Modul OTK Keuangan XI semester Genap

KOMPUTER AKUNTANSI DALAM PENGELOLAAN ADMINISTRASI
KEUANGAN

Kompetensi Dasar :

3.9 Mengevaluasi kegiatan administrasi keuangan

4.9 Membuat laporan hasil evaluasi kegiatan administrasi keuangan

Tujuan Pembelajaran :

4. Membuat laporan hasil evaluasi kegiatan administrasi keuangan

Pendahuluan :

METODE PENCATATAN KAS KECIL SISTEM DANA TETAP DAN FLUKTUASI
Kita pasti sudah familiar dengan istilah kas ketika berkaitan dengan akuntansi, bisnis, atau
perusahaan. Pengertian sederhana kas adalah segala sesuatu yang diterima secara sah sebagai
alat pembayaran di Indonesia. Kas merupakan aset perusahaan yang sangat penting, mengingat
kegunaannya dalam bertransaksi.
Beberapa jenis kas yang digunakan oleh perusahaan adalah uang baik kertas maupun logam,
dan surat berharga. Namun tidak semua surat berharga termasuk ke dalam kas. Surat berharga
yang diterima sebagai kas adalah simpanan bank, rekening giro, wesel pos, cek kasir, cek
dalam perjalanan, dan cek yang belum disetorkan.
Sebagai aset penting perusahaan, tentunya kas perlu direkap rapi dalam pencatatan. Kas
perusahaan sendiri terbagi menjadi dua, kas dalam bank dan kas kecil. Keduanya sama-sama
perlu dicatat dengan baik, namun kali ini kita akan membahas mengenai pencatatan kas kecil
Apa Itu Kas Kecil?
Kas kecil dikenal juga dengan istilah petty cash. Pengertian kas kecil adalah kas dengan
jumlah kecil yang digunakan untuk membiayai kepeluan perusahan yang relatif kecil dan
keperluan mendadak. Sifat inti dari kas kecil adalah jumlahnnya yang dibatasi nominal tertentu
dan penggunaannya untuk transaksi kecilKas kecil dibentuk dengan tujuan sebagai berikut:

1. Menghindari cara pembayaran yang tidak praktis, misalnya menggunakan cek, hanya
untuk keperluan yang relatif kecil.

2. Melancarkan operasional perusahaan yang memiliki kebutuhan dana mendadak. Akan
lama jika menunggu proses pengajuan pencairan dana dari atasan serta pencairan cek
dari bank.

3. Mempercepat pembayaran yang butuh dilunasi segera, sehingga tidak butuh menunggu
dalam waktu lama.

OTK Keuangan XI semester Genap

4. Menghindari kekurangan stok kebutuhan kantor yang bersifat kecil namun penting.
Dengan adanya kas kecil, kebutuhan kantor dapat dibeli dengan cepat sehingga selalu
tersedia.

5. Memudahkan pegawai tanpa harus membuat mereka menggunakan uang sendiri dulu
untuk keperluan kantor.

Pembentukan kas kecil dilakukan perusahaan dengan membuat estimasi kebutuhan apa saja
yang termasuk dalam pembiayaan kas kecil. Dari estimasi tersebut dikalkulasikan jumlah
nominal kas kecil setiap periodenya. Biasanya periode kas kecil dibuat setiap bulan. Misalnya,
jumlah kas kecil PT. ABC adalah Rp 10.000.000 per-bulan.

Setelah dibentuk, kas kecil dicairkan dan diatur penggunaannya oleh pemegang kas kecil.
Pemegang kas kecil ini juga yang perlu melakukan pencatatan terhadap kas kecil

Jenis Metode Pencatatan Kas Kecil

Pencatatan kas kecil dibagi ke dalam dua metode. Berikut adalah jenis metode pencatatan kas
kecil:

Metode Dana Tetap (Imprest Fund System)

Dalam metode tetap, jumlah dana dalam kas kecil relatif tetap setiap periode nya.
Jumlahnya sesuai dengan cek kas kecil dari bagian keuangan yang kemudian diuangkan dan
diserahkan pada pemegang kas kecilKetika menggunakan dana kas kecil, pemegang kas kecil
harus membuat bukti pengeluaran. Dan dalam menggunakan kas kecil, metode dana tetap
tidak membuat jurnal kas kecil. Namun pencatatan dibuat berdasarkan pos-pos kebutuhan
perusahaan.

Pencatatan dilakukan ketika pemegang kas kecil hendak melakukan pengisian kembali kas
kecil. Pada metode ini, tanggal berapapun hendak dilakukan pengisian kembali, maka
pembukuan kas kecil pada periode itu ditutup. Metode Dana Tidak Tetap (Fluctuation Fund
System)

Dalam metode tidak tetap atau fluktuasi, jumlah dana dalam kas kecil tidak tetap namun
berubah-ubah sesuai dengan kebutuhan yang dikeluarkan. Pada metode ini, jumlah dana kas
kecil selalu berubah tiap pembukuan buku kas bulanan.

Pencatatan dilakukan setiap terjadi pengeluaran yang dibiayai oleh kas kecil. Buku pengeluaran
kas kecil dalam metode ini mempunyai fungsi juga sebagai buku jurnal. Buku jurnal kas kecil
ini kemudian menjadi dasar untuk pembukuan rekening-rekening yang lebih besarJadi pada
metode ini, setiap ada pengeluaran akan langsung dicatat di buku pengeluaran kas kecil.
Pengeluaran langsung dikreditkan atau mengurangi jumlah kas kecil. Dengan begitu, jumlah
kas kecil yang tersedia selalu dapat diketahui.

Karena bentuk pencatatan metode ini menggunakan jurnal, maka dana dimasukkan ke bagian
debet atau kredit. Misalnya, di awal diberikan dana kas kecil sebesar Rp 5.000.000. Maka dana
tersebut masuk di bagian debet. Ketika kemudian terjadi pengeluaran, masing-masing
pengeluaran dicatat di bagian kredit buku kas.

Ketika dilakukan pengisian kembali, maka dana tersebut masuk ke bagian debet dan menambah
saldo kas kecil. Pengisian Kembali Kas Kecil

OTK Keuangan XI semester Genap

Kedua metode ini memiliki perbedaan dalam pengisian kembali kas kecil berdasarkan
pencatatan masing-masing. Untuk lebih memahaminya, berikut teknis pengisian kembali
masing-masing metode:

 Pengisian Kembali dalam Metode Tetap

Seperti yang diulas sebelumnya, pencatatan kas kecil pada metode tetap dilakukan ketika
hendak melakukan pengisian kembali. Pengisian kembali dilakukan ketika jumlah kas kecil
dirasa sudah mulai menipisPencatatan dilakukan berdasarkan pengeluaran yang dibiayai kas
kecil, sesuai dengan pos-pos yang ditentukan. Bukti pengeluaran juga dilampirkan dalam
pencatatan.

Setelah itu, pembukuan catatan diserahkan kepada bagian keuangan untuk dilakukan pengisian
kembali kas kecil. Pengisian kembali pada metode tetap sesuai dengan jumlah yang
dikeluarkan. Misalnya, dana kas kecil ditetapkan sebesar Rp 7.000.000 per-periode. Saat
pemegang kas kecil merasa dana yang ada semakin menipis, ia membuat pencatatan
pengeluaran untuk melakukan pengisian kembali. Total pengeluaran pada periode itu adalah
Rp 5.000.000.

Catatan atau laporan itu kemudian diserahkan kepada bagian keuangan. Bagian keuangan
memeriksa laporan itu, kemudian memberikan dana (bisa berupa cek atau uang langsung)
kepada pemegang kas kecil sebesar yang dikeluarkan yaitu Rp 5.000.000. Dengan begitu, saldo
kas kecil kembali pada jumlah awal yaitu Rp 7.000.000

 Pengisian Kembali dalam Metode Fluktuasi

Pengisian kembali kas kecil pada metode fluktuasi juga dilakukan ketika saldo sudah menipis.
Namun bedanya, pada metode ini pengisian kembali tidak harus sesuai dengan jumlah yang
dikeluarkan. Misalnya, pada awal periode ditetapkan jumlah kas kecil sebesar Rp 7.000.000.
Saat sudah tinggal Rp 1.000.000, pemegang kas kecil mengajukan permintaan untuk pengisian
kembali.

Namun pengisian kembali kas kecil tidak sejumlah pengeluaran atau Rp 6.000.000. Pengisian
bisa lebih kecil atau lebih besar dari itu, tergantung kebijakan bagian keuangan atas analisa
pencatatan pengeluaran kas kecilJadi, saldo dalam kas kecil pun tidak selalu sama Rp
7.000.000. Bisa lebih kecil atau lebih besar pada tiap periode pembukuan.

Kelebihan dan Kekurangan Metode Dana Tetap

Metode dana tetap memiliki kelebihan dan kekurangannnya sendiri. Kelebihannya adalah:

 Pengeluaran rinci : Dalam metode dana tetap, pengeluaran uang kas kecil dapat
diketahui lebih rinci. Hal ini karena pencatatan dilakukn berdasarkan pada pos-pos
pengeluaran yang ada di pembukuan. Juga dengan adanya bukti pengeluaran yang
dilampirkan Menghemat waktu : Pencatatan metode tetap hanya dilakukan saat
hendak melakukan pengisian kembali. Tidak perlu dilakukan setiap ada pengeluaran.

Sedangkan kekurangan dari metode dana tetap adalah:

 Saldo tidak selalu diketahui : Karena pencatatan baru dilakukan ketika hendak
mengisi kembali kas kecil, maka saldo kas kecil tidak dapat diketahui setiap waktu.
Saldo baru bisa diketahui ketika pemegang kas kecil menghitung manual atau
melakukan perkiraan atas pengeluaran yang dilakukan. Tidak dapat mengisi kembali
setiap waktu : Karena saldo kas kecil tidak selalu ter-update atau tidak diketahui setiap

OTK Keuangan XI semester Genap

saat, pengisian juga tidak dapat dilakukan setiap waktu. Pengisian dilakukan setelah
melakukan penghitungan jumlah dana atau perkiraan dana yang tersisa.

Kelebihan dan Kekurangan Metode Dana Fluktuasi
Metode dana fluktuasi memiliki kelebihan dan kekurangannnya sendiri. Kelebihannya adalah:

 Saldo selalu diketahui : Pencatatan pengeluaran pada metode fluktuasi dilakukan
setiap terjadi pengeluaran tersebut. Sehingga jumlah saldo kas kecil pun selalu dapat
diketahui, atau selalu updateDapat mengisi kembali dengan cepat : Karena jumlah
saldo selalu diketahui, pemegang kas kecil mengetahui dengan pasti berapa dana yang
tersisa. Begitu dana sudah jelas terlihat menipis, tanpa perlu melakukan penghitungan,
pemegang kas kecil dapat mengajukan pengisian kembali.

Sedangkan kelemahan metode dana fluktuasi adalah:
 Pengeluaran tidak terkelompokkan : Pencatatan dalam metode fluktuasi dilakukan
tiap ada pengeluaran, tidak dibagi ke dalam pos-pos tertentu. Kita hanya dapat melihat
apa saja pengeluaran pada hari itu, tapi tidak ada kelompok pengeluaran apa sajaTidak
diketahui pengeluaran terbanyak : Karena tidak dibuat pos-pos pengeluaran,
perusahaan tidak dapat melihat pos atau bagian apa yang memiliki pengeluaran
terbanyak.

Demikian pembahasan mengenai metode pencatatan kas kecil. Semoga tulisan ini dapat
berguna bagi anda yang mencari informasi mengenai kas kecil dan bagaimana metode
pencatatan serta pengisian kembali kas kecil.

Ulangan KD 9
Soal Praktik

1. Petunjuk Pengerjaan

a. Pimpinan anda melakukan beragam kegiatan yang perlu di danai dengan anggaran Kas Kecil
yang anda kelola, Direktur PT harapan Sentosa adalah Bp. Wahyu Budiman, MM, Bendahara
perusahaan Nama Anda

b. Pengelolaan dana kas kecil menggunakan sistem imprest
c. Pada tanggal 31 Januari 2016 saldo kas kecil Rp. 150.000
d. Dana kas kecil tiap bulannya Rp. 6.000.00
e. Tanggal 1 Februari 2016 pengisian dana kas kecil
f. Selama periode 1 – 28 Februari 2016 terjadi beberapa pengeluaran kas kecil sebagai berikut :

1. Tanggal 26 Februari membayar langganan harian Kompas sebesar Rp. 85.000, harian
Bisnis Indonesia Rp 55.000

2. Tanggal 22 Februari membeli ATK di Toko Buku Bahagia sebesar Rp. 575.000
OTK Keuangan XI semester Genap

3. Tanggal 12 Februari membeli snack di Hani Bakery untuk tamu sebesar Rp. 250.000
4. Tanggal 24 Februari membeli materai 20 lembar @ 6.000
5. Tanggal 14 Februari membayar ongkos taksi Galaxy sebesar Rp. 100.000 untuk transport

ke kantor Depnaker
6. Tanggal 28 Februari membeli Nasi Box untuk tamu sebanyak 20 box @ Rp. 25.000
7. Tanggal 17 Februari membayar TV Berlangganan sebesar Rp. 200.000
8. Tanggal 7 Februari membeli tiket pesawat untuk perjalanan dinas tujuan Surabaya pp

sebesar Rp. 2.600.000
9. Tanggal 4 Februari mengeluarkan biaya untuk fotokopi sebesar Rp. 65.000
10. Tanggal 8 Februari membeli parcel buah untuk relasi sebesar Rp. 350.000
11. Tanggal 3 Februari membayar transport antar surat sebesar Rp. 75.000
12. Tanggal 10 Februari membeli tiket KA Argo Gede tujuan Bandung sebesar Rp. 400.000
g. Buatlah Laporan Pengelolaan Kas Kecil bulan Februari 2016

OTK Keuangan XI semester Genap