1
2 KANDUNGAN PERKARA MUKA SURAT 1.0 Tujuan 3 2.0 Punca kuasa 3 3.0 Latar belakang 4 4.0 Mesyuarat 5 5.0 Tanggungjawab Urusetia 5-6 5.1 Tindakan-tindakan Pra Mesyuarat 5.2 Tindakan-tindakan semasa mesyuarat 5.3 Tindakan-tindakan selepas mesyuarat Lampiran 1 - Contoh Kertas Kerja 7 Lampiran 2 : Contoh Panggilan Mesyuarat 8 Lampiran 3 : Contoh Agenda mesyuarat 9 Lampiran 4 : Format Minit Mesyuarat 10 - 11 Lampiran 5 : Contoh Minit Mesyuarat 12 Lampiran 6 : Contoh Borang Maklum Balas 13
3 1.0 TUJUAN Panduan ini bertujuan untuk membantu pihak pengurusan dan urusetia jawatankuasa-jawatankuasa di SK TTJ2 menjalankan tanggungjawab mereka dengan lebih cekap dan berkesan dalam pengurusan mesyuarat. Mesyuarat merupakan platform utama bagi membincangkan, menyelaraskan, menyelesaikan seterusnya memutuskan sesuatu perkara atau isu. Mesyuarat dikatakan berkesan apabila matlamat mesyuarat tercapai mengikut tempoh yang ditetapkan. Perbincangan dan keputusan mesyuarat perlu dicatat dan diedarkan kepada ahli mesyuarat agar tindakan susulan dapat diambil dan dipantau. Minit mesyuarat yang berkualiti perlulah berasaskan fakt,padat,tepat dan jelas. Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Penulisan Minit Mesyuarat ini dikeluarkan sebagai garis panduan kepada warga SKTTJ2 semasa mengendalikan mesyuarat dengan bk dan penyediaan minit mesyuarat yang berkualiti, mantap dan seragam. 2.0 PUNCA KUASA Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991 Panduan Pengurusan Mesyuarat Dan Urusan Jawatankuasa-Jawatankuasa Kerajaan.
4 3.0 LATAR BELAKANG SKTTJ2 mempunyai jawatankuasa di peringkat Pengurusan Pentadbiran dan operasi. Funsi dan tanggungjawab jawatankuasa yang ditubuhkan di setiap peringkat ini adalah untuk melaksanakan tanggungjawab tertentu dengan mengikut had kuasa yang ditentukan. Secara umumnya, jawatnkuasa-jawatankuasa yang diwujudkan memainkan peranan untuk: i. Merancang pelaksanaan sesuatu dasar ii. Memperolehi nasihat dari pihak-pihak yang mempunyai kepakaran dan pengalaman dalam perkara tertentu iii. Membuat keputusan mengikut had kuasa tertentu. iv. Menyelaras dan menyatukan uasah-uasaha pelaksanaan sesuatu program supaya tindakan-tindakan yang dilakukan oleh semua unit yang terlibat adalah bersepadu dan selaras. Sebuah urusetia perlu dilantik untuk membantu jawatankuasa menjalankan fungsi dan tanggungjawabnya.urusetia ini akan menjalankan tugas-tugas seperti mengatur mesyuarat, mengedarkan surat jemputan mesyuarat dan menyediakan minit mesyuarat. Di samping itu, urusetia juga bertanggungjawab bagi mewujudkan satu sistem pengesanan bagi menentukan follow-up dan follow-through ke atas keputusan-keputusan yang telah dibuat oleh jawatankuasa.
5 4.0 MESYUARAT Mesyuarat merupakan platform utama untuk mmbincangkan,meyelaraskan, menyelelesaikan seterusnya memutuskan sesuatu perkara atau isu. Mesyuarat dikatakan berkesan apabila matlamat mesyuarat tercapai mengikut tempoh yang ditetapkan. Perbincangan dan keputusan mesyuarat perlu dicatat dan diedarkan kepada ahli mesyuarat agar tindkansusulan dpat diambil dn ipnta. Minit Mesuart yang berkualiti perlualah berasaskan fakta,padat,tepat dn jelas (MAMPU Jabatan Perdana Menteri ,2014) 5.0 TANGGUNGJAWAB URUSETIA Tanggungjawab urusetia dibahagikan kepada tiga peringkat:- Tanggungjawab Urusetia Mesyuarat Tindakan-tindakan Pra-Mesyuarat Tindakan-tindakan semasa mesyuarat Tindakan-tindakan selepas mesyuarat
6 5.1 Tindakan-tindakan Pra Mesyuarat i. Menentukan tarikh, masa dan tempat mesyuarat. Ii. Membuat tempahan bilik mesyuarat. Iii. Menentukan agenda mesyuarat dengan persetujuan pengerusi mesyuarat serta menyediakan perutusan pengerusi mesyuarat. Agenda mesyuarat disusun dalam bentuk seperti yang berikut:- A. Ucapan Pengerusi mesyuarat B. Pengesahan minit mesyuarat C. Perkara-perkara berbangkit D. Perkara baru E. Hal-hal lain F. Ucapan penutup Contoh panggilan mesyuarat seperti Lampiran 2 Iv. Menghantar/membuat peringatan dua (2) hari sebelum mesyuarat diadakan. v. Memastikan persediaan kemudahan bilik mesyuarat. vi. Memastikan kemudahan mesyuarat seperti kerusi meja yang cukup, skrin LCD dan sistem audio disediakan.Menyediakan kehadiran mesyuarat. vii. Menyemak dan menyediakan maklum balas yang diterima. 5.2 Tindakan Semasa Mesyuarat I. Menyemak kehadiran ahli mesyuarat sebelum mesyuarat berlangsung.memastikan kehadiran dengan tanda tangan disediakan. Ii. Mencatata minit mesyuarat. (Minit mesyuarat di lokasi) 5.3 Tindakan Selepas mesyuarat I. Pengerusi boleh memohon pemakluman minit mesyuarat seawal 3 hari selepas mesyuarat. Ii. Menyediakan deraf minit mesyuarat mengikut format yang ditetapkan. Contoh format minit mesyuarat seperti Lampiran 4 dan Lampiran 5. Iii. Mengedarkan minit mesyuarat dalam tempoh 5 hari bekerja sebelum mesyuarat berikutnya. Iv. Mendapatkan maklum balas pelaksanaan atau status keputusan mesyuarat.
7 LAMPIRAN 1 - CONTOH KERTAS KERJA Tajuk Tujuan Latar belakang Objektif/Justifikasi Cadangan Implikasi kewangan Cadangan tarikh Tindakan # lampiran 7 -kelulusan Ketua Jabatan perlu diperolehi sebelum program/aktiviti dilaksanakan.
8
9 LAMPIRAN 2- CONTOH SURAT PANGGILAN MESYUARAT
10
11 LAMPIRAN 3 - CONTOH AGENDA MESYUARAT 1. Ucapan alu-aluan pengerusi mesyuarat 2. Pengesahan minit mesyuarat yang lepas 3. Perkara berbangkit 4. Perkara baharu/perbincangan/kelulusan kertas kerja 5. Hal-hal lain 6. Ucapan penutup
12 LAMPIRAN 4 - FORMAT MINIT MESYUARAT 1. Catatkan nama mesyuarat dan bilangan mesyuarat. 2. Senarai kehadiran - hadir dan tidak hadir bersebab. 3. Turut hadir ( jika ada ) 4. Pendahuluan/aluan Pengerusi mesyuarat Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting yang telah dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat, contoh : pembentangan dasar-dasar, pekeliling dan surat siaran. 5. Pengesahan Mnit mesyuarat Catatan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu ada disahkan tanpa pindaan atau jika ada pindaan nyatakan pindaan tersebut. 6. Perkara-perkara berbangkit Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara yang dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas. Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah dicatatakan. Untuk memudahkan rujukan dibuat, muka surat dan perenggan minit mesyuarat yang lepas yang membincangkan perkara yang sama dhendaklah dicatatkan. Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan, catatkan juga pegawai/guru yang perlu mengambil tindakan. Perbincangan yang memerlukan maklum balas perlu menggunakan borang maklum balas.Lampiran 6
13 7. Perkara Baharu/Perbincangan Ruangan ini hendaklah dicatatkan semua keputusan bersama dalam mesyuarat perkara-perka yang dibentangkan dan dipersetujui. Semua pembentangan kertas kerja untuk kelulusan dan dasar-dasar yang ditetapkan oleh pentadbiran. 8. Hal-hal lain Ruangan ini merekodkan perkara-perka lain yang dibincangkan di dalam mesyuarat, yang tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat. 9. Penutup Ruangan ini merekodkan perkara-perka seperti :- A. Bila mesyuarat itu tamat atau ditangguhkan. B. Ucapan terima kasih daripada Pengerusi Mesyuarat C. Catatan mengenai tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah ditentukan.
14 LAMPIRAN 5 - CONTOH MINIT MESYUARAT
15
16 LAMPIRAN 6 - CONTOH MAKLUM BALAS MESYUARAT MAKLUM BALAS MINIT MESYUARAT Nama mesyuarat : Tarikh : Tempat : Mukasurat Para Perkara Tindakan Maklum Balas Maklum balas mesti dikumpulkan 2 minggu daripada tarikh selesai mesyuarat.