Universidad Mariano Gálvez de Guatemala Maestría en Administración de Negocios Campus Central, Jornada Sabatina Curso: Gestión de proyectos Docente: M.A. Ing. Herbert Ardón La falta de proceso administrativos y su repercusión en realización de tareas en los departamentos de logística y ventas, desarrollando en una empresa de agroquímicos. Vanessa Carolina Mérida Hernández 290-15-736 Guatemala, Octubre 2023.
CONTENIDO Introducción........................................................................................................................................ 3 Teoría Relevante ................................................................................................................................. 4 A. Objetivos de aprendizaje............................................................................................................ 6 1. General........................................................................................................................................ 6 2. Especifico .................................................................................................................................... 6 B. Párrafo de apertura .................................................................................................................... 6 C. Antecedentes de la Organización............................................................................................... 7 D. Área específica de interés........................................................................................................... 8 E. Situación específica, decisión, problema y oportunidad .......................................................... 9 F. Alternativas............................................................................................................................... 10 1. Alternativa evaluada................................................................................................................. 10 2. Tareas que conforman el proceso ............................................................................................. 11 3. Realización del procedimiento con los involucrados................................................................. 11 4. Ventajas y desventajas del procedimiento aplicado y ejecutado.............................................. 12 G. Conclusión................................................................................................................................. 14 H. Preguntas.................................................................................................................................. 15 I. Referencia ................................................................................................................................. 16
Página 3 de 16 Introducción Para la empresa Agriavances S.A. contar con proceso logístico adecuado es fundamental, ya que su actividad principal es la venta y distribución de producto enfocado al mercado de la agricultura. No contaban con un sistema que permitirá que las ventas se hicieran de manera óptima y que hubiera una visibilidad en el tema de avance del despacho que era ingresado al sistema, debido a la rotación de personal no se había realizado un proceso que indicara claramente las etapas que estaban involucradas y que participan activamente en la cadena de despacho. Se presentó una propuesta para que este proceso se hiciera correctamente se entrevistó a los involucrados en el proceso y se determinó que se contaban con pasos que no aportaban nada al sistema de despacho, después de la recopilación de información se destacaron las actividades importantes que determinan los siguientes pasos a seguir para su exitosa ejecución. En el presente informe se comentan detalles que fueron determinantes para lograr la implementación del proceso que se realizó para la optimización de recursos de la empresa.
Página 4 de 16 Teoría Relevante El proceso administrativo dentro de las empresas es una base fundamental para el desarrollo de sus actividades y procedimientos, a través de pasos o etapas a seguir para poder gestionar los recursos internos de la organización. Es una guía para que los procesos de las tareas que se realicen tengan una guía para que sea realicen de forma eficiente y vayan de la mano con los objetivos establecidos. (Zarate, 2021) Las funciones administrativas de una organización se conforman dentro del proceso administrativo el cual su función principal es optimizar todos los recursos de la empresa eficazmente. (Conceto, 2022) El proceso administrativo puede y debería ser aplicado en todas las áreas de la empresa no importando el giro de negocio al cual se dedique, siendo su fin primordial que todos los miembros del equipo conozcan la función que desempeñan dentro de la empresa, estos procesos son utilizados en las empresas para poder tener una administración acertada y una lógica utilización de los recursos. Asi mismo es usado para poder tener una correcta organización de procedimientos lo cual ayudar a cumplir metas y objetivos que se plantearon. Todos los procesos que se realicen debe tener una adecuada coherencia con los objetivos que la empresa tiene establecidos, debe ser creado para que se aplique de manera efectiva y simple. Este compuesto por dos fases el área mecánica la cual la compone por la planificación y temas de organización y el área dinámica que está conformada por la dirección y control, todas las etapas están de manera cíclica y a la vez repetitivas, es decir que una vez aplicado dentro del proceso y de comprobarse su efectividad se hará como rutina para mayor aprovechamiento de recursos. Una empresa puede trabajar de una manera adecuada al contar con una gestión logística idónea la cual permita manejar de manera eficiente todos los recursos para optimizar de manera plena todos los procesos y actividades de la gestión. Una correcta definición de la administración logística es todas las
Página 5 de 16 actividades que sean estratégicas y ayuden a la optimización del correcto manejo de los recursos obteniendo una gestión muy eficiente y de manera eficaz. (MAGAZINE, 2019) El área de logística de una empresa tiene el rol de supervisar todas las actividades que se deriven y que tengan relación con su área, poder aportar mejoras a los procesos logísticos, poder agilizar los tiempos de respuesta de las operaciones, verificar que sean despachadas todas las cantidades correctas sean despachadas en los puntos solicitados, esto con el fin de aprovechar todos los recursos de la organización y también que sea considerado como viable la adaptación a las oportunidades tecnológicas que se presenten. La relación de logística y ventas en una empresa es un área fundamental y considera la pieza clave dentro de las funciones de una organización que se dedique a la venta de productos, ya que la logística involucra el almacenamiento, transporte y la entrega de los productos y el área de ventas tiene su clave en la relación entre empresa y clientes. Si la logística funciona bien, las empresas pueden entregar a tiempo y mantener buenas relaciones con los clientes, aumentando así la lealtad del cliente y la confianza en la empresa. Además, una buena logística permite a las empresas ofrecer envíos gratuitos o de bajo coste, lo que puede atraer más clientes y aumentar las ventas. Hoy en día, la logística se ha convertido en un factor clave en el éxito de cualquier negocio. En los negocios, el principal objetivo de la logística es asegurar que la mercancía llegue al consumidor final en el menor tiempo posible y con la calidad esperada. Por tanto, una buena gestión logística tiene un impacto significativo en el proceso de ventas. La relación entre ventas y logística es muy importante para toda empresa. Es importante que las ventas generen ganancias, pero para ello los productos deben llegar a los clientes de manera oportuna y eficiente. (Logistic, 2022)
Página 6 de 16 A. Objetivos de aprendizaje 1. General Planificar e implementar un modelo logístico para optimizar la distribución y venta de productos agroquímicos en la ciudad de Guatemala. 2. Especifico a) Determinar el proceso adecuado entre el departamento de logística y ventas para el correcto despacho de los productos. b) Evaluar la factibilidad del proceso propuesto para el alcance de metas de despachos durante el primer trimestre de aplicación del proceso a establecer. B. Párrafo de apertura Para una empresa que se dedica a la venta de productos contar con un proceso logístico adecuada ayudara a que los procesos sean adecuados y se puedan determinar las rutas correctas para que su ejecución sea exitosa. Todos los departamentos que conforman el tema logístico deben tener claridad en el proceso que se realiza para que la función sea clara, si no se tiene conocimiento de la secuencia al no realizar una función se puede caer la operación en el despacho de una orden solicitada por el departamento de ventas.
Página 7 de 16 C. Antecedentes de la Organización Agriavances S.A. es una empresa guatemalteca con más de 30 años en el mercado, se dedica a la distribución de productos químicos para cultivos en las categorías de: - Acaricidas e insecticidas - Bio estimulantes - Coadyuvantes - Especialidades - Fungicidas - Herbicidas Está conformada por dos áreas; el área administrativa cuenta con las áreas de Contabilidad, Logística, Facturación y Cobro, Comercial, Bodega y el área de ventas la cual está conformada por 8 vendedores quienes se encuentran establecidos en todas las regiones de Guatemala. Cuenta 5 proveedores lo cuales son de china, España y Alemania. Cuentan con más de 40 distribuidores a nivel nacional, abarcando los puntos más importantes del país, sus productos están enfocados a los cultivos de café, tomate, sandia, fresa, ajonjolí, maíz, cebolla, papa y papaya. Su visión está enfocada en 3 grupos, hacia los clientes, con proveedores de socios de negocio y con los colaboradores, quienes son considerados como una cultura de desarrollo de destrezas y habilidades. Además de la venta y distribución de productos se ofrece asesoría comercial y técnica a través de diferentes programas de cultivos, en los cuales se resaltan el uso de los productos de la empresa, los ejecutivos de ventas son personas expertas en el tema, quienes brindan soluciones integrales a través de la confianza, la honestidad y el don de servicio. (AGRIAVANCES, s.f.)
Página 8 de 16 D. Área específica de interés El presente caso de detalla en el departamento de Logística y el Departamento de Ventas y Facturación los cuales dentro del organigrama se encuentra de la siguiente forma: Fuente: Agriavances S.A.
Página 9 de 16 Al realizar este análisis también se involucra al área de ventas de la empresa ya que son las personas quienes realizan las visitas a los clientes y efectúan las ventas, esta área se encuentra conformada de la siguiente manera: Fuente: Agriavances S.A. E. Situación específica, decisión, problema y oportunidad La empresa no contaba con un proceso establecido en relación al tema de despachos de las solicitudes de pedidos que ingresaban, no estando coordinado con el área de ventas. Esto se vio afectado en la acumulación de pedidos, los cuales se detectaron en las llamadas realizadas por los clientes consultando la entrega de los productos. Los pedidos se realizan de dos maneras: 1. El cliente llama directamente al área de ventas indicando que material solicitan, el área factura y pasa la documentación al área de bodega directamente; esta área procede a despachar y a realizar el envío el mismo día que se ingresó.
Página 10 de 16 2. La otra forma es que el ejecutivo realiza la venta directa y es a través de una llamada o bien correo electrónico donde realiza la solicitud y despacho del mismo, en algunas ocasiones los clientes cancelan de manera anticipada y adjuntan las boletas del depósito realizado en el correo de solicitud. En algunas ocasiones se realizan pedidos con precios “especiales” es decir se les otorga un descuento o bien una bonificación por la compra realizada, esto debe ser autorizado por el Gerente General de la empresa. Al verificar el proceso se detectó que no se contaba con uno establecido, todo se realizaba de manera empírica y como mejor resultara realizarlo, debido a esta situación se procedió a realizar un proceso especifico que involucrara a todas las áreas que participan activamente en el proceso de ventas. F. Alternativas 1. Alternativa evaluada Realizar una entrevista con cada uno de los involucrados en el proceso, para conocer a detalle la función que realizan y con quienes trabajan de manera directa en la secuencia de venta. Al realizar esta actividad se realizará un proceso administrativo claro y preciso que mostrará a detalle y así poder tener un plan de contingencia con el fin de que cada uno de los involucrados supiera que podría realizar en el momento que un eslabón del proceso fallará o se encontrará ausente. Con el fin de aprovechar este proceso, se determinó que si el producto era para el interior la persona que factura debería realizar la guía de envió correspondiente, estos envíos se realizarían un día después del ingreso, si ninguna excepción, si hubiese un caso especial debiera ser informada a la Gerencia Administraba o en Gerencia General para determinar que procede.
Página 11 de 16 2. Tareas que conforman el proceso 1. Recepción del pedido 2. Verificación del estatus de cliente (facturas pendientes de pago) 3. Verificar en el sistema la existencia del producto – esta función debe estar avalada con el encargado de logística e inventario para dar fe que hay existencia. 4. Generación de factura 5. Realizar la guía de envío – si aplica 6. Traslado de la factura al área de logística y despacho 7. El encargado de logística traslada la documentación a bodega para coordinar el despacho 8. Bodega empaca el material y lo rotula para su envió al día siguiente. 9. Se ingresa la información al sistema indicando el estatus del producto. 10.El área de facturación envía al cliente el link donde se le indica el tracking de su producto para tener un mejor seguimiento del mismo 3. Realización del procedimiento con los involucrados En base a la información recabada se trabajó un flujograma de procesos el cual es de fácil comprensión, adicional a ellos se estableció un documento donde se detallan las actividades y funciones de cada uno, la propuesta presentada y autorizada quedo de la siguiente forma
Página 12 de 16 Fuente: Agriavances S.A. 4. Ventajas y desventajas del procedimiento aplicado y ejecutado Ventajas: 1. Ayuda a tener un mejor orden de los pedidos ingresados manteniendo el cuidado de un despacho correcto 2. Crea una organización acertada, en la cual se puede prever cualquier error que pueda suceder dentro del desarrollo 3. Al contar con un tiempo de entrega fijo, es fácil indicar al cliente cuando llegara su producto, igual él puede rastrearlo a través del link compartido
Página 13 de 16 4. Ya que los pedidos se manejan en dos bodegas, al momento que la bodega principal no cuente con el producto solicitado, se puede realizar un traslado para cumplir con a la solicitud. Desventajas 1. Algunos pedidos podrían ser trasladados durante el día ya que la empresa cuenta con panel de despacho, pero para poder realizarlo se debe solicitar autorización del Gerente Financiero lo cual acorta tiempo de entrega. 2. Al inicio del proceso de perdieron dos ventas, ya que los pedidos eran solicitados para el mismo día de la solicitud. 3. Se trabaja con una empresa de carga tercer izada y se debe acoplar a las condiciones de recepción y empaque del producto.
Página 14 de 16 G. Conclusión A raíz de la implementación del sistema de proceso del despacho a clientes se notó una claridad en los pedidos y una trazabilidad precisa, cada uno de los roles involucrados en el proceso se adaptaron rápidamente a la nueva mecánica, esto les permite realizar un mejor empaque y embalaje del mismo, cabe mencionar que este producto debe ser manipulado adecuadamente ya que contiene químicos que pueden ser dañinos a la salud, pero no mortales. Los clientes mostraron satisfacción ya que conocen los tiempos reales en que recibirán su producto y esto hace que hagan una mejor organización para la recepción del mismo. El encargado de logística realiza un monitoreo constante del proceso para conocer si en algún momento alguna función no se está ejecutando adecuadamente para poder mejorar y facilitar el desarrollo de la misma.
Página 15 de 16 H. Preguntas 1. ¿Porque es necesaria la implementación de unos procesos administrativos dentro de la logística de ventas? En el mercado actual, donde cada vez más empresas luchan por la mayor cuota y la demanda de los clientes aumenta, garantizar el suministro efectivo de las empresas es fundamental para mejorar su competitividad. 2. Que aspectos se consideran importante de evaluar al momento de realizar un proceso administrativo específicamente el área de logística a. Conocer que el proceso sea correcto b. Definir las métricas de medición que serán utilizadas para la evaluación c. Obtener información de fuente fidedigna d. Analizar la información recabada y comparlos con las métricas establecidas
Página 16 de 16 I. Referencia (29 de Marzo de 2023). Obtenido de https://www.mecalux.es/blog/procesoslogisticos#:~:text=al%20cliente%20final.- ,%C2%BFQu%C3%A9%20son%20los%20procesos%20log%C3%ADsticos%3F,almacenaje%2 0y%20su%20posterior%20distribuci%C3%B3n. AGRIAVANCES. (s.f.). 2023. Obtenido de http://www.agriavances.com/ Arias, A. S. (1 de Marzo de 2020). Economipidea. Obtenido de https://economipedia.com/definiciones/logistica.html Blog, L. (19 de Octubre de 2022). Obtenido de https://blog.lemontech.com/agilizar-procesosadministrativo-de-una-empresa/ Conceto. (2022). Obtenido de https://concepto.de/proceso-administrativo/ Descartes. (20 de Agosto de 2021). Obtenido de https://www.descartes.com/es/resources/blog/que-es-la-logistica-de-distribucion Ferrer, B. S. (15 de Mayo de 2023). Obtenido de https://www.netlogistik.com/es/blog/que-eslogistica Logistic, A. (12 de Septiembre de 2022). Obtenido de https://www.algevasa.com/la-importanciade-la-logistica-en-las-empresas/ Lopez, C. (13 de Marzo de 2021). Gestiopolis. Obtenido de https://www.gestiopolis.com/procesoadministrativo/ MAGAZINE, C. (2019). Obtenido de https://www.ceupe.com/blog/administracion-logistica.html Monterroso, L. E. (Agosto de 2017). Obtenido de https://www.unlu.edu.ar/~ope20156/pdf/logistica.pdf Quadminds. (29 de Marzo de 2022). Obtenido de https://www.quadminds.com/blog/logistica-deentregas/ track, D. (25 de Enero de 2021). Obtenido de https://www.beetrack.com/es/blog/la-importanciade-la-evaluaci%C3%B3n-de-desempe%C3%B1o-en-log%C3%ADstica Zarate, D. (07 de Diciembre de 2021). Hub Sport . Obtenido de https://blog.hubspot.es/sales/procesoadministrativo#:~:text=Un%20proceso%20administrativo%20empresarial%20es,los%20obj etivos%20de%20la%20organizaci%C3%B3n. Zona Logistica. (12 de Diciembre de 2017). Obtenido de https://zonalogistica.com/los-cincoprocesos-de-la-logistica/