คู่มือกำหนดการจ่ายเงินตามรอบบริษัท

คู่มือระบบ Project Master & forecast Project Master คือ การจัดการโปรเจกต์ให้สำเร็จบรรลุตามวัตถุประสงค์ โดยหน้าที่หลักคือการ “จัดการ”ทั้งคน ทั้งเวลา และงบประมาณ โดย Project Master ใน Kintone จะเกิดขึ้นขณะมีการคุยกับลูกค้าและนำข้อมูลมาใส่ในระบบ ประกอบด้วย • ผู้รับผิดชอบโปรเจกต์ • วันเริ่ม-จบโปรเจกต์ • งบประมาณโปรเจกต์ • รายได้โปรเจกต์ • ต้นทุนโปรเจกต์ หลังจากเกิดรายได้-ค่าใช้จ่ายขึ้นจริงทางบัญชีจะนำข้อมูลขึ้นระบบ Kintone เพื่อให้หัวหน้าโปรเจกต์ นำข้อมูลดังกล่าวนำมาใช้วิเคราะห์ผลลัพธ์ที่ได้หรือใช้ในการทำเสนองานลูกค้าในครั้งถัดไป ประโยชน์ที่ได้จากโปรเจกต์มาสเตอร์ คือ สามารถจัดการทั้งคน ทั้งเวลา งบประมาณและการเงินใน บริษัท เพื่อให้โปรเจกต์สำเร็จบรรลุตามวัตถุประสงค์ Forecast หมายถึง การคาดการณ์ถึงสิ่งใดสิ่งหนึ่งที่จะเกิดขึ้นในช่วงเวลาในอนาคตโดยศึกษาจาก ข้อมูลเก่าและรูปแบบต่างๆ ในอดีต และนำค่าพยากรณ์ที่ได้นั้นมาใช้ประโยชน์เพื่อช่วยให้บริษัท ตัดสินใจด้าน การเงิน การตลาด และการดำเนินงานได้แม่นยำยิ่งขึ้น ● ด้านการเงินและการบัญชี (Finance) อุปสงค์ที่ประมาณการจะเป็น และจัดสรรทรัพยากรให้ทุกส่วนขององค์การอย่างทั่วถึงและเหมาะสม ระบบ Project Master & forecast

1. เข้า Kintone > https://mediator.cybozu.com/ > เลือก 01 Master Data 2. เลือก Project master > กดจุดสามจุดทางขวามือบนเพื่อสร้าง New Project master 3. วิธีกรอกรายละเอียดใน Project master จะมี 4 ส่วน ดังนี้ 3.1 Project Master รายละเอียดผู้รับผิดชอบ ชื่อโปรเจกต์ชื่อลูกค้า วันเริ่มงาน และวันรับเงิน

- Project code : แผนก-ปี ค.ศ เดือน วันที่เริ่มงาน ตัวอย่าง 01-221021 - Status : หากเริ่มงานหรือมีต้องจ่ายค่าใช้จ่ายแล้ว ให้เลือก 05 In Progress

- Category & Department เลือกแผนก - - Project Owner & Mentor & Assistant ผู้รับผิดชอบโปรเจกต์ - Client ชื่อลูกค้า & Project Name ชื่อโปรเจกต์ - Event Date วันเริ่มงาน & Finish date วันสิ้นสุดงาน & Fiscal Year ปีที่เกิดงาน & Receipt of Payment วันรับเงิน - memo / Google drive URL 3.2 Budget Control ในส่วนนี้จะลิงค์มาอัตโนมัติจาก 2 แหล่ง ดังนี้ - Forecast ลิงค์ข้อมูลรวม Sale และ Cost มาจาก Budget Forecast - Result ลิงค์ข้อมูลรวม Sale และ Cost มาจาก Budget Fixed

3.3 Budget Forecast ผู้รับผิดชอบโปรเจกต์เข้ามาใส่ประมาณการรายได้และค่าใช้จ่าย ระบุวันที่ใช้งานและวันจ่ายเงิน (อ้างอิงจากใบเสนอราคาที่ส่งให้ลูกค้า) ตัวอย่าง จ่ายค่าคนถ่ายภาพ ให้ P’Horn ใช้งานวันที่ 16/11/2022 จ่ายเงิน 21/11/2022 - Invoice Date คือ วันที่ เดือน ปี ค.ศ. ที่คาดการณ์ว่าจะมีการจ่าย/ได้รับใบแจ้งหนี้ เช่น 16/11/2022 - Payment Date คือ วันที่ เดือน ปี ค.ศ. ที่คาดการณ์ว่าต้องจ่ายเงิน เช่น 21/11/2022 - Account Name คือ ชื่อรายได้/ค่าใช้จ่ายที่คาดว่าจะเกิดขึ้น เช่น คนถ่ายภาพ - Description คือ ชื่อลูกค้า/เจ้าหนี้ผู้รับเงินที่คาดว่าจะเกิดขึ้น เช่น P’Horn 3.4 Budget Fixed ส่วนนี้ทางบัญชีจะนำเข้าข้อมูลรายได้-ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง 4. ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงรายได้/ค่าใช้จ่ายต้องมา Update ใน Kintone ทุกครั้ง (หากมีการ เปลี่ยนแปลงก็เข้ามา Update หรือ อย่างน้อยต้องเข้ามาดูเดือนละ 1 ครั้ง ภายในวันที่ 5)

ข้อควรระวัง 1. Project Code ต้องไม่ซ้ำกัน 2. Update Status ให้เป็นปัจจุบัน 3. Fiscal Year ต้องเป็นปีที่เริ่มงาน 4. ใน Budget Forecast ต้องใส่วันที่ Invoice date และ Payment Date ให้ใกล้เคียงกับความเป็นจริงเพราะจะกระทบกับการForecastเงินประจำเดือนของฝ่ายบริหาร 5. Budget Fixed ห้ามเพิ่มข้อมูลและแก้ไข 6. ถ้า Copy project เดิมมารบกวนลบ Budget Fixed ออก 7. ควรเข้ามา Update Forecast ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลง