BENGKEL MEMPERKASAKAN PROFESIONALISME: PENGURUSAN MAJLIS RASMI PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH REMBAU 16 APRIL 2024 5/19/2024 Al-Mawaddah Resources 1
ISU MENGURUS MAJLIS RASMI • Perancangan? • Pelaksanaan? • Penggulungan? 5/19/2024 Al-Mawaddah Resources 2
PENGURUSAN MAJLIS RASMI KEPUTUSAN GREY AREA (pertindanan JK dan tugas) GREY AREA (pertindanan JK dan tugas) PERKARA LUAR JANGKA JEMPUTAN ???
PROTOKOL ❖ Peraturan ❖ Rigid @ fleksibel ❖ Taraf majlis ❖ Peralatan 5/19/2024 Al-Mawaddah Resources 4
SEGAR MINDA 1 Protokol? Etiket? 5/19/2024 Al-Mawaddah Resources 6
20 ELEMEN PROTOKOL ANUGERAH DARJAH KEBESARAN PERSEKUTUAN DAN NEGERI SUSUNAN KEUTAMAAN PERSEKUTUAN DAN NEGERI PANGGILAN HORMAT BAGI ORANG-ORANG KENAMAAN SENARAI JEMPUTAN BAGI PELBAGAI MAJLIS PENGENDALIAN KAD JEMPUTAN MENGIKUT AMALAN PROTOKOL PRINSIP MEYUSUN TEMPAT DUDUK BAGI PELBAGAI MAJLIS PRINSIP MENYUSUN TEMPAT DUDUK BAGI MAJLIS JAMUAN BENDERA DAN SUSUNANNYA MENGIKUT AMALAN PROTOKOL SUSUNAN MAJLIS DALAM DEWAN DAN LUAR DEWAN MENGIKUT AMALAN PROTOKOL PROTOKOL DALAM PENGACARAAN MAJLIS FORMAL PERANAN PENYAMBUT TETAMU DALAM MAJLIS FORMAL FUNGSI PEGAWAI PROTOKOL DAN PEGAWAI PENGIRING MENU DAN CARA PEMILIHANNYA PENGGUNAAN LAGU KEBANGSAAN MENGIKUT AMALAN PROTOKOL PENYUSUNAN GAMBAR ORANG KENAMAAN DI DINDING BAHASA ISTANA DAN KESOPANAN DENGAN RAJA KESEMPURNAAN PAKAIAN DALAM PELBAGAI MAJLIS PEMAKAIAN ANUGERAH DARJAH KEBESARAN PROTOKOL DALAM URUSAN MENANDATANGANI SURAT PERJANJIAN PROGRAM DAN ATUR CARA PENTADBIRAN MENGIKUT AMALAN PROTOKOL 5/19/2024 Al-Mawaddah Resources 7
10 ELEMEN ETIKET ➢ Cita rasa berpakaian ➢ Kesesuaian pakaian dalam pelbagai situasi ➢ Penampilan dan penggayaan diri ➢ Kesopanan dalam pertemuan sosial ➢ Kesopanan dalam majlis jamuan ringan ➢ Kesopanan dalam majlis jamuan bufet ➢ Kesopanan tuan rumah dan tetamu dalam majlis formal ➢ Ketertiban dalam menghadiri majlis formal ➢ Tertib di meja makan 5/19/2024 Al-Mawaddah Resources 8
MAJLIS Majlis bermaksud perjumpaan orang ramai untuk sesuatu tujuan, keramaian. Majlis Rasmi - Majlis formal yang dilaksanakan mengandungi tatacara dan protokol yang perlu dipatuhi 5/19/2024 Al-Mawaddah Resources 9
JENIS MAJLIS JENIS DISKRIPSI CONTOH MAJLIS PENUH ISTIADAT Majlis Penuh Protokol Pertabalan Penganugerahan Konvokesyen MAJLIS RASMI DAN FORMAL Majlis Dibiayai Dengan Wang Kerajaan Dan Perlu Mematuhi Protokol Majlis Perasmian Seminar (Anjuran Kerajaan) MAJLIS RASMI DAN TIDAK FORMAL Majlis Dibiayai Dengan Wang Kerajaan Yang Tidak Banyak Mematuhi Protokol Makan Malam Anjuran Kerajaan MAJLIS TIDAK RASMI DAN FORMAL Dianjurkan Oleh Pihak Swasta Yang Memerlukan Protokol Majlis Yang Dibuat Oleh Pihak Swasta Dihadiri Oleh Menteri MAJLIS TIDAK RASMI DAN TIDAK FORMAL Majlis Hari Keluarga Anjuran Individu/Swasta 5/19/2024 Al-Mawaddah Resources 11
Perancangan dan persediaan sebelum majlis Pramajlis Pelaksanaan Majlis Penggulungan 1 2 3 Melaksanakan majlis mengikut perancangan Aktiviti selepas majlis P L O C PENGURUSAN MAJLIS 5/19/2024 Al-Mawaddah Resources 14
PEMBENTUKAN JAWATANKUASA Penga gihan tugas secara sistem atik Skop tugas secara terperi nci Menge lakkan kekelir uan dan pertin danan tugas/ peran an Melan carkan tugas pelaks anaan tugas 5/19/2024 Al-Mawaddah Resources 15
CONTOH: JK JEMPUTAN • Menyenaraikan jemputan bersama urus setia • Mengendalikan mesyuarat JK Kecil • Menyediakan surat jemputan/kad jemputan • Menghantar surat/ kad jemputan dan senarai penghantaran • Mendapatkan maklum balas kehadiran dan senarai maklum balas • Menyenaraikan kehadiran jemputan • Menyerahkan senarai kehadiran kepada JK berkaitan (JK Sambutan/ Protokol/ Jamuan/ Keselamatan dll.) • Menghantar surat penghargaan • Menyimpan rekod-rekod yang berkaitan 5/19/2024 Al-Mawaddah Resources 16
Atur Cara Majlis Urutan acara dalam sesuatu majlis dari mula hingga akhir. Majlis rasmi kerajaan yang diadakan pada sebelah malam hendaklah dimulakan selepas 8.00 malam dan ditamatkan selewat-lewatnya jam 11.30 malam. Majlis yang diadakan pada sebelah siang jika hari Jumaat hendaklah ditamatkan sebelum 12.15 tengah hari dan jika dimulakan sebelah petang hendaklah tidak lebih awal dari 5/19/2024 Al-Mawaddah Resources 17
Atur Cara Majlis Sambutan Dekad Bahasa Kebangsaan Peringkat IAB 2022 13 Oktober 2022 (Khamis) 8.00-8.30 pagi : Pendaftaran 8.30-10.00 pagi : Forum Bahasa Panel 1. Cikgu Zack Kirana (Youtuber) 2. En. Ahmad Fedtri bin Yahya Personaliti TV3 Moderator Pn. Fadzilah binti Abdullah : Penyampaian cenderamata 10.05 pagi : Persembahan Nyanyian Solo SK Kompleks KLIA Persembahan Bicara Berirama SK Kompleks KLIA Persembahan Nyanyian Solo SK Kompleks KLIA 10.30 -11.30 pagi : Ceramah Bahasa dan Kepimpinan Dato’ Prof. Dr. Abdul Mu’ati@Zamri bin Ahmad (UPM) Penyampaian Cenderamata 11.35 pagi : Nyanyian Lagu Negaraku : Lagu Bahasa Jiwa Bangsa : Bacaan Doa : Bacaan Ikrar Setia Bahasa : Ucapan Alu-aluan Pengarah IAB : Ucapan Perasmian Ketua Pengarah DBP : Tayangan Montaj DBK : Penyampaian Hadiah Pertandingan Penulisan Anekdot : Penyampaian Hadiah Pertandingan Menulis Khat Jawi (Kategori Terbuka) : Penyampaian Hadiah Pertandingan Melafazkan Pantun Tik Tok (Kategori Terbuka) : Fotografi 12.30 tengah hari : Jamuan CONTOH: ATUR CARA MAJLIS CONTOH: ATUR CARA MAJLIS 5/19/2024 Al-Mawaddah Resources 18
ATUR CARA PENTADBIRAN 5/19/2024 Al-Mawaddah Resources 19
Penyediaan Atur Cara Pentadbiran Majlis Merupakan atur cara majlis yang ditulis secara terperinci dengan tujuan; a. Sebagai panduan untuk pegawai yang mengendalikan majlis tersebut. b. Sebagai panduan kepada semua pegawai dan pekerja yang terlibat dalam majlis tersebut. 20 5/19/2024 Al-Mawaddah Resources
…sambungan c. Menentukan majlis berjalan dengan licin dan mengikut lunas-lunas protokol yang diterima. d. Untuk mengawal masa. e. Untuk menjadi panduan masa akan datang. f. Sebagai rekod. 21 5/19/2024 Al-Mawaddah Resources
…sambungan Atur cara pentadbiran yang baik mengandungi butiran yang berikut; a. Masa b. Keterangan yang merupakan urutan acara secara terperinci. c. Pegawai yang bertanggungjawab. 22 5/19/2024 Al-Mawaddah Resources
RAPTAI Simulasi/ latihan untuk pelaksan aan sesuatu majlis/ak tiviti/acar a. Tujuan raptai adalah untuk: Kesesuai an masa acara Kesesuai an teks pengacar aan/doa Keseuaia n laluan tetamu Kesesuai an teknikal/ lighting/a udio visual * Perubah an dan penguba hsuaian boleh dilakuka n hasil maklum balas raptai yang5/19/2024 Al-Mawaddah Resources 23
PASCANILAI (POST MORTEM) Pemeriksaan terhadap pelaksanaan sesuatu majlis untuk tujuan pembangunan, penambahbaikan menggunakan atur cara pentadbiran majlis. Analisis pacanilai memberi fokus kepada kekuatan dan kelemahan setiap perkara yang berlaku. 5/19/2024 Al-Mawaddah Resources 24
Pascanilai 25 Diadakan selepas selesai sesuatu majlis bagi mengukur tahap kejayaan majlis. Juga mencari kelemahan serta caracara mengatasinya bagi majlis yang akan datang. 5/19/2024 Al-Mawaddah Resources
TERIMA KASIH 5/19/2024 Al-Mawaddah Resources 26