02- PS- KEWANGAN (1)

Pelan Perancangan Strategik: Bidang Pentadbiran 2016-2020

UNIT KEWANGAN

1.0 PENDAHULUAN

Bidang kewangan merupakan salah satu bidang pengurusan yang penting di sesebuah
organisasi seperti sekolah.Terdapat 4 jenis kumpulan kewangan yang diurus oleh pihak
sekolah iaitu Kumpulan Kewangan Kerajaan,Kumpulan Wang Awam ,Kumpulan Wang Asrama
dan Kumpulan Kewangan yang diurus melalui eSPKB dibawah terletak dibawah seliaan
Jabatan Akauntant Negara Malaysia.

Kesemua kumpulan kewangan ini perlu diurus dengan efektif bagi memastikan setiap
sen peruntukan yang diterima sama ada dari pihak kerajaan atau dari komuniti dibelanja dan
diurus mengikut arahan perbendaharaan yang ditetapkan dan pekeliling kewangan yang
sedang berkuatkuasa. Kecekapan dalam pengurusan kewangan ini merupakan intipati utama
PPPM 2013-2025.Juteru, adalah menjadi KPI utama pihak pengurusan sekolah untuk
mencapai pengurusan berstatus cemerlang dalam pengurusan kewangan untuk keempat
kumpulan kewangan tersebut

Bagi mencapai hasrat dan impian itu semua pihak di sekolah ini perlu memahami dan
menghayati KPI itu dan seterusnya menyusun strategi yang sesuai bagi mencapai impian
tersebut.

2.0 OBJEKTIF

2.1 Memastikan Pembantu Tadbir yang dilantik untuk mengurus kumpulan kewangan
sekolah dapat mengurus kewangan dengan cemerlang dan mematuhi prosedur
kewangan yang telah ditetapkan oleh pihak Perbendaharaan.

2.2 Memastikan Ketua Panitia dan Ketua Unit yang mempunyai peruntukan sendiri
mengurus kewangan mengikut prosedur kewangan yang sedang dikuatkuasakan.

2.3 Mencapai taraf Sijil Pengurusan Kewangan Cemerlang untuk ke empat-‘empat
kumpulan pengurusan kewangan sekolah.

2.4 Memastikan pengurusan Aset Alih dan Aset Tak Alih kerajaan dapat diurus dengan
sempurna mengikut prosedur yang ditetapkan oleh pihak kerajaan.

2.5 Dapat menjadi benchmark kepada sekolah-sekolah lain dalam pengurusan
kewangan sekolah..

38

Pelan Perancangan Strategik: Bidang Pentadbiran 2016-2020

3.0 SENARAI AJK

3.1 Pengerusi : Tn. Abdul Aziz Mohamed Zain - Pengetua

3.2 Tim Pengerusi : En. Anuar Sidek - PK Pentadbiran

3.3 Setiausaha : Pn. Dayang Zubaidah - Pembantu Tadbir

3.4 AJK : En. Duraman Ramlee -PK HEM

: Sapri Mahrup - PK KOKUM

: Dg. Nismah Awang Addul Rahman - PK Tingkatan 6
: Japrin Kulit – Kum. Kewangan eSPKB - Ketua Pembantu Tadbir
: Rasinam Hj Marman –Kum. Kew. Kerajaan -Pembantu Tadbir

: Dayang Zubaidah (Kum Wang SUWA & PWR) -Pembantu Tadbir

: Saniah Yakcub (Kumpulan Wang Asrama) - Penyelia Aasrama

:Ketua Bidang

:Ketua Unit

:Ketua Panitia Mata Pelajaran

:Pegawai Aset

39

Pelan Perancangan Strategik: Bidang Pentadbiran 2016-2020

4.0 CARTA ORGANISASI UNIT KEWANGAN

PENGERUSI
Hj. Abdul Aziz bin Mohamed Zain

Pengetua Cemerlang DG54

TIMBALAN PENGERUSI
Anuar bin Sidek

Penolong Kanan Pentadbiran DG48

SETIAUSAHA
Dg. Zubaidah Pg. Ampuan Ibrahim

Pembantu Operasi N11

PENOLONG KANAN HEM PENOLONG KANAN Ko-KUM PENOLONG KANAN PENTADBIRAN PENOLONG KANAN TINGKATAN 6
Anuar bin Sidek – DG48 Sapri bin Marup – DG48 Anuar bin Sidek – DG48 Dg. Nismah binti Abdul Rahman

JURU AUDIT DALAMAN (Asrama) JURU AUDIT DALAMAN (KWS) JURU AUDIT DALAMAN (KWK) PK T6 DG48
Dg. Irme Hafziany binti Ag. Yusof Lenny Kuan Amanda Wong Li Ling
Guru DG41 Guru DG44 JURU AUDIT DALAMAN (e-SPKB)
Guru DG41 Edward Jack
KUMPULAN WANG SUWA/PWR KUMPULAN WANG KERAJAAN Guru DG48
KUMPULAN WANG ASRAMA Dg. Zubaidah binti Pg Ampuan Ibrahim Rasinam binti Marman
Saniah binti Yacob Pembantu Tadbir N22 PENYEDIA e-SPKB
Pembantu Operasi N11 Japrin Chin bin Kulit
Penyelia Asrama N22 Ketua Pembantu Tadbir N22

JAWATANKUASA SEBUTHARGA KETUA PANITIA MATA PELAJARAN PERAKU I
Ketua Unit Anuar bin Sidek - PKI DG48
Durahman @ Durahman bin Wahap
PEGAWAI ASET KERAJAAN
Mohd. Yamin bin Siki -Guru DG44 - PK HEM DG48

PEGAWAI PEMERIKSA JAWATANKUASA PENGURUSAN PERAKU II
ASET KERAJAAN Hj. Abdul Aziz bin Mohamed Zain
40
Pengetua Cemerlang DG54
PEGAWAI PELUPUSAN

Pelan Perancangan Strategik: Bidang Pentadbiran 2016-2020

5.0 PENCAPAIAN SEMASA- (TOV)

BIL TAHUN SIJIL AUDIT

1. 2010 Tanpa Teguran - Memuaskan
2. 2011 Tanpa Teguran- Memuaskan
3. 2012 Tanpa Teguran - Memuaskan
4. 2013 Tanpa Teguran - Memuaskan
5 2014
Tanpa Teguran -Baik
6.0 PELUNJURAN – (ETR)

BIL TAHUN SIJIL AUDIT

1. 2016 Tanpa Teguran - Cemerlang
2. 2017
3. 2018 Tanpa Teguran- Cemerlang
4. 2019
5 2020 Tanpa Teguran - Cemerlang

Tanpa Teguran - Cemerlang
Tanpa Teguran –Cemerlang
Anugerah Pengurusan Kewangan Cemerlang

7.0 ANALISIS SWOT

7.1 KEKUATAN
7.1.1 Bilangan Pembantu Tadbir yang cukup
7.1.2 Pegawai Aset yang berdedikasi
7.1.3 Pembantu Tadbir yang mengurus gaji staf berdedikasi dan
berpengalaman
7.1.4 Kemudahan

7.2 KELEMAHAN
7.2.1 Terdapat Pembantu Tadbir dan penyelia Asrama kurang cekap dan kurang
7.2.2 pengalaman dalam pengurusan kewangan sekolah
7.2.3 Terdapat sesetengan Pembantu Tadnir atau Penyelia Asrama yang berkira
dari segi kerja
7.2.4 Sikap kerja bertangguh dan kurang teliti serta tidak mahu dengar nasihat
7.2.5 Terdapat pembantu Tadbir dan Penyelia Asrama yang lebih cenderung
kepada urusan peribadi peribadi

41

Pelan Perancangan Strategik: Bidang Pentadbiran 2016-2020

7.3 PELUANG
7.3.1 Terdapat Ketua Pembantu Tadbir di sekolah jiran yang berpengalaman yang
7.3.2 boleh membantu memberi bimbingan dan tunjuk ajar
7.3.3 Audit Dalam Bahagian Beaufort sentiasa bersedia memberi bimbingan dan
khidmat nasihat kepada pihak sekolah
7.3.4 Pihak PPD papar sentiasa memberi kursus dan bangkel untuk membantu
membetulkan pengurusan kewangan sekolah

7.4 ANCAMAN
7.4.1 Urusan peribadi Pembantu Tadbir dan Penyelia Asrama yang mengganggu
penupuan kepada pengurusan kewangan sekolah

8.0 ISU-ISU

BIL ISU UTAMA
1. Ketua Pembantu Tadbir,Pembantu Tadbir dan Penyelia Asrama kurang

pengalaman dalam pengurusan kewangan sekolah.
2. Sikap kerja bertangguh dan Tidak fokus kepada kerja hakiki dalam kalangan

Ketua Panitia ,ketua Unit dan Pembantu Tadbir
3. Ahli Jawatankuasa Pengurusan Akaun dan Kewangan sekolah, Juru Audit Dalam

dan Ahli Jawatankuasa Pengurusan Aset Sekolah tidak berfungsi sepertimana
yang diharapkan
4. Rekod Kewangan dan Aset kerajaan tidak diselenggara dengan baik oleh
Pembantu Tadbir,Ketua Panitia dan Ketua Unit.

42

Pelan Perancangan Strategik: Bidang Pentadbiran 2016-2020

9.0 PELAN STRATEGIK DAN PELAN TINDAKAN

9.1.Isu: Ketua Pembantu Tadbir,Pembantu Tadbir dan Penyelia Asrama kurang pengalaman dalam pengurusan kewangan sekolah.

ISU STRATEGIK OBJEKTIF KPI TOV SASARAN (ETR)

(2015) 2016 2017 2018 2019 2020

ISU 1 S1 O1

Ketua Pembantu Meningkatkan Meningkatkan Peratus teguran Sebanyak 20 15 % 10% 5% 0% 0%

Tadbir,Pembantu kemahiran kemahiran audit keatas % kesalahan

Tadbir dan Penyelia pengurusan dalam pengurusan dalam

Asrama kurang kewangan untuk pengurusan kewangan pengurusan

pengalaman dalam pembantu Tadbir kewangan sekolah dapat kewangan

pengurusan yang mengurus sewangan dikurangkan sekolah

kewangan sekolah. kewangan sekolah

sekolah

INTERVENSI 1. Menghantar Ketua Pembantu Tadbir dan Pembantu Tadbir menghadiri kursus kewangan di peringkat daerah dan
PPPM 2013-2025 negeri
2. Audit Dalam perlu kerap membuat semakan keatas pengurusan kewangan sekolah
3. Pentadbir sekolah perlu memantau dengan teliti dokumen perakaunan dalam pengurusan kewangan sekolah

Anjakan ke 5 : Memastikan Pemimpin sekolah berprestasi Tinggi ditempatkan di sekolah
Anjakan ke 10 : Memaksimumkan keberhasilan murid bagi setiap ringgit

43

Pelan Perancangan Strategik: Bidang Pentadbiran 2016-2020

Pelan Tindakan Model PDCA 2016 – 2020

ISU 1 Ketua Pembantu Tadbir,Pembantu Tadbir dan Penyelia Asrama kurang pengalaman dalam pengurusan kewangan sekolah.

OBJEKTIF Meningkatkan kemahiran pengurusan kewangan dalam kalangan Pembantu Tadbir dalam mengurus kewangan sekolah

INTERVENSI 1 Menghantar kursus pengurusan kewangan untuk Pembantu Tadbir di peringkat daerah dan negeri

INTERVENSI 2 Mengadakan kursus audit dalam di peringkat daerah
INTERVENSI 3 Pentadbir sekolah membuat pemantauan keatas dokumen kewangan

TINDAKAN TEMPOH KOS & SUMBER LOKASI PEMANTAUAN KPI
PELAKSANAAN
DAN

PENAMBAHBAIKAN

Plan Do Check and Action

Pengetua Intervensi ini Tiada kos yang diperlukan Bilik Gerakan PPD Juru Audit dan Peratus kesalahan
mengenalpasti dilaksanakan kerana kos kurus dibawah dan pejabat sekolah Pentadbir sekolah dalam pengurusan
Pembantu Tadbir sebanyak 3 kali tanggungan PPD. Kos membuat semakan kewangan sekolah
yang kurang setahun bagi tuntutan perjalanan perlu dokumen dan dapat dikurangkan dari
berpengalaman tempoh ditanggung oleh sekolah membuat pada 20% ke
dan berbincang pelaksanaan Pelan dibawah. pembetulan keatas 15%,10%,5% dan 0%
dengan pihak PPD Perancangan OS21000 : RM 20x 4 Orang ketidak akuran kesalahan sepertimana
untuk memberi Strategik 2016-2020 =RM80 untuk sekali kursus. pengurusan yang ditetapkan dalam
kursus yang RM80 x 3 kali kursus kewangan sekolah. KPI pengurusan
sesuai untuk setahun =RM240 setahun. kewangan sekolah.
mereka. Manakala intervensi lain
tidak memerlukan kos
kerana ia melibatkan tugas
harian.

44

Pelan Perancangan Strategik: Bidang Pentadbiran 2016-2020

9.2. Isu 2: Sikap kerja bertangguh dan Tidak fokus kepada kerja hakiki dalam kalangan Ketua Panitia ,ketua Unit dan Pembantu Tadbir

ISU STRATEGIK OBJEKTIF KPI TOV SASARAN (ETR)

(2015) 2016 2017 2018 2019 2020

ISU 2 S1 O1

Sikap kerja Meningkatkan Meningkatkan Kerja dapat Sebanyak 30 % 20% 10% 0% 0%
bertangguh dan kesedaran kesedaran dapat disiapkan 40% kerja tidak
Tidak fokus kepada Pembantu Tadbir Pembantu mengikut tarikh dapat
kerja hakiki dalam supaya lebih Tadbir yang yang ditetapkan disiapkan
kalangan Ketua fokus kepada mengurus pada setiap mengikut masa
Panitia ,ketua Unit kerja. kewangan hujung bulan. yang
dan Pembantu supaya lebih ditetapkan
Tadbir fokus kepada
kerja.

INTERVENSI 1. Mengadakan Kursus Intergiriti kepada semua Anggota kumpulan Pelaksana
PPPM 2013-2025 2. Memberi ingatan dan nasihat dalam mesyuarat pengurusan kewangan
3. Pentadbir perlu memanggil Pembantu Tadbir yang bermasalah untuk diberi nasihat.
Anjakan ke 5 : Memastikan Pemimpin sekolah berprestasi Tinggi ditempatkan di sekolah
Anjakan ke 10 : Memaksimumkan keberhasilan murid bagi setiap ringgit

45

Pelan Perancangan Strategik: Bidang Pentadbiran 2016-2020

Pelan Tindakan Model PDCA 2016 – 2020

ISU 2 Sikap kerja bertangguh dan Tidak fokus kepada kerja hakiki dalam kalangan Ketua Panitia ,ketua Unit dan Pembantu Tadbir

OBJEKTIF Meningkatkan kesedaran Pembantu Tadbir yang mengurus kewangan supaya lebih fokus kepada kerja.

INTERVENSI 1 Mengadakan Kursus Intergiriti kepada semua Anggota kumpulan Pelaksana

INTERVENSI 2 Memberi ingatan dan nasihat dalam mesyuarat pengurusan kewangan

INTERVENSI 3 Pentadbir perlu memanggil Pembantu Tadbir yang bermasalah untuk diberi nasihat dan menghantar kursus pengurusan
kewangan

TINDAKAN TEMPOH KOS & SUMBER LOKASI PEMANTAUAN KPI
PELAKSANAAN
DAN

PENAMBAHBAIKAN

Plan Do Check and Action

Pengetua Intervensi ini Kos Kursus LDP Bilik Gerakan Ketua Pembantu Peratus ketidakcepatan
berbincang dilaksanakan RM100 X 2 kali Sekolah Tadbir akan menyiapkan laporan
dengan Ketua sebanyak 2 kali kursus=RM200. membuat kewangan dapat
Pembantu Tadbir setahun bagi pemantauan untuk dikurangkan dapada
dan Penyelaras tempoh Peruntukan dibawah melihat 40% kepada
LDP sekolah untuk pelaksanaan Pelan OS29000 keberkesanan kursus 30%,20%,10% dan 0%
merancang kertas Perancangan sepertimana yang
kerja dan Strategik 2016-2020 ditetapkan dalam KPI.
melaksanakan
kursus intergriti
kepada AKP

46

Pelan Perancangan Strategik: Bidang Pentadbiran 2016-2020

9.3.Isu 3: Ahli Jawatankuasa Pengurusan Akaun dan Kewangan sekolah, Juru Audit Dalam dan Ahli Jawatankuasa Pengurusan Aset Sekolah
tidak berfungsi sepertimana yang diharapkan.

ISU STRATEGIK OBJEKTIF KPI TOV SASARAN (ETR)

(2015) 2016 2017 2018 2019 2020

ISU 3 S1 O1

Ahli Jawatankuasa Meningkatkan Kemahiran Juru Tahap Tahap Cekap Cekap Cekap Ceme Ceme
Pengurusan Akaun kemahiran Juru Audit Dalam dan kecekapan Sederhana rlang rlang
dan Kewangan Audit Dalam dan AJK pegawai yang
sekolah, Juru Audit AJK Pengurusan Pengurusan terlibat dapat
Dalam dan Ahli Aset Sekolah Aset Sekolah ditingkatkan
Jawatankuasa dapat
Pengurusan Aset ditingkatkan.
Sekolah tidak
berfungsi
sepertimana yang
diharapkan.

INTERVENSI 1. Kursus dalam Perkhidmatan oleh PPD

2. Bengkel Penguditan dan perekodan Aset (Alih dan Tetap Kerajaan)

PPPM 2013-2025 Anjakan ke 5 : Memastikan Pemimpin sekolah berprestasi Tinggi ditempatkan di sekolah

Anjakan ke 10 : Memaksimumkan keberhasilan murid bagi setiap ringgit

47

Pelan Perancangan Strategik: Bidang Pentadbiran 2016-2020

Pelan Tindakan Model PDCA 2016 – 2020

ISU 3 Ahli Jawatankuasa Pengurusan Akaun dan Kewangan sekolah, Juru Audit Dalam dan Ahli Jawatankuasa Pengurusan Aset
OBJEKTIF Sekolah tidak berfungsi sepertimana yang diharapkan
.
Kemahiran Juru Audit Dalam dan AJK Pengurusan Aset Sekolah dapat ditingkatkan

INTERVENSI 1 Kursus dalam Perkhidmatan oleh PPD

INTERVENSI 2 Bengkel Penguditan dan perekodan Aset (Alih dan Tetap Kerajaan)

TINDAKAN TEMPOH KOS & SUMBER LOKASI PEMANTAUAN KPI
Plan PELAKSANAAN
DAN
Do
PENAMBAHBAIKAN

Check and Action

Ketua Pembantu Intervensi ini Tiada kos yang diperlukan Bilik Gerakan PPD Ketua Pembantu Tahap kecekapan
Tadbir berbincang dilaksanakan kerana kos kurus dibawah Tadbir akan pegawai yang terlibat
dengan PPD untuk sebanyak 2 kali tanggungan PPD. Kos Bilik Gerakan memantau dapat ditingkatkan dari
mangadakan setahun bagi tuntutan perjalanan perlu sekolah pelaksanaan kursus tahap sederhana ke
kursus kepada juru tempoh ditanggung oleh sekolah dan Bengkel tahap Cekap dan
Audit Dalam dan pelaksanaan Pelan dibawah. Pengurusan Aset cemerlang seperti yang
AJK Pgurusan Aet Perancangan OS21000 : RM 20x 4 Orang tersebut untuk telah ditetapkan dalam
Sekolah. Strategik 2016-2020 =RM80 untuk sekali kursus. melihat KPI sekolah.
RM80 x 2 kali kursus keberkesanananya
Ketua Pembantu setahun =RM160 setahun. dan membuat
Tadbir bersama penambahbaikan
Penyelaras LDP Manakala intervensi ke 2 RM berterusan
untuk 100 x2 kali kursus setahun
mengadakan =RM200.Peruntukan
Bengkel dibawah OS29000.
pengurusan Aset
Kepada AJK Aset
Sekolah dan KP
Mata pelajaran
dan Ketua Unit

48

Pelan Perancangan Strategik: Bidang Pentadbiran 2016-2020

9.4.Isu 4: Rekod Kewangan dan Aset kerajaan tidak diselenggara dengan baik dan kemaskini oleh Pembantu Tadbir Kewangan, Ketua Panitia

dan Ketua Unit.

ISU STRATEGIK OBJEKTIF KPI TOV SASARAN (ETR)

(2015) 2016 2017 2018 2019 2020

ISU 4 S1 O1

Rekod Kewangan Memastikan Meningkatkan Peratus Tahap 70 % 80% 905% 100% 100%
dan Aset kerajaan rekod kewangan kemahiran dan penyelenggaran penyelenggara
tidak diselenggara diselenggara kecekapan rekod kewangan n rekod
dengan baik dan dengan betul dan pegawai yang yang kemaskini kewangan
kemaskini oleh kemaskini mengurus dan tepat dapat ditahap 60 %
Pembantu Tadbir kewaangan ditingkatkan
Kewangan, Ketua sekolah .
Panitia dan Ketua
Unit

INTERVENSI 1.Bengkel Pengurusan Aset Sekolah
PPPM 2013-2025 2.Pemeriksaan oleh Juru Audit dan Pemeriksa Aset
Anjakan ke 5 : Memastikan Pemimpin sekolah berprestasi Tinggi ditempatkan di sekolah
Anjakan ke 10 : Memaksimumkan keberhasilan murid bagi setiap ringgit

49

Pelan Perancangan Strategik: Bidang Pentadbiran 2016-2020

Pelan Tindakan Model PDCA 2016 – 2020

ISU 4 Rekod Kewangan dan Aset kerajaan tidak diselenggara dengan baik dan kemaskini oleh Pembantu Tadbir Kewangan, Ketua
OBJEKTIF Panitia dan Ketua Unit
Meningkatkan kemahiran dan kecekapan pegawai yang mengurus kewaangan sekolah

INTERVENSI 1 Bengkel Pengurusan Aset Sekolah
INTERVENSI 2 Pemeriksaan oleh Juru Audit Dalam dan Pemeriksa Aset

TINDAKAN TEMPOH KOS & SUMBER LOKASI PEMANTAUAN KPI
Plan PELAKSANAAN
DAN
Do
PENAMBAHBAIKAN

Check and Action

Ketua Pembantu Intervensi ini Kos Bengkel RM 150 x 2 kali Bilik Gerakan Ketua Pembantu Peratus
Tadbir dan dilaksanakan setahun = RM 300. Sumber sekolah Tadbir dan pengetua penyelenggaran rekod
Penyelaras LDP sebanyak 2 kali kewangan dari peruntukan memantau kewangan yang baik
berbincang untuk setahun bagi sekolah di bawah OS29000 pelaksanan kursus dan kemaskini dapat
mengadakan tempoh dan pelaksanaan ditingkatkan dari 60%
Bengkel pelaksanaan Pelan pengurusan aset kepada 70%,80$,90%
Pengurusan Aset Perancangan sekolah. dan 100% seperti yang
kepada Pegawai Strategik 2016-2020 dinyatakan dalam KPI
yang terlibat. sekolah.

50

Pelan Perancangan Strategik: Bidang Pentadbiran 2016-2020

10.0 PENUTUP

Pengurusan kewangan yang cemerlang merupakan harapan kepimpinan sekolah. Oleh itu,
semua pihak yang terlibat secara langsung dengan pengurusan kewangan sekolah perlu
menjiwai impian dan harapan tersebut. Diantara pihak yang terlibat secara langsung dengan
pengurusan kewangan ini adalah bermula dari Pengetua, Penolong Kanan, Ketua Bidang,
Ketua Unit, Ketua Panitia Mata Pelajaran, Pembantu Tadbir Kewangan dan seterusnya
Pegawai Aset sekolah perlu melaksanakan tugas masing-masing mengikut prosedur dan
peraturan kewangan yang sedang dikuatkuasakan. Tanpa komitmen dan kesungguhan dalam
melaksanakan tugas tersebut agak sukar untuk mencapai tahap pengurusan kewangan
cemerlang yang diimpikan itu.

51