หน่วยที่ 2 ระบบบริหารการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์..

ระบบบรหิ ารการจัดการ
เอกสารอิเลก็ ทรอนิกส์

ระบบการจัดการเอกสาร
(Document Management System)

เป็ นซอฟตแ์ วรท์ ่ีใชง้ านในการจดั เก็บขอ้ มลู เอกสารท่ีใชใ้ นองคก์ รหนว่ ยงาน
บริษัทมีการจัดเก็บเอกสารในรปู แบบที่เป็ นรปู ภาพหรือเป็ นขอ้ มลู ท่ีสามารถนาไปใช้
งานตอ่ เนอ่ื งไดแ้ ละเป็ นในลกั ษณะของแฟ้ มขอ้ มลู หรือฐานขอ้ มลู เป็ นระบบที่สามารถใช้
งานร่วมกับอปุ กรณต์ ่อเช่ือมต่าง ๆ เช่น เครื่องสแกนเอกสาร , เคร่ืองพิมพ์ เคร่ือง
ถ่ายเอกสาร เป็ นตน้ มีระบบที่สามารถปรับเปล่ียนแกไ้ ขภาพขอ้ มลู ได้ เชน่ ปรับความ
สว่าง, ความคมชัด, มุมเอียง สี เป็ นตน้ อีกท้ังยังลดการจัดเก็บเอกสารช้าซ้อน
ประโยชนแ์ ละการนาไปใชน้ อกจากนี้ยังสามารถคน้ หาเอกสารไดโ้ ดยงา่ ย โดยใชด้ ชั นี
ของเอกสารในการคน้ หา เชน่ ชื่อเร่ืองวันที่ หมวดเอกสารเนอื้ หาย่อของเอกสาร เป็ น
ตน้ และยังสามารบริหารความปลอดภัยของขอ้ มลู เอกสารได้ เช่นการจัดเก็บใน
ลกั ษณะฐานขอ้ มลู ทาใหไ้ มส่ ามารถ COPY ขอ้ มลู ไดแ้ บ่งออกเป็ น 2 ประเภทดงั นี้

- การเก็บเอกสารดว้ ยระบบไมโครฟิ ลม์ เป็ นระบบการเก็บเอกสารโดยถ่าย
ย่อเอกสารลงบนแผ่นฟิ ลม์ เพ่ือประหยัดเน้ือท่ีในการจัดเก็บและสะดวกในการคน้ หา
วิธีการเก็บดว้ ยไมโครฟิ ลม์ นี้ถือว่าเป็ นวิธีการเก็บเอกสารที่ดีท่ีสดุ แต่เสียค่าใชจ้ ่ายใน
การจดั เก็บสงู มาก

- การเก็บเอกสารดว้ ยระบบคอมพวิ เตอร์
โดยมคี ณุ สมบตั ขิ องเครื่อง Computer ทจี่ ะใชง้ านดงั น้ี
- Intel Celelon 600 MHz ขน้ึ ไป
-หนว่ ยความจา 128 MB
-ระบบปฏิบตั กิ าร Microsoft Windows 98, Me, 2000
และ Windows XP

เอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์ (Electronic Document)

วงจรชีวิตของเอกสารอิเล็กทรอนกิ ส์ (Electronic Document Lift Cycle)
จะเหมือนกับวงจรชีวิตของเอกสารทัว่ ไปแตกต่างกันท่ีเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
เป็ นเอกสารที่อย่ใู นรปู แบบของอเิ ล็กทรอนกิ ส์
ก. สถานะของเอกสารอิเล็กทรอนกิ สต์ ามกฎหมาย
ข. แหล่งกาเนิดของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แหล่งผลิตเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่

สาคญั
ค. รปู แบบของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ รปู แบบของเอกสารอิเล็กทรอนิกสม์ ีหลาย

รปู แบบแตท่ ่ีนยิ มใชแ้ ละกาหนดเป็ นมาตรฐาน

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
(Electronic Document Management)

ตามระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรีว่าดว้ ยงานสารบรรณพ.ศ.2526 ไดร้ ะบุ
นิยามของ “งานสารบรรณ” หมายถึง “งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสารเริ่ม
ต้ังแต่การจัดทา การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทาลาย ”
ซ่ึงสอดคลอ้ งกับ ความหมายของการจัดการเอกสารท่ี หมายถึง “กระบวนการเพ่ือ
ประโยชน์ในการ ผลิต อนมุ ัติ รับ-ส่ง(แจกจ่าย/ใชง้ าน)รวบรวม จัดเก็บ สืบคน้
ติดตาม ยืม ทาลาย รวมถึงการรักษาความปลอดภัย และการพิสจู นต์ ัวตนของ
เอกสาร” ดังน้นั การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จึงหมายถึงการนาวิธีการทาง
อิเล็กทรอนิกสม์ าใชใ้ นกระบวนการดังกล่าวตามระเบียบว่าดว้ ยการรักษาความลับ
ของทางราชการ พ.ศ.2544 ไดก้ าหนดกระบวนการและกรรมวิธีตอ่ เอกสารที่สาคญั
ไวด้ งั น้ี

- การกาหนดชน้ั ความลับตามความสาคัญของขอ้ มลู ในเอกสารกาหนดไว้
3 ระดบั ไดแ้ ก่ ลบั ลบั มาก ลบั ท่สี ดุ และมกี ารกาหนดความรบั ผดิ ชอบใหแ้ กผ่ มู้ ีอานาจ
กาหนดช้ันความลับ เป็ นผพู้ ิจารณากาหนดระดับช้ันความลับของเอกสาร และการ
ยกเลิกหรือปรบั ระดบั ชนั้ ความลบั ของเอกสารตามความจาเป็ น

- การควบคุมเอกสารโดยกาหนดให้มีมาตรการควบคุมต่าง ๆ
คอื การจดั ทาทะเบียน การตรวจสอบ การจดั ทาเอกสาร การสาเนาและการแปล การ
โอนการส่งและการรับ การเก็บรักษา การยืม การทาลาย การปฏิบัติในเวลาฉกุ เฉิน
เวลาสญู หาย รวมถึงการเปิ ดเผยขอ้ มลู ในเอกสาร

ซอฟตแ์ วร์การจัดการเอกสารอเิ ล็กทรอนิกส์

ซอฟตแ์ วร์การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Document
Management Application) เนอื่ งจากซอฟตแ์ วรจ์ ดั การเอกสารอิเล็กทอนิกสท์ ่ีมีจา
หน่วยอย่ใู นปัจจบุ ันมีมากมายมีความสามารถต่าง ๆ กันซอฟต์แวร์บางชนิดมี
ความสามารถในการจดั การเอกสารอิเล็กทรอนกิ สไ์ ดท้ ง้ั กระบวนการซอฟตแ์ วรบ์ าง
ชนิดนาเอกสารกระดาษแบบเดิมมาจัดการดว้ ยอิเล็กทรอนิกส์และแนวโนม้ ของ
ซอฟตแ์ วรจ์ ดั การเอกสารอิเล็กทรอนกิ สใ์ นปัจจบุ นั มกี ารใชร้ ะบบงานบนเว็บมากขนึ้
โดยเฉพาะการใชเ้ อ็กเอ็มแอลมาช่วยในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกสเ์ น่ืองจาก
เอกสารเอ็กเอ็มแอล มเี มตา้ ดาตา้ (Metada ta) ของทกุ ๆ สว่ นท่ีเป็ นองคป์ ระกอบ
ของเอกสารอิเล็กทรอนิกสจ์ ึงสามารถที่จะจดั การทกุ ๆ ส่วนของเอกสารไดง้ า่ ยกร
นากลบั มาใชใ้ หมก่ ารแบ่งปันการใชง้ านและการรวบรวมขา่ วสารจากเอกสารไดง้ า่ ย
เพ่ืองา่ ยตอ่ ความเขา้ ใจจึงจดั กล่มุ ของซอฟตแ์ วรจ์ ัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกสต์ าม
ขดี ความสามารถและวตั ถปุ ระสงคใ์ นการใชง้ านของซอฟตแ์ วร์

กลยทุ ธ์การนาระบบจดั การ
เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใชง้ านในองคก์ ร

องค์กรโดยเฉพาะหน่วยราชการ ท่ีตอ้ งการเปล่ียนแปลง จากการใชก้ าร
จัดการเอกสารดว้ ยมือมาเป็ นการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ตอ้ งมีการกาหนด
แผนแมบ่ ทและวางแผนกลยทุ ธใ์ นการนาระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนกิ สม์ าใชง้ าน
ในองคก์ ร เพ่ือใหเ้ ป็ นที่ยอมรบั และสามารถเปล่ียนแปลงไปดว้ ยความเรียบรอ้ ยหากไม่
มีการวางแผนอย่างเป็ นระบบแลว้ จะทาเกิดปัญหาโดยเฉพาะดา้ นเจา้ หนา้ ท่ีที่จะตอ้ งใช้
งานและการสนบั สนนุ จากผบู้ ริหาร

อ้างองิ

203.209.55.184 เกรด็ ความรเู้ กี่ยวกับระบบบรหิ ารการจดั การเอกสารอิเลก็ ทรอนกิ ส์.
[ระบบออนไลน]์ แหลง่ ทมี่ า http://203.209.55.184/newweb/thesis/
Thesis_2559/(IT)

ระบบบรหิ ารการจดั การเอกสารอิเลก็ ทรอนิกส์

จดั ทาโดย
นางสาวคงรดั ดา ชยั ชมภู

เลขที่ 3 สบล. 63.1
สาขาวิชาการเลขานกุ าร

เสนอ
ครปู รียา ปันธิยะ

หนงั สืออิเล็กทรอนกิ สเ์ ลม่ นเ้ี ป็ นสว่ นหนง่ึ ของ รหสั วิชา 30203-2004
วิชาการจดั การเอกสารอิเล็กทรอนกิ ส์
ภาคเรียนท่ี 1 ปี การศึกษา 2564
วิทยาลยั อาชวี ศึกษาลาปาง