หน้าปก-สมุดเล่มเล็ก-คำศัพท์ที่ใช้ในหนังสือราชการ

หนา้ ปก สมุดเลม่ เล็ก คาศพั ท์ทีใ่ ช้ในหนงั สอื ราชการ
จดั ทาโดย

นางสาวประภัสสร จอมทิพย์
รหสั นักศึกษา 61040334136 หอ้ ง 4/8

ความหมายของหนังสือราชการ
ตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีว่า ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ได้ให้ ความหมายของคําว่า "หนังสือ"
หมาย ถึง หนังสือราชการ และระเบียบสํานัก นายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 2) พ.ศ.2548 ได้
แก้ไขเพิ่มเตมิ ระเบยี บข้อ 9ไวว้ ่า"หนังสือราชการ " คอื เอกสารทเ่ี ปน็ หลักฐานในราชการ
ประเภทของหนังสอื ราชการ

1. หนงั สือภายนอก คอื หนงั สือติดต่อราชการที่เปน็ แบบพิธี โดยใช้กระดาษ ตราครุฑ เป็นหนงั สอื ตดิ ต่อ
ระหว่างส่วนราชการ หรอื สว่ นราชการมถี ึงหนว่ ยงานอน่ื ใดซง่ึ มใิ ช่ สว่ นราชการหรอื ท่ีมีถึง
บคุ คลภายนอก
แบบฟอร์มหนงั สือภายนอก

2. หนงั สอื ภายใน คือ หนงั สอื ติดตอ่ ราชการที่เป็นแบบพิธนี อ้ ยกวา่ หนังสือ ภายนอก เปน็ หนงั สือติดต่อ
ภายในกระทรวง ทบวง กรมหรอื จงั หวดั เดียวกัน ใชก้ ระดาษบนั ทึก ข้อความ (การใชห้ นงั สือภายใน
ส่วนราชการมกั นยิ มใชเ้ ฉพาะเรื่องทตี่ ดิ ตอ่ ภายในกรมเดียวกันเป็นส่วนใหญ่ หากมีหนังสือไปต่างกรม
แมอ้ ยูใ่ นกระทรวงเดยี วกนั มักนยิ มใช้หนังสอื ราชการ ภายนอก)

แบบฟอร์มหนงั สือภายใน

3. หนังสือประทับตรา คอื หนงั สือท่ีใช้ประทบั ตราแทนการลงช่อื ของหัวหน้าสว่ นราชการระดับกรมข้นึ
ไป โดยใหห้ ัวหน้าสว่ นราชการระดับกองหรอื ผู้ทไี่ ด้รบั มอบหมายจาก หัวหนา้ สว่ นราชการระดบั กรม
ขึน้ ไปเปน็ ผู้รบั ผิดชอบลงชื่อย่อกาํ กับตรา หนงั สอื ประทบั ตราใหใ้ ช้ได้ท้งั ระหวา่ งส่วนราชการกับส่วน
ราชการ และระหวา่ งส่วนราชการกับบุคคลภายนอกเฉพาะกรณีที่ไมใ่ ชเ่ รื่องสาํ คญั
แบบฟอร์มหนงั สือประทบั ตรา

4. หนงั สอื สั่งการ มี 3 ชนิด ได้แก่ คาํ สง่ั ระเบยี บ และข้อบงั คับ
– คาสง่ั คือ บรรดาข้อความท่ผี บู้ ังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบดว้ ยกฎหมาย ใหใ้ ช้กระดาษตราครุฑ

แบบฟอร์มหนังสือคาส่ัง

– ระเบยี บ คอื บรรดาข้อความทผ่ี ู้มีอาํ นาจหนา้ ท่ีไดว้ างไว้โดยอาศยั อํานาจของกฎหมายหรอื ไม่กไ็ ด้ เพื่อถือ
เป็นหลักปฏบิ ตั งิ านเปน็ การประจํา ใหใ้ ชก้ ระดาษตราครฑุ

แบบฟอร์มหนังสือระเบียบ

– ขอ้ บังคบั คือ บรรดาข้อความท่ีผู้มอี าํ นาจหน้าทีก่ ําหนดให้ใช้ โดยอาศัยอํานาจของกฎหมายทบี่ ัญญตั ิให้
กระทําได้ ใหใ้ ช้กระดาษตราครุฑ

แบบฟอร์มหนังสือข้อบังคับ

5. หนงั สือประชาสัมพันธ์ มี 3 ชนดิ ไดแ้ ก่ ประกาศ แถลงการณ์ และขา่ ว
– ประกาศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศ หรือชีแ้ จงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏบิ ัติ ให้ใช้
กระดาษตราครุฑ

แบบฟอร์มหนงั สือประกาศ

– แถลงการณ์ คือบรรดาข้อความทท่ี างราชการแถลงเพ่ือทาํ ความ เขา้ ใจในกิจการของทางราชการ หรอื
เหตุการณ์ หรอื กรณใี ด ๆ ให้ทราบชดั เจนโดยทัว่ กนั ใหใ้ ช้กระดาษครุฑ

แบบฟอร์มหนังสือแถลงการณ์

– ข่าว คือ บรรดาขอ้ ความที่ทางราชการเหน็ สมควรเผยแพรใ่ ห้ทรา
แบบฟอร์มหนังสือข่าว

6. หนงั สอื ทเ่ี จา้ หนา้ ท่ีทาขน้ึ หรือรบั ไวเ้ ป็นหลกั ฐานในราชการ คือ หนงั สือทเี่ จา้ หนา้ ท่ีทําขน้ึ นอกจากที่กล่าว
แล้วขา้ งต้น หรือหนังสือทีห่ น่วยงานอ่นื ใดซึ่งมใิ ช่สว่ นราชการหรอื บุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ และสว่ น
ราชการรับไว้เปน็ หลักฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด คอื หนงั สือรับรอง รายงานการประชมุ บนั ทกึ และ
หนงั สืออืน่
– หนงั สอื รบั รอง คอื หนงั สือทสี่ ว่ นราชการออกให้เพ่ือรับรองแก่บุคคล นิตบิ ุคคล หรือหนว่ ยงานเพ่ือ
วัตถปุ ระสงค์อย่างหนึ่งอยา่ งใดใหป้ รากฏแกบ่ ุคคลโดยทวั่ ไป ไม่จําเพาะเจาะจง ให้ใช้กระดาษครุฑ

แบบฟอร์มหนังสือรับรอง

– รายงานการประชมุ คือ การบันทึกความคดิ เหน็ ของผู้มาประชมุ ผ้เู ขา้ ร่วมประชุมและมตขิ องท่ีประชมุ ไว้
เป็นหลกั ฐาน

แบบฟอร์มหนงั สือรายงานการประชมุ

– บันทึก คอื ขอ้ ความซ่งึ ผู้ใต้บงั คับบญั ชาเสนอตอ่ ผูบ้ ังคับบัญชา หรือผู้บังคบั บัญชาสง่ั การแก่
ผใู้ ตบ้ งั คับบัญชา หรอื ขอ้ ความท่ีเจ้าหน้าที่ หรือหนว่ ยงานระดบั ตํา่ กว่า สว่ นราชการระดับกรมตดิ ต่อกันในการ
ปฏิบตั ิราชการ โดยปกติให้ใช้กระดาษบันทึกข้อความ

– หนังสืออนื่ คอื หนงั สือหรือเอกสารอนื่ ใดท่เี กิดขึ้นเน่ืองจากการปฏิบัติงานของเจา้ หน้าท่เี พื่อเป็นหลกั ฐาน
ในทางราชการ ซึ่งรวมถึงภาพถา่ ย ฟิลม์ แถบบันทึกเสียง แถบบนั ทกึ ภาพด้วย หรอื หนังสือของบคุ คลภายนอก
ทยี่ ืน่ ต่อเจ้าหนา้ ท่ี และเจา้ หน้าท่ไี ด้รบั เข้าทะเบยี นรับหนังสือของทางราชการแลว้ มรี ูปแบบตามท่ีกระทรวง
ทบวง กรมจะกําหนดขึ้นใช้ตามความเหมาะสม เวน้ แต่มีแบบตามกฎหมายเฉพาะเรื่องให้ทาํ ตามแบบ เช่น
โฉนด แผนท่ี แบบ แผนผัง สัญญา คํารอ้ ง เปน็ ตน้

การใชภ้ าษาในหนังสอื ราชการ

ภาษาราชการ หมายถึง น. ภาษาท่ีใช้สื่อสารในราชการ และวิชาการ เช่น จุดหมายติดต่อราชการ รายงาน
การประชมุ ของหน่วยงาน รายงานวิชาการ

ในการเขียนหนังสือราชการที่ดีจําเป็นอย่างย่ิงท่ี จะต้องมีหลักการในการเขียน จึงจะทําให้ ภาษาของ หนังสือ
ราชการน่าอ่าน มีความชัดเจน และตรงตาม วัตถุประสงค์ของการเขียน ซ่ึงการใช้คํา คําทุกคําใน หนังสือ
ราชการลว้ นแลว้ แต่มีความสาํ คญั จึงตอ้ งคํานึงถึง การใชค้ ําดงั ตอ่ ไปนี้

1. การสะกดคํา การสะกดคําจะต้องสะกดให้ ถูกต้องตามพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถานกําหนด ไว้
โดยเฉพาะชื่อเฉพาะ หรือช่ือบุคคลกร ถอดคําจาก ภาษาต่างประเทศเป็นภาษาไทยก็จะต้องใช้ให้ถูกต้อง
ตามที่ราชบัณฑิตยสถานกําหนดไวด้ ้วย

2. การใชค้ ําเชื่อม ได้แก่ ที่ ซ่ึง อัน และ แต่ แก่ ต่อ เพราะฉะนั้นจึง ควร เลือกใช้ให้ถูกต้อง และไม่ควรใช้มาก
เกิน เพราะจะทําให้ประโยคซับซ้อน เข้าใจยาก คําเชื่อม คําเดียวกันไม่ควรที่จะใหํ้ซ้า ๆ ในประโยคเดียวกัน
หรือ ในยอ่ หน้าเดียวกนั

3. การใช้คําให้เหมาะสม ในการเขียนหนังสือ ราชการการเลือกใช้คําให้เหมาะสมถือเป็นหัวใจสําคัญ อย่างย่ิง
ซง่ึ การใชค้ าํ ใหเ้ หมาะสม ได้แก่ การใชค้ าํ ข้นึ ต้น การใช้คาํ ลงท้าย รวมถึงคําที่ใช้ในการจา่ หน้าของด้วย

คาศพั ทท์ ่ีใช้ในหนงั สอื ราชการ

ภาษาทวั่ ไป ภาษาราชการ

ไมไ่ ด้ มิได้,หาได้ไม,่ มอิ าจ...ได้

ชว่ ย อนเุ คราะห์

ถ้า หาก
ต้องการ ประสงค์
เดย๋ี วน้ี ขณะน้ี,บัดนี้
อย่างไร เช่นใด,ประการใด
เหมอื นกนั เชน่ เดียวกัน
ไดไ้ หม ไดห้ รอื ไม่
ทํา ดาํ เนินการ
ตรวจดู ตรวจสอบ
บอก แจง้
ไม่ดี มิชอบ, ไม่สมควร
ทําไม เหตใุ ด
อะไร สง่ิ ใด,อันใด
ขอยืม ขอรับการสนบั สนนุ
ใคร ผใู้ ด
ทไ่ี หน ทใ่ี ด
แบบไหน แบบใด
เสรจ็ แล้ว แลว้ เสร็จ, เรยี บร้อยแล้ว
ติดต่อไปยงั ประสานงานไปยงั
ยังไมไ่ ด้ทาํ ยังไม่ไดด้ ําเนินการแต่อยา่ งใด
ในเรอื่ งนี้ ในกรณีนี้
ขอเตอื นว่า ขอเรยี นใหท้ ราบว่า
คิดแลว้ ว่า พจิ ารณาแลว้ ว่า
ความจรงิ ข้อเท็จจรงิ

ไมว่ ่าง ติดภารกิจ
สงสัยว่า มขี ้อสังเกตว่า
แกไ้ ข พจิ ารณา
จา่ ยเงนิ ให้ สนับสนุนค่าใชจ้ ่าย
เรอ่ื งนนั้ เร่อื ง (กรณ)ี ดังกลา่ ว