คู่มือปฏิบัติงาน..

เร่อื ง คมู่ อื การปฏบิ ัติงานเลขานกุ าร

เสนอ
ครปู รยี า ปันธยิ ะ

จัดทาโดย
นางสาวคงรดั ดา ชัยชมภู

เลขที่ 4 สบล. 63.1
สาขาวชิ าการเลขานุการ

คมู่ ือการปฏิบตั งิ านเลขานุการ เลม่ นเ้ี ปน็ สว่ นหนึ่งของ
วิชา 30203-2004 การจดั การเอกสารอเิ ล็กทรอนิกส์

ภาคเรยี นที่ 1 ปกี ารศกึ ษา 2564
วิทยาลยั อาชีวศึกษาลาปาง

ก

คานา

คู่มือปฏิบัติงานเลขานุการฉบับนี้ เป็นเพียงส่วนหนึ่งของภารกิจหลักของงานเลขานุการ ซ่ึงข้าพเจ้า
นางสาวคงรดั ดา ชัยชมภู นกั ศกึ ษา สบล 63.1 สาขาวิชาการเลขานุการ วิทยาลัยอาชีวศึกษาลําปาง ได้จัดทํา
ข้ึนเพ่ือจัดเก็บข้อมูลความรู้ เก่ียวกับหลักการ แนวทาง เทคนิค ข้ันตอน วิธีการปฏิบัติงาน เพ่ือถ่ายทอดให้ผู้ท่ี
ปฏิบัติหน้าที่ เลขานุการ ได้นําไปประยุกต์ใช้ อันจะเป็นประโยชน์ต่อการปฏิบัติงาน ให้มีประสิทธิภาพมาก
ยิ่งขึ้น

ข้าพเจ้า ตระหนักดีว่า การปฏิบัติหน้าท่ี “เลขานุการ” เป็นภารกิจท่ีต้องมีความเข้าใจในบทบาท
หน้าท่ี ความรอบรู้ และความรับผิดชอบ ดังนั้นจึงหวังว่าคู่มือปฏิบัติงานเล่มนี้จะเป็นประโยชน์แก่ผู้ปฏิบัติงาน
เลขานุการ เพ่ือส่งผลใหก้ ารปฏบิ ัติงานเลขานุการสาํ เรจ็ ลลุ ว่ งดว้ ยดแี ละมีประสิทธิภาพ

ขอขอบคุณ บดิ า มารดา ครู อาจารย์ และคุณครูปรียา ปันธยิ ะ ครูผู้สอน มา ณ ทนี่ ี้ดว้ ย ผดิ พลาด
ประการใด ขา้ พเจ้าขอรบั ไว้แต่เพียงผูเ้ ดียว

คงรัดดา ชัยชมภู
สาขาวิชาการเลขานุการ

สารบญั ข

คํานาํ หนา้
สารบัญ ก
การจดั เก็บเอกสาร ข
การจัดประชมุ ฝา่ ยบรหิ าร 1
การจองท่ีพัก 9
การจองตัว๋ เครอื่ งบนิ 15
อา้ งองิ 17
ค

1

การจัดเก็บเอกสาร

ความหมายของการจัดเกบ็ เอกสาร

การเก็บเอกสาร (Filing) คือกระบวนการจัดและเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบ เพ่ือให้ง่ายต่อการค้นหา
ไดง้ ่ายในทันทีท่ตี อ้ งการ สะดวก รวดเร็ว ทันเวลา กระบวนการจัดเก็บประกอบด้วยการจําแนก จัดเรียง รักษา
คน้ หาและนํามาใชป้ ระโยชน์ มีระเบียบแบบแผน เป็นระบบ (System) มีแหล่งเก็บท่ีง่าย และปลอดภัย ช่วยให้
การปฏิบัติงานประจําวันของแต่ละหน่วยงานเป็นไปด้วยความเรียบร้อย ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย การเก็บ
เอกสารเป็นวิธีการแบ่งประเภท (Classifying) การจัด (Arranging) และการเก็บ (Keeping) เพ่ือรวบรวมให้
เอกสารอยใู่ นแหลง่ เดียวกัน อยูใ่ นแหลง่ ทีป่ ลอดภยั และสามารถคน้ หาเอกสารได้ทันทีทีต่ ้องการ

วตั ถุประสงคข์ องการจัดเกบ็ เอกสาร
ปัจจุบันมกี ารจัดทําระบบการจัดเก็บเอกสารให้เหมาะสมกับความต้องการขององค์กรไม่ว่าจะเป็นการ

เก็บเอกสารที่มาจากภายนอก สําเนาเอกสารท่ีผลิตข้ึนมาเอง หรือเอกสารอื่น ๆ ซึ่งแต่ละอย่างมีวิธีการเก็บท่ี
แตกต่างกันออกไป ดังน้ันเอกสารทั้งหมดท่ีจะเก็บไว้จะต้องได้รับการปฏิบัติให้ถูกต้องในเร่ืองการจัดการ การ
ค้นหา การยืมเอกสารรวมทั้งการส่งคืนให้ถูกต้อง ทําให้เกิดความคล่องตัวในการปฏิบัติงาน ขจัดปัญหาที่อาจ
เกิดข้ึนซึ่งเป็นอุปสรรคต่อการดําเนินงาน ฉะน้ันไม่ว่าจะเก็บเอกสารด้วยระบบใดก็ตามจะต้องมีวัตถุประสงค์
ของการเก็บ ดังนี้

1. เพ่ือความสะดวกในการค้นหา เอกสารเปรียบเสมือนหน่วยบันทึกความจําของหน่วยงานเอกสารใช้
เปน็ สิ่งอ้างอิงเป็นหลักฐานในการต่อสู้คดีความ การฟ้องร้องในศาล ซ่ึงถ้าผู้ใดมีพยานหลักฐานท่ีดีก็อาจจะชนะ
คดีความน้ันได้ ดังนั้นจึงต้องเก็บเอกสารให้มีสภาพดีใช้ได้ตลอดเวลา สามารถค้นหาได้ในทันทีท่ีต้องการเพราะ
การเกบ็ เอกสารตอ้ งการความรวดเร็ว ตอ่ เนอื่ งทนั ต่อเหตุการณ์ สานักงานจึงจําเป็นต้องมีระบบการเก็บเอกสาร
ท่สี ามารถคน้ หาได้ทันทีเมอ่ื ต้องการใช้งาน

2. เป็นแหลง่ รวมความจําต่าง ๆ สํานักงานจําเป็นต้องแยกการจัดเก็บเอกสารออกเป็นหน่วยหนึ่ง เพื่อ
ทําหน้าท่ีเป็นสมองของหน่วยงานน้ัน ๆ ใช้ทบทวนความจํา ใช้วางแผนแก้ปัญหา หรือตัดสินใจ ใช้พิจารณา
ความดีความชอบของบุคลากร ใช้ปรับปรุงงานเอกสาร จึงเป็นบันทึกความจําของหน่วยงาน สิ่งที่ต้องปฏิบัติ
หรือเคยดําเนินการเร่ืองใดเร่ืองหน่ึงในอดีตอาจใช้เป็นบรรทัดฐานการปฏิบัติงานในปัจจุบันได้ ฉะน้ันงานการ
จัดเก็บเอกสารจะตอ้ งปฏิบตั ติ ่อเน่ืองสม่าํ เสมอประจาทุกวนั

3. เพ่ือให้มีแหล่งเก็บเอกสารท่ีปลอดภัยและถาวร ไม่เกิดการชํารุดเสียหายสําหรับเอกสารที่เก่ียวกับ
ข้อเท็จจริง รายการดําเนินงานท่ีอยู่ในระยะท่ียังมีความต้องการเอกสารน้ันอยู่ ควรมีการจัดเก็บเอกสารให้
ครบถ้วน ไม่ชํารุดและสูญหาย หากเอกสารท่ีต้องการจะใช้ในภายหลังได้จัดเก็บไว้ไม่ครบถ้วนหรือสูญหายย่อม
ส่งผลกระทบต่อการปฏิบัติงานอย่างแน่นอน เพราะเอกสารต่าง ๆ มีความสําคัญต่อการดําเนินงานเป็นอย่าง
มาก หากไม่มีระบบจดั เก็บเอกสารที่ดจี ะกระจดั กระจายและสญู หายได้ ทําใหเ้ กิดอุปสรรคในการดําเนินงาน

4. เพอ่ื รวบรวมเอกสารทเ่ี กย่ี วข้องสัมพันธ์กันไว้ในแหล่งเดียวกัน การจัดเก็บเอกสารนอกจากจะต้องมี
ระบบการจัดเก็บและค้นหาท่ีเป็นมาตรฐาน เพื่อให้ถูกต้องเป็นระเบียบแล้ว การเก็บเอกสารจําเป็นอย่างยิ่งที่

2

จะตอ้ งรวบรวมเก็บไว้เป็นแหล่งเดยี วกัน เพราะถ้าแตล่ ะหนว่ ยงาน เป็นผู้เก็บเอกสารของตนเอง หากหน่วยงาน
อ่ืนต้องการเอกสารเพ่ือนําไปใช้ก็จะไม่สะดวกเท่าท่ีควร ฉะนั้นจึงควรรวบรวมเอกสารไว้เป็นหมวดหมู่ และ
จัดเก็บรวบรวมไว้ในแหล่งเดียวกัน

5. ทําให้มีมาตรฐานเดียวกันในการจัดเก็บเอกสาร การจัดเก็บเอกสารแทบทุกหน่วยงานมักจะเป็น
ระบบเฉพาะตัว เมื่อเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบไม่อยู่หรือไม่มาปฏิบัติงานก็จะไม่สามารถค้นหาเอกสารท่ีต้องการได้
หรืออาจตอ้ งใช้เวลานาน ขาดประสิทธิภาพ ระบบจัดเก็บเอกสารทีด่ ีตอ้ งมกี ารกําหนดหลกั ในการปฏิบัติไว้อย่าง
แน่นอนตายตัว เพื่อให้พนักงานทุกคนมีความเข้าใจในเรื่องการจัดเก็บ การค้นหา และการยืมเอกสาร รวมทั้ง
การส่งคืนได้ถูกต้อง ตามข้ันตอนที่วางไว้ และนอกจากมาตรฐานในการปฏิบัติงานแล้ว ควรกําหนดมาตรฐาน
ของเครอื่ งมอื เคร่ืองใช้ วธิ ีการทํางาน และมคี มู่ ือท่ใี ช้ในการปฏิบตั ิงานด้วย

6. เพ่ือความเรียบร้อยและสะอาดตา การจัดเก็บเอกสารจะมีความครบถ้วนสมบูรณ์ได้ จะต้องมีความ
เป็นระเบียบเรียบร้อยและสวยงาม มีระบบท่ีไม่ซับซ้อน ค้นหาได้ง่าย รวดเร็ว มีลักษณะยืดหยุ่นได้ เพื่อขยาย
งานเอกสารในอนาคตและสร้างภาพพจน์ท่ีดแี ก่ผใู้ ชบ้ รกิ าร

ปัญหาต่าง ๆ ในการจดั เกบ็ เอกสาร
1. ใช้ระบบการจดั เก็บทไี่ ม่มมี าตรฐาน หรือไม่เหมาะสมกบั งาน
2. ขาดเจา้ หนา้ ท่ีรบั ผิดชอบในการจัดเก็บ ค้นหาหรอื เจา้ หน้าทีข่ าดความรู้
3. ไมม่ ีระบบการยืมเอกสารไปใช้และระบบติดตามทวงถามทเ่ี หมาะสม
4. ขาดเครือ่ งมอื เครื่องใช้ เน้อื ทเี่ กบ็ เอกสารไม่เพียงพอหรอื ไม่เหมาะสมกับงาน
5. ไมม่ กี ารวางแผนและกาํ หนดระยะเวลาในการเกบ็ และทําลาย
6. ผบู้ ังคบั บัญชาของหนว่ ยงานตา่ งๆ ให้ความสนใจต่อหรือเหน็ ความสําคญั ของ การจัดเกบ็ และการ
ดาํ เนินการดา้ นเอกสารนอ้ ยไป หรอื มองข้ามความจําเป็น
7. การมเี อกสาร “สว่ นตัว” เกบ็ เอาไว้มากเกนิ ความจาํ เป็น
8. ขาดเกณฑท์ ี่แนน่ อนในการควบคุมเอกสารในดา้ นการทาํ ใหบ้ งั เกิดขึ้น
9. กฎหมายเปดิ ช่องโหว่สง่ เสริมให้ผ้ปู ฏบิ ัตงิ านในราชการไทย เกบ็ เอกสารทุกชนิดเป็นระยะเวลา
ยาวนานเกินความจําเป็น หรือเกบ็ มากกันอยา่ งไม่มมี าตรฐานท่จี ะจาํ กัดเอกสารเม่อื ถงึ เวลาอนั
สมควร
10. ลักษณะนิสยั ประจาํ ชาตขิ องคนไทยซ่ึงไม่ชอบจํากดั หรือทาํ ลายสงิ่ ใด และ เพราะ “เสยี ดาย”
วัตถุท่ีใช้ทําเอกสารขึ้นมาหรือรูปเลม่ อนั สวยงาม
11. เกดิ จากทัศนคตหิ รือความเชือ่ ที่วา่ “การท่ีมีกองเอกสารวางอยเู่ ต็มโต๊ะเปน็ ลักษณะของผูท้ ่ีมี
ความสามารถสงู และมีงานอย่ใู นความรับผดิ ชอบมากมาย เปน็ ลักษณะซึ่งแสดงออกถึงความเป็น
บคุ คลสําคญั น่าเล่ือมใสแก่ผพู้ บเหน็ โดยทัว่ ไป”
12. มีสาเหตุมาจากการทํางานประจําวนั อยูม่ าก จนกระท่งั ไม่มีเวลาท่จี ะปรับปรุงการจดั เก็บเอกสาร
ซึ่งหมดความสาํ คญั ในการใชง้ านอีกต่อไป

3

การควบคมุ เอกสาร
การควบคมุ เอกสารนัน้ หมายถึง การควบคมุ ในการผลิต การจดั เก็บ และการกําจัดหรือทําลายเอกสาร

เม่อื หมดความจําเปน็ ท่ีจะต้องใชอ้ กี ต่อไป ดงั นั้นจงึ อาจแบ่งการควบคุมเอกสารออกเป็น 3 ข้นั ตอน คอื
1. การควบคุมหรือการทาลายเอกสารบังเกิดข้ึน คือ การควบคุมปริมาณการพิมพ์สําเนา การโร

เนียวหนังสือ หรอื เอกสาร การถา่ ยสาเนา การออกแบบฟอร์ม
2. การควบคุมในการจัดเก็บ ควรจําแนกเอกสารออกเป็น 4 ประเภทใหญ่ ๆ ดังที่ได้กล่าวมาแล้ว

ข้างต้น คือเอกสารที่ยังอยู่ในระหว่างปฏิบัติงานเอกสารท่ีโต้ตอบเสร็จแล้ว เอกสารซ่ึงมีความสําคัญ และ
เอกสารซ่ึงสมควรทําลาย เอกสารประเภทท่ี 1 และ 2 ควรเก็บไว้ในบริเวณท่ีทํางานประจําวัน เอกสารท่ีไม่ใช้
บ่อย ๆ เช่น เอกสารท่ีสําคัญควรส่งไปเก็บไว้ ณ ห้องหรือศูนย์เก็บเอกสารกลาง เม่ือครบระยะเวลาท่ีใช้อ้างอิง
แล้วควรเสนอขออนุมัติทําลายโดนด่วนเพื่อเป็นการประหยัดเน้ือที่เก็บเอกสาร และไม่ทําให้สํานักงานรุงรังไม่
เป็นระเบียบ

การดาเนินการควบคุมการจัดเกบ็ เอกสาร มขี ั้นตอนต่าง ๆ ดังต่อไปน้ี คอื
(1) เอาเอกสารแตล่ ะแฟม้ หรือแต่ละกองออกมาสาํ รวจ
(2) แยกประเภทเอกสารท่ีไม่ได้ใช้งานบอ่ ย หรอื หมดคา่ ในการใชอ้ อกจาก เอกสารท่ยี ัง
ต้องการใชเ้ ป็นประจาํ วัน
(3) จัดกลมุ่ ประเภทของหัวเร่อื งการจาํ แนกแฟม้ ในตเู้ อกสารหรือช้ันเสยี ใหม่ เพื่อให้การคน้ หา
ง่ายเมื่อต้องการใช้ภายหลัง
(4) วางมาตรฐานการดาํ เนินการจัดเกบ็ เอกสารเสียใหม่ ดังนี้

ก. ถ้าเป็นเอกสารซึ่งยังดําเนินการไม่เสร็จ คอยตอบรับหรือสอบหลักฐานต้องรอไปอีกนาน
ควรเก็บเข้าตู้เอกสารในลิ้นชักที่ 1 หรือ 2 แต่ถ้าเป็นเรื่องท่ีต้องทําให้เสร็จในวันน้ันหรือวันรุ่งขึ้น ไม่จําเป็นต้อง
เกบ็ อาจท้งิ คา้ งอยูใ่ นแฟ้มหรือในกระบะเกบ็ เอกสารบนโต๊ะก็ได้

ข. สําหรับเอกสารท่ีได้มีการตอบโต้เสร็จแล้ว แต่ยังมีความจําเป็นท่ี จะต้องใช้อ้างอิงในการ
ตอบโต้เอกสารอย่บู างคร้ัง แม้จะไมบ่ อ่ ยคร้งั นกั เราอาจจะเกบ็ ไว้ในลนิ้ ชกั ท่ี 3 หรอื 4 กไ็ ด้

ค. เอกสารที่มีความสําคัญทางกฎหมาย ประวัติศาสตร์ หรือเกี่ยวกับหลักฐานทางการเงิน
หรือเอกสารซ่ึงปฏิบตั เิ สรจ็ เรียบรอ้ ยแลว้ แต่อาจจําเป็นต้องเกบ็ ไวร้ ะยะหน่ึง แต่ไม่ควรเก็บไว้ ณ สถานท่ีทํางาน
ให้สง่ ไปเกบ็ ไว้ตามศนู ยเ์ ก็บเอกสารของกรมหรือหนว่ ยงานนัน้

ง. ควรจะมีคณะกรรมการกําหนดการจัดเก็บเอกสารของกรมหรือกอง หรือมีหน่วยงานซึ่งจะ
รบั ผดิ ชอบในการกําหนดระยะเวลาในการจัดเก็บเอกสารต่าง ๆ ของกรมหรือหน่วยงานนั้น ๆ เพ่ือให้เจ้าหน้าที่
ผู้ปฏบิ ัตงิ านไดย้ ดึ ถือเป็นหลกั ในการจดั เก็บต่อไป

4

3. การควบคุมในการกาจดั เอกสารซึง่ ไม่มคี ่า
การท่ีไม่มีกฎเกณฑ์กําหนดให้มีการสํารวจเอกสารเพื่อหาทางกําจัดเอกสารซึ่งไม่มีค่าในการใช้อ้างอิง
อีกต่อไป ทาให้ปริมาณเอกสารเพ่ิมมากขึ้นทุกที จนเกิดการกองเอกสาร (Piling) อยู่ทั่วไปตามหน่วยงาน
ราชการ ซง่ึ ขดั ตอ่ หลกั การจัดเกบ็ เอกสาร (Filing) ที่ดี
เพื่อท่ีจะหาทางทาลายเอกสารท่ีไม่มีคุณค่าในการอ้างอิงต่อไป จึงสมควรท่ีจะได้มีการกําหนดให้
เจ้าหน้าที่ปฏิบัติงานสํารวจเอกสารเพ่ือจํากัดอย่างน้อยปีละคร้ัง โดยทําเป็นรายการเสนอขออนุมัติทาลายต่อ
ผบู้ ังคบั บัญชาระดบั กอง
การทาํ ลายเอกสารจะทาํ ได้โดย การเผา ขาย ใช้เครื่องทําลายเอกสารไฟฟ้า (ในกรณีที่เป็นเอกสารลับ)
การจะทําลายโดยวธิ ใี ดก็แลว้ แต่คา่ ของเอกสารแต่ละชนิดเปน็ สําคัญ

การทาํ ลายเอกสาร
ในการทาํ ลายเอกสารนน้ั หลกั สาํ คัญคือจะตอ้ งมีการกําหนดระยะเวลาในการ
จัดเก็บเอกสารต่าง ๆ ทั้งน้ี เพ่ือจะได้มีการสํารวจเพื่อเป็นการคัดเลือกและเสนอขออนุมัติทําลายต่อไปตาม
รายละเอียดข้างต้น

- เกบ็ ไว้ 1 ปี ไดแ้ ก่ หนังสือเข้า-ออก ตดิ ต่อระหวา่ งหนว่ ยงาน ซ่ึงไดม้ ีการดาํ เนินการตามนั้นเรียบร้อย
แลว้

- เก็บไว้ 2 ปี ได้แกแ่ บบฟอร์มเก่ยี วกับการเงินดา้ นต่าง ๆ รายงานและสรปุ ผลเก่ยี วกับการปฏิบัตงิ าน
เปน็ การภายใน

- เก็บไว้ 7 ปี ไดแ้ ก่สญั ญารบั จ้างต่าง ๆ ข้อตกลงต่าง ๆ ซ่ึงเป็นลายลักษณ์อักษร (ให้เก็บต่อไปอีก 7 ปี
หลังจากเสร็จสิ้นลงตามสญั ญาน้ัน ๆ แลว้ ) บญั ชีพัสดตุ ่าง ๆ รวมทง้ั บนั ทกึ เกยี่ วกบั การเปลยี่ นแปลงพัสดุน้ัน ๆ

- เกบ็ เทา่ ทก่ี ฎหมายหรอื กฎข้อบังคบั เฉพาะอยา่ งได้ระบเุ อาไว้หรือเกบ็ เอาไวใ้ นระยะเวลาอนั สมควร
- เกบ็ ตลอดไป ได้แก่ โฉนด พนั ธบตั ร ทะเบียนยานพาหนะ ระเบียบของกรม ฯลฯ

ประเภทของเอกสาร
เอกสารประเภทตา่ ง ๆ โดยทั่วไปอาจจะจาํ แนกได้เปน็ 4 ประเภทใหญ่ ๆ คือ

1) เอกสารท่ียังอยู่ในระหว่างปฏิบัติงาน หมายถึง เอกสารโต้ตอบที่ยังปฏิบัติไม่เสร็จรวมท้ังเอกสารท่ี
โตต้ อบเสร็จแล้ว แตย่ ังมคี วามจาํ เป็นทจี่ ะตอ้ งใชใ้ นการอา้ งอิงอยบู่ ่อย ๆ

2) เอกสารท่ีได้มีการโต้ตอบเสร็จแล้ว แต่ยังมีความจําเป็นที่จะต้องใช้ในการอ้างอิงโต้ตอบเอกสารอยู่
ในบางครง้ั

3) เอกสารซึ่งมีความสําคัญ หมายถึง เอกสารบางอย่างท่ีมีทางประวัติศาสตร์ ทางกฎหมาย วรรณคดี
หรือเกี่ยวกับหลกั ฐานการเงนิ

4) เอกสารซึ่งสมควรทําลาย หมายถึง เอกสารซึ่งไม่มีค่าในการใช้อ้างอิงอีกต่อไป หรือเอกสารซึ่งพ้น
ระยะเวลาท่ีควรเก็บอีกต่อไป

5

นอกเหนือไปจากนี้เราอาจจําแนกเอกสารออกเป็นประเภทใหญ่ ๆ ได้อีกอย่าง คือ เอกสารท่ัวไปและ
เอกสารลับ การจําแนกเอกสารออกเป็นประเภทต่าง ๆ ดังกล่าวข้างต้นจะมีความสัมพันธ์อย่างใกล้ชิดกับการ
ควบคุมในการจัดเกบ็ เอกสาร

ระบบมาตรฐานในการจัดเก็บเอกสาร
การจัดเก็บเอกสารไวใ้ นแฟ้ม เราอาจจัดเก็บโดยระบบการจาํ แนกเอกสารระบบใดระบบหนึ่งดังน้ี

1) จาแนกตามหัวข้อเร่ือง คือ กรณีท่ีเราจําแนกเอกสารออกเป็นหัวข้อใหญ่ ๆ ตามหน้าที่ความ
รับผิดชอบของหน่วยงานน้ัน ๆ หรือจําแนกตามบริการที่ให้แก่ผู้อื่น เอกสารโดยทั่วไปจะมีหัวข้อใหญ่ ๆ
10 หมวด ดงั น้ี คือ

1. หมวดท่ี 1 การเงนิ และงบประมาณ
2. หมวดท่ี 3 มตคิ ณะรัฐมนตรี คําส่งั ระเบยี บ คมู่ อื
3. หมวดท่ี 3 การโตต้ อบ
4. หมวดที่ 4 การบริหารทว่ั ไป
5. หมวดท่ี 5 การบรหิ ารบคุ คล
6. หมวดท่ี 6 เบด็ เตล็ด
7. หมวดท่ี 7 การประชมุ
8. หมวดที่ 8 การฝึกอบรม บรรยาย ทนุ และการดูงาน
9. หมวดท่ี 9 พสั ดุ ครภุ ัณฑ์ ทด่ี นิ และสิง่ ก่อสร้าง
10. หมวดท่ี 10 สถิติ และรายงาน
เพ่อื ให้ผู้อ่านสามารถเข้าใจและปฏบิ ตั ใิ นการจําแนกเอกสารโดยถูกตอ้ ง จึงจะขอให้คาํ อธิบายในการ
คัดเลอื กเอกสารใหเ้ ปน็ หมวดหมู่ตามหัวขอ้ 10 หมวด พอสังเขป ดังน้ี

หมวดที่ 1 การเงนิ งบประมาณ
ในหมวดน้ี กาํ หนดใหจ้ ัดเก็บเอกสารอนั เกี่ยวกบั การเงนิ ซง่ึ อาจแยกหวั ข้อได้ดงั นี้

- งบประมาณ
- เงินเดอื น ค่าจา้ ง
- เงินสะสม เงินยมื
- เงนิ ช่วยเหลือต่าง ๆ เช่น คา่ เลา่ เรียนบตุ ร คา่ รกั ษาพยาบาล
- เงนิ คา่ ใช้สอย เช่น คา่ น้ํา คา่ ไฟ คา่ โทรศัพท์
- เงินค่าตอบแทน เช่น คา่ นาํ้ ค่าไฟ คา่ โทรศัพท์
- เงินค่าบาํ เหนจ็ บํานาญ
- เงินอดุ หนุน ฯลฯ เปน็ ต้น

6

หมวดที่ 2 คําสั่ง ระเบยี บ คมู่ ือ มติ ครม.
กําหนดให้จัดเก็บเอกสารอันเก่ียวกับคําสั่งของฝ่ายและกอง คําส่ังของหัวหน้าหน่วยงาน คําส่ังทั่วไป ระเบียบ
ประกาศต่าง ๆ กฎหมาย กฎกระทรวง พระราชบัญญัติ คู่มอื และมติตา่ ง ๆ

หมวดท่ี 3 โต้ตอบ
เรื่องโต้ตอบทั่วไป ให้พยายามจัดไว้ในหมวดเอกสารท่ีเร่ืองน้ันเก่ียวข้องอยู่ เช่น เรื่องโต้ตอบเก่ียวกับการเงินก็
จดั หมู่ไว้ในหมวด “การเงิน งบประมาณ” หรือถ้าเป็นเร่ืองโต้ตอบเกี่ยวการแต่งต้ังโอนย้ายบุคคล ก็จัดหมู่ไว้ใน
หมวด “บริหารงานบุคคล”
ฉะน้ัน แฟ้มเอกสารที่จะจัดหมู่ไว้ในหมวด “โต้ตอบ” นี้ ก็ได้แก่เอกสารโต้ตอบเร่ืองการบริจาค หรือการขอ
ความร่วมมอื จากหนว่ ยงานต่าง ๆ การขอชมกจิ การ เป็นต้น

หมวดที่ 4 บริหารทัว่ ไป
กําหนดให้จัดเก็บเอกสารอันเก่ียวกับการแบ่งส่วนราชการ หน้าท่ีความรับผิดชอบและเรื่อง หรือคําส่ังซึ่งมี
ลักษณะเป็นการบริหารงาน การมอบอํานาจหน้าท่ีให้ทาหน้าท่ีแทนหรือการรักษาการในตําแหน่งใดตําแหน่ง
หนึ่ง

หมวดท่ี 5 บรหิ ารบุคคล
ในหัวข้อน้ีกําหนดให้จัดเก็บเอกสารประเภททะเบียนราชประวัติ การพิจารณาความดีความชอบ การบรรจุ
แตง่ ตัง้ การโอน การยา้ ย การลาออก วนิ ยั การขอยมื ตัวข้าราชการ การสอบเล่ือนขั้น การกําหนดตําแหน่งใหม่
ฯลฯ

หมวดที่ 6 เบด็ เตล็ด
กาหนดให้จัดเก็บเอกสารประเภทซึ่งไม่สามารถจัดเข้าหมวดใดหมวดหน่ึงท่ีตั้งไว้เป็นเร่ืองพิเศษ และปริมาณ
เอกสารยงั ไมม่ ากพอทีจ่ ะต้ังข้ึนเปน็ หมวดเอกสารใหม่ก็ได้ ก็ให้จัดเข้าในหมวดเบ็ดเตล็ดนี้ อย่างไรก็ตาม ไม่ควร
จดั เก็บแฟม้ ไว้ในหมวดนมี้ ากนัก หากมเี อกสารมากพอควรก็ใหต้ ้ังหมวดใหม่เพ่ือความสะดวกในการค้นหา

หมวดท่ี 7 ประชุม
ในหมวดน้ี กาหนดให้จัดเก็บเรื่องราวเก่ียวกับการประชุมทั่วๆ ไป แต่ถ้าเป็นการประชุมเก่ียวกับเรื่องใดเร่ือง
หนึ่งในหัวข้อทกี่ าหนดไว้ กใ็ หน้ ามารวมไวใ้ นหัวขอ้ น้นั ๆ เช่น การประชุมเกี่ยวกับการพิจารณาโทษข้าราชการท่ี
ผดิ วนิ ยั ทต่ี ้องนาไปเข้าแฟ้มท่วี า่ ด้วยการบรหิ ารบคุ คล ดังนี้ เป็นต้น

หมวดท่ี 8 ฝึกอบรม บรรยาย และดูงาน
ให้จดั เก็บเอกสารประเภทท่มี ีการฝึกอบรม สัมมนา หรือบรรยายเกี่ยวกบั เรอ่ื งใดเร่ืองหนึ่ง ขา้ ราชการไดร้ ับทนุ
ไปศกึ ษาต่อต่างประเทศในประเทศ หรอื ได้รบั ทนุ ดูงานทเ่ี ก็บไว้ในหมวดน้ี เช่น การฝกึ อบรมข้าราชการ เปน็ ตน้

7

หมวดท่ี 9 พสั ดุ ครุภณั ฑ์ ท่ดี ินและส่งิ กอ่ สร้าง
ให้จดั เก็บเอกสารประเภทซื้อและจัดหาพัสดุครุภัณฑ์สานักงานต่างๆ แบบแปลนส่ิงก่อสร้าง ทะเบียนทรัพย์สิน
ตลอดถงึ เอกสารในการประกวด เรียกประกวดราคา จ้างเหมาก่อสร้าง การแต่งตั้งกรรมการตรวจรับพัสดุ งาน
จ้างเหมา เปน็ ต้น

หมวดที่ 10 สถิตแิ ละรายงาน
กําหนดให้จัดเก็บเอกสารประเภทรายงานและสถิติต่างๆ เช่น รายงานการตรวจอาคาร รายงานปีเกิด-ตาย
รายงานการใชน้ ํ้ามันเช้อื เพลิง สถิตปิ ระชากร ฯลฯ เปน็ ต้น
สาหรับหน่วยงานทมี่ ีลักษณะงานพิเศษ เอกสารบางแฟม้ ไมส่ ามารถจดั เขา้ ในหมวดต่าง ๆ เหล่านี้ และมีเอกสาร
มากพอสมควรกใ็ หต้ ้งั เพม่ิ เตมิ เปน็ หมวดท่ี 11-12 หรือ 13 ตามลาํ ดบั

2) จาแนกตามรายชื่อของหน่วยงานหรือบุคคลซึ่งเกี่ยวข้องด้วย เช่น อาจจําแนกเป็นกรม
อาชีวศกึ ษา กรมการบินพาณชิ ย์ หรือนายสวัสด์ิ เปน็ ต้น

3) จาแนกตามสถานที่ตั้งของหน่วยงาน ซึ่งอาจต้ังอยู่ในเขตท่ีต่างกัน เช่น สรรพากร เขต 3 เขตการ
ทางสระบุรี หรือผู้แทนจําหน่ายสาขากรุงเทพฯ สาขานครสวรรค์ ซ่ึงอาจเป็นหัวข้อใหญ่และจากหัวข้อนี้หากมี
หน่วยย่อยในการดาเนินงานเลก็ ลงไปกว่าน้ีอีก และเป็นเรอื่ งทสี่ ําคัญ เรากอ็ าจจําแนกย่อยลงไปได้อกี เชน่
สรรพากร เขต 9

1 สรรพากรจงั หวดั นครศรธี รรมราช
2 สรรพากรจงั หวดั นราธวิ าส
ผูแ้ ทนฝ่ายขายภาค 1
1 กรงุ เทพฯ
2 สมุทรปราการ
3 ชยั นาท
4) จาแนกโดยใช้เลขรหสั แทนเรอ่ื งหนึง่ ๆ
เช่น แฟ้มประเภทท่ี 01 เป็นเรื่องเก่ยี วกับการบริหารบคุ คล แฟม้ ประเภทที่ 02 เป็นเร่ืองเกี่ยวกับงานสารบรรณ
เป็นต้น ซึ่งจําเป็นต้องให้หมายเลขแก่เอกสารประเภทต่างๆ และทําคู่มือประกอบเพื่อความสะดวกแก่การ
จัดเก็บและค้นหาด้วย การจะใช้ระบบใดระบบหน่ึงจําแนกเอกสารเพ่ือการจัดเก็บหรืออาจใช้หลายระบบผสม
กันกไ็ ดส้ ุดแลว้ แต่สะดวก ปริมาณ และประเภทของเอกสาร ตลอดจนนโยบายของหน่วยงานหน่ึง ๆ เป็นสําคัญ
ระบบหน่ึงอาจจะเหมาะสมกับหน่วยงานหนึ่ง แต่อาจจะไม่เหมาะสมกับอีกหน่วยงานก็ได้แต่ภายในหน่วยงาน
เดียวกันควรใชร้ ะบบการจําแนกเอกสารซ่ึงเป็นมาตรฐานเดียวกัน โดยพยายามใช้ระบบอํานวยความสะดวกใน
การเก็บและคน้ หา และผู้จัดเก็บหรือค้นหาเอกสารเข้าใจได้ดี โดยท่ัวไปแล้ว หน่วยงานต่าง ๆ มักนิยมใช้ระบบ
การจําแนกเอกสารระบบท่ี 1 มากที่สุด ท้งั หน่วยงานของราชการและเอกชน

8

ขอ้ คิดเกยี่ วกับการจาแนกเร่ือง
1. กาํ หนดหัวข้อเร่ืองท่ีสน้ั กะทดั รัดแต่คลุมใจความทง้ั หมด
2. หัวข้อเรื่องแต่ละเรื่องไม่ควรซาํ้ ซ้อนหรือใกลเ้ คยี งกัน
3. หัวข้อเรือ่ งแต่ละเร่ืองควรมีความหมายเด่นชดั ตคี วามหมายได้เป็นอยา่ งเดียว
4. ควรใชภ้ าษาง่าย ๆ ท่รี ู้จักกันโดยทัว่ ไป

องคป์ ระกอบในการจัดเกบ็ เอกสารที่ดี
1. เปน็ ระบบท่สี ามารถรับการขยายตัวของหนว่ ยงานในอนาคตได้
2. ผู้เชย่ี วชาญด้านเกบ็ เอกสารจะเป็นผูก้ ําหนดระบบการเก็บเอกสารท่ีดี
3. เปน็ ระบบทถ่ี ูกกาํ หนดข้นึ โดยคาํ นึงถงึ การประหยัดเวลาและค่าใชจ้ า่ ยด้วย
4. เปน็ ระบบซงึ่ ทาให้การค้นหาเอกสารเปน็ ไปไดอ้ ยา่ งรวดเรว็
5. เปน็ ระบบซงึ่ ทาํ ใหก้ ารจดั เก็บเอกสารเรยี งลาํ ดับตามความสาํ คัญและลาํ ดับ ก่อนหลังของเอกสารใน
กลุ่มแฟ้มกลุ่มหนง่ึ หรือเอกสารพวกหน่ึง
6. เป็นระบบทง่ี ่ายต่อการเขา้ ใจของผูป้ ฏบิ ตั งิ าน
7. เปน็ ระบบท่ีเหมาะสมกบั การดําเนินงานของหนว่ ยงานน้ัน

วิธกี ารจัดเก็บเอกสารท่ดี ี
1. จําแนกประเภทเอกสารตามลกั ษณะที่จะอํานวยประโยชนใ์ หแ้ ก่ การปฏิบัติงานของหนว่ ยงานนนั้
2. กาํ หนดประเภทเอกสารท่จี ะจัดเกบ็ ในตู้เอกสารตา่ งๆโดย
- เกบ็ เอกสารท่ีใช้เสมอในตลู้ ิ้นชกั หรือลิน้ ชักในระดบั สายตา ( โดยเฉพาะตู้เหล็กส่ลี น้ิ ชกั )
- เกบ็ เอกสารทจ่ี ะใชอ้ า้ งอิงนานๆคร้งั ไว้ในตทู้ บึ หรือตูไ้ มค้ รงึ่ กระจก
3. การจําแนกแฟม้ เอกสารทเ่ี ก็บไว้ในล้นิ ชักควรใชร้ ะบบการอา่ นหนังสือ คอื เรยี งจากซ้ายไปขวา
4. ไม่ควรเกบ็ เอกสารมากกวา่ 1 เรอื่ งในแฟม้ เดียวกัน
5. ไมค่ วรเก็บเอกสารมากกว่าเกินไปในแฟม้ หนึง่ ( ไม่ควรเกนิ 50-60 แผ่น )
6. ไม่ควรเก็บหนังสือปนกบั แฟ้มเอกสาร
7. ควรมีการควบคมุ การจดั เก็บและค้นหาเอกสารโดยเคร่งครัด
8. เมื่อคน้ เอกสารและนําออกมาใช้เสรจ็ แลว้ ควรรีบนําไปเกบ็ ที่เดมิ
9. ถ้ายืมเอกสารหรือแฟ้มไปใช้งาน จะตอ้ งใส่ “บัตรยมื ”หรือ “แฟ้มยมื ” ไวแ้ ทนจนกว่าจะนาํ เอา
เอกสารหรอื แฟ้มทย่ี มื ไปมาคนื
10. เอกสารท่ีใชแ้ ลว้ แต่ตอ้ งเกบ็ ไว้ระยะหนง่ึ และไมไ่ ด้ใชอ้ ้างองิ บ่อยควรเก็บไว้ ณ ชั้นลา่ งสดุ ของตู้
หรือชั้นเก็บเอกสาร
11. ควรยา้ ย/แยกเอกสารไปเกบ็ ไวท้ ุกปี และอย่าเคลื่อนย้ายเอกสารท่ยี งั ไมไ่ ด้ แยกใสแ่ ฟม้ ไปเก็บ
12. ไม่ควรซอ้ื ตู้เอกสารเพ่ิมโดยไมจ่ ําเป็น เพราะจะทาํ ใหเ้ กดิ ปญั หาความไม่ พอเพียงของพนื้ ท่ี
ปฏิบตั งิ าน ควรพยายามใช้ตู้ ชั้น และเคร่อื งเก็บเอกสารที่ มอี ย่เู ดมิ โดยปรับให้ไดม้ าตรฐาน

9

การจัดประชมุ ฝา่ ยบรหิ าร

การประชุม หมายถงึ การที่บุคคลตงั้ แต่ ๒ คนขน้ึ ไป มารว่ มปรกึ ษาหารือเพอื่ รว่ มกนั คิดอย่างมี
วตั ถปุ ระสงค์ มีระเบียบวิธี และเวลาท่ีกําหนดให้

องคป์ ระกอบทส่ี าคญั ตอ่ การจัดห้องประชุม ประกอบดว้ ย
1. ประเภทของการประชมุ และกจิ กรรม
2. จํานวนผู้เขา้ รว่ มประชุม
3. ลักษณะของหอ้ งประชมุ
4. ความต้องการของผู้ดําเนนิ การประชุม

รูปแบบการจัดหอ้ งประชุม
สถานทีป่ ระชมุ เป็นส่งิ ท่สี าํ คัญป็นอย่างยิ่งทาํ ใหก้ ารประชุมสํารจ็ ลลุ ่วงไดด้ ว้ ยดี อุปกรณ์ต่าง ๆ ในการ

จัดประชุมตอ้ งพร้อมดงั องคป์ ระกอบของจัดหอ้ งประชุม แบง่ ออกไดเ้ ป็น ๔ รูปแบบคือ
1. แบบโรงภาพยนตร์ หรอื แบบโรงละคร
2. แบบรูปตัวยู
3. แบบเกา้ อ้ี
4. แบบกลุ่มอภิปราย สามารถจดั ตามลักษณะ ๔ รูปแบบ
4.1. แบบรปู ส่ีเหลย่ี มผนื ผา้
4.2. แบบตวั ท่ี
4.3. แบบวงกลม
4.4. แบบรูปไข่

ประเภทของการประชุม
1. การประชมุ เพ่ือแจ้งใหท้ ราบ
2. การประชมุ เพื่อขอความคิดเหน็
3. การประชุมเพ่ือหาข้อตกลงร่วมกัน
4. การประชุมเพ่ือหาข้อยุติ หรอื เพ่ือแก้ปญั หา

1. การประชุมเพอ่ื แจง้ ให้ทราบ
วัตถุประสงค์ - เพ่ือแจ้งคําสั่ง

- เพ่ือช้แี จงนโยบาย วัตถุประสงค์ วธิ ปี ฏิบัติ
- เพอื่ แถลงผลงาน หรือความกา้ วหน้าของงาน เชน่ การปฐมนิเทศ การบรรยาย
ทางวชิ าการ
ผแู้ จ้ง - ตอ้ งเตรียมเรื่องทจ่ี ะแจ้งให้เข้าใจอย่างแจ่มชัด

10

ผู้ฟงั - ต้องตั้งใจฟงั สงสัยให้ชักถาม
- ไมม่ หี นา้ ทแ่ี สดงความคิดเห็น
- ถา้ เขา้ ใจแลว้ ถือวา่ ยุติ

ลักษณะสําคญั - ไม่มกี ารลงคะแนนเสยี ง

2. การประชุมเพื่อขอความคิดเหน็
วัตถปุ ระสงค์ - เพอื่ ฟังความคิดเหน็ จากผ้เู ขา้ ร่วมประชุม เพื่อประธาน หรอื ผู้เกี่ยวข้องจะนาํ ไปประกอบการ

ตดั สินใจ เช่น การสัมมนา
ลักษณะเฉพะ – ความเห็นของผูเ้ ข้าร่วมประชมุ ไม่มีผลผกู พันต่อการตัดสินใจของประธาน

- ผู้เข้าร่วมประชุมมหี นา้ ที่ให้ความคิดเห็น ความสามารถที่จาํ เป็น คอื การพูด การฟัง และ
การใหเ้ หตุผล
- ไมม่ ีการลงคะแนนเสยี ง
จุดอ่อน - ผู้เขา้ ร่วมประชุมบางคนไมย่ อมพดู ในที่ประชุมแต่กลับไปพดู นอกหอ้ งประชมุ

3. การประชุมเพ่อื หาข้อตกลงรว่ มกนั
วตั ถุประสงค์ - เพือ่ หาข้อตกลงร่วมกันซ่งึ ผูกพนั การกระทําของผูเ้ ข้ารว่ มประชมุ
ลักษณะเฉพาะ - ผเู้ ขา้ รว่ มประชมุ มสี ว่ นได้สว่ นเสีย

- บรรยากาศมกั เครง่ เครยี ด ต้องสรา้ งบรรยากาศเอง
- ความรว่ มมือการส่อื สารที่มีประสิทธภิ าพ และการใช้เหตุผลอยา่ งมหี ลกั เกณฑ์เป็นเง่ือนไข
สําคญั
- เม่ือมกี ารโต้แยง้ จนเหลอื คู่แข่ง ๒-๓ คน แล้วอาจมีผขู้ อให้ประธานเป็นผ้ตู ัดสนิ ใจ
ประธาน - ต้องกําหนดประเดน็ ใหช้ ดั เจน
- วางตัวเป็นกลางอยา่ งเคร่งครัด
- อาจกาํ หนดเกณฑ์การตดั สินใจด้วยว่าควรจะทําอย่างไร
ผูเ้ ขา้ รว่ มประชมุ - ถา้ คนมสี ่วนได้ส่วนเสยี ต้องเตรียมเหตผุ ล ท่จี ะสนับสนุนส่ิงทตี่ นเองต้องการและ
ขณะเดยี วกนั ต้องใจกว้างทจี่ ะรบั ฟังความคิดเห็นของผอู้ ืน่ ดว้ ย

4. การประชุมเพอื่ หาขอ้ ยุติ หรือเพ่อื แกป้ ัญหา
ลกั ษณะสําคญั - ผู้เข้ารว่ มประชุมมีความทดั เทียมกันในการแสดงข่อคดิ เห็น เพือ่ หาข้อยตุ หิ รือหาทางแก้ไข

ปญั หา
ประธาน - ในการประชุมเพอ่ื หาขอ้ ยุติรว่ ม ประธานตอ้ งชีป้ ระเด็นหลักให้ทป่ี ระชมุ หาข้อยตุ ิโดย

นาํ เสนอข้อมูลพ้นื ฐานรวมทั้งประเดน็ กฎหมาย เพ่ือประกอบการพจิ ารณาและสรุปข้อยุติ
รว่ มจากท่ีประชุม
- ในการประชุมเพื่อแก้ปัญหา ประธานต้องชี้ให้ท่ปี ระชมุ เห็นวา่ ปัญหาคอื อะไร ทีต่ ้องให้
เกิดข้ึนคืออะไร ขณะนเี้ บี่ยงเบนอย่างไร กอ่ ให้เกิดความเสียหายอยา่ งไร ขอใหท้ ปี่ ระชมุ
พิจารณาสาเหตขุ องปัญหาต่อไป ขอให้ทป่ี ระชุมพิจารณาหนทางแกป้ ัญหา ซงึ่ มักมี หลาย ๆ

11

ทางที่ประชุมควรเลอื กแกป้ ัญหาทางใด
การประชมุ ทมี่ ีประสทิ ธิผล

1. บรรลุวตั ถปุ ระสงคข์ องการประชมุ
2. มติของทีป่ ระชุมต้องวสามารถนาํ ไปปฏิบัตใิ หเ้ กดิ ผล
3. ผ้เู ข้าร่วมประชุมสว่ นใหญ่พึงพอใจในการประชุมนนั้
4. ใชเ้ วลาและงบประมาณอย่างประหยัดและเหมาะสมกบั การประชุมนนั้

ภาพที่ 1.1 ขน้ั ตอนของขบวนการประชุม

ภาพที่ 1.2 ข้ันตอนเตรยี มการประชุม

12

ข้ันตอนเตรยี มการประชุม
บทบาทของประธาน

กอ่ นการประชุม
1. ร่วมกบั เลขานกุ ารกําหนดระเบียบวาระ
2. ศึกษารายละเอยี ดของระเบียบวาระ
3. กําหนดแนวทาง หรอื เกณฑ์ในการดําเนนิ การประชมุ (วางกลยทุ ธใ์ นการประชมุ )

ขณะประชุม
1. กลา่ วเปดิ ประชมุ และสรา้ งบรรยากาศทด่ี ี
2. ระบปุ ระเด็นทจ่ี ะให้ทปี่ ระชุมทราบ-แจ้งดว้ ยว่าเปน็ การประชุมประเภทไหน
3. กระตุ้นใหผ้ ้เู ขา้ รว่ มประชุมแสดงความคดิ เหน็
4. ควบคุมให้ท่ปี ระชมุ อยู่ในประเดน็
5. คอยสรปุ ประเดน็ หรือมติที่ประชมุ
6. กล่าวปิดประชมุ

ภายหลงั ประชุม
1. รว่ มมือกบั เลขาฯ ตรวจรา่ งมตทิ ปี่ ระชุม
2. ติดตามให้มีการปฏบิ ัติตามมติทป่ี ระชุม

บทบาทของเลขานกุ าร

ก่อนการประชุม
1. ร่วมกบั ประธานจัดระเบยี บวาระ
2. เตรียมขอ้ มลู เพ่ือแจกจ่ายล่วงหนา้ ให้ผเู้ ขา้ รว่ มประชมุ
3. เป็นผู้สรปุ ประเด็นใหท้ ป่ี ระชมุ พิจารณา
4. จัดเตรยี มสถานทปี่ ระชุม
5. เตือนผเู้ ข้าประชุมก่อนถึงเวลาประชุม

ขณะประชุม
1. ดูแลความเรยี บรอ้ ยของที่ประชมุ
2. ช่วยเหลือประธานในการแจง้ ระเบียบวาระในการประชมุ
3. เปน็ ผู้ขแ้ี จงรายละเอยี ดประกอบระเบียบวาระ
4. ชว่ ยประธานทาํ การสรุปมติของท่ปี ระชุม
5. จดบันทึกการประชุม

ภายหลังประชมุ
1. รา่ งมตทิ ี่ประชุมเพ่ือเสนอประธาน

13

2. เวยี นมตขิ องท่ีประชมุ เพอื่ ผู้เข้าร่วมประชุมแกไ้ ข หรอื ลงนาม
3. รว่ มมือกบั ประธานเพ่ือให้มีการปฏบิ ัตติ ามมติ

บทบาทของสมาชิกผเู้ ขา้ ประชมุ

ก่อนการประชุม
1. ศกึ ษาระเบียบวาระของการประชมุ
2. ศกึ ษาและเตรยี มตัวประชมุ ตามวาระต่างๆ
3. เข้าประชุมตามเวลาที่นดั

ขณะประชุม
1. แสดงบทบาทใหส้ อดคล้องกบั ระเบียบวาระ และประเภทของการประชุม
2. ตอ้ งรักษาบรรยากาศของที่ประชุม
3. ต้องพร้อมทจ่ี ะรับมอบหมายงานตามมติทปี่ ระชมุ
4. ต้องพร้อมท่จี ะยอมรบั มติของท่ปี ระชุม

ภายหลงั ประชมุ
1. ต้องตรวจรา่ งรายงานการประชุม
2. ต้องพร้อมทจี่ ะลงมือปฏิบัติตามมตทิ ี่ประชุมอยา่ งจรงิ จัง

การจดั วาระการประชุม

หน่วยงานผู้เสนอวาระการประชุม หรือฝา้ ยเลขานุการ จะต้องสรปุ เร่อื งราวความเป็นมาของเรอื่ ง
รวมท้งั ประเดน็ ทีจ่ ะนําเสนอ ในแตล่ ะวาระการประชมุ เพ่อื อํานวยความสะดวกต่อการพิจารณาของ
คณะกรรมการ และทีส่ าํ คัญ คือ จะเป็นฐานขอ้ มลู ที่จะทาํ ให้ทป่ี ระชมุ พิจารณาไดอ้ ย่างรอบคอบ ถูกตอ้ งและ
รวดเรว็

การจัดทาํ เอกสารประกอบวาระการประชมุ ทีด่ ี จะตอ้ งกระชับ ชดั เจน และตรงประเดน็ หากมกี ฎ
ระเบยี บ พระราชบัญญัติ หรือมตทิ เ่ี กยี่ วข้อง จะต้องนําเสนอเปน็ ข้อมลู ประกอบการพจิ ารณาดว้ ย โดยมี
ระเบยี บวาระตา่ งๆ ดังนี้

1. วาระเพ่ือทราบ
ผู้เสนอวาระนส้ี ่วนใหญจ่ ะเปน็ ประธานแจง้ เรอื่ งตา่ งๆ ให้ทป่ี ระชมุ ทราบ รวมทัง้ เรื่องทฝี่ ่ายเลขานกุ าร

จัดระเบยี บวาระ เพ่อื แจง้ ทปี่ ระชุมทราบ ซึ่งเป็นเรือ่ งทไี่ ม่ตอ้ งหาขอ้ ยุติหรือการพิจารณาจากท่ีประชมุ เช่น
การรายงานกิจกรรม หรือผลการดาํ เนินงานของหน่วยงาน

2. วาระรับรองรายงายการประชมุ
เปน็ การรับรองรายงานการประชุมครง้ั ทีผ่ า่ นมา

3. วาระเพ่ือพิจารณา
เป็นเร่ืองที่ต้องการให้ท่ปี ระชุมพจิ ารณา เพ่ือนาํ ไปเปน็ นโบายและแนวทางในการปฏบิ ัติงานหรือ

14

เปน็ ไปตามอํานาจหรือหน้าท่ีของคณะกรรมการชุดนน้ั ( การจดั ทาํ เอกสารประกอบวาระน้ี ฝา่ ยเลขานุการ
หรือหนว่ ยงานเจา้ ของเรอื่ งผู้เสนอวาระ จะต้องศึกษาเรื่องราวให้ละเอียดและสรปุ ความเปน็ มาของเรื่องให้
ชัดเจนและครอบคลุม เพื่อเป็นพน้ื ฐานในการพจิ ารณาทีถ่ ูกต้อง

4. วาระอ่นื ๆ
เป็นเรอื่ งที่ไม่ได้จัดเข้าในวาระใดวาระหนึ่ง ในการประชุมแต่ละครั้ง แต่อาจมีเร่ืองเรง่ ดว่ นจําเป็นที่

จะต้องนําเสนอคณะกรรมการพจิ ารณา ก็สามารถจดั เข้าในวาระอนื่ ๆ ได้

ภาพท่ี 1.3 แบบระเบียบวาระการประชุม

15

การจองท่พี กั

ขนั้ ตอนในการเข้าพกั โรงแรมและรีสอรท์

ขนั้ ตอนในการเขา้ พกั ในโรงแรมและรีสอรท์ มีขัน้ ตอนท่ีสาํ คัญดงั ต่อไปนี้

1. การจองห้องพกั

เริ่มต้นจากการจองห้องพักก่อน โดยสามารถจองได้สองวิธี คือ การจองห้องพักโดยตรงผ่านทาง
โทรศพั ท์หรอื ไปจองทโ่ี รงแรม และการจองผา่ นทางเวบ็ ไซตท์ ี่เปดิ ใหบ้ รกิ ารรับจองนัน่ เอง ซึ่งกม็ วี ธิ กี ารจองดังนี้

 การจองโดยตรง ให้โทรศัพท์ไปยังโรงแรมหรือรีสอร์ท พร้อมแจ้งรายละเอียดท่ีสําคัญให้ชัดเจน
เช่น เข้าพักกี่คน ต้องการห้องพักแบบไหน อยากได้บริการเสริมอะไรบ้าง วันท่ีเช็คอิน ข้อมูลการ
ตดิ ตอ่ และอ่นื ๆ ทที่ างพนักงานสอบถาม สว่ นใครทสี่ ะดวกเดินทางไปโรงแรมหรือรีสอร์ทโดยตรง
ก็สามารถไปจองกับทางโรงแรมได้เลย ซ่งึ กม็ ีขอ้ ดตี รงทสี่ ามารถดหู อ้ งจริงไดด้ ว้ ย

 การจองผ่านเว็บไซต์รับจอง โดยในปัจจุบันก็มีเว็บไซต์ที่เปิดให้จองห้องพักเป็นจํานวนมาก
สามารถจองผ่านเว็บไซต์เหล่าน้ันได้เลย แต่ท้ังน้ีก็ต้องดูด้วยว่าเว็บไซต์มีความน่าเช่ือถือมากแค่
ไหน เพราะอาจเจอกบั เวบ็ ไซต์ที่เปน็ พวกมจิ ฉาชพี ได้นัน่ เอง

2. การเช็คอิน

เม่ือถึงวันเข้าพัก ให้เข้าไปที่ประชาสัมพันธ์เพื่อแจ้งชื่อท่ีได้ทําการจองห้องพักเอาไว้ พร้อมกับย่ืนบัตร
ประชาชนหรอื พาสปอร์ต เพ่ือให้พนักงานตรวจเช็คข้อมูลและกรอกรายละเอียดของผู้เข้าพักลงไปในระบบของ
โรงแรม รวมถึงเบอร์โทรศัพท์และท่ีอยู่เพื่อให้ติดต่อง่ายข้ึน นอกจากน้ีทางโรงแรมก็อาจจะขอเงินประกัน
เพม่ิ เตมิ เพอ่ื ปอ้ งกนั ห้องพกั เสียหาย ซง่ึ จะเปน็ จํานวนเงินมากนอ้ ยเท่าไหร่ กข็ นึ้ อยู่กับแตล่ ะโรงแรมดว้ ย

3. การเชก็ เอาท์

สําหรบั การเช็กเอาท์ออกจากโรงแรมท่พี กั จะตอ้ งเช็กเอาท์ให้ตรงตามเวลาที่กําหนดไว้ เพราะหากเกิน
เวลาก็อาจต้องเสียค่าใช้จ่ายเพ่ิมเติม ดังน้ันควรเช็คเวลาที่ต้องเช็กเอาท์ให้ดี และที่สําคัญต้องจัดเตรียมเสื้อผ้า
ขา้ วของให้เรยี บร้อยก่อนถงึ เวลาเชก็ เอาท์ดว้ ย จะได้ไมล่ มื ของเอาไว้น่ันเอง

สิง่ ที่ควรทาเมอื่ เข้าพกั
เม่ือเข้าพักในโรงแรมหรือรีสอร์ท มีส่ิงที่ผู้เข้าพักควรทํา เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาและเพื่อความปลอดภัย

ของตนเองตลอดจนทรพั ยส์ ินดงั ตอ่ ไปน้ี
 อ่านกฎของโรงแรม และทาตามกฎอยา่ งเคร่งครัด เพราะหากทําผิดกฎอาจจะต้องเสียคา่ ปรบั
เพม่ิ เติมและมีปญั หาตามมาไดน้ ั่นเอง
 ตรวจสอบล็อคประตูให้ดี วา่ สามารถใชง้ านได้ปกติหรือไม่ คือจะตอ้ งล็อคได้อย่างแน่นหนาและไม่
มีการชาํ รดุ เสยี หาย ทัง้ น้หี ากมคี วามผดิ ปกติใดทีล่ ็อคประตู ควรแจ้งให้พนกั งานของทางโรงแรมมา
แกไ้ ขใหท้ นั ที
 ตรวจสอบปลกั๊ ไฟในห้อง เพ่ือป้องกนั ไฟช็อตหรือไฟฟา้ ลัดวงจรทีอ่ าจก่อให้เกิดไฟไหม้ได้

16
 ห้ามเปิดประตูห้องให้กับคนแปลกหน้าเด็ดขาด เพ่ือความปลอดภัยของตัวคุณและคนใน

ครอบครัวเอง
 ควรชาร์จแบตโทรศัพท์ให้เต็มอยู่เสมอ จะได้พร้อมใช้งานตลอดเวลา และต้องพกติดตัวไปด้วย

ทุกคร้งั หากมีเหตกุ ารณไ์ ม่คาดฝันเกิดขึ้น จะได้ตดิ ตอ่ ขอความช่วยเหลอื ไดท้ นั
สง่ิ ทไี่ ม่ควรทาเมอ่ื เข้าพัก

เพอ่ื การเข้าพกั ภายในโรงแรมและรีสอร์ทอย่างปลอดภัย มสี งิ่ ทีไ่ มค่ วรทําอยา่ งเด็ดขาด ดังต่อไปนี้
 ทาเสยี งดงั โวยวาย เพราะโรงแรมรีสอรท์ สว่ นใหญม่ กั จะมีผู้เขา้ พักเป็นจํานวนมาก การทําเสียงดัง

โวยวายจงึ อาจจะไปรบกวนห้องขา้ งๆ ได้ ซ่งึ กจ็ ะเกิดปญั หาความไมพ่ อใจกันตามมาน่ันเอง
 ลักลอบนาสัตว์เข้าห้องพัก โดยโรงแรมส่วนใหญ่มักจะมีกฎข้อห้ามไม่ให้นําสัตว์เข้าห้องพักอย่าง

เดด็ ขาด ซ่งึ หากนาํ เข้าไปแล้วถูกจบั ได้ ก็จะต้องเสยี ค่าปรบั ตามท่ีทางโรงแรมกําหนด
 วางของมีค่าไว้นอกกระเป๋า จะทําให้เสี่ยงต่อการถูกลักขโมย ลืมเก็บ หรือทําหล่นหายได้ ดังน้ัน

ทางที่ดคี วรเกบ็ ไว้ในกระเปา๋ ตลอดเวลาจะดีกว่า
 หยิบของในห้องติดมือกลับไป การทําแบบนี้แม้ว่าจะเป็นของท่ีไม่ได้มีมูลค่ามากมาย ก็เข้าข่าย

เป็นการลกั ขโมยเชน่ กัน เพราะฉะนนั้ ไมค่ วรหยบิ ของในห้องพักกลับไปด้วยอยา่ งเด็ดขาด
ข้อควรระวังในการเข้าพกั โรงแรมและรสี อรท์

การเข้าพักในโรงแรมและรีสอร์ท มีข้อควรระวังท่ีจะต้องทําความเข้าใจ เพื่อความปลอดภัยของตัวผู้
เขา้ พักเอง ซึง่ ขอ้ ควรระวงั ได้แก่

1. อย่าบอกเลขห้องของตนเองให้กับคนอื่นรู้ แม้จะเป็นการบอกโดยไม่ได้ตั้งใจก็ตาม โดยเฉพาะ
ผู้หญิงที่ไปพักคนเดียว

2. ต้องสอบถามเรื่องราคาค่าใช้จ่ายให้เรียบร้อย เพราะคงไม่ดีแน่ หากวันเช็กเอาท์แล้วพบว่ามี
คา่ ใชจ้ า่ ยสว่ นเกินเพิม่ เขา้ มาจนนา่ ตกใจ ซ่งึ ก็ทาํ อะไรไม่ไดน้ อกจากยอมจา่ ยไปแบบงง ๆ

3. ในขนั้ ตอนการจองหอ้ งพัก หากจองจากเว็บไซต์ ต้องดูใหด้ ีวา่ เว็บไซตเ์ ชอ่ื ถือไดห้ รือไม่
การเข้าพักในโรงแรมและรีสอร์ทจะต้องทําตามข้ันตอนอย่างถูกต้อง และทําความเข้าใจเกี่ยวกับส่ิงที่
ควรทาํ ไมค่ วรทํา รวมถงึ ขอ้ ควรระวงั อย่างชัดเจน เพอื่ จะได้ไม่เกิดปัญหาตามมาในระหว่างเข้าพัก ไม่ว่าจะเป็น
การถูกโกง การมีปัญหากับทางโรงแรม หรือเรื่องของความปลอดภัย ที่สําคัญอย่าลืมอ่านกฎระเบียบของทาง
โรงแรมให้ดกี ่อน จะได้ไมเ่ ผลอทาํ ผิดกฎโดยไม่ร้ตู วั

ภาพท่ี 1.4 การจองท่ีพกั

17

การจองตวั๋ เครอ่ื งบนิ

1. วธิ กี ารค้นหาตัว๋ เครื่องบิน

ภาพท่ี 1.5 การเลือกประเภทเทย่ี วบิน
1. เลือกประเภทเที่ยวบนิ

1.1 ไป-กลับ
1.2 เที่ยวเดยี ว
1.3 หลายเมือง
2. เลอื กต้นทาง
จากตัวเลือกท่ีกําหนด เช่น กรุงเทพ หรือ โตเกียว เป็นต้น ท้ังนี้ เลือกได้เพียงสองประเทศเท่าน้ัน คือ
ประเทศไทย และประเทศญีปุ่น

ภาพที่ 1.6 การเลือกปลายทาง

3. เลอื กปลายทาง
ท่านสามารถเลือกเมืองที่เร่ิมต้นออกเดินทางได้จากตัวเลือกที่กําหนดให้ เช่น กรุงเทพฯ ทั้งนี้ ระบบ

อนุญาตให้ออกเดินทางออกจากเมืองต่างๆ ภายในประเทศไทยเท่านั้น

18

4. เลือกประเภททนี่ ่งั
หากทา่ นต้องการค้นหาตว๋ั เครื่องบินเฉพาะ ตั๋วในชน้ั ประหยัด ท่านสามารถเลือกได้จากตัวเลอื กในช่อง

นี้ ซง่ึ จะประกอบไปดว้ ย
1. ชน้ั ประหยดั
2. ชน้ั ประหยดั พิเศษ
3. ช้ันธุรกจิ
4. ชัน้ หนึง่ หรอื หากตอ้ งการดูทกุ ราคา ท่านสามารถเลือกตัวเลือก ไมร่ ะบุ

5. เลอื กเฉพาะเที่ยวบนิ ทบ่ี ินตรงเทา่ นนั้
หากท่านต้องการค้นหาเฉพาะเที่ยวบินที่เป็นเที่ยวบินสําหรับบินตรง ไม่แวะเปลี่ยนเคร่ือง (Transit)

ให้ท่านเลือกตัวเลือกน้ี ไม่เช่นน้ัน ท่านจะได้ผลการค้นหา ทั้งท่ีเป็นเที่ยวบินบินตรง และเที่ยวบินที่ต้องแวะ
เปลย่ี นเครอ่ื งสนามบินอน่ื กอ่ น

ภาพที่ 1.7 การเลือกจํานวนผู้เดินทาง

6. เลือกจานวนผู้เดินทาง
ระบบจะกาํ หนดจํานวนผ้เู ดนิ ทางไวอ้ ตั โิ นมัตทิ ่ี ผู้ใหญ่ 1 ท่าน หากท่านเดินทางกับเด็ก และทารก ท่าน

สามารถระบุจํานวนของผู้เดินทางเหล่าน้ันได้ โดยอายุที่กําหนดไว้ของผู้เดินทางแต่ละประเภท จะประกอบไป
ด้วย 1) ผู้ใหญ่ จะต้องมีอายตุ ั้งแต่ 12 ปีขึ้นไป 2) เด็ก จะต้องมีอายุระหว่าง 2 – 11 ปี และ 3) ทารก จะต้องมี
อายไุ ม่ถงึ 2 ปี

7. เลอื กวนั เดินทาง
ท่านจาํ เปน็ ต้องเลือกวันเดินทาง อย่างน้อยหน่ึงวนั หากท่านเลือกคน้ หาตัว๋ เครื่องบิน แบบไป – กลับ

ทา่ นต้องระบุท้ังวันท่ีทา่ นต้องการเดินทางไป และวนั ที่ท่านเดินทางกลบั

ภาพที่ 1.8 การเลือกเวลาเดนิ ทาง

19
วิธีการเลือกทําได้ง่าย ๆ เพียงคลิกที่ช่องวันเดินทาง ระบบจะแสดงปฏิทินมาให้ท่านเลือก หากท่าน
ต้องการเลือกเดือนที่ไม่ได้แสดงในปฏิทิน ท่านสามารถคลิกท่ีสัญลักษณ์ “>” เพื่อขยับไปทีละหน่ึงเดือน
ท่านสามารถระบุวันเดินทางกลับ ได้เช่นเดียวกับวิธีการระบุวันเดินทางในขาไป นอกจากนี้ หากท่าน
ประสงค์อยากได้เฉพาะต๋ัวเคร่ืองบินท่ีเป็นเท่ียวบินในตอนเช้าเท่าน้ัน ท่านสามารถเลือกในตัวเลือกท่ีเขียนว่า
“เวลาใดก็ได้” ท่ีอยู่ติดกับช่องสําหรับระบุวันเดินทาง โดยในตัวเลือกน้ี จะมีตัวเลือกให้เลือกประกอบไปด้วย
1. เวลาใดกไ็ ด้ 2. เช้าตรู่ 3. เช้า 4. บา่ ย 5. เยน็ และ 6. กลางคนื

2. วิธีการเลอื กเทยี่ วบนิ

หลงั จากทีท่ ่านคลิกป่มุ “คน้ หา” เป็นท่เี รียบรอ้ ยแล้ว ระบบจะแสดงผลการค้นหาโดยจะแสดงราคาต๋ัว
เคร่ืองบินของแต่ละสายการในเส้นทางท่ีท่านเลือก โดยจะเรียงจากราคาท่ีถูกท่ีสุด ไปหาราคาท่ีแพงที่สุด
สามารถปรับเปล่ียนมุมมองการแสดงผลได้สองแบบคือ 1. แสดงราคา และ 2. แสดงเวลา โดยเลือกท่ีเมนู
ทางดา้ นขวาของหนา้ จอ ดังภาพ

ภาพที่ 1.9 การเลือกเท่ียวบนิ
1. แสดงราคา โดยระบบจะแสดงเท่ยี วบินพรอ้ มราคา ดังรปู

ภาพท่ี 1.10 การแสดงราคาพร้อมเทย่ี วบิน

20

2. แสดงเวลา โดยระบบจะแสดงตารางเวลา พรอ้ มกับตั๋วเคร่ืองบินของแต่ละสายการบินในชว่ งเวลาต่าง ๆ
ทีม่ ีเทีย่ วบนิ ดังรปู

ภาพที่ 1.11 การแสดงตารางเวลา

หากท่านต้องการเลอื กเท่ียวท่ีต้องการ ทา่ นสามารถเลือกด้วยการคลกิ ที่ปมุ่ หรอื

เลือกเพยี งบางเท่ยี วบนิ ท่ที า่ นตอ้ งการเทา่ นนั้ ใหท้ ําการคลิกที่ปุ่ม “เลือกเทย่ี วบนิ นี้” จากนั้นระบบจะให้เลอื ก

เที่ยวบนิ ทเี่ หลือ ท่านสามารถเลอื กเที่ยวบนิ น้นั ไดด้ ว้ ยการคลิกทปี่ มุ่ หลงั จากนนั้ ระบบจะ

แสดงรายละเอยี ดทัง้ หมดเก่ียวกบั ตัว๋ เคร่ืองบิน และเที่ยวบินท่ที า่ นเลือก รวมไปถงึ เงื่อนไขของตวั๋ เครื่องบิน

และวิธกี ารชาํ ระเงนิ ขน้ั ตอนตอ่ ไปใหท้ ่านคลิกทปี่ มุ่ “จอง” อีกคร้งั เพ่ือตรวจสอบรายละเอียด และเงื่อนไขตัว๋

เครือ่ งบนิ รวมทั้ง รายละเอียดราคาตวั๋ เคร่ืองบิน หากทา่ นต้องการจองตั๋วเครื่องบินน้ี ให้ท่านยืนยนั ความ

ประสงคใ์ นการเลือกซื้อต๋ัวเครื่องบนิ ดว้ ยการทําเคร่ืองหมายถกู ที่

เพื่อยืนยันว่า ท่านได้ทําการศึกษา และเข้าใจรายละเอียดต่าง ๆ เก่ียวกับต๋ัวเครื่องบินน้ี เป็นท่ี
เรียบร้อยแล้ว หากท่านต้องการจองตั๋วเคร่ืองบินที่ท่านได้เลือกไว้เลยในทันที ท่านสามารถคลิกที่ปุ่ม “จอง
รายการน้ีทันที” หรือหากต้องการเท่ียวบินอ่ืนๆ ตลอดจนสินค้าอื่น ๆ เพ่ิมเติมอีก เช่น ที่พัก เป็นต้น ท่าน
สามารถคลกิ ทีป่ มุ่ “เพม่ิ เข้าตะกรา้ ” ได้ แลว้ คอ่ ยทาํ การจองพร้อม ๆ กัน ในขัน้ ตอนตอ่ ไป

21

3. ลบสินค้าท่เี ลือกไว้ ออกจากตะกรา้ สนิ ค้า

ภาพท่ี 1.12 ปมุ่ ลบทง้ิ

หากทา่ นต้องการยกเลกิ หรือลบรายการท่ที ่านได้เลอื กไว้ในตะกรา้ สนิ ค้า ท่านสามารถทําการยกเลิกได้

ง่าย ๆ เพียงเข้าไปยงั ตะกร้าสินค้า และมองรายการท่ีท่านต้องการลบทง้ิ

จากน้นั ให้ทา่ นคลกิ ท่ปี ุ่ม “ลบท้งิ ” ในรายการที่อยใู่ นตะกร้าสินคา้ ทที่ ่านเลือก เพียงเท่านี้ รายการนั้นก็

จะถกู ลบออกจากตะกรา้ สินค้าในทนั ที

4. จองตว๋ั เคร่อื งบิน

หากท่านต้องการจองตัว๋ เคร่ืองบนิ นี้ทนั ที ทา่ นสามารถทําได้ดว้ ยการคลิกท่ีปุ่ม “จอง” เพือ่ ไปสขู่ น้ั ตอน

การกรอกรายละเอยี ดของผเู้ ดินทาง รวมไปถึง ขน้ั ตอนการชาํ ระเงนิ ในวธิ ตี ่าง ๆ โดยมีรายละเอยี ด ดังต่อไปนี้

ขนั้ ตอนที่ 1 รายละเอียดผเู้ ดินทาง ขั้นตอนนี้ เป็นขน้ั ตอนการกรอกรายละเอยี ดของผู้เดินทาง

ประกอบไปดว้ ย ชอื่ นามสกลุ เพศ วันเดือนปเี กดิ อเี มล เปน็ ตน้ รวมไปถงึ หากทา่ นทําการจองใหบ้ คุ คลอ่ืน ให้

ทาํ เครือ่ งหมายถูกหนา้ ข้อความ "ซ้ือให้บคุ คลอืน่ " และทาํ การกรอกขอ้ มูลของผเู้ ดินทาง เมื่อกรอกข้อมลู ครบ

หมดแลว้ ใหท้ ่านคลกิ ทีป่ มุ่ เพ่ือสู่ขัน้ ตอนการชาํ ระเงิน

ภาพท่ี 1.13 การจองตั๋วเคร่ืองบนิ

ขนั้ ตอนที่ 2 การชําระเงนิ หลงั จากกรอกขอ้ มูลผูเ้ ดนิ ทางเสร็จส้ินแลว้ ช้ันตอนถดั มาจะเป็นการเลือก
วธิ ีการชําระเงิน

ขั้นตอนที่ 3 สรปุ การจอง หลังจากเลือกวิธกี ารชําระเงิน และชําเงนิ เรยี บรอ้ ยแล้ว ระบบจะแสดงข้อมลู
สรปุ การจอง

22

5. การชาระเงิน

การชําระเงนิ จะอยู่ข้ันตอนท่ี 2 ของการทาํ จอง ท่านจําเปน็ จะตอ้ งเลือกวิธกี ารชําระเงิน โดยเลอื ก
วิธกี ารชาํ ระเงนิ หน่ึงวธิ ีจากท้งั หมด 2 วิธี ประกอบดว้ ย 1. บตั รเครดิต 2. โอนเงินผ่านบัญชธี นาคาร

ภาพที่ 1.14 การชําระเงนิ
1. ชาํ ระเงนิ ออนไลน์ ดว้ ยบัตรเครดติ

ท่านสามารถชําระเงนิ ด้วยบตั รเครดติ ตอ่ ไปน้ี 1. Master Card 2. VISA และ 3. JCB
หมายเหตุ

1. ขอสงวนสิทธ์ิเฉพาะบตั รเครดิตท่ีออกบตั รในประเทศไทย หรอื ญ่ปี นุ่ เท่านนั้
2. เฉพาะการชําระเงนิ ดว้ ยบตั รเครดติ อาจมคี า่ ธรรมเนยี มการจา่ ยผ่านบัตรเครดติ โปรดตรวจสอบใน
ขัน้ ตอนการชําระเงนิ
นอกจากน้ี เรายังเพ่ิมความปลอดภัยให้กับระบบ เพื่อให้ท่านมั่นใจในการใช้บัตรเครดิต เราได้เพิ่ม
ข้ันตอนในการตรวจสอบที่เรียกว่า 3-D Secure technology ขั้นตอนนี้จะช่วยป้องกันบุคคลอื่นแอบอ้างใช้
บตั รเครดิตของทา่ น

หลงั จากที่ท่านเลือกวิธกี ารชําระเงนิ ด้วยบตั รเครดิต ระบบจะนาํ ทา่ นไปยงั หน้าจอสาํ หรบั กรอก
รายละเอียดบัตรเครดติ ประกอบไปดว้ ย 1. หมายเลขบตั รเครดิตค 2. วันหทดอายุ 3. รหสั ความปลอดภัย
จาํ นวน 3 หลกั โดยหมายเลขดังกลา่ วสามารถตรวจสอบได้จากภาพดงั น้ี

23

ภาพที่ 1.15 การชาํ ระเงินด้วยบตั รเครดติ

2. โอนเงนิ ผ่านบญั ชธี นาคาร
ทา่ นสามารถโอนเงนิ ผา่ นบญั ชีธนาคารมายงั บญั ชีของบรษิ ัท ดงั รายละเอยี ดต่อไปนี้

 
 ธนาคารกรุงเทพ  ธนาคารไทยพาณิชย์
 ชื่อบญั ชี บริษทั เอช.ไอ.เอส. ทวั ร์ส์ จากดั  ชชื่อบญั ชี บริษทั เอช.ไอ.เอส. ทวั ร์ส์ จากดั
 เลขท่ีบญั ชี 105 420 9000  เลขท่ีบญั ชี 188 200 6333
 ประเภทบญั ชี ออมทรัพย์ สาขาบางกะปิ  ประเภทบญั ชี ออมทรัพย์ สาขาไทมสแควร์

เมอื่ ทา่ นดําเนนิ การกรอกข้อมูลตา่ ง ๆ เรียบร้อยแลว้ ใหท้ า่ นทาํ การคลิกปมุ่ ต่อไป ขน้ั ตอนท่ี 3 เสรจ็
สมบูรณ์ หลงั จากที่ทา่ นดาํ เนินการตามขั้นตอนต่าง ๆ ข้างต้นเปน็ ทเ่ี รียบรอ้ ยแล้ว ทา่ นจะไดร้ บั หมายเลขการ
จอง หรือ Booking number ทัง้ นี้ หากท่านต้องการตรวจสอบการจอง หรือดาํ เนินการชาํ ระเงินในภายหลงั
(เฉพาะกรณีที่ยังไม่ได้รับการยืนยันการจอง) รวมไปถึงการยกเลกิ การจอง ทา่ นสามารถเข้าไปดาํ เนินการได้ใน
ส่วนของ My Page รายละเอียดเพ่ิมเติม

ภาพที่ 1.16 เสรจ็ สน้ิ การจอง

ค

อา้ งองิ

bangkok.go.th เกรด็ ความรู้เก่ียวกบั การจัดเก็บเอกสาร. [ระบบออนไลน์]. แหลง่ ท่ีมา
http://www.bangkok.go.th › News › first › 1.2.pdf [17 กันยายน 2564]

dmcr.go.th เกร็ดความรู้เกี่ยวกับการจัดการประชุมฝา่ ยบริหาร. [ระบบออนไลน์]. แหล่งท่ีมา
https://dmcrth.dmcr.go.th/attachment/dw/download.php?WP [17 กนั ยายน 2564]

guilinlake.com เกรด็ ความรเู้ ก่ียวกบั การจองท่ีพกั . [ระบบออนไลน์]. แหล่งท่ีมา
http://www.guilinlake.com/article [17 กันยายน 2564]

th.hisgo.com เกรด็ ความร้เู กี่ยวกับการจองต๋ัวเคร่ืองบนิ . [ระบบออนไลน์]. แหล่งที่มา
https://th.hisgo.com/th/static/contents/th/book-flight.htm [17 กันยายน 2564]