KURSUS ORIENTASI JABATANTUNTUTAN ELAUN PERJALANAN BAGI TUGAS RASMI/ BERKURSUSUNIT KEWANGAN HOSPITAL PAKAR SULTANAH FATIMAH MUAR
ARAHAN PERBENDAHARAAN BERKUAT KUASAArahan Perbendaharaan 99(a) : setiap bayaran yang hendak dibuat hendaklah dipastikantelah lengkap dengan dokumen sokongannya sebelum proses pembayaran bolehditeruskan dan bagi memastikan tuntutan yang dibuat adalah sah dan betul.Selaras dengan arahan ini, adalah menjadi tanggungjawab semua penuntut dan KetuaJabatan untuk memastikan pembayaran adalah dibuat berdasarkan borang dan dokumensokongan yang lengkap bagi mengelakkan teguran audit atau kutipan balik elaun tidak layakdibayar.
Arahan Perbendaharan 102(a) : setiap tuntutan yang dikemukakan hendaklah disemak bagimemastikan kelayakan, kadar dan pengiraan pegawai yang menuntut adalah betul dantepat.Arahan Perbendaharan 102(b) : jika berlaku kehilangan wang awam akibat sesuatuperakuan yang tidak betul pada sesuatu baucar atau dokumen, pegawai yangmemperakuinya akan dipertanggungjawab bagi kehilangan itu.Sehubungan itu, Unit Kewangan perlu sentiasa teliti dalam proses penyediaan baucarbayaran termasuk pematuhan ke atas prosedur - prosedur kewangan yang berkuatkuasa.ARAHAN PERBENDAHARAAN BERKUAT KUASA
BORANG TUNTUTAN ELAUN PERJALANAN1. Borang Tuntutan boleh dimuat turun dari laman sesawang HPSF seperti berikut :https://jknjohor.moh.gov.my/hpsf/borang/2. Tarikh penghantaran adalah selewat - lewatnya 10hb bulan berikutnya. Tuntutan lewat tidak akan dipertimbangkan.
(A)TUNTUTAN PERJALANAN
PEKELILING PERBENDAHARAAN (PP) – WP 1.4Ibu PejabatTempat biasa seseorang melaporkan diri untuk bertugas dan lingkungan jarak pentadbirannya ialah :a) 25 km (jalanraya)b) 16 km (jalan tanah dengan kenderaan bermotor)c) 8 km (jalan sungai dan basikal)TAKRIFAN
TUNTUTAN DALAM / LUAR KAWASAN IBU PEJABATELAUN PERJALANAN KENDERAANKereta Motosikal500 km pertama 85 55501 km dan seterusnya 75 45Kadar Mengikut Jenis Kenderaan Jarak Perjalanan Bertugas RasmiBagi Tiap - tiap Satu Bulan (sen/km)Catatan :Bagi perjalanan berkursus, tuntutan dibayar bagi perjalanan di luar kawasan Ibu Pejabat sahaja.
MAKLUMAN TAMBAHAN BERHUBUNG ELAUN PERJALANAN KENDERAAN1. Secara prinsipnya, perjalanan bagi tujuan bertugas rasmi adalah bermula daripejabat ke tempat bertugas rasmi. Namun, sekiranya perjalanan perlu dibuatsebelum waktu bekerja untuk ke tempat bertugas rasmi, perjalanan dari rumahboleh dilaksanakan dengan mengambil kira perjalanan terdekat bagi tujuanpenjimatan kos (jarak km terendah antara rumah atau pejabat ke lokasibertugas rasmi berdasarkan carian google maps).(Syarat am di Perenggan 19(a), Perintah Am Bab B Tahun 1974)2. Perkhidmatan e-hailing seperti Grab dikategorikan sebagai pengangkutan awam –perlu kemukakan resit atas nama pegawai.
TUNTUTAN LUAR KAWASAN IBU PEJABAT (HANYA BAGI TUGAS RASMI SAHAJA)1. Menjalankan tugas rasmi di luar Ibu Pejabatnya bagi tempoh 24 jam atau lebih, dikira dari masa bertolak yang munasabah.2. Elaun makan tidak boleh dituntut jika kemudahan makan disediakan. 3. Sekiranya sebahagian sahaja disediakan, pegawai layak tuntut bahagian yang tidak disediakan:a. Sarapan pagi - 20% daripada Elaun Makanb. Makan tengah hari – 40% daripada Elaun Makanc. Makan malam - 40% daripada Elaun MakanELAUN MAKANGred SSM Gred SSPAKADAR BARUSemenanjungMalaysia Sabah, Sarawak dan WP LabuanRM RMUtama/Khas A dan ke atas VK2 - VK5 115 165Utama/Khas B dan C VK6, VK7 100 13053/54, 55/56 14, 15 85 11545/46, 47/48, 51/52 11, 12, 13 60 8041/42, 43/44 9, 10 45 6529, 32 - 36, 36 - 38, 40 5, 6, 7, 8 40 5519, 22, 24, 26, 27/28 1, 2, 2, 3, 4 40 5516 dan ke bawah - 35 50
Contoh situasi : Pegawai menghadiri mesyuarat di Terengganu pada 7 – 9 Julai 2025. Mesyuarat bermula jam 8.30 pagi 7 Julai 2025 dan berakhir pada jam 1.00 tengahari 9 Julai 2025. Masa pegawai bertolak : 6 Julai 2025 5.00 petang Masa pegawai sampai ke rumah / HPSF : 9 Julai 2025 8.00 malam6 Julai 2025 5.00 petang 1 kali makan (malam 6hb, pagi 7hb, tengahari 7hb)7 Julai 2025 5.00 petang 1 kali makan (malam 7hb, pagi 8hb, tengahari 8hb)8 Julai 2025 5.00 petang 1 kali makan (malam 8hb, pagi 9hb, tengahari 9hb)9 Julai 2025 5.00 petang Kadar kelayakan :Kiraan 3x Elaun Makan (dengan anggapan tidak disediakan makan sepanjang mesyuarat). Tidak layak Elaun Harian kerana 5.00 petang – 8.00 malam (pulang ke rumah) 9 Julai 2025 adalah kurang dari 8 jam.ELAUN MAKAN
TUNTUTAN LUAR KAWASAN IBU PEJABAT (HANYA BAGI TUGAS RASMI SAHAJA)Pegawai yang menjalankan tugas rasmi di luar Ibu Pejabat bagi tempoh melebihi8 jam tetapi kurang dari 24 jam= kadar 1/2 Elaun MakanCatatan :1. Masa melebihi 8 jam bertugas rasmi adalah tidak termasuk masa rehat yang diambiluntuk berhenti di R&R untuk berehat / atau ke mana – mana lokasi bagi urusanperibadi.2. Tidak layak tuntutan Elaun Harian sekiranya telah disediakan makan sama adaada pagi, tengahari atau malam (salah satu diberi tidak layak Elaun Harian).ELAUN HARIAN
TUNTUTAN LUAR KAWASAN IBU PEJABAT Sewa HotelBermalam di luar Ibu Pejabat disokong dengan resit mengikut kelayakan. Elaun LojingBermalam di luar Ibu Pejabat dan tidak perlu disokong dengan resit.Jarak hotel / lojing yang dibenarkan adalah tidak melebihi 25 km daripada tempat bertugasrasmi (perjalanan masih layak dibayar sehingga 25 km)(KK/BP(8.00)96/1-10 JD.5 (28) 22 Disember 1993 & FAQ Tuntutan Perjalanan MOF Edisi 2021)BAYARAN SEWA HOTEL / ELAUN LOJING
TUNTUTAN LUAR KAWASAN IBU PEJABATBAYARAN SEWA HOTEL / ELAUN LOJING(a) Semenanjung MalaysiaGred Gred SSPAKADAR BARUSewa Penginapan (maksimum)Tugas Rasmi Sewa Penginapan (maksimum) Berkursus Elaun Lojing RM RM RMUtama/Khas A dan ke atas VK2 - VK5 Sebenar (Standard Suite) Sebenar (Standard Suite). Had max RM350. 100Utama/Khas B dan C VK6, VK7 Sebenar (Bilik Superior) Sebenar (Bilik Superior). Had max RM300. 10053/54, 55/56 14, 15 Sebenar (Bilik Biasa) Sebenar (Bilik Biasa). Had max RM250. 10045/46, 47/48, 51/52 11, 12, 13 240 240 6041/42, 43/44 9, 10 220 220 6027/28, 29, 32 - 36, 36 - 38, 40 4, 5, 6, 7, 8 200 200 5019, 22, 24, 26 1, 2, 2, 3 180 180 5016 dan ke bawah - 160 160 50(b) Sabah, Sarawak dan WP LabuanGred Gred SSPAKADAR BARUSewa Penginapan(maksimum) Tugas RasmiSewa Penginapan(maksimum) BerkursusElaun LojingRM RM RMUtama/Khas A dan ke atas VK2 - VK5 Sebenar (Standard Suite) Sebenar (Standard Suite). Had max RM350. 110Utama/Khas B dan C VK6, VK7 Sebenar (Bilik Superior) Sebenar (Bilik Superior). Had max RM300. 11053/54, 55/56 14, 15 Sebenar (Bilik Biasa) Sebenar (Bilik Biasa). Had max RM280. 11045/46, 47/48, 51/52 11, 12, 13 270 270 7041/42, 43/44 9, 10 250 250 7027/28, 29, 32 - 36, 36 - 38, 40 4, 5, 6, 7, 8 230 230 6019, 22, 24, 26 1, 2, 2, 3 210 210 6016 dan ke bawah - 190 190 60
SYARAT BAYARAN SEWA HOTEL / ELAUN LOJING1. Seseorang pegawai tidak layak menuntut Bayaran Sewa Hotel atau Elaun Lojing jika tempatpenginapan disediakan oleh Kerajaan atau Penganjur.2. Bagi Kawasan Putrajaya ke bawah :- Mesyuarat yang bermula pada / selepas jam 9.00 pagi, pegawai perlu memulakanperjalanan pada hari yang sama.- Mesyuarat yang tamat sebelum atau pada pukul 6, pegawai perlu pulang pada hariyang sama.*Tertakluk kepada peruntukan Jabatan.(Garis Panduan Belanja Berhemah JKN)
MAKLUMAN TAMBAHAN BERHUBUNG BAYARAN SEWA HOTEL DAN ELAUN LOJING1. Resit rasmi daripada pihak hotel yang didiami hendaklah dikemukakan bagi tujuanbayaran tuntutan Bayaran Sewa Hotel sebagai bukti bayaran telah dilaksanakan.2. Pegawai yang bertugas rasmi di luar pejabat boleh menginap di kemudahanpenginapan selain hotel seperti chalet, homestay, roomstay dan mana-manapenginapan yang bersifat rumah tumpangan. Tuntutan bayaran balik adalahmenggunakan kadar Bayaran Sewa Hotel yang disokong dengan resit mengikutjenis bilik yang munasabah.3. Kadar penginapan di chalet, homestay, roomstay adalah menggunakan kadar BayaranSewa Hotel yang disokong dengan resit.4. Pegawai tidak boleh menuntut caj late check out sekiranya check out melebihi waktuyang dibenarkan.
MAKLUMAN TAMBAHAN BERHUBUNG BAYARAN SEWA HOTEL DAN ELAUN LOJING5. Penggunaan invois tidak dibenarkan dalam tuntutan Bayaran Sewa Hotel(kecuali invois tersebut dinyatakan terma bayaran secara tunai / jumlahamaun di invois bernilai 0 iaitu telah dibayar).6. Bayaran yang dibuat menggunakan nama orang lain seperti Bayaran SewaHotel, Touch n Go atau sebagainya tidak boleh dibayar.7. Lojing bermaksud tempat menginap pegawai selain hotel atau rumah dan dibayarsekiranya pegawai menginap di rumah kawan, saudara mara dan lain - lain.Lojing bagi maksud pekeliling ini adalah tempat penginapan di dalambangunan yang mempunyai kemudahan asas tempat tidur dan tandas sepertirumah kediaman. Masjid/ surau/ kenderaan/ tempat persinggahan dan lain-lainyang seumpamanya tidak termasuk dalam istilah lojing.(FAQ Tuntutan Perjalanan MOF 2021)
KOS YANG BOLEH DITANGGUNG JIKA MENGGUNAKAN KEMUDAHAN AWAM KAPAL TEBANGBerdasarkan Pekeliling Perbendaharaan (PP) WP2.5, kos yang boleh ditanggung adalah : Catatan :Carian harga bagi bagasi minimum akan dibuat melalui laman sesawang syarikat penerbangan sekiranya bagasi melebihi kilogram minimum.1. Harga Tiket Penerbangan; 2. Surcaj Bahan Api; 3. Cukai Lapangan Terbang; 4. KLIA2 Fees (jika berkaitan); 5. Sales and Services Tax (SST); 6. Bagasi (tuntutan berdasarkan kilogram bagasi paling minimum yang ditawarkan oleh syarikat penerbangan); 7. Insurans;8. Fi pemprosesan – Fi tersebut adalah wajib bagi membolehkan tiket dikeluarkan oleh syarikat penerbangan atau syarikat pengembara pelancongan;
1. Borang Tuntutan - tidak lewat 10hb pada bulan berikutnya. Termasuk bagi borang tuntutan dariPakar luar yang membuat visiting ke HPSF – perlu sign HOD Jabatan lama & Jabatan yangmenjemput.2. SALINAN ASAL borang permohonan untuk bertugas di luar ibu pejabat – Lampiran A (perlu dapatkankelulusan Pengarah Hospital sebelum perjalanan dibuat). Pembayaran akan dibayar berdasarkankelulusan yang diminitkan sahaja. Nyatakan dengan jelas tarikh pergi dan balik. Gunakan formatLampiran A di laman sesawang HPSF.3. Pegawai Perubatan Pakar yang membuat visiting di hospital lain perlu kemukakan tuntutan ke tempatvisiting tersebut.4. Surat arahan bertugas rasmi beserta senarai nama peserta dan tentatif program.5. Resit tuntutan. Contoh : resit hotel, yuran kursus, resit minyak bagi Jusa.6. Penyata Touch n Go – jika berkaitan.7. Boarding pass dan payment details – bagi yang menaiki penerbangan.8. Kelulusan UL7 – bagi kursus (perlu dapatkan kelulusan Pengarah Hospital sebelum perjalanan dibuat).SENARAI SEMAK TUNTUTAN ELAUN PERJALANAN BAGI TUGAS RASMI/ BERKURSUS
9. Surat arahan bertugas, jadual tugas, buku log kenderaan, salinan thumb print – bagipemandu yang menuntut Elaun Harian.10. Lain – lain yang berkaitan.SENARAI SEMAK TUNTUTAN ELAUN PERJALANAN BAGI TUGAS RASMI/ BERKURSUS
1. Borang Tuntutan - tidak lewat 10hb pada bulan berikutnya AP100(a).2. Surat rujukan.3. Salinan kad temujanji.4. Akuan rawatan – time slip, surat pengesahan / Sijil Cuti Sakit.5. Akuan mengiringi – dari Hospital / Pusat mendapatkan rawatan (sekiranya pegawaimerupakan pengiring).6. Memo mengiringi – dari Hospital yang merujuk. Perlu dikeluarkan sebelum mengiringipesakit.7. Penyata Touch n Go – jika berkaitan.8. Resit hotel / Elaun Lojing – hanya dibenarkan sekiranya masa rawatan adalah sebelumjam 9.00 pagi.9. Surat kemasukan ke wad dan discharge note (sekiranya dimasukkan di wad)Catatan :Semua dokumen di atas WAJIB disertakan walaupun merupakan rawatansusulan.SENARAI SEMAK TUNTUTAN ELAUN PERJALANAN BAGI RAWATAN LUAR STESEN
1. Borang Tuntutan Perjalanan WP 1.4.2. Surat pelepasan untuk mengikuti Program Lanjutan dari Pengarah Hospital dariUnit Sumber Manusia HPSF.3. Salinan Surat Tawaran untuk mengikuti Program Lanjutan dari Bahagian PengurusanLatihan (BPL).4. Salinan Surat Kelulusan Cuti Belajar Bergaji Penuh untuk mengikuti Program Lanjutandari Bahagian Pengurusan Latihan (BPL).5. Salinan Surat Melapor Diri Tamat Kursus dari Institut Latihan KKM (ILKKM).6. Statement Touch n Go (Nama pemohon) - tandatangan & cop pemohon.Catatan :Tuntutan pergi dan balik dibuat bersekali dalam satu borang tuntutan selepas tamat latihanselewat – lewatnya 10hb bulan berikutnya.SENARAI SEMAK TUNTUTAN ELAUN PERJALANAN POS BASIK
MAKLUMAN PENTING :1. Salinan asal resit bukan bersaiz A4 - perlu ditampal pada kertas A4.2. Resit asal perlu dicap “Disahkan bahawa perbelanjaan ini adalah perbelanjaan rasmiKerajaan”, tandatangan dan cop PENUNTUT.3. Salinan lain – lain dokumen – perlu diakui sah oleh Penyelia / Ketua Jabatan.4. Bayaran akan dibuat berdasarkan dokumen lengkap TANPA KUIRI dan tuntutan perjalananpada sesuatu tarikh yang tidak dilengkapkan dengan dokumen sokongan TIDAK AKANDIBAYAR selaras dengan Arahan Perbendaharaan 99(a).5. Tuntutan yang lewat diterima iaitu selepas 10hb pada bulan berikutnya TIDAK AKANDITERIMA sebagaimana Arahan Perbendaharaan 100(a). Alasan terlupa, tercicir,kesibukan bekerja adalah merupakan kecuaian dan tidak akan dipertimbangkan.
1. Tuntutan lewat dihantar ke Unit Kewangan – perlu hantar selewat – lewatnya 10hb bulanberikutnya termasuk tuntutan Elaun Perjalanan, Bayaran Balik Yuran Kursus dan ElaunPenceramah dari Jabatan luar.2. Kesilapan kiraan jarak kilometer.3. Jarak hotel / lojing melebihi 25 km dari tempat bertugas rasmi.4. Bayaran yang dibuat menggunakan nama orang lain seperti Bayaran Sewa Hotel, Touch n Goatau sebagainya tidak boleh dibayar.5. Penggunaan invois tidak dibenarkan dalam tuntutan Bayaran Sewa Hotel (kecuali invoistersebut dinyatakan terma bayaran secara tunai / jumlah amaun di invois bernilai 0 iaitu telahdibayar).6. Penggunaan borang yang salah. Sila gunakan Borang Tuntutan Bayaran Balik Yuran KursusBagi LDP sekiranya hanya tuntutan yuran dan TIADA Tuntutan Perjalanan.ISU – ISU TUNTUTAN ELAUN PERJALANAN
7. Terdapat pindaan pada borang. Borang tidak boleh dipinda atau dipadammenggunakan liquid paper.8. Borang tuntutan dan mana – mana dokumen sokongan asal tidak bolehmenggunakan kertas terpakai.9. Borang tuntutan tiada cop rasmi pemohon.10. Tuntutan perjalanan dan Elaun Penceramah bagi penceramah HPSF yang dijemputke Jabatan luar adalah di bawah tanggungan penganjur.ISU - ISUTUNTUTAN ELAUN PERJALANAN
CARA PENDAFTARAN KAD TOUCH N GO
CETAKAN PENYATA TOUCH N GOKlik transaction history > view transaction (masukkan date type, card serial no. dan tarikh) > klik search > klik pdf (cetak penyata – pastikan keluar nama pegawai)Catatan : Dokumen screenshots transaksi adalah tidak diterima.
(B)ISU PENGHANTARAN KERTAS KERJA KURSUS
TUNTUTAN PERJALANANAishah (Samb : 447)PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB DI UNIT KEWANGAN :
31
32TERIMA KASIH!