บัญชีค่าใช้จ่ายแขก และการคืนห้องพัก

รายวิชา
การจัดการส่วนหน้าโรงแรม 30701-2002

บัญชีค่าใช้จ่ายแขก
และการคืนห้องพัก
(Guest Account and Check-out)

เสนอ อาจารย์อุรัสยา ไชยดี

นางสาวนุชนาถ สิทธิจันทร์ เลขที่8 สอร 1/2
รหัสนักศึกษา 65307010012



ก

บทนำ

บัญชีค่าใช้จ่ายแขก(Guest Account) คือ บัญชีที่บันทึกข้อมูลเกี่ยวกับการใช้บริการห้องพัก

และค่าธรรมเนียมบริการในแผนกบริการต่างๆ ของโรงแรม ซึ่งเป็นบัญชีที่รวบรวมข้อมูลค่าใช้

จ่าย ของแขกที่มาพัก โดยจะช่วยให้การคืนห้องพักดำเนินไปด้วยความเรียบร้อย การคืนห้อง

พัก(check-out) คือ กิจกรรมขั้นตอนสุดท้ายในวงจรบริการแขก (Guest Service Cycle) จาก

ความรู้เรื่องการลงทะเบียนการเข้าพักจะเห็นว่านอกจากแผนกบริการส่วนหน้าจะให้ความสำคัญ

กับการเก็บรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นและถูกต้องแล้ว ความราบรื่นและความรวดเร็วในการบริการถือ

เป็นปัจจัยหนึ่งที่มีความสำคัญอย่างยิ่ง ซึ่งในที่นี้ก็รวมถึงกระบวนการคือห้องพักด้วยที่จะต้องสร้าง

ความประทับใจในครั้งสุดท้ายด้วยเช่นกันการที่แขกกล่าวถึงโรงแรมในมุมมองบวก (positive)

จะเป็นการสร้างโอกาสด้านความภักดีต่อตราสินค้า(Brand Royalty)

สารบัญ ข

บทนำ ก
สารบัญ ข
บัญชีค่าใช้จ่ายแขกและการคืนห้องพัก
แนวคิดทางการบัญชี 1
บัญชีแยกประเภท 2
การบันทึกรายการทางบัญชี 3
การจัดการเงินสดทดรองจ่าย 4
การคืนห้องพัก 5
รูปแบบการคืนห้องพัก 6
วิธีการชำระค่าบริการ 7-8
การคืนห้องพักล่าช้า 9
กิจกรรมหลังการคืนห้องพัก 10
สรุป 11
อ้างอิง ค

บัญชีค่าใช้จ่ายแขก
และการคืนห้องพัก

แนวคิดทางการบัญชี 1

การบัญชี (Accounting) หมายถึง ศิลปะของการเก็บรวบรวม บันทึก จำแนกและทำสรุป

ข้อมูลอันเกี่ยวกับเหตุการณ์ทางเศรษฐกิจในรูปตัวเงิน ผลงานขั้นสุดท้ายของการบัญชี คือ การ

ให้ข้อมูลทางการเงินซึ่งเป็นประโยชน์แก่บุคคลหลายฝ่ายและผู้ที่สนใจในกิจกรรมของกิจการ

สมการบัญชี ยอดรวมของสินทรัพย์จะเท่ากับยอดรวมของหนี้สินรวมกับส่วนของเจ้าของเสมอ

ไม่ว่ากิจการจะมีรายการค้าเกิดขึ้นหรือเปลี่ยนแปลงไปในรูปแบบใดก็ตามเมื่อพิจารณาทาง

ด้านสินทรัพย์จะเป็นการแสดงถึงสิ่งที่กิจการเป็นเจ้าของ ส่วนทางด้านหนี้สิน และส่วนของ

เจ้าของจะเป็นการแสดงถึงโครงสร้างทางการเงินว่ากิจการมีต้นทุนมากน้อยเพียงใด ดังนั้นสิทธิ

เรียกร้องของเจ้าหนี้รวมกับสิทธิเรียกร้องของส่วนเจ้าของ จึงเท่ากับสินทรัพย์ทั้งหมดของกิจการ

ซึ่งแสดงออกมาเป็นสมการบัญชี(Accounting Equation)หรือสมการงบดุล ได้ดังนี้

สินทรัพย์=หนี้สิน+ส่วนของเจ้าของ
(Assets)=(Liabilities)+(Owners' equity)

บัญชีแยกประเภท (Ledger/Folio) 2

บัญชีแยกประเภทแขกพัก (Guest Ledger) คือ บัญชีที่เปิดไว้สำหรับแขกทุกคนมาพัก ซึ่ง

จะบันทึกบัญชีเกี่ยวกับค่าห้องพัก ค่าบริการและค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่แขกใช้บริการและจะต้องจ่าย

ซึ่งสามารถแบ่งออกเป็น 4 ประเภท ดังนี้

1.บัญชีค่าใช้จ่ายแขกพัก (Guest Account/Folio) คือ บัญชีที่จัดทำขึ้นเพื่อบันทึกค่าใช้จ่าย

ของแขกทุกคน โดยจะจัดทำตั้งแต่แขกได้สำรองห้องพักเข้ามา รวมไปถึงตลอดระยะเวลาที่แขก

พักอยู่กับโรงแรม

2.บัญชีหลัก/บัญชีแขกหมู่คณะ (Master Account/Folio) คือ บัญชีที่จัดทำขึ้นเพื่อบันทึก ค่า

ใช้จ่ายสำหรับแขกที่มาเป็นหมู่คณะและอยู่ในรูปขององค์กรหรือหน่วยงาน

3.บัญชีค่าใช้จ่ายบริษัทตัวแทนการท่องเที่ยว (Travel Agent Account/Folio) คือ บัญชีที่จัด

ทำขึ้นเพื่อบันทึกค่าใช้จ่ายสำหรับแขกที่มาเป็นหมู่คณะแต่อยู่ในรูปแขกตัวแทนการท่องเที่ยว

4.บัญชีกลาง (House Account/City Ledger) คือ บัญชีที่ได้รับการโอนย้ายจากบัญชีหลัก/

บัญชีแขกหมู่คณะ และบัญชีค่าใช้จ่ายบริษัทตัวแทนการท่องเที่ยว เพื่อจัดทำสรุปรายการทาง

บัญชีสำหรับการเรียกเก็บค่าบริการ

การบันทึกรายการทางบัญชี 3
(Accounting Entries)

ระบบบัญชีคู่ เป็นวิธีการที่ใช้ปฏิบัติในการบันทึกรายการบัญชีต่างๆ ประกอบด้วยรายการใน

สมุดรายวันทั่วไปรายการในสมุดบัญชีแยกประเภท ตลอดจนเอกสารหลักฐานการบันทึกเหล่านี้

มีหลักการและวิธีปฏิบัติ
การบันทึกบัญชีตามระบบบัญชีคู่แต่ละรายการจะเกี่ยวข้องกับบัญชี 2 ด้าน

1.ด้านเดบิต (Debit) หรือใช้ตัวย่อว่า Dr.เป็นด้านที่ใช้บันทึกรายการเพิ่มขึ้นของสินทรัพย์

การลดลงของหนี้สิน การลดลงของส่วนของเจ้าของ การเพิ่มขึ้นของค่าใช้จ่ายและการลดลงของ

รายได้

2.ด้านเครดิต (Credit) หรือใช้ตัวย่อว่า Cr.เป็นด้านที่ใช้บันทึกรายการลดลงของสินทรัพย์

การเพิ่มขึ้นของหนี้สิน การเพิ่มขึ้นของส่วนของเจ้าของ การลดลงของค่าใช้จ่ายและการเพิ่มขึ้น

ของรายได้

ในทันทีที่แข็งมีการสำรองห้องพักและมีการจัดทำการประกันการเข้าพักหรือการเรียกเก็บเงิน

มัดจำจากแขกหรือแขกลงทะเบียนการเข้าพักโรงแรมจะจัดทำบัญชีแยกประเภทแขกพักเพื่อ

บันทึกข้อมูลเกี่ยวกับแขกและรายการทางบัญชีที่เกิดขึ้นการบันทึกรายการทางบัญชีและถูก

บันทึกตลอดระยะเวลาการพักและทุกครั้งที่มีการใช้บริการและมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นโดยจะมีผู้ตรวจ

สอบภาคกลางคืนดำเนินการตรวจสอบเพื่อสรุปการบันทึกค่าใช้จ่ายในรอบวันที่ผ่านมาโดย

การนำเอาหลักทางการบัญชีดังกล่าวข้างต้นมาประยุกต์ใช้ กล่าวคือ

ยอดเงินคงเหลือ+ยอดเงินที่เรียกเก็บ-ยอดเงินที่ชำระบริการแล้ว=ยอดคงเหลือสุทธิ
Beginning Balance + charges + Credit = Ending Balance

ในกรณีที่แขกชำระค่าบริการด้วยเงินสดทันทีหลังจากที่ใช้บริการในแผนกต่างๆ แล้ว

สถานภาพบันทึกรายการทางบัญชีจะเป็นยอดเงินที่ชำระบริการแล้วพนักงานรับชำระเงินประจำ

แผนกจะออกใบเสร็จรับเงินเพื่อแสดงสถานะของการชำระเงินเพื่อใช้เป็นข้อมูลสำหรับการใช้

บันทึกรายการบัญชีต่อไป

การจัดการเงินสดทดรองจ่าย 4

พนักงานรับชำระเงินส่วนหน้ามีหน้าที่ต้องจัดการเก็บเงินสดที่ใช้หมุนเวียนภายในแผนก

บริการส่วนหน้า โดยมีขั้นตอนการปฏิบัติงานดังต่อไปนี้

1.ในแต่ละรอบการทำงานพนักงานรับชำระเงินส่วนหน้าจะต้องเบิกเงินสดทดรองจ่ายดังกล่าว

จากแผนกบัญชี โดยแผนกบัญชีจะประมาณการวงเงินที่จะใช้และแจกแจงจำนวนเงินและ

ประเภทเงินโดยละเอียด

2.เมื่อปิดรอบการทำงาน พนักงานรับรำระเงินส่วนหน้าจะต้องสรุปจำนวนเงินสดรวมในรอบ

การทำงานนั้นๆ โดยจะต้องสรุปเป็นรายงานการเงินซึ่งแบ่งออกเป็น5ประเภท

1)รายงานกานเงินรวมสุทธิ
2)รายงานกานเงินสดทดรองจ่าย
3)รายงานการเงินส่วนเกิน
4)รายงานการเงินส่วนขาด
5)รายงานตราสารอื่นๆที่แสดงหลักฐานการชำระเงิน

3.นำส่งรายงานทางการเงินทั้งหมดให้กับหัวหน้าแผนกรับชำระเงินส่วนหน้า (Front Cashier

Supervisor) ตรวจสอบพร้อมกับเงินสดส่งให้กับแผนกบัญชีต่อไป

การคืนห้องพัก(Check-out) 5

การคืนห้องพัก (Check-out) คือ กระบวนการที่สิ้นสุดการเข้าพักเพื่อชำระค่าบริการโดยมี

พนักงานรับชำระเงินส่วนหน้าทำหน้าที่ดังกล่าวโดยจะต้องคำนึงถึงความรวดเร็วและการมี

ประสิทธิภาพสูงสุด โดยมีขั้นตอนการคืนห้องพัก ดังนี้

1.แขกแจ้งความประสงค์ขอคืนห้องพัก โดยแจ้งชื่อ นามสกุลและหมายเลขห้องพัก

2.พนักงานรับชำระเงินส่วนหน้าสอบถามถึงคุณภาพของสินค้าและบริการของโรงแรม

3.แขกคืนกุญแจห้องพักหรือบัตรเปิดประตูห้องพัก

4.พนักงานรับชำระเงินส่วนหน้าพิมพ์รายการค่าใช้จ่ายแขก

5.พนักงานรับชำระเงินส่วนหน้าตรวจสอบรายการค่าใช้จ่าย ชื่อ นามสกุลและรายละเอียด

ต่างๆอีกครั้ง

6.ส่งใบแสดงรายการค่าใช้จ่ายให้แขกตรวจสอบอีกครั้ง

7.พนักงานรับชำระเงินส่วนหน้าสอบถามวิธีการชำระเงิน (Method of Payment)

8.แขกทำการชำระค่าบริการ

9.พนักงานรับชำระเงินส่วนหน้าแจ้งแผนกบริการในเครื่องแบบส่งแขกและจัดการสัมภาระ

แขก

10.พนักงานรับชำระเงินส่วนหน้าบันทึกรายงานสถานะห้องพักที่ทำการคืนห้องพักแล้วเพื่อ

สื่อสารข้อมูลที่ถูกต้องกับแผนกต่างๆของโรงแรมต่อไป

รูปแบบการคืนห้องพัก 6

ในการคืนห้องพักนั้นประกอบด้วย 2 รูปแบบ
1 คือห้องพักด้วยตนเองที่โต๊ะเคาน์เตอร์/บริการชำระเงินส่วนหน้า (Front Cashier Check-

out) ส่วนใหญ่แล้วจะเป็นแขกทั่วไปของโรงแรมเมื่อแขกมาถึงที่โต๊ะเคาน์เตอร์/บริการชำระ

เงินพนักงานรับชำระเงินส่วนหน้าควรกล่าวทักทายแขกด้วยรอยยิ้มและการไหว้ตามมาตรฐาน

ของโรงแรม ซึ่งจะไม่แตกต่างกันกับขั้นตอนการลงทะเบียนเข้าพักและเริ่มบทสนทนากับแขก

สอบถามชื่อแขกและหมายเลขห้องพักอีกครั้งเพื่อป้องกันความผิดพลาด เนื่องจากอาจจะมีแขกชื่อ

เดียวกันมาพักในโรงแรมหรือในบางครั้งการออกเสียงหมายเลขห้องพักผิดพลาดเช่นห้อง 1130

และห้อง 1113 เป็นต้น อาจจะมีการพูดคุยถึงความพึงพอใจที่มีต่อห้องพักแขก (Guest Room)

สินค้าและบริการอื่นๆ ของโรงแรม ในกรณีที่เกิดการตำหนิหรือแขกไม่พึงพอใจต่อสินค้าและ

บริการต่างๆ ของโรงแรม พนักงานรับชำระเงินจะต้องมีทักษะในการจัดการกับข้อตำหนิแขก

(Handle Guest's Complaint) ทั้งนี้เพื่อสร้างความเข้าใจที่ถูกต้องกับแขก โดยเฉพาะอย่างยิ่ง

การอธิบายใบเสร็จรับเงินของโรงแรม(The Guest's Hotel Bill)หรือในการดำเนินธุรกิจ

โรงแรมเรียกว่าบัญชีค่าใช้จ่ายแขก (The Guest Folio) นั้นพนักงานรับชำระเงินส่วนหน้าจะ

ต้องยื่นให้กับแขกเพื่อทบทวนรายการค่าใช้จ่ายอีกครั้งเพื่อตรวจสอบความถูกต้อง โดยพนักงาน

รับชำระเงินส่วนหน้าจะต้องสามารถอธิบายรายการค่าใช้จ่ายต่างๆที่แขกไปใช้บริการวันที่ใช้

บริการและอัตราค่าบริการในกรณีที่แขกเกิดคำถามหรือข้อสงสัย

2 การคืนห้องพักแบบอัตโนมัติ (Automated Check-out) หรืออาจจะเรียกว่าการคืนห้องพัก

ด่วน(Express/Fast Check-out)ในกรณีที่แขกมีความประสงค์จะคืนห้องพักแบบอัตโนมัติ

กล่าว คือ ไม่ต้องการลงมาติดต่อที่โต๊ะ/เคาน์เตอร์บริการรับชำระเงินส่วนหน้าด้วยแขกจะต้อง

แจ้งความประสงค์ดังกล่าวในวันที่ลงทะเบียนเข้าพักหรือก่อนวันที่แขกจะคืนห้องพัก เพื่อให้

โรงแรมจะเตรียมเอกสารเพื่อการคืนห้องพักแบบอัตโนมัติต่อไป โดยคืนสุดท้ายก่อนการคืน

ห้องพักผู้ตรวจสอบภาคกลางคืน(Night Auditor)จะรวบรวมรายการค่าใช้จ่ายตลอดการเข้าพัก

สรุปเป็นบัญชีค่าใช้จ่ายแขก(The Guest Folio)นำไปส่งที่ห้องพักแขกโดยการสไลด์ใต้ประตู

ห้องพักแขก โดยแขกจะตรวจสอบรายการค่าใช้จ่ายอีกครั้งเมื่อแขกต้องการจะออกจากโรงแรมก็

สามารถออกไปได้ทันทีที่ไม่ต้องกลับไปโต๊ะ/เคาน์เตอร์บริการรับชำระเงินส่วนหน้า

วิธีการชำระค่าบริการ 7
(Method of Payment)

1 บัตรเครดิต (Credit Card)
ระบบบัตรเครดิต เป็นระบบที่น่าเชื่อถือมากเพราะธนาคารและสถาบันการเงินเป็นผู้


ประกันการชำระเงิน เหตุผลสำคัญของการที่บัตรเครดิตเป็นที่นิยมอย่างกว้างขวางเนื่องมาจาก

ความสะดวกสบายในการชำระเงินสำหรับนักท่องเที่ยวที่เดินทางไกล ไม่จำเป็นต้องนำเงินสด

ติดตัวในการเดินทางโรงแรมยินดีที่จะรับบัตรเครดิตเพราะโรงแรมมอบความไว้วางใจกับ

สถาบันการเงินเหล่านั้นเป็นผู้เรียกเก็บเงินโดยโรงแรมจะได้รับเงินจากบริษัทเครดิตอย่างถูก

ต้องครบถ้วนส่วนการปฏิบัติเกี่ยวกับบัตรเครดิตแต่ละโรงแรมจะกำหนดวิธีให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติ

ตามนโยบายของตนตามความเหมาะสมโดยมีกระบวนการรับชำระค่าบริการดังนี้

1.1 ตรวจสอบวันหมดอายุของบัตร (Expiration Date)
1.2 ตรวจสอบวงเงินค่าใช้จ่ายและวงเงินบัตรเครดิต
1.3 ตรวจสอบจำนวนเงินที่จะต้องชำระจากบัญชีค่าใช้จ่ายแขก
1.4 ส่งบัญชีค่าใช้จ่ายแขกให้แขกตรวจสอบและลงลายมือชื่อในสลิป
1.5 ตรวจสอบการลงลายมือชื่อว่าตรงกันกับลายมือชื่อในบัตรเครดิตหรือไม่
1.6 คืนบัตรเครดิตและสลิปบัตรกับแขก

2 เรียกเก็บบัญชี (Bill to Account)
คือเงินสดที่โรงแรมเรียกเก็บจากหน่วยงานหรือองค์กรที่ได้ทำข้อตกลงกันไว้ แขกคุมพิเศษ


ที่ตกลงกับโรงแรมจะจำกัดวงเงินให้เพื่อประกันว่าในวงเงินนี้ทางโรงแรมสามารถเรียกเก็บคืน

ทีหลังได้มีกระบวนการรับชำระค่าบริการดังนี้

2.1 ตรวจสอบบัญชีดูว่าจำกัดวงเงินไว้เท่าไหร่โดยเรียกขอข้อมูลหน่วยงานหรือบุคคลที่ได้

ทำข้อตกลงไว้กับโรงแรม

2.2 ตรวจสอบเพื่อให้มั่นใจว่าบัญชีแขกคนดังกล่าวได้รับสิทธิ์การชำระจากบัญชีแขกกรณีที่

แขกได้รับอนุญาตแต่หนังสืออนุญาตยังมาไม่ถึงโรงแรมให้โอนเรื่องไปที่ผู้จัดการแผนก

บริการส่วนหน้าทราบเพื่อขอรับการอนุมัติ

2.3 ให้แขกลงลายมือชื่อยืนยันการชำระเงินด้วยวิธีการเรียกเก็บจากบัญชี
2.4 ตรวจสอบการลงลายมือชื่อ
2.5 บันทึกข้อมูลเพื่อส่งรายละเอียดไปยังแผนกบัญชีเพื่อเรียกเก็บต่อไป

8

3 เงินสด (Cash)
การชำระค่าบริการด้วยเงินสดส่วนใหญ่จะพิจารณาจากสกุลเงินโรงแรมได้แจ้งไว้กับแขก


หรือในเอกสารแสดงค่าห้องพัก (Tariff Sheet) ส่วนใหญ่จะใช้สกุลเงินตามประเภทที่

โรงแรมตั้งอยู่ เช่นประเทศไทยใช้เงินสกุลบาท เป็นต้น นอกจากเงินสดสกุลบาทไทยแล้ว

โรงแรมส่วนใหญ่จะมีนโยบายการรับเงินตราต่างประเทศอีกด้วย โดยพนักงานรับชำระเงิน

ส่วนหน้า (Front Cashier) จะมีหน้าที่รับแลกเปลี่ยนเงินตราโดยจะต้องแสดงอัตราแลก

เปลี่ยนเงินตราให้ชัดเจนและต้องมีการตรวจสอบอัตราการแลกเปลี่ยนอยู่เสมอกระบวนการการ

รับแลกเปลี่ยนเงินและรับชำระค่าบริการมีดังนี้

3.1 ขอดูหนังสือเดินทาง (Passport) จากแขก
3.2 สอบถามหมายเลขห้องพักกรณีที่เป็นแขกภายนอกต้องแจ้งผู้จัดการแผนกบริการส่วน

หน้าเพื่อขออนุมัติ
3.3 ตรวจสอบสกุลเงินว่าเป็นสกุลเงินที่สามารถแลกได้ตามกฎหมายหรือไม่และอัตราแลก

เปลี่ยนเพื่อการชำระเงิน
3.4 ให้แขกกรอบแบบฟอร์มการแลกเงินและให้แขกหลังตั๋วเดินทางลงในเครื่องบันทึก

เงินสด
3.5 บันทึกรายละเอียดรายการค่าใช้จ่ายลงในเครื่องบันทึกเงินสด
3.6 รับเงินสดและตรวจนับเพื่อความถูกต้อง
3.7 ส่งสลิปบัตรกับแขก
3.8 บันทึกรายละเอียดทั้งหมดลงในสมุดแบบฟอร์มและสมุดรายงานรวมถึงแบบฟอร์ม

ควบคุมการแลกเปลี่ยน

4.เงินเช็คส่วนบุคคล (Personal Cheque)
หรือเช็คแลกเงินเดินทาง(Traveler's Cheque)กลายเป็นวิธีการหนึ่งที่นักท่องเที่ยวและนัก


เดินทางนิยมใช้ทั้งนี้เนื่องจากสะดวกในการพกพาโดยมีกระบวนการรับชำระค่าบริการด้วยเช็ค

ส่วนบุคคลและเช็คเดินทางดังต่อไปนี้
4.1 ขอเช็คบุคคลจากแขกและตรวจรายชื่อว่าได้รับสิทธิ์การชำระเงินด้วยเช็คส่วนบุคคลหรือไม่
4.2 ตรวจสอบวันที่ชื่อสั่งจ่ายและเปรียบเทียบจำนวนเงินในเช็คและจำนวนเงินในเช็คว่าตรง

กันหรือไม่
4.3 บันทึกหมายเลขเช็คและส่งให้ผู้มีอำนาจในแผนกตรวจสอบต่อไป

การคืนห้องพักล่าช้า 9

โดยปกติโรงแรมกำหนดให้แขกคืนห้องพักภายในเวลา 12.00 น. โดยเฉพาะในช่วง

ฤดูกาลท่องเที่ยว อย่างไรก็ตามนอกฤดูท่องเที่ยวโรงแรมอาจจะกำหนดช่วงเวลาการคืนห้องพัก

ภายใน 14.00 น. และหากแขกคืนห้องก่อนเวลาดังกล่าวก็จะเป็นการเอื้อประโยชน์สำหรับ

โรงแรม โดยเฉพาะอย่างยิ่งแผนกแม่บ้านจะมีเวลาเพิ่มทำให้สามารถทำความสะอาดห้องพัก

และจัดเตรียมห้องพักสำหรับการเข้าพักของแขกท่านต่อไป

อย่างไรก็ตามเป็นไปได้ว่าแขกจะแจ้งความประสงค์ขอคืนห้องพักล่าช้ากว่ากำหนด ซึ่งการคืน

ห้องพักล่าช้า(Late Check-out)จะส่งผลกระทบกับแขกท่านใหม่อาจจะรอห้องพักเป็นเวลานาน

เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาดังกล่าวพนักงานต้อนรับส่วนหน้าเมื่อรับลงทะเบียนการเข้าพักแขนควรแจ้ง

เงื่อนไขเวลาการคืนห้องพักเพื่อทำความเข้าใจกับแขกนอกจากนี้ยังรวมไปถึงผลกระทบในทาง

ต้นทุนการดำเนินการที่เพิ่มมากขึ้นจากการใช้บริการต่างๆของแขกโรงแรมส่วนใหญ่จะมีการ

กำหนดนโยบายการเรียกเก็บอัตราค่าธรรมการคืนห้องพักล่าช้า (Late Check-out Fee) กับ

แขกห้องดังกล่าวหากแขกขอคืนห้องพักล่าช้าไม่เกิน 6 ชั่วโมง หรือไม่เกินเวลา 18.00 น.

โรงแรมจะคิดค่าบริการแบบครึ่งวันหากระยะเวลาเกินกว่านั้นจะคิดค่าบริการเทียบเท่ากับการ

เพิ่มการพักอีก 1 คืน ปัญหาที่สำคัญจากการคืนห้องพักล่าช้าสำหรับพนักงานรับชำระเงินส่วน

หน้าคือการอธิบายถึงเงื่อนไขและนโยบายของโรงแรมรวมไปถึงการต่อรองของแขก ดังนั้น

พนักงานรับชำระเงินส่วนหน้าจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีทักษะการสนทนาที่ดี ทั้งนี้เพื่อลดความ

ไม่พึงพอใจข้อตำหนิที่อาจจะเกิดขึ้น

กิจกรรมหลังจากคืนห้องพักแขก 10

หลังจากที่เขตพื้นห้องพักชำระค่าบริการและออกจากโรงแรมแล้วอาจจะเป็นไปได้ว่า

โรงแรมจะมีการจัดการบริการหลังจากที่แขกคืนห้องพักทั้งนี้เพื่ออำนวยความสะดวกในกรณีต่างๆ

ที่อาจจะเกิดขึ้นอันเกี่ยวเนื่องกับรูปแบบการบริการโดยสรุปกิจกรรมหลังการคืนห้องพักแขกได้

ดังนี้

1 การบริการรับฝากสัมภาระ แม้ว่าใครจะคืนห้องพักเรียบร้อยแล้วแต่แขกอาจจะต้องการเดิน

ทางท่องเที่ยวในช่วงเวลาที่เหลือแขกอาจจะขอฝากสัมภาระไว้กับฝ่ายบริการในเครื่องแบบโดย

พนักงานขนสัมภาระจะจัดทำเอกสารการรับฝากสัมภาระให้กับแขกและจัดบาดคลองสัมภาระหรือ

กระเป๋าเดินทางและเมื่อแขกมารับสัมภาระจะแสดงเอกสารการฝากสัมภาระและรับสัมภาระกลับ

ไปโดยส่วนใหญ่การบริการนี้ไม่เรียกเก็บค่าบริการ

2 การให้บริการส่งไปรษณีย์ภัณฑ์ คือการเสนอบริการกรณีที่อาจจะมีการส่งไปรษณีย์ภัณฑ์

กลับไปให้แขกหลังจากแขกคืนห้องพักโดยก่อนที่แขกจะออกจากโรงแรมไปพนักงานการรับ

ชำระเงินส่วนหน้าจะขอให้แขกกรอกข้อความลงในแบบฟอร์มบริการส่งไปรษณีย์ภัณฑ์ถ้าแขก

ต้องการที่จะให้ส่งจดหมายหรือไปรษณีย์ภัณฑ์ที่คาดว่าจะมาถึงภายหลังจากคืนห้องพักแล้วโดย

ให้ไปยังที่อยู่ที่แขกแจ้งไว้ในแบบฟอร์มภายในระยะเวลาที่กำหนดบริการดังกล่าวช่วยอำนวย

ความสะดวกสำหรับแขกกลุ่มนักธุรกิจ

3 การบริการขายล่วงหน้าเป็นการใช้เทคนิคการขายล่วงหน้าเน้นความสัมพันธ์ระหว่างแขก

กับพนักงานรับชำระเงินส่วนหน้า ซึ่งเป็นขั้นตอนสุดท้ายก่อนที่แขกจะออกจากโรงแรมไปโดย

อาจจะมีการนำเสนอโปรโมชั่นและสิทธิพิเศษต่างๆ เพื่อให้แขกเกิดความสนใจหรือตัดสินใจ

สำรองห้องพักกับโรงแรมนอกจากนี้พนักงานควรสร้างความประทับใจที่ดีครั้งสุดท้ายเพื่อให้แขก

จ่ายเงินด้วยความเต็มใจสำหรับสิ่งต่างๆ ที่เขาได้ใช้บริการไปแล้ว

4 การติดตามให้บริการภายหลังโรงแรมที่ดีควรมีการติดตามการให้บริการส่งแขกจนเป็นที่

เรียบร้อย ซึ่งเป็นภาระหน้าที่ของงานบริการส่วนหน้าไม่เพียงเมื่อแขกก้าวพ้นออกจากโรงแรม

ไปเท่านั้นแต่จะต้องอำนวยความสะดวกในการให้บริการส่งสิ่งของตกค้างเนื่องจากแขกหลงลืม

หรือกรณีที่มีข่าวส่งมาถึงแขกล่าช้าภายหลังคือห้องพัก

สรุป (Conclusion) 11

ในการดำเนินธุรกิจโรงแรมได้นำหลักการบัญชีมาใช้ในการจัดการค่าใช้จ่ายเช็คกล่าวคือมี

การบันทึกรายการค่าใช้จ่ายการชำระเงินและเงินคงเหลือสุทธิฝ่ายรับชำระเงินส่วนหน้าจะจัด

ทำการบัญชีแยกประเภทเพื่อบันทึกข้อมูลการใช้จ่ายประกอบด้วย 1) บัญชีค่าใช้จ่ายแขกพัก

คือบัญชีที่จัดทำขึ้นเพื่อบันทึกค่าใช้จ่ายของแขกทุกคน 2) บัญชีหลักหรือบัญชีแคงหมู่คณะคือ

บัญชีที่จัดทำขึ้นเพื่อบันทึกค่าใช้จ่ายสำหรับแขกที่มาเป็นหมู่คณะแต่อยู่ในรูปขององค์กรหรือ

หน่วยงาน 3) บัญชีค่าใช้จ่ายบริษัทตัวแทนการท่องเที่ยวคือบัญชีที่จะทำขึ้นเพื่อบันทึกค่าใช้

จ่ายสำหรับแขกที่มาเป็นหมู่คณะแต่อยู่ในรูปแคนตัวแทนการท่องเที่ยวและ 4) บัญชีกลางคือ

บัญชีที่ได้รับการโอนย้ายจากบัญชีหลักหรือบัญชีแคะหูคณะและบัญชีค่าใช้จ่ายบริษัทตัวแทน

การท่องเที่ยวนอกจากนี้ยังมีการบันทึกรายการบัญชีตามระบบบัญชีคู่แต่ละรายการจะเกี่ยวข้องกับ

บัญชี 2 ด้านคือ 1) ด้านเดบิตและ 2) ด้านเครดิต

การคืนห้องพักคือกระบวนการที่แจ้งความประสงค์สิ้นสุดการเข้าพักเพื่อชำระค่าบริการตลอด

ระยะเวลาการเข้าพักโดยพนักงานรับชำระเงินจะต้องศึกษาวิธีการคืนห้องพักในการคืนห้องพัก

นั้นประกอบด้วย 2 วิธีการได้แก่ 1) การคืนห้องพักด้วยตนเองที่ตกหรือเคาน์เตอร์บริการส่วน

หน้า 2) การคืนห้องพักแบบอัตโนมัติ วิธีการชำระค่าบริการแขกที่มาใช้บริการสามารถชำระค่า

บริการได้ 4 วิธีการได้แก่ 1) บัตรเครดิต 2) เรียกเก็บบัญชีหรือการจ่ายเงินล่วงหน้า 3)

เงินสดและ 4) เช็คส่วนบุคคล

หลังจากที่แขกคืนห้องพักชำระค่าบริการและออกจากโรงแรมแล้วอาจจะเป็นไปได้ว่า

โรงแรมจะมีการจัดการบริการหลังจากที่แขกคืนห้องพักทั้งนี้เพื่ออำนวยความสะดวกในกรณีต่างๆ

ที่อาจจะเกิดขึ้นอันเกี่ยวเนื่องกับรูปแบบการบริการ

คำถามท้ายบท ?

จงตอบคำถามต่อไปนี้

1.การบัญชี(Accounting) คืออะไร?
2.จงบอกสูตรของสมการบัญชี(Accounting Equation)?
3.บัญชีแยกประเภทแขกพัก มีกี่ประเภท อะไรบ้าง?
4.ด้านเดบิต(Debit)และด้านเครดิต(Credit)ใช้ตัวย่อว่าอะไร?
5.รายงานการเงินที่ต้องสรุปแบ่งออกเป็นกี่ประเภท?
6.การคืนห้องพัก (Check - out) คืออะไร?
7.การคืนห้องพักแบบอัตโนมัติ(Automated Check - out) เรียกอีกอย่างว่าอะไร?
8.วิธีการชำระค่าบริการสามารถชำระได้กี่วิธี?
9.หากคืนห้อวพักล่าช้าจะส่งผลกระทบต่อพนักงานแผนกใดของโรงแรม?
10.โดยปกติโรงแรมกำหนดให้คืนห้องพักในเวลาใด?

อ้างอิง ค

myAccount Cloud. (2562). แนวคิดทางการบัญชีเบื้องต้น. [ระบบออนไลน์].
แหล่งที่มา: http://accsriphat.blogspot.com/
สืบค้นวันที่ 25 สิงหาคม 2565



myAccount Cloud. (2562). บัญชีแยกประเภท มีกี่ประเภท. [ระบบออนไลน์].
แหล่งที่มา: https://mimlike.weebly.com/
สืบค้นวันที่ 25 สิงหาคม 2565



Prima Consultant. (2554). มาตรฐานการปฏิบัติงานโรงแรม. [ระบบออนไลน์].
แหล่งที่มา:


https://image.makewebeasy.net/makeweb/0/lRKTpUZQp/Document/Thai_Hotel_Man

ual_Accounting_Finance.pdf
สืบค้นเมื่อวันที่ 25 สิงหาคม 2565



วิทยาลัยดุสิตธานี. (2564). Check Out Process – ขั้นตอนการคืนห้องพัก. [ระบบออนไลน์].
แหล่งที่มา:

https://dillingerscocktailsandkitchen.com/check-out-process-ขั้นตอนการคืนห้องพัก
สืบค้นเมื่อวันที่ 25 สิงหาคม 2565