De 4 essen på arbetsplatsen

De essen
på arbetsplatsen
En bok om helhetsledarskap
Helena Zenzé


Till alla er fantastiska chefer, ledare och medarbetare, som jag fått förtroendet att arbeta med genom åren. Ni har alla samskapat den här boken.
Stort varmt tack!
”Du är speciell
Du passar mej precis Allt brokigt som är du
Så operfekt på något vis Du bär ditt livs historia Som en rostig gammal gloria Men du är bra”
– Sångtext Peter Le Marc ”Du är bra” (Det som håller oss vid liv -03)


Helena Zenzé
De essen på arbetsplatsen
En bok om helhetsledarskap
Zenzé organisation och ledarskap AB


De 4 essen på arbetsplatsen
© Helena Zenzé 2019
Grafisk form omslag: Anneli Elfving, SoloDesign AB www.solodesign.se
Illustrationer inlaga: Helena Zenzé, Anneli Elfving, Ivan Jensen, Birgitta Eriksson.
Bilder inlaga: Shutterstock
Grafiskt form inlaga: Daniel Åberg/Åbergs Stilus et Forma Språklig bearbetning: Karin Arbelius
Förlag: Zenzé organisation och ledarskap AB www.zenze.se
ISBN 978-91-519-3903-2
Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Intrång i upphovsmannens rättigheter enligt upphovsrättslagen kan medföra straff (böter eller fängelse), skadestånd och beslag/förstöring av olovligt framställt material. Såväl analog som digital kopiering regleras i upphovsrätten.


Innehåll
Inledning 7
Sammanfattande introduktion 11
ESSET STYRNING 15
Hur förstå styrning? 19 Styrmodeller och affärsplaner 25 Organisering och arbetssätt 30 Regler, policys och riktlinjer 39 Spelplan och hörnflaggor 43 Chefskap, ledarskap och följarskap 49 Ledningsgruppens styrning 54 Kontraktering 60 Organisations-, affärs- och verksamhetsutveckling 71
ESSET SAMSKAPANDE 79
Relationellt perspektiv 87 Gestaltiskt arbetssätt på en arbetsplats 95 Grupp- och teamdynamik 99 Organisationsdynamik 107 Förändringsdynamik 111 Information och kommunikation 119 Uppmärksamhet, tankar och känslor 123 Digitaliserad arbetsplats 131


Makt och påverkanskraft 143 Energi 149 Konflikt 157
ESSET SJÄLVKÄNNEDOM 165
Varför är självkännedom viktigt? 167 Livstema 173 Ledningsgruppens självkännedom 185 Organisationens självkännedom 191 Hur erövrar man självkännedom 195
ESSET SKRÄDDARSYTT 201
Att identifiera nuläget 205 Värdegrund och värderingar 211 Arbetskultur 213 Digitalisering 221 Professionellt, Personligt, Privat 227 Lärande utveckling 231 HR-Human Resources 235 Social hållbarhet 241 Konsulttjänster 245
Slutord 251 Tack 253 Lästips och källor 255


Inledning
Den här boken handlar om helhetsledarskap och om hur arbetsplatsen som helhet – på ett kostnadseffektivt sätt – ska skapa resultat och värde.
En viktig förmåga på arbetsplatser idag är att veta lite om mycket. All expertis ska på något sätt förhålla sig till, och navigera i, en helhet som inte har samma expertis som de själva. De fyra essen representerar en grundläggande och bred gemensam kunskap, som spänner från det bestämt struktu- rella till det djupaste existentiella. Boken är en övergripande sammanfattning av viktiga delar, som tillsammans bildar en helhet som är något mer och annat än summan av delarna. Vill du verka i en organisation som är resurseffektiv, långsiktigt hållbar och där varje medarbetare genererar värde – lär om de fyra essens gemensamma påverkanskraft.
Jag är utbildad inom beteendevetenskap, psykologi och före- tagsekonomi. Jag är i själ, hjärna och hjärta djupt intresserad av helheten arbetsplatsen. Mitt intresse för helhet härrör till stor del ur min livshistoria, så som intressen ofta gör, och avgörande för mitt yrkesval att arbeta som konsult var över- lägset mina år som lärare. Då, för ca 25 år sedan, undervi- sade jag i företagsekonomi, psykologi, marknadsföring och
INLEDNING 7


idrott (ja, jag är hälsointresserad också). Samtidigt. En ämnes- kombination som mina lärarkollegor tyckte var mycket märk- lig. Inte jag. För mig var det en självklarhet att ”allt hörde ihop” och att det var just det som var utmaningen och missio- nen att sprida. På den vägen är det, och i dryga tjugo år har jag nu varit verksam som organisations- och ledarskapsutvecklare i Sverige och utomlands.
Ställ mig på en arbetsplats och jag kan tala om vad som på- går där. Jag ser på mig själv som ett subjekt med tankar och känslor som blir berörd och påverkad av de människor och organisationer jag möter. Att vara en god observatör kräver medvetenhet, självkännedom och träning. Förmågan att skilja på mig och andra är avgörande för att se och värdera vad som pågår. Klarsynta observationer är också ett bra mätverktyg när vi ska värdera social hållbarhet.
En vanlig dag på arbetet möter jag organisationer som vill vara moderna, och som ambitiöst och engagerat tar sig an förbätt- ringsprojekt som rör organisations-, verksamhets-, affärs- och ledarutveckling. Det satsas oerhörda resurser på detta. Tyvärr ger dessa sällan den effekt som eftersträvas, och gör de det tar det för lång tid. Inte för att “koncepten” i sig inte är relevanta och bra, utan för att de inte alltid är placerade i ett sammanhang där de passar in eller har en tillräckligt mottagande organisation.
Boken är skriven utifrån min erfarenhet och till stor del tolkad genom en mängd relevanta studier, vetenskap och expertis. Den utgår från att människorna på arbetsplatsen förväntas samskapa resultat. Vi kan inte paketera människor i modeller,
8 INLEDNING


Helheten är något mer och annat än summan av delarna...
INLEDNING 9


fyrfältare eller personlighetsstilar, det är att reducera män- niskan till ett objekt som hen inte är. Människans beteende är heller inte alltid lätt att tolka, förstå eller förutse men vi kan med intresse och kunskap komma ganska långt.
Människor på en arbetsplats är inte bara ett sammelsurium av dynamik, det är lika mycket ”dynamit”. Att vara människa är något existentiellt. Att verka på en arbetsplats är något strukturellt. Det existentiella och det strukturella behöver integreras, och vi behöver få ihop det till en helhet som skapar värde. Alla vill trivas på sina arbetsplatser och alla vill uppleva det meningsfullt att vara där.
Det finns inget i den här boken som jag inte upplevt hundra- och ibland tusentals gånger i alla organisatoriska samman- hang – myndigheter, kommuner, landsting, politiskt styrda aktiebolag, privata företag, föreningsverksamheter och för- bundsorganisationer – jag arbetat med. Tack alla chefer, ledare och medarbetare för inspirationen till den här boken.
Boken är upplagd på ett sätt som möjliggör att du dyker in i det ess som lockar dig mest. Som ett återkommande inslag finns också rubriken “Helena reflekterar”. Reflektionerna där är ett sätt att åskådliggöra kapitlet som heter Professionellt, personligt, privat.
Med förhoppning om inspirerande läsning!
Helena Zenzé
1 0 INLEDNING


Sammanfattande introduktion
Man skulle kunna se de fyra namngivna essen som fyra sepa- rata delar. Och det är de. Också. Mitt primära syfte är dock att få dig att förstå vilket enormt värde som kan tillföras en arbetsplats om essen hanteras som en helhet.
Det här är en bok om helhetsledarskap. En helhet kan alltid brytas ner i delar, och det gör den här boken, men endast på en övergripande generell nivå. Vill du fördjupa dig i någon av delarna finns det massor av böcker som redan är skrivna.
En sammanfattning är alltid ett koncentrat av olika delar. Det koncentratet är vad den här boken handlar om. Den har ambitionen att ge dig en övergripande förståelse i helhetsle- darskap. Förhoppningsvis kan du med hjälp av den här boken också identifiera vad eller vilka delar som behöver stärkas på just din arbetsplats, och kanske få inspiration till att i andra forum utveckla färdigheten att hantera dess delar.
SAMMANFATTANDE INTRODUKTION 1 1


Kortfattat om esset Styrning
På en arbetsplats finns det en ram och ett regelverk som med- arbetare förväntas följa. Om man inte följer regelverket, eller det inte finns eller är otydligt, är det alltid cheferna som har ansvaret. Som chef förväntas jag styra medarbetarna i riktning emot mål och resultat. För att få till det behöver jag kunna leda både individer och grupperingar av medarbetare. Som chef behöver jag också kunna samverka med andra chefer i styrande och ledande grupperingar, till exempel i en led- ningsgrupp.
Kortfattat om esset Samskapande
På en arbetsplats arbetar människor, därför behöver vi utöver vår arbetsinsats av kunskap, erfarenhet och kompetens ha färdigheten att hantera mellanmänsklig dynamik. Att hantera det relationella är något mer och annat än att samarbeta. Det är skapa något tillsammans. Person A påverkar inte bara person B, utan A+B tillsammans blir kanske X. Om vi ber A samarbeta med D i exakt samma uppgift blir kanske resultatet Y. Detta händer för att deras personligheter, framtoning och kommunikation färgar av sig på samarbetet. När grupperingar och team samskapar finns en särskilt utmanande dynamik.
Kortfattat om esset Självkännedom
På en arbetsplats interagerar människor för att nå resultat tillsammans. Där förväntas vi navigera säkert och målinriktat i ett dynamiskt fält (ibland t.o.m. minfält) av tankar, åsikter,
1 2 SAMMANFATTANDE INTRODUKTION


känslor, värderingar, attityder, lust, olust, rädslor, viljor, på- verkanskrafter. Det är särskilt viktigt med självkännedom som chef och ledare. Du förväntas vara förebild och behöver därför förstå och ha koll på vad som händer inuti dig själv. Du behöver också klarsynt kunna läsa av vad som händer omkring dig för att fatta bra beslut.
Kortfattat om esset Skräddarsytt
På en arbetsplats fattas det ofta beslut om utvecklingsinsatser. Utifrån vilka grunder fattar du dessa beslut? Är besluten uti- från en helhetssyn och har du en mottagande organisation för det nya? Alla företag och organisationer är unika. Att ta in ett ”koncept” som varit framgångsrikt i andra organisationer är som att fullständigt ignorera det unika i sin egen verksamhet. Kanske är det rätt beslut, men kolla först. Att skräddarsy är också att ha kunskap i nutidens villkor och förutsättningar att driva arbetsplats, t.ex. är digitalisering, människosyn, affärs-etik och hållbarhet viktiga ämnen att ha kunskap om.
De fyra essen är sammantaget som en fruktsallad – unik i dess helhet och färgsättning. Delarna i skålen är självklart viktiga var och en för sig men fruktsalladen är något mer och annat och alldeles unik i sig själv.
SAMMANFATTANDE INTRODUKTION 1 3


Hur spelar du dina kort?
Den här boken är skriven för att den inte fanns. Boken rymmer det mesta värt att veta om du är chef och ledare. Från det bestämt strukturella till det djupaste existentiella. Helhetsledarskap är eftersatt på arbetsplatser idag. Många som anser att de har det, har det i regel inte alls.
Här får du en riktigt bra hand med fyra ess: Styrning, Samskapande, Självkännedom – samt esset Skräddarsytt, som visar hur du kan värna och stärka det unika på just din arbetsplats.
Boken är kärnfull och ger dig en förståelse för vad helhets- ledarskap är på riktigt. Du kommer att få professionell och personlig vägledning till bland annat påståendena:
• Styrande principer och regelverk är aldrig förhandlingsbara.
• Ledningsgrupper har livsteman som gör att de inte alltid levererar.
• Organisationer kan inte drivas som tekniska system.
• Digitaliseringen är som ett väder.
• Du är delansvarig i allt som sker även om du är tyst.
• Din grad av självkännedom är en viktig påverkanskraft.
• Din förmåga att observera och värdera nuet är avgörande. • HR står för ”Högst Rådgivande” och ”High Responsibility”. Vilket ess spelar du först?
Till boken finns en kortlek med reflektions- och arbetsfrågor som också kan användas vid medarbetarinkludering. Beställs separat via www.zenze.se
Helena Zenzé
Organisations- och ledarskapsutvecklare
1 4 ESSET STYRNING
Helena Zenzé De essen på arbetsplatsen