MANUAL PENGGUNA BAHAGIAN STANDARD SWASTA JABATAN PENDIDIKAN TINGGI
MANUAL PENGGUNA VERSI 1.0 DISEDIAKAN OLEH: NURULFADHLUN BINTI AWANG SITI NOOR AIINAA BINTI ISMAIL NUR HAIRUNNISA BINTI KAMARUDIN
01 PENGENALAN 03 PERANAN PENTADBIR 02 PENDAFTARAN PENGGUNA BAHARU DAFTAR PEGAWAI DAFTAR IPTS ISI KANDUNGAN DAFTAR PERMOHONAN TUJUAN MANUAL KATEGORI PENGGUNA REKOD MESYUARAT DAFTAR MASUK 04 2 2 1 3 5 7 8 9 10 12
ISI KANDUNGAN 05 PERANAN PENTADBIR DAN PENGGUNA SEMAK PERMOHONAN STATISTIK PERMOHONAN PENUH STATISTIK PERMOHONAN PEGAWAI STATISTIK PERMOHONAN IPTS 14 15 18 20 22
01 Dalam lanskap pengurusan organisasi yang sentiasa berkembang selari dengan perkembangan teknologi, keperluan sistem pengurusan rekod yang efisien dan sistematik menjadi keperluan utama terutamanya dalam perkhidmatan Kerajaan. Sistem pengurusan rekod ini diperlukan oleh kebanyakan jabatan/agensi untuk pengurusan dokumen rasmi seperti dokumen yang diterima daripada pemegang taruh yang perlu direkodkan pergerakannya. Sistem ini menjadi sumber rujukan utama bagi mengakses maklumat-maklumat yang telah direkodkan. Sehubungan dengan itu, satu sistem dalaman di Bahagian Standard Swasta, Jabatan Pendidikan Tinggi yang dinamakan keepUStrack telah dibangunkan dengan menggunkan aplikasi perisian Microsoft Access. Pembangunan sistem rekod ini bertujuan untuk menyimpan, mengesan, dan mengindeks semua permohonan yang diterima daripada Institusi Pendidikan Tinggi Swasta (IPTS). Sistem ini merangkumi proses memasukkan rekod dan menyelenggara rekod berkaitan status permohonan dengan menyediakan pengurusan rekod yang cekap dan sistematik sepanjang kitaran permohonan daripada dokumen diterima sehingga dokumen dikeluarkan. Sistem rekod keepUStrack ini hanya boleh dicapai oleh pengguna-pengguna yang berdaftar sahaja. Pengenalan 1
Bil. Kategori Pengguna Keterangan 1. Pentadbir Pentadbir keepUStrack adalah pegawai yang bertanggungjawab menguruskan rekod permohonan 2. Pengguna Pengguna keepUStrack terdiri daripada pegawai yang berdaftar sahaja. Tujuan Manual Manual Pengguna ini adalah untuk membantu pengguna sistem memahami proses kerja dan penggunaan bagi setiap modul di dalam sistem ini. Manual ini merupakan bahan rujukan atau panduan untuk menggunakan sistem keepUStrack. Dokumentasi ini akan menerangkan dengan terperinci bagaimana sistem ini berfungsi dan memberi gambaran kepada pengguna bagaimana untuk menggunakan sistem tersebut. Kategori Pengguna Terdapat dua modul yang dibangunkan di dalam sistem ini iaitu Modul Pentadbir Sistem dan Modul Pengguna. 2
02 PENDAFTARAN PENGGUNA BAHARU 1.Paparan laman utama Sistem keepUStrack seperti Rajah 1. Rajah 1: Paparan laman utama 2. Pengguna kali pertama perlu klik Daftar pengguna baharu untuk mendaftar sebagai pengguna sistem. 3
03 DAFTAR MASUK Masukkan Nama Pengguna dan Kata Laluan berdasarkan pendaftaran pengguna yang telah dibuat. 1. 2. Klik Daftar Masuk 5
3. Setelah pengguna daftar masuk, paparan Menu Utama adalah seperti Rajah 2. Rajah 2: Skrin Menu Utama 6
Modul Peranan Daftar Pegawai menambah, meminda atau mengeluarkan nama pegawai dalam Seksyen Daftar IPTS menambah, meminda atau mengeluarkan nama IPTS. Daftar Permohonan memasukkan nombor rujukan permohonan dan maklumatmaklumat berkaitan permohonan. Rekod Mesyuarat merekodkan surat panggilan mesyuarat yang dikeluarkan atau diterima. 04 PERANAN PENTADBIR Pentadbir sistem boleh menyimpan rekod yang berkaitan: 7
Daftar Pegawai 1. Klik Daftar Pegawai dan skrin seperti Rajah 3akan dipaparkan. Pentadbir boleh membuat pendaftaran pegawai melalui Daftar Pegawai. Rajah 3: Skrin Daftar Pegawai 2. Masukkan Nama Pegawai dan Jawatan. Klik pada butang Aktif dan tekan Daftar. 8
Daftar IPTS 1. Klik Daftar IPTS dan skrin seperti Rajah 4 akan dipaparkan. Pentadbir boleh membuat pendaftaran IPTS melalui Daftar IPTS. Rajah 4: Skrin Daftar IPTS 2. Masukkan Nama IPTS dan nombor Rujukan Fail bagi IPTS tersebut. Klik Daftar. 9
Daftar Permohonan 1. Klik Daftar Permohonan dan skrin seperti Rajah 5akan dipaparkan. Pentadbir boleh membuat pendaftaran pegawai melalui Daftar Pegawai. Rajah 5: Skrin Daftar Permohonan 10
2. Masukkan Maklumat Permohonan seperti berikut: Tanda jenis penerimaan dokumen (MyTrack, eIPTS, Bilik Pengarah) Masukkan ID Permohonan Pilih Nama IPTS Pilih Kategori permohonan Pilih Nama Pegawai Masukkan Tajuk Permohonan Pilih Tarikh Masuk 11
Rekod Mesyuarat 1. Klik Rekod Mesyuarat dan skrin seperti Rajah 6 akan dipaparkan. Pentadbir boleh menyimpan rekod berkaitan panggilan mesyuarat melalui Rekod Mesyuarat. Rajah 6: Rekod Mesyuarat 12
2. Masukkan maklumat mesyuarat seperti berikut: ID Mesyuarat Pilih Jenis Mesyuarat Masukkan Tajuk Mesyuarat Masukkan Tarikh Mesyuarat Masukkan nombor Rujukan Fail 3. Klik Simpan. 13
05 peranan pentadbir dan pengguna Pentadbir dan pengguna sistem boleh menggunakan modulmodul berikut: Modul Peranan Semak Permohonan mengesan permohonan yang masuk, keluar dan sedang diproses Statistik Permohonan Penuh mengekstrak statistik bilangan permohonan yang diterima berdasarkan kategori permohonan Statistik Permohonan Pegawai mengekstrak statistik bilangan permohonan yang diterima berdasarkan pegawai Statistik Permohonan IPTS mengekstrak statistik bilangan permohonan yang diterima berdasarkan IPTS 14
Pentadbir dan pengguna boleh menyemak status permohonan yang diterima dan keluar melalui carian pada Semak Permohonan. 1. Klik Semak Permohonan dan skrin seperti Rajah 7 akan dipaparkan. Rajah 7: Skrin Semak Permohonan Semak Permohonan 15
4. Maklumat berkaitan permohonan akan terpapar pada bahagian bawah carian seperti berikut: 2. Pengguna boleh membuat carian berdasarkan salah satu atau mana-mana gabungan kriteria berikut: Kategori Permohonan Nama IPTS Nama Pegawai Tajuk Permohonan 3. Klik pada ikon Carian 16
5. Klik Reset untuk set semula kriteria carian 17
Statistik Permohonan Penuh Pentadbir dan pengguna boleh mengekstrak statistik semua permohonan yang diterima bagi satu-satu tempoh melalui modul Statistik Permohonan Penuh. 1. Klik Statistik Permohonan Penuh dan skrin seperti Rajah 8 akan dipaparkan. Rajah 8: Skrin Statistik Permohonan Penuh 18
2. Masukkan tarikh carian berdasarkan tarikh permohonan masuk dan permohonan keluar.. 4. Statistik Permohonan Penuh akan dijana seperti berikut: 3. Klik Jana Laporan atau Cetak Laporan. 19
Statistik Permohonan Pegawai Pentadbir dan pengguna boleh mengekstrak statistik semua permohonan yang diterima berdasarkan nama pegawai melalui modul Statistik Permohonan Pegawai. 1. Klik Statistik Permohonan Pegawai dan skrin seperti Rajah 9 akan dipaparkan. Rajah 9: Skrin Statistik Permohonan Pegawai 20
2. Masukkan tarikh carian berdasarkan tarikh permohonan masuk dan permohonan keluar. 3. Klik Jana Laporan atau Cetak Laporan. 4. Statistik Permohonan Pegawai akan dijana. 21
Statistik Permohonan IPTS Pentadbir dan pengguna boleh mengekstrak statistik semua permohonan yang diterima berdasarkan nama IPTS melalui modul Statistik Permohonan IPTS. 1. Klik Statistik Permohonan IPTS dan skrin seperti Rajah 10 akan dipaparkan. Rajah 10: Skrin Statistik Permohonan IPTS 22
2. Masukkan tarikh permohonan masuk dan permohonan keluar dan klik Jana Laporan untuk melihat statistik atau klik Cetak Laporan untuk dapatkan salinan statistik yang telah dibuat carian. 3. Statistik Permohonan IPTS akan dijana seperti berikut: 23
Sebarang pertanyaan berkaitan dengan Manual Pengguna ini boleh dirujuk kepada: Bahagian Standard Swasta Jabatan Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan Tinggi Aras 5, No.2, Menara 2 Jalan P5/6, Presintr 5 62200 Putrajaya