ค าว่า เทคโนโลยี หมายถึง การประยุกต์เอาความรู้ทางด้านวิทยาศาสตร์ ความจริงเกี่ยวกับธรรมชาติ และสิ่งแวดล้อม มาท าให้เกิดประโยชน์ต่อมวลมนุษย์ เทคโนโลยีจึงเป็นวิธีการในการสร้างมูลค่าเพิ่มของ สิ่งต่างๆ ให้เกิดประโยชน์มากยิ่งขึ้น เช่น ทรายหรือซิลิกอน (silikon) เป็นสารแร่ที่พบเห็นทั่วไปตาม ชายหาด หากน ามาสกัดด้วยเทคนิควิธีการสร้างเป็น ชิป (chip) จะท าให้สารแร่ซิลิกอนนั้นมีคุณค่า และ มูลค่าเพิ่มขึ้นได้อีกมาก สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่เป็นเรื่องเกี่ยวข้องกับ ความจริงของคน สัตว์ สิ่งของ ทั้งที่เป็นรูปธรรมและ นามธรรม ที่ได้รับการจัดเก็บรวบรวม ประมวลผล เรียกค้น และสื่อสารระหว่างกัน น ามาใช้ให้เกิด ประโยชน์ได้ เทคโนโลยีสารสนเทศ (IT : Information Technology) หมายถึง การน าวิทยาการที่ก้าวหน้าทางด้าน คอมพิวเตอร์และ การสื่อสารมาสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับสารสนเทศ ท าให้สารสนเทศ มีประโยชน์และใช้ งานได้กว้างขวางมากขึ้น เทคโนโลยีสารสนเทศ รวมถึงการใช้เทคโนโลยีด้านต่างๆ ในการรวบรวม จัดเก็บ ใช้งาน ส่งต่อ หรือสื่อสารระหว่างกัน เทคโนโลยีสารสนเทศเกี่ยวข้อง โดยตรงกับเครื่องมือ เครื่องใช้ในการจัดการสารสนเทศ ได้แก่ เครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์รอบข้าง ขั้นตอนวิธีการด าเนิน การซึ่งเกี่ยวข้องกับซอฟต์แวร์ เกี่ยวข้องกับตัวข้อมูล บุคลากร และกรรมวิธีการด าเนินงานเพื่อให้ข้อมูล เกิดประโยชน์สูงสุด เทคโนโลยีสารสนเทศจึงเป็นเทคโนโลยีที่ครอบคลุมเรื่องเกี่ยวกับการประมวลผล ข้อมูล ซึ่งได้แก่การใช้ เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ การติดต่อสื่อสารระหว่างกันด้วยความรวดเร็วการจัดการข้อมูล รวมถึงวิธีการ ที่จะใช้ข้อมูลให้เกิดประโยชน์สูงสุด
2 ) องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ โดยองค์ประกอบของระบบสารสนเทศจะประกอบไปด้วย 5 องค์ประกอบ คือ 1.ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ขั้นตอนและระเบียบวิธีการจัดเก็บข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่จะเป็นสารสนเทศได้ เช่น การก าหนดให้มี การป้อนข้อมูลในทุกๆ วัน และมีการแก้ไขปรับปรุงข้อมูลให้ถูกต้องอยู่เสมอ 2.ข้อมูล ข้อมูลถือได้ว่าเป็นอีกหนึ่งความส าคัญที่มีความสามารถในการช่วยวางแผนงานบริหารบริการจัดการ ดังนั้นข้อมูลต้องมีความถูกต้องและน่าเชื่อถือ หรือข้อมูลเป็นการรวบรวมเข้าสู่เครื่องคอมพิวเตอร์ (ผ่านอุปกรณ์หน่วยรับ) เช่น สแกนเนอร์ เมาส์ และคีย์บอร์ดเป็นต้น 3.ซอฟต์แวร์ ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมในระบบคอมพิวเตอร์ ประกอบไปด้วย System Software (ซอฟต์แวร์ระบบ) Application Software (ซอฟต์แวร์ประยุกต์) โดยทั้งสององค์ประกอบนี้มีหน้าที่ประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศตามที่ต้องการ และท าหน้าที่สั่ง เครื่องคอมพิวเตอร์ให้ท าตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการ 4.ฮาร์ดแวร์ ฮาร์ดแวร์หรือเครื่องคอมพิวเตอร์ ซึ่งฮาร์ดแวร์จะถูกควบคุมโดยซอฟต์แวร์เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการ จัดการสารสนเทศ โดยหลักๆ ฮาร์ดแวร์เป็นอุปกรณ์ที่ประมวลผลข้อมูลเพื่อสร้างข้อมูลสารสนเทศ ที่ท างานได้ที่ ที่ท างานได้หน่วยประมวลผลกลางหน่วยรับข้อมูล 5.บุคลากร บุคลากรถือได้ว่าเป็นอีกองค์ประกอบที่ส าคัญไม่แพ้ส่วนอื่นๆ เพราะบุคลากรนั้น มีความรู้ ความสามารถ อีกทั้งยังมีความเข้าใจในขั้นตอนและวิธีการด าเนินการ และการจัดการเกี่ยวกับ สารสนเทศทั้งหมด บทบาทการท างานของระบบสารสนเทศ เราจะเห็นว่าในปัจจุบันนั้นผู้คนมีการติดต่อสื่อสารกันได้อย่างรวดเร็ว ก็เพราะมาจากเทคโนโลยี สารสนเทศที่มีการกระจายข้อมูลข่าวสารต่างๆ ไปอย่างรวดเร็ว ดังนั้นเทคโนโลยีสารสนเทศจึงมีความส าคัญ ต่อการเปลี่ยนแปลงด้าน การเมือง เศรษฐกิจและสังคม นี่จึงเป็นเหตุผลที่ส าคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศเมื่อมีการพัฒนาไปอย่างต่อเนื่องก็จะมีผลในการท า ให้เกิดการเปลี่ยนแปลงไปในหลายด้าน เช่น เทคโนโลยีภูมิสารสนเทศ
ระบบเศรษฐกิจมีการเชื่อมโยงไปทั่วโลก การท างานที่ไร้เงื่อนไขของเวลาและสถานที่ การเปลี่ยนแปลงสังคมสารสนเทศ อื่นๆ อีกมากมายที่เทคโนโลยีสารสนเทศมีความเกี่ยวข้องเป็นต้น กระบวนการท างานหลักๆ ของระบบสารสนเทศ Storage (การจัดเก็บข้อมูล) Output (การแสดงผล) Process (การประมวลผลข้อมูล) Input (การน าเข้าข้อมูล) องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ ระบบสารสนเทศเป็นงานที่ต้องใช้ส่วนประกอบหลายอย่าง ในการท าให้เกิดเป็นกลไกในการน าข้อมูล มาใช้ให้เกิดประโยชน์ได้ นักเรียนลองนึกดูว่า ถ้าต้องการประมวลผลรายงานการเรียนของนักเรียนได้อย่าง ถูกต้อง รวดเร็ว ทัน การ ระบบการจัดการสารสนเทศนั้น เกี่ยวข้องกับอะไรบ้าง ประการแรกคือ บุคลากรหรืออาจารย์ ประจ าชั้นที่เป็นผู้รับผิดชอบ หรืออาจารย์ผู้สอนแต่ละรายวิชา ประการที่สอง คือ หากมีการบันทึก ข้อมูลก็ต้องมีขั้นตอนการปฏิบัติงานของอาจารย์เป็นขั้นตอนที่ก าหนดไว้ว่าจะต้องท าอะไรบ้าง เมื่อไร อย่างไร ประการที่สาม คือ เครื่องคอมพิวเตอร์ เป็นเครื่องช่วยให้การท างานให้ผลรวดเร็ว และ ค านวณได้แม่นย าถูกต้อง ประการที่สี่ คือ ซอฟต์แวร์ที่ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ช่วยท าให้คอมพิวเตอร์ ท างาน ตามที่ต้องการได้ ประการสุดท้ายคือ ตัวข้อมูลที่เป็นเสมือนวัตถุดิบที่จะได้รับการเปลี่ยนแปลง ให้เป็นสารสนเทศตามที่ต้องการ ส่วนประกอบที่ส าคัญของระบบสารสนเทศมี 5 ส่วนคือ 1. ฮาร์ดแวร์(เครื่องจักรอุปกรณ) ์ 2. ซอฟต์แวร์ 3. ข้อมูล 4. บุคลากร 5.ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ส่วนประกอบทั้งห้าส่วนนี้ท าให้เกิดสารสนเทศได้ หากขาดส่วนประกอบใด หรือส่วนประกอบใดไม่ สมบูรณ์ ก็อาจท าให้ระบบสารสนเทศ ไม่สมบูรณ์ เช่น ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ไม่เหมาะสมกับงาน ก็จ ท าให้งานล่าช้า ไม่ทันต่อการใช้งาน การด าเนินการระบบสารสนเทศจึงต้องให้ความส าคัญ กับส่วนประกอบทั้งห้านี้ซึ่งสารสนเทศ จะเป็นผู้ด าเนินการ ในการท างานทั้งหมด บุคลากรจึงต้อง ความรู้ความเข้าใจในการใช้ เทคโนโลยีสารสนเทศ บุคลากรภายในองค์กรเป็นส่วนประกอบที่จะท าให้เกิด ระบบสารสนเทศ ด้วยกันทุกคน เช่น ร้านขายสินค้าแห่งหนึ่ง บุคลากรที่ด าเนินการในร้านค้าทุกคน ตั้งแต่ผู้จัดการถึง
พนักงานขาย เป็นส่วนประกอบที่จะท าให้เกิดสารสนเทศได้ ขั้นตอนการปฏิบัติ เป็นระเบียบวิธีการปฏิบัติงานในการจัดเก็บรักษาข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่จะท าให้ เป็นสารสนเทศได้ เช่น ก าหนดให้ มีการป้อนข้อมูลทุกวัน ป้อนข้อมูลให้ทันตามก าหนดเวล มีการ ข้อมูลให้ถูกต้องอยู่เสมอ ก าหนดเวลาในการประมวลผล การท ารายงาน การด าเนินการ ต่าง ๆ ต้อง มีขั้นตอน หากขั้นตอนใดมีปัญหาระบบก็จะมีปัญหาด้วย เพราะทุกขั้นตอนมีผลต่อระบบสารสนเทศ เครื่องคอมพิวเตอร์ เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการจัดการสารสนเทศ คอมพิวเตอร์ช่วยประมวลผล คัดเลือก ค านวณ หรือพิมพ์รายงาน ผลตามที่ต้องการ คอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์ที่ท างานได้รวดเร็ว มีความแม่นย า การท างาน และท างานได้ต่อเนื่อง คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่าง ๆ จึงเป็นองค์ประกอบหนึ่งของระบบ ท างาน และท างานได้ต่อเนื่อง คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่าง ๆ จึงเป็นองค์ประกอบหนึ่งของระบบ สารสนเทศท างาน และท างานได้ต่อเนื่อง คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่าง ๆ จึงเป็นองค์ประกอบหนึ่งของ ระบบสารสนเทศ ซอฟต์แวร์ คือล าดับขั้นตอนค าสั่งให้เครื่องคอมพิวเตอร์ ท างานตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้ ซอฟต์แวร์ จึง หมายถึงชุดค าสั่งที่เรียง เป็นล าดับขั้นตอนสั่งให้คอมพิวเตอร์ท างานตามต้องการ และประมวลผลเพื่อให้ ได้สารสนเทศที่ต้องการ ข้อมูล เป็นวัตถุดิบที่ท าให้เกิดสารสนเทศ ข้อมูลที่เป็นวัตถุดิบจะต่างกัน ขึ้นกับสารสนเทศที่ต้องการ เช่นในสถานศึกษามักจะต้องการ สารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนักเรียน ข้อมูลผลการเรียน ข้อมูล อาจาร์ข้อมูลการใช้จ่ายต่าง ๆ ข้อมูลเป็นสิ่งที่ส าคัญประการหนึ่งที่มีบทบาทต่อการให้เกิด สารสนเทศ กระบวนการท างาน
3 ) ระบบสารสนเทศประกอบด้วยกระบวนการท างานหลักๆต่อไปดังนี้ 1.การน าเข้าข้อมูล (Input) เป็นการน าข้อมูลดิบ (Data) ที่ได้จากการเก็บรวบรวมเข้าสู่ระบบ เพื่อน า ไปประมวลผลให้เป็นสารสนเทศ เช่น การบันทึกการขายรายวัน,บันทึกคะแนนเก็บของนักเรียน ฯลฯ 2.การประมวลผลข้อมูล (Process) เป็นการคิด ค านวณ หรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลดิบให้เป็นสารสนเทศ อาจท าได้ด้วยการเรียงล าดับ การค านวณ การจัดรูปแบบ และการเปรียบเทียบตัวอย่างการประมวลผล เช่น การค านวณรายได้ของผู้ปกครอง การนับจ านวนวันหยุดราชการบนปฏิทิน ฯลฯ 3.การแสดงผล (Output) เป็นการน าผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลมาแสดงในรูปแบบที่ผู้ใช้ต้องการ เพื่อส่งเสริมหรือช่วยในการตัดสินใจ 4.การจัดเก็บข้อมูล (Storage) เป็นการจัดเก็บข้อมูลดิบหรือสารสนเทศทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับระบบ สารสนเทศ เนื่องจากการน าข้อมูลดิบเข้าสู่ระบบมีการจัดเก็บจนถึงระยะยาวระยะหนึ่งแล้วจึงน าไป ประมวลผล