eBook SIM KD 2: Pentingnya SIM Dalam Perusahaan

KD- 2: Peran SI Dalam Perusahaan
1

KD- 2: Peran SI Dalam Perusahaan

Pentingnya Manajemen Informasi
Dalam Perusahaan

KOMPETENSI DASAR (KD): Mahasiswa mampu memahami Pentingnya manajemen
informasi dalam perusahaan, serta evolusi sistem
informasi berbasis komputer

INDIKATOR KETERCAPAIAN: 1. Mahasiswa mampu menjelaskan pentingnya
Manajemen Informasi dalam perusahaan.

2. Mahasiswa mampu menjelaskan Peranan
Manajer dalam Pengelolaan Manajeme
nInformasi.

2

KD- 2: Peran SI Dalam Perusahaan

BAB II
Peranan Manajer Dalam Pengelolaan Manajemen Informasi

Manajer adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk mengarahkan
penggunaan segala jenis sumber. Sumber tersebut dapat berupa uang, peralatan, uang,
bahkan informasi. Definisi luas semacam itu mencangkup orang yang biasanya tidak
dianggap sebagai manajer, yaitu pastor, pimpinan band, senator, dan 83 pelatih tim
atletik.
2.1 Keterampilan Manajemen

Ada banyak keterampilan yang bias disebutkan yang harus dipunyai oleh
seorang manajer yang berhasil, namun dua diantaranya yang dianggap paling dasar
adalah komunikasi dan pemecahan masalah. Manajer pada semua tingkatan dan dalam
semua area fungsional akan berkomunikasi dengan orang yang memberikan laporan
kepadanya, dengan manajer lain, dan dengan orang di luar organisasi. Manajer tersebut
juga harus memecahkan masalah dengan membuat perubahan terhadap operasi
perusahaan, sehingga dapat menyesuaikan dengan lingkungannya yang telah berubah.
Komputer dapat digunakan oleh para manajer untuk meningkatkan keterampilannya
baik dalam berkomunikasi dan memecahkan masalah. Beberapa kemampuan yang perlu
dimiliki manajer adalah:
a. Komunikasi. Manajer menerima dan mentransmisikan informasi dalam bentuk lisan

maupun tertulis. Komunikasi lisan atau oral communication terjadi dalam pertemuan
terjadwal maupun tidak terjadwal yang terjadi sewaktu melakukan pemeriksaan dan
selama percakapan dalam telepon. Kejadian komunikasi lisan ini dapat pula
melibatkan makanan dan aktifitas sosial. Komunikasi tertulis atau written
communication mencakup laporan, memo, surat, dan majalah. Semua media harus
ada bagi manajer, dan semuanya digunakan untuk beberapa tingkatan. Namun
demikian, tiap manajer harus mempunyai preferensi atau pilihan sendiri. Seorang
manajer bisa memilih percakapan malalui telepon dan melalui laporan komputer, dan
manajer lain mungkin akan menggunakan cara yang berbeda. Seorang manajer harus
menggabungkan media komunikasi untuk menyesuaikan model manajemennya.
b. Pemecahan masalah. Istilah pemecahan masalah atau problem solving mempunyai
arti bahwa sesuatu yang tidak beres terjadi atau akan terjadi pada organisasi. Manajer
bertindak untuk meminimalkan pengaruh yang akan merugikan itu atau memastikan
bahwa masalah yang sama tidak akan terjadi lagi. Istilah tersebut juga mencakup
sikap manajerial yang dimaksudkan pada kapitalisasi kesempatan atau opportunity.
Manajer tidak boleh mengurangi perhatiannya kepada sesuatu yang berjalan tidak
benar. Ia harus berusaha untuk memaksimalkan manfaat dari sesuatu yang telah
bekerja secara benar. Manajer akan membuat keputusan selama proses pemecahan
masalah. Pengambilan keputusan atau Decision making adalah tindakan pemilihan
alternatif tindakan. Biasanya, diperlukan untuk membuat beberapa keputusan untuk
menyelesaikan satu masalah.
c. Pemahaman komputer. Komputer adalah peralatan yang dapat mendukung
komunikasi maupun pengambilan keputusan. Manajer dapat memperoleh hasil yang
terbaik dari komputer bila alat ini dapat ia pahami. Istilah pemahaman komputer atau
computer literacy diciptakan untuk menampilkan pengetahuan mengenai komputer
yang diperlukan untuk melakukan fungsi pada masa kini. Kebanyakan orang yang
terlibat dalam lingkup manajemen sekarang ini, sebelumnya telah mempelajari
komputer. Manajer yang demikian ini akan dapat bekerja dengan staf bagian

1

KD- 2: Peran SI Dalam Perusahaan

komputer dalam suatu perusahaan untuk secara bersama-sama mengembangkan
pemecahan persoalan yang berdasarkan komputer. Pada berbagai instansi,
manajernya dapat bekerja sendiri.

Tidak semua perusahaan mempunyai staf manajemen yang mempunyai
pengetahuan tentang komputer, tapi banyak juga yang mempunyainya. Nampaknya,
ukuran besar kecilnya perusahaan bukanlah merupakan faktor yang menentukan.
Beberapa perusahaan kecil dengan kepemimpinan yang progresif telah menggunakan
komputer dengan sangat efektif.
d. Pemahaman informasi. Selain mempunyai pemahaman terhadap komputer, manajer
modern harus pula memahami cara menggunakan informasi dalam manajemen.
Pengetahuan ini di istilahkan dengan pemahaman informasi atau information literacy
dan membangun pada pemahaman komputer. Pemahaman informasi meliputi
pemahaman kelebihan dan kelemahan metode yang menggunakan komputer dan
yang tidak menggunakannya pada waktu metode ini diterapkan terhadap masalah
bisnis. Ia juga mencakup pemahaman cara penggunaan informasi pada tiap langkah
dalam proses pemecahan masalah. Seseorang dapat mencapai pemahaman komputer
dengan mengikuti kuliah pengenalan komputer. Pemahaman dasar ini dapat
dikembangkan dengan kursus tambahan atau dengan pengalaman.

2.2 Manajer dan sistem perusahaan
Orientasi sistem atau system orientation sering diasosiasikan dengan manajemen

modern. Dalam melakukan orientasi semacam itu, manajer harus melihat perusahaannya
sebagai sebuah keterpaduan unit fungsional yang bekerja untuk mencapai tujuan
bersama. Unit dipadukan oleh masuknya sumber, seperti materi dan informasi, dan
keberadaan tiap unit tergantung pada unit yang lain.

Untuk melengkapi orientasi sistem ini, manajer harus mengetahui kepentingan
lingkungan perusahaan. Perusahaan tidak hanya melihat pada lingkungan yang
memberikan sumber kehidupannya, namun ia juga harus memberikan konstribusi ke
lingkungan tersebut.

Dengan menganggap operasi bisnis sebagai sistem yang terpadu dengan seting
lingkungan yang lebih luas, berarti ini merupakan cara pemikiran yang abstrak. Namun,
hal ini akan berguna bagi manajer. Ia akan mencegah manajer tersesat dalam detail
pekerjaannya dan ia menekankan adanya kepastian bahwa semua bagian organisasi
telah bekerja secara bersama-sama.

2.3 Arti Sistem
Ketika kata sistem digunakan dalam hubungannya dengan operasi bisnis, maka

ia mengacu pada kelompok elemen yang dipadukan untuk tujuan bersama dalam
mencapai beberapa tujuan.

Kelompok elemen (Group of Elements). Sebuah sistem harus mempunyai dari
satu elemen. Batu cadas, misalnya, bukanlah merupakan sebuah sistem. Namun
demikian, ia bisa menjadi bagian dari sebuah sistem, seperti tembok.

Elemen terpadu (Integrated Elements). Semua elemen dari suatu sistem harus
mempunyai beberapa hubungan yang logis. Sistem mekanik dapat dengan mudah
memenuhi persyartan ini. Sebagai contoh, jam, mobil, sepeda, dan VCR dirancang
untuk melakukan kerja tertentu, dan semua bagian berfungsi sebagai sistem tunggal.

Banyak orang berpendapat bahwa elemen dari suatu sistem harus berfungsi
secara singkron yang sempurna. Walaupun hal ini dikehendaki, namun tidak penting.

2

KD- 2: Peran SI Dalam Perusahaan

Jam tangan yang tidak menunjukan waktu dengan tepat masih disebut sistem, walaupun
ia merupakan sistem yang jelek.

Maksud bersama untuk mencapai tujuan (Common purpose to achievean
objectives). Sebuah sistem dirancang untuk mencapai satu tujuan atau lebih. Semua
elemen bekerja untuk mencapai tujuan sistem, dan bukan untuk tujuan sistem, dan
bukan untuk tujuan masing-masing elemen tersebut. Sistem mekanik dirancang untuk
mencapai operasi terkoordinasi semacam itu. Sistem yang terdiri dari manusia, seperti
pekerja dalam suatu kantor, mempunyai koordinasi yang kurang terbangun. Manajer
dari sistem manusia semacam itu harus selalu memotivasi elemen manusia tersebut agar
dapat terkoordinasi, sehingga tujuan sistem dapat tercapai.

2.4 Elemen Sistem
Elemen dari suatu sistem bersifat terpadu. Dalam pandangan ini, sistem

mentransformasikan input menjadi output. Mekanisme kontrol memonitor sistem dan
mengatur operasinya, sehingga proses transformasi dapat berjalan dengan baik.

Bila pengaturan elemen ini digunakan untuk menjelaskan sistem pemanasan ,
misalnya, maka input bahan bakarnya, seperti gas alam dan batubara. Proses pemanasan
mengubah bentuk bahan bakar ini menjadi panas, yaitu out put. Mekanisme kontrolnya
adalah thermostat, yang dapat disusun pada tingkat penampilan yang dikehendaki.

2.5 Arti Subsistem
Subsistem (Subsystem) adalah sistem yang ada dalam sistem yang lebih besar.

Hal ini berarti bahwa sistem berada pada beberapa tingkat.
Mobil adalah sistem yang disusun dari beberapa sistem cabang, seperti sistem

mesin, sistem body, dan sistem kerangka. Tiap-tiap sistem ini disusun dari sistem
tingkat yang lebih rendah. Sebagai contoh, sistem mesin adalah kombinasi dari sistem
karburator, sistem bahan bakar, dan sebagainya. Sistem ini mungkin masih dapat dibagi
kedalam sistem tingkat yang lebih rendah lagi atau terbagi atas bagian elemen. Oleh
karena itu, bagian dari sistem dapat berupa sistem tingkat yang lebih rendah ataupun
bagian elemen.

2.6 Arti Supersistem
Jika suatu sistem merupakan bagian dari sistem yang lebih besar, maka sistem

yang lebih besar tersebut dinamakan supersistem. Sebagai contoh, internal revenue
service adalah sebuah sistem, namun ia juga merupakan bagian dari sistem yang lebih
besar, yaitu pemerintah federal. Dalam hal ini pemerintah federal supersistem.

2.7 Sistem Bisnis
Organisasi yang dikelola oleh manajer mungkin mempunyai tujuan keuntungan

(profit), atau mungkin bersifat tidak mencari keuntungan (nonprofit). Juga, ia dapat
bersifat (swasta), dalam hal kerja sama atau kepemilikannya, atau bersifat umum
(public), bila ia merupakan unit pemerintah.

Tanggung jawab utama manajer adalah untuk menjamin bahwa perusahaan akan
mencapai tujuannya. Usaha ditujukan untuk menjadikan semua bagian dari perusahaan
tersebut bekerja sama seperti yang harus dilakukannya. Manajer merupakan elemen
kontrol dalam sistem, yang menjaga sistem tersebut agar bergerak ke tujuan.

Sebagaimana halnya semua sistem, sistem dari suatu firma berada dalam satu
atau lebih sistem yang mempunyai lingkungan lebih besar atau supersistem. Jika firma

3

KD- 2: Peran SI Dalam Perusahaan

tersebut adalah bank, misalnya, maka ia merupakan bagian dari komunitas keuangan. Ia
juga merupakan bagian dari komunitas keuangan.

Sistem firma tersebut juga mencakup sistem yang lebih kecil atau subsistem.
Subsistem dari bank, seperti bagian tabungan, deposito (checking account), dan bagian
pinjaman. Walaupun masing-masing susistem ini mempunyai tujuan sendiri, namun
tujuan tambahan atau cabang tersebut mendukung dan memberikan kontribusi terhadap
tujuan keseluruhan dari firma (bank) tersebut.
2.8 Sistem Fisik dan Sistem konsep

Firma fisik merupakan sistem fisik (physical system). Ia nyata, dapat dilihat,
disentuh, ataupun ditendang. Bangunan, truk, karyawan, mesin, dan material semuanya
adalah tujuan fisik. Manajer menggunakan sistem konsep untuk mengelola sistem fisik
ini.

Sistem konsep adalah sistem yang menampilkan sistem fisik. Sistem konsep
biasanya berwujud kesan mental dalam pikiran manajer, seperti gambar atau garis pada
lembaran kertas, atau berwujud area magnetis dari penyimpanan komputer. Cara
bagaimana informasi disimpan tidak penting disini. Yang penting adalah cara
penampilan informasi itu. Sistem fisik penting bagi apa yang tersimpan, sedangkan
sistem konsep penting untuk penampilan sistem fisiknya. Sebagai contoh, data yang ada
dalam unit penyimpanan komputer adalah sistem konsep yang menampilkan sistem fisik
dari firma tersebut. Jika penyimpanan computer menunjukkan bahwa ada tujuh puluh
zak semen dalam gudang, maka inspeksi terhadap gudang harus menemukan tujuh
puluh zak semen tersebut.

TUGAS KD - 2
Saudara telah membaca penjelasan tentang pentingnya manajemen informasi
dalam perusahaan. Selanjutnya, berikan penjelasan tentang:
1. Keberadaan sistim informasi untuk pemecahan masalah
2. Peranan manajer dalam pengambilan keputusan

4