คู่มือการใช้งาน (e-Procurement System) ระบบการจัดซื้อจัดจ้างภายในองค์กร

48

กระบวนการปลายน้ำ

เป็นระบบการจดั ทำรายงานการจดั ซ้ือจัดจา้ ง จำแนกได้ ดังนี้
1. รายงานรายเดือน คือ รายงานสรุปผลการดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างของหน่วยงานของรัฐ
เป็นรายเดือน (แบบ สขร.1) ตามประกาศคณะกรรมการข้อมูลข่าวสารของราชการ เรื่องกำหนดให้ข้อมูล
ขา่ วสารเก่ยี วกบั ผลการพจิ ารณาการจดั ซ้ือจดั จา้ งของหน่วยงานของรัฐเปน็ ข้อมลู ข่าวสารที่ตอ้ งจัดใหป้ ระชาชน
ตรวจดูได้ตามมาตรา 9 (8) แห่งพระราชบัญญตั ิขอ้ มลู ข่าวสารของราชการ พ.ศ. 2540
2. รายงานรายไตรมาส คอื รายงานการประกาศผลผชู้ นะการจัดซ้อื จัดจา้ ง หรือผูท้ ไ่ี ด้รับการคดั เลอื ก
และสาระสำคัญของสัญญาหรือข้อตกลงเป็นหนังสือ กรณีไม่ได้ดำเนินการในระบบจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ
ด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-GP) (ตามหนังสือกรมบัญชีกลาง ด่วนที่สุด ที่ กค 0405.2/ว62 ลงวันที่
5 กุมภาพันธ์ 2562)
3. รายงานข้อมูลการจัดซื้อจัดจ้างจำแนก
รายกลุ่มงาน ่าย เพื่อใช้เป็นฐานข้อมูลใน
การวางแผนการขอรบั การจดั สรรงบประมาณ
4. รายงานสถิติข้อมูลราคากลางที่เคย
ซื้อจ้างครั้งหลังสุดไม่น้อยกว่าสองปีงบประมาณ
ตามพระราชบัญญัติการจัดซ้ือจดั จ้างและการบริหาร
พัสดภุ าครฐั พ.ศ. 2560 มาตรา 4 (5)

สำนกั งานคลังจังหวัดอุดรธานี

49

4. การจัดทำรายงาน

Step 1  แบบฟอร์มรายงานสรุปผลการดำเนินการ

จัดซื้อจัดจ้างในรอบเดือน (แบบ สขร. 1) ตามประกาศ
คณะกรรมการข้อมลู ขา่ วสารของราชการ

ดาวนโ์ หลดแบบฟอรม์ รายงาน สขร. 1

สำนกั งานคลังจงั หวัดอุดรธานี

50

Step 2  การจัดทำรายงานการประกาศผลผู้ชนะการจัดซื้อจัดจ้างหรือผู้ได้รับ

การคัดเลือก และสาระสำคัญของสัญญาหรือข้อตกลงเป็นหนังสือ กรณีที่ไม่ได้ดำเนินการ
ในระบบ e-GP (ตามหนังสือกรมบัญชีกลาง ด่วนที่สุด ที่ กค0405.2 ว 62 ลงวันที่
5 กุมภาพนั ธ์ 2562) คณะกรรมการขอ้ มูลขา่ วสารของราชการ

ดาวน์โหลดแบบฟอรม์ รายงาน รายไตรมาส

สำหรบั ข้อมูลในการจัดทำรายงาน นำขอ้ มลู ทงั้ หมดมาจากฐานข้อมลู ใน Microsoft Word ท่ี 1
ในขน้ั ตอนของการ RUN MAIL MERGE (หน้า14

สำนกั งานคลังจังหวดั อุดรธานี

51

Step 3  รายงานการจัดซื้อจัดจ้างเป็นรายกลมุ่ งาน ่าย

Step 4  รายงานสถิติข้อมูลราคากลางที่เคยซื้อจ้าง

ครงั้ หลงั สุดไม่นอ้ ยกวา่ สองปงบประมาณ

สำนกั งานคลังจังหวดั อุดรธานี

52

บทที่ 4 ปัญหา อุปสรรค แนวทางการแก้ไขและขอ้ เสนอแนะ

4.1 ปญั หา อปุ สรรค แนวทางการแกไ้ ข

ปัญหา อปุ สรรค แนวทางการแกไ้ ข
- ผู้ที่ต้องการพัสดุแต่ละกลุ่มงาน/ฝ่ายจะแจ้งความ - ผ้ทู ต่ี อ้ งการพสั ดุสามารถแจ้งความประสงค์พร้อมกำหนด
ประสงค์พัสดุในภาพกว้าง แต่ไม่ได้มีการกำหนด รายละเอียดของพัสดุที่ต้องการจัดซื้อจัดจ้าง ผ่านช่องทาง
รายละเอียดของพัสดุที่ต้องการใช้ประโยชน์ ให้แก่ google ไดรฟ์ online ที่มีการสร้างแบบฟอร์มไว้ ซึ่งข้อมูล
เจ้าหน้าที่พัสดุ ซึ่งเจ้าหน้าที่พัสดุต้องเป็นผู้กำหนด ดังกล่าว จะถูกจัดส่งเข้าสู่ระบบจัดเก็บข้อมูล
รายละเอยี ดของพสั ดเุ อง ทำให้การกำหนดรายละเอียด ทางบัญชี gmail (drive M gmail) ของสำนักงานคลังจังหวัด
ของพัสดุที่ต้องการจัดซื้อจัดจ้างไม่ตรงตาม อุดรธานี ในรูปแบบของแบบฟอร์มบันทกึ ขอ้ ความขออนุมัติ
ความประสงค์ ได้รับพัสดุบางรายการไม่ตรงตาม จดั ซื้อจัดจ้าง พรอ้ มรายละเอียดของพัสดุท่ีจะจัดซ้อื จัดจา้ ง
ความต้องการของเจา้ หน้าที่ผตู้ อ้ งการพสั ดนุ ้ัน
- เจ้าหน้าที่พัสดุดำเนินการติดต่อผู้ค้ากับภาครัฐ - มีช่องทางที่เปิดโอกาสให้ผู้ค้ากับภาครัฐหลายราย
รายเดิม เนื่องจากไม่เคยมีข้อมูลของผู้ค้ารายอ่ืน ได้ยื่นข้อมูลของร้านค้าตัวเองและส่งใบเสนอราคาผ่าน
ทำให้การจัดหาพัสดุมีลักษณะผูกขาดกับผู้ขายรายใด ช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ (Web App) ทำให้เจ้าหน้าที่พัสดุ
รายหนึ่งเท่านั้น ไม่มีราคามาใช้เปรียบเทียบ สืบราคาพัสดไุ ด้แบบออนไลน์มาใชเ้ ปรยี บเทียบราคาพสั ดุ
และไม่เปิดโอกาสให้ผู้ค้ารายอื่น ๆ ได้เสนอราคา - เจ้าหน้าทีพ่ สั ดุได้รบั ใบเสนอราคาทม่ี ีสาระสำคัญครบถ้วน
พัสดทุ ่จี ะจดั ซ้ือจดั จ้าง ตรงตามวัตถปุ ระสงค์
- ได้รับใบเสนอราคาที่มีรายละเอียดหรือสาระสำคญั - มรี ะบบการสง่ Link Web App พร้อมรายละเอยี ดของพสั ดุ
ไม่ครบถ้วน ไม่ชัดเจน ต้องเสียเวลาในการขอให้ ให้แก่ผู้ค้ากับภาครัฐทาง e-mail และบันทึกข้อมูลร้านค้า
ผู้ค้ากับภาครัฐทำใบเสนอราคาให้ใหม่ แนบใบเสนอราคาสง่ กลับแบบออนไลน์
- ไม่มรี ะบบท่ชี ่วยอำนวยความสะดวกในการส่งใบเสนอ
ราคาของผูค้ า้ กบั ภาครฐั ท่ีตรงตามวตั ถุประสงค์
- เจ้าหน้าที่พัสดุต้องบันทึกรายละเอียดข้อมูล - มีระบบการทำงานที่เชื่อมโยงข้อมูลการจัดซื้อจัดจ้าง
การจัดซื้อจัดจ้างเป็นจำนวนมาก และบันทึกรายการ ผ ่ าน Microsoft Office” โดยการใช้ Mail Merge
ในแตล่ ะขน้ั ตอนทลี ะแผ่นงาน เพื่อเชื่อมโยงข้อมูลจากช่อง input Microsoft word 1
- ใช้เวลาในกระบวนการทำงานและการตรวจสอบ เพ ี ยงกรอกข้ อม ู ลผ ่ านไฟล์ ใน Microsoft word 1
เอกสารแตล่ ะขน้ั ตอนค่อนข้างนาน แค่ 1 บรรทัดรายการ ระบบจะลง้ิ ค์ขอ้ มูลทั้งหมดท่ีเชอ่ื มโยง
- รูปแบบและสาระสำคัญในเอกสารแต่ละขั้นตอน ไว้ให้ไปแสดงผลที่แบบฟอรม์ output Microsoft word 2
มีข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นได้ง่าย เพราะเป็นการใช้ โดยอัตโนมัติ ประกอบด้วย รายงานขอซื้อขอจ้าง คำสั่ง
แบบฟอรม์ เดิมมาแกไ้ ขหรอื เพมิ่ เตมิ ขอ้ ความ แต่งตง้ั ผูต้ รวจรบั พสั ดุ ประกาศผู้ชนะเสนอราคา รายงานผล
- ยุ่งยากต่อการค้นหาข้อมูล เพราะต้องจัดทำไฟล์งาน การพจิ ารณาและขออนมุ ัติจดั ซ้ือจัดจา้ ง และใบสง่ั ซื้อสั่งจ้าง
ของแต่ละรายการ ที่ทำการจัดซื้อจัดจ้างแยกไว้ - ลดระยะเวลาในกระบวนการทำงานและกระบวนการ
หลายไฟล์ ตรวจสอบเอกสาร
- รูปแบบและสาระสำคัญของเอกสารการจัดซื้อจัดจ้าง
มีความถูกต้องและสมบูรณ์ตามแบบของระบบการ
จดั ซอ้ื จัดจา้ งภาครฐั
- มีการเก็บข้อมูลที่สำคัญ ไว้ในฐานข้อมูลเดียว ทำให้ง่าย
ต่อการค้นหา
- ไม่มีฐานข้อมูลการจัดซื้อจัดจ้างที่สามารถนำมาทำ - มีระบบจัดเก็บข้อมูลการจัดซื้อจัดจ้างไว้ในฐานข้อมูล
รายงานที่เกี่ยวข้องได้ทันที เช่น รายงานแบบสรุปผล เดียวกัน สามารถนำข้อมูล มาจัดทำรายงานแบบสรุปผล
การพิจารณาจัดซื้อจ้างในรอบเดือน (แบบ สขร.1) การพิจารณาจัดซื้อจ้างในรอบเดือน (แบบ สขร.1)

สำนกั งานคลังจังหวดั อุดรธานี

53

ปญั หา อปุ สรรค แนวทางการแก้ไข
ที่ต้องทำประจำทุกเดือน และรายงานการประกาศ และรายงานการประกาศรายชื่อ ผู้ชนะการเสนอราคา
รายชอ่ื ผู้ชนะการเสนอราคา (รายไตรมาส) (รายไตรมาส) ได้ทันทีและเรียกดูรายการได้ตลอดเวลา
- ต้องเสียเวลาค้นหาเอกสารหรือไฟล์การจัดซ้ือจัดจ้าง ตามทต่ี ้องการ
ที่เคยดำเนินการผ่านมาแล้ว ซึ่งมีจำนวนมาก - ไม่ต้องเสยี เวลาค้นหาเอกสารหรือไฟล์ ระบบได้จดั เก็บ
จากฝ่ายการเงิน เพราะไม่มีระบบการจัดเก็บข้อมูล ข้อมูลไว้ โดยมีการเรียงลำดับข้อมูลตามวันที่ที่มี
ในส่วนของเจ้าหน้าที่พัสดุ บางครั้งได้รับเอกสาร การจัดซอื้ จัดจา้ งอยา่ งเป็นระเบยี บและถกู ต้อง
ไมค่ รบถว้ น และไม่ตรงต่อความตอ้ งการ

4.2 ข้อเสนอแนะในการนำคมู่ อื ไปใช้ในการปฏบิ ตั งิ าน

คู่มือการจัดซื้อจัดจ้างภายในองค์กร (e-Procurement System) เป็นนวัตกรรมสนับสนนุ
การปฏบิ ตั งิ านดา้ นการจัดซ้ือจดั จ้างให้มคี วามโปรง่ ใส คล่องตัวมากยงิ่ ขึน้

สืบเนอื่ งจากระเบยี บการจดั ซอ้ื จัดจา้ งและการบริหารพัสดภุ าครัฐ พ.ศ. 2560 ขอ้ 21 กำหนดว่า
“การซื้อหรือจ้างที่มิใช่งานจ้างก่อสร้างให้หัวหน้าหน่วยงานของรัฐแต่งตั้งคณะกรรมการขึ้นมาคณะหนึ่ง
หรือจะให้เจ้าหน้าที่หรือบุคคลใดบุคคลหนึ่งรับผิดชอบในการจัดทำ” แต่ไม่ได้กำหนดรูปแบบเอาไว้
ดงั น้นั ระบบการแจ้งความประสงค์การจัดซ้ือพัสดุและแจ้งรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะของพัสดุที่จะซื้อหรือจ้าง
ผ่าน e-Form จึงนำมาปรับใช้การจัดซื้อจัดจ้างที่มีวงเงินการจัดซื้อจัดจ้างเกิน 5 พันบาท เพื่อสะดวก
และรวดเร็วมากยง่ิ ขึน้

ระบบสืบราคาจากท้องตลาด (Web App) เป็นระบบที่สอดคล้องกับระเบียบที่กำหนด
การสืบราคาต้องสืบไม่น้อยกว่า 3 ราย และการจัดหาพัสดุท่ีไม่มีการประกาศเชญิ ชวนทั่วไปใหใ้ ช้ราคาต่ำสุด
เป็นราคาอ้างอิง สามารถใช้ราคาที่สืบจากระบบสืบราคาจากท้องตลาด (Web App) ได้ทันที และสามารถ
ขยายผลใช้กับการจัดซื้อจัดจ้างโดยวิธีเฉพาะเจาะจงตามกฎกระทรวงวงเงินเล็กน้อยไม่เกิน 100 ,000 บาท
รวมทั้งการจดั ซื้อจัดจ้างโดยวิธีเฉพาะเจาะจง (วงเงินไม่เกนิ 500,000 บาท) ตลอดจนการจัดซื้อจัดจา้ งวิธอี นื่
โดยนำใบเสนอราคาทีไ่ ดจ้ ากระบบสืบราคา (Web App) จำนวน 3 ราย แนบประกอบในรายงานขอซือ้ ขอจา้ ง
เพอ่ื ขอความเห็นชอบต่อหัวหนา้ หนว่ ยงานของรัฐ

สำนักงานคลังจงั หวัดอุดรธานี

54

ภาคผนวก

สำนักงานคลังจังหวัดอุดรธานี

55
สำนกั งานคลังจังหวดั อุดรธานี

56
สำนกั งานคลังจังหวดั อุดรธานี

57
สำนกั งานคลังจังหวดั อุดรธานี

58
สำนกั งานคลังจังหวดั อุดรธานี

59
สำนกั งานคลังจังหวดั อุดรธานี