การใช้ซอฟต์แวร์รูปแบบตาราง ..

การใชซ้ อฟต์แวรต์ ารางทางาน

จัดทาโดย ครูเปรมกมล พรมเปียง

การใชซ้ อฟตแ์ วร์ตารางทางาน

Program Microsoft Exel ( โปรแกรม ไมโครซอฟต์ เอ็กเซล ) เป็น

โปรแกรมที่ใชใ้ นการจัดทาตารางเก็บรวบรวมข้อมูลท่ีเป็นท้ังตัวอักษรและตัวเลข เพ่ือ
ใช้ในการประมวลผลข้อมูล เปรียบเทียบ จัดกลุ่ม เรียงลาดับการหาผลรวมของข้อมูล
เพือ่ นามาวเิ คราะห์ผล สร้างทางเลือกท่ีเป็นไปได้ ประเมินทางเลือก และนาเสนองาน
ในรปู แบบของ กราฟ แผนภูมิ และตาราง เปน็ ตน้

โปรแกรมไมโครซอฟต์ เอ็กเซล ได้พัฒนามาอย่างต่อเนื่องจาก EXCEL 1.1 มาเป็น EXCEL 5, 6,
EXCEL 95, 97, 2000, 2003, 2007, 2010 จนมาเปน็ EXCEL 2013 และ 2016 ในปัจจบุ ัน

การนา Microsoft Excel ไปใช้ประโยชน์ในชวี ิตประจาวัน เราสามารถ

นาโปรแกรม Microsoft Excel ไปใช้ในชีวิตประจาวันได้เพ่ือเพ่ิมประสิทธิภาพใน
การทางานด้านข้อมูลได้ดีขึ้น สะดวก รวดเร็ว ในการประมวลผล เปรียบเทียบเพ่ือ
นามาตัดสนิ ใจแก้ไขปัญหา

โดยมตี ัวอย่างดงั ตอ่ ไปน้ี

การใชซ้ อฟตแ์ วร์ตารางทางาน

1.การจัดงบประมาณ
รายรบั – รายจ่าย เพอื่ ฝกึ
นสิ ัยใหเ้ ป็นคนท่ปี ระหยัด

และอดออม

2.จดั เกบ็ สต๊อกของสนิ ค้า เพ่ือ
ใ ช้ ใ น ก า ร ค า น ว ณ สิ น ค้ า
คงเหลืออย่ใู นคลังเก็บสินค้า

เพ่ือการตดั สินใจตอ่ ไป

3.ใช้จัดทาตารางสอน เป็น
กา ร จัดร ะเ บีย บ แ บ่ง แ ย ก
หน้ าท่ีและเวลาในการเรียน

การสอนของนกั เรียน

มตี ่อ อีกหน้านะค่ะ

4.การประมวลผลและนาเสนอ
ข้อมูลเพื่อประเมินสถานการณ์
และการคาดการณ์ผลลัพธ์ที่จะ
เกดิ ขนึ้

ลกั ษณะงานทีเ่ หมาะกบั

1. งานด้านบัญชี (Accounting)
2. งานด้านการเงนิ (Financial)
3. งานด้านการวางแผน (Planning)
4. งานด้านงบประมาณ (Budgeting)
5. งานดา้ นสถติ ิ (Statistic)

สว่ นประกอบของ Excel 2016

สว่ นประกอบของ Excel 2016

ริบบอน (RIBBON) กลมุ่ ชุดเครือ่ งมือ

ริบบอน (Ribbon) คือ แถบท่ีรวบรวมคาสั่งต่าง ๆ ใช้ในการจัด
หมวดหมู่ ง่ายต่อการค้นหา ริบบอนเป็นชุดคาสั่ง โดยแบ่งเป็น แท็บ
(Tab) หรอื รบิ บอน (Ribbon) ตามกลุ่มของคาสั่งต่าง ๆ

รบิ บอน (RIBBON) กล่มุ ชดุ เครื่องมอื

โปรแกรม Microsoft Excel เปน็ โปรแกรม ตรวจสอบ แก้ไข วเิ คราะห์ และ
นาเสนอขอ้ มูลใน รุน่ 2016 ได้เพ่มิ คณุ ลกั ษณะใหม่ เชน่ Analysis ToolPak,
Slicers และ Formula Builder เพอื่ ชว่ ยประหยัดเวลาในการทางาน แชร์ข้อมลู
ผ่านไปยงั ออนไลนเ์ พอ่ื แลกเปล่ียนข้อมูลกบั เพอื่ นๆ

ชดุ คาส่งั ควบคมุ การทางานแฟ้มขอ้ มูลรบิ บอนไฟล์

ร้จู กั กับสว่ นประกอบของ Worksheet

ชนดิ ของข้อมูล (DATA)
ใน Excel น้ัน มหี ลายรปู แบบ ซึง่ ไมใ่ ชเ่ ฉพาะตวั เลขเท่านน้ั ยังมีอีกหลาย
ประเภท ดงั น้ี

A =Text คือ ขอ้ มูลประเภท ตัวอกั ษร สัญลักษณ์ หรือผสมตัวเลข
B = Number คอื ขอ้ มลู ประเภท ตัวเลข

C = Date Time คอื ข้อมูลประเภท วันท่ี เวลา

ชนิดของขอ้ มลู (DATA)
ใน Excel นัน้ มีหลายรูปแบบ ซง่ึ ไม่ใช่เฉพาะตวั เลขเท่านน้ั ยงั มอี กี หลาย
ประเภท ดังน้ี

A =Text คอื ขอ้ มูลประเภท ตวั อกั ษร สญั ลกั ษณ์ หรอื ผสมตวั เลข
B = Number คอื ขอ้ มูลประเภท ตวั เลข
C = Date Time คอื ข้อมูลประเภท วันท่ี เวลา

เริ่มตน้ พมิ พ์ข้อมูลลงในเอกสาร Excel

การเริ่มตน้ การพมิ พ์ขอ้ มูลจะต้องทาการกาหนดตาแหน่งของเซลล์เพอื่ ให้
Excel ทราบวา่ กาลังทางานอย่บู น แผน่ งาน (sheet) ใด และทางานที่
ตาแหน่งเซลล์ใดในแผ่นงาน (sheet) น้ัน

เริ่มตน้ พมิ พ์ข้อมูลลงในเอกสาร Excel

การเริ่มตน้ การพมิ พ์ขอ้ มูลจะต้องทาการกาหนดตาแหน่งของเซลล์เพอื่ ให้
Excel ทราบวา่ กาลังทางานอย่บู น แผน่ งาน (sheet) ใด และทางานที่
ตาแหน่งเซลล์ใดในแผ่นงาน (sheet) น้ัน

รบิ บอน หนา้ แรก (Home)

ได้รวมชดุ คาสัง่ ตา่ ง ๆ ท่ีจะไดใ้ ชบ้ อ่ ยท่ีสุดโดยแบง่ เปน็ กลมุ่ คาสง่ั ตา่ ง ๆ
เกีย่ วกบั 1. คลปิ บอรด์ (Clipboard) 2. ฟอนตแ์ ละการจัดแนว
(Font&Paragraph) 3. ตัวเลข (Number) 4. สไตล์ (Styles)
5. เซลล์ (Cells) 6. การแกไ้ ข (Editing)

ในชดุ คาส่ังย่อย จะมลี ูกศรชี้อยู่ที่มมุ ขวาล่างของแต่ละชดุ คาสงั่ เม่ือคลิก
ชดุ คาส่ังเพ่มิ เตมิ (Dialog Box) จะมีเพม่ิ เติมออกมา ลองสงั เกตดู

การประมวลผลดว้ ย Excel
หลังจากการเก็บข้อมูลลงในตารางแล้วเราสามารถนาข้อมูลน้ันมาทาการ
ประมวลผลได้ ทั้งข้อมลู แบบทเ่ี ปน็ ตวั เลข และ ตัวอักษร เนื่องจากข้อมูล
ถูกเก็บไว้ในตาแหน่งที่สามารถอ้างอิงได้ โดยมีวิธีการประมวลผล
ดงั ต่อไปน้ี

1.การคานวณหาผลรวม เป็นการสรุปหาผลรวมของขอ้ มูลตา่ ง ๆ เช่น
จานวนแคลอร่ีที่ทานในแตล่ ะวัน

2. เรียงลาดบั เป็นการจดั ลาดบั ตามเง่ือนไขของข้อมลู เช่น ลาดบั คน
ทท่ี านอาหารจานวนแคลอร่ีมากทีส่ ดุ

การประมวลผลดว้ ย Excel

3.จัดกลมุ่ เป็นการจดั ประเภทข้อมูล เช่น กลมุ่ ทีต่ ้องระมดั ระวังอาหาร

4.เปรียบเทยี บ เป็นการนาข้อมลู ทไ่ี ด้มาเปรียบเทียบความ
แตกตา่ ง เชน่ ได้รับแคลอร่ีมากกว่าทีต่ ้องการ

มตี ่อ อกี หน้านะค่ะ

การประมวลผลด้วยสตู รและการคานวณ

วิธีป้อนสูตร คือ การป้อนสูตรคานวณลงในช่องเซลล์ เราต้องเร่ิมต้นด้วย
เคร่ืองหมาย = (เทา่ กบั ) นาหน้าสูตรเสมอ ถ้าเราไม่ใส่เครื่องหมายเท่ากับ
จะกลายเป็นข้อความธรรมดาไม่สามารถคานวณได้

วิธีการป้อนคา่ สตู รใน Excel

การประมวลผลด้วยการใชฟ้ งั ก์ชันผลรวม (AutoSum)
ฟังก์ชัน (Function) คือ คาส่ังคานวณสาเร็จรูปท่ีมีอยู่ในแถบริบบอน
สูตร และสามารถนาไปใช้งานให้เกิดผลลัพธ์ได้ทันที เช่น ต้องการหา
ผลลัพธ์จากเซลล์ A1,A2,A3 สามารถใช้ฟังก์ชัน บนแถบริบบอนได้ดังน้ี
=Sum(A1:A3) แทนการใช้สูตรคานวณ =A1+A2+A3 ซ่ึงจะได้ผลลัพธ์
เหมอื นกนั แตไ่ ม่ตอ้ งสรา้ งสตู รข้นึ มาเอง

รายละเอียดของชุดคาสัง่ AutoSum อ่นื ๆ
1. คา่ เฉลีย่ (Average) คือ การหาค่าเฉล่ีย
2. นบั ตัวเลข (Count) คอื การนบั จานวนขอ้ มูล
3. คา่ มากท่สี ดุ (Max) คอื การคน้ หาขอ้ มูลทีม่ คี ่ามากท่สี ดุ
4. ค่าน้อยทสี่ ดุ (Min) คอื การคน้ หาขอ้ มูลท่ีมีคา่ น้อยทส่ี ุด

การประมวลผลดว้ ยการเปรียบเทียบตามเง่อื นไขอย่างง่าย

การจดั รปู แบบตามเง่ือนไข (Conditional Formatting)
เปน็ ชดุ คาสงั่ การใส่สีหรือสัญลกั ษณใ์ ห้กับเซลล์ โดยมีเงื่อนไขให้
เปรียบเทยี บข้อมูลตามทีเ่ ราต้องการเพอื่ ให้การแสดงผลชดั เจน ง่ายต่อ
การนาเสนอ เช่น คา่ มากสุด คา่ นอ้ ยสดุ

ตาราง (TABLE)
ตาราง (Table) คือ พน้ื ที่ ท่ไี วจ้ ัดเกบ็ ขอ้ มูลในรูปแบบของตารางขอ้ มูล
แต่ไมไ่ ดถ้ ูกเช่อื มโยงต่อกันอยา่ งแทจ้ ริง เป็นเหมือนเซลล์เกบ็ ข้อมลู ท่ีแยก
จากกนั ได้อย่างอสิ ระ
ฐานขอ้ มลู (Database) คือ การเกบ็ ขอ้ มูลให้มคี วามสมั พนั ธก์ นั ใน 1
เรคคอร์ด ซง่ึ 1 เรคคอร์ดจะประกอบดว้ ยหลายๆ ฟิลด์ ภายในฟิลดจ์ ะ
เป็น เซลลแ์ ตจ่ ะมีการเชอื่ มโยงถงึ กันอย่างแท้จรงิ เชน่ เม่ือทาการจดั เรยี ง
ข้อมลู ตารางทง้ั ตารางจะถกู เรียงลาดบั ไมเ่ พียงแต่สว่ นทถ่ี กู เลือกเพื่อ
จัดเรียง

1. ฟิลด์ (Field) คือ 1 หนว่ ยของขอ้ มูลเช่น รหสั นกั เรยี น ชือ่ เปน็ ต้น
2. เรคคอร์ด (Record) คอื 1 ชุดข้อมูลที่เกดิ จากการนาเอาหลายๆ
ฟิลด์ มารวมกนั เชน่ 1 เรคคอรด์ ของนักเรยี นประกอบดว้ ยฟิลด์ ตา่ งๆ
เชน่ รหสั นกั เรยี น ชือ่ ช้ัน เป็นต้น

การเปล่ยี นตาราง (Table) ให้เปน็ ฐานขอ้ มูล
ฟังก์ชัน (Function) คือ คาสั่งคานวณสาเร็จรูปท่ีมีอยู่ในแถบริบบอน
สูตร และสามารถนาไปใช้งานให้เกิดผลลัพธ์ได้ทันที เช่น ต้องการหา
ผลลัพธ์จากเซลล์ A1,A2,A3 สามารถใช้ฟังก์ชัน บนแถบริบบอนได้ดังนี้
=Sum(A1:A3) แทนการใช้สูตรคานวณ =A1+A2+A3 ซ่ึงจะได้ผลลัพธ์
เหมอื นกัน แต่ไม่ตอ้ งสรา้ งสูตรข้ึนมาเอง

รายละเอยี ดของชดุ คาส่งั AutoSum อืน่ ๆ
1. คา่ เฉล่ีย (Average) คอื การหาค่าเฉลี่ย
2. นบั ตัวเลข (Count) คือ การนบั จานวนข้อมูล
3. ค่ามากทีส่ ดุ (Max) คือ การคน้ หาขอ้ มลู ที่มีคา่ มากทส่ี ุด
4. คา่ น้อยท่สี ุด (Min) คอื การค้นหาขอ้ มูลที่มีค่าน้อยที่สดุ

(แผนภูมิ (CHART)

Microsoft Excel 2016 เปน็ การนาเสนอข้อมลู ท่ีไดป้ ระมวลผล
วิเคราะหผ์ ล และนาเสนอทางเลอื กท่ไี ดต้ ัดสนิ ใจแลว้ โดยนาเสนอด้วย
แผนภมู ิเพือ่ เปน็ การสรุปผล ซง่ึ การนาเสนอด้วยแผนภมู ินั้นต้องเขา้ ใจใน
องคป์ ระกอบของแผนภมู ิ ซ่ึงมรี ายละเอียดดงั ตอ่ ไปน้ี

องคป์ ระกอบของแผนภูมิ
(Chart Elements)

A Axis แกน x และ แกน y
B Axis Titles ชือ่ ของแกน X และ Y
C Chart Titles Axis ช่อื แผนภมู ิ
D Data Labels ค่าทแี่ สดงผลบนแผนภมู ิ
E Data Table ตารางคา่ ของแผนภูมิ
F Gridlines การแสดงเส้นแนวเส้นตาราง
G Legend คาอธบิ ายสีกราฟ

ประเภทของแผนภมู ิ (Charts)

แผนภูมิ (Charts) มีอยู่ด้วยกัน 10 แบบ การเลอื กใช้แผนภูมชิ นิดใด
ขึ้นอยู่กบั รปู แบบของข้อมูลท่ตี อ้ งการเปรียบเทียบใหเ้ หน็ ชดั เจน เชน่ หาก
เป็นหุ้นกใ็ ช้แผนภูมิทเ่ี ปน็ Stock (หุ้น) หากเปน็ การเปรียบเทียบเชงิ
ผลรวมกใ็ ช้แผนภมู วิ งกลม หากต้องการเปรียบเทียบเป็นระยะเวลาก็ต้อง
เปน็ กราฟเสน้ เปน็ ต้น

แผนภมู แิ บบแท่ง
แผนภมู แิ บบเส้น
แผนภมู วิ งกลม

แผนภมู ิแทง่ แบบแนวนอน
แผนภมู ิพืน้ ที่

ลกั ษณะของแผนภูมทิ ้งั 10 แบบ
แผนภูมิแบบจุด
แผนภมู ิแบบห้นุ
แผนภูมพิ น้ื ที่ 3 มติ ิ
แผนภูมแิ บบเรดาร์

แผนภมู ิผสม

ตวั อย่างประเภทของแผนภูมิ (Chart)

แผนภูมิแบบเรดาร์(Radar) แผนภูมวิ งกลม (Pie)

แผนภูมแิ บบเสน้ (LIne) แผนภูมิพน้ื ที่ (Area)

การสร้างแผนภมู ิ (Charts)

ก่อนการสร้างแผนภูมิ จะต้องมีข้อมูลบนเวิร์คชีต ที่พร้อมนามาใช้อ้างอิง
และทราบถึงวัตถุประสงค์ในการนาไปใช้งาน เพื่อจะได้ตัดสินใจเลือก
ประเภทของแผนภูมิ เชน่ ตอ้ งการเปรยี บเทยี บข้อมูล อาจเลือกใช้แผนภูมิ
แท่งแบบคอลัมน์ หรือ แบบเสน้ เป็นตน้

การจัดเคา้ โครงหน้ากระดาษ (PAGE LAYOUT)

เนือ่ งด้วยข้อมลู เอกสารของ Excel เป็นหน้ากระดาษท่ีใหญ่ จึงควรจัด
หน้ากระดาษก่อนสั่งพิมพ์ หรือการวางรูปแบบของตัวอักษร แนวสีระยะ
ขอบกระดาษ แนวกระดาษ ขนาดกระดาษ การกาหนดพ้ืนท่ีการพิมพ์ ซ่ึง
มรี ายละเอียดดังต่อไปนี้