DOKUMENTASI MESYUARAT AGUNG PIBG SMK AMAN JAYA KALI KE-37 TAHUN 2022

51 | P a g e

52 | P a g e

53 | P a g e

54 | P a g e

55 | P a g e

56 | P a g e

57 | P a g e

58 | P a g e

59 | P a g e

60 | P a g e

61 | P a g e

62 | P a g e

63 | P a g e

64 | P a g e

65 | P a g e

LAPORAN JAWATANKUASA ,.PUBLISITI DAN HEBAHAN
PROGRAM MESYUARAT AGUNG PIBG KALI KE-37
TAHUN 2022
SMK AMAN JAYA

Tarikh 9 APRIL 2022
Hari SABTU
Masa 9.00 PAGI
Tempat BILIK MILINIUM, SMK AMAN JAYA & TEMPAT KEDIAMAN MASING-
MASING
Nama Ahli Jawatankuasa
1. En. Rohaizat Bin Ramli (K)

Objektif tugas 1. Menyebar luas info tentang majlis
2. Menyediakan banner
Sebelum Program 3. Memasang dan menurunkan banner sebelum dan selepas

Semasa Program program
Selepas Program
Kekuatan 1,Menempah Barner
Kelemahan/Masalah 2,Menghantar surat hebahan ke MASJID 1,Masjid Putih SG lalang
Cadangan
penambahbaikan 11.Masjid Bandar Baru ,111.Masjid jamek Ambangan
Perbelanjaan 3.Mengambil barner dan memasang di bilik mesyuarat pada 8 April
Rumusan / Penutup Memastikan barner tergantung dengan kemas sepanjang tempoh
Lampiran mesyuarat
menurunkan barner selepas program tamat
kerja-kerja yang diarahkan dijalankan dengan sempurna
TIADA
TIADA

RM 80.00
Jutaan terimakasih kepada cikgu Siti Rahani dan PK KoKu En Ahmi yang
membantu melancarakan urusan

1. Bahan hebahan dan gambar banner

Sila kembalikan borang selewat – lewatnya sebelum atau pada 14 April 2022 (Khamis) bersama
lampiran berkaitan dan gambar berkaitan jawatankuasa.

Disediakan oleh,

……………………………………………………..
[En. Rohaizat Bin Ramli]
Ketua JK Publisiti dan Hebahan

66 | P a g e

LAMPIRAN BERGAMBAR:
67 | P a g e

LAPORAN JAWATANKUASA DOKUMENTASI
PROGRAM MESYUARAT AGUNG PIBG KALI KE-37

TAHUN 2022
SMK AMAN JAYA

Tarikh 9 APRIL 2022
Hari
Masa SABTU
Tempat
9.00 PAGI
Nama Ahli Jawatankuasa
BILIK MILINIUM, SMK AMAN JAYA & TEMPAT KEDIAMAN MASING-
MASING

1. Pn. Zainida Binti Zulkifli (K)
2. En. Mohd Haris Bin Yusof
3. Cik Thiya Priya A/P Thurairaju

Objektif tugas 1. Menyediakan dokumentasi lengkap tentang program
Sebelum Program
1. Menyediakan tamplet dokumentasi
Semasa Program 2. Mengedarkan borang laporan kepada jawatankuasa yang

Selepas Program terlibat
1. Mendapatkan gambar dan bahan mensyuarat untuk
Kekuatan
Kelemahan/Masalah didokumentasikan
Cadangan 1. Menggumpulkan semua bahan dokumentasi dan
penambahbaikan
Perbelanjaan menggabungkan semua
Rumusan / Penutup 2. Mencetak dokumentasi dan menyerahkan kepada SU PIBG
kerjasama semua ahli jawatankuasa
Lampiran tiada
tiada

Kos cetakan RM 10 satu set dokumentasi

Semua perancangan dapat dilaksanakan mengikut ketetapan
dokumentasi lengkap

Sila kembalikan borang selewat – lewatnya sebelum atau pada 14 April 2022 (Khamis) bersama
lampiran berkaitan dan gambar berkaitan jawatankuasa.

Disediakan oleh,

……………………………………………………..
[Pn. Zainida Binti Zulkifli]
Ketua JK Dokumentasi

68 | P a g e

LAPORAN JAWATANKUASA FOTOGRAFI/VEDIO
PROGRAM MESYUARAT AGUNG PIBG KALI KE-37

TAHUN 2022
SMK AMAN JAYA

Tarikh 9 APRIL 2022
Hari
Masa SABTU
Tempat
9.00 PAGI
Nama Ahli Jawatankuasa
BILIK MILINIUM, SMK AMAN JAYA & TEMPAT KEDIAMAN MASING-
MASING

1. En. Rosli Bin Ismail (K)
2. Pn. Hjh Adawiyah Binti Hassan
3. Pn. Khairulnisah Binti Abdul Razak
4. Pn. Masitah Binti Abdul Rahman

Objektif tugas 1. Menyediakan peralatan fotografi dan vedio
2. Membuat rakaman dan menggambil gambar sepanjang program

Sebelum Program 1. Menyediakan pelan lantai untuk setiap tugas.
2. Mengagihkan tugas setiap Ahli Jawatankuasa.
Semasa Program 1. Setiap ahli bertugas mengikut pelan lantai dan tugasan yang

Selepas Program telah ditetapkan.
1. Menyimpan semua bahan yang berkaitan dengan majlis untuk
Kekuatan
kegunaan jawatankuasa yang lain.
Kelemahan/Masalah 1. Setiap ahli berfungsi dan menjalankan tugasan dengan baik dan

Cadangan cemerlang.
penambahbaikan 1. Ruang yang sempit menyukarkan bagi ahli mendapatkan gambar
Perbelanjaan
Rumusan / Penutup yang terbaik semasa majlis.
1. Ruang yang luas dan sesuai untuk mengambil gambar majlis.
Lampiran
• Tiada
1. Jawatankuasa telah menjalankan tugas yang diberikan mengikut

panduan Jawatankuasa induk majlis.
1. Salinan lembut rakaman vedio
2. Salinan lembut gambar sepanjang program yang di upload dalam

google drive

Sila kembalikan borang selewat – lewatnya sebelum atau pada 14 April 2022 (Khamis) bersama
lampiran berkaitan dan gambar berkaitan jawatankuasa.

Disediakan oleh,

……………………………………………………..
[En. Rosli Bin Ismail]
Ketua JK Fotografi/ Vedio

69 | P a g e

LAPORAN JAWATANKUASA PERSIAPAN TEMPAT
PROGRAM MESYUARAT AGUNG PIBG KALI KE-37

TAHUN 2022
SMK AMAN JAYA

Tarikh 9 APRIL 2022
Hari SABTU
Masa 9.00 PAGI
Tempat BILIK MILINIUM, SMK AMAN JAYA & TEMPAT KEDIAMAN MASING-
Nama Ahli MASING
Jawatankuasa
Objektif tugas 1. Pn. Siti Rohani Binti Abd Rahim (K)
2. Pn. Haslina Binti Haron
Sebelum Program
1. Memastikan tempat berada dalam keadaan bersedia untuk
Semasa Program program berjalan
Selepas Program
1. Membuat perbincangan bersama Setiausaha PIBG mengenai
Kekuatan layout susunan kerusi meja yang diperlukan ketika majlis nanti.
Kelemahan/Masalah
Cadangan 2. Membersihkan dan mengelap tingkap, meja dan kawasan-
penambahbaikan kawasan yang berhabuk.
Perbelanjaan
Rumusan / Penutup 3. Menyusun kerusi mengikut kedudukan yang dibincangkan.
Lampiran 4. Membantu En. Rohaizat sama-sama memasang banner dan

menghias ruang tepi banner dengan meletakkan bendera
Malaysia.
5. Menghias ruang hadapan banner dengan 2 pasu pokok.
6. Menutup sinki dengan skirting dan hiaskan dengan bunga.
7. Memastikan lantai dalam keadaan bersih.
1. Memastikan tempat dalam keadaan selesa, bersih dan kemas bagi
melancarkan perjalanan majlis.
1. Menanggalkan banner dan bendera Malaysia
2. Menyusun semula kerusi mengikut layout sebelum majlis.
3. Mengemas sinki dan meletakkan semula peralatan asal (Sabun
tangan dan Sunlight)
Susunan kerusi dan suasana tempat yang selesa

Kelemahan adalah pada pengcahayaan. Kerana, semasa majlis berlansung
secara dalam talian, keadaan nampak gelap dan kabur.

Perlu penambahan cahaya dengan menggunakan Professional Live
Streaming Light, sekurang-kurangnya pada 1 laptop (pada laptop SU PIBG)

Tidak melibatkan sebarang perbelanjaan. Penggunaan barang dan alatan
adalah pinjaman daripada guru-guru.

Pejalanan majlis lancar dan teratur.
Rujuk pada LAMPIRAN A

Disediakan oleh,

……………………………………………………..
[Pn. Siti Rohani Binti Abd Rahim]
Ketua JK Persediaan Tempat

70 | P a g e

LAMPIRAN BERGAMBAR
SEBELUM PROGRAM
MENGEMAS DAN MEMASANG BANNER

71 | P a g e

SELEPAS PROGRAM
72 | P a g e

Tarikh LAPORAN JAWATANKUASA SIARAYA
Hari PROGRAM MESYUARAT AGUNG PIBG KALI KE-37
Masa
Tempat TAHUN 2022
SMK AMAN JAYA
Nama Ahli
Jawatankuasa 9 APRIL 2022
SABTU
9.00 PAGI
BILIK MILINIUM, SMK AMAN JAYA & TEMPAT KEDIAMAN MASING-
MASING

1. En. Samsudin Bin Musa (K)
2. En. Wong Hoe Chin

Objektif tugas 1. Menyediakan sistem pembesar suara dan peralatan siaraya yang
mencukupi untuk program
Sebelum Program
2. Memastikan semua peralatan siaraya berfungsi dengan baik
Semasa Program
Berbincang dengan pengacara majlis untuk setting alat/wayar HDMI dari
Selepas Program TV sambung ke LAPTOP semasa google meet rehearsal pada hari khamis
petang untuk membolehkan siaran dapat dilihat di screen tv dalam bilik
Kekuatan mesyaurat millienium

Kelemahan/Masalah Bersama pengacara majlis sepanjang majlis berlangsung pada pagi hari
Cadangan Sabtu 9 april 2022. untuk standby dan berjaga2
penambahbaikan
Perbelanjaan Mengemas dan mengembalikan semua peralatan ke tempat asal dan
Rumusan / Penutup menutup TV dan juga aircond serta lampu bilik mesyuarat tersebut
Lampiran
Pemasangan dan penggunaannya sangat mudah..xbanyak kesulitan timbul
semasa proses persiapan penggunaan alat itu
Tiada masalah
Tiada,. Harap majlis berikut dibuat secara bersemuka tahun depan

Tiada…semua peralatan sudah sedia ada

Tugas yang diamanahkan telah dilaksanakan dengan jayanya
tiada

Sila kembalikan borang selewat – lewatnya sebelum atau pada 14 April 2022 (Khamis) bersama
lampiran berkaitan dan gambar berkaitan jawatankuasa.

Disediakan oleh,

……………………………………………………..
[En. Samsudin Bin Musa]
Ketua JK Siaraya

73 | P a g e

74 | P a g e

PROGRAM MESYUARAT AGUNG PIBG KALI KE-37
TAHUN 2022

SMK AMAN JAYA

BORANG PEMANTAUAN PROGRAM MESYUARAT AGUNG PIBG KALI KE-37

A. MAKLUMAT PROGRAM

PEROGRAM : MESYUARAT AGUNG PIBG KALI KE-37

TARIKH : 9 APRIL 2022 TEMPAT : BILIK MILINIUM, SMK AMAN
JAYA & TEMPAT KEDIAMAN MASING-MASING

PERNYATAAN SKOR

A. PENGURUSAN SEBELUM PROGRAM 0 1 CATATAN

1 Menyediakan Kertas Kerja
2 Mendapatkan semakan dan kelulusan kertas kerja
3 Melaksanakan Mesyuarat
4 Membuat dan sebar luas pembahagian tugas
5 Menyediakan anggaran perbelanjaan pertandingan
6 Menyediakan minit mesyuarat

A. PENGURUSAN SEMASA PROGRAM 0 1 CATATAN

7 Perjalanan majlis seperti dirancang
8 Pakaian pegawai mengikut etika
9 Majlis perasmian diadakan
10 Penyampaian hadiah dan sijil berjalan dengan tersusun
11 Penerapan Semangat kerjasama
12 Semua jawatankuasa menjalankan tanggungjawab
13 Kemeriahan dan sambutan
14 Makan / minum diurus dengan baik
15 Disiplin terkawal sepanjang program
16 Instrumen penilaian program diedarkan

A. PENGURUSAN SELEPAS PROGRAM 0 1 CATATAN

17 Kebersihan tempat program baik
18 Analisis penilaian program
19 Tindakan penambahbaikan dilaksanakan
20 Laporan disediakan

75 | P a g e

A. ULASAN PEGAWAI PEMANTAU

JUMLAH SKOR : .................

1. Ulasan Pemantau :
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

________________________________________________________________________

1. Cadangan Penambahbaikan:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

Tandatangan Pemantau Tarikh :

……………………………………………… )
(

JULAT SKOR

16 – 20 - Cemerlang

14 – 15 - Baik

10 – 13 - Memuaskan

0 – 9 - Lemah

76 | P a g e

77 | P a g e

LAPORAN INTERVENSI DAN PENAMBAHBAIKAN

MESYUARAT AGUNG PIBG KALI KE-37 TAHUN 2022

BIL JAWATAN KUASA ISU INTERVENSI/
1 Pendaftaran
Para waris lupa untuk mengisi PENAMBAHBAIKAN
2 Pencatat minit kehadiran dan perlu diingatkan
berkali-kali. Guru-guru kelas perlu lebih
kerap mengingatkan para
Pengolahan ayat minit bagi waris dan pelajar untuk
menyampaikan isi dan mengisi borang pendaftaran
ketetapan isi diakui. kehadiran.
Lebih baik pencatat minit di
lantik dari guru bahasa dan
juga ibu bapa

3 Buku Program Gangguan internet Memastikan jaringan internet
menyebabkan mesyuarat tidak yang lancar
lancar tertumanya dari segi Mesyuarat secara bersemuka
sebutan.
Tiada maklumat yang perlu
Perlu kemaskini buku program dikemaskini pada tempoh
pada minit-minit yang terakhir masa lewat bagi melancarkan
sebelum cetakan dilakukan. proses cetakan buku program
dan ditetapkan Tarikh akhir.

4 Fotografi Ruang yang sempit bagi AJK Ruang yang luas dan sesuai
menyukarkan bagi ahli untuk mengambil gambar
mendapatkan gambar yang majlis.
terbaik semasa majlis.

5 Persediaan tempat Pengcahayaan. Kerana, semasa Perlu penambahan cahaya
6 Pengacara Majlis majlis berlansung secara dalam dengan menggunakan
talian, keadaan nampak gelap Professional Live Streaming
dan kabur. Light, sekurang-kurangnya
pada 1 laptop (pada laptop SU
Dari segi sound, terdapat PIBG)
gangguan dan gema ketika
pengacaraan. Perlu setting tempat, mikrofon
& laptop yang lebih efektif dan
mikrofon voice canceling

78 | P a g e

79 | P a g e

Mesyuarat PIBG Kali Ke-37 secara atas talian

Bacaan doa Ucapan Pengetua

80 | P a g e

81 | P a g e