Lapko_Sukhyar

LAPORAN AKSI PERUBAHAN KINERJA ORGANISASI

DIGITAR

DIGITALISASI PENGELOLAAN ARSIP
SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
DI BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH

KABUPATEN ACEH SINGKIL

DISUSUN OLEH :

NAMA : SUKHYAR, SH

NDH / KELAS : 15

JABATAN : SEKRETARIS

INSTANSI : BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN
DAERAH KABUPATEN ACEH SINGKIL

PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR ANGKATAN II
PUSAT PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN DAN

KAJIAN HUKUM ADMINISTRASI NEGARA (PUSLATBANG KHAN)
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK INDONESIA
ACEH BESAR, 2022

LEMBAR PENGESAHAN

Nama : Sukhyar, SH
NDH : 15
Judul : DIGITAR (Digitalisasi Pengelolaan Arsip Surat Masuk dan Surat

Keluar di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten
Aceh Singkil)

Bahwa Laporan Aksi Perubahan Kinerja Organisasi ini telah dipresentasikan
dihadapan Penguji, Coach dan Mentor untuk dipresentasikan pada Seminar Aksi
Perubahan Kinerja Organisasi Pelatihan Kepemimpinan Administrator Angkatan
II Tahun 2022 di Puslatbang KHAN Lembaga Administrasi Negara, pada hari
Selasa tanggal 27 September 2022.

Aceh Besar, September 2022
Peserta

Sukhyar, SH
NDH : 15

Disahkan Oleh : Mentor,

Coach, Ttd
Ttd
AHMAD RIVAI, SH
DR. Drs. Nurdin Yunus, SH, ST, MM, MH NIP. 19760308 200112 1 008
NIP. 19650510 198712 1 002

LEMBAR PERSETUJUAN

Nama : Sukhyar, SH
NDH : 15
Judul : DIGITAR (Digitalisasi Pengelolaan Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar di

Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Aceh Singkil)

Bahwa Rancangan Aksi Perubahan Kinerja Organisasi yang diusulkan telah disetujui
oleh Coach dan Mentor untuk dipresentasikan pada Seminar Aksi Perubahan Kinerja
Organisasi Pelatihan Kepemimpinan Administrator Angkatan II Tahun 2022 di Puslatbang
KHAN Lembaga Administrasi Negara pada hari Selasa tanggal 27 September 2022.

Aceh Besar, 26 September 2022
Peserta

Ttd

Sukhyar, SH
NDH 15

Disetujui Oleh :

Coach, Mentor,

Ttd Ttd

DR. Drs. Nurdin Yunus, SH, ST, MM, MH AHMAD RIVAI, SH
NIP. 19650510 198712 1 002 NIP. 19760308 200112 1 008

KATA PENGANTAR

uji dan syukur kita panjatkan kepada Allah SWT Tuhan Yang Maha Esa atas
rahmat dan karunia-Nya sehingga rancangan aksi perubahan kinerja organisasi ini
dapat diselesaikan, serta shalawat dan salam tak lupa kita sampaikan kepada Nabi
Muhammad SAW beserta keluarga dan sahabat sekalian. Rancangan aksi perubahan ini
merupakan salah satu persyaratan yang harus dipenuhi dalam rangka mengikuti Pelatihan
Kepemimpinan Administrator (PKA) Angkatan II Tahun 2022.

Penulisan rancangan aksi perubahan ini dapat diselesaikan berkat bimbingan dan
dukungan dari semua pihak. Oleh karena itu, perkenan kami menghaturkan terima
kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Ir. H. Faizal Adriansyah, M.Si selaku Kepala Puslatbang KHAN LAN Aceh

beserta segenap jajaran dan staf.
2. Bapak Ahmad Rivai, SH Kepala Bappeda Kabupaten Aceh Singkil selaku

mentor atas masukan, dukungan dan arahannya.
3. Bapak DR. Drs. Nurdin Yunus, SH, ST, MM, MH selaku Coach yang telah

membimbing dan mengarahkan selama penyusunan rancangan aksi perubahan.
4. Bapak dan Ibu Widyaiswara yang sudah membagi pengetahuan dan pengalaman yang

sangat bermanfaat bagi kami peserta PKA Angkatan II Tahun 2022.
5. Bapak/Ibu PIC beserta seluruh panitia PKA Angkatan II Tahun 2022, yang selalu

bekerja ekstra dalam menyukseskan pelaksanaan PKA.
6. Orang Tua dan Keluarga saya yang selama ini selalu mendukung dan memberikan

motivasi bagi saya.
7. Rekan-rekan peserta PKA Angkatan II Tahun 2022 yang telah memberikan inspirasi dan

semangat dalam menjalani seluruh kegiatanpelatihan.

Kami menyadari bahwa rancangan aksi perubahan ini masih banyak kekurangan,
oleh karena itu saran, kritik dan masukan yang membangun dari semua pihak demi
penyempurnaan sangat kami harapkan. Harapannya semoga rancangan aksi perubahan
ini memberi manfaat bagi kami dan bagi siapa saja yang membutuhkannya.

Aceh Besar, November 2022
Peserta

Ttd

Sukhyar, SH
NDH 15



DAFTAR ISI

JUDUL Halaman

LEMBAR PENGESAHAN ........................................................................... i
LEMBAR PERSETUJUAN .......................................................................... ii
SURAT PERNYATAAN KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN DARI PPP ii
KATA PENGANTAR............................................................................................ iv
DAFTAR ISI ......................................................................................................... v
DAFTAR GAMBAR, TABEL, LAMPIRAN........................................................ vi
EXECUTIVE SUMMARY (MIND MAP) ............................................................ vii

BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 1
1.1 Deskripsi Judul ................................................................................................. 1
1.2 Latar Belakang ................................................................................................. 2
1.2.1 Identifikasi dan Analisa Masalah .................................................................. 4
1.2.2 Faktor Penyebab dan Dampak Masalah Prioritas.......................................... 6
1.3 Tujuan dan Manfaat Aksi Perubahan ............................................................... 8
1.3.1 Tujuan Aksi Perubahan ............................................................................... 8
1.3.2 Manfaat Aksi Perubahan ............................................................................. 9
1.4 Output dan Outcome ........................................................................................ 10

BAB II RENCANA AKSI PERUBAHAN ............................................................ 11
2.1 Tahapan Pelaksanaan Aksi Perubahan ............................................................ 11
2.1.1 Tahapan Kegiatan Rencana AP ..................................................................... 11
2.1.2 Pengelolaan Resiko Kegiatan RAP ............................................................... 11
2.2 Penata Kelolaan Aksi Perubahan...................................................................... 13
2.2.1 Identifikasi dan Pemetaan Pemangku Kepentingan ...................................... 13
2.2.2 Pembentukan Tim Kerja................................................................................ 14
2.2.3 Membangun Jejaring Kerja ........................................................................... 16
2.2.4 Pemanfaatan Tekhnologi Digital................................................................... 17
2.3 Identifikasi Potensi Kendala dan Solusinya ..................................................... 18

BAB III PROFIL KINERJA ORGANISASI ......................................................... 19

BAB IV PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN ................................................ 22
4.1 Capaian Tahapan Perubahan ............................................................................ 22
4.2 Uraian Kegiatan Capaian Tahapan Perubahan ................................................. 23
4.3 Kemanfaatan Tahapan Perubahan .................................................................. 30
4.4 Keberlanjutan Aksi Perubahan ...................................................................... 31
4.5 Keterkaitan Mata Pelatihan Pilihan dengan Aksi Perubahan ........................... 32
BAB V PENUTUP................................................................................................. 33
REFERENSI...........................................................................................................
LAMPIRAN (Bukti Fisik Pelaksanaan Aksi Perubahan)....................................... 36

Gambar 2

Gambar ............................................................................................................................................. 7
1.1 Ruang Arsip Sekretariat...............................................................................................................
14
1.2 Gambar Fishbone......................................................................................................................... 15
2.1 Mendelows Matrix ........................................................................................................... 18
2.2 Pembentukan Tim Kerja .................................................................................................. 23
3.1 Struktur Organisasi Bappeda Aceh Singkil ....................................................................... 24
25
4.1 Konsultasi dengan Mentor..................................................................................... 28
4.2 Rapat Pembentukan Tim Efektif .....................................................................................
4.3 Koordinasi dengan Sdr. Rajali, SST, Perancang Aplikasi.....................................
4.4 Tim Administrasi menscan Laporan Aset, Laporan Keuangan dan Surat-surat...

Tabel 6
12
Tabel .................................................................................................................................................. 20
1.1 Tabel metode ASTRID ................................................................................................... 22

2.1 Pengelolaan Resiko Kegiatan .........................................................................................

2.2 Potensi Kendala dan Solusinya.......................................................................................
4.1 Capaian Tahapan Aksi Perubahan ..................................................................................

PUSAT PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN DAN KAJIAN HUKUM
ADMINISTRASI NEGARA LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK
INDONESIA. PROVINS! NANGROE ACEJ-1 DARUSSALAM TAHUN 2022

urat menyurat merupakan kegiatan menimalisir surat hilang serta surat ditangani
yang pasti dilakukan dalam setiap organisasi secara tepat waktu dan pada saat dibutuhkan
khususnya organisasi pemerintah untuk surat bisa ditemukan secara cepat.
memperlancar pekerjaan. Tetapi kadangkala,
arsip surat sering rusak bahkan hilang dan Selama ini pengelolaan arsip surat
membutuhkan waktu yang lama dalam masuk dan surat keluar dilakukan secara
melakukan pencarian jika arsip surat tersebut manual masih mengalami beberapa kendala
masih dikelola secara manual. antara lain proses penanganan surat masuk dan
surat keluar sering terlambat, pengarsipan
Digitalisasi pengelolaan arsip surat surat masuk dan surat keluar belum teratur
masuk dan surat keluar adalah salah satu cara karena arsip masih tersimpan di bidang-
merubah proses pengelolaan arsip surat masuk bidang, sering surat tercecer atau hilang, surat
dan surat keluar yang pada mulanya dilakukan robek atau rusak, follow up surat sering
secara manual menjadi secara digital atau atau terlambat.
menggunakan program komputer dan bersifat
online. Agar digitalisasi pengelolaan arsip
surat serta laporan aset dan laporan keuangan
Adapun maksud dari dari aksi bisa dilakukan secara optimal, dibutuhkan
perubahan ini adalah untuk melaksanakan koordinasi dan dukungan antara Sekretariat
pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar dengan Kepala Badan, para Kepala Bidang
dengan sistim yang memanfaatkan dan para Kepala Sub Bagian yang ada di
komputerisasi dan internet sehingga Badan Perencanaan Pembangunan Daerah
menimbulkan banyak manfaat bagi yang Kabupaten Aceh Singkil dan didukung oleh
terkait dengan pengelolaan surat masuk dan tenaga administrasi dalam melakukan
surat keluar. scanning dan pengarsipan secara digital.

Indikator kemanfaatan pengelolaan arsip surat Dengan banyaknya manfaat jika
masuk dan surat keluar adalah antara lain pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar
pengelolaan surat masuk dan surat keluar dikelola secara digital, membuat penulis
dilaksanakan secara efisien dan efektif, tertarik untuk menjadikannya sebagai bahan
tulisan dalam pelaksanaan Pelatihan
vii Kepemimpinan Administrator.



PUSAT PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN DAN KAJIAN HUKUM
ADMINISTRASI NEGARA LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK
INDONESIA. PROVINS! NANGROE ACEJ-1 DARUSSALAM TAHUN 2022

BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Deskripsi Aksi Perubahan
ada saat ini kinerja pegawai lingkup Sekretariat Badan Perencanaan Pembangunan Daerah

Kabupaten Aceh Singkil masuk kategori sedang dan cenderung rendah. Hal ini antaralain karena
kurangnya sumberdaya manusia (PNS) serta pengelolaan surat masuk dan surat keluar dan
pengarsipannya masih menggunakan sistim lama (manual).

Dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi untuk membantu Kepala Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah Kabupaten Aceh Singkil dalam menjalankan pembinaan dan pengelolaan
administrasi umum, sudah tentu pengelolaan surat yang cepat, tepat dan relevan sudah tentu
menjadi hal utama yang perlu diperhatikan. Sistim pengelolaan surat yang ada pada saat ini sudah
dianggap tidakmampu lagi memenuhi kebutuhan organisasi. Karena kekurangan sumberdaya
dan masih digunakannya sistim manual dalam pengelolaan surat ini menimbulkan permasalahan
antara lain :
1. Proses penanganan surat masuk dan surat keluar sering terlambat
2. Pengarsipan surat masuk dan surat keluar belum teratur karena arsip masih tersimpan di

bidang-bidang
3. Surat sering hilang
4. Follow up surat sering terlambat
5. Produktivitas PNS menjadi turun

olusi untuk mengatasi mengatasi masalah keterlambatan
penyampaian surat masuk kepada Kepala Badan dan Kepala-kepala
Bidang adalah dengan mengubah sistim penanganansurat masuk dan
surat keluar beserta pengarsipannya secara digital dimana aplikasi ini dinamakan Digitar. Hal
ini sesuai dengan perkembangan tekhnologi, khususnya tekhnologi informasi, dimana
pengelolaan surat dan arsip digital dianggap lebih cocok digunakan karena berbagai
kelebihannya. Apalagi pada tahun 2018, pemerintah mengeluarkan Peraturan Presiden nomor
95 tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Dengan keluarnya
peraturan pemerintah ini, banyak urusan pelayanan yang menjadi kewajiban pemerintah
dilaksanakan secara online.

1

Adapun manfaat dari pengelolaan surat Diharapkan nanti, dengan
masuk dan surat keluar secara digital terlaksananya Aksi Perubaha ini
antara lain adalah sebagai berikut : nantinya bisa mengubah kondisi
hemat biaya, pekerjaan lebih efektif pengarsipan dan pengelolaan surat
dan efisien, keamanan data yang lebih masuk dan surat keluar saat sekarang
baik, data lebih akurat, ramah ini menjadi kondisi yang diharapkan
lingkungan dan menghindari human atau diinginkan dimasa yang akan
error. datang :

Kondisi saat ini : Kondisi yang diharapkan / diinginkan :
• Proses penanganan surat masuk dan • Proses pengelolaan surat masuk dan

surat keluar sering terlambat surat keluar dilaksanakan secara cepat
• Pengarsipan surat masih manual dan dan efisien
• Adanya pengarsipan yang dikelola
dilaksanakan di bidang-bidang secara digital dan satu pintu
• Pencarian surat lama • Pencarian surat cepat
• Surat kadang hilang • Tidak ada lagi surat yang hilang
• Surat sobek / rusak • Surat tidak sobek / rusak
• Boros waktu dan biaya • Menghemat waktu dan biaya
• Pengarsipan surat bersifat umum • Pengarsipan surat sesuai
pengelompokan
Gambar 1 : Ruang Arsip Sekretariat

2

PUSAT PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN DAN KAJIAN HUKUM
ADMINISTRASI NEGARA LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK
INDONESIA. PROVINS! NANGROE ACEJ-1 DARUSSALAM TAHUN 2022

1.2 Latar Belakang instansi lain maupun perorangan, baik yang
ndang-undang Nomor 43 Tahun 2009 diterima melalui pos maupun yang diterima
melalui kurir dengan mempergunakan
tentang Kearsipan menyatakan bahwa buku pengiriman / ekspedisi.
Arsip merupakan identitas dan jati diri
bangsa serta sebagai memori, acuan dan 3. Surat Keluar
bahan pertanggungjawaban dalam Surat Keluar dapat diartikan sebagai surat
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan yang dibuat dan dikeluarkan oleh sebuah
bernegara serta harus dikelola dan instansi atau perusahaan untuk dikirimkan
diselamatkan oleh negara. kepada pihak lain, baik itu perorangan atau
bagian dari suatu instansi atau perusahaan.
Untuk menjamin ketersediaan arsip
yang autentik dan terpercaya, menjamin 4. Arsip
perlindungan kepentingan negara dan hak-
hak keperdataan rakyat, serta Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia,
mendinamiskan sistim kearsipan,
diperlukan penyelenggaraan kearsipan Arsip adalah suatu dokumen tertulis, lisan
yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan
standar kearsipan yang dibutuhkan oleh atau bergambar dari masa lampau yang
suatu sistim penyelenggaraan kearsipan
nasional yang andal sehingga mampu disimpan dalam media tulis, eletronik, pita
menghadapi tantangan globalisasi saat ini.
video disketkomputer, flashdisk atau hardisk
Sebelum membahas lebih jauh, ada baiknya
penulis memberikan beberapa pengertian yang biasanya diterbitkan secara resmi oleh
dari kata yang secara umum akan dibahas
dalam laporan ini : suatu instansi.

1. Surat enurut pasal 1 angka 2 Undang-
Menurut Kamus Besar Bahasa
Indonesia, surat adalah kertas dan undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
sebagainya yang bertulis.
Kearsipan, Arsip adalah rekaman kegiatan
2. Surat Masuk
Surat Masuk dapat diartikan sebagai atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
semua jenis surat yang diterima dari
media sesuai dengan perkembangan

tekhnologi informasi dan komunikasi yang

diterima oleh lembaga negara, pemerintah

daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,

organisasi politik, organisasi

kemasyarakatan dan perorangan dalam

pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,

berbangsa dan bernegara.

3

5. Digital PUSAT PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN DAN KAJIAN HUKUM
ADMINISTRASI NEGARA LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK
Menurut Kamus Besar Bahasa INDONESIA. PROVINS! NANGROE ACEJ-1 DARUSSALAM TAHUN 2022

Indonesia, Digital berarti 2009 tentang Kearsipan
4. Peraturan Pemerintah nomor 95
berhubungan dengan angka- angka
tahun 2018 tentang Sistem
untuk sistim perhitungan tertentu; Pemerintahan Berbasis Elektronik
5. Peraturan Menteri Dalam Negeri
berhubungan dengan penomoran. Nomor 54 Tahun 2009 tentang Tata
Naskah Dinas di Lingkungan
Adapun dasar hukum pengelolaan arsip Pemerintah Daerah
adalah sebagai berikut : 6. Peraturan Menteri Pendayagunaan
Aparatur Negara dan Reformasi
1. Undang-undang Nomor 43 Tahun Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012
2009 tentang Kearsipan tentang Pedoman Tata Naskah
Dinas.
2. Undang-undang Nomor 14 Tahun
2008 tentang Keterbukaan lain Kepala Badan atau Kepala
Informasi Publik Bidang sedang berada diluar daerah
atau sedang mengikuti kegiatan di
3. Peraturan Pemerintah nomor 28 luar kantor. Hal ini akan menjadi
tahun 2012 tentang Pelaksanaan masalah apabila surat tersebut
Undang-undang Nomor 43 Tahun berbentuk undangan atau surat yang
perlu ditindaklanjuti dalam waktu
1.2.1 Identifikasi dan Analisa Masalah cepat. Begitu juga dengan
pengarsipan surat yang mana
alam pelaksanaan tugas dan fungsi selama ini arsip surat masuk dan
Sekretariat Badan Perencanaan surat keluar disimpan di masing-
Pembangunan Kabupaten Aceh masing bidang sehinggakadangkala
Singkil, ada beberapa masalah atau Sub Bagian Umum tidak
hambatan dimana diantara masalah mempunyai arsip surat tersebut.
tersebut yang cukup menonjol, antara
lain :

A. Pengarsipan surat tidak teratur dan
pengelolaan surat masuk sering
terlambat diterima Kepala Badan
dan Kepala Bidang
Keterlambatan penyampaian surat
masuk kepada Kepala Badan dan
Kepala-kepala Bidangsangat sering
terjadi, hal ini disebabkan antara

4

PUSAT PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN DAN KAJIAN HUKUM
ADMINISTRASI NEGARA LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK
INDONESIA. PROVINS! NANGROE ACEJ-1 DARUSSALAM TAHUN 2022

B. Kinerja PNS lingkup Sekretariat D. Kualitas dan kuantitas pengelola
masih rendah karena kurangnya kepegawaian yang belum mencukupi
pedoman kerja Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Masih sangat kurangnya petunjuk selain bertanggungjawab dalam
kerja menjadi kendala dalam melaksanakan tugas dan fungsi dalam
pelaksanaan tugas di sekretariat, hal pengelolaan surat masuk dan surat
ini disebabkan belum bakunya keluar, juga bertanggungjawab dalam
prosedur kerja serta berapa lama pengurusan hal-hal yang terkait urusan
suatu pekerjaan harus diselesaikan. kepegawaian baik urusan kenaikan
Kadangkala seorang pegawai pangkat,kenaikan gaji berkala dan juga
pelaksana ataupu hohorer harus pelaporan kehadiran pegawai. Adapun
terlebih dahulu menunggu atasannya pegawai yang ada di Sub Bagian
untuk bisa mengkonsultasikan cara Umum adalah 2 (dua) orang pegawai
pelaksanaan pekerjaannya. termasuk Kepala Sub Bagian Umumitu
sendiri dan 2 (dua) tenaga honor
C. Keterlambatan penyusunan laporan sehingga sangat dirasakan kekurangan
akibat masih kurangnya pegawai baik tenaga dalam pelaksanaan tugas,
secara kualitas maupun kuantitas apalagi Sub Bagian Umum juga
Di sekretariat, banyak tugas-tugas bertugas dalam pelaksanaan
rutin berupa laporan. Laporan ini bisa pengawasan urusan kebersihan kantor.
dalam bentuk laporan pengelolaan
keuangan, laporan realisasi fisik dan
keuangan, laporan mengenai
kepegawaian, laporan akuntabilitas
kinerja serta laporan perihal
reformasi birokrasi. Laporan-laporan
ini adakalanya terlambat disiapkan
karena kekurangan kurangnya
pegawai yang ada di sekretariat serta
kemampuan pegawai yang masih
kurang akibat jarangnya mengikuti
pelatihan dan pendidikan terkait
penyusunan laporan.

5

PUSAT PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN DAN KAJIAN HUKUM
ADMINISTRASI NEGARA LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK
INDONESIA. PROVINS! NANGROE ACEJ-1 DARUSSALAM TAHUN 2022

1.2.2 Faktor Penyebab dan Dampak Masalah Prioritas

Setelah dilakukan identifikasi masalah, maka dianalisis dengan metode ASTRID, yaitu :
- Aktual, yaitu kejadian yang betul-betul ada dan menjadi pembicaraan
- Spesifik, yaitu sesuatu yang bersifat khusus
- Transformasi, mengubah suatu keadaan menjadi baru
- Relevan, yaitu sesuatu yang bersangkut paut atau memiliki hubungan
- Inovatif, yaitu memperkenalkan sesuatu yang baru
- Dapat dilaksanaka

Hasil analisis dengan menggunakan metode ASTRID didapat prioritas masalah atau
hambatan yang harus segera ditangani seperti pada table berikut ini :

Nomor Kriteria Bobot Masalah / Isu D
1. Aktual Kriteria A BC 5
2. Spesifik
3. Transformasi 15 10 10 5
4. Relevan
5. 10 10 5 5 5
6.
10 10 10 10 5

15 15 10 10 10

Inovatif 20 15 15 10 10

Dapat 30 30 30 20 20
dilaksanakan 90 80 60 55

Jumlah
Nilai

1.1 Tabel metode ASTRID

ari Metode ASTRID diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa Pengelolaan surat masuk sering
terlambat diterima Kepala Badan dan Kepala Bidang dan pengarsipan surat tidak teraturmerupakan
permasalahan yang paling perlu untuk diselesaikan dan akan dicari penyebab atauakar masalah
dengan menggunakan diagram fishbone yang mana perfektif yang akan dianalisaadalah sumberdaya
manusia, metode kerja, tempat dan lingkungan kerja, peralatan kerja dan pembiayaan

.

6

PUSAT PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN DAN KAJIAN HUKUM
ADMINISTRASI NEGARA LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK
INDONESIA. PROVINS! NANGROE ACEJ-1 DARUSSALAM TAHUN 2022

Gambar 1.2 : Gambar Fishbone

SDM : Metode Kerja : Tempat /
Jumlah PNS Masih Kurangnya Panduan Lingkungan Kerja :
Kurang dan PNS Kurang Kerja dan Bimbingan Tempat Kerja Kecil
Memahami Pengarsipan Atasan dan Kurang Lemari
Arsip
Pengarsipan
Tidak Teratur
dan Pengelolaan
Surat Sering

Terlambat

Peralatan Kerja : Pembiayaan :
Kurangnya PC / Laptop Kurang Anggaran
untuk Diklat

etelah didapat permasalahan masuk dan surat keluar di Badan
utama, maka dilakukan metode Perencanaan Daerah Kabupaten Aceh
diagram fishbone untuk Singkil selama tahun 2021, surat
mengetahui apa yang menjadi masuk sebanyak 419 lembar / berkas,
penyebab masalah. Dengan surat keluar sebanyak 221 dan
adanya diagram fishbone, keputusan sebanyak 46. Untuk tahun
diharapkan tergambar yang 2022, mulai Januari sampai saat ini (27
menjadi penyebab masalah September 2022), jumlah surat masuk
sehingga diharapkan lebih mudah sebanyak 356 lembar / berkas, sedang
untuk menyelesaikan masalah surat keluar sebanyak 158 lembar /
tersebut. berkas.

Kalau dilihat dari segi jumlah surat Perubahan ini nantinya bisa mengubah
Sedangkan yang sering kehilangan kondisi pengarsipan surat masuk dan
arsip surat adalah Bidang Penyusunan surat saat sekarang ini menjadi kondisi
Program, Perencanaan, Pendanaan dan yang diharapkan atau diinginkan
Evaluasi sebanyak 3 (tiga) kali dalam dimasa yang akan datang.
tahun 2022. Diharapkan nanti, dengan
terlaksananya Rencana Aksi

7

PUSAT PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN DAN KAJIAN HUKUM
ADMINISTRASI NEGARA LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK
INDONESIA. PROVINS! NANGROE ACEJ-1 DARUSSALAM TAHUN 2022

1.3 Tujuan dan Manfaat Aksi Perubahan
1.3.1 Tujuan Aksi Perubahan

Adapun tujuan dari aksi perubahan dapat dibagi kedalam 3 (tiga)
jangka waktu yaitu :
Tujuan Jangka Pendek

1) Tersedianya aplikasi pengelolaan arsip surat masuk dan surat
keluar secara digital

2) Tersedianya petunjuk pengarsipan surat secara digital
3) Tersedianya data base surat masuk dan surat keluar
4) Tersedianyan Laporan Aset dan Laporan Keuangan
5) Tersosialisasikannya petunjuk kerja dan penanggungjawab

penanganan surat dan pengarsipan
6) Terjalinn ya kerjasama dengan Dinas Komunikasi dan

Informatika
7) Terjalinn ya kerjasama dengan Dinas Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kabupaten Aceh Singkil
Adapun tujuan jangka menengah aksi perubahan adalah :

1) Tersedianya data base kepegawaian berupa SK Pangkat, SK
Jabatan, SK Kenaikan Gaji Berkala, Sasaran Kerja Pegawai

2) Terkendalikannya resiko dalam pelaksanaan pekerjaa
3) Adanya sinergitas semua sumberdaya yang ada di Sekretariat

Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Aceh
Singkil
4) Tersedianya dukungan tekhnis dan administrasi terhadap
pelaksanaan tugas dan fungsiPimpinan dan Bidang-bidang
Tujuan Jangka Panjang
1) Terwujudnya Sekretariat Badan Perencanaan Pembangunan Daerah
Kabupaten Aceh Singkil sebagai unit organisasi yang mempunyai
kinerja yang optimal dalam mendukung terlaksananya tugas dan
fungsi BadanPerencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Aceh
Singkil.
2) Mendukung pencapaian Visi dan Misi Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah Kabupaten Aceh Singkil
3) Peningkatan Laporan Akuntabilitas Kinerja Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah Kabupaten Aceh Singkil

8

PUSAT PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN DAN KAJIAN HUKUM
ADMINISTRASI NEGARA LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK
INDONESIA. PROVINS! NANGROE ACEJ-1 DARUSSALAM TAHUN 2022

1.3.2 Manfaat Aksi Perubahan

Adapun manfaat aksi perubahan merupakan hal-hal apa saja yang
menjadi sisi positif yang didapat dari adanya aksi perubahan antara lain :

1. Manfaat bagi Project Leader :
1) Mempermudah dalam memimpin pelaksanaan kegiatan

2) Mempermudah dalam pengecekan surat masuk dan surat keluar

3) Mempersingkat waktu penanganan surat masuk dan surat keluar

4) Mempermudah pengecekan data kepegawaian
5) Mempertegas siapa yang harus melaksanakan dan bertanggungjawab

terhadappekerjaan
6) Menambah wawasan dan keilmuan

2. Manfaat bagi organisasi :
1) Meningkatkan kinerja pegawai lingkup Sekretariat Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah Kabupaten Aceh Singkil
2) Memudahkan atasan dalam melaksanakan monitoring kinerja pegawai
3) Mempercepat waktu penyelesaian tugas
4) Mengurangi biaya penanganan surat
5) Mempermudah pengelompokan jenis surat
6) Mempermudah dalam pengecekan data aset dan Laporan Keuangan
7) Mengurangi kebutuhan tempat kerja
8) Menimalisir kehilangan surat
9) Memudahkan pencarian berkas PNS, data Aset dan Laporan Keuangan
10) Mempermudah pencarian data Aset dan Laporan Keuangan
11) Menambah pengetahuan PNS

3. Manfaat bagi Stake Holder :

1) Melindungi semua bukti asset yang dimiliki
2) Menaikkan Laporan Kinerja Pemerintah
3) Mendorong terciptanya Reformasi Birokrasi

4. Manfaat bagi masyarakat :

1) Terlayaninya masyarakat secara cepat
2) Masyarakat mengetahui alur pengurusan surat-surat
3) Adanya keterbukaan informasi publik

9

PUSAT PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN DAN KAJIAN HUKUM
ADMINISTRASI NEGARA LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
REPUBLIK INDONESIA. PROVINS! NANGROE ACEJ-1 DARUSSALAM
TAHUN 2022

iharapkan dalam tahap akhir aksi perubahan
tercapai output berupa :

1. Adanya sistim digital dalam
pengarsipan surat

2. Tersedianya sarana pendukung
pengelolaan surat masuk dan surat
keluar beserta pengarsipannya secara
digital

3. Adanya Petunjuk tekhnis tentang arsip
pengelolaan surat masuk dan surat keluar

4. Adanya Data Base Aset dan Laporan
Keuangan

Out come dari aksi perubahan diharapkan sebagai berikut :
1. Terbangunnya akuntabilitas kinerja pegawai
yang berdampak kepada peningkatan kinerja
Sekretariat Badan Perencanaan Pembangunan
Daerah
2. Terciptanya budaya kerja yang lebih baik
3. Munculnya sinergi diantara pegawai khususnya
pegawai dilingkungan Sekretariat Badan
Perencanaan Pembangunan Kabupaten Aceh
Singkil.

10



BAB II
RENCANA AKSI PERUBAHAN

2.1 Tahapan Pelaksanaan Aksi Perubahan
2.1.1 Tahapan Kegiatan Rencana Aksi Perubahan

Dalam melaksanakan kegiatan aksi perubahan, ada 2 (dua) macam
tahapan yang akan dilakukan yaitu :
1) Tahap Persiapan, terdiri dari :

1. Konsultasi Rencana Aksi Perubahan dengan Mentor
2. Rapat menyusun SK Tim Efektif
3. Rapat dengan Tim IT
4. Menyusun Petunjuk Tekhnis
2) Tahap Pelaksanaan, terdiri dari :
1. Merancang Sistim Digital
2. Konsultasi dengan Mentor tentang Petunjuk Tekhnis
3. Uji coba sistim digital
4. Sosialisasi Petunjuk Tekhnis
5. Melakukan pelatihan Administrasi
6. Tim Administrasi memasukkan data
7. Koordinasi dengan Dinas Arsip dan Perpustakaan
8. Memasukkan Data Kepegawaian
9. Memasukkan Data Aset dam Laporan Keuangan
10. Monitoring dan Evaluasi Pengelolaan Arsip Surat secara Digital
11. Penambahan Fitur Sistim Digital
2.1.2 Pengelolaan Resiko Kegiatan Rencana Aksi Perubahan
Pada saat pelaksanaan aksi perubahan diperkirakan ada beberapa kendala
atau resiko yang berkemungkinan timbul, dimana kendala atau resiko ini dapat
digambarkan dalam tabel seperti dibawah ini :

11

PUSAT PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN DAN KAJIAN HUKUM
ADMINISTRASI NEGARA LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
REPUBLIK INDONESIA. PROVINS! NANGROE ACEJ-1 DARUSSALAM
TAHUN 2022

Tabel 2.1 : Pengelolaan Resiko Kegiatan

No Tahapan Identifikasi Pengendalian
Kendala / Resiko Kendala /
Tahapan Resiko
Jangka
Pendek Kegiatan Mentor berbeda Membangun
Konsultasi Rencana pendapat komunikasi
Tahapan Aksi Perubahan Sistim tidak efektif
Jangka dengan Mentor terancang dgn baik
Menengah Merancang Sistim Koordinasi
Tahapan Digital Bermasalah dalam dengan Tim IT,
Jangka uji coba Diskominfo
Panjang Uji coba sistim
digital Admin kurang Koordinasi
memahami dengan Tim IT,
Melakukan Diskominfo
pelatihan Admin Kesibukan Kadis
dan Kabid Arsip Memberikan
Koordinasi dengan penjelasan yang
Dinas Arsip dan Data aset tidak lebih baik lagi
Perpustakaan lengkap
Memasukkan data Melakukaan
Aset dan Lap Keu koordinasi lebih
awal
Monitoring dan
Evaluasi Koordinasi
Pengelolaan dengan BPKK
Surat secara
Digital Kualitas PNS yang Admin perlu
menjadi admin mengikuti
masih rendah dan pelatihan dan
Jaringan Internet memasang alat
bermasalah untuk penguatan
Jaringan Internet

Penambahan fitur Tidak tersedianya Berupaya untuk
sistim digital dan anggaran untuk melobi
Revisi Peraturan pelaksanaan Stakeholder agar
Bupati menyediakan
anggaran

12

2.2 Penata Kelolaan Aksi Perubahan
2.2.1 Identifikasi dan Pemetaan Pemangku Kepentingan

Dalam rencana pelaksanaan aksi perubahan, terdapat beberapa pemangku kepentingan atau
stakeholder yaitu sebagai berikut :

1. Pj. Bupati Aceh Singkil 6. Kepala Satuan Kerja Perangkat Kabupaten
2. Dewan Perwakilan Rakyat Kabupaten Aceh Aceh Singkil

Singkil 7. Kepala Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah
3. Instansi Vertikal Kabupaten Aceh Singkil
4. Sekeratris Daerah Kabupaten Aceh Singkil
5. Kepala Badan Perencanaan Pembangunan 8. Para Kabid Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah Kabupaten Aceh
Daerah Kabupaten Aceh Singkil Singkil

10. Kepala Bidang Arsip Dinas Arsip dan 9. Kepala Bidang Aplikasi Informatika Dinas
Perpustakaan Daerah Komunikasi dan Informasi Kabupaten Aceh
Singkil
11. Kepala Bidang Aset Badan Pengelolaan dan
Kekayaan Daerah Kabupaten Aceh Singkil Adapun pemangku kepentingan ini
dapat digolongkan kedalam 2 (dua) kelompok,
12. Kepala Sub Bagian Sekretariat Badan yaitu :
Perencanaan Pembangunan Daerah
Kabupaten Aceh Singkil 1. Stakeholder internal

13. PNS Badan Perencanaan Pembangunan Yaitu stakeholder yang terlibat dan
Daerah Kabupaten Aceh Singkil berpengaruh langsung terhadap
pelaksanaan proyek perubahan

14. Pegawai Honorer Badan

Perencanaan Pembangunan Daerah

Kabupaten Aceh Singkil 2. Stakeholder eksternal
Yaitu stakeholder yang tidak terlibat
15. Operator / Admin langsung terhadap pelaksanaan
proyek perubahan.
16. Tim IT

17. Masyarakat

13

Kalau ditinjau dari segi pengaruh dan kepentingan, maka didapat 4

(empat) kelompok atau golongan dari stake holder ini yaitu seperti terdapat

pada gambar dibawah ini: Promoters :
Pj Bupati
Gambar 2.1 : Mendelows Matrix DPRK
Sekda
Latents : P Kepala SKPK
Instansi Verikal e Kepala Bappeda
n Kabid Bappeda
Kepentingan Rendah g Kabid Aptika
Tinggi a Kabid Arsip
r Kabid Aset
Aphetetics : u
Masyarakat h Kepentingan

Defenders :

Operator / Admin
Pegawai Honor

Adapun deskripsi pemetaan stakeholder adalah :
1. Promoters, yaitu stakeholder yang mempunyai kepentingan tinggi

terhadap aksi perubahan serta mempunyai pengaruh besar untuk
terlaksananya aksi perubahan.
2. Latents, yaitu stakeholder yang tidak memiliki kepentingan khusus
terhadap aksi perubahan tetapi mempunyai pengaruh besar terhadap
terlaksananya aksi perubahan.
3. Defenders, yaitu stakeholder yang memiliki kepentingan tinggi terhadap
aksi perubahan tetapi mempunyai pengaruh kecil terhadap terlaksananya
aksi perubahan.
4. aphatetics, yaitu yaitu stakeholder yang memiliki kepentingan rendah
terhadap aksi perubahan dan pengaruhnya juga kecil terhadap
terlaksananya aksi perubahan.

2.2.2 Pembentukan Tim Kerja
Dalam melaksanakan rencana aksi perubahan ini, perlu dibentuk Tim

Kerja atau yang disebut juga dengan Tim Efektif yang dapat digambarkan
sebagai berikut :

14

Gambar.2.2 Pembentukan Tim Kerja Mentor :
Ahmad Rivai, SH
Coach :
DR.Drs.Nurdin Yunus, SH, ST, MM, MH Project Leader :
Sukhyar, SH

Tim IT : Tim Tekhnis : Tim
1. Endy Putra, ST 1. Rahmat Hidayat, A.Md Administrasi :
2. Ari Arbiansyah, S.Kom 2. Soni Vonolda, ST 1. Siti Fanda Rini,
3. Rajali, S.ST 3. Yeni, A.Md SE
2. Susan

Adapun peran masing-masing dalam Tim dapat dijelaskan sebagai berikut :

1) Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Aceh Singkil berperan :
- Memberikan arahan kepada Projeck Leader
- Memberikan persetujuan atas rancangan aksi perubahan
- Mendukung Projeck Leader dalam pelaksanaan proyek aksi
perubahan
- Membantu menyelesaikan hambatan
- Memantau setiap pelaksanaan tahapan aksi perubahan

2) Coach berperan sebagai :

.- Memberikan bimbingan dan motivasi kepada Projeck Leader
- Memantau kegiatan Projeck Leader selama mengikuti Pelatihan

Kepemimpinan Administrator
- Melakukan koordinasi dengan Mentor
- Memberikan masukan kepada Projeck Leader dalam rangka

penyiapan rencana aksi perubahan
- Memberikan masukan tentang Projeck Leader kepada

penyelenggara Pelatihan Kepemimpinan Administrator

3) Projeck Leader berperan sebagai :
- Merancang dan memimpin rencana aksi perubahan
- Merencanakan milestone rencana aksi perubahan
- Melakukan koordinasi dengan stakeholder dan coach
- Melakukan pembagian tugas sesuai peran masing-masing Tim
- Melakukan implementasi rancangan aksi perubahan
- Melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan aksi perubahan

15

- Membuat laporan hasil akhir rancangan aksi perubahan
4) Tim IT berperan :

- Merancang program / aplikasi
- Menyiapkan jaringan
- Memberikan gambaran manual alur kerja
- Menyediakan bandwith
5) Tim Tekhnis berperan :
- Memberikan masukan terkait pembuatan alur kerja
- Membantu mengawasi pelaksanaan rancangan aksi perubahan
6) Tim Administrasi berperan :
- Mengumpulkan dokumen kegiatan
- Menyiapkan seluruh keperluan yang terkait dengan administrasi

rancangan aksi perubahan.

2.2.3 Pembangunan Jejaring Kerja bagian dari internal organisasi
Jejaring kerja adalah salah maupun dengan organisasi lain,
dengan jalan berbagi ide, berbagi
satu kegiatan penting yang perlu informasi dan sumberdaya atas
dibangun agar tujuan organisasi dasar saling percaya dan saling
dapat tercapai dengan efektif dan menguntungkan diantara pihak-
efisien. Membangun jejaring pihak.
kerja pada hakikatnya adalah
membangun komunikasi atau
hubungan dan melakukan
koordinasi dan kolaborasi antar

Adapun prinsip dalam membangun jejaring kerja adalah adanya kesamaan visi

misi, adanya kepercayaan, prinsip saling menguntungkan, efisiensi dan efektifitas,

komunikasi timbal balik dan komitmen yang kuat untuk bekerjasama.

Jejaring kerja ini Jejaring kerja ini dapat
kadangkala disebut juga dipandang sebagai sebagai
dengan jaringan sosial, dimana bentuk kemitraan, aliansi
jejaring ini biasanya tidak strategis atau bentuk kerjasama
terlihat secara langsung dalam lainnya dengan melibatkan
struktur organisasi namun berbagai stakeholder yang
dapat menjadi gambaran dalam memberikan kontribusi dalam
aliran informasi, pengetahuan pencapaian tujuan organisasi.

dan sumberdaya organisasi.

16

Dalam pelaksanaan rancangan aksi perubahan ini, khusus untuk jangka
pendek yang akan dilakukan untuk membangun jejaring kerja terlebih dahulu yang
bersifat internal yaitu dengan Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Kabupaten
Aceh Singkil, Para kepala Bidang, Kasubbag Umum dan Kepegawaian serta Admin,
sedangkan untuk pihak eksternal adalah dengan Dinas Komunikasi dan Informatika
khususnya dengan Kepala Bidang Aplikasi Informatika serta Tim IT.

Setelah rancangan aksi perubahan dianggap sudah bisa dilaksanakan, akan
dilakukan kerjasama dengan Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Aceh
Singkil dan Badan Pengelola Keuangan dan Kekayaan Kabupaten Aceh Singkil
sehingga pelaksanaan digitalisasi surat masuk dan surat keluar serta Laporan Aset dan
Laporan Keuangan tersebut bisa terkoordinasikan.

2.2.4 Pemanfaatan Tekhnologi Digital dengan adanya aplikasi ini, Laporan
Aset dan Laporan Keuangan akan
Dengan perkembangan digitalisasi juga dan diarsipkan dalam
tekhnologi informasi sekarang ini, folder masing-masing sehingga
secara umum kegiatan surat apabila dibutuhkan maka akan mudah
menyurat yang dulunya dilakukan dalam menncarinya. Disamping itu
secara manual sekarang mulai dengan penggunaaan tekhnologi
beralih memanfaatkan tekhnologi digital ini diharapkan muncul budaya
informasi. Tetapi pada saat ini pelayanan baru dimana penggunaan
belum semua instansi pemerintah tekhnologi digital semakin familier
menerapkan surat eletronik, tetapi bagi PNS dalam rangka memberikan
masih menggunakan surat dalam pelayanan prima baik kepada pihak
bentuk fisik atau kertas. internal maupun eksternal sehingga
membantu pemerintah untuk
Diharapkan nantinya semua menerapkan sistim pemerintahan
pengelolaan surat masuk dan surat berbasis eletronik.
keluar serta pengarsipannya bisa
dilakukan secara digital sehingga
pengelolaan surat tersebut dapat
dilakukan secara cepat, efektif dan
efisien, sistematis dan mudah dalam
proses pencariannya. Begitu juga

17

Pada fase pelaksanaan rancangan aksi perubahan jangka menengah, maka akan
dimasukkan juga data base kepegawaian seperti SK Pangkat, SK Jabatan, SK
Kenaikan Gaji Berkala, Sasaran Kerja Pegawai dan data-data kepegawaian lainnya.

2.3 Identifikasi Potensi Kendala dan Solusinya

Dalam melaksanakan aksi perubahan ini nantinya, tentu akan menghadapi

kendala, beberapa kendala yang kemungkinan akan ditemui antara lain sebagai

berikut :

Tabel 2.2 Potensi Kendala dan Solusinya

NO POTENSI KENDALA SOLUSI

PNS dan Honorer yang terkait Memberi penjelasan

1 merasa aksi perubahan belum mengenai tujuan dan

dibutuhkan manfaat aksi perubahan

Keterbatasan waktu dalam Lebih disiplin dalam
menggunakan waktu,
2 pelaksanaan tahapan aksi semua pekerjaan tidak
perubahan ditunda-tunda

Surat tercecer atau hilang Memberi pengertian agar
3 waktu dikumpulkan PNS dan Honorer yang
terkait lebih teliti

4 Terjadi kesalahan pada waktu Memberi penjelasan
pengelompokan surat mengenai pengelompokan
surat serta meminta PNS

dan Honorer lebih teliti

Hasil scanning kurang optimal Menggunakan software
5 yang memadai

spesifikasinya

6 Sumberdaya manusia yang Menjelaksan cara kerja dan
terbatas memberikan pelatihan

7 Aplikasi yang sangat Melakukan pemeliharaan
tergantung jaringan intenet rutin jaringan dan sistim
aplikasi, menambah acces

point di Sub Bagian Umum

dan Kepegawaian

18



BAB III
PROFIL KINERJA ORGANISASI

Badan Perencanaan Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi

Pembangunan Daerah Kabupaten dan Tata Kerja Badan Perencanaan

Aceh Singkil merupakan salah satu Pembangunan Daerah Kabupaten

satuan kerja perangkat Kabupaten Aceh Singkil diatur dengan

Aceh Singkil yang ditetapkan Peraturan Bupati Aceh Singkil

melalui Qanun Aceh Singkilnomor 4 Nomor 23 Tahun 2016 tentang

Tahun 2016 tentang Pembentukan Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi

dan Susunan Perangkat Daerah dan Tata Kerja Badan Perencanaan

Kabupaten Aceh Singkil. Adapun Pembangunan Daerah.

.Pada awalnya Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Aceh

Singkil telah ada sejak tahun 1999 yang lalu, yaitu tahun dimana Kabupaten Aceh

Singkil terbentuk melalui Undang-undang Nomor 14 Tahun 1999 tentang
Pembentukan Daerah Tingkat – II KabupatenAceh Singkil. Tetapi untuk memenuhi

amanat peraturan perundangan-undangan, Badan Perencanaan Pembangunan

Daerah Kabupaten Aceh Singkil telah mengalami beberapa kali perubahan susunan

organisasi, tugas, fungsi dan tata kerja sampai terakhir kalinya ditetapkanmelalui

Peraturan Bupati Aceh Singkil Nomor 23 Tahun 2016. Adapun perubahan susunan

organisasi, tugas, fungsi dan tata kerja tersebut dilakukan bertujuan untuk

peningkatan tugas dan fungsi sekaligus penyederhanaan susunan organisasi Badan

Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Aceh Singkil sehingga menjadi

organisasi yang miskin struktur tapi kaya fungsi. Hal ini sejalan dengan amanat

Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah yang

ditetapkan pada 15 Juni 2016.

Sebagai organisasi pemerintah penunjang urusan pemerintahan

yang berbentuk badan, maka Badan yang menjadi kewenangan

Perencanaan Pembangunan Daerah pemerintah daerah.

merupakan salah satu unsur

usunan organisasi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Aceh
Singkil menurut Peraturan Bupati Aceh Singkil Nomor 23 Tahun 2016 dapat dilihat
dari bagan berikut ini :

19

Kepala
Badan

Sekretaris

Kasubbag Kasubbag Kasubbag
Umum dan Penyusunan Keuangan
Kepegawaian
Program

Kepala Bidang Kepala Bidang Kepala Bidang Kepala Bidang Kepala Bidang
PP Program, Perencanaan PP Infrastruktur PP Sosial Budaya Penelitian dan
Pengendalian Pembangunan dan Kewilayahan Pengembangan
dan Evaluasi Perekinomian Keistimewaan
dan SDM

Kasubbid Kasubbid Kasubbid Kasubbid Kasubbid
Perencanaan Pangan Perumahan, Pengembangan Penelitian
dan Pendanaa Infrastruktur dan Ekonomi dan
Pengembangan SDM dan Prasarana Wilayah
Kasubbid Keistimewaan
Pengendalian Wilayah
dan Evaluasi
Kasubbid Industri, Kasubbid Kasubbid Kasubbid Penelitian
Perdagangan dan Perhubungan, Pemerintahan Sosial Budaya,
dan Kelembagaan
Pariwisata Kominfo Keistimewaan dan
Pemerintahan

Kasubbid Kasubbid Kasubbid Kasubbid Kasubbid
Data dan Pengembangan SDA, LH dan Kependudukan Pengembangan
Pelaporan Usaha, Investasi, Kebencanaan
Transmigrasi dan Dan Kessos dan Inovasi
Ketenagakerjaan

Gambar 3.1 : Struktur Organisasi Bappeda Aceh Singkil

20

Adapun tugas Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Aceh
Singkil menurut pasal 5 Peraturan Bupati Aceh Singkil Peraturan Bupati Aceh
Singkil nomor 23 Tahun 2016 adalah melaksanakan urusan pemerintahan yang
menjadi kewenangan daerah dan tugas pembantuan dibidang perencanaan dan
pembangunan daerah sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Untuk
melaksanakan tugas tersebut, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah
mempunyai fungsi sebagai berikut :
a. Melaksanakan urusan ketatausahaan badan;
b. Penyusunan program kerja tahunan, jangka menengah dan jangka panjang;
c. Perumusan kebijakan tekhnis bidang perencanaan pembangunan daerah;
d. Pengkoordinasian perencanaan pembangunan dibidang ekonomi,

ketenagakerjaan, infrastruktur, kewilayahan, pendidikan, kesehatan, social
dan budaya;
e. Pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan pembangunan di daerah yang
bersumberdari APBK, APBA dan APBN;
f. Penyiapan bahan rapat koordinasi evaluasi pelaksnaan pembangunan di
daerah;
g. Pelaksanaan tugas-tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan sesuai
dengan bidang tugasnya.

Pada pasal 7 Peraturan Bupati Aceh Singkil nomor 23 Tahun 2016 Sekretariat
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah mempunyai tugas membantu Kepala
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dalam menjalankan pembinaan dan
pengelolaan administrasi umum, kepegawaian, keuangan serta penyusunan
program.untuk melaksanakan tugas dimaksud, sekretariat mempunyai fungsi :

a. Pembinaan dan pengelolaan administrasi umum, kepegawaian,
penyusunan program dankeuangan;

b. Koordinasi, sinkronisasi dan integrasi pelaksanaan registrasi badan;
c. Pengelolaan pengaduan dan dokumentasi badan;
d. Penyelenggaraan koordinasi dan penyusunan laporan badan;
e. Penyelenggaraan, pengelolaan barang milik / kekayaan negara;
f. Pembinaan penyelnggaraan organisasi dan tatalaksana kerjasama dan

hubungan masyarakat;
g. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan

tugas dan fungsinya.

21



BAB IV
PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN

4.1 Capaian Tahapan Aksi Perubahan
Direncanakan aksi perubahan ini akan dilaksanakan dalam 3 (tiga) tahapan

seperti yang terdapat dalam table dibawah ini :

TAHAPAN KEGIATAN OUTPUT WAKTU
(MILESTONES)
1. Konsultasi Rencana Aksi Hasil konsul akan 3 Oktober 2022
Jangka Pendek Perubahan dengan Mentor membentuk Tim Efktif
4 Oktober 2022
Jangka Menengah 2. Rapat menyusun SK Tim Efektif SK Tim Efektif
3. Rapat dengan Tim IT Pra Rancangan Digital 5 Oktober 2022
4. Menyusun Skema Surat dan Arsip Draft Skema 10-11 Okt 2022
5. Koordinasi dengan Perancang Skema surat masuk dan 12 Okt 2022
arsip surat
Aplikasi 17-30 Okt 2022
Rancangan Aplikasi
6. Merancang Aplikasi dengan 24 Okt 2022
Perancang Aplikasi Tim memahami rencana
aksi 25 Okt 2022 s.d
7. Koordinasi dengan Tim Sekarang
Administrasi Surat masuk dan surat 25 Okt 2022
keluar discan dan
8. Menscan surat masuk dan surat 10 Nov 2022
keluar Laporan Aset discan 26 Okt 2022
dan
9. Menscan Laporan Aset Laporan Keuangan discan 10 Nov 2022

10. Menscan Laporan Keuangan Aplikasi diuji coba 7 s.d 11 Nov
Petunjuk difahami 2022
11. Uji coba sistim digital / 10 s.d 12 Nov
Aplikasi Admin memahami 2022
Arsip surat 14 Nov 2022
12. Menyusun dan Sosialisasi Terbentuk Kerjasama 15 Nov 2022
Petunjuk Tekhnis
Januari s.d
13. Melakukan pelatihan Admin Juni 2023
14. Admin memasukkan data
15. Koordinasi dengan Dinas Arsip

dan Perpustakaan

1. Memasukan data kepegawaian Data Kepegawaian

2. Monitoring dan Evaluasi Mengetahui hasil
Pengelolaan Arsip Surat secara Pelaksanaan Pengelolaan
Digital Surat

Jangka Panjang Penambahan fitur sistim digital Bertambahnya Fitur Juli s.d
dan Revisi Peraturan Bupati Aplikasi Desember
2023

Tabel: 4.1 Capaian Tahapan Aksi Perubahan

22

4.2 Uraian Kegiatan Capaian Tahapan Aksi Perubahan

dapun Uraian Capaian Tahapan pembentukan Tim Efektif. Dengan
Aksi Perubahan adalah sebagai berikut adanya dukungan dan komitmen
: dari Mentor, diharapkan
pelaksanaan Aksi Perubahan bisa
1) Konsultasi Rencana Aksi Perubahan berjalan dengan baik sesuai yang
dengan Mentor diinginkan.

Konsultasi dengan Mentor yaitu Selama konsultasi dengan
Bapak Ahmad Rivai, SH (Kepala Mentor, Mentor sangat antusias
Badan Perencanaan Pembangunan untuk memahami aplikasi yang akan
Daerah Kabupaten Aceh Singkil) dirancang dan setelah mendapatkan
dilakukan pada tanggal 3 Oktober penjelasan, Mentor dapat memahami
2022 rangka menyamakan visi dan dan sangat mendukung Aksi
pemahaman dalam pelaksanaan Perubahan dan sangat berharap Aksi
Aksi Perubahan, termasuk Perubahan dapat dilaksanakan.
mengenai metode pelaksanaan,
tahapan pelaksanaan, sumber daya
yang dibutuhkan dan juga rencana

Gambar 4.1 Konsultasi dengan Mentor

23

2) Menyusun SK Tim Efektif Dengan adanya SK
Untuk memberikan kepastian
hukum dan adanya dukungan Tim Efektif, maka setiap
dari rekan-rekan kerja, perlu
disusun SK Tim Efektif, personil yang dilibatkan
kegiatan ini dilaksanakan
pada tanggal 4 Oktober 2022. dalam pelaksanaan Aksi
Rapat pembentukan Tim
Efektif ini dipimpin langsung Perubahan mengetahui
oleh Bapak Ahmad Rivai, SH
selaku Kepala Badan posisi dan tugas masing-
Perencanaan Pembangunan
Daerah Kabupaten Aceh masing. Adapun SK
Singkil. Adapun Tim Efektif
terdiri dari Mentor, Projeck tersebut adalah Keputusan
Leader, Tim Tekhnis, Tim IT
dan Tim Administrasi. Kepala Badan Perencanaan
Diharapkan dengan adanya
Tim Efektif ini, maka Pembangunan Daerah
pelaksanaan aksi perubahan
bisa berjalan tertib, lancar, Kabupaten Aceh Singkil
efektif dan efisien.
Nomor 800 / 40 / 2022

tanggal 4 Oktober 2022

tentang Pembentukan Tim

Efektif Aksi Perubahan

Digitalisasi Arsip Surat

Masuk dan Surat Keluar di

Badan Perencanaan

Pembangunan Daerah

Kabupaten Aceh Singkil

Gambar 4.2 Rapat Pembentukan Tim Efektif

24

3) Rapat dengan Tim IT
Rapat dengan Tim IT dilaksanakan pada tanggal 5 Oktober 2022 di

Kantor Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Aceh Singkil.
Adapun peserta rapat adalah Projeck Leader, Kepala Bidang Aplikasi
Informatika selaku anggota Tim IT, Sdr. Ari Arbiansyah, S.Kom selaku
anggota Tim IT beserta beberapa PNS Bidang Aptika serta Kasubbag
Umum dan Kepegawaian Badan Perencanaan Pembangunan Daerah.
Adapun hasil yang diperoleh dari Rapat Tim IT ini adalah adanya konsep
rancangan sistim digital, dimana dari konsep rancangan sistim digital ini
nantinya menjadi dasar dalam digitalisasi surat masuk dan surat keluar.

4) Menyusun Skema Surat dan Arsip
Penyusunan Skema Surat dan Arsip

dilakukan setelah berkoordinasi dengan
Tim Tekhnis. Dengan adanya Skema
Surat dan Arsip, diperoleh informasi
mengenai alur atau proses pengarsipan
surat masuk dan surat keluar dan siapa
yang bertanggungjawab untuk
melaksanakan pengarsipan tersebut.

Bagi Tim IT, Skema Surat dan
Arsip ini berguna sebagai salah satu
pedoman dalam merancang Sistim
Digital sehingga apa yang menjadi
langkah-langkah dalam proses
pengarsipan surat masuk dan surat
keluar bisa dilaksanakan secara digital.
Kegiatan merancang skema surat dan
Arsip ini dilakukan pada tanggal 10 s.d
11 November 2022.

Gambar 4.3 Koordinasi dengan
Sdr. Rajali, SST, Perancang
Aplikasi, 17 Oktober 2022

25

5). Koordinasi dengan Perancang Aplikasi 6). Merancang Aplikasi
Koordinasi dengan Perancang Aplikasi
Aplikasi untuk digitalisasi arsip surat
dilaksanakan pada tanggal 12 Oktober 2022. masuk dan surat keluar di Badan Perencanaan
Adapun yang dikoordinasikan adalah draft Daerah Kabupaten Aceh Singkil dibuat oleh
skema atau alur surat masuk dan surat keluar Perancang Aplikasi yang masuk kedalam Tim
serta pengarsipannya. Hal ini perlu dilakukan IT. Kegiatan ini dilaksanakan setelah dilakukan
agar Perancang Aplikasi mendapat gambaran koordinasi dengan Perancang Aplikasi pada
mengenai sistim digital yang akan dirancang tanggal 17 Oktober 2022. Waktu untuk
untuk aksi perubahan. Skema yang telah dibuat merancang aplikasi ini dilakukan sejak tanggal
bersama-sama Tim Tekhnis kemudian 17 s.d 30 Oktober 2022.
disampaikan kepada Perancang Aplikasi, dari
hasil koordinasi, skema alur surat masuk dan
surat keluar terdapat beberapa perubahan dan
penyempurnaan untuk menyesuaikan dengan
aturan yang berlaku.

Aplikasi dirancang sesuai Skema surat masuk dan surat keluar dan
pengarsipannya, termasuk ditambahkan folder untuk pengarsipan Laporan
Aset dan Laporan Keuangan. Disamping digitalisasi arsip surat masuk dan
surat keluar, karena selama ini ada beberapa kekurangan apabila surat masuk
disampaikan dalam bentuk fisik atau manual, antara lain berupa penanganan
surat masuk sering terlambat karena Kepala Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah ataupun para Kepala Bidang tidak berada ditempat atau
melaksanakan dinas luar, maka aplikasi ini juga memasukkan aksi perubahan
dengan jalan surat masuk terlebih dahulu di scan oleh Sub Bagian Umum,
kemudian hasil scan diteruskan kepada Kepala Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah untuk seterusnya didisposisi kepada Sekretaris maupun
para Kepala Bidang. Dengan adanya aplikasi ini, maka Kepala Badan
Perencanaan Pembangunan Daerah dapat melihat surat masuk saat itu juga
melalui laptop atau handphone walaupun sedang tidak berada di kantor dan
mendisposisi surat tersebut sehingga surat dapat ditangani secepat mungkin.

26

Adapun langkah-langkah dalam merancang aplikasi ini adalah
terlebih dahulu melakukan rapat dengan Tim Efektif, membuat desain
tampilan dan skema alur surat masuk dan pengarsipannya serta pengarsipan
surat keluar termasuk Laporan Aset dan Laporan Keuangan. Kemudian
Perancang Aplikasi merancang aplikasi sesuai desain tampilan dan alur surat
yang sudah disiapkan.

7) Koordinasi dengan Tim Administrasi
Koordinasi dengan Tim Administrasi bertujuan agar Tim

Administrasi mengetahui langkah-langkah kerja yang akan dilakukan. Tim
Administrasi ini terdiri dari Honorer pada Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian yang tugas utamanya terkait langsung dengan penanganan
surat masuk dan surat keluar serta pengarsipan surat di Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah Kabupaten Aceh Singkil.

Pada saat koordinasi, Projeck Leader memberikan informasi kepada
Tim Administrasi tentang adanya rancangan aplikasi yang sedang dibuat,
dimana nanti semua surat masuk dan surat keluar akan digitalisasikan
termasuk pengarsipan surat yang akan dilakukan secara digital. Sambil
menunggu aplikasi selesai dibuat, maka diambil keputusan agar semua
dokumen yang akan digitalisasi akan di scan terlebih dahulu sehingga
sewaktu aplikasi selesai, maka akan bisa langsung diuji coba.

8) Menscan Surat Masuk dan Surat Keluar
Surat masuk dan surat keluar mulai discan sejak tanggal 25 Oktober

2022 sampai sekarang, hal ini dilakukan agar semua surat masuk dan surat
keluar bisa terdata dan discan sebelum diteruskan kepada Kepala Badan
Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Aceh Singkil. Jika surat
sudah dinaikkan, maka apabila surat didisposisi untuk masing-masing
bidang, kemungkinan besar di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
pertinggal surat tersebut tidak akan ada sehingga scanning surat tersebut
dilakukan sebelum surat diteruskan kepada pimpinan.

9). Menscan Laporan Aset
Kegiatan menscan Laporan Aset dilakukan dengan alat khusus scanning,

27

dilaksanakan pada tanggal 25 Oktober 2022 dan tanggal 10 November
2022. Laporan Aset terlebih dahulu diminta kepada Pengurus Barang
Milik DaerahBadan Perencanaan Pembangunan Daerah, adapun laporan
yang discan adalah Laporan Aset bulan Juni, Juli, Agustus dan September.
Laporan Aset bulan Oktober belum bisa discan karena belum selesai
disusun.

10) Menscan Laporan Keuangan
Kegiatan menscan Laporan Keuangan dilakukan dengan alat khusus

scanning, dilaksanakan pada tanggal 26 Oktober 2022 dan 10 November
2022. Laporan Keuangan terlebih dahulu diminta kepada Kepala Sub
Bagian Keuangan, adapun laporan yang discan adalah Laporan Aset bulan
Juni, Juli, Agustus dan September. Laporan Keuangan bulan Oktober
belum bisa discan karena belum selesai disusun.

11) Uji Coba Sistim Digital / Aplikasi

Ujicoba penggunaan rancangan sistim digital / aplikasi dilaksanakan

mulai tanggal 7 s.d 11 November 2022. Dari ujicoba diketahui beberapa

kelemahan aplikasi antara lain tidak adanya pemberitahuan atau notifikasi

yang masuk ke handphone masing-masing PNS, hal ini disebabkan

Perancang Aplikasi menganggap jika menggunakan notifikasi surat masuk

menggunakan WhatsApp, maka penerima notifikasi akan terpotong paket

datanya. Notifikasi bisa gratis jika PNS yang terkait aplikasi Digitar

menggunakan Telegram, tetapi hanya sebagian kecil PNS yang

menggunakan media Telegram. Kelemahan lainnya adalah Kepala Badan

Perencanaan Pembangunan Daerah mendisposisi surat-surat masuk yang

sudah discan Tim Administrasi tanpa menentukan sekretariat atau bidang

mana yang akan menindaklanjuti surat

masuk tersebut. Foto akun Kepala Badan

Perencanaan Pembangunan Daerah tidak

bisa diganti karena waktu penggantian

harus memasukkan akun tersebut ke

sekretariat atau bidang terlebih dahulu. Gambar 4.4 Tim Administrasi menscan
Laporan Aset, Laporan Keuangan dan
Surat-surat

28

12) Menyusun dan Sosialisasi Petunjuk Petunjuk Tekhnis ini dibuat
Tekhnis dalambentuk vidio tutorial penggunaan
Petunjuk Tekhnis adalah sebuah aplikasi Digitar. Dengan adanya
Petunjuk Tekhnis, diperoleh informasi
petunjuk yang dijadikan sebagai acuan mengenai tatacara penggunaan aplikasi
yang bersifat tekhnis dalam pelaksanaan sehingga semua yang terlibat dalam
kegiatan yang terdiri dari informasi- pengelolaan surat masuk dan surat
informasi yang wajib diketahui orang- keluar serta pengarsipan dokumen
orang yang terkait dalam pelaksanaan dapat memahami cara kerja aplikasi
kegiatan tersebut, khususnya tenaga Digitar. Penyusunan Petunjuk tekhnis
administrasi dan PNS terkait yang akan ini dilakukan oleh Tim IT setelah
terlibat dalam Aksi Perubahan ini berkoordinasi dengan Projeck Leader,
nantinya. penyusunan Petunjuk Tekhnis
dilaksanakan pada tanggal 10 s.d 13
13) Melakukan Pelatihan Admin November 2022.
Kegiatan pelatihan Admin dilakukan
14) Admin Memasukkan Data
setelah adanya petunjuk tekhnis berupa
vidio tutorial penggunaan aplikasi Digitar. Data yang telah discan oleh
Mengingat peran Admin yang begitu besar
dalam menjalankan aplikasi Digitar, Admin yang terdiri dari surat masuk,
seperti mengumpulkan surat dan data,
menscan, mengupload surat dan data surat keluar, Laporan Aset bulan Juni
dimana kegiatan ini khususnya
pengelolaan surat masuk yang dilakukan s.d Oktober 2022 dan Laporan
setiap hari, serta dengan pertimbangan
bahwa Admin harus memiliki kemampuan Keuangan bulan Juni s.d Oktober 2022
literasi digital dan menguasai sistim
aplikasi agar aplikasi bisa berjalan secara di entry ke arsip Digitar. Dengan telah
optimal, maka kegiatan Pelatihan Admin
ini harus dilaksanakan dengan sebaik- dientry nya data-data tersebut,
baiknya.
diharapkan jika data tersebut akan
Pelatihan Admin ini dilaksanakan
pada tanggal 14 September 2022 dengan tersimpan untuk selama-lamanya di
melibatkan Projeck Leader, Tim IT dan
Tim Adminstrasi aplikasi Digitar dan apabila dibutuhkan

akan mudah untuk ditemukan. Kegiatan

memasukkan data ini untuk surat masuk

dan surat keluar dilaksanakan setiap

hari kerja, sedangkan untuk data Aset

dan Laporan Keuangan dilakukan pada

tanggal 15 November 2022. 29

15) Koordinasi dengan Dinas Arsip dan Perpustakaan

Sebagai dinas yang menjadi leading sektor dibidang kearsipan, tentu
keberadaan Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Aceh Singkil sangat
penting dalam pengelolaan arsip disemua Satuan Kerja Perangkat
Kabupaten Aceh Singkil. Hal ini dikarenakan muara arsip akan berada di
Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Aceh Singkil. Untuk itu perlu
dilakukan hubungan kerjasama dengan Dinas Perpustakaan dan Arsip
Kabupaten Aceh Singkil dan mempelajari bagaimana penata kelolaan arsip
yang baik. Koordinasi dengan Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten
Aceh Singkil dilaksanakan pada tangal 22 November 2022.

4.3 Kemanfaatan Tahapan Perubahan (cakupan manfaat dapat

meningkatkan kualitas kiner melibatkan Projeck Leader ja organisasi)

Adapun manfaat tahapan perubahan sesuai tahapan jangka pendek, jangka

menengah dan jangka panjang yang dapat meningkatkan kualitas kinerja

organisasi adalah sebagai berikut : 2) Manfaat aksi perubahan jangka
menengah bagi organisasi :
1) Manfaat aksi perubahan jangka pendek - Pengelolaan arsip data PNS
sudah dilakukan secara digital
bagi organisasi : - Pengelolaan arsip Laporan
Aset sudah dilakukan secara
- Mempermudah dalam pencarian arsip digital
surat masuk dan surat keluar - Pengelolaan arsip Laporan
Keuangan sudah dilakukan
- Menghindari kerusakan dan kehilangan secara digital
arsip surat masuk dan surat keluar - Mempermudah pencarian data
PNS, Laporan Aset dan
- Mempercepat penyampaian surat Laporan Keuangan
masuk walaupun penerima surat tidak - Pelayanan internal dilakukan
berada ditempat secara cepat

- Mempercepat tindaklanjut surat
- Penngelolaan arsip surat masuk dan

surat keluar menjadi efektif dan efisien
- Mengurangi penggunaan kertas

3) Manfaat aksi perubahan jangka panjang bagi
organisasi :

- Melindungi arsip surat dan bukti-bukti terkait
aset kantor

- Menjadi sarana peningkatan kompetensi PNS
- Peningkatan Laporan Kinerja PNS
- Terlaksananya sistim pemerintahan berbasis

eletronik

30

4.4 Keberlanjutan Aksi Perubahan (kemampuan peserta untuk mendapatkan
dukungan dan jaminan keberlanjutan aksi perubahan)

Pelaksanaan aksi perubahan ini sesuai dengan ketentuan peraturan

perundang-undangan antara lain : Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009

tentang Kearsipan, Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan

Informasi Publik, Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang

Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan serta

Peraturan Pemerintah nomor 95 tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan

Berbasis Elektronik

Aksi perubahan ini akan dan milestone jangka panjang

berlanjut bila mendapat sesuai rencana yang telah

dukungan dari para stakeholder ditetapkan. Evaluasi secara

khususnya yang mempunyai berkala juga sangat perlu

kepentingan langsung terhadap dilakukan agar semua hambatan

aksi perubahan ini. Diharapkan dalam penerapan aksi perubahan

apabila milestone jangka pendek bisa diketahui dan dicarikan

aksi perubahan ini bisa tercapai solusinya sehingga

dan terlaksana dengan baik, maka pengoperasian tekhnologi digital

aksi perubahan ini akan berlanjut dapat dilaksanakan secara

ke milestone jangka menengah optimal.

Peranan Mentor selaku Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Daerah
Kabupaten Aceh Singkil sangatlah signifikan, dimana diharapkan nanti dengan
adanya dukungan Mentor ini maka aksi perubahan ini bisa berlanjut dan dapat
dikembangkan lagi. Mentor juga sangat berperan apabila bisa memberikan
pemahaman kepada stakeholder yang lebih tinggi sehingga aksi perubahan bisa
tetap berlanjut. Untuk lebih menjamin adanya keberlanjutan aksi perubahan ini,
maka perlu diupayakan untuk mendapatkan Surat Dukungan Bupati Aceh
Singkil tanggal 20 Oktober 2022 yang berisikan antara lain adanya jaminan
Bupati Aceh Singkil untuk mengimplementasikan aksi perubahan di instansi
Pemerintah Kabupaten Aceh Singkil (Badan Perencanaan Pembangunan
Daerah Kabupaten Aceh Singkil).

31

4.5 Keterkaitan Mata Pelatihan
Pilihan dengan Aksi Perubahan

1) Diagnosa Organisasi 2) Hak Asasi Manusia
Kaitan antara Diagnosa Organisasi
Ham adalah hak yang melekat dalam diri manusia yang
dengan Aksi Perubahan adalah bahwa Aksi bersifat kodrati dan fundamental sebagai anugrah Tuhan Yang
Perubahan dipilih untuk dilaksanakan Maha Esa yang harus dihormati, dijaga dan dilindungi, hakikat
setelah dilakukannya Diagnosa Organisasi. HAM sendiri merupakan upaya menjaga keselamatan eksistensi
Tujuan mendiagnosa organisasi adalah manusia secara utuh melalui keseimbangan antara kepentingan
menemukan secara tepat permasalahan perseorangan dengan kepentingan umum.
dalam organisasi/unit organisasi termasuk
mengetahui faktor faktor penyebab Salah satu bentuk implementasi dari HAM tersebut adalah
terjadinya permasalahan tersebut dan adanya kebebasan berfikir dan berpendapat. Aksi Perubahan yang
merumuskan solusinya. dilaksanakan merupakan bentuk kebebasan berfikir dan
berpendapat yang diberikan oleh instansi kepada PNS nya
Adapun untuk memilih isu strategis sehingga tercipta aplikasi Digitar, dimana aplikasi Digitar ini
digunakan metode ASTRID (aktual, bertujuan untuk memudahkan pekerjaan, penyelesaian pekerjaan
spesifik, tranformasi, relevan, inovatif dan lebih cepat dan berbagai unsur positif lainnya yang sudah
dapat dilaksanakan). Adapun salah satu seharusnya didukung demi terlaksananya tugas dan fungsi yang
manfaat dalam melakukan Diagnosa lebih baik.
Organisasi adalah agar mempunyai
argumentasi yang kuat untuk meyakinkan
para pemangku kepentingan tentang
rencana perubahan yang akan dilakukan.

Dalam melakukan diagnosa organisasi,
harus diperhatikan prinsip-prinsip berupa :
berdasarkan analisa yang logis,
menggunakan kemampuan berpikir kreatif,
belajar dari pengalaman, analisa dalam
batas ruang lingkup aktifitas organisasi/unit
organisasi serta memudahkan penyusunan
rencana perubahan.

32

3) Manajemen Pemerintahan 4) Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah
Pengadaan Barang / Jasa adalah kegiatan oleh kementerian /
Manajemen pemerintahan adalah
lembaga / perangkat daerah yang dibiayai oleh APBN / APBD yang
suatu kegiatan atau usaha untuk mencapai prosesnya sejak identifikasi kebutuhan sampai dengan serah terima
hasil pekerjaan.
tujuan negara dengan menggunakan berbagai
Jenis pengadaan adalah sebagai berikut : barang (setiap benda
sumber yang dikuasai negara. Adapun baik berwujud maupun tidak berwujud, bergerak maupun tidak
bergerak, yang dapat diperdagangkan, dipakai, dipergunakan atau
lingkup manajemen pemerintahan terlihat dimanfaatkan oleh pengguna barang), pekerjaan konstruksi, jasa
konsultansi dan jasa lainnya.
melalui fungsi manajemen yaitu :
Adapun tujuan Pengadaan Barang / Jasa adalah : menghasilkan
perencanaan pemerintahan (planing), barang dan jasa yang tepat, meningkat penggunaan produk dalam
negeri, meningkatkan peran serta usaha mikro, usaha kecil dan
pengorganisasian sumber sumber koperasi, meningkatkan peran pelaku usaha nasional, mendukung
pelaksanaan penelitian dan pemanfaatan barang / jasa hasil
pemerintahan (organizing), penggunaan penelitian, meningkatkan keikutsertaan industri kreatif, wujud
pemerataan ekonomi dan memberikan perluasan kesempatan
sumber sumber pemerintahan (aktuating) dan berusaha.

kontrol pemerintahan (controling). Aplikasi Digitar yang diadakan tidak terlepas dari kaedah-kaedah
kegiatan pengadaan barang / jasa, antara lain menghasilkan barang
Adapun tugas pokok pemerintah antara dan jasa yang tepat, meningkat penggunaan produk dalam negeri,
meningkatkan peran serta usaha mikro, usaha kecil dan koperasi.
lain : menjalin keamanan negara, memelihara
5) Pengawasan Berbasis Resiko
ketertiban, menjamin diterapkannya Jenis pengawasan terdiri dari pengawasan rutin dengan

perlakuan yang adil kepada setiap warga ciri-ciri pengawasan berasal dari laporan pelaku usaha, inspeksi
lapangan penilaian kepatuhan dan pengawasan insidental yang
masyarakat, melakukan pekerjaan umum dan bercirikan pengaduan masyarakat, indikasi pelaku usaha
kegiatan tidak sesuai kebutuhan mendesak.
memberi pelayanan yang tidak mungkin
Pengawasan perizinan berusaha dilaksanakan terhadap setiap
dikerjakan oleh lembaga non pemerintah, kegiatan usaha dan secara umum frekuensi pengawasan
mempertimbangkan tingkat resiko usaha dan tingkat kepatuhan
melakukan upaya upaya untuk meningkatkan pelaku usaha pengawasan dilakukan sejak pelaku usaha
mendapatkan perizinan berusahadan dilaksanakan
kesejahteraan sosial, menerapkan kebijakan untukmemastikan kegiatan usaha beroperasi sesuai dengan
ketentuan perundang undangan.
ekonomi yang menguntungkan masyarakat
Jika dikaitkan dengan Aksi Perubahan, jelaslah bahwa
luas. pelaksanaan Aksi Perubahan juga mempunyai resiko-resiko
dengan tingkatan tertentu dalam pencapaiannya. Hal ini sudah
Jika dikaitkan dengan Aksi Perubahan, dijelaskan dalam Sub Bab 2.3 yaitu Potensi Kendala baik
ditingkat persiapan maupun ditingkat pelaksanaan.
maka Aksi Perubahan menjadi salah satu
33
wacana dalam rangka pelaksanaan tugas

pokok negara yaitu melakukan pekerjaan

umum dan memberi pelayanan yang tidak

mungkin dikerjakan oleh lembaga non

pemerintah serta melakukan upaya upaya

untuk meningkatkan kesejahteraan sosial.

a.

A. Kesimpulan
Dari apa yang telah dijabarkan dalam laporan diatas dapat diambil beberapa

kesimpulan yaitu :
1. Alur / skema surat masuk sesuai aplikasi Digitar di Badan Perencanaan

Pembangunan Daerah Kabupaten Aceh Singkil dimulai dari surat masuk diterima
oleh Sub Bagian Umum, kemudian surat di scan dan diteruskan kepada Kepala
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah melalui aplikasi Digitar, Kepala Badan
Perencanaan Pembangunan Daerah meneruskan surat ke Sekretaris / Kepala Bidang
untuk selanjutnya diteruskan kepada Kepala Sub Bagian atau Kepala Sub Bidang.
Jika surat sudah diproses atau ditindaklanjuti, maka penerima surat terakhir
memberitahukan kepada atasannya bahwa surat telah selesai diproses melalui kolom
yang telah disediakan.
2. Pengarsipan surat keluar dan laporan-laporan baik laporan asset maupun laporan
keuangan di masukkan ke arsip surat keluar Digitar.
3. Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Aceh Singkil sangat
menentukan keberhasilan penggunaan aplikasi Digitar karena mulai dari Kepala
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah surat didistribusikan melalui aplikasi
Digitar kepada Sekretaris maupun para Kepala Bidang untuk selanjutnya diteruskan
kebawahan masing-masing. Kegiatan ini dibantu oleh Tim Administrasi yang setiap
hari mengentry surat-surat masuk.
4. Seluruh milestone jangka pendek telah terlaksana termasuk 2 (dua) milestone jangka
menengah ditarik ke milestone jangka pendek yaitu menscan dan mengarsipkan
Laporan Aset dan Laporan Keuangan bulan Juni s.d bulan Oktober 2022.
5. Mengingat banyaknya keuntungan yang didapat dari aplikasi Digitar, sudah
seharusnya aplikasi ini dipertahankan dan dikembangkan.

34

B. Saran
1. Sangat dianjurkan apabila Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Daerah
Kabupaten Aceh Singkil mempunyai seorang Admin yang bisa membantu untuk
menangani kegiatan surat menyurat ini dari segi administrasi sehingga bisa
meringankan tugas.
2. Supaya Digitalisasi pengelolaan arsip dan surat-surat dapat berjalan dengan baik,
diharapkan kepada semua PNS Badan Perencanaan Pembangunan Daerah harus
selalu aktif untuk menggunakan aplikasi Digitar, hal ini dikarenakan apabila seorang
PNS yang terkait dengan penanganan arsip atau surat tidak aktif menggunakan
aplikasi, maka surat tersebut tidak akan selesai pengelolaannya.

Aceh Besar, November 2022
Peserta

Sukhyar, SH
NDH 15

35

36

SKEMA SEKRETARIS KASUBBAG UMUM
SURAT DAN KEPEGAWAIAN
MASUK KABID PP
DAN ARSIP EKONOMI KASUBBAG
KEUANGAN
SURAT DITERIMA SUB KABID PP KASUBBAG
BAGIAN UMUM, DI SCAN, FISPRA PENYUSUNAN
HASIL SCAN DI ARSIPKAN PROGRAM

DAN DISAMPAIKAN KSB PANGAN
KEPADA KEPALA
BAPPEDA KSB INDAG WISATA

KEPALA BAPPEDA KSB USAHA INVESTASI
MENDISPOSISI SURAT YG
KSB PERUMAHAN,
SUDAH DI SCAN INFRASTRUKTUR
KSB HUB & KOMINFO
KABID PP
SOSBUD KSB SDA,LH & BENCANA

KABID P4E KSB BANG SDM &
KEISTIMEWAAN
KABID
LITBANG KSB PEM &
KELEMBAGAAN
37
KSB DUK KESSOS

KSB PERENCANAAN &
PENDANAAN

KSB PENGENDALIAN
& EVALUASI

KSB DATA & PELAPORAN

KSB EKO & WILAYAH

KSB SOSBUD
KEISTIMEWAAN & PEM

KSB BANG & INOVASI