NOTA AUDIT DALAMAN EOMS ISO

Bengkel
Audit Dalaman

EOMS ISO 21001:2018

25 Februari 2021 Ridzuan Muhammad

1

Profil Syarikat

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 2

Objektif Bengkel

Meningkatkan pengetahuan
dan kemahiran asas
berkaitan keperluan EOMS
ISO 21001:2018 dari aspek
audit dalaman.

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 3

A

Pengenalan Ringkas
Audit Dalaman

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 4

Kerangka
EOMS

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 5

Petikan Standard
EOMS

9.2 Audit dalaman

9.2.1 Organisasi Pendidikan telah mengendalikan audit
dalaman secara berkala bagi menyediakan maklumat sama
ada EOMS:
a. akur kepada:
1. keperluan Organisasi Pendidikan terhadap EOMS;
2. keperluan dokumen ini;
a. telah dilaksana dan diselenggara secara berkesan.

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 6

Tujuan Audit
EOMS

Akur kepada BUKAN Mencari
keperluan EOMS kesilapan!
organisasi dan
Keperluan Standard

Dilaksana &
disenggara
secara berkesan

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 7

Tanggungjawab 2 Nilai
Juruaudit Pelaksanaan proses

1 Semak
kriteria audit

3 Sahkan 8
bukti pelaksanaan

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

Tanggungjawab
Juruaudit

Komitmen

Personaliti
Kelayakan

Pengalaman

Latihan Minat

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 9

B

Takrifan
Audit Dalaman

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 10

Takrifan 11

Audit

proses yang sistematik,
berkecuali & didokumenkan
untuk mendapatkan bukti audit
& menilaikannya secara objektif
dalam menentukan kriteria audit
dipenuhi.

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

Takrifan 12

Bukti Yang Objektif

Rekod, kenyataan, fakta atau
lain-lain maklumat yang
berkenaan dengan kriteria
audit & boleh disahkan.

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

Takrifan

Kriteria Audit

Set sesuatu dasar, prosedur atau keperluan yang
digunakan sebagai rujukan terhadap bukti yang
objektif, contohnya:

• Standard ISO 21001:2018;
• Dokumen EOMS organisasi;
• Akta, pekeliling, garis panduan kementerian

dsb.;
• Keperluan pelanggan.

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 13

Status
Penemuan Audit

Penemuan Audit

Keputusan dari penilaian ke atas bukti audit
yang diperolehi terhadap kriteria audit.

Akur Tak Akur (NC) Penambahbaikan

(Memenuhi (Tidak memenuhi (OFI)
keperluan / Keperluan / kriteria)
(Akur tetapi boleh
kriteria)
ditambahbaik)

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 14

C

Fasa
Audit Dalaman

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 15

Fasa
Audit Dalaman

Perancangan Pelaksanaan Pelaporan Susulan
& Persediaan Audit
Audit Audit

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 16

C1

Fasa 1
Perancangan &
Persediaan

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 17

Contoh Jadual
Audit Dalaman

Sebelum 1 1
Audit
Perancangan dan Menyediakan Jadual Audit, Notis Audit, Senarai

Persediaan Semak, Peralatan Audit, Logistik dsb.

Hari 2 Mesyuarat 2 3
Pertama Pembukaan
Pelaksanaan Audit Perbincangan
(9.00am-9.30am) Kumpulan Audit
(9.30am – 3.30pm)
(3.30pm-4.30pm)

Semasa Audit 2 Sambungan Pelaksanaan 3 Perbincangan
Audit Kumpulan Audit
Hari Kedua
(9.00am – 3.30pm) (3.30pm-4.30pm)

Hari 2 3 Penulisan Laporan 2
Akhir Audit
Samb. Pelaksanaan Mesyuarat Penutup
Audit (2.00pm-4.00pm)
(4.00pm-4.30pm)
(9.00am – 12.30pm)

Selepas Susulan Semak Laporan Audit (Status tindakan &
Audit Audit keberkesanan) dsb.

4 4

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 18

Senarai Semak
vs. Nota Audit

vs.

Senarai Nota
Semak Audit

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 19

Senarai Semak

Soalan / Kaedah Penemuan Status
Mengaudit Audit Penemuan

• Ikut aliran proses Catat guna ✓ Akur
(bukan prosedur kaedah: ✓ Tak akur
sahaja) yang • M.B.A.S ✓ OFI
diaudit.
• Kaedah lain
• Guna PDCA dengan yang sesuai
gabungan 4M + 1E
dan 5W1H.

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 20

Ambil Kira
Isu Semasa

Peyesuaian Sumber
Manusia

Penyesuaian Perancangan Asal
Operasi Masih Relevan?

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) Pemotongan Bajet / 21
kewangan

Ambil Kira
Isu Semasa

a. Adakah ia menjejaskan perancangan dan proses 22
kerja?

b. Dari aspek apakah perancangan dan proses kerja
terjejas?

c. Apa kaedah/penyesuaian yang digunakan untuk
berdepan dengan situasi ini?

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

Ambil Kira
Isu Semasa

d. Adakah kaedah/penyesuaian ini telah diluluskan?

d. Adakah pelaksanaannya berjalan lancar/perlukan
penyesuaian berterusan?

e. Bagaimana komunikasi dengan pelanggan berkaitan
penyesuaian yang dilaksanakan?

f. Apakah rancangan jangka panjang terhadap proses
jika Pendamik ini berterusan?

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 23

C2 24

Fasa 2
Pelaksanaan
Audit

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

Contoh Kaedah
Mengaudit

1. Semak perancangan.

2. Semak pelaksanaan, adakah
seperti yang dirancang?

3. Jika memenuhi keperluan,
apakah tindakan
penambahbaikan?

4. Jika tidak memenuhi
keperluan, apakah tindakan
pembetulan?

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 25

Contoh Kaedah
Mengaudit

1 R.O.T.I 2 4M + 1E 3 5W + 1H

R eview M an W hat
O bserve M achine W hen
T est M ethod W here
I nterview M aterial W ho
E nvironment W hy
H ow

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 26

Mencatat
Penemuan Audit

Ingat: Majlis Bandaraya Alor Setar (MBAS)

M ana – di mana bukti dijumpai
B ila – bila tarikh yang dimaksudkan
A pa – apa bukti tersebut
S iapa – sampel bukti melibatkan individu

*lazimnya APA akan dicatat terlebih dahulu.

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 27

Hubung kait Soalan,
Penemuan dan Status Audit

Soalan / Kaedah Penemuan Status
Mengaudit Audit Penemuan

• Ikut aliran proses Catat guna ✓ Akur
(bukan prosedur ✓ Tak akur
sahaja) yang kaedah: ✓ OFI
diaudit. • M.B.A.S

• Guna PDCA dengan • Kaedah lain

gabungan 4M + 1E yang sesuai.

dan 5W1H.

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 28

C3

Fasa 3
Pelaporan Audit

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 29

Pelaporan Akur NCR
Audit
(Penemuan kekal Laporan
Catat dalam senarai keseluruhan
Penemuan semak)
audit
(Rekod dalam Tidak Akur
senarai semak / (NC) 30
Nota Audit)
(Penemuan
dipindah ke Borang
NCR)

Penambah-
baikan
(OFI)

(Penemuan
dipindah ke OFI)

Perbazaan
NCR dengan OFI…

Status Penemuan Audit Tindakan
Akur Keperluan
?
Standard?
?
Ketakakuran ?
(NC)
?
Peluang
Penambahbaikan

(OFI)

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 31

Contoh Penulisan
NCR

Didapati Latihan staf yang dilaksanakan belum dinilai
keberkesanannya.

Bukti Audit • Kursus Menangani Stress
• Hotel Pushman, Putrajaya
• Kursus Audit Dalaman • Tarikh: 20-21 Feb 20
• Di Hotel Pushman Putrajaya • Pn Salena G., En. Justin B.
• Tarikh: 3-5 Jan 20
• Pn. Ruhainiez, Pn. Nilopah

Kriteria Audit 32

Tidak mematuhi:
• Akta/SOP/Pekeliling…… atau
• Langkah Prosedur…. dan
• Klausa 7.2.d ISO 21001:2018

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)

Contoh Penulisan
OFI

1. Pelan pengurusan risiko telah dibangunkan di
peringkat organisasi tetapi terdapat beberapa isu
dalaman yang relevan dengan arah tuju strategik
tidak dinyatakan. Contohnya risiko berkaitan
pendidikan berkeperluan khas tidak dinyatakan
dengan jelas.

2. Organisasi telah melaksanakan Mesyuarat Kajian
Semula Pengurusan. Bagaimanapun mesyuarat
tidak membincangkan dengan jelas perkara
berkaitan keberkesanan tindakan terhadap risiko
dan peluang.

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 33

C4

Fasa 4
Audit Susulan

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 34

Carta Alir Susulan
Audit

Mula

*Terima NCR Tutup NCR
Tamat
*Laksana Pembetulan
(jika berkenaan) Petunjuk:
*Tindakan auditi
*Kenalpasti Punca
Penyebab Tindakan juruaudit

*Laksana Tindakan
Pembetulan

Minta Auditi ambil tidak Telah ya tindakan
tindakan dilaksana? juruaudit

tidak ya

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) berkesan?

35

Semakan Umum
Susulan Audit

Pembetulan yang dicadang Betul dan telah
dibuat (jika berkenaan)
Punca ketidakakuran yang Punca yang sebenar
dikenalpasti
Telah dibuat & berkesan
Tindakan pembetulan yang
dicadang Wajar
Tarikh siap yang dicadang Boleh ditentusahkan

Bukti

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 36

Semakan Bukti
Susulan Audit

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 37

Tugasan:
Rujuk Bahan
Yang Dibekalkan

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 38

39