGUNG TAHUNAN PIBG KALI KE-47 SESI 2022/2023 SMK DATO’ MOHD SAID, NILAI Penasihat :Datin Sri Nurul Hidayah Seah binti Abdullah (Pengetua) Pengerusi :Pn Marina binti Dato’ Mansor(YDP PIBG) Naib Pengerusi :Dr Shahril bin Sabudin (GPK HEM) :Pn. Zabidah Binti Sapari (GPK Kokurikulum) :Pn. Hjh Siti Zulaiha Binti Mohamed Moklas (GPK Tingkatan 6 ) Setiausaha :Pn Jamilah binti Othman Pen.Setiausaha :Pn Rahimah binti Mohamad Anip Bendahari :Pn. Munirah binti Ibrahim JAWATANKUASA SENARAI TUGAS SAMBUTAN Semua Guru Penolong Kanan Semua Ketua Bidang PENDAFTARAN (IBU BAPA & PENJAGA /GURU) Pn.Nelavathi a/p Suppiah (K) Pn Rosniza binti Ibrahim Pn Sujatha a/p Muthusamy Pn Kon Oi Yoon - Mengalu-alukan kedatangan ibu bapa - Menyediakan borang pendaftaran kehadiran ibu bapa, guru dan AJK PIBG secara manual. - Menyediakan e-pendaftaran ibu bapa, guru dan AJK PIBG secara atas talian (google form), menyediakan link dan QR code. - Membantu ibu bapa untuk mengimbas QR Code jika mereka menghadapi masalah. PENGACARA MAJLIS Pn Nurus Noor Hafizan binti Taib (K) Pn Noor Razalina binti Mohd Rashid - Menyediakan teks pengacaraan - Mengacarakan majlis dari awal hingga akhir.
5 AJK TEMPAT / DEWAN En Mathanagopalan a/l Letchumanan(K) Sebelum En Manimaran a/l Govindaraj En Mohd Firdaus bin Ismail En Muhammad Arfan bin Mayiddin Selepas En Johan Ramizah binti Ramli En Mohd Ishak bin Abdul Ghani Tuan Muhammad Syazwan bin Tuan Mat Meja Mesyuarat / persiapan pentas Pn Zaiton binti Hashim (K) Pn Hamimah binti Basri Pn Rahayu binti Rany Ustazah Rosmaliza binti Mat Jidin Cik Siti Nursyahme Aune binti Hazman Nabila Natasha binti Ariffin - Menyediakan tempat duduk yang mencukupi untuk ibu bapa, guru dan VIP - Menyediakan meja//tempat untuk pengacara majlis. - Menyediakan meja untuk pencatat minit - Mengemas dewan selepas mesyuarat - Menyediakan papan putih semasa sesi undian (jika perlu). - Memastikan dewan dibuka sebelum mula program dan berkunci selepas tamat program. - Menyediakan meja mesyuarat (banquet) dan kerusi yang mencukupi di atas pentas. - Mengemas semula selepas program - Menyediakan minuman mineral kepada Pengerusi dan YDP PIBG - Bekerjasama dengan AJK sistem PA untuk memastikan mikrofon mencukupi dan dalam keadaan baik. - Menghias pentas dengan hiasan yang bersesuaian. BUKU PROGRAM Pn Noorasyikin binti Kusai (K) Pn Maizatulhayani binti Zakaria - Menyediakan buku program - Mengedarkan buku program kepada pentadbir dan AJK Ibu bapa - Menyediakan juga buku program dalam bentuk any flip - Menyediakan link any flip kepada ibu bapa dan guru - Menyediakan QR Code untuk kegunaan tetamu dan mengimbas semasa pendaftaran. - Berada di kaunter pendaftaran semasa hari kejadian untuk membantu ibu bapa jika ada masalah semasa mengimbas QR Code tersebut.
6 PENYEDIAAN LAPORAN SEKOLAH / PIBG Pn Jamilah binti Othman (PIBG) (K) Pn Rosiah binti Muji (Kurikulum) Pn Norliana binti Adnan (HEM) Pn Siti NoorHafizah binti Othman (kokurikulum) Pn Munirah Binti Ibrahim (PIBG) Pn Noorzaila binti Mat Taib ( Tingkatan Enam) - Menyediakan bahan-bahan laporan yang diperlukan oleh AJK Buku Mesyuarat dan Setiausaha PIBG. BUKU MESYUARAT PIBG Pn Nur Aini Syahidah binti Ahmad Shuyuti (K) Pn Siti Nur Asma binti Abdul Halim Cik Nabila Natasha binti Ariffin Cik Siti Noor Hidayah binti Saini - Mendapatkan maklumat isi buku mesyuarat daripada setiausaha PIBG - Menyediakan buku mesyuarat - Mengedarkan buku mesyuarat kepada pentadbir dan ibu bapa (salinan terhad) - Menyediakan juga buku mesyuarat dalam bentuk any flip. - Menyediakan link any flip buku mesyuarat kepada ibu bapa dan guru - Menyediakan QR Code untuk kegunaan guru dan tetamu dan mengimbas semasa pendaftaran. - Berada di kaunter pendaftaran semasa hari kejadian untuk membantu ibu bapa mengimbas QR Code buku mesyuarat. PEMBACA DOA Ustaz Khairul Ikhwan bin Sayuti - Menyediakan teks bacaan doa - Mengetuai bacaan doa semasa majlis PA SISTEM / PROJEKTOR LCD En Norsyazaiman bin Samsuden (K) En Halimi bin Ismail En Mohd Syukor bin Abdullah En Muhammad Amir Zakuan bin Mohd Razali - memastikan sistem PA berfungsi dengan baik semasa persembahan multimedia dan semasa mesyuarat berlangsung. - Memastikan bilangan mikrofon mencukupi untuk kegunaan dewan terutamanaya semasa mesyuarat berlangsung. - memastikan PA sistem berfungsi dengan baik sepanjang majlis berjalan
7 - memastikan lagu Negaraku disediakan. - Bekerjasama dengan AJK Persediaan Tempat ( Meja Mesyuarat) KEBERSIHAN Pn Mazlina binti Adnan (K) Pn Syahillah binti Masillah Cik Sarinah binti Ghazali Cik Nur Afiqah binti Azizi - memastikan dewan bersih sebelum dan selepas mesyuarat. KESELAMATAN DAN LALULINTAS / PENUNJUK ARAH En Subramaniam A/L Rajoo (K) Ustaz Mohd Kamil bin Ismail En Mohd Firdaus bin Abdullah En Leow Chi Ai En Muhammad Nilwin bin Omar - Membuat penunjuk arah parkir ibu bapa di hadapan masjid - Membuat penunjuk arah ke dewan mesyuarat - Melantik pembantu pelajar pada hari kejadian PERSEMBAHAN MULTIMEDIA Pn Shitah binti Abdullah (K) Cik Noraizi binti Nik Hassan Muhammad Baihaqi bin Azhari Ammar Rosha bin Mohd Har - Menyediakan persembahan multimedia dan dipancarkan semasa acara belum bermula. - Memilih muzik yang sesuai untuk dimainkan semasa acara belum bermula - Anggaran masa 3-5 minit - Bersedia untuk memaparkan nama nama ibu bapa yang terpilih semasa sesi undian - Memastikan semua peralatan secara teknikal berfungsi dengan baik. - Memaparkan jumlah pengiraan undi PEMILIHAN / PENGIRAAN UNDI En Abd Haris bin Anuar (K) En Muhammad Hafiz bin Mahfol Ustazah Datin Zawiah binti Abdul Wahid Pn Suhaila binti Ilias Ustazah Azira binti Abdullah - Membuat persediaan bagi pengiraan undian pemilihan JK PIBG yang baru - Menjalankan urusan pengiraan undian - Bekerjasama dengan JK Multimedia untuk memaparkan jumlah pengiraan undian .
8 PENGERUSI SEMENTARA PEMILIHAN JK BARU En Amran bin Sharudin - Mengambil alih perjalanan mesyuarat sementara perlantikan JK PIBG yang baru. - Mengumumkan jumlah kiraan undian /JK baru. BACKDROP / E-POSTER Pn Fatimah binti Othman (K) Pn Noraini binti Ibrahim - Menyediakan poster hebahan mesyuarat - Menyerahkan bahan yang telah disiapkan kepada AJK Multimedia untuk dipaparkan sebelum atau sepanjang mesyuarat. JURU KAMERA Pn Nurhafizan binti Zakri (K) Pn Che Wan Rosida binti Wan Hasan - Mengambil gambar semasa mesyuarat - Memuatnaik gambar dalam link foto DMSS - Melantik 2 orang pelajar dalam kalangan Pengawas PSS sebagai pembantu PENCATAT MINIT Pn Rahimah binti Mohamad Anip (K) Pn Sri Valli a/p Govindaraj Pn Er Kim Keok Pn Rosmaniza binti Abdullah - Mencatat minit semasa mesyuarat agung - Menyerahkan catatan kepada penolong setiausaha PIBG LAPORAN/DOKUMENTASI Pn Rohani binti Mat Salleh (K) Pn Sakinah binti Harun (K) Pn Kavitha a/p Kanan - Menyediakan laporan dokumentasi program/majlis. - Menghantar 1 salinan kepada setiausaha PIBG dan 1 salinan ke Unit Dokumentasi - Menghantar 1 salinan soft copy kepada setiausaha PIBG SIJIL DAN HADIAH AJK PIBG SIJIL Pn Nor Fadliza binti Dagang - Mendapatkan senarai nama AJK PIBG sesi 2022/2023 - Menyediakan sijil penghargaan - Berada di atas pentas semasa penyampaian sijil dan hadiah
9 HADIAH Pn Saluwah binti Adam (K) Pn Munirah binti Ibrahim - Berbincang dengan AJK PIBG untuk mendapatkan hadiah yang sesuai untuk barisan AJK PIBG JAMUAN IBU BAPA DAN GURU Pn. Zaliza bt Mohd Rohani (K) Pn Sharizan binti Samsudin Pn Salmizan binti Ibrahim Pn Siti Jalilah binti Sheikh Ramli Pn Zalina binti Mohamed Yussof - Membuat tempahan makanan yang sesuai untuk guru, AJK PBG dan ibu bapa - Menyediakan tempat yang sesuai untuk mengedarkan makanan - Mengedarkan makanan kepada guru, AJK PIBG dan ibu bapa yang hadir. Disediakan oleh: Jamilah binti Othman Setiausaha Program Mesyuarat Agung Tahunan PIBG Kali ke-47 SMK Dato’ Mohd Said, Nilai Disemak dan disahkan oleh: …………………… ………………………………….. Jamilah binti Othman Datin Sri Hajah Nurul Hidayah Seah binti Abdullah Setiausaha Program Pengetua Disemak dan disahkan oleh: Datin Sri Hajah Nurul Hidayah Seah binti Abdullah Pengetua, SMK Dato’ Mohd Said, Nilai