การจัดเก็บเอกสาร (1)

ความหมายของเอกสาร

เอกสาร คือ “หนังสือสาคญั ” ข้อความท่ี
สามารถนามาอ่าน แปล ตคี วามหรือใช้เป็ น
ส่ิงอ้างองิ เพ่ือการปฏิบตั งิ าน ใช้เป็ น
หลกั ฐานในการติดต่อราชการ

ประเภทของเอกสาร

1. หนังสือเข้า หมายถึง เอกสารทีไ่ ด้รับจากหน่วยงาน
ภายนอกหรือหน่วยอื่น
2. หนังสือออก หมายถงึ เอกสารทห่ี น่วยงานจดั ทาขนึ้
แล้วส่ งไปให้ บุคคลหรื อหน่ วยงานภายนอก
3. หนังสือติดต่อภายใน หมายถึง เอกสารทใ่ี ช้ติดต่อ
ระหว่างหน่วยงานภายในองค์กร

ประเภทของเอกสาร

 เอกสารทยี่ งั อยู่ในระหว่างปฏบิ ตั งิ าน : ยงั ต้องใช้อ้างองิ บ่อยๆ
 เอกสารทม่ี กี ารโต้ตอบเสร็จแล้ว : ยงั ต้องใช้อ้างองิ บางคร้ัง
 เอกสารซึ่งมีความสาคญั : ทางประวตั ิศาสตร์ การเงนิ ฯลฯ
 เอกสารซ่ึงควรทาลาย : ไม่มีค่าในการอ้างองิ ต่อไป

ความหมาย

การเกบ็ เอกสาร คือ กระบวนการจดั และเกบ็
เอกสารให้เป็ นระเบียบ เพ่ือให้ง่ายต่อการ
ค้นหา สะดวก รวดเร็ว ทนั เวลา

วตั ถุประสงค์ของการจดั เกบ็

1. เพื่อความสะดวกในการค้นหา
2. เป็ นแหล่งรวมความจาต่างๆ
3. เพื่อให้มีแหล่งเกบ็ เอกสารท่ีปลอดภยั ไม่เกดิ ความชารุดเสียหาย
4. เพื่อรวบรวมเอกสารทเ่ี กยี่ วข้องสัมพนั ธ์กนั ไว้ในแหล่งเดยี วกนั
5. ทาให้มมี าตรฐานเดยี วกนั ในการจดั เกบ็ เอกสาร
6. เพ่ือความเรียบร้อยและสะอาดตา







มาตรฐานการคน้ หารายการเอกสาร

คน้ หาเอกสารพบในเวลา 1 นาที หมายความวา่ ดีมาก
คน้ หาเอกสารพบในเวลา 2 นาที หมายความวา่ ดี
คน้ หาเอกสารพบในเวลา 3 นาที หมายความวา่ ใชไ้ ด้
คน้ หาเอกสารพบในเวลา 4 นาที หมายความวา่ ไม่ค่อยดีนกั
คน้ หาเอกสารพบในเวลา 5 นาที หมายความวา่ ไม่ดี
คน้ หาเอกสารพบในเวลา 10 นาที หมายความวา่ ตอ้ งปรับปรุง

หลกั พนื้ ฐานในการจดั เกบ็

5ส

1. สะอาด แยกของจาเป็ นและไม่จาเป็ นออกจากกนั
2. สะสาง จดั เอกสารทีค่ ้างคามานานให้เป็ นระเบยี บ
3. สะดวก จดั วางเอกสารทท่ี าให้ค้นหาได้ง่าย
4. สุขลกั ษณะ จดั วางอย่างมคี วามปลอดภยั
5. สร้างนิสัย ปฏิบตั จิ นเป็ นนิสัย





กจิ กรรมการจัดเกบ็ เอกสาร

 กาหนด/สร้างระบบการจาแนกเอกสาร
 การทารหัสหมวดหมู่และคาค้น/คาดรรชนี
 การจัดทาแฟ้มเอกสาร
 การปิ ดแฟ้ม
 การทาผงั /ป้ายหน้าลนิ้ ชัก/ตู้





การทารหัสหมวดหมู่/คาค้น/คาดรรชนี

คาดรรชนี/คาสาคญั /คาค้น คือ คาหรือวลที สี่ าคญั ที่กาหนด
ขนึ้ เพ่ือการค้นหาเอกสารหรือสารสนเทศทเี่ กยี่ วข้องกบั
เอกสารน้ันๆ อาจเป็ นคานาม หัวเรื่อง คารวมของเนื้อหาช่ือ
สถานที่ ตวั อย่างเช่น

➢ การอบรมคดั เลือกพนักงานธุรการ
➢ การจ่ายเงนิ โบนัส



การจดั ทาแฟ้ม
 การเปิ ดแฟ้ม
 การต้งั ช่ือแฟ้ม
การจดั เรียงเอกสารในแฟ้ม
การเขียนปกแฟ้ม ฯลฯ

การเขียนปกแฟ้ม

 ช่ือหน่วยงาน
 ช่ือแฟ้ม
รหัสประจาแฟ้ม
ประเภทของเอกสาร
 ลาดบั หมายเลขแฟ้ม
 วนั เดือนปี ท่ีเปิ ด – ปิ ดแฟ้ม
 วนั เดือนปี ครบกาหนดอายทุ าลาย
 ตาแหน่งท่เี กบ็ แฟ้ม



การจัดเรียงเอกสารในแฟ้ม
- เรียงลาดับตามเลขท่ี วนั เดือนปี
หรือลาดบั เหตุการณ์
- เรียงจากข้างล่างมาข้างบน
- เขยี นเลขหน้าทม่ี ุมบนด้านขวา

การปิ ดแฟ้ม
- ไม่ใส่เอกสารในแฟ้มน้ัน เน่ืองจาก
มจี านวนตามเกณฑ์ท่ีกาหนด
- เอกสารครบอายกุ ารเกบ็
- เอกสารไม่มีการจัดทาหรือได้รับเพมิ่ อกี แล้ว

การทาผงั /ป้ายหน้าลน้ิ ชัก/ตู้

จดั ทาแผนผงั ตู้เกบ็ เอกสารในห้องและจัดทา
รายการเอกสารพร้อมตาแหน่งเกบ็ ตดิ บอร์ดใน
ห้องทบี่ ุคลากรทุกคนสามารถดูและค้นเอกสารได้



ระบบมาตรฐานการจัดเกบ็ เอกสาร

1. จาแนกตามหัวข้อเรื่อง
หมวดท่ี 1 การเงนิ และงบประมาณ เช่น งบประมาณ เงนิ เดือน ค่าจ้าง
ค่าตอบแทน ค่าใช้สอย ฯลฯ
หมวดที่ 2 คาสั่ง ระเบยี บ คู่มือ เช่น คาส่ังของฝ่ ายกอง ระเบยี บ
ประกาศต่างๆ
หมวดที่ 3 การโต้ตอบ ได้แก่ เอกสารโต้ตอบเร่ืองการบริจาค การขอ
ความร่วมมือจากหน่วยงานต่างๆ และการขอชมกจิ การ
หมวดที่ 4 การบริหารทวั่ ไป เช่น การแบ่งส่วนราชการ หน้าท่ี
ความรับผดิ ชอบ ฯลฯ
หมวดที่ 5 การบริหารบุคคล เช่น ทะเบยี นประวตั ิ การบรรจุแต่งต้งั
การโอนย้าย วนิ ัย การสอบเล่ือนระดบั การพจิ ารณาความดคี วามชอบฯลฯ

หมวดท่ี 6 การประชุม ใช้สาหรับการประชุมทว่ั ๆ ไป
หมวดที่ 7 การฝึ กอบรม ดูงาน เช่น การฝึ กอบรมหรือการดูงาน
หมวดที่ 8 ของข้าราชการ
พสั ดุ ครุภณั ฑ์ ทดี่ นิ และสิ่งก่อสร้าง เช่น การจดั ซื้อและ
หมวดที่ 9 จดั หาวสั ดสุ านักงาน เอกสารประกวดราคา สอบราคา
หมวดท่ี 10 ทะเบยี นทรัพย์สิน จ้างเหมาก่อสร้าง ฯลฯ
สถติ แิ ละรายงาน เช่น รายงานการตรวจอาคาร รายงาน
การใช้นา้ มันเชื้อเพลงิ สถิตประชากร
เบด็ เตลด็ ไม่สามารถเข้าหมวดอื่นได้

2. จาแนกตามรายช่ือของหน่วยงานหรือบุคคลทเ่ี กยี่ วข้อง เช่น
2.1 หน่วยงานภายนอก เช่น กรมส่งเสริม สานักงานส่งเสริม
การปกครองท้องถ่ินจังหวดั สานักงานส่งเสริมการปกครอง
ท้องถ่นิ อาเภอ ฯลฯ
2.2 หน่วยงานภายใน กองคลงั กองช่าง กองสาธารณสุข ฯลฯ

3. จาแนกตามสถานทตี่ ้งั ของหน่วยงาน เช่น ศาลากลางจังหวดั
ท่วี ่าการอาเภอ ฯลฯ

4. จาแนกโดยใช้เลขรหัสแทนเรื่องหน่ึงๆ เช่น แฟ้มประเภทท่ี 01 เป็ น
เรื่องเกย่ี วกบั การบริหารบุคคล แฟ้มประเภทท่ี 02 เป็ นเรื่องเกยี่ วกบั
งานสารบรรณ เป็ นต้น โดยทาคู่มือประกอบเพื่อสะดวกในการจัดเกบ็
และค้นหา

การใช้ระบบการจัดเกบ็ เอกสารอาจใช้ระบบใดระบบหน่ึงหรือหลาย
ระบบผสมกนั กไ็ ด้ ขนึ้ อยู่กบั ความสะดวก ปริมาณ และประเภทของเอกสาร
ตลอดจนนโยบายของหน่วยงานเป็ นสาคญั ระบบหน่ึงอาจเหมาะสมกบั
หน่วยงานหน่ึงแต่อาจไม่เหมาะสมกบั อกี หน่วยงานหนึ่งกไ็ ด้ แต่ภายใน
หน่วยงานเดียวกนั ควรใช้ระบบซ่ึงเป็ นมาตรฐานเดยี วกนั โดยพยายาม
ใช้ระบบทอ่ี านวยความสะดวกในการเกบ็ และค้นหา

***หน่วยงานต่างๆ มกั นิยมใช้ระบบการจาแนกเอกสารระบบท่ี 1
มากทีส่ ุด ท้ังหน่วยงานของรัฐและเอกชน

หลักในการเลอื กใช้ระบบจัดเกบ็
- ความรู้ความชานาญของผู้จดั เกบ็
- การเรียกใช้งาน
- ลกั ษณะของเอกสาร
- จานวนเอกสาร
- การขยายตวั ของเอกสารในอนาคต
- ความประหยดั

องค์ประกอบในการจดั เกบ็

1. บุคลากร ต้องมคี วามรู้ความชานาญ
2. ระบบการจดั เกบ็ ต้องสอดคล้องกบั ลกั ษณะงาน
และปริมาณเอกสาร
3. คู่มือ ต้องใช้เป็ นหลกั ในการจดั เกบ็
4. วสั ดุอุปกรณ์ ต้องมคี วามประหยดั มมี าตรฐาน
และพืน้ ที่

ตามตวั เลข/อกั ษร/วนั เวลา

องค์ประกอบในการจดั เกบ็ เอกสารที่ดี

1. สามารถรับการขยายตัวของหน่วยงานในอนาคตได้
2. ผู้เช่ียวชาญด้านเกบ็ เอกสารจะเป็ นผู้กาหนดระบบการเกบ็ เอกสารทดี่ ี
3. เป็ นระบบซึ่งถูกกาหนดขึน้ โดยคานึงถึงการประหยดั เวลาและค่าใช้จ่าย
4. เป็ นระบบซ่ึงทาให้การจดั เกบ็ เอกสารเป็ นไปอย่างรวดเร็ว
5. เป็ นระบบซึ่งทาให้การจัดเกบ็ เอกสารเรียงลาดับตามความสาคญั และลาดบั

ก่อนหลงั ของเอกสารในกล่มุ แฟ้มกล่มุ หนึ่ง
6. ง่ายต่อการเข้าใจของผู้ปฏิบตั ิงาน
7. เหมาะสมกบั การดาเนินงานของหน่วยงานน้ัน

วิธีการจัดเกบ็ เอกสารที่ดี

1. จาแนกประเภทเอกสารตามลกั ษณะท่ีจะอานวยประโยชน์ให้แก่การปฏบิ ัตงิ าน
ของหน่วยงานน้ัน

2. กาหนดประเภทเอกสารทจ่ี ะจัดเกบ็ ในตู้เอกสารต่างๆ โดย
- เกบ็ เอกสารทใี่ ช้เสมอในตู้ลนิ้ ชักหรือลนิ้ ชักในระดับสายตา
- เกบ็ เอกสารทจ่ี ะใช้อ้างองิ นานๆ คร้ัง ไว้ในตู้ทบึ หรือตู้ไม้ครึ่งกระจก

3. การจาแนกแฟ้มเอกสารทเี่ กบ็ ไว้ในลนิ้ ชักควรใช้ระบบการอ่านหนังสือ
คือ เรียงจากซ้ายไปขวา

4. ไม่ควรเกบ็ เอกสารมากกว่า 1 เร่ือง ในแฟ้มเดยี วกนั
5. ไม่ควรเกบ็ เอกสารมากเกนิ ไปในแฟ้มหน่ึง (ไม่ควรเกนิ 50-60 แผ่น)
6. ไม่ควรเกบ็ หนังสือปนกบั แฟ้มเอกสาร
7. ควรมกี ารควบคุมการจดั เกบ็ และค้นหาเอกสารโดยเคร่งครัด



8. เม่ือค้นเอกสารและนาออกมาใช้เสร็จแล้ว ควรรีบนาไปเกบ็ ท่ีเดิม
9. เอกสารทใี่ ช้แล้ว แต่ต้องเกบ็ ไว้ระยะหน่ึงและไม่ได้ใช้อ้างองิ บ่อยควรเกบ็ ไว้

ณ ช้ันล่างสุดของตู้หรือช้ันเกบ็ เอกสาร
10. ควรย้าย/แยกเอกสารไปเกบ็ ไว้ทุกปี และอย่างเคลื่อนย้ายเอกสารทย่ี งั ไม่ได้

แยกใส่ แฟ้มไปเกบ็
11. ไม่ควรซื้อตู้เอกสารเพม่ิ โดยไม่จาเป็ น เพราะจะทาให้เกดิ ปัญหาความ

ไม่พอเพยี งของพืน้ ทปี่ ฏิบตั งิ าน ควรพยายามใช้ตู้ ช้ัน และเคร่ืองเกบ็ เอกสาร
ทม่ี อี ยู่เดมิ โดยปรับให้ได้มาตรฐาน

แนวคดิ ในการวางแผนจัดเกบ็ เอกสาร
What เอกสารอะไร
Who ใครบ้างที่เกยี่ วข้องกบั เอกสาร
When วนั ทีร่ ับเอกสาร ระยะเวลาการใช้เอกสาร
Where เนื้อทที่ ่จี ะจดั เกบ็ อย่างเหมาะสม
Why จะต้องจดั เกบ็ หรือไม่ เพราะอะไร
How จะจดั เกบ็ ต้องทาอย่างไร

ปัญหาในการจัดเกบ็ เอกสาร

1. นาเอกสารมาใส่แฟ้มอย่างไม่เหมาะสม
2. ใส่แฟ้มผดิ ประเภท
3. ไม่มีการจดั ทาดชั นีเอกสารกากบั แฟ้ม ทาให้ค้นหาลาบาก
4. สถานทเี่ กบ็ รักษาไม่เหมาะสม
5. มีเอกสารส่วนตวั เกบ็ ไว้มากกว่าเอกสารในงาน
6. แฟ้มหาย
7. เอกสารทไี่ ม่ต้องการใช้มมี ากเกนิ ไป
การแก้ไข สร้างระบบจดั เกบ็ ทดี่ มี ปี ระสิทธิภาพ สร้างความรู้ความ
เข้าใจเกยี่ วกบั ระบบการจดั เกบ็ และจดั ทาคู่มือการระบบจดั เกบ็

ปัญหาและข้อเสนอแนะการจดั เกบ็ เอกสาร

1. ใช้ระบบจดั เกบ็ ไม่มมี าตรฐาน ไม่เหมาะสมกบั หน่วยงาน
วเิ คราะห์เอกสารเพ่ือหาระบบทเ่ี หมาะสม เช่น ระบบ

Manaual ระบบคอมพวิ เตอร์
2. ขาดความรู้ในการจดั เกบ็ /ค้นหาเอกสาร

พฒั นาทกั ษะบุคลากรให้มีความรู้ในการดูแลระบบจดั เกบ็
3. ขาดเครื่องมือและอปุ กรณ์ในการจดั เกบ็

ผู้บริหารต้องให้ความสาคญั ในการจดั หา
4. ไม่มกี าหนดระยะเวลาในการเกบ็ และทาลายทีแ่ น่นอน

ต้องมีการจดั ทาแผนในการจดั เกบ็ และทาลาย

ปัญหาและข้อเสนอแนะการจดั เกบ็ เอกสาร

5. มีเอกสารส่วนตวั เกบ็ ไว้มากกว่าเอกสารในงาน
เจ้าหน้าที่ต้องบริหารจดั การตัวเอง หรือหัวหน้าต้องสร้าง

ความเข้าใจแก่เจ้าหน้าท่ี
6. ไม่มศี ูนย์กลางในการจดั เกบ็

หน่วยงานต้องจดั สรรพืน้ ท่ี ทรัพยากร ให้มีศูนย์กลางในการ
จดั เกบ็ เพื่อสะดวกในการสืบค้น ติดตาม